UNIVERSIDAD DEL CARIBE

TEMA:
Generalidades de la Universidad de Caribe
(Unicaribe)
Asignatura:
Sistema de Contabilidad I
Tema:
Diseño de los Sistemas Administrativos
Sustentante:
Letty S. Rodriguez 2007-1308
Luis A. Gomez Gomez 2013-6004
Yadermis Feliz Feliz 2013-5314
Carlos Suero Reynoso 2012-0679

Facilitador:
Licda. Paz Asuncion

Santo Domingo, República Dominicana.

Viernes 15 de Septiembre del 2017
Tema:
Diseño de los Sistemas Administrativos
 INDICE
Subsistemas de Ventas y Partidas por
Cobrar.

Subsistema de Compra y Partidas por

Pagar.

Letty
 Subsistemas de Ventas y Partidas por Cobrar

 Objetivo general
 Diseñar y establecer procedimientos para los departamentos de facturación
y cuentas por cobrar con el fin de lograr la eficiencia y eficacia de todos
los procedimientos.

 Objetivos específicos
 Contar con un instrumento único, técnico, normativo y de consulta de las
políticas que deberán cumplirse para la operación de departamento de
ventas y partidas por cobros, así como todo contrato, convenio, pedido u
órdenes.

 Establecer las políticas que rijan los procedimientos de facturación y

cuentas por cobrar.

 El desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad y

responsabilidad para complementar los controles de la organización.
Letty
Subsistemas de Ventas y Partidas por Cobrar

1- Solicitud y Aprobación de Créditos

 Solicitar un crédito es un proceso por el cual casi todo emprendedor
o empresario debe de pasar para poder iniciar o desarrollar su
negocio. Ya sea que lo efectué a través de organizaciones sin fines de
lucro, agencias estatales o entidades bancarias.

 Si bien es cierto que cada entidad para poder otorgar un préstamo

necesita o requiere de documentos y avales específicos, es probable
que en la mayoría de los casos necesites de los mismos documentos
aunque sean préstamos o líneas de crédito diferentes.
Cont. Solicitud y Aprobación de
Créditos
La documentación básica con la cual debes de
contar antes de solicitar un crédito financiero:

A-) que debes de tener claro y a mano son los

principales documentos de tu empresa, esto
incluye:
1. un número de inscripción en el Registro Nacional
de Contribuyentes (RNC),
2. comprobante de domicilio de tu empresa,
3. antecedentes comerciales,
4. poder legal que te autoriza a realizar gestiones
bancarias y financieras,
5. identificación personal,
6. lista de socios,
7. acta de constitución de empresa, entre otros
requisitos.
 Cont. Solicitud y Aprobación de Créditos:

B-) Contar con evidencias de tu experiencia

sobre gestión de negocios a fin de agilizar el
tiempo de la aprobación del crédito.

Así como también presentar tu plan de

negocio junto a la solicitud, donde incluyas la
proyección de tus estados financieros, el flujo
de caja y un balance general del negocio que
piensas emprender.

Además, es importante que tengas a mano tus

balances financieros auditados por un
profesional contable separado del plan de
negocio, para que el banco vea tu solvencia
económica, la cual puede incluir estados de
cuentas bancarios personales y comerciales de
al menos un año.
 Subsistemas de Ventas y Partidas por Cobrar.

2- Recepción de Pedido:
La recepción de pedido es uno de los procesos de un
almacén logístico. Corresponde al punto de transferencia
de propiedad entre un proveedor y un cliente. Es una
etapa de control importante para garantizar la
conformidad de la mercancía antes su integración en las
existencias de la empresa. y mucho más.
 Las principales etapas del proceso de recepción son:

Control documental
Descarga de la mercancía
Control cuantitativo y cualitativo
Integración de la mercancía recibida en el stock
de la empresa
Subsistemas de Ventas y Partidas por Cobrar.

3- Proceso de Facturación y
Registros:
 Una factura: es un documento
mercantil que refleja toda la
información de una operación
de compraventa.
 El propósito del proceso de
facturación: es cobrar los fondos
adeudados a los clientes.
 Pasos del Proceso de Facturación

 Verificar el recibo de mercaderías

El primer paso del proceso de facturación es comprobar que
el cliente haya recibido los bienes o servicios en
condiciones aceptables.

 Revisar términos y generar factura

Después de confirmar la recepción, revisa el acuerdo que
guía tu relación con el cliente.
 Emitir la factura
Por último, envía tu factura terminada al cliente. Tienes tres
opciones principales para hacerlo, fax, correo o correo
electrónico.

 Nota:
Trazar una línea de tiempo
Al iniciar el proceso de facturación, es importante asignar
un plazo para cada paso.
 Subsistemas de Ventas y Partidas por Cobrar.

4- Despacho de las Mercancías:

 Orden de despacho
Una orden de despacho es un documento que es entregado
cuando existen pedidos de mercancía y estos van a ser
transportados y recibidos, además son muy necesarios
para la contabilidad de la empresa que la emite.

