Comment gérer sa trésorerie au quotidien ?

Un simple dispositif de surveillance quotidienne des soldes bancaires n’est pas suffisant.

Voici les étapes à suivre pour gérer votre trésorerie au quotidien, démarche qui s’articule autour de deux axes :

1. S’assurer d’abord de la fiabilité des informations,

2. Agir ensuite pour diminuer, dans la mesure du possible, le poids des frais bancaires.

L’aide à la gestion quotidienne propose une vision synthétique de l’état d’avancement des étapes décrites ci-
dessous.

1 / Vérifier la fiabilité des informations qui permettent ensuite le calcul des soldes réalisés et
prévisionnels :

Etapes Commentaires

Cette étape est indispensable :

1. Intégration le calcul des soldes, réalisés et
des extraits prévisionnels, s'appuie sur le
bancaires solde final du dernier extrait
reçu.

2. Cette étape est indispensable

Rapprochement pour éviter les doublons
comptable d'écritures.

Cette étape a un objectif double

:
Cette étape est
indispensable - avoir une vision globale des
pour éviter les retards de règlement,
doublons
d'écritures. - décaler les prévisions pour
lesquelles la date d'exécution a
été ré-estimée.

2 / Agir pour limiter l’impact d’un solde débiteur :

Etape Commentaire

L'équilibrage consiste à :

4. - effectuer un virement d'un compte

Equilibrage
créditeur vers un compte débiteur
des comptes
- affecter le compte bancaire aux
encaissements et décaissements à
 Etape Commentaire

venir, en fonction de la tendance de

la courbe soldes par compte
bancaire.

5.
Vérification
Cette vérification est indispensable
des
pour anticiper un éventuel
autorisations
dépassement.
de
découvert

Vérifier la fiabilité des informations

L'incorporation des extraits

Les soldes, qu’ils soient réalisés ou prévisionnels, s’appuient toujours sur les mouvements bancaires issus des
extraits de comptes.

Il est donc impératif, pour que les soldes soient corrects, d'avoir intégré les derniers relevés bancaire avant un
arbitrage éventuel. Le dernier relevé bancaire correspond au relevé en date J-1 (en date de vendredi quand J
est un lundi).

L’intégration peut être lancée dans n’importe quel module : Sage Comptabilité, Sage Moyens de paiement ou
Sage Trésorerie.

Exemple

Trésorerie : Traitement / Synthèse du jour, onglet Soldes du jour :

Le rapprochement comptable

La fiabilité des soldes restitués en Trésorerie est dépendante du rapprochement effectué en Comptabilité : celui-
ci doit être lancé chaque jour, pour éviter des mouvements en doublon.

Exemple 1 :

Ecriture comptable non rapprochée – Chèque au décaissement – émis le 08/03, positionné en date d’opération
le 12/03.
Le montant du chèque est débité le 12/03, il figure dans l’extrait du 12/03 reçu le 15/03.

Même si le rapprochement n’est pas effectué en Comptabilité, seul le mouvement bancaire sera pris en compte
dans le calcul des soldes (l’écriture comptable est considérée comme échue, sa date d’opération est ≤ à la
date du dernier extrait reçu).

Exemple 2 :

Ecriture comptable non rapprochée – Chèque au décaissement – émis le 08/03, positionné en date d’opération
le 15/03.
Le montant du chèque est débité le 12/03, il figure dans l’extrait du 12/03 reçu le 15/03.

- Le rapprochement comptable n’est pas lancé : le même montant est pris en compte 2 fois, en tant que
mouvement bancaire et en tant que prévision comptable.
 - Le rapprochement comptable est lancé : l’écriture comptable n’est alors plus prise en compte (seules les
écritures comptables non rapprochées sont lues sur les journaux de trésorerie).

Remarque – Lettrage : Il est également impératif, lorsqu’un règlement est saisi, de le lettrer avec la facture
d’origine. Dans le cas contraire, le montant figurerait en double en Trésorerie (prévision issue de l’écriture de
facturation et prévision issue de l’écriture de règlement).

