Presentacion Access

Base de datos
Access 2010
¿Qué es una
Base de Datos?
 Es un conjunto de datos relacionados
entre sí.
 Los datos son hechos conocidos, que
pueden registrarse y que tienen un
significado implícito.
Ejemplos:
• Nombres
• Números de teléfonos
• Direcciones
Propiedades
Implícitas
• Una BD representa algún
aspecto del mundo real.
• Una BD es un conjunto de
datos lógicamente coherente,
con cierto significado.
• Toda BD se diseña,
construye y puebla
con datos para un
propósito específico.
• Está dirigida a un grupo de
usuarios y tienen ciertas
aplicaciones preconcebidas
que interesan a dichos
usuarios.
En definitiva una BD :
 tiene una fuente de la cual

derivan los datos.
 Éstos interactúan con el mundo
real.
 Y tienen un público que está
interesado en el contenido de la
BD.
Las BD:
 pueden tener
cualquier tamaño.
 Se pueden generar:
manualmente
mecánicamente
¿Qué es un Sistema
de gestión de Bases
de Datos (SGBD)?
Es un conjunto de
programas que
permite a los usuarios
crear y mantener una
BD.
Es un sistema de software de
propósito general que facilita el
proceso de:
definir,
construir
manipular
BD para diversas aplicaciones
Para Definir una BD hay
que especificar:
• Las estructuras.
• Los tipos de datos.
• Las restricciones de los

datos que se almacenarán en
ella.
Construir una BD
es el proceso de guardar
los datos mismos en algún
medio de almacenamiento
controlado por el SGBD.
En la manipulación de una
BD intervienen funciones
como:
 consultar la BD para obtener datos

específicos.
 actualizar la BD para reflejar

cambios en el minimundo.
 generar informes a partir de los datos.

Ejemplo 1:
Una base de datos para

mantener información acerca de
los estudiantes y los
bachilleratos a los que se
inscriben.
ESTUDIANTES
Nombre Apellido C.I. Edad
José Rodríguez 2.222.333-5 17
María Pérez 3.345.345-6 18
Roberto Díaz 3.233.555-8 20
Cristina Sosa 3.333.333-3 17
Juan Pérez 1.234.567-8 35

BACHILLERATO
Nombre_Bach Código
Termodinámica T3
Informática I1
Química Q2
SE_INSCRIBIO_A
C.I. Código
1.234.567-8 I1
2.222.333-5 I1
3.333.333-3 T3
3.345.345-6 Q2
3.233.555-8 I1
Para definir esta BD, debemos :
especificar la estructura de los

registros de cada archivo,
indicando los diferentes tipos de
elementos de información que
se almacenarán en cada
registro.
Para construir esta BD
almacenamos datos que

representa a cada estudiante, a
cada bachillerato y a cada
inscripción.
La manipulación de la BD
consiste en
consultar y
actualizar los datos.
Ejemplos de Consultas:
¿Qué estudiantes siguen el

bachillerato de Informática.?
¿Cuál es el código del

bachillerato de Química?
Ejemplos de Actualización:
Cambiar la edad de los

estudiantes.
Cambiar el código de un
bachillerato.
Estas consultas y
actualizaciones se deben
especificar con precisión en el
lenguaje del sistema de bases
de datos antes de que sean
procesadas.
MICROSOFT ACCESS
1. INTRODUCCIÓN
Definición de una Base de Datos: un programa que permite gestionar y

organizar una serie de datos.
Por ejemplo, para la gestión de los productos o cargas en un
barco, ...
Las tablas, los registros y los campos: El conjunto de información que se

guarda es una base de datos esta organizada en tablas. Una tabla esta
formada por filas y columnas. Las filas son equivalentes a los registros de
un archivo y las columnas son los campos.
1.1 Creación de una base de datos
• En el menú Archivo: Nueva base de datos.

• Seleccionar base de datos en blanco.
• Seleccionar la carpeta en la que desea guardar la
base de datos con el nombre que se elija.
2. ¿Qué es una tabla?
• En Access, una tabla es un objeto que almacena los datos en

registros (filas) y campos (columnas).
• Una tabla es un conjunto de registros que contienen un tipo

determinado de información.
• Los campos que forman parte de una tabla, caracterizados por el

tipo de campo y la anchura, constituyen la estructura de la tabla.
2.1 Creación de una Tabla
Seleccionar en vista de diseño “Nueva tabla”. La

ventana que se presenta permitirá definir las peculiaridades
de los campos de las tablas:
1. El nombre del campo.

2. El tipo de campo y sus propiedades asociadas.
3. Una descripción.
4. En los recuadros correspondientes a las
propiedades del campo (en la parte inferior de la
pantalla) y cambiar las propiedades que desee.
Almacenar la Estructura. Opción guardar del menú

Archivo. Conviene crear una clave principal.
Edición de una tabla:Access dispone de dos modos de
visualización para las tablas:
· Vista de diseño: permite crear y modificar la estructura
de una tabla.
· Vista de hoja de datos: muestra los registros en un
formato de filas y columnas, permitiéndonos visualizar
muchos registros a la vez y agregar o editar datos.
Definir un campo como clave principal: La clave

principal impide que dos registros contengan los mismos
datos en el campo y mantiene una ordenación de los
registros basada en la clave.
- Seleccionar el campo deseado en Vista de diseño.
- Pulsar el botón de la barra de herramientas.