 El objetivo principal de una orden de despacho:

 Es el informar de manera detallada la mercancía que ha
sido despachada por almacén, así como también el
ordenar al almacén las entregas de mercancías para la
venta a los clientes.

 Este tipo de orden debe ser elaborado por el encargado

del almacén de la empresa, en original y dos copias, de tal
modo que el original sea enviado al cliente anexado a la
mercancía, una de las copias a contabilidad y otra al
archivo.
La orden de despacho debe ser llenada sobre todo
teniendo en cuenta los siguientes campos:
 Fecha de emisión.
 Nombre de la entidad
 Nombre y dirección del cliente.
 Lugar y fecha de entrega de los productos.
 Código del producto.
 Descripción del producto.
 Cantidad ordenada del producto.
 Firma del transportista del producto.
 Firma de la persona que recepción el
producto.
 Fecha de recepción del producto
Gestiones de cobros

La gestión de cobros son las tareas

administrativas y financieras orientadas a la
captación de recursos monetarios procedentes de
una transacción económica o mercantil. Por esta
razón la labor principal de la gestión
de cobros es la obtención de la recaudación en
un organismo o empresa.

Carlos
Políticas

Es el proceso de tomar decisiones que se aplican

a todos los miembros de una entidad.
Deposito bancario

El depósito bancario de dinero como "el

contrato por el cual el banco recibe de sus
clientes sumas de dinero, cuya propiedad
adquiere, comprometiéndose a restituir otro
tanto en la misma moneda y en la forma
pactada.
Políticas

Es el proceso de tomar decisiones que se aplican

a todos los miembros de una entidad.
Control interno

 El Sistema de Control Interno establece las

acciones, las políticas, los métodos,
procedimientos y mecanismos de prevención,
control, evaluación y de mejoramiento continuo
de la entidad que le permitan tener una
seguridad razonable acerca de la consecución de
sus objetivos.
Diseño y descripción de los formularios
Todas las instituciones requieren documentar
sus transacciones, y dejar evidencia de todo el
trabajo que llevan a cabo los empleados a través
de documentos escritos. La gran mayoría de la
información correspondiente a las transacciones
que lleva a cabo la entidad, son plasmadas en
formularios.
CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS

Los formularios simples son aquellos

documentos que están representados por una
sola forma y que no poseen copias anexas.

Los formularios compuestos poseen más de

una hoja y son elaborados con base en un
formato predefinido y bajo un esquema de
almacenamiento o archivo especial.
DISEÑO DE FORMULARIOS

Facilidadpara su relleno
Reducción de las posibilidades de error
Estética
Reducción de costos
FORMULARIOS UTILIZADOS POR LA
EMPRESA

 1.- Cheques: Es un formulario utilizado para pagar a las personas o

instituciones que se le adeuda algún bien o tipo de servicio.

 2.- Recibo de Caja Chica: Este es un formulario utilizado para

dejar evidencia de todos los pagos realizados por el fondo de caja
chica.

 3.- Recibo de Ingresos: Este es un formulario utilizado para dejar

evidencia de todo el dinero recibido de los clientes.

 4.- Depósito: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar

constancia de los depósitos realizados en el Banco Popular
Dominicano.
 Cont.
 5.- Depósito de Tarjeta: Es un formulario utilizado con la finalidad de
dejar constancia de los depósitos de tarjetas realizados en el Banco
Popular Dominicano.

 6.- Factura a crédito: Es un formulario utilizado con la finalidad de

dejar constancia de las ventas a crédito al por mayor y detalle.

 7.- Recibo de Ingresos: Este es un formulario utilizado con la finalidad

de tener control sobre los ingresos diarios que tenga la Empresa.

 8.- Nota de Crédito: Este formulario es utilizado básicamente para

dejar constancia de los descuentos y devoluciones concedidos.

 9.- Orden de Compra: Este formulario es utilizado con la finalidad de

realizar determinadas compras.
Requisición de materiales

La requisición de materiales también se llama

solicitud de materiales:
 Es una hoja especial que generalmente se hace por
triplicado, exigida por el almacenista para entregar la
materia prima con destino a un trabajo específico.
 Una de las copias de esa solicitud queda en poder del
almacenista, y las otras dos se envían a los departamentos
de contabilidad y de Costos. Se establece así un control
más efectivo de los materiales que se suministran a
producción.

