Sem.14 Organiz. Empresarial2020

UNIDAD 3
ANÁLISIS Y DISEÑO DE INSTRUMENTOS ORGANIZATIVOS
Organización Empresarial Semana 12

Estructuración y relaciones organizacionales , autoridad, poder y clases.
Semana 14
Profesor: América Silvia Baca Neglia
UNIDAD IV
DISEÑO Y ANÁLISIS DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS DE TRABAJO
CAPACIDAD:
Diseña manuales administrativos aplicando técnicas y procedimientos de su
elaboración .
CONTENIDO CONCEPTUAL
. Planeación de elaboración de un manual administrativo
COMPONENTE PROFESIONAL COMÚN:

Gestión, aspectos legales, sistema de información, política e integradora
Planeación de elaboración de un Manual Administrativo

La primera etapa en la manualización de un organismo, empieza con una
adecuada planeación, por lo que será importante en ésta etapa considerar
factores como:

 Definición precisa de los objetivos de cada una de las áreas del organismo.
 Diagnóstico situacional de la empresa, en sus principales componentes; personal,

finanzas, organización y tecnología usada etc.
PASOS PARA LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO
A. Programación Básica
Es recomendable seguir la siguiente secuencia:
- Dividir la elaboración del manual en etapas bien definidas y en tramos cortos de

tiempo.
- Determinar la secuencia de dichas etapas.
- Estructurar en forma de flujo la secuencia.
- Estimar el tiempo necesario para cada etapa de la secuencia, así como la unidad
de medida de tiempo a usar (día, mes, bimestre, etc.).
- Estimar el tiempo total para la elaboración del manual.
B. Recopilación de la información

Con el propósito de obtener mayor colaboración de todas las áreas del organismo, es
necesario comunicar por escrito que se requiere de apoyo y cooperación para elaboración de
los manuales.
La recopilación de información podremos efectuarla mediante la investigación documental,

observaciones, cuestionarios y entrevistas.
Mediante la investigación documental obtendremos, escritos, gráficas, leyes, instructivos

reportes etc., que nos permitan conocer mas a fondo la unidad administrativa que
manualizaremos.
La observación es otro medio de obtener información para elaborar un manual, es importante

que el analista, tenga el tacto necesario para observar y recolectar la información de cómo se
realizan las actividades especificas de cada persona, debiéndose complementar con la
información que obtenga mediante la aplicación de cuestionarios y entrevistas, previamente
diseñadas
C. Procesamiento de la información.

La información recabada debe seguir un procesamiento, para que pueda ser aprovechada al máximo, los
pasos de este proceso de organización de la información, son los siguientes:
- Depuración
- Clasificación, y
- Análisis
El analista debe desarrollar una sensibilidad muy aguda para el manejo de la información, pues la
resistencia al cambio, los diferentes intereses dentro de las estructuras impiden dar información
completa, veraz y oportuna con relación a las funciones, actividades y responsabilidades de cada
persona de la unidad administrativa.
Para la integración de cada manual es importante informar los criterios tanto en la terminología como en
la presentación de la información, con el propósito de que se establezca y mantenga un sentido de
continuidad y de uniformidad.

Redacción.

Debe analizarse muy afondo la redacción que ha de utilizarse en cada manual,
teniendo en cuenta, a que personas va dirigido, el grado de especialización del
manual, el posible uso ó frecuencia de consulta, etc.
Es recomendable establecer un periodo de tiempo suficiente para le redacción del

manual, permitiendo con ello a los redactores trabajar sin presión; en la medida de
lo posible, si el presupuesto lo permite, se debe contratar a un especialista en
corrección de estilo, quien se encargue de la revisión final de la redacción de los
manuales, permitiendo con ello un lenguaje sencillo claro, preciso y comprensible
Elaboración de gráficas.

Un apoyo importante a la redacción ó contenido de los manuales, son sin duda
las gráficas, pues facilitan la comprensión de los manuales; las
representaciones gráficas más comunes son:
- Organigramas.
- Diagramas de flujo, y
- Cuadros de distribución.
D. Formato y comprensión.

Un manual administrativo, cumple con su objetivo básico, el de ser consultado,
cuando por su formato y orden invita al usuario a despertar sus dudas o
inquietudes, tres características importantes que debe tener un manual son:
- Facilidad de lectura y/o consulta.

- Que permita hacer referencias rápidas y precisas.
- Respirar confianza por su apariencia y orden.
Es recomendable usar hojas intercambiables a fin de facilitar su revisión y

actualización, además de usar numeración consecutiva con el total de hojas
E. Revisión y aprobación.

En la práctica, la revisión se efectúa en dos fases; durante la primera revisión, es
conveniente efectuar reuniones con los participantes en la elaboración de los manuales,
analistas, directivos y usuarios, todos ellos realizan una revisión al contenido de los
manuales bajo los siguientes aspectos:
- Revisión justa y objetiva del material .