2.2 Relaciones entre Tablas
Precauciones
- Cuando se establece una relación de uno a varios, el
campo común de la primera tabla debe estar definido como
clave principal.
- Los tipos de datos y propiedades de los campos
comunes deben ser iguales en ambas tablas.
Procedimiento para hacer las relaciones

1. Activar la ventana de “Base de Datos”.
2. Elegir la orden Relaciones del menú Herramientas.
3. Seleccionar las tablas o consultas a relacionar y pulse el
botón agregar.
4. Para crear una relación, haga clic en el campo común
(clave principal) de la primera tabla y arrástrelo hacia el
campo correspondiente de la segunda tabla. Al soltar el
botón del ratón se abrirán el cuadro de diálogo
“Relaciones”.
3. ¿Qué es una Consulta?
Una consulta es un objeto de Access que se utiliza para localizar,

organizar o editar los datos contenidos en tablas.
Las consultas admiten tres modos de presentación:
• Vista Diseño: abre la ventana Diseño de la consulta, en la

que podremos crear o modificar su estructura.
•Vista hoja de datos: ejecuta la consulta y preséntal el

resultado en una hoja de datos que permite ver, agregar o
editar lo registros.
•Vista SQL: permite crear o modificar una consulta usando

instrucciones del lenguaje de consultas estructurado SQL.
3.1 Crear una consulta
Para crear una consulta nueva en vista de diseño:

• Active la ventana “Base de datos”, seleccione la ficha
Consultas y pulse el botón Nuevo.
• En el cuadro de diálogo “Nueva Consulta”, seleccione la
opción Vista Diseño y pulse el botón Aceptar. Aparecerá el
siguiente cuadro de diálogo:
• Seleccionar la tabla(s) o consulta(s) cuyos campos desea
incluir.
• Incluir los campos en la cuadrícula QBE.
• Cumplimentar las casillas de la cuadrícula QBE estableciendo
cualquier criterio de ordenación o búsqueda a través de las filas
“Orden” y “Criterios” respectivamente. También se puede añadir
del menú Ver la opción “Totales” para hacer cálculos.
Criterios:
>1000 (números mayores que 1000)
>=100 (números mayores o iguales que 100)
M* (palabras que empiecen por M y con número

indeterminado de caracteres)
M?n (palabras de tres letras con un carácter desconocido)
Si se introduce por ejemplo Murcia como criterio en un campo

de “poblaciones” acces entiende que el criterio es
población=“murcia”. El texto tiene que estar entre “ “ y fechas
entre #. Ejemplos: 100, “Madrid”, #25-12-96#.
Entre ... Y ...

4. ¿Qué es un formulario?
Un formulario es un objeto de Access que nos permitirá

introducir y modificar los datos de una forma más
"amable" y cómoda. Los formularios tienen la ventaja de
poder:
• Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo
• Calcular campos
• Crear y utilizar gráficos
• Utilizar fuentes especiales, colores, títulos, etc.
Para crearlos es útil utilizar el asistente.

5. ¿Qué es un informe?
Un formulario es un objeto de Access que nos permitirá

introducir y modificar los datos de una forma más
"amable" y cómoda. Los formularios tienen la ventaja de
poder:
• Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo
• Calcular campos
• Crear y utilizar gráficos
• Utilizar fuentes especiales, colores, títulos, etc.
Para crearlos es útil utilizar el asistente.

6. Mantenimiento de una base de datos
Compactar: elimina la fragmentación que presenta un

archivo de bases de datos en el disco duro cuando se
han realizado muchas modificaciones en él.
1. Cerrar la base de datos.
2. Del menú Herramientas, eligir Utilidades de la base
de datos y seleccione la orden Compactar base de
datos.
3. En el cuadro de diálogo “Base de datos a
compactar”, seleccione el archivo.
Reparar: Es posible que una base de datos se dañe, bien

porque se interrumpe inesperadamente la ejecución
por un corte en el suministro de energía o por algún
problema de hardware. Para ello utilizar el menú de
herramientas de forma similar al caso anterior.

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Base de datos

 tiene una fuente de la cual

• Las restricciones de los

 consultar la BD para obtener datos

 actualizar la BD para reflejar

 generar informes a partir de los datos.

Una base de datos para

José Rodríguez 2.222.333-5 17

María Pérez 3.345.345-6 18

Roberto Díaz 3.233.555-8 20

Cristina Sosa 3.333.333-3 17

Juan Pérez 1.234.567-8 35

especificar la estructura de los

almacenamos datos que

¿Qué estudiantes siguen el

¿Cuál es el código del

Cambiar la edad de los

Definición de una Base de Datos: un programa que permite gestionar y

Las tablas, los registros y los campos: El conjunto de información que se

• En el menú Archivo: Nueva base de datos.

• En Access, una tabla es un objeto que almacena los datos en

• Una tabla es un conjunto de registros que contienen un tipo

• Los campos que forman parte de una tabla, caracterizados por el

Seleccionar en vista de diseño “Nueva tabla”. La

1. El nombre del campo.

Almacenar la Estructura. Opción guardar del menú

Definir un campo como clave principal: La clave

- Seleccionar el campo deseado en Vista de diseño.

- Pulsar el botón de la barra de herramientas.

Procedimiento para hacer las relaciones

Una consulta es un objeto de Access que se utiliza para localizar,

Las consultas admiten tres modos de presentación:

• Vista Diseño: abre la ventana Diseño de la consulta, en la

•Vista hoja de datos: ejecuta la consulta y preséntal el

•Vista SQL: permite crear o modificar una consulta usando

Para crear una consulta nueva en vista de diseño:

M* (palabras que empiecen por M y con número

Si se introduce por ejemplo Murcia como criterio en un campo

Entre ... Y ...

Un formulario es un objeto de Access que nos permitirá

Para crearlos es útil utilizar el asistente.

Un formulario es un objeto de Access que nos permitirá

Para crearlos es útil utilizar el asistente.

Compactar: elimina la fragmentación que presenta un

Reparar: Es posible que una base de datos se dañe, bien

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