PRACTICA GERENCIAL I

UNIDAD DE APRENDIZAJE No. 2

LA GERENCIA
DE
COMPRAS
 Compras
Es la adquisición de
materia prima y los
servicios que una
empresa necesita
para fabricar sus
productos y conducir
las operaciones
diarias.
 OBJETIVOS FUNDAMENTALES DE TODA COMPRA

•Mantener la continuidad del abastecimiento.

•Hacerlo con la inversión mínima en existencia.

•Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los

materiales.

•Procurar materiales al precio mas bajo posible,

compatible con la calidad y el servicio requerido.

•Mantener la posición competitiva de la empresa y

conservar el nivel de sus beneficios en lo que a costos de
materiales se refiere.

•Mantener los niveles de calidad en los materiales,

basándose en lo adecuado de los mismos para el uso a
que se destinan.
LAS RESPONSABILIDADES QUE SE LE ATRIBUYEN A LA
UNIDAD DE COMPRAS EN LA ORGANIZACIÓN:

• Ayudar a producir mas utilidades en la empresa.

• Estandarizar los productos y/o servicios comprados

para facilitar la operatividad de estos en los registros
y costos en la empresa

• Combinar requerimientos diversos en las diferentes

unidades en la organización.
 LAS FUNCIONES DE COMPRA

• Hacer cumplir el procedimiento de compras

• Selección de proveedores
• Elaboración del catálogo de proveedores
• Elaboración del catálogo de items
• Llevar un registro de solicitud de requerimiento
• Llevar un registro de solicitud de cotizaciones
• Llevar un registro de ordenes de compra
 CRITERIOS DE
COMPRA
• Precio • Estacionalidad
• Calidad • Momento
• Cantidad oportuno
• Reposición • Oportunidad
• Estilo • Proveedor
 IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS

1. No es posible hacer ventas apropiadas a menos que

los materiales empleados en la fabricación se
adquieran a un costo final proporcional al que
obtienen los competidores.

2. La operación eficiente de cualquier industria depende

de la renovación adecuada de la inversión.

3. 3. El departamento de compras tiene que

asegurar la recepción de los materiales adecuados
cuando se necesiten, en las cantidades adecuadas
para la producción o venta, y hacer las entregas a
tiempo. A su vez, no deben aumentar las inversiones
mas allá del inventario necesario para cubrir las
necesidades y mantener un coeficiente de seguridad
razonable.
Por los estrechos contactos con otras empresas y con el
mercado en general, la unidad de compras esta en
situación de aconsejar a la empresa sobre lo siguiente:

– Nuevos materiales que pueden usarse con ventaja

para sustituir a los que se emplean en ese momento.

– Nuevas líneas y surtidos posibles de productos para

añadir a la producción.

– Variaciones en las tendencias, ya sea en precios o

en otros aspectos que puedan afectar las ventas de
la empresa.

– Aumento del crédito de la empresa dentro del área

en que se desenvuelve.
PRINCIPIOS BASICOS DE LAS COMPRAS

1.LA EJECUCION DE COMPRAS ORIENTA AL

ANALISIS DE LA TOMA DE DECISIONES EN:

• FIJAR ESTANDARES
• CERTIFICAR PROVEEDORES
• ANALIZAR VALORES
• PROGRAMAR
• EMITIR PEDIDOS
• PRESUPUESTAR
• PLANEAR LA CAPACIDAD DEL PROVEEDOR
• CONTROLAR A LOS PROVEEDORES
PRINCIPIOS BASICOS DE LAS COMPRAS

2. LA CONTRATACION:

– SELECCIONAR FUENTES
– SOLICITAR OFERTAS
– REALIZAR ANALISIS DE COSTOS Y PRECIOS
– NEGOCIAR
– ESTABLECER RELACIONES CON
PROVEEDORES
– EVALUAR EL DESEMPEÑO DE LOS
PROVEEDORES
PRINCIPIOS BASICOS DE LAS COMPRAS

3.ADMINISTRACION DE INVENTARIOS:

– COORDINAR TRANSPORTE
– RECIBIR
– DETERMINAR TAMAÑO DE LOTES
– CONTROLAR EL INVENTARIO ADQUIRIDO
– MANEJAR LOS MATERIALES
– DESHACERSE DE MATERIALES DE DESECHO
– DEVOLUCION DE MATERIALES
 CLASIFICACION DE LAS COMPRAS

COMPRAS NACIONALES:

COMPRAS DE BIENES O SERVICIOS EN EL PAÍS, SE

ENTENDERA QUE SON COMPRAS NACIONALES O
DOMESTICAS.

COMPRAS INTERNACIONALES:
EN OCASIONES NO EXISTE PRODUCCION O FABRICACION
NACIONAL DEL BIEN O SERVICIO QUE NECESITA LA
EMPRESA, DE TAL FORMA QUE LA EMPRESA TIENE QUE
ADQUIRIRLO EN OTRO PAÍS; A ESTO ES LO QUE
CONOCEMOS COMO COMPRAS INTERNACIONALES.
 CLASIFICACION DE LAS COMPRAS

Los diferentes tipos de adquisición son:

Las compras de importación: son las que se

realizan directamente con un proveedor
extranjero o a través de los canales de
distribución del exportador extranjero
establecido en el país del importador.

