Introduccion Access

Base de Datos
Microsoft Access
Universidad Nacional de La Rioja
ING. MECATRONICA
INFORMÁTICA
Temas
1. Introducción.
2. Elementos.
3. Estructura.
4. Claves
5. Relación
6. Índice.
7. Creacion / Modificacion de tablas
8. Formularios.
9. Consultas.
10. Asistentes.
LA COMPUTADORA
está compuesta por
HARDWARE SOFTWARE
se clasifica en
DE BASE DE APLICACIÓN
como
APLICACIONES DE OFIMÁTICA
por ejemplo
MICROSOFT OFFICE OPEN OFFICE
APLICACIONES DE OFIMÁTICA
por ejemplo
MICROSOFT OFFICE OPEN OFFICE
ACCESS BASE
PROGRAMAS MICROSOFT OFFICE
Procesador de texto
• MICROSOFT WORD
• MICROSOFT EXCEL Hojas de cálculo
• MICROSOFT POWERPOINT Presentaciones
• MICROSOFT ACCESS Base de Datos
(Entre otras aplicaciones)

Microsoft Access
• Microsoft Access Base es un gestor de base de
datos relacioneal,
relacioneal incluido en el paquete de
Microsoft Office.
• Es parte de la suite ofimática Microsoft Office.
Office
• Access es un completo y demandado programa
informático en entornos de empresa, que permite
la creación y gestión de bases de datos, así como
su modificación, control y mantenimiento.
Microsoft Access
• Microsoft Access tiene por objeto la gestión de
datos estructurados, con el fin de almacenar,
procesar y proporcionar la información precisa a
los distintos usuarios del sistema.
Base de Datos
• Una base de datos es una colección de datos que
pertenecen a un mismo contexto, y que se
almacenana para su posterior utilización.
• Un sistema de gestión de base de datos y esta
compuesto por Tablas, Consultas, Formularios e
Informes.
Elementos de una Base de Datos
Lo más importante en una base de datos es la
información que posee. Pero en una base de datos
hay otros elementos importantes, a los que se les
llama objetos.
Tabla : Una tabla es la unidad básica de almacenamiento de datos en una
base de datos relacional que contiene normalmente una determinada categoría
de cosas, como por ejemplo, empleados, clientes, etc.
Consulta : La utilidad de la Consulta radica en poder seleccionar todos los

registros de una base de datos que cumplan unas determinadas condiciones por
nosotros mismos.
Formularios : Los Formularios son muy útiles a la hora de introducir o
mostrar los datos de un registro determinado de modo que la información
perteneciente a este registro se vea de forma clara y sencilla.
Informes : Un informe se utiliza para presentar en una hoja impresa los

datos relativos a un conjunto de registros.
Paginas : Son objetos de Microsoft Access que le permitirán publicar sus

datos de tablas o consultas como páginas Web, para que una vez situadas en un
servidor de acceso a Internet, puedan ser consultadas.
Macros : Son objetos de Microsoft Access construidos a partir de
instrucciones simples. Con las macros se podrán ejecutar una serie de
operaciones habituales pulsando una simple tecla. Esto le permitirá ahorrar
tiempo en la ejecución de operaciones repetitivas. Por ejemplo, una macro que
abra la base de datos Empresa, abre el informe de los clientes que no hayan
realizado un pedido en el último mes y realice un mailing a dichos clientes
ofertando nuevos productos.
Módulos : Los módulos son parte de un programa realizado en lenguaje

