PROCESO

ADMINISTRATIVO

CONTROL
INTRODUCCIN
El control, como funcin y
parte importante del proceso
administrativo, consiste en el
dominio y conocimiento de lo
que est sucediendo en una
empresa, es decir, sirve para
asegurarse de que las
operaciones cumplen
realmente los planes y
objetivos previamente

CONCEPTOS DE CONTROL
SEGN
STEPHEN
ROBBINS

" El proceso de regular actividades que

aseguren que se estn cumpliendo como
fueron planificadas y corrigiendo cualquier
desviacin significativa .

JAMES
STONER

"El control administrativo es el proceso

que permite garantizar que las actividades
reales se ajusten a las actividades
proyectadas.

HENRY
FAYOL

"Consiste en verificar si todo se realiza

conforme alprogramaadoptado, a las
ordenes impartidas y a
losprincipiosadministrativosTiene la
finalidad de sealar lasfaltas y los errores
a fin de que se pueda repararlos y evitar

CONTROL
EN
RESUMEN
El control como la funcin que
permite la supervisin y
comparacin de los resultados
obtenidos contra los resultados
esperados originalmente,
asegurando adems que la
accin dirigida se est llevando
a cabo de acuerdo con los
planes de la organizacin y
dentro de loslmitesde
laestructuraorganizacional.

CARACTERSTICAS DEL
CONTROL

OPORTUNIDA
D

PRECISIN

ECONOMA

INTELIGIBILID
AD

FLEXIBILIDAD
CRITERIOS
RAZONABLES
LOCALIZACI
N
ESTRATGICA

ACCIN
CORRECTIVA

IMPORTANC
IA
El control es una etapa primordial en la
administracin, pues, aunque una empresa
cuente con magnficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una direccin
eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es
la situacin real de la organizacin y no existe
un mecanismo que se cerciore e informe si los
hechos van de acuerdo con los objetivos.

SISTEMAS DE
CONTROL

SISTEMAS DE
CONTROL

Sistemas formales de fijacin de

metas,monitoreo,evaluacinyretr
oalimentacincuya
informacin
seala a los gerentes si la
estrategia y estructura de la
organizacin estn funcionando en
forma eficiente y eficaz.

Un sistema de control eficaz posee tres

caractersticas:
Tiene la flexibilidad suficiente para permitir que
los gerentes reaccionen debidamente a los
eventos inesperados.
Aporta informacin precisa y brinda a los
gerentes una imagen real dedesempeo
organizacional.
Aporta informacin oportuna a los gerentes,
porque tomar decisiones con base en
informacin obsoleta es una garanta de fracaso.

SISTEMAS DE CONTROL

FORMAL

INFORMA
L

ELEMENTOS
BSICOS DEL
PROCESO
DE CONTROL

1.CLARIDAD SOBRE LOS OBJETIVOS Y

ESTRATEGIAS ORGANIZACIONALES:
Debido a que los controles en las
organizaciones se establecen, para
evaluar y retroalimentar el grado de
cumplimiento de los objetivos de forma
que se realice el respectivo control sobre
su cumplimiento.
2.ESTABLECIMIENTO DE
ESTNDARES:
Consiste en establecer estndares para
los factores crticos de xito, es decir,
de aquellos aspectos o actividades
considerados clave o que son
determinantes para el logro de los
objetivos y sobre los cuales es necesario
realizar control.

3.MEDICIN DE
RESULTADOS:
Es necesario
establecer indicadores
que permitan medir las
actividades y los
resultados de las
acciones realizadas,
considerando diversos
aspectos.

4.COMPARACIN DE
RESULTADOS CON
LOS ESTNDARES:
Es comparar los
resultados de la
medicin con los de los
estndares
establecidos al
momento de fijar los
objetivos corporativos
y las estrategias para
lograrlos.

5.EVALUACIN DE
RESULTADOS Y TOMA DE
ACCIONES:

Es evaluar los resultados de la

actividad de las organizaciones y
comparar los resultados en funcin
de los estndares definidos para el
logro de los objetivos.

NIVELES
DEL CONTROL

CONTROL
ESTRATEGI
CO

Llamado control
organizacional, se refiere a
los aspectos globales que
cobijan a la empresa como
un todo

TRES CARACTERSTICAS BSICAS QUE

IDENTIFICAN EL CONTROL ESTRATGICO DE
LA EMPRESA:

CONTR
OL
TCTIC
O

Llamado control por

departamentos o control
gerencial. Se refiere a los
aspectos menos globales de
la empresa.

