Protocolizacion Privado

Protocolización
-PaulBarillas-
Definición
• El Maestro Nery Muñoz la define “es la incorporación material y jurídica que
hace un notario en el protocolo a su cargo de un documento público o
privado, por mandato legal, a solicitud de parte interesada o por orden de
un tribunal competente.”
• “la incorporación es material, debido a que el documento pasa

materialmente a formar parte en uno o más folios del protocolo; y jurídica,
debido a que esa incorporación se hace a través de un acta (mas bien
escritura) de protocolización. Si únicamente se hiciera en forma material,
no habría una explicación del porqué se interrumpió la numeración fiscal
del papel sellado especial de protocolos y parecería o sería un atestado, que
según la ley guatemalteca, debe ir al final y no entre los instrumentos.”
Clases de Protocolaciones.
• El Código de Notariado en el Artículo 63 regula cuales son los
documentos que pueden, protocolizarse, clasificándolos así:
• Protocolaciones ordenadas por la ley.
El Artículo 38 de la Ley del Organismo Judicial regula: Protocolización:
“Además de los requisitos indicados en el Artículo anterior (Artículo 37),
los poderes o mandatos, así como los documentos, que proceda inscribir
en los registros públicos, deberán ser protocolizados ante notario y las
autoridades actuarán con base en los respectivos testimonios, los cuales
serán extendidos en papel bond, dando fe el notario de que el impuesto
respectivo ha sido pagado en el documento original”
• El Artículo 101 del Código Civil estipula: Acta de matrimonio: “Las actas
de matrimonio serán asentadas en un libro especial que deberá llevar
las municipalidades. Los notarios harán constar el matrimonio en acta
notarial que deberá protocolizarse, y los ministros de los cultos, en
libros debidamente autorizados por el Ministro de Gobernación”.
• El Artículo 27 del Código de Comercio manifiesta: Aportaciones no
dinerarias: “Los bienes que no consistan en dinero, aportados por los
socios, pasan al dominio de la sociedad, sin necesidad de tradición y se
detallarán y justipreciarán en la escritura constitutiva o en el inventario
previamente aceptado por los socios, el que deberá protocolizarse”.
• El Articulo 480 del Código de Comercio regula: Requisitos. “El protesto
se hará constar por razón puesta en el cuerpo de la letra o en hoja
adherida a ella; además, el notario que lo practique levantará acta en la
que se asiente: ...6º. El notario protocolizará dicha acta”.
Protocolaciones ordenadas por tribunal
competente.
• El Artículo 472 del Código Procesal Civil y Mercantil estipula: Protocolización
del testamento. “Acto seguido el juez dictará resolución mandando
protocolizar el testamento y lo entregará al notario que designe la mayoría o,
en su defecto, al que decida el propio juez”. El notario podrá expedir luego los
testimonios que fueren solicitados por los interesados.
• El Artículo 477 del Código Procesal Civil y Mercantil regula: Declaratoria de
formalización. “Si las declaraciones fueren satisfactorias y se hubieren llenado
todos los requisitos legales, el juez puede declarar formal el testamento
especial y ordenará su protocolización”. El Artículo 222 del Código Procesal Civil
y Mercantil manifiesta: Aprobación Judicial. “Pasados los términos a que se
refiere el artículo anterior, si no hubiere oposición de parte, el juez aprobará la
partición en auto razonado, y mandará protocolarla por el propio partidor”
Protocolaciones de documentos privados
con firma legalizada.
• Estos documentos pueden ser cualesquiera que hayan suscrito las
personas sin necesidad de acudir con un notario, pero que las firmas
que calza el documento si fue legalizada por un profesional del derecho,
esta protocolización la pueden solicitar la persona favorecida en el
documento con el objetivo de garantizar su perdurabilidad y
reproducción, ya que la misma no tiene otro efecto jurídico más que
saber exactamente cuando fue el día en que ese documento privado fue
protocolizado. El Artículo 63 segundo párrafo del Código de Notariado
manifiesta: “que en los casos de protocolización de documentos
privados cuyas firmas hubieran sido previamente legalizadas, bastará la
comparecencia de la persona a cuyo favor se suscribirá el documento”.
