MODULE C : PROCEDURESBUDGETAIRES

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET

COMPTABLES
PROCEDURES BUDGETAIRES Version Folio
11/2018
TABLE DES MATIERES
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Table des matières Pages

C1. Généralités..................................................................................................................................... 3
C1.1. Cadre réglementaire du budget........................................................................................... 3
C1.1.1 Dispositif d’élaboration des fiches projet .................................................................. 3
C1.1.2. Le plan de travail et de budget annuel (PTBA) ......................................................... 3
C1.1.3. Etapes de la procédure .................................................................................................. 4
C1.2.Préparation des PTBA des composantes .............................................................................. 4
C1.3. Validation technique et budgétaire des PTBA des composantes ................................... 4
C1.4. Consolidation des PTBA des composantes.......................................................................... 5
C2. Approbation des PTBA consolidés ............................................................................................ 7
C.2.1 Initialisation et mise en place des PTBA consolidés......................................................... 7
C2.2. Structures d’élaboration du budget .................................................................................... 7
2.2.1. Rôle des structures impliquées ....................................................................................... 7
C3. Elaboration du budget annuel ................................................................................................... 9
C5.1. Calendrier de l’élaboration du budget ............................................................................... 9
C3.2.Lettre d’instructions particulières ....................................................................................... 9
C3.3. Consolidation des propositions............................................................................................. 9
C3.4. Approbation du budget ........................................................................................................ 10
C3.5. Diffusion et mise en place du budget définitif ............................................................... 10
C4. Exécution du budget.................................................................................................................. 11
C4.1. Les acteurs de l’exécution du budget .............................................................................. 11
C4.2. La mise en place du budget................................................................................................ 11
C4.3. Les différentes phases de l’exécution de la dépense .................................................... 11
C4.3.1. Engagement des dépenses........................................................................................... 11
C4.3.2. Ordonnancement des dépenses .................................................................................. 11
C4.3.3. Contrôle des engagements des dépenses ................................................................. 12
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C1. Généralités

Par définition, le budget du PSNDEA est la représentation chiffrée des programmes

d’activités du projet. Ces activités incluent aussi bien les recettes et les dépenses du
projet sur les fonds de l’Etat que celles de la Banque Mondiale.

La période budgétaire du PSNDEA correspond à l’année civile : 1er janvier au 31 décembre

de chaque année.

Le budget annuel du PSNDEA découle de l’ensemble des programmes consolidés des

composantes.

Il représente une expression en termes financiers de toutes les activités du Projet pour une
période d’un an. Il est l’instrument principal de suivi dont dispose l’Unité de Coordination
du Projet.

C1.1. Cadre réglementaire du budget

C1.1.1 Dispositif d’élaboration des fiches projet

Chaque projet est inscrit au PIP (Programme d’Investissement Public). Chaque année avant
l’élaboration du budget, tout projet est tenu de déposer une fiche où est consignée la
programmation des activités annuelles. Le remplissage de cette fiche donne droit à figurer
dans le programme d’investissement de l’état et à bénéficier des ressources consacrées au
titre 3.

C1.1.2. Le plan de travail et de budget annuel (PTBA)

Le PAA, Programme d’Activités Annuelles ou PTBA Programme de Travail et Budget Annuel

est la déclinaison annuelle du plan d’opération du projet. Il donne les objectifs, les actions,
les activités à mener, leur coût. Dans le cadre du CDMT, le PTBA s’établit sur trois années.

C'est un outil qui aide à tirer méthodiquement et concrètement sur une base annuelle, des
informations et des idées sur les aspects tant techniques que financiers de l'exécution du
projet. Il importe de souligner que la planification ne se limite pas à la
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programmation (calendriers et choix des instruments). Son objet principal est de définir la
meilleure approche en fonction des besoins et de la nature de l'objet du suivi et de
l'évaluation.

A cet effet, l'élaboration du PTBA s'impose au Coordonnateur de l’UC-PSNDEA.

Ainsi, concernant ce projet, les activités doivent correspondre au rapport d’évaluation qui
donne les composantes à réaliser. Ces composantes se structurent en investissement et en
fonctionnement.

