CHAPITRE 5 

: LE COMPTE RENDU, LE RAPPORT ET LE PROCES VERBAL

I- LE COMPTE RENDU

1- Définition
Le compte rendu est un document qui sert à rendre compte des faits, ou d’événements que le
rédacteur a pu constater, ou d’activités qu’il a accomplies ou auxquels il a été mêlé. Le
rédacteur doit rapporter ces faits objectivement et sans prendre parti, sans les interpréter, sans
formuler de conclusions personnelles.

Le compte rendu a pour objet de rendre compte à un supérieur et de conserver une trace
écrite : il doit donc être d’une précision et d’une exactitude absolue. Le compte rendu n’est
soumis à aucune règle de forme