LA GESTION POR PROCESOS

PROCEDIMIENTO
(Forma específica de llevar
A cabo una actividad, un
Subproceso o un proceso) EFICACIA DEL
PROCESO
Capacidad para
alcanzar los
resultados
PROCESO deseados
Entrada (Conjunto de actividades Salida
mutuamente relacionadas o RESULTADOS
(Incluye los que interactúan)
Recursos)
EFICIENCIA DEL
PROCESO
Resultados
Oportunidad de alcanzados versus seguimiento (antes,
durante recursos utilizados
y después del
proceso) Valoración del
grado de ajuste
Planificado/realizado
CONCEPTOS RELACIONADOS CON LA GESTION
POR PROCESOS
• NORMALIZAR: estandarizar, hacer que una cosa se ajuste a
una norma, una regla o un modelo común.
• PROCESO: Es un conjunto de actividades y recursos
interrelacionados que transforman elementos de entrada
en elementos de salida o resultados
• SUBPROCESO: Es una parte bien definida y delimitada de
un proceso. Una actividad o una secuencia ordenada de
actividades con entidad propia dentro de un proceso.
• PROCEDIMIENTO: Es la forma especifica de llevar a cabo
una actividad, un subproceso o un proceso. Los
procedimientos se plasman por escrito en documentos que
explican paso a paso que debe hacerse

¿EN QUE CONSISTE EL ENFOQUE POR PROCESOS?

• La gestión de las organizaciones conforme a un modelo

clásico de división funcional. Descripción.
• Ejemplo 1: Flujo del proceso provisión de materiales a
través de las funciones de una empresa de producción
¿EN QUE CONSISTE EL ENFOQUE POR PROCESOS? (cont.)

◦ Ejemplo 2: Flujo del proceso provisión de materiales en una

asociación teórica a través de funciones vinculadas a
personas

¿EN QUE CONSISTE EL ENFOQUE POR PROCESOS?(cont.)

◦ En la gestión por procesos lo que tiene importancia es el

proceso en su conjunto, no sus partes por separado

◦ La gestión por procesos es una forma de gestionar toda la

organización basándose en los procesos, entendiendo estos
como una secuencia de actividades orientadas a generar
un valor añadido sobre una entrada para conseguir un
resultado
IDENTIFICACION DE PROCESOS y MAPA DE PROCESOS

• Orientar la gestión de la organización mediante un enfoque

por procesos requiere en primer lugar identificar cuales
son sus procesos y las relaciones existentes entre ellos.

• Una organización puede describirse como un conjunto de

procesos interconectados, que pueden plasmarse por
escrito en un diagrama denominado Mapa de Procesos

IDENTIFICACION DE PROCESOS y MAPA DE PROCESOS

 ¿COMO SE DOCUMENTA UN PROCESO?

• DIAGRAMA DE PROCESO

• PROCEDIMIENTOS

• DOCUMENTACION ADICIONAL

• REGISTROS

DIAGRAMA DE PROCESO

• La representación de la secuencia de actividades

que conforman un proceso utilizando un diagrama
de flujos.

• Ejemplo: Diagrama de flujos “Alta de nuevo

asociado”
PROCEDIMIENTOS

• Un procedimiento es un documento en el que se especifica

la forma exacta en que debe llevarse a cabo una actividad,
un subproceso o un proceso

• Los procedimientos clarifican la forma de actuar,

definiendo las responsabilidades y eliminando fuentes de
conflicto.

PROCEDIMIENTOS (cont.)

• Estructura de un procedimiento

🞄OBJETO: Describe la función que realiza el proceso en

la empresa. (QUE)

🞄ALCANCE: Establece los márgenes o influencia del

proceso o subproceso que se describe, a qué afecta y
a qué no afecta. (CUANTO)
PROCEDIMIENTOS (cont.)

🞄DOCUMENTACION DE REFERENCIA: Lista los

documentos legales u oficiales internos del sistema de
gestión mencionados en el procedimiento.