Protocolaciones de documentos privados
sin firma legalizada.
• Estos documentos al igual que los anteriores son suscritos
por las personas sin asesoría de un notario, pero a
diferencia de los otros es que en éstos no fueron
legalizadas las firmas, y para poder protocolizarlos el
Código de Notariado en su Artículo 63 segundo párrafo
regula que “es indispensable la comparecencia de todos
los signatarios del documento.
• En acta de protocolación. Específicamente regula el
Código de Notariado en el Articulo 63 que documentos
pueden protocolizarse, estas protocolaciones deben
hacerse en una acta llenando los requisitos que señala
el Artículo 64. –
• En cláusula de protocolación. También manifiesta el
Código de Notariado una forma especial de
protocolización la cual se encuentra regulada en el
Artículo 65 que dice: “Cuando en una escritura pública
se convenga en la protocolización de documentos o
diligencias relacionadas con ella, la cláusula respectiva
contendrá los requisitos pertinentes a los artículos
anteriores y hará las veces de acta”.
DOCUMENTOS PROVINIENTES DEL EXTERIOR.
• Cuando un documento proviene del extranjero, habiendo sido autorizado

por un notario o por una autoridad extranjera, y necesite hacerse valer en
Guatemala, debe sufrir los pases legales.
• Estos son los actos que van concatenados, cuyo objeto es cumplir con las
distintas legalizaciones de firmas de los funcionarios por las que haya
pasado el documento.
• Debe también traducirse al español, si todo o parte de él viene en otro
idioma; la traducción debe hacerse por un traductor jurado.
• Para que sean admisibles los documentos provenientes del extranjero
que deban sufrir efectos en el país, deben ser legalizados por el Ministerio
de Relaciones Exteriores.
DOCUMENTOS PROVINIENTES DEL EXTERIOR.
• Si los documentos están redactados en idioma extranjero deben ser vertidos al español bajo
juramento por traductor autorizado en la Republica; de o haberlo para determinado idioma,
serán traducidos bajo juramento por dos personas que hablen y escriban ambos idiomas, con
legalización notarial de sus firmas (articulo 37 Ley del Organismo Judicial.
• Posteriormente debe procederse a la protocolización por un Notario, cuando se trate de
documentos que deban inscribirse en los registros, compraventas, mandatos, poderes, etc.
• Además de los requisitos indicados en el articulo anterior, los poderes, así como los
documentos que proceda inscribir en los Registros Públicos, deberán ser protocolizados ante
notario y las autoridades actuaran con base en los respectivos testimonios, los cuales serán
extendidos en papel sellado del menor valor, dando fe el notario de que el impuesto
respectivo ha sido pagado en el documento original. (Primer párrafo, articulo 38 del la Ley del
Organismo Judicial. Por no existir papel sellado, actualmente se extienden en papel bond,
véase la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos).
• En los casos que los documento no necesiten ser registrados, no será obligatoria la
protocolización, salvo que el interesado lo requiera.
EXIGENCIA DE LOS PASES LEGALES O LEGALIZACIONES.
• Los documentos públicos otorgados en el extranjero, y en particular los notariales, no suelen ser admitidos por
nación alguna sin un mínimo de legalizaciones a fin de asegurar su autenticidad y legitimidad. así, el Código de
Bustamante (Art. 402) exige, entre los requisitos para la validez extraterritorial de los documentos, que los mismos
estén legalizados y llenen los demás requisitos necesarios para su autenticidad en el lugar donde se empleen.
• Para asegurar la autenticidad el documento.
La posibilidad de falsificaciones ha impuesto, de antaño, la necesidad de alguna forma de autenticación de los
documentos procedentes del extranjero, en especial los notariales, con el fin de comprobar la certeza dela firma y el
carácter del funcionario que lo autoriza. La carencia, en el país donde ha de producir sus efectos, de un registro
donde pueda cotejarse la firma, rubrica y sello del notario u otro funcionario autorizante, obliga a exigir tal
autenticación.