Esta orientado al
mediano plazo.

Aborda cada unidad

de la empresa.

CONTROL
OPERACION
AL

Se trata de una forma de

control realizada sobre la
ejecucin de las tareas y las
operaciones desempeadas
por el personal no
administrativo de la empresa.
Su espacio de tiempo es el
corto plazo ya que su objetivo
es inmediatista: evaluar y
controlar el desempeo de las
tareas y las operaciones en
cada momento.

PERIODOS DEL CONTROL

El control no solo se aplica al finalizar una accin
administrativa, sino que puede adoptarse a lo largo de
tres momentos:

ETAPAS DEL CONTROL

estndares de
desempeo

1. Establecer

Sirve para evaluar grados de

eficiencia y/o ineficacia

2.Adquisicin de
informacin

Es la produccin y/o
adquisicin de informacin
tambin conocido como
proceso de monitoreo o

2.1 Cmo adquirir informacin?

Inspecc
in
visual

Grfic
os y
mapas

Reunio
nes con
el
equipo
Inform
es
verbal
es o
escrito
s

2.2En que momento?

Esta informacin muestra que la

actividad debe modificarse en el
Se utilizan en ciertos casos
Controla
futuro, pero
el propio
no posibilita
proceso
corregir
de
la
EJ: Pruebas de seleccin de personal,
produccin
que ya aconteci
a fin de prevenir los
la auditoria de sistemas de calidad,
defectos
EJ: La evaluacin
o problemas
del desempeo de
etc.
los estudiantes

3. COMPARACIN DEL
DESEMPEO ACTUAL CON
LOS ESTNDARES
PREVISTOS

Se trata de medir lo ejecutado

en relacin a lo previsto. Sirve
para determinar si la actividad
fue eficiente o no

4. ACCIN
CORRECTIVA

Trata de proponer las acciones a

seguir, en el caso de que hubiesen
fallas. No obstante si el
rendimiento hubiera sido optimo ,
las acciones a adoptar son las que
logren rendimientos todava
superiores

INDICADORES
Un indicador es definido como un estndar o
parmetro que seala el grado de eficiencia y
eficacia de una actividad programada y/o
ejecutada. Estos pueden ser aplicados a diversos
atributos como:
I.de tiempo
I.de cantidad
I.de costos
I.de de espacio
I.de de satisfaccin

Caractersticas:

Claridad

Que sea fcil de

entender

Congrue
ncia

Que sea
coherente con
los fines

Precisi
n

Que sea exacto

al establecer el
resultado a
obtener

Pertinen
cia

Que sea
adecuado y
necesario

Econom
icidad

Que consiga
generar valor
econmico

Oportun
idad

Que se emplee
en el momento
adecuado

Clases de Indicadores

I.de actuacin

Lo que se
hace(actividades)

I.de logro

Lo que se
logra(resultados
directos)

Relacin causa-efecto

I.de impacto

El efecto que
genera(consecuencia
para la organizacin)

HERRAMIENTAS DE CONTROL
Presupuestos: Consiste en el
proceso de establecer lmites al
manejo de los recursos.

HERRAMIENTA
S
FINANCIERAS

Estados financieros: Los balances y

los estados de ingresos son dos
estados que informan sobre la
situacin financiera de las
organizaciones
Anlisis financiero: Les permite a los
directivos evaluar el desempeo de la
empresa sobre la base de datos de
periodos anteriores y con informacin de
indicadores del desempeo de la industria
y su respectivo sector.

HERRAMIENTA
S
FINANCIERAS

SISTEMAS DE
INFORMACIN
GERENCIAL (MIS)

Valor econmico agregado (EVA):

es una herramienta financiera para
medir el rendimiento corporativo a
partir de lo que la empresa realiza con
sus activos.
Valor del mercado agregado
(MVA): determina el clculo que hace
el mercado de valores de los
proyectos de inversin pasados y
futuros d una empresa.

Es un sistema que utilizan las

empresas para generar y
proporcionar informacin a los
directivos de forma oportuna y
regular.

Crculos de
calidad
Benchmark
ing
TCNICAS DE
ADMINISTRACI
N DE CALIDAD

Six
sigma
Normas internacionales
de calidad ISO
Cadena de servicio y
beneficio
Gobierno
corporativo
Marcador
equilibrado

REAS DE
CONTROL
EN LA
ORGANIZACIN

La primera etapa dentro de la funcin de control es la

determinacin de las reas que habrn de controlarse.

