Cahier des charges d’un logiciel

CAHIER DE
CHARGE
LOGICIEL
DÉVELOPPEMENT D’UN LOGICIEL

Nom de l’entreprise : ACTIVSPACES

Nom du projet : ActivManager

Personne à contacter dans l’entreprise : Yves

Tamu

Adresse :

Tel :

Email :

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SOMMAIRE

A. Présentation de l’entreprise
A.1. Les objectifs
A.2. Les cibles
B. Développement du logiciel
B.1. Caractéristiques et fonctionnalités
B.2. Structure du logiciel
C. Charte graphique du logiciel
A. Les spécificités et les livrables
D.1. Les contraintes techniques
D.2. Le planning

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A. PRESENTATION DE L’ENTREPRISE

ActivSpaces est un tech-hub fournissant aux entrepreneurs un espace de co-

working et des services d'incubation et d'accélération. Il est situé à l'immeuble
Tecno (à côté de Douala Stock Exchange), boulevard de la Liberté, Akwa –
Douala.

Vision et Objectifs

L’African Center of Technology, Innovation and Ventures Spaces (ActivSpaces) est une association qui a pour

but d’accompagner les porteurs de projets dans le domaine de la Technologie. Il s’agit d’un incubateur qui œuvre

pour le développement d’un environnement favorable à la promotion des TIC et de l’Entrepreneuriat en Afrique,

et particulièrement au Cameroun. De ce fait, l’organisation met à la disposition de jeunes entrepreneurs un

ensemble de moyens pour les aider à lancer leurs startup

Fonctionnement

Les startups incubées à ActivSpaces bénéficient gratuitement d’un espace de travail avec connexion internet haut-

débit, une salle de réunion, un matériel de secrétariat bureautique pour assurer leurs conditions de travail et

l’évolution de leurs projets.

Programmes et accompagnement

Pour aller plus loin dans sa mission, le premier incubateur camerounais lance chaque année son BootCamp, un

programme d’accélération qui permet aux startups incubées de quitter le stade d’incubation une fois le projet

devenu viable, et d’accéder aux financements que des investisseurs mettent à disposition des startups

sélectionnées pendant le Pitch Day.

 
ActivSpaces propose des services de co-working aux petites entreprises. L’association fournit aussi aux grandes
entreprises et organisations, des prestations en termes d’accompagnement et supervision d’initiatives portant sur

Analyse de l’existant :

ActivSpaces contient plusieurs services qui sont

- La location du coworkingspace (espace de tarvail)
o L’espace de coworking est un lieu qui propose la location de bureaux au mois, à la journée
ou à l’heure avec une offre de services.
o La communauté de coworkers partagent des espaces communs, et dispose de bureaux
ouverts ou privés.
o Le futur co-worker rencontre le receptionnsite qui au terme de leurs echanges il enregistre :
 son nom

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 son prenom
 la start up
 le nombre de mois, (jour)
 la date de debut,
 le montant,
 la periode.
o Après cela, celui qui est à l’acceuil lui remet une facture dans laquelle elle comporte :
 le nom de la facture,
 son identifiant,
 le montant,
 le nombre de mois,
 l’espace qu’il a loué.
o Quel que soit le type de bureau proposé, deux formules existent pour louer les postes de
travail :
 le forfait résident : Le forfait résident consiste à fournir aux coworkers un poste de travail de manière
illimitée pendant les heures d’ouverture. Le coworker paye un tarif identique chaque mois quelques
soit le temps passé dans le coworking
 le forfait nomade : Au contraire, le forfait nomade, permet aux coworkers de ne payer que le temps
passé dans l’espace de coworking. Ils ne disposent donc pas d’un poste de travail réservé mais
s’installent là où ils le souhaitent dans la limite des places disponibles. Ils payent alors à l’heure ou à
la journée.
o Afin d’aménager ces postes de travail, le gérant du coworking doit mettre à disposition des
coworkers
 des bureaux,
 des chaises,
 des lampes,
 des prises électriques ou encore
 des espaces de rangements afin que les coworkers puissent laisser leurs effets personnels dans un
endroit sécurisé lorsqu’ils s’absentent.
 Le coworking peut également proposer aux coworkers un service d’impressions et
de photocopies. Ce dernier aura un coût non négligeable dans les frais de
fonctionnement du coworking. Par conséquent, afin d’amortir ce coût, ce service est
proposé soit de manière payante, soit de manière gratuite mais avec un coût la
plupart du temps répercuté dans le prix du forfait mensuel.