Las compras para la exportación son las

adquisiciones de materiales de fabricación
nacional o extranjera que se realizan con el fin
de exportar a uno o varios países del exterior.
Los gerentes de compras deben balancear la necesidad
de mantener un inventario adecuado para evitar un
exceso de suministros, cuyo manejo aumenta los costos
de almacenamiento: gastos por mantener suministros
adicionales o inventario disponible

incluyen: costos reales de

almacenamiento, manejo y seguro, así
como costos de oportunidad:
ganancias adicionales que la compañía
no puede aprovechar debido a que los
.
fondos están paralizados en el
inventario
 Gestión de las compras
Una empresa que decide
comprar material en lugar de
hacerlo, debe gestionar una
función de compras. La
gestión de compras tiene en
cuenta numerosos factores,
tales como los costos de
inventario y de transporte, la
disponibilidad de suministro, la
eficacia en las entregas y la
calidad de los proveedores.
 Gestión de compras y financiación
• la gestión de compras en una
empresa, comprende la financiación de
recursos y bienes que pueda llegar a
utilizar la empresa para el desarrollo de
las diversas actividades que se llevan
a cabo en su entorno interno.
(productos electrónicos, maquinarias,
repuestos de maquinarias ,materia
prima y demás elementos que utilizan
las empresas industriales para poder
elaborar sus productos.)

Lo que hace la gestión de compras es administrar este capital

para comprar aquellos elementos que resultan necesarios.
La eficacia en la gestión de compras se
medirá en función de:
– El control de gastos y costos
que permita ahorrar recursos
financieros
– El manejo de stocks
mínimos que aseguren el
cumplimiento de las ventas
esperadas
– La habilidad para encontrar
fuentes de financiamiento
– La posibilidad de investigar y
conocer nuevos materiales
disponibles en el marcado
 RELACIONES CON OTRAS AREAS DE LA EMPRESA

• COMPRAS se relaciona intensamente con muchas

unidades importantes para el negocio
• Gerencia general: fijación de políticas generales,
procedimientos y análisis de cambios en el entorno.
• Producción: información sobre plazos de entrega, costos
de los insumos, calidad disponible
• Finanzas: fijación de las políticas financieras,
requerimientos de fondos y presupuestos
• Recepción y almacenes: administración en la logística de
movimientos y coordinación de necesidades de espacio.
• Contabilidad: control de inventarios, costeo de materiales,
y valorizaciones y provisiones de las compras.
 En la actualidad los departamentos de compras
han optado por seguir el llamado patrón “de la
mano a la boca”- colocar pedidos pequeños
con frecuencia-. Esto requiere tiempos de
ventaja de entrega rápida

tiempos de ventaja de entrega rápida:

lapso entre la colocación del pedido del cliente y el

embarque del vendedor- y confiabilidad de
entrega
 Selección del proveedor

Los departamentos de compras deciden a que

proveedor comprar, el proceso por lo general
tiene cuatro etapas:
1. investigar a los posibles proveedores
2. Evaluar y separar a los mejores candidatos
3. Negociar términos de servicio con una elección
final
4. Mantener una relación positiva entre
comprador y vendedor
 Reducción del número de proveedores
Mantener relaciones con múltiples proveedores
resulta muy caro. Toma tiempo de búsqueda,
contacto y evaluación de los proveedores
potenciales, y construcción de buenas
relaciones. Además, menos proveedores
significan relaciones más fuertes, de mutua
dependencia entre el comprador y el proveedor.

Actualmente, muchos compradores tratan de

reducir su número de proveedores.
 Entornos de operaciones
En las empresas manufactureras, la función de compras
está respaldada por planos de ingeniería y
especificaciones, documentos de control de calidad y
actividades de pruebas, que evalúan los artículos
comprados.
Entornos de servicios.
El papel de las compras es diferente porque el producto
final es intangible. Sin embargo, en algunos servicios
como el transporte y restaurantes, la función de compras
es crítica.
 Fabricar o comprar
• El personal de compras, ingeniería y fabricación
participan en estas decisiones. Sin embargo, la
evaluación de proveedores alternativos y la
preparación de datos relevantes para la
alternativa de compra sigue siendo
responsabilidad del departamento compras. Es
necesaria una revisión periódica de la decisión
de fabricar o comprar, ya que tanto la
competencia de los proveedores y sus costos,
como los costos y capacidad de la empresa,
cambian.
Consideraciones para la decisión de fabricar o comprar.
Razones para fabricar Razones para comprar

1. Menor costo de 1. Menor costo de

producción. adquisición
2. Proveedores no 2. Mantener el compromiso
adecuados. con el proveedor
3. Asegurar el suministro 3. Obtener habilidad técnica
adecuado (en cantidad o o de gestión
instante de entrega).
4. Utilizar los excedentes de 4. Capacidad inadecuada.
mano de obra e
instalaciones y hacer una
contribución marginal.
Consideraciones para la decisión de fabricar o comprar.