C1.1.3.Etapes de la procédure

La procédure comprend les étapes suivantes :

❖ Préparation des PTBA des composantes

❖ Validation des PTBA des composantes
❖ Consolidation des PTBA du PSNDEA
❖ Approbation des PTBA consolidés
❖ Initialisation et mise en place des PTBA consolidés

C1.2.Préparation des PTBA des composantes

Les responsables préparent dans le courant du mois de juillet de chaque année, leur dossier
de PTBA de l'année N+1 constitué des documents suivants :
❖ le bilan de l'exécution technique et budgétaire des deux (2) premiers trimestres
de l'année en cours;
❖ le programme d'activités de l'année N + 1;
❖ le chronogramme de réalisation des activités de l'année N + 1;
❖ le budget de l'année N +1.
Les PTBA des composantes sont ensuite transmis au Coordonnateur du PSNDEA au plus tard
le 10 Août de chaque année.

C1.3. Validation technique et budgétaire des PTBA des composantes

Le Coordonnateur du Projet fait la synthèse des PTBA des composantes. Cette synthèse est
envoyée au plus tard le 15 Août, au Spécialiste en Suivi-Evaluation qui vérifie la conformité
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et la cohérence de chaque PTBA avec :

❖ le Plan Stratégique et le Plan Opérationnel du Projet;

❖ la Proposition afférente soumise au financement et approuvée au PSNDEA
❖ le contrat ou convention de financement liant acteurs concernés et le PSNDEA
Les PTBA des différentes composantes sont ensuite transmis:
▪ au Coordonnateur de l’UC-PSNDEA pour validation technique au plus tard le 17
Août;
▪ puis au Spécialiste en gestion financière (SGF) et au contrôleur budgétaire
pour validation budgétaire au plus tard le 20 Août.

Le Coordonnateur de l’UC-PSNDEA sous la supervision du comité de pilotage organise un

atelier interne de validation des PTBA avec la participation du SGF et du contrôleur
financier le 22 Août.

Après l'atelier, les responsables des composantes intègrent les observations et ensuite
transmettent au Coordonnateur de l’UC-PSNDEA au plus tard le 28 Août. Dès réception, le
Coordonnateur de l’UC-PSNDEA transmet les PTBA consolidés au Comité de pilotage le
même jour qui le transmet sans délai à la direction des affaires financières et du
patrimoine (RAFP).

C1.4. Consolidation des PTBA des composantes

Sur la base des projets de PTBA élaborés au niveau de chaque composante, le PTBA du
PSNDEA est obtenu par consolidation de l'ensemble de ces derniers à l'issue d'un atelier
organisé à cet effet. A partir d'un cadrage budgétaire qui détermine les orientations et les
priorités du PSNDEA pour l'exercice, la consolidation du PTBA s'effectue d'abord au niveau
des emplois puis des ressources. Elle se décline ensuite par composante et par bailleur.

Au plus tard le 31 Août, le Coordonnateur de L’UC-PSNDEA, arrête un plan de budget

annuel d'activités (PBAA) comprenant:
❖ la liste des activités et tâches conformément au cadre logique;
❖ leur chronogramme de réalisation physique;
❖ les ressources humaines nécessaires;

❖ le budget d'exécution activité par activité;

❖ le plan de financement avec le détail des sources de financement et le calendrier
de décaissement dans l'année;
❖ le plan de passation des marchés applicable aux activités ainsi prévues;
❖ les indicateurs de performance physique et les valeurs cibles à atteindre.
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GENERALITES 11/2018
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Le Spécialiste en Gestion financière appuyer par le contrôleur financier se charge de la

consolidation des différents budgets en un plan de budget annuel d'activités (PBAA).
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APPROBATION DES PTBA 11/2018
CONSOLIDÉS 1/1

C2. Approbation des PTBA consolidés

Les PTBA consolidés par composante intégrant les observations et amendements de l’unité
de coordination du PSNDEA sont soumis au Comité de pilotage du PSNDEA qui se réunit en
session ordinaire au plus tard le 03 Septembre.
Les documents adoptés seront ensuite transmis à la Banque Mondiale pour avis de non
objection deux (02) jours plus tard. La Banque Mondiale transmet son avis de non objection
au plus tard le 09 Septembre.

C.2.1 Initialisation et mise en place des PTBA consolidés

Les PTBA consolidés validés par l’UCP et le Comité de Pilotage puis approuvés par la
Banque Mondiale, sont ensuite transmis à la direction des affaires financières et du
patrimoine au plus tard le 15 Septembre.