 Le coworker n’ayant pas fini le nombre de mois se verra rembourser les mois
auxquelles il n’était présent. Il peut aussi lors de la transaction payé par Orange
Money ou bien cash, il est précisé qu’il doit payer avant d’avoir l’espace. Les
informations qui sont enregistrées dans la facture sont son nom, le nom de Start up,
date de début, date de fin, montant, nombre de mois, id facture. Ces derniers sont
enregistrée dans un formulaire ou elle est imprimée et remis au futur cowoker

 La location de la salle de réunion,

 Une salle de réunion est un espace à multiples usage qui sert de lieu d’accueil pour
les rencontres entre partenaires. Les commodités recherchées pour une salle de
réunion sont l’accessibilité et un bon aménagement. Ainsi les personnes ayant accès
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à la salle de réunion sont des co-wokers ou toute autre personne voulant avoir accès
à la salle de réunion. La salle de réunion est disponible en fonction des tranches
horaires disponibles. La coworker ou tout autre personne en question devra donner
les heures auxquelles ils souhaitent tenir sa réunion il paye un montant en fonction
du nombre d’heures et le jour qu’il souhaite la tenir.

 Le réceptionniste verra dans l’agenda hebdomaire si les heures et le jour sont libres
si oui la personne donne l’argent et le réceptionniste note dans l’agenda
hebdomadaire. À noté que le Lundi hebdomadairement se tient une réunion du staff
donc il devra en avertir la personne.
 S’il valide une facture comprenant :
 L’id de la facture,
 le nom de la personne,
 le nombre de personnes présentent à la réunion, xxx
 la plage horaire de disponibilité,
 le jour,
 le montant
 Elle sera remis à cette personne.

 la location du makerspace
o C’est l’atelier de création et d’innovation d’ActivSpaces. Cet espace est géré comme suit :
 Une personne arrive à ActivSpaces et rencontre le réceptionniste et lui fait part de son souhait
d’avoir accès au Makerspace
 Le réceptionniste le redirige vers la responsable du makerspace
 Celle-ci reçoit cette personne et prend ses doléances :
 CAS 1 : La personne vient pour une formation
o La responsable enregistre ses coordonnées (nom, prénom, numéro de cni, adresse mail,
numéro de téléphone, profession, formation souhaitée) sur papier, présente la période et les
horaires de formation à l’intéressé et l’envoie vers le caissier pour payement.

 CAS 2 : La personne vient pour une location du matériel du makerspace

o La responsable enregistre ses coordonnées (nom, prénom, numéro de cni, profession, adresse
mail, numéro de téléphone, entreprise/startup) sur papier, s’entend sur une plage horaire et la
période de location avec l’intéressé et l’envoie vers le caissier pour payement après s’etre
rassurée de si oui ou non l’intéressé maitrise l’utilisation des appareils concernés.
 L’interessé se rend à la caisse. Le caissier établit une facture selon qu’il soit là pour une formation ou
pour une location du matériel et selon la période pendant laquelle il s’en servira. Deux cas de figure
sont possibles :

 CAS 1 : L’intéressé paye

 Le caissier encaisse l’argent et élabore une facture manuscrite comportant les infos
du client et du caissier. Un exemplaire est remis au client tandis qu’un autre (la
souche) est gardé en archive à ActivSpaces. Le client prend alors connaissance des
jours et plages horaires libres puis choisit.

 CAS 2 : L’intéressé ne paye pas

 Il s’en va et il n’y a pas de suite.