Razones para fabricar Razones para comprar

5. Obtener la calidad 5. Reducir costos de

deseada. inventario.
6. Evitar la connivencia 6. Asegurar fuentes
entre proveedores. alternativas.

7. Obtener un producto 7. Recursos de gestión o

único que acarreará un técnicos inadecuados
compromiso prohibitivo para
el proveedor.
Consideraciones para la decisión de fabricar o comprar

Razones para fabricar Razones para comprar

8. Mantener las 8. Reciprocidad.
capacidades de la
organización y proteger al
personal de un despido.
9. Proteger el diseño 9. El artículo está protegido
patentado o la calidad por una patente o secreto
industrial.
10. Incrementar o mantener 10. Libera a la dirección
el tamaño de la compañía para ocuparse de su
(preferencia de la dirección) negocio principal.
 El enfoque de las compras

• La gestión de la fuente se ocupa de

desarrollar nuevos proveedores fiables. El
producto puede ser un artículo de alta
tecnología, hecho a medida o
especializado para el cual existen, si los
hay, pocos proveedores. La gestión debe
ser capaz de buscar proveedores
adecuados, desarrollar su capacidad para
producir y negociar relaciones aceptables.
 El enfoque de las compras

• La gestión del suministro sugiere una

preocupación sobre la disponibilidad a largo
plazo de las compras críticas o de alto precio;
suministros futuros fiables son críticos para el
éxito de la empresa. Este enfoque es necesario
si el valor monetario de las compras o las
fluctuaciones del costo son importantes. El
extremo de este enfoque es para que la
empresa persiga la integración hacia atrás, para
asegurar los suministros futuros.
• gestión de los materiales Las compras
pueden combinarse con diferentes
actividades de almacenamiento e
inventario para formar un sistema de
gestión de materiales. El propósito es
obtener la eficiencia de las operaciones a
través de la integración de todas las
actividades de adquisición, movimiento y
almacenaje de materiales en la empresa.
• gestión de los materiales. Cuando los
costos de transporte e inventario son
sustanciales en ambos lados (inputs y out-
puts) del proceso de producción, un
énfasis de gestión de los materiales puede
ser apropiado. El potencial para la ventaja
competitiva se encuentra mediante la
reducción de los costos y la mejora del
servicio al cliente.
 Relaciones con el proveedor
Ver al proveedor como a un adversario es
contra productivo. Las relaciones cercanas y a
largo plazo con unos pocos proveedores son
una mejor forma. Una buena relación con el
proveedor es aquella en la que éste está
comprometido a ayudar al comprador a mejorar
su producto y ganar pedidos. Los proveedores
pueden ser una fuente de ideas sobre nueva
tecnología, materiales y procesos. Las compras
son un modo de transmitir esta información a la
gente apropiada en la organización.
 Las compras siguen un proceso de tres etapas

1. Evaluación del proveedor: implica encontrar

proveedores potenciales y determinar la
probabilidad de que se conviertan en buenos
proveedores. Esta fase requiere el desarrollo de
criterios de evaluación. Tanto los criterios como
los pesos dependen de las necesidades de la
organización. La selección de proveedores
competentes es crítica, ya que de lo contrario
todos los demás esfuerzos de compra se
desperdician.
 Las compras siguen un proceso de tres etapas

2. Desarrollo del proveedor: Compras se asegura

de que el proveedor tenga una apreciación de
los requerimientos de calidad, los cambios de
ingeniería, los programas y las entregas, el
sistema de pagos y las políticas de adquisición.
El desarrollo del proveedor puede incluir
distintos aspectos, desde el entrenamiento
hasta la ayuda en ingeniería y producción, y los
formatos para la transferencia electrónica de
información. Las políticas de compras pueden
incluir aspectos como el porcentaje de negocios
hecho con cualquier proveedor o con negocios
minoritarios.
3. Negociaciones: Las estrategias de negociación se
clasifican en los siguientes tipos:
a. Modelo del precio basado en el costo: requiere
que el proveedor abra sus libros al comprador. El precio
contratado se basa en el tiempo de mano de obra y los
materiales o en un costo fijo, con una cláusula de
aumento para acomodar los cambios en los precios.

b. Modelo de precio basado en el mercado: el precio

está basado en un precio índice publicado.

c. Licitación competitiva: Es apropiada en los casos

en que los proveedores no están dispuestos a discutir
los costos o donde no existan mercados perfectos.
 3. Negociaciones continuación …

La Licitación competitiva requiere que la gente de

compras tenga varios proveedores potenciales del
producto y presupuestos de cada uno. La principal
desventaja es que dificulta el desarrollo de relaciones
de largo plazo entre comprador y proveedor. La
licitación competitiva puede determinar el costo de
forma efectiva. Pero también puede hacer difícil la
comunicación y eficacia.

d. Combinar dos o más técnicas: proveedor y

comprador deben estar de acuerdo en revisar ciertos
datos de costos, aceptar alguna forma de datos del
mercado para los precios de materias primas, o
acordar que el proveedor deberá permanecer
competitivo.