Lorsque le règlement est partiel, un pré-lettrage permet de ne récupérer en trésorerie que le montant restant à
régler.

Remarque – Actualisation : Lorsque le dossier Trésorerie est ouvert, toute modification en Sage Comptabilité
doit être suivie d’une actualisation des prévisions comptables, pour une prise en compte immédiate.

Le traitement des prévisions échues

Les prévisions échues ne sont pas intégrées dans le calcul des soldes.

Vous devez donc vérifier la raison pour laquelle la prévision est échue et, éventuellement, la décaler pour la
réintégrer dans le calcul des soldes.

Pourquoi les prévisions sont-elles échues ?

Prévision comptable échue non réglée

Rappel : Une prévision comptable échue non réglée est une prévision comptable, issue d’un journal autre que
trésorerie (achat, vente, …), dont la date d’opération est < à la date du jour.

Explication Action

Retard de
paiement -
Ré-estimer la date d'opération et
le retard est
décaler la prévision comptable en
maîtrisé
conséquence
(négociation
d'un délai)

Retard de
paiement -
le retard
Il est préférable de ne pas décaler la
n'est pas
prévision, afin de ne pas fausser la
maîtrisé
position de trésorerie à court terme
(client
douteux par
exemple)

Prévision de trésorerie échue - Prévision comptable échue non rapprochée

Rappel :Une prévision de trésorerie échue est une prévision dont la date d’opération est ≤ à la date du dernier
extrait bancaire reçu.
Une prévision comptable échue non rapprochée est une prévision comptable, issue d’un journal de trésorerie,
dont la date d’opération est ≤ à la date du dernier extrait bancaire reçu.
 Explication Action

Le
rapprochement
n'a pas été
effectué, il Rapprocher l'écriture comptable
existe un avec le mouvement bancaire (la
mouvement prévision ne doit pas être prise
bancaire en compte dans les soldes)
correspondant
à l'écriture
comptable

La prévision
comptable
n'est pas
positionnée
correctement
en date
d'opération
Ré-estimer la date d'opération et
(par exemple,
décaler la prévision comptable
une remise de
en conséquence
chèque
positionnée à
la date de
consti- tution
du bordereau
et non à la
date de dépôt)

Où consulter les prévisions échues ?

Les prévisions échues peuvent être visualisées en Synthèse du jour, volet Prévisions échues.

Attention ! Seules les prévisions de nature exploitation sont affichées (les prévisions de nature financière, même
échues, ne seront pas présentées ici).

Agir pour limiter l'impact d'un solde débiteur

Equilibrage des comptes

L’étape suivante est l’équilibrage des comptes, après :

L’intégration des extraits bancaires,

Le rapprochement comptable,
Le décalage éventuel des prévisions échues.

L’équilibrage des comptes consiste à transférer les excédents de trésorerie pour financer les comptes débiteurs,
ce qui se traduit par :

1. Eviter la coexistence de comptes débiteurs et créditeurs

2. Orienter les décaissements et encaissements de manière à atteindre une position globale de trésorerie
équilibrée.

1/ Eviter la coexistence de comptes débiteurs et créditeurs

Un compte bancaire créditeur n’est généralement pas rémunéré.

Un compte bancaire débiteur est soumis à la commission de découvert et à la commission du plus fort
découvert.

Il est donc impératif d’équilibrer les comptes bancaires (à la date du jour) par un virement de trésorerie
interbancaire (entre 2 comptes de banques différentes, pour une même société) ou intragroupe (entre 2
comptes de même banque, pour 2 entités du groupe).