C2.2. Structures d’élaboration du budget

Plusieurs structures interviennent dans l’élaboration du budget du projet. Il s’agit de l’Unité

de Coordination du Projet, des agences d’exécution ayant la qualité de maitre d’œuvre, de
direction de la planification, de programmation et du financement, de direction
d’évaluation et des projets, dedirection des affaires financières et du patrimoine agissant
pour la maitrise d’ouvrage, de la direction générale du budget et des finances du ministère
de l’économie et des finances.
Chaque structure a un rôle spécifique dans la chaine d’élaboration soit par la mise en
œuvre directe du projet, soit par la coordination des activités du projet, le suivi évaluation,
la programmation et la planification, la coordination du budget.

2.2.1. Rôle des structures impliquées

❖ L’Unité de Coordination du projet

L’unité de coordination du projet est la cellule de mise en œuvre du projet. A ce titre, elle
élabore son programme de travail et de budget annuel (PTBA). Elle connait mieux que
quiconque les objectifs assignés au projet, leur déclinaison dans le temps et dans l’espace
du projet. Elle fait ses propositions dans le cadre de l’enveloppe consentie au projet.
Cependant, des besoins complémentaires peuvent apparaitre et être prises en compte en
fonction de leur pertinence.
❖ La Direction de la Planification, Programmation et du Financement(DPPF)
Cette direction intervient dans le budget en amont, dans la coordination des fiches projet.
Seules les fiches projet validées par le ministère du plan permettent à un projet de figurer
au titre 3 du budget. L’on note que ce titre est relatif à l’investissement.
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APPROBATION DES PTBA 11/2018
CONSOLIDÉS 1/1

❖ La Direction de l’Evaluation et des Projets

La Direction de l’Evaluation et des Projets a pour mission le suivi-évaluation des projets. A
ce titre, elle participe aux côtés de la Direction des Affaires Financières et du Patrimoine à
la pré-conférence et à la conférence budgétaire. Ses avis techniques sont souvent
nécessaires pour éclairer la conférence, quant aux choix des stratégies mises en œuvre et la
pertinence des investissements.
❖ La Direction des Affaires Financières et du Patrimoine
Elle est la cheville ouvrière de l’élaboration du budget au sein du Ministère de l’Agriculture.
C’est elle qui programme les sessions pour la pré-conférence, elle reçoit la lettre de
cadrage, ventile les enveloppes, réceptionne les besoins, fait les arbitrages internes du
ministère, coordonne l’élaboration du budget, prépare la conférence budgétaire, reçoit le
budget et fait la notification aux administrateurs de crédits.
❖ La Direction Générale du Budget et des Finances
La Direction Générale du Budget et des Finances est l’organe de conception du budget de
l’état. Elle connait l’environnement macro-économique, les ressources et les emplois. Elle
planifie, coordonne, suit et contrôle l’exécution du budget de l’état.
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ELABORATION DU BUDGET 11/2018
ANNUEL 1/1

C3. Elaboration du budget annuel

C3.1. Calendrier de l’élaboration du budget

L’élaboration du budget annuel commence à partir de la notification du budget en cours
d’exécution. Dès la fin du deuxième trimestre, les besoins des structures sont transmis à la
Direction des Affaires Financières et du Patrimoine.

Une pré-conférence interne présidée par la Direction des Affaires Financières permet de
connaitre la situation des besoins, d’évaluer leur coût et d’arrêter un pré budget en rapport
avec l’enveloppe. Un arbitrage interne est effectué.
Août- Septembre, intervient la conférence budgétaire. Deux (2) semaines avant cette
conférence budgétaire, la lettre de cadrage et l’enveloppe sont transmises à la DAFP.

Chaque projet ou structure est convié(e) à la conférence pour défendre la pertinence de

son budget. Outre la Direction Générale du Budget, les directions centrales du Ministère y
participent, en bonne place figure la Direction des Affaires Financières et du Patrimoine. Il
convient de rappeler que la conférence budgétaire, de par son importance, apprécie le
budget proposé par les structures. Elle peut rejeter, accepter, reporter, modifier n’importe
quelle proposition en fonction de son appréciation.
A la fin de la conférence, soit une semaine après, un arbitrage est effectué au niveau de la
Direction Générale du Budget et des Finances.