Los administradores de cualquier negocio deben escoger

entre diversas alternativas, ya que es virtualmente imposible,
adems de muy caro, controlar todas y cada una de las
actividades de la empresa.

Adems, es comn que los empleados resientan el control,

por lo que conviene conocer cules pueden ser algunas de las
reacciones de parte de ellos, as como las caractersticas que
debe contener un sistema efectivo de control.

DETERMINACIN DE LAS
REAS DE CONTROL
La correcta formulacin de la misin, los
objetivos y las estrategias provee, por lo
general, de muchos elementos de juicio para
determinar aquello que es importante dentro
del negocio. Por lo mismo, tambin sirve para
sealar las reas o actividades que es
importante controlar.
Uno de los ms
conocidos es el
enfoque de
dependencia
del o de los
recursos.

Existen, sin
embargo, otros
enfoques
respecto a cmo
identificar
aquellas reas
que es importante
controlar.

Este enfoque destaca que los administradores

deben fijarse principalmente en aquellas
reas en las que "unos" dependen de "otros"
para la obtencin de los recursos necesarios
destinados al logro de los objetivos
correspondientes.

Existen, de hecho, cuatro condiciones

para poder determinar la necesidad de
control, y aquellas reas que cumplen
con las cuatro condiciones se
constituyen en puntos de control
estratgico, es decir, reas que son
particularmente importantes dentro de
la empresa, para el logro de los
objetivos organizacionales.
1) El grado de dependencia del
recurso

3) La factibilidad de establecer el
proceso de control

2) Los posibles problemas en la

disponibilidad del recurso

4) Los costos de instalacin del

proceso de control

ALTERNATIVAS AL
CONTROL
Qu pasa
si las

dos primeras
condiciones (alta
dependencia del
recurso y alta
probabilidad de
problemas en la
disponibilidad del
mismo) indican la
necesidad de
controles, pero la
instalacin del
proceso es, o
imposible, o muy
costosa?

Cuando ocurre algo como lo

anterior, hay que recurrir a
alternativas al control

Una de ellas, es alterar la

relacin de dependencia de tal
manera que el control ya no sea
necesario
Otra alternativa al control es
cambiar la naturaleza de la
dependencia a otra que sea ms
factible o econmica
Por ltimo, otra alternativa al
control es la modificacin de los
objetivos, de tal manera que la
empresa ya no sea dependiente
de ciertas fuentes de recursos.

rea de
Produccin

rea
Comercial

Las reas de Control son

rea
Financiera

rea de
Recursos
Humanos

rea de
Producci
n

Si estamos frente a una

empresa Industrial, el rea
ser donde se producen los
productos; y si es una
Empresa Prestadora de
Servicios, el rea es donde
se prestan los servicios
Control de
Produccin

Control de Calidad

Control de
Inventarios

Control de tiempos
de Produccin

Control de Costos

Control de
Operaciones
Productivas

Control de
mantenimiento y
conservacin

rea
Comercial

Es el rea de la empresa
que se encarga de vender
los productos y/o servicios.

Control de
Ventas

Control de
Publicidad

Control de
Costos

rea
Financiera

Control de
Costos

Es el rea de empresa que se

encarga de los recursos
financieros, como el capital, la
facturacin, los pagos, el flujo de
caja, etc.

Control de
Presupuesto

rea de
Recursos
Humanos

Es el rea que administra

al personal.

Control de
Puntualidad
(Asistencias,
tardanzas, faltas.

Control de Salarios

Control de
Vacaciones

Historia
El 5 de febrero de 1941, la empresa
General Milk Company INC.
Constituy la empresa Leche Gloria
S.A. En la ciudad de Arequipa. Ese
mismo ao emprendi la construccin
de la planta industrial e inici el 4 de
mayo de 1942 la fabricacin de la
leche evaporada En ese entonces, la
fuerza laboral estaba constituida por
65 personas entre empleados y
obreros la fabricacin de la leche
evaporada Gloria produca a un ritmo
de 166 cajas por da, totalizando
52,000 cajas durante el primer ao
de produccin En el ao 1978 Leche
Gloria cambi su denominacin a
Gloria S.A En el ao 2000 Gloria S.A.
expandi su mercado y actualmente
est en 42 pases, Se encuentra en

1702
empleados

Al ao 2004, las ventas

del Grupo Gloria
ascendieron a mas de
US$700 millones.
En cuanto a las
importaciones
registradas durante el
ao 2005, stas son
mayores a 125
millones de dlares,
mientras que las
exportaciones
ascienden a 30
millones de dlares.