Les soldes du jour sont visualisés en Synthèse du jour, .Volet Soldes du jour. Le bouton Equilibrer permet
d’ouvrir l’écran de saisie des virements de trésorerie :

Un glisser / déposer des comptes à équilibrer permet une génération automatique du virement
correspondant :
Le compte créditeur est positionné en compte émetteur,
Le compte débiteur en compte destinataire,
Le montant calculé correspond au solde négatif, dans la limite du montant disponible sur le compte
créditeur.
Dès la saisie, l’impact peut être visualisé en Soldes du jour (ainsi que dans les différents états d’analyse
disponibles en Synthèse : situation de trésorerie, situation nette, analyse des soldes). Le virement est
effectivement créé après enregistrement. Il peut alors être télétransmis auprès de la banque via Sage
Moyens de paiement.

2/ Orienter les décaissement et encaissements

Pour corriger les soldes à court terme, il est possible d’orienter les décaissements et encaissements à venir.

Exemple

Effectuer la prochaine remise de chèques sur le compte Société Générale, fortement débiteur, plutôt que sur le
compte Le Crédit Lyonnais, qui, lui, est créditeur sur toute la période.

Cette réaffectation peut s’effectuer à partir de la situation de trésorerie (le zoom propose la liste des prévisions
composant le cumul : un bouton Réaffecter permet de modifier le compte bancaire) ou de la liste des
prévisions.

Le compte ainsi modifié sera affiché dans Moyens de paiement (zone Banque remise), si l’échéance est créée
par sélection des écritures non lettrées.

Vérification des autorisations de découvert

L’équilibrage doit être effectué dans la limite des découverts autorisés.

Les soldes du jour par banque, en Synthèse du jour, met en évidence les éventuels dépassements.

Dans ce cas, il peut être intéressant d’utiliser l’autorisation de découvert sur les banques BNP Paribas et Le
Crédit Lyonnais pour éviter un dépassement sur la banque Société Générale (ce dépassement est
probablement fortement majoré et peut, de surcroît, augmenter le montant du plus fort découvert).

Exemple
Solde constamment débiteur Solde à la fois débiteur et créditeur mais forte pointe en fin de mois, qui
mais pas de pointe va générer une commission du plus fort découvert élevée
Comment utiliser mes prévisions de trésorerie ?
L’usage diffère selon que l’'application Sage Comptabilité est mise en place ou non.

L'application Sage Comptabilité est installée

Si l'application Comptabilité Sage est installée, la gestion prévisionnelle est constituée par les prévisions
comptables :

Prévisions comptables issues des journaux de trésorerie (c’est-à-dire les écritures de règlement) pour
constituer les prévisions court terme,
Prévisions comptables issues des autres journaux (c’est-à-dire les écritures d’achat, de vente, …) pour
constituer les prévisions à un horizon de quelques mois.

Toute écriture étant enregistrée en comptabilité, aucune saisie n’est nécessaire en trésorerie.

Néanmoins, la saisie des prévisions de trésorerie peut être utilisée dans deux cas de figure :

Ponctuellement, pour enregistrer une écriture non passée en comptabilité (par exemple, le montant du
ticket d’agios),
Pour positionner des montants de type budget de trésorerie.

Dans ces deux cas, il faudra être attentif à supprimer ou pointer manuellement la prévision de trésorerie dès que
l’écriture est comptabilisée, pour éviter tout doublon.

Etapes

1. Saisie d'une prévisions de trésorerie

Comment créer des prévisions de trésorerie?
2. Impact : Listes de prévisions, Tableaux de bord (Analyse des soldes, Situation de trésorerie,...°
3. Pointage manuel ou suppression, lorsque le montant est enregistré en comptabilité

L'application Sage Comptabilité n'est pas installée

Si l'application Sage Comptabilité n'est pas présente, les prévisions de trésorerie permettent de réajuster le
solde bancaire en positionnant les dépenses et recettes engagées, non passées en banque.

Ces prévisions peuvent être alimentées de deux façons :

Par la saisie,
Par l’importation d’un fichier (par exemple, un fichier d’écritures extraites d’une application comptable autre
que Sage 100 Comptabilité).

Attention ! Les écritures importées via l’interface Import paramétrable sont créées en tant que prévisions de
trésorerie.
Les prévisions comptables sont TOUJOURS des écritures lues en Sage Comptabilité.