 La location du matériel (imprimente, photocopieuse)

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Les équipements tels que l' imprimante, la photocopieuse sont utilisés par tous les clients
d'ActivSpaces et les paiements sont effectués à l'utilisation en fonction de l'heure et du nombre
de pages ou de documents à imprimer ou à photocopier.
Si un client souhaite utiliser l’un de ces équipement :
o  Il rencontre caissier et lui fait part de sa doléance
o  Le caissier demande au client le nombre de pages qu'il ou elle veut imprimer ou
photocopier puis donne le montant
o  Une fois que le montant d'argent a été versé au caissier , il donne ensuite l'autorisation
au client mais aucune facture n'est émise.
 location du hall
Le hall est la salle principale d’ActivSpaces. Elle peut etre utilisée pour divers évènements. Ce
service est géré de la manière suivante :
 Une personne arrive à ActivSpaces et rencontre le réceptionniste
 Le réceptionniste prend connaissance des doléances de la personne puis enregistre ses coordonnées
et donne les informations/renseignements correspondants au hall
 La personne prend connaissance de ces informations et a une alternative : Soit il paye et fixe la
période de début d’utilisation du hall avec le caissier, Soit il s’en va sans payer et prend rendez-vous
pour une prochaine rencontre dans le but de payer pour ce services ou encore s’en va car n’est pas
intéressé par l’offre.
 CAS 1 : La personne paye
 Le caissier encaisse l’argent et élabore une facture manuscrite. Un exemplaire est
remis au client tandis qu’un autre (la souche) est gardé en archive à ActivSpaces. Le
client prend alors connaissance des jours et plages horaires libres puis choisit.

 CAS 2 : La personne ne paye pas

 Il s’en va et il n’y a pas de suite.

 location des boxes,

 Le box est une structure en forme de placard avec différentes pièces dans lesquelles les choses
peuvent être gardées et chaque compartiment du placard ayant ses propres clés.
 Il est utilisé par deux groupes de personnes: les co-workers et les startups d'ActivSpaces
o Les startups
 Les startups utilisent la box gratuitement sans paiement suivant le cheminement suivant :
  Le représentant de la startup d'ActivSpaces  rencontre le réceptionniste  et lui présente ses
souhaits.
  Le réceptionniste reçoit alors les souhaits des clients .
  Le réceptionniste vérifie si le client est une startup d’ActivSpaces.
  Dans le cas où il est une startup actuelle d' ActivSpaces , une box lui est allouée et une clé de la
box lui est remise. Mais s'il n'est pas une startup en cours, l'accès à la box est refusé.
o Les co-workers
 Si un co-worker souhaite utiliser un box
   Il doit rencontrer le réceptionniste et lui faire part de ses souhaits.
  Le réceptionniste reçoit alors les souhaits des clients.
  Il vérifie pour savoir si le client est un co-worker actuel d’ActivSpaces.
 Dans le cas où il ou elle est un collaborateur ActivSpaces actuel :

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  Le réceptionniste demande combien de temps le client souhaite utiliser la box.
  Après que la période pendant laquelle le client souhaite utiliser la boîte ait été donnée le co-
worker est facturé une somme de 10000 frs par mois par box à louer par le caissier
  Lorsque l'argent est payé, le co-worker reçoit une facture du caissier avec les informations
données dans la description de la gestion du coworkingspace et une boîte lui est allouée.
  La clé de la boîte est remise au co-worker.
 Les formations.
o ActivSpaces propose des formation liées à l’informatique industrielle, l’électronique et bien
d’autres volets de la technologie et de l’innovation. La gestion de ce service a été donnée
dans la gestion du makerspace.

A.1. Propositions d’amélioration

Au vu des manquements de l’existant, nous proposons d’apporter les solutions suivantes :

- La facturation numérisée avec possibilité d’imprimer pour chaque service qui en nécessite
- La souscription à chaque service par le client en donnant ses informations au réceptionniste qui les
entrera dans la partie « souscription » de l’aplication
- Le mailing permettant le contact avec la clientèle (probable et confirmée)
- Historique des souscriptions et des facturations
- Enregistrement des arrivées et des départs
- Déclaration d’absence après 3jours
- Enregistrement des présences
- Enregistrement du nombres de personnes
- Elaboration d’un calendrier rappelant l’organisation de l’occupation de la salle de réunion
- Etablissement des badges spéciaux accordés aux souscripteurs de chaque service afin de mieux les
répertorier et avoir un enregistrement précis des présences et des absences

A.2. Les cibles

Notre application sera utilisée par le comptable et le responsable des communautés. Ils auront
chacun des login et password différents les un des autres et surtout confidentiels ( les passwords) et auront
des accès différents. Aucune formation préalable et précise (sinon l’utilisation basique d’un ordinateur) ne
sera nécessaire pour manipuler l’application.

