Comment réalisez-vous une analyse d’impact relative à la protection des données pour les activités de votre association ?

1 Étape 1 : Déterminez si vous avez besoin d’une AIPD

Toutes les activités de traitement de données ne nécessitent pas une AIPD, mais certaines le font, surtout si elles impliquent de nouvelles technologies, des données sensibles ou à grande échelle ou des risques élevés pour les individus. Vous devez consulter les conseils et les critères fournis par votre autorité de protection des données ou votre régulateur compétent pour déterminer si vous avez besoin d’une AIPD pour votre activité spécifique. Si vous n’êtes pas sûr, il est préférable de pécher par excès de prudence et de procéder à une AIPD de toute façon.

2 Étape 2 : Décrire votre activité de traitement des données

L’étape suivante consiste à fournir une description claire et détaillée de votre activité de traitement des données, y compris le but, la portée, le contexte et la base juridique de l’activité. Vous devez également identifier les sources de données, les catégories, les destinataires et les périodes de conservation des données personnelles concernées. Vous pouvez utiliser un modèle ou une liste de contrôle pour documenter ces informations et les rendre faciles à suivre.

3 Étape 3 : Évaluer la nécessité et la proportionnalité de votre activité de traitement des données

Une fois que vous avez décrit votre activité de traitement des données, vous devez évaluer si elle est nécessaire et proportionnée pour atteindre votre objectif légitime. Vous devez tenir compte des avantages et des risques de l’activité, ainsi que de toute autre façon ou moins intrusive d’atteindre le même objectif. Vous devez également vous assurer que vous respectez les principes de protection des données, tels que la minimisation, l’exactitude, la sécurité et la responsabilité des données.

4 Étape 4 : Identifier et évaluer les risques pour les individus

Le cœur de l’AIPD est d’identifier et d’évaluer les risques que votre activité de traitement des données pose aux droits et libertés des individus, tels que la vie privée, la confidentialité, la sécurité ou la discrimination. Vous devriez utiliser un cadre ou une méthodologie d’évaluation des risques pour évaluer la probabilité et la gravité de chaque risque, ainsi que l’impact potentiel sur les individus. Vous devriez également consulter les parties prenantes concernées, telles que les personnes concernées, le personnel, les membres ou les experts, pour obtenir leurs points de vue et leurs commentaires.

5 Étape 5 : Mettre en œuvre des mesures pour atténuer ou éliminer les risques

Après avoir identifié et évalué les risques, vous devez mettre en œuvre des mesures pour les atténuer ou les éliminer. Ces mesures peuvent inclure des solutions techniques, organisationnelles ou contractuelles, telles que le cryptage, l’anonymisation, le contrôle d’accès, la formation du personnel ou des accords de partage de données. Vous devez également surveiller et examiner l’efficacité de ces mesures et les documenter dans votre rapport d’AIPD.

6 Étape 6 : Communiquez et documentez votre AIPD

La dernière étape consiste à communiquer et à documenter votre processus et vos résultats de l’AIPD. Vous devriez préparer un rapport d’AIPD qui résume vos conclusions et recommandations, ainsi que tous les risques résiduels que vous acceptez ou transférez. Vous devez également communiquer vos résultats d’AIPD à vos parties prenantes concernées, telles que votre conseil d’administration, votre direction, votre personnel, vos membres ou votre APD. Vous devez garder votre rapport DPIA à jour et accessible, car il peut servir de preuve de votre conformité et de votre responsabilité.