Etapes

1. Saisie ou importation d'une prévision de trésorerie

Comment créer des prévisions de trésorerie?
2. Impact : Liste des prévisions, Tableaux de bord (Analyse des soldes, Situation de trésorerie,....)
3. Pointage avec les mouvements bancaires, lorsque le montant figure sur le relevé des comptes
Comment créer des prévisions de trésorerie ?
Traitement > Saisie des prévisions de trésorerie

La saisie d’une prévision de trésorerie est similaire à la saisie d’une écriture comptable (ergonomie, zones
proposées, contrôles).

Les zones spécifiques sont les suivantes :

Exonéré

Si oui, la prévision n’est pas incluse dans le montant soumis à la commission de mouvement (dans le ticket
d’agios).

Nature de flux

La nature de flux est reprise en Situation de trésorerie : la catégorie associée à la nature (exploitation ou
financière) conditionne l’affichage de la prévision dans la partie haute (exploitation) ou basse (financière).

La liste des natures de flux est renseignée en Paramètres société / Comptes généraux / Natures de flux. Cette
liste correspond au paramétrage livré par défaut, et est modifiable :

Date de valeur

Elle peut être saisie ou déduite de la date d’opération (application des conditions de valeur paramétrées pour la
banque ou, à défaut, en Paramètres société / Banques / Code interbancaire, en fonction du sens et du mode de
règlement de la prévision).

Importation des prévisions de trésorerie

Définition du format

Fichier > Format import – export paramétrable > Définition du format

Le type de données associé à l’importation des prévisions est Prévisions de trésorerie (Ecritures comptables
est réservé à l’exportation des opérations financières).

Les zones suivantes sont obligatoires :

Type de pièce

Cette zone est destinée à indiquer si l’écriture comptable est une facture ou un règlement : le type de pièce
détermine le sens du montant.

Exemple

Un montant sur un compte comptable 401 au crédit est considéré comme un décaissement s’il s’agit d’une
facture, comme un encaissement s’il s’agit d’un règlement.

N° compte général
Le numéro de compte général permet d’affecter une nature de flux à la prévision de trésorerie.

Pour les écritures de type facture, un filtre est appliqué : seules les écritures dont le compte général est associé
à une nature de flux de type exploitation sont prises en compte (ce qui permet, par exemple, pour les écritures
de type facture récupérées en partie double, de ne lire que l’écriture sur le compte 4xxx et d’ignorer l’écriture sur
le compte 6xxx ou 7xxx).

Montant

Il est obligatoire de sélectionner une des possibilités suivantes :

Montant signé,
Montant + Sens,
Montant débit + Montant crédit.

Le format est enregistré sous l’extension EMT.

Importation du fichier

L’importation est effective après sélection du format (xxx.EMT) et du fichier (xxx.TXT).

Si une erreur de type bloquant existe dans le fichier, elle est affichée immédiatement. S'il s'agit d'une erreur sur
une écriture, elle est consignée dans le journal de traitement (disponible sous Edition / Afficher le journal de
traitement).
Comment les prévisions de trésorerie sont-elles gérées
dans l'application ?
Les prévisions de trésorerie sont regroupées dans la liste des prévisions et impactent principalement les
tableaux de bord et les états d'analyses, sous certaines conditions.

Liste des prévisions

Traitement > Liste de prévisions

Elles sont symbolisées comme suit :

L'icône , dans la colonne Type, identifie les prévisions de trésorerie.

L'icône , dans la colonne Origine, distingue celles issues d’un import de fichier (la zone est vide pour les
prévisions saisies).
Une prévision de trésorerie est toujours de niveau Encours.

Actions

Les boutons fonctions en haut de la liste donnent accès aux actions suivantes :

Réaffecter

La fonction Réaffecter propose la modification du compte bancaire pour les prévisions sélectionnées.

La réaffectation du compte bancaire n’est pas autorisée pour :

les prévisions de trésorerie pointées,

les prévisions de trésorerie issues d’une opération financière,
les prévisions comptables issues d’un journal de trésorerie.