GLORIA ES LA EMPRESA LDER

EN EL MERCADO PERUANO DE
LECHE EVAPORADA, AS COMO
TAMBIN UNA GRAN PRESENCIA
EN OTROS RUBROS, CABE
DESTACAR QUE ELLO ES DEBIDO
A SU CONSTANTE INNOVACIN Y
DIVERSIFICACIN DE
PRODUCTOS
Sin embargo, no slo estos hechos y fechas
pueden considerarse histricos. Todos y cada
uno de los das laboriosamente vividos
hicieron propiamente la historia de la actual
empresa Gloria S.A., al contribuir
positivamente a la alimentacin de la
poblacin nacional desde hace ms de seis
dcadas, que son el corolario del esfuerzo

Planta Lima - Huachipa

Planta Arequipa

Productos Gloria S.A

FACTOR HUMANO EN
EL PROCESO DE
CONTROL

AMBIENTE ADECUADO
El primer paso para establecer un
plan sistemtico de desarrollo y
expectativas de desempeo de alta
calidad de los funcionarios y
empleados de una empresa, es
crear un clima adecuado para que
las personas puedan progresar y
acrecentar sus potencialidades.

Seleccin y capacitacin
Nadie puede negar la
importancia que tiene para la
buena administracin de una
empresa la seleccin adecuada
de su personal.

Asignacin de funciones y responsabilidades

Con el fin de prevenir hasta donde sea posible los errores y
manejos indebidos en el trmite de las transacciones, es
necesario asignar funciones y responsabilidades a los jefes y
empleados, de tal modo que no sean las mismas persona las
que manejen las diferentes partes de una misma transaccin.
La segregacin adecuada de actividades ayuda a detectar a
tiempo los errores, ya sean de buena fe o intencionales.

Vacaciones y rotacin
Vacaciones y rotacin
Independientemente de las ventajas del
descanso peridico como son la renovacin
fsica y mental del empleado para que su
labor contine sobre la misma base de
intensidad y eficacia, las vacaciones
anuales del personal constituyen un
dispositivo de control, pero es condicin
indispensable que el trabajo a cargo de la
persona ausente lo realice ntegramente
otro elemento.

Fianzas
El obtener fianzas de compaas que se
hacen responsables de los fraudes
cometidos por los empleados es una
solucin a la que frecuentemente se
llega para evitar el costo de un sistema
de control.

EVALUACIN DEL
DESEMPEO
La Evaluacin del desempeo es una apreciacin
sistemtica de cmo cada persona se desempea
en un puesto y de su potencial de desarrollo a
futuro.

Necesidades de
capacitacin y
desarrollo.

-Decisiones
de
ubicacin

VENTAJ
AS
Imprecisin de la
informacin del
puesto

-Polticas de
compensacin
Planeacin
y desarrollo
de la
carrera
profesional

 Capacid
ad de
sntesis.

Relaciones
con las
personas.

Estabilidad
emotiva.

FACTORE
S DE LA
EVALUACI
N DEL
DESEMPE
O

Calidad
del
trabajo.

Conocim
iento del
trabajo.

FINES
DE LA
EVALUACIN
DE
DESEMPEO
Detectar
necesidade
s de
formacin.

Descubrir
personas
claves.
Encontrar
una
persona
para otro
puesto

Descubrir
inquietudes
del
evaluado

MTODOS DE EVALUACIN
DEL DESEMPEO
-Mtodos de
escala (escalas
grficas,
escalas de
puntuacin,
listas de
verificacin,
escalas de
calificacin
conductual,
etc.).

 -Mtodos basados en registros

observacionales, tales como los mtodos
de investigacin o verificacin en campo
(frases descriptivas, establecimiento de
categoras observables, etc.).

CONCLUSIONE
S
El control es una

El control es una funcin administrativa:

es la fase del proceso administrativo que
mide y evala el desempeo y toma la
accin correctiva cuando se necesita. De
este modo, el control es un proceso
esencialmente regulador.

El control es un elemento muy importante

dentro de cualquier organizacin, pues es el
que permite evaluar los resultados y saber si
estos son adecuados a los planes y objetivos
que desea conseguir la empresa.
Solo a travs de esta funcin se pueden
precisar los errores, identificar a los
responsables y corregir las fallas, para que
la organizacin se encuentre encaminada de
manera correcta.