Tablas de Retención Documental

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

ARTURO DANIEL LÓPEZ COBA
ABOGADO CONTRATISTA
SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE

ARCHIVOS
dlopez@archivogeneral.gov.co

(…) porque precisamente tiene por
vocación silenciosa quemar el archivo y
empujarnos a la amnesia, contradiciendo
así el principio económico del archivo, y
tendiendo a arruinar éste, como
acumulación y capitalización de la
memoria sobre algún soporte exterior.
DERRIDA, Jacques. Mal de archivo. Una impresión freudiana. Madrid. Editorial Trotta. 1997. p.
20.

ESTADO

ESTRUCTURA DEL ESTADO
RAMAS DEL PODER PÚBLICO, SEPARACIÓN DE PODERES Y
COLABORACIÓN ARMÓNICA.
Artículo 113. Son Ramas del Poder Público, la legislativa, la

ejecutiva, la judicial.
Además de los órganos del Estado que lo integran existen otros,

autónomos e independientes para el cumplimiento de las demás
funciones del Estado.
Los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero

colaboran armónicamente para la realización de sus fines.

AMBITO
RAMA EJECUTIVA DELDE APLICACIÓN
PODER PÚBLICO
ORGANISMOS
PRINCIPALES
DEPARTAMENTO
S
ADMINISTRATIVO
S
PRESIDENCIA
MINISTERIOS DE LA
REPÚBLICA
VICEPRESIDEN
CIA DE LA
REPÚBLICA

AMBITO
PODER PÚBLICO
ORGANISMOS
ADSCRITOS
LOS CONSEJOS
Y COMISIONES
UNIDADES LAS
ADMINISTRATIV SUPERINTENDE
AS ESPECIALES NCIAS
ESTABLECIMIE
NTOS
PÚBLICOS

AMBITO
PODER PÚBLICO
ORGANISMOS
VINCULADOS
SOCIEDADES
DE ECONOMÍA
MIXTA
EMPRESAS
INDUSTRIALES Y
COMERCIALES
DEL ESTADO

AMBITO
PODER PÚBLICO
ENTIDADES DE
RÉGIMEN O
CARÁCTER
ESPECIAL
DE ORIGEN LEGAL.
EMPRESAS SOCIALES
DEL ESTADO. ICETEX.
FOGAFIN, ETC.
DE CARÁCTER
CONSTITUCIONAL.
BANCO DE LA
REPÚBLICA. CAR.
ENTES UNIVERSITARIOS.

AMBITO
PODER PÚBLICO
ASOCIACIONES DE
ASOCIACIONES
EMPRESAS
DE ENTIDADES
INDUSTRIALES Y ASOCIACIONES Y
COMERCIALES DEL FUNDACIONES DE
ESTADO
PÚBLICAS
PARTICIPACIÓN
ENTIDADES MIXTA
DESCENTRALIZ
ADAS
INDIRECTAS

AMBITO DE APLICACIÓN
Rama
Legislativa
SECRETARÍAS
GENERALES,
MESAS
DIRECTIVAS.
COMISIONES
PERMANENTES, SENADO DE LA
LEGALES, REPÚBLICA
ESPECIALES.
CÁMARA DE
REPRESENTAN
TES

Rama
Judicial
COMISIÓN
INTERINTITUCIO
NAL.
FISCALÍA CORTE
GENERAL DE SUPREMA DE
LA NACIÓN. JUSTICIA.
CONSEJO CORTE
SUPERIOR DE CONSTITUCION
LA JUDICATURA. AL.
CONSEJO DE
ESTADO.

PROCURADURÍ
A GENERAL DE
DEFENSORÍA
LA NACIÓN.
DEL PUEBLO.
MINISTERI
O PÚBLICO

ÓRGANOS
DE CONTROL
FISCAL
CONTRALORÍAS
MUNICIPALES.
CONTRALORÍA
CONTRALORÍAS
GENERAL DE
DISTRITALES.
LA REPÚBLICA.
CONTRALORÍAS
DEPARTAMENT
ALES.

Organizació
n Electoral
CONSEJO
NACIONAL
ELECTORAL.
REGISTRADURÍA
NACIONAL DEL
ESTADO CIVIL

ORGANIZACI
ÓN
TERRITORIAL
TERRITORIOS
INDIGENAS.
DEPARTAMENT
MUNICIPIOS.
OS.
DISTRITOS.

ACTOS ADMINISTRATIVOS
El acto administrativo definido como la manifestación de la
voluntad de la administración, tendiente a producir efectos jurídicos
ya sea creando, modificando o extinguiendo derechos para los
administrados o en contra de éstos, tiene como presupuestos
esenciales su sujeción al orden jurídico y el respeto por las
garantías y derechos de los administrados.
CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia C-1436 de Octubre 25 de

2000. M.P. Alfredo Beltrán Sierra.

DOCUMENTO
CÓDIGO GENERAL DEL PROCESO. ARTÍCULO 243.
DISTINTAS CLASES DE DOCUMENTOS. Son documentos los

escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos,
fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones
magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones,
contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto
mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las
inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.
(ARTÍCULO 251. CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL).