Pour réaffecter une prévision :

1. Sélectionnez la prévision dans la liste

2. Cliquez sur le bouton Réaffecter
3. Renseignez le nouveau compte bancaire à l'aide de la liste déroulante
4. Pour réinitialiser la zone Compte bancaire avec la valeur initiale avant réaffectation, cochez l'option
Appliquer la règle standard pour les prévisions comptables(uniquement pour les prévisions
comptables)

Si le compte bancaire de destination a une devise différente de celle du compte bancaire d’origine, les montants
des prévisions ne sont pas modifiés.

5. Pour recalculer la date de valeur des prévisions (prévisions de trésorerie uniquement) en fonction des
conditions du nouveau compte bancaire, cochez l'option Recalculer la date de valeurs pour les
prévisions de trésorerie.

Décaler

La fonction Décaler attribue une nouvelle date d’opération aux prévisions sélectionnées et recalcule leur date de
valeur en conséquence.

Le décalage de la date d’opération n’est pas accessible pour les prévisions de trésoreries pointées.
Il n’est pas non plus disponible pour les prévisions de trésorerie issues d’une opération financière : la date
d’opération peut être modifiée en Saisie des prévisions ou directement sur l’opération financière.

Pour décaler une prévision de trésorerie :

1. Sélectionnez la prévision dans la liste

2. Cliquez sur le bouton Décaler
3. Sélectionnez la méthode que vous souhaitez utiliser pour décaler la date :
Saisie de la date : renseignez la date d’opération dans la zone Date.
ou Décalage en jours : renseignez le nombre de jours souhaités dans la zone Nombre de jours.
4. Pour réinitialiser la zone Date d'opération avec la valeur initiale avant décalage, cochez l'option Appliquer
la règle standard pour les prévisions comptables(uniquement pour les prévisions comptables).

La nouvelle date d'opération des prévisions comptables ne peut être que postérieure à la date d'opération
initiale.

5. Pour recalculer la date de valeur des prévisions (prévisions de trésorerie uniquement) en fonction de la
nouvelle date d'opération, cochez l'option Recalculer la date de valeurs pour les prévisions de
trésorerie.

Lorsque l’option est décochée, les prévisions conservent leur date de valeur initiale.

Pointer

Le pointage consiste à cocher la prévision pour qu’elle ne soit plus prise en compte dans les tableaux de bord et
les états d’analyse (il s’agit de supprimer la prévision en conservant une trace de la saisie).

Cette commande est grisée par défaut et est activée en fonction de la sélection dans le volet de gauche :

1. Uniquement pour les prévisions comptables : non actif,

2. Uniquement pour les prévisions de trésorerie : l’action Pointage des prévisions est fonction du statut de
la prévision :
Si la colonne Pointage est vide, le symbole s’affiche indiquant que la prévision est pointée,
Si la colonne Pointage contient le symbole , l’action Pointage réinitialise la zone et annule le
pointage,

Si la colonne Pointage contient les symboles (pointage automatique) ou (pointage manuel),

l’action Pointage n’est pas disponible (la commande est grisée).
3. Prévisions de trésorerie / prévisions comptables : actif, le traitement s’applique uniquement aux
prévisions de trésorerie, les prévisions comptables sont ignorées.

Tableaux de bord / Etats d'analyse

Les prévisions de trésorerie sont prises en compte dans les tableaux de bord (Analyse des soldes, Situation de
trésorerie, Situation nette) et les états d’analyse (Suivi des écarts, Ticket d’agios, Activité bancaire) si elles sont :

Non échues (date d’opération strictement supérieure à la date du dernier extrait de compte),
Non pointées (unitairement ou avec un mouvement bancaire, via Pointage prévu / réalisé).
Comment pointer les prévisions de trésorerie ?
Plusieurs options sont disponibles pour pointer les prévisions de trésorerie.

Pointage unitaire

Traitement > Liste de prévisions

Comment les prévisions de trésorerie sont-elles gérées dans l'application ?

