Manejo Del Tiempo

Manejo del
Tiempo
HR
La administración del tiempo es uno de los
procesos más comentados y, a la vez, menos
manejado en el ámbito organizacional. "No tengo
tiempo". "Si solamente tuviera más tiempo". "Yo
quisiera..., pero no tengo tiempo suficiente" ¿Con
qué frecuencia escuchamos frases como éstas
dentro del quehacer diario, y con qué frecuencia
han sido dichas por usted mismo?
En nuestras cultura, la percepción de no tener

tiempo se debe a una mala selección o
distribución de las acciones realizadas.
Administrar el tiempo realmente significa
administrarse uno mismo en el tiempo, de tal
manera que se pueda optimizar su rendimiento.
Significa conducir nuestros asuntos dentro del
tiempo disponible, a fin de que podamos lograr
resultados más eficaces. Debe tenerse en cuenta
que la eficacia es más importante que la
eficiencia. La meta debe ser el logro de objetivos,
no simplemente estar ocupados.
Cantidad y velocidad son lo mejor. ¿Es esto necesariamente cierto, ustedes que
opinan?
Presion
Rapidez
Aumento
horas
laborales
Errores y Problemas
Mitos para justificar el
tiempo improductivo
• El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más
eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a
ninguna parte.
• El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se
manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación, y se pretende
hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos,
aplastando personas y matando motivaciones.
• El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta
haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a
tiempo, o no se decide nunca.
• El mito del indispensable: “Los resultados son directamente
proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo 15 horas
diarias”. Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.
• El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones
sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos
difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está
condenando a repetir lo que salió mal.
• El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al ejecutivo: se le
echa encima”. El más precioso recurso queda convertido en estorbo y
objeto de justificaciones.
Casi nunca  A veces  Frecuentemente  Casi siempre
¿Qué tan
evidente es mi • Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu
resultado será el siguiente:
necesidad
actual de Entre 13 y 28: Mal, tienes serios problemas con el tiempo, ¡debes
disciplinarte!
administración Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar.
del tiempo? Entre 37 y 44: Muy bien.

Entre 45 y 52: Excelente, sigue así.
Autoanálisis del
empleo del
tiempo
1- Tareas Reales: Lo que
crees que haces en tu
jornada laboral (lo mejor
es que especifiques la
tarea pero sin ser
demasiado detallista).
2- Tareas Ideales: Lo que
crees que deberías hacer.
3- Minutos de tiempo
dedicado a cada una de
las tareas mencionadas
en la columna 1 y 2.
¿EXISTEN GRANDES DIFERENCIAS ENTRE LO QUE HACES Y
DEBES DE HACER?
¿TE SORPRENDE EL TIEMPO QUE DEDICAS A UNAS TAREAS
Momento de EN CONCRETO?
¿ERES CAPAZ DE CONCRETAR SIN DIFICULTAD TUS TAREAS Y
Reflexión COMPLEJIDAD DE LAS MISMAS?
¿EXCEDE TU JORNADA REAL DE LA IDEAL?
¿TIENE ESTA PERSONA UNA PERCEPCIÓN IDÓNEA SOBRE
LOS QUE HACES EN TU JORNADA LABORAL?
Anotar la
importancia de
las tareas
• A – muy importante para
lograr los objetivos
marcados
• B – Medianamente
importantes para lograr los
objetivos
• C – Practicamente sin
importancia para lograr el
logro de los objetivos
¿Hasta qué punto lo urgente controla su vida?
Marque con un círculo el número de la

matriz que represente, con mayor
exactitud, las conductas o actitudes que
suele asumir ante los enunciados que
aparecen a la izquierda
(0 = Nunca, 2 = Algunas veces, 4 =
Siempre).
0 – 25 Baja predisposición mental

26 – 45 Alta predisposición mental
46 ó más Adicción a la urgencia
Primero lo
primero
• Planificación: Reducir el campo de
la incertidumbre. La planificación
supone, por otra parte, una nueva
paradoja: no se planifica porque no
se tiene tiempo; pero no se tendrá
más tiempo si no se planifica.
• Programación: Programar es
decidir cuándo se ha de hacer.
Mantener primero lo primero lo
ayuda a enfocar sus prioridades; le
ayuda a prestar atención a cómo
pasar su tiempo, a cómo actuar sobre
sus prioridades día tras día, momento
a momento.
Una de las razones más importantes
por las que fallan las agendas es
nuestra tendencia a ocuparnos de
asuntos no programados.
Aprende a controlar estos impulsos.
Antes de alterar tu programa para
atender un imprevisto, pregúntate:
“¿es lo que voy a hacer más importante
que lo programado?” Si lo es, hágalo,
porque utilizar bien su tiempo significa
invertirlo de la mejor manera posible.
Pero si lo imprevisto es menos
importante que lo programado,
arrégleselas para no hacerlo. Acéptelo
para más tarde, evítelo, aprenda a
decir NO.
Urgente No Urgente
I
m Cuadrante 1 Cuadrante 2
p
o
r Urgente e importante No urgente pero si importante
t
a
n
t
e
N
o Cuadrante 3 Cuadrante 4
I
m Urgente pero no importante No urgente y no importante
p
o
r
t
a
n
t
e
Programar el tiempo
1. Programar tu agenda antes de iniciar tu dia
2. Programar en funciones de tu objetivos.
Terminar lo que empiezas
3. Programa en torno a temas esenciales
4. No se puede ser eficaz todo el dia.
Programar lo mas importante para las horas
mas productivas
5. Programar horario por escrito
6. Tener a la vista el programa de actividades
diarias
7. Tomar grandes periodos de tiempo para
hacer tareas importantes
8. Asignar actividades /almuerzos
9. Mantener flexibilidad para abordar asuntos
no previstos
10. Incluir en el programa un tiempo para
pensar todos los dias
Matriz de prioridades
Solucion a interruptores de tiempo
• Agenda: citas, proyectos,

actividades, Matriz
administracion del tiempo
• Uso del telefono: planificar antes
• Correos: escribe menos, llame de llamar, ir directo al grano
mas, destinar un tiempo para
• Chat: destinar un tiempo para
leer y responder correos
responder, evitar tener el chat
• Reuniones: fijar un tiempo y abierto
ajustarse, prepararse para la
• Redes: destinar un tiempo para
reunion
revisar
Hay una clase de ladrón a quien la Si deseo que algo suceda, debo
ley deja impune, y que roba lo que asignarle una fecha y una
es más valioso para el hombre: el duración.
Tiempo. Proverbio chino
Napoleón I, Máximas
Cada hora es la misma para un
Uno de estos días, es ningunos de reloj, pero cada hora es diferente
estos días. para mí. Una puede ser larga,
Proverbio inglés otra puede ser corta.
Finley Peter Dunne

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En nuestras cultura, la percepción de no tener

del tiempo? Entre 37 y 44: Muy bien.

Marque con un círculo el número de la

0 – 25 Baja predisposición mental

• Agenda: citas, proyectos,

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