Visual Basic. Es una función compleja que requiere amplios conocimientos de
programación pero que permite personalizar la base de datos y realizar
operaciones avanzadas.
¿Qué es una tabla?
Una colección de datos relacionados se almacena en
una base de datos en forma de tablas, donde dichas
tablas guardan información sobre un grupo de cosas
con las mismas características o atributos.
Una tabla está formada por filas y columnas de
valores. A las filas se las llama registros y a las
columnas campos.
campos
Tipos de Campos
Texto: Puede contener hasta 255 caracteres.
Memo: Almacena grandes cantidades de texto, hasta 64.000
caracteres. Se suele utilizar para descripciones, evaluaciones, etc.
Numérico: Almacena datos numéricos distintos a moneda.
Fecha/Hora: Este campo permite validar fechas y horas de modo
automático.
Moneda:
Autonumérico: Incrementa automáticamente un valor numérico para
cada registro que se agregue. Es útil para numeración de socios de un
club, de clientes de una empresa, de pedidos de fábrica, etc.
Tipos de Campos
Sí/No: Almacena valores lógicos.
Objetos OLE: Contienen datos creados con otras aplicaciones, como
videos, sonidos, gráficos, etc.
Hipervínculo: Vincula a un recurso de Internet, por ejemplo una
dirección de página Web, si haces clic sobre la misma automáticamente
te enlaza con dicha página.
Asistente de búsqueda : Permite restringir el tipo campo para que
solamente acepte datos de una lista de valores o de un campo de otra
tabla..
Claves
Clave Principal : Toda base de datos tiene que tener una clave principal
(primary key), la cual será única (para evitar duplicados). Campos que pueden
ser clave principal: DNI, Nº de la Seguridad Social, Numero de Historial clínico,
patente del coche, ISBN de un libro, etc. Todos ellos nunca tendrán valores
duplicados.
Clave Secundaria : son claves ajenas que representan campos (ya que puede
haber mas de una clave externa por tabla) que aparecen en la tabla de
interrelación y es el que hace de unión entre la tabla y las entidades.
Relaciones
Las bases de datos están siempre formadas por varias tablas. Las ventajas de
usar relaciones entre tablas, nos servirán para evitar la duplicidad de datos,
realizar búsquedas más específicas combinando campos de otras tablas,
actualización de datos, etc.
Para poder crear relaciones entre tablas se debe de cumplir:
● Ambas tienen que tener un campo en común que sirva para relacionarlas, y
cuyos valores en una tabla tengan correspondencia en la otra.
● En cada tabla debe existir un campo con valores que sean únicos y distintos
en cada registro.
Tipos de Relaciones
Las relaciones son de tres tipos:
Uno a uno : Un registro de la tabla 1 solo puede estar enlazado con un único
registro de la tabla 2 y a su vez, ese mismo registro de la tabla 2 solamente
puede estar enlazado con el mismo registro de la tabla 1.
Uno a varios : cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios
registros de la tabla 2. Pero cada registro de la tabla 2 solo puede estar enlazado
con un único registro de la tabla 1.
Varios a varios : cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios
registros de la tabla 2; a su vez cada registro de la tabla 2 puede igualmente
estar enlazado con diversos registros de la tabla 1.
Consultas e Infomes
• Las consultas son objetos que vamos a utilizar
para visualizar parte de la información contenida
en nuestras bases de datos desde una perspectiva
más detallada.
• Los informes son documentos que se utilizan para
presentar los datos con un formato que facilita su
presentación e impresión en papel.
• Los informes y las consultas se complementan ya
que los informes suelen construirse a partir de
consultas almacenadas y no a partir de las tablas
¿Qué es un formulario?
Los formularios son un tipo de objeto que van a
permitir la introducción de datos en las tablas de una
forma más sencilla y más limpia. En vez de
introducir los datos directamente sobre la tabla
Para ingresar: Inicio  Programas  Microsoft Office  Access
¿Preguntas?

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7. Creacion / Modificacion de tablas

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• MICROSOFT EXCEL Hojas de cálculo

• MICROSOFT POWERPOINT Presentaciones

• MICROSOFT ACCESS Base de Datos

(Entre otras aplicaciones)

Consulta : La utilidad de la Consulta radica en poder seleccionar todos los

Informes : Un informe se utiliza para presentar en una hoja impresa los

Paginas : Son objetos de Microsoft Access que le permitirán publicar sus

Módulos : Los módulos son parte de un programa realizado en lenguaje

Para poder crear relaciones entre tablas se debe de cumplir:

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