DOCUMENTO
CÓDIGO GENERAL DEL PROCESO. ARTÍCULO 243.
Los documentos son públicos o privados. Documento público es el

otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o
con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado
por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su
intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito
por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es
autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido
incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura
pública.
(ARTÍCULO 251. CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL).

LEY 594 DE 2000
LEY GENERAL DE ARCHIVOS
ARTÍCULO 3º. DEFINICIONES.
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y

soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio

de la gestión administrativa, la información, la investigación y la
cultura.

LEY 594 DE 2000
ARTÍCULO 3º. DEFINICIONES.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Listado de series con sus

correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo de vida de los
documentos.

LEY 594 DE 2000
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
ARTÍCULO 11. Obligatoriedad de conformación de los archivos

públicos. El Estado está obligado a la creación, organización,
preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los
documentos y la normatividad archivística.

LEY 594 DE 2000
ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las Tablas de Retención

Documental. Será obligatorio para todas las entidades del
Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención
documental. (Resaltado fuera de texto).

LEY 594 DE 2000
TIEMPOS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ARTÍCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros. El

Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General del la Nación
y el sector correspondiente, de conformidad con las normas
aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de
retención documental, organización y conservación de las
historias clínicas, historias laborales, documentos contables y
documentos notariales. Así mismo, reglamentará lo atinente a los
documentos producidos por las entidades privadas que presten
servicios públicos. (Resaltado fuera de texto).

LEY 594 DE 2000
CONTROL Y VIGILANCIA
ARTÍCULO 34. Normalización. En desarrollo de lo dispuesto en el

artículo 8º de la Constitución Política, el Archivo General de la
Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer
efectiva la creación organización y transferencia, conservación y
servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo
establecido en esta Ley y sus disposiciones. (Resaltado fuera de
texto).

DECRETO 2578
DE 2012
REGLAMENTA EL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVOS

DECRETO 2578 DE 2012
REGLAMENTA EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
ARTÍCULO 3. Instancias del Articulación del Sistema Nacional de

Archivos.
1. A nivel nacional:
El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la

Nación.

ARTÍCULO 9. Funciones de los Comités Departamentales y

Distritales de Archivos.
4. Evaluar las Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas

de Valoración Documental – TVD de las Entidades Públicas y
Privadas que cumplen funciones públicas de su jurisdicción,
incluyendo las de los municipios aprobadas por los Comités
Internos de Archivo, emitir concepto sobre su elaboración, cuando
sea el caso, los ajustes que a su juicio deban realizarse.

ARTÍCULO 9. Funciones de los Comités Departamentales y

Distritales de Archivos.
5. Emitir los conceptos sobre las TRD o las TVD que sean
necesarios, luego de su revisión y convalidación, y solicitar que se
hagan los respectivos ajustes.

ARTÍCULO 14. Del Comité Interno de Archivo. Las entidades

territoriales en los departamentos, distritos y municipios
establecerán mediante acto administrativo, un Comité Interno de
Archivo cuya función es asesorar a la alta dirección de la
entidad en materia archivística y de gestión documental, definir
las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la
función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de
2000 y demás normas reglamentarias. (Resaltado fuera de texto).

ARTÍCULO 16. Funciones del Comité Interno de Archivo.
3. Aprobar las Tablas de Retención Documental de la entidad y

enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su
convalidación y al Archivo General de la Nación para su registro.

EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
ARTÍCULO 21. Evaluación de documentos de archivo. La

Evaluación de Documentos de Archivo deberá ser realizada por la
Oficina de Archivo o de Gestión Documental de cada entidad, de
acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000.

ARTÍCULO 22. Elaboración y aprobación de las tablas de retención

documental y valoración documental.

ARTÍCULO 25. Eliminación de documentos. La eliminación de

documentos de archivo deberá estar respaldada en las
disposiciones legales o reglamentarias que rigen el particular, en las
tablas de retención documental o tablas de valoración documental
con la debida sustentación técnica, legal o administrativa, y
consignada en conceptos técnicos emitidos por el Comité Interno
de Archivo o por el Archivo General de la Nación, cuando se haya
elevado consulta a este último.

DISPOSICIONES EN MATERIA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 6. Componentes de la política de gestión documental.
c. Metodología general para la creación, uso, mantenimiento,

retención, acceso y preservación de la información, independiente
de su soporte y medio de creación.

ARTÍCULO 8. Instrumentos archivísticos para la gestión

documental. La gestión documental en las entidades públicas se
desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos:
a. El Cuadro de Clasificación Documental CCD.

b. La Tabla de Retención Documental TRD.
c. El Programa de Gestión Documental PGD.
d. Plan Institucional de Archivos de la Entidad PINAR.

ARTÍCULO 8. (…):
e. El Inventario Documental.
f. Un modelo de requisitos para la gestión de documentos
electrónicos.
g. Los bancos terminológicos de tipos, series y sub - series
documentales.

ARTÍCULO 8. (…):
h. Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de

las funciones de las unidades administrativas de la unidad.
i. Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de
categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y
seguridad aplicables a los documentos.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
ARTÍCULO 34. Sobre la administración y transferencia de archivos

electrónicos. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado y el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones, establecerán las directrices para entregar las
transferencias de archivos electrónicos de valor histórico de las
entidades de orden nacional, departamental, municipal y distrital al
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y a los
Archivos Generales Territoriales.

ACUERDO 003 DE 2012
COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 1º. Definición. El Comité Evaluador Documentos del

Archivo General de la Nación es la instancia responsable de decidir
sobre la valoración y disposición final de los documentos de archivo
con miras a proteger el patrimonio documental del país y propender
por la conservación permanente.

ACUERDO 003 DE 2012
COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 2º. PARÁGRAFO SEGUNDO. Cuando la naturaleza del

asunto lo requiera, se podrá invitar al Jefe de Archivo o Secretario
General o quien haga las veces de éstos de la Entidad productora
de los documentos cuya Tabla de Retención Documental TRD o
Tabla de Valoración Documental TVD, se esté evaluando, así como
a los funcionarios o especialistas que considere pertinente, quienes
tendrán voz pero no voto.

ACUERDO 004 DE 2012
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, PRESENTACIÓN,
EVALUACIÓN, APROBACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE T.R.D. Y
T.V.D.
ARTÍCULO 2. Alcance. Las tablas de retención documental se

deben elaborar y aplicar tanto para la organización y disposición de
documentos físicos como electrónicos, de conformidad con lo
establecido en el Decreto 2609 de 2012. las Tablas de Valoración
Documental se deben valorar y aplicar para la organización de
Fondos Documentales Acumulados.

ACUERDO 004 DE 2012
T.V.D.
ARTÍCULO 8. Aprobación. Las tablas de retención documental y las

Tablas de Valoración Documental se deberán ser aprobadas
mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal
de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades de orden
nacional y por el Comité Interno de Archivo en el caso de las
entidades de orden nacional, cuyo sustento deberá quedar
consignado en el acta del respectivo comité.

ACUERDO 004 DE 2012
T.V.D.
ARTÍCULO 11. Evaluación técnica y solicitud de ajustes.

ACUERDO 004 DE 2012
T.V.D.
ARTÍCULO 11. Parágrafo Transitorio 1º.

ACUERDO 004 DE 2012
T.V.D.

ACUERDO 004 DE 2012
T.V.D.

ACUERDO 004 DE 2012
T.V.D.
ARTÍCULO 12. Obligatoriedad para la realización de ajustes.

ACUERDO 004 DE 2012
T.V.D.
ARTÍCULO 12. Parágrafo.

ACUERDO 004 DE 2012
T.V.D.
ARTÍCULO 14. Actualización. La tablas de retención documental

deberán actualizarse en los siguientes casos:

ACUERDO 004 DE 2012
T.V.D.
ARTÍCULO 15. Eliminación de documentos.

Sobre todo debe recordarnos que la
susodicha técnica archivadora no
determina únicamente, y no lo habrá
hecho jamás, el solo momento del registro
conservador, sino la institución misma del
acontecimiento archivable.
DERRIDA, Jacques. Mal de archivo. Una impresión freudiana. Madrid. Editorial Trotta. 1997. p.
26.

www.archivogeneral.gov.co
contacto@archivogeneral.gov.co


Tablas de Retención Documental

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Tablas de Retención Documental

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Tablas de Retención Documental

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE

www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

Artículo 113. Son Ramas del Poder Público, la legislativa, la

Además de los órganos del Estado que lo integran existen otros,

Los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero

www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia C-1436 de Octubre 25 de

www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

DISTINTAS CLASES DE DOCUMENTOS. Son documentos los

(ARTÍCULO 251. CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL).

www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

Los documentos son públicos o privados. Documento público es el

(ARTÍCULO 251. CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL).

www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

ARTÍCULO 3º. DEFINICIONES.

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y

También se puede entender como la institución que está al servicio

www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

ARTÍCULO 3º. DEFINICIONES.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Listado de series con sus

www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

ARTÍCULO 11. Obligatoriedad de conformación de los archivos

www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4