Pointage prévu / réalisé

Traitement > Pointage prévu > réalisé

Le pointage prévu – réalisé a un sens lorsque l’ensemble des prévisions sont de type trésorerie : il permet
d’effectuer un suivi des prévisions de trésorerie par rapport aux mouvements bancaires.

Le pointage établit une correspondance entre la prévision et le mouvement bancaire correspondant, pour éviter
un doublon du montant dans le calcul des soldes. Lorsque tous les mouvements bancaires sont pointés, les
prévisions restantes doivent être décalées pour être positionnées à une date supérieure à la date du dernier
extrait (dans le cas contraire, elles sont considérées comme échues et elles ne sont plus prises en compte dans
le calcul des soldes).

Le pointage prévu – réalisé n’a pas lieu d’être effectué lorsque l’interface Sage 100 Comptabilité est mise en
place. Dans ce contexte, ce sont les écritures comptables de banque qui sont suivies par rapport aux
mouvements bancaires.

Le pointage prévu – réalisé propose 3 méthodes de pointage.

1. Ouvrez le menu Traitement / Pointage prévu / réalisé

Pointage manuel

Pour sélectionner manuellement les mouvements et prévisions à pointer.

2. Sélectionnez la prévision et le ou les mouvement(s) bancaire(s) correspondant(s)
3. cliquez sur le bouton Manuel

Pointage automatique unitaire

Le traitement automatique recherche, pour chaque mouvement bancaire, la

prévision correspondante selon les critères renseignés.
Cliquez sur le bouton Automatique
Sélectionnez l'option Unitaire
 Indiquez les critères souhaités
Cliquez sur OK pour lancer le traitement

Pointage automatique grande masse

Le traitement automatique effectue des cumuls par compte bancaire, sens et

mode de règlement, avant de rechercher des correspondances.

Le pointage de type grande masse prend en compte la sélection de

l'affichage en cours (bornes en date d'opération et en date de valeur,
fourchettes de comptes bancaires ou de banques, mode de règlement).
Cliquez sur le bouton Automatique
Sélectionnez l'option Grande masse

4. Cochez l'option Créer une prévision de report si vous souhaitez créer une nouvelle prévision lorsque la
somme des prévisions est supérieur à la somme des mouvements bancaires.
5. Renseignez la valeur de l'écart à prendre en compte dans la zone Seuil de report.
6. Si l'option Pointer les écritures est cochée, le pointage est effectué, lorsque l'écart est en faveur du
montant réalisé (c'est à dire que la somme des prévisions est inférieure à la somme des mouvements
bancaires)
Comment purger mes prévisions de trésorerie ?
Fichier > Outils > Purge des prévisions de trésorerie

La fonction Purge des prévisions de trésorerie vous permet de supprimer les opérations financières qui ont
été liquidées.

1. Ouvrez la fonction Fichier / Outils / Purge des prévisions de trésorerie

2. La première page de l'assistant s'affiche avec les indications concernant l'opération de purge
Attention ! N'oubliez pas de procéder à une sauvegarde de votre société avant de lancer le traitement.
3. Cliquez sur Suivant pour afficher l'écran de sélection des opérations à purger
4. Sélectionnez le type de prévisions, (Toutes, pointées, Aucune)
5. Cochez le type d'opération financière à purger (Financement, Placement et / ou OPCVM),
6. Si vous souhaitez restreindre la purge à certains comptes, indiquez la fourchette souhaitée.
7. Renseignez la date limite de purge (toutes les opérations correspondant à la sélection seront supprimées
avant cette date).
8. Cliquez sur Fin pour lancer le traitement.

Lorsque l'option OPCVM est sélectionnée, sont purgées les souscriptions liquidées (ainsi que le rachat et les
prévisions de trésorerie associées) :

dont la date d'exécution est antérieure ou égale à la date de purge demandée

dont les rachats associés répondent au même critère date et ne sont pas également rattachés à une
souscription postérieure.