C3.2.Lettre d’instructions particulières

La lettre de cadrage précise le montant des enveloppes du titre 2 et titre 3. Le titre 2

correspond aux dépenses ordinaires de personnel et d’exploitation et les dépenses en
capital destinées au renouvellement ordinaires des équipements.
Le titre 3 correspond aux dépenses d’investissement ; dépenses en capital et dépenses de
fonctionnement pour la réalisation d’un projet identifié et géré de manière autonome
comme service à durée déterminée.
Les instructions sont données afin qu’il n’y ait pas de dépassement sur les enveloppes.
Cependant, il est autorisé de faire figurer les besoins complémentaires. La lettre de
cadrage donne le calendrier de la conférence et les membres du jury.

C3.3. Consolidation des propositions

La consolidation des propositions relève de la compétence des chargés d’études de la

direction générale du budget. Cette consolidation se fait en relation avec la structure
budgétaire du PSNDEA.
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ELABORATION DU BUDGET 11/2018
ANNUEL 1/1

C3.4. Approbation du budget

L’approbation se fait à travers le vote du parlement. Le projet de loi de finances doit être
déposé sur le bureau de l’assemblée nationale au plus tard le 1er mardi du mois d’Octobre
de l’année qui précède l’année d’exécution du budget. L’assemblée nationale doit se
prononcer dans un délai de soixante-dix (70) jours. A défaut, le projet de la loi de finances
peut être mis en vigueur par ordonnance.

C3.5. Diffusion et mise en place du budget définitif

La Direction des Affaires Financières signe les notifications qui sont transmises aux
structures. La Société Nationale du Développement Informatique (SNDI) saisit les données
budgétaires dans la base de données du SIGFIP (Système Intégré de Gestion des Finances
Publiques) décret n°98-716 du 16 Décembre 1998. A la mise en place du budget, la
Direction Générale du Budget peut éventuellement donner des indications particulières
concernant l’exécution du budget, notamment le rythme de consommation mensuel,
trimestriel etc.
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EXECUTION DU BUDGET ANNUEL 11/2018
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C4. Exécution du budget

L’exécution du budget se fait conformément au décret 98-716 du 16 Décembre 1998 portant
réforme des circuits et des procédures d’exécution des dépenses et des recettes du budget
de l’état, des comptes spéciaux du Trésor et mise en œuvre du système intégré de gestion
des finances publiques. L’exécution des dépenses se fait sur la base du budget notifié.

C4.1. Les acteurs de l’exécution du budget

Les acteurs de la dépense au sein d’un établissement public sont les suivants :
❖ L’Ordonnateur de crédit;
❖ Le Contrôleur budgétaire;
❖ L’Agent comptable.

C4.2. La mise en place du budget

La mise en en place du budget se fait à travers la notification du budget. Cette notification

est établie sur la base de la nomenclature budgétaire distinguant les opérations de l’état
par destination et par nature économique.
Le budget se présente en dépenses d’investissement et dépenses de fonctionnement. En ce
qui concerne les travaux d’investissement, il convient d’identifier les dépenses ayant trait
aux travaux d’aménagement, de construction et divers et le fonctionnement qui porte sur
les dépenses de salaire et autres frais de fonctionnement.
Le directeur du projet, en tant qu’Ordonnateur, reçoit la notification du budget du projet.
Cette information est répercutée au niveau du coordonnateur du projet. Le contrôleur
budgétaire et l’Agent Comptable reçoivent copie de la notification du budget.

C4.3. Les différentes phases de l’exécution de la dépense

C4.3.1. Engagement des dépenses

L’engagement de la dépense est initié par l’ordonnateur de crédit. Il est établi sur la base
de factures pro forma. La fiche d’engagement est Version Rédigée puis transmis au
contrôleur budgétaire qui vérifie les éléments suivants:
❖ La qualité de l’administrateur de crédit;
❖ L’exacte imputation de la dépense;
❖ La liquidation de la dépense;
❖ La limite des autorisations d’engagement.
Si le contrôle est satisfaisant, il appose son visa. Dans le cas contraire, il y a un différé ou
un rejet. En cas de différé, il y a lieu d’apporter les corrections et retourner l’engagement
de nouveau au contrôleur. En cas de rejet, le processus de contrôle est interrompu.