Luis
Cont. Requisición de materiales
 Las requisiciones pueden tomar diversas formas de
acuerdo con el tamaño y la naturaleza de la empresa.
Deben tener el nombre correspondiente o su código, con
datos sobre el número, la fecha de entrega, la clase de
trabajo en que se aplicarán los materiales, la cantidad, la
descripción y el costo unitario, así como las firmas
autorizadas del jefe de producción o cualquier otro alto
funcionario.
 Formulario de Requisición de materiales

 Compañía XYZ
 Requisición de materiales
 Requisición Nº 2 Trabajo Nº 8 Fecha de entrega: enero
10
 Cantidad
 Descripción
 Costo Unitario
 costo Total
 4 kilos de aluminio
 Barras de 1m de largo por 0.20m de ancho y 0.15 cm de grueso
 $16.000/kilo
 $64.000

 Autorizado por:______________________ Despachado
por:____________________
 Jefe de Producción Jefe de almacén

 Requisición de materiales

 1. En el almacén: una vez que se ha estudiado la requisición de

materiales y éstos se han despachado oportunamente, se procede
a registrar la salida correspondiente en el software de
Inventarios. Una de las copias se guarda en un archivo especial
y las otras dos, con destino a contabilidad general y costos, se
guardan para entregarlas cada fin de semana, o cada quince
días, según las políticas que tenga la compañía.
 2. En el departamento de costos: una vez recibidas las
requisiciones, se separan las directas de las indirectas; las
directas se suman y el total se coloca en la hoja de costos por
trabajo en la sección correspondiente a los materiales directos.
3. En el departamento de contabilidad general: se separan y
se suman las requisiciones de materiales directos y se hace el
siguiente registro:
Código Cuenta Débito Crédito
7105 -Costo materia prima Xxxxx
1254 directa xxxxx
5478 -Costo Indirecto fabricación
5478 -Inventario de materia
prima Xxxxx
-Inventario materia xxxxx
indirecta
 Cuando la orden de trabajo es terminada se deben asignar los
costos indirectos a la hoja de costos para cerrarla.

Código cuenta debito credito

7104 -Inventario
1254 productos en
5478 proceso
5478 -Costo materia
prima directa
-Costo Indirecto
fabricación(mater
ial indirecto)
VALORACION DE LAS
MERCANCIAS Y REGISTROS
CONTABLES
Valoración
La valoración de existencias se contempla en
la norma de valoración 13.ª del PGC. En
ella, se establece que se hará al precio de
adquisición o al coste de producción.

Yadermis
METODOS PARA LA VALORACION DE
INVENTARIOS DE MERCANCIAS
 Las empresa deben valorar sus mercancías para determinar el
costo de sus inventarios, el costo de ventas y la utilidad en ventas
en cada periodo contable.

 Actualmente se utilizan los siguientes métodos para valorar los

inventarios:

 METODO DEL PROMEDIO PONDERADO

 METODO PEPS
 METODO UEPS
 METODO DE IDENTIFICACION ESPECIFICA
 METODO RETAIL
 DISEÑO Y REPORTES DE
INFORMES GERENCIALES

 Sedenominan informes gerenciales a los informes

presentados por el gerente de una empresa. Los informes
gerenciales están dirigidos a los directivos de la empresa.

 Pararealizar un informe el gerente utiliza los respectivos

informes presentados por los jefes de área, contadores,
administradores, jefes de personal y personal
correspondiente, con los cuales realiza el informe
correspondiente.
LOS DATOS NECESARIOS EN UN INFORME SON:

 Nombre del gerente

 Nombre de los auxiliares responsables (Administradores y contadores)
 Fecha
 Dirección de la sucursal o de la empresa
 Fuentes
 Recomendaciones
 Anexos correspondientes.
DEFINICION DE POLITICAS Y CONTROLES
INTERNOS

POLITICAS

 Cuando hablamos de políticas, por lo general pensamos en

restricciones o condiciones que debemos de cumplir en ciertos
ámbitos de negocio dentro de la empresa; sin embargo, las
Políticas Corporativas son lineamientos que sirven como “marco
de referencia” para la operación de uno o varios dominios de
negocio, son las “reglas del juego”, las cuales están orientadas a
estandarizar el comportamiento y ejecución de éstos por los
empleados de una organización.
CONTROLES INTERNOS
 El control interno ha sido diseñado, aplicado y considerado
como la herramienta más importante para el logro de los
objetivos, la utilización eficiente de los recursos y para obtener
la productividad, además de prevenir fraudes, errores violación
a principios y normas contables, fiscales y tributarias.

 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO:

 Todos los elementos que componen el control interno deben

gravitar alrededor de los principios de calidad e idoneidad,
entre ellos se encuentran:
 Planeación, Organización, Procedimientos, Personal,
Autorización, Sistema de información, Supervisión.
 DISEÑO Y DESCRIPCION DE
FORMULARIOS USADOS
 Los formularios son los modelos que se utilizan para capturar información
para el registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad.
 Todas las instituciones requieren documentar sus transacciones, y dejar
evidencia de todo el trabajo que llevan a cabo los empleados a través de
documentos escritos. La gran mayoría de la información correspondiente a
las transacciones que lleva a cabo la entidad, son plasmadas en formularios.
 Con el avance de la tecnología de información, muchos
formularios están siendo sustituidos por operaciones
registradas en forma electrónica y debido a ello las
operaciones y transacciones que soportan los registros
contables son iniciadas, autorizadas y procesadas en forma
electrónicas, en donde inclusive las personas que transan las
operaciones no llegan a conocerse personalmente.