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B. DÉVELOPPEMENT DU LOGICIEL
B.1. Caractéristiques et fonctionnalités

Quel type de logiciel souhaitez-vous développer ?

Partie 1 (un choix maximum) :

Logiciel de système d’exploitation

Logiciel d’application
Partie 2 (un choix maximum) :

Logiciel gratuit
L’utilisateur peut se procurer le logiciel gratuitement par le biais d’un téléchargement
par exemple

Logiciel libre
Le code-source du logiciel est ouvert et peut être modifié par l’utilisateur

Précisez la propriétaire
Logiciel catégorie deetvotre logiciel
payant
Ce type de logiciel est vendu à l’utilisateur

Antivirus Courrier électronique

Navigateur Internet Messagerie instantanée

Voix sur IP (type Skype) Photo

Bureautique Lecture audio/vidéo

…………………………………………………………………………………………………………………
Jeux Dessin / Graphisme

Torrent Mixage / Montage

Notre logiciel devra être en même de gérer les services énoncés dans l’existant et y apporter les
amélioration proposées plus haut.
Autre

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ActivServices aura des droits d’accès selon les utilisateurs et leurs coordonnées.Nous y intègrerons aussi
un système d’authentification avec id et password ainsi qu’un outils d’analyse et de statistiques. Pour
s’assurer de la fiabilitéet de l’utilité de notre site, nous le ferons bilingue selon les deux langue officielles de
notre pays que sont le français et l’anglais

C.2. Structure du logiciel

Définissez les différentes rubriques et sous-rubriques de votre logiciel qui constitueront le
menu et le sous-menu

Les rubriques seront classées par activités. Dans ces activités nous aurons des modules. Ces activités et leurs
modules sont:
 La location du coworkingspace (espace de tarvail),
- Module Client
- Module Réceptionniste
- Module Facturation
- Module Administrateur
- Module Caissier
- Module Location
 La location de la salle de réunion
- Module Client
- Module Réceptionniste
- Module Administrateur
- Module locations
 la location du makerspace
- Module Client
- Module Réceptionniste
- Module Location
- Module Caisser
 La location du matériel (imprimante, photocopieuse)
- Module Client
- Module Administrateur
- Module Equipements
- Module Location
 location du hall
- Module Client
- Module Caissier
- Module Administrateur
- Module Facture
- Module Réceptionniste
- Module Location
 location des boxes
- Module Client
- Module Réceptionniste
- Module Administrateur
- Module Facturation
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- Module Location
 Les formations.
Voir Makerspace.

E. LES SPECIFICITES ET LES LIVRABLES

E.1. Les contraintes techniques

- Il faut que toute interface de l'application soit homogène, en effet, les

différentes pages doivent suivre le même modèle de représentation (couleurs,
images, textes défilants, etc.).

- Il faut que toute interface de notre application soit homogène, en effet, les
différentes pages doivent suivre le même modèle de représentation (couleurs,
images, textes défilants, etc.).

- Le code doit être extensible et maintenable pour faciliter toute opération

d'amélioration ou d'optimisation

E.2. Le planning
Ajoutez un agenda des dates souhaitées pour la validation des différentes étapes :

• Date de la création des prototypes

• Dates des tests
• Date de la validation des prototypes
• Date de mise en ligne
Notre planing se constituera comme suit
 Nous ferons une analyse par la méthode MERISE du 21/09 au 27/09/2020 par.
 Après l’analyse, nous allons nous attaquer à l’implémentation de la base de donnée avec MySQL.
Cette phase sera gérée par Laryssa Bilogo du 28/09 au 05/10/2020
 Nous passerons ensuite au Front End avec la conception et la présentation des premiers prototypes
d’interfaces. Ceci sera géré par Dorian Wontcheu du 05/10 au 10/10/2020. Les langages utilisés
seront HTML, CSS, JavaScript, Bootstrap, JQuery.
 En parallèle du Front End nous gérerons le Back End en PHP géré par Jordan Moukam du 05/10 au
27/10/2020.
 Les tests se feront par phases selon les directives proposées par Les memebres de l’équipe du.
 La mise en ligne est prévue pour 29/10

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