• Para asegurar la legitimidad del documento.
En muchos países latinoamericanos los documentos extranjeros gozan de la presunción de haber sido otorgados de
acuerdo con la ley del lugar. En algún otro, se exige que el cónsul certifique como juicio propio, o basado en los
documentos que al efecto exija, que están extendidos con los requisitos y formalidades extrínsecas que el país de su
otorgamiento deban ser cumplidos para ser considerados documentos públicos.
• Este ultimo requisito no se exige en Guatemala, ya que todas las legalizaciones se hacen sin asumir responsabilidad
por el contenido del documento ni por la validez de legalizaciones anteriores, únicamente legitiman las firmas y los
cargos de los firmantes.
DOCUMENTOS AUTORIZADOS POR NOTARIO GUATEMALTECO EN EL EXTRANJERO.
• En el articulo 43 de la Ley del Organismo Judicial, regula la actuación notarial en el extranjero así: “Los
funcionarios diplomáticos y consulares guatemaltecos, cuando sean notarios, están facultados para
hacer constar hechos que presencien y circunstancias que les consten y autorizar actos y contratos en el
extranjero que hayan de surtir efectos en Guatemala. Asimismo podrán autorizarlos los notarios
guatemaltecos y todos lo harán en papel simple, surtiendo sus efectos legales como acto notarial a
partir de la fecha en que fueran protocolizados en Guatemala. La protocolización se hará en la forma
que establece el articulo 38 de esta ley”.
• Por su parte el Código de Notariado exige para ejercer el notariado se tenga el domicilio en le republica,
(deber de residencia), salvo el caso de los Cónsules o agentes diplomáticos, que desde luego sean
Notarios. (Artos. 2 y 6, numeral 2º).
• En ese orden de ideas, los cónsules o agentes diplomáticos de la Republica acreditados y residentes en el
exterior, que sean notarios hábiles pueden ejercer el notariado, al igual que los Notarios guatemaltecos,
el requisito es que el acto o contrato vaya a surtir efectos o ejecutarse en Guatemala.
• En el caso de los Notarios lo deben hacer en papel simple, y protocolizarlos al regresar a Guatemala;
también lo puede protocolizar otro Notario, a solicitud de la persona portadora del documento.
• Para el caso de los cónsules y agentes diplomáticos, que sean notarios y que ejerzan en el extranjero,
esta previsto e el articulo 10 del Código de Notariado, que sus protocolos sean de papel de lino o similar.
OBLIGACIONES POSTERIORES A LA PROTOCOLIZACION
• OBLIGACIONES POSTERIORES A LA PROTOCOLIZACION
• Aviso al Archivo General de Protocolos, dentro del plazo de diez días, de cada protocolización, el cual debe contener:
• Lugar y fecha en que fue expedido el documento.
• Funcionario que lo autorizo.
• Objeto del acto.
• Nombres y apellidos de los otorgantes o personas a quienes se refiera.
• La indicación de que los impuestos se han pagado en el acto de protocolización.
• La omisión o demora del aviso hará incurrir al notario en una multa de veinticinco quetzales. (Art. 40 Ley del
Organismo Judicial).
• El testimonio especial, también al Archivo General de Protocolos, dentro de los 25 días hábiles siguientes, en dicho
testimonio debe incluirse el acta de protocolización y el documento protocolizado, que pasan a formar uno solo.
(Artos. 37 del Código de Notariado y 40 del Decreto 2-89 del Congreso).
• Expedir el Testimonio o Primer Testimonio para el interesado, haciendo constar el Notario en la razón final que el
impuesto fue cubierto en el documento original. Este testimonio le servirá para efectuar la inscripción en los registros
respectivos, dependiendo del acto o contrato de que se trate.
• Si se trata de un mandato o poder se registra en el Registro de Mandatos del Archivo General de Protocolos.
PROYECTO DE AVISO
• SEÑOR DIRECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS:
• CESAR FRANCISCO AVILA ANTILLON, Notario, de datos de identificación personal registrados, atentamente:
AVISO
• Que el doce de abril de dos mil dieciseis, en acta de protocolización que le correspondió el numero diecinueve
(19), protocolice un documento proveniente del extranjero conforme los datos siguientes:
• Fecha y lugar: Expedido el 19 de enero de 2016, en la ciudad de Miami, Condado de Dade, Estado de Florida,
Estados Unidos de América.
• Autorizado por el Notary Public Peter F. Comb.
• Objeto: Mandato General con Representación.
• Otorgante: Bill Finance Limited, por medio de su representante legal a favor de Lic. Juan Perez Perez.
• En el documento original protocolizado se pago el impuesto correspondiente a la Ley del Timbre Fiscal y Papel
Sellado Especial para Protocolos, por medio de dos timbres fiscales del valor de cinco quetzales cada uno.
• Guatemala 21 de abril de 2016.
• Lic. _________________
• COLEGIADO No. XXX
• CLAVE XXX
• IMPUESTOS.
• Antes de protocolizar los documentos debe cubrirse el impuesto en el
documento original, esto se hace adhiriéndole estampillas fiscales por la
cantidad o impuesto a que este afecto el acto o contrato documentado.
• Si se trata de mandatos generales Q. 10.00 y mandatos especiales Q.
2.00; al cubrirse el impuesto en el documento original que se
protocoliza, en el testimonio o primer testimonio ya no se cubre,
haciendo constar el Notario, que el impuesto fue cubierto en el
documento original, de lo contrario caeríamos en la doble tributación.
• En el testimonio especial que también se envía al Archivo General de
Protocolos, se debe cubrir el impuesto del timbre notarial de Q. 10.00
por cada protocolización. (Decreto 82-96 del Congreso de la Republica).
ESTRUCTURA DE PROTOCOLIZACIÓN
• La podemos extraer de los requisitos que señala el Código de Notariado en su Artículo 64. ♦ Número de orden del
instrumento. Ya que el acta debe ser redactada dentro del protocolo a cargo del notario, ésta debe llevar el número
de orden correspondiente, con el fin de no alterar la numeración cardinal del protocolo que regula la ley.
• ♦ El lugar y la fecha. El lugar que se debe anotar, es donde se está faccionando el acta de protocolización y la fecha
en que ésta se está haciendo, en virtud, de que la protocolización puede ser de un documento no autorizado por un
notario, en este caso solamente se tendrá por cierto la fecha de protocolización. Cuando la protocolización es de un
documento autorizado por un notario, éste la realizará, ya sea que esté ordenada por la ley o bien que la ordene un
juez, en estos casos el documento a protocolizar contiene sus propios efectos jurídicos como tales, como ejemplo
tenemos el acta notarial de matrimonio, de protesto, el testamento cerrado cuando se abre etc.
• ♦ Nombre de los solicitantes o transcripción del mandato. Cuando se trata de documentos privados con o sin firma
legalizada el notario anotará el nombre de las personas que lo hayan solicitado y si fuere ordenado por un juez
competente se anotará qué juez ordenó la protocolización. En estos dos casos el notario firmará con las palabras
ante mí. Si se tratare de documentos ordenados por la ley el notario lo hará con las palabras por mí y ante mí.
• ♦ Mención del documento o diligencia. En esta parte el notario hará constar cual es el documento que se va a
protocolizar, individualizando el mismo, con el objetivo de que tanto el documento como el acta formen una unidad
y pueda ser claramente identificable en el acta y en el documento, indicando el lugar que ocupará en el protocolo,
en cuanto a su foliación y donde principiará y finalizará la misma.
• ♦ Firma del solicitante o del notario. Como anteriormente se mencionó el notario firmará por mí o ante mí
dependiendo de quien lo solicite u ordene.

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• Cuando un documento proviene del extranjero, habiendo sido autorizado

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