- Proporcionar críticas específicas y constructivas.
- Revisar a detalle y devolver los materiales rápidamente
dentro de un plazo previamente acordado.
- Evitar cambios sólo por gusto personales.
Posterior a esta revisión, la segunda fase consiste en una revisión rigurosa final, a cargo
del analista y directivos de la empresa, culminando con la aprobación de los niveles
directivos de quien tenga a su cargo dichas responsabilidades.
Actividad semana 15
Elabora un flujograma de elaboración del manual administrativo

elegido .
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
UNIDAD 4
Semana 16
Problemas más frecuentes en el diseño y análisis de procedimientos y procesos de trabajo
Profesor:
UNIDAD IV
CAPACIDAD:
Diseña manuales administrativos aplicando técnicas y procedimientos de su
elaboración .
CONTENIDO CONCEPTUAL
. Problemas más frecuentes en el diseño y análisis de
procedimientos y procesos de trabajo.
COMPONENTE PROFESIONAL COMÚN:

Gestión e integradora
Las principales áreas de problemas son:
• Diseño:
El diseño real del sistema falla al no captar los requerimientos esenciales del negocio u organización.
La organización puede no ser proporcionada lo suficientemente clara, rápida y útil, puede venir en un
formato imposible de dirigir y usar, o puede representar los elementos equivocados de datos.
• Datos:
Los datos en el sistema de información tiene un alto grado de imprecisión o de inconsistencia.
La información en ciertos campos puede ser errónea, puede no ser fragmentada adecuadamente para fines
del negocio u organización.
• Costo:
Algunos sistema operan muy suavemente, pero el costo para implementarlos y operarlos en sus fases de
producción queda muy por encima del presupuesto. Estos gastos excesivos no pueden justificarse por el valor
demostrado.
• Operaciones:
La información no se proporciona de manera oportuna y eficiente, porque las operaciones de computadoras
que maneja el procesamiento de la información se caen. Las operaciones que abortan con mucha frecuencia
conducen a reproceso excesivo y programas con retraso o no cumplidos para la entrega de la información.
Las fallas en los perfiles de puesto y el impacto de
sus resultados
• Definir correctamente un perfil de puesto es primordial para encontrar al ejecutivo
indicado para determinada empresa.
Este proceso requiere, entre otras cosas, identificar las competencias necesarias, la
personalidad y el tipo de liderazgo que la empresa requiere.
• La falla principal ocurre al momento de definir el puesto y el perfil, ya que son
conceptos diferentes que no deben confundirse.
La descripción del puesto comprende el título y las funciones a desempeñar, mientras que
el perfil del candidato abarca los datos personales, su educación, la experiencia con la que
cuenta y los aspectos antes mencionados.
• Lo más importante al momento de definir un perfil es tomar en cuenta el conjunto de
habilidades, rasgos de personalidad y actitudes que funcionarán para el puesto a cubrir.
Es importante mencionar que estas características varían de acuerdo al giro de la
compañía y el tipo de empleados a los que el ejecutivo deberá liderar.
Las fallas en los perfiles de puesto y el impacto de
sus resultados
• Pasar por alto estos aspectos puede ocasionar graves errores en el devenir de
la compañía que no necesariamente ocurrirán debido a la falta de aptitudes
del ejecutivo, sino al hecho de que su perfil no corresponde con el adecuado.
• Los posibles resultados negativos de la mala definición de un perfil de
puesto son:
• Contrataciones incorrectas
• Bajas en la productividad
• Caídas en las ventas
• Necesidad de reemplazar al ejecutivo dentro de poco tiempo
• Volver a empezar el proceso de selección y acoplamiento
Las fallas en los perfiles de puesto y el imapcto de
sus resultados
• Además de la pérdida de dinero, una de las consecuencias más peligrosas
de una contratación inadecuada es el descontento del personal, lo que ,a
su vez, puede ocasionar fallas en todos los departamentos
Actividad semana 16
Propone alternativas de solución a los problemas más frecuentes en

el diseño y análisis de procedimientos y procesos de trabajo.

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Organización Empresarial Semana 12

COMPONENTE PROFESIONAL COMÚN:

 Diagnóstico situacional de la empresa, en sus principales componentes; personal,

Es recomendable seguir la siguiente secuencia:

- Dividir la elaboración del manual en etapas bien definidas y en tramos cortos de

La recopilación de información podremos efectuarla mediante la investigación documental,

Mediante la investigación documental obtendremos, escritos, gráficas, leyes, instructivos

La observación es otro medio de obtener información para elaborar un manual, es importante

Es recomendable establecer un periodo de tiempo suficiente para le redacción del

- Facilidad de lectura y/o consulta.

Es recomendable usar hojas intercambiables a fin de facilitar su revisión y

- Revisión justa y objetiva del material .

Elabora un flujograma de elaboración del manual administrativo

COMPONENTE PROFESIONAL COMÚN:

Propone alternativas de solución a los problemas más frecuentes en

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