C4.3.2. Ordonnancement des dépenses

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EXECUTION DU BUDGET ANNUEL 11/2018
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Une fois l’engagement validé, le dossier retourne chez l’ordonnateur.

Un bon de commande signé du directeur général et du directeur financier est émis au profit
du fournisseur. Celui-ci exécute la prestation avec à l’appui, un bordereau de livraison et
une facture définitive. Cette liasse est transmise à l’ordonnateur de crédit.
L’Ordonnateur, à son tour, certifie le service fait et émet un ordre de paiement en sus de la
liasse composée comme suit :
❖ Bon de commande;
❖ Bordereau de livraison;
❖ Facture.
L’ordre de paiement parvient au Contrôleur Budgétaire, il fait son contrôle d’usage et
valide le paiement. Le solde disponible sur la ligne est connu. Le dossier est transmis à
l’Agence comptable.

C4.3.3. Contrôle des engagements des dépenses

❖ Contrôle au niveau de l’UC-PSNDEA
Avant de viser tout engagement, le Coordonnateur, et le SGF en dernier ressort, devra
s'assurer de l'existence des disponibilités sur la ligne concernée pour le mois en cours.
Chacun tiendra à son niveau un grand livre de fiches de situation des engagements pour
chaque catégorie de dépenses par composante et par source de financement. Ces fiches
seront quotidiennement mises à jour.
En fin de mois, le coordonnateur et le SGF en particulier, produiront les tableaux de bord
budgétaires mensuels permettant de suivre à leur niveau, de façon fiable l'exécution des
budgets par catégorie de dépenses et par source de financement.
Le RAF devra consolider la situation globale après prise en compte des situations des
composantes. Il reçoit ces différentes situations, 5 (Cinq) jours au plus tard après le début
du mois suivant.
Une situation complète de la situation mensuelle et cumulée est présentée au
Coordonnateur 8 (huit) jours au plus tard après le début du mois suivant.
Le Coordonnateur convoque une fois par mois les responsables hiérarchiques pour
commenter le niveau d'exécution du budget et recommander des actions correctives s'il y a
lieu.

❖ Production du rapport du contrôle budgétaire

Sur la base des tableaux de bord édités, le SGF rédige un rapport financier comprenant :
▪ une description succincte du projet et des objectifs visés;
▪ une analyse globale de la situation financière et des performances par rapport aux
objectifs de la période;
▪ une analyse détaillée du niveau d'exécution des budgets par catégorie de dépenses,
par composante, par région et par source de financement;
▪ une analyse des dépenses par source de financement et par catégorie de dépenses;
▪ une analyse de la situation de trésorerie.
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EXECUTION DU BUDGET ANNUEL 11/2018
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En fin de trimestre, la comptabilité édite les tableaux de bord trimestriels pour le suivi
analytique et budgétaire par catégorie de dépenses, par composante, par région et par
source de financement. Les tableaux de bord sont édités tous les trimestres et intégrés dans
la présentation des rapports financiers trimestriels. L'utilisation d’un logiciel de gestion
intégré permet d'assurer la concordance des données budgétaires, comptables, analytiques
et statistiques.

NB : le Coordonnateur adresse un rapport trimestriel d’exécution budgétaire à la

Banque pour appréciation

❖ Contrôle au niveau du contrôleur budgétaire

Le contrôle des engagements des dépenses relève de la responsabilité du Contrôleur
Budgétaire dans le cadre d’un établissement public national. A ce titre, il contrôle les
engagements en rapport au strict respect des crédits autorisés et des crédits de paiement. Il
opère un contrôle documentaire sur la qualité et la nature de la liasse devant constituer le
support de la dépense.
Il contrôle en outre, la matérialité de la dépense à travers le certificat de service fait.

❖ Paiement de la dépense
L’Agent comptable est le responsable du poste comptable. Il est donc le comptable
assignataire. A ce titre, il reçoit l’ordre de paiement. Il procède à son tour aux contrôles
liés à sa responsabilité de comptable public.
Il fait ensuite la prise en charge comptable. Au moment du règlement, il constate la
disponibilité de la trésorerie. Il procède ensuite au règlement en s’assurant que les
références relatives au paiement du fournisseur ou du bénéficiaire sont correctes. Ensuite,
Il crédite le compte du bénéficiaire par le débit du compte de trésorerie.