🞄DEFINICIONES: Aclara términos y define aquellos que

puedan generar confusiones.

🞄RESPONSABILIDADES: Designa a los responsables de

ejecutar y supervisar el cumplimiento del
procedimiento. (QUIEN)

PROCEDIMIENTOS (cont.)

🞄DESCRIPCION: Establece la sistemática que va a seguir

la organización en la realización del proceso. Puede
incluir o no el diagrama de flujos del proceso. (COMO,
DONDE)

🞄DOCUMENTACION Y REGISTRO: Lista los documentos

(internos y externos) y las plantillas relacionadas en el
procedimiento. Establece el tiempo de archivo de los
documentos relacionados.
PROCEDIMIENTOS (cont.)

🞄Ejemplo anexo: “Procedimiento de alta de nuevo

asociado”

DOCUMENTACION ADICIONAL Y REGISTROS

• La documentación de apoyo garantiza que los procesos se

llevan a cabo bajo condiciones controladas

• La documentación debe de ser archivada y registrada de

forma planificada
MEJORA CONTINUA E INDICADORES
◦ Lo que no se mide no se puede controlar y lo que no se
controla no se puede gestionar
◦ Es necesario establecer indicadores que midan la
efectividad de los procesos.
◦ Los indicadores permiten:
🞄
Poder interpretar lo que esta ocurriendo
🞄Tomar medidas cuando las variables se salen de los límites
establecidos
🞄Definir la necesidad de introducir un cambio y poder
evaluar sus consecuencias
🞄
Planificar actividades para dar respuesta a nuevas
necesidades

VENTAJAS:

◦ Una gestión y unos servicios de más calidad, no significan

necesariamente mayores costes.

◦ La calidad de una organización entendida como cumplir

con unos requisitos previamente establecidos con
eficiencia y eficacia, ayuda a reducir los costes.

◦ La calidad para cualquier tipo de organización es el

elemento más rentable si valoramos los costes de la
calidad de la no calidad.
 COSTES DERIVADOS DE LA NO CALIDAD:

🞄
Pérdidas de tiempo
🞄Gastos innecesarios, excesivos o de escasa o nula utilidad
🞄Insatisfacción de los stakeholders (asociados, instituciones
públicas, empresas y entidades colaboradoras).
🞄
Baja de asociados
🞄
Despilfarro de materias primas
🞄Pérdida de subvenciones y de recursos para la asociación.
🞄
Gastos judiciales
🞄
Errores presupuestarios
🞄
Disponibilidad de escasa información y de mala calidad
para la toma de decisiones

COSTES DERIVADOS DE LA CALIDAD:

◦ Los derivados de la elaboración,

desarrollo e implantación de sistemas de organización
interna

◦ Los derivados de la evaluación periódica del sistema

◦ Los derivados de su adaptación a las

necesidades cambiantes de la organización
 REACCION EN CADENA:
A MAYOR CALIDAD
DE LA ORGANIZACIÓN
MENOS RETRASOS
MENOS EQUIVOCACIONES
MENOS DESPERCICIOS DE
RECURSOS, TIEMPO Y DINERO
MENOS TENSION LABORAL
MENOS RETRASOS
MENOS EQUIVOCACIONES
MENOS DESPERCICIOS DE
RECURSOS, TIEMPO Y DINERO
MENOS TENSION LABORAL
MAYOR SATISFACCION DE LOS
ASOCIADOS MAYOR CONFIANZA DE LAS
ENTIDADES
PROVEEDORAS DE RECURSOS (DGA, AYTOS, BANCOS, ETC.)

MAYOR SOLVENCIA Y PRESTIGIO DE LA ASOCIACION

MEJORES PERSPECTIVAS DE CRECIMIENTO FUTURO

LA MEJORA DE LA CALIDAD DE LA
ORGANIZACIÓN ES EL ELEMENTO MAS
RENTABLE DE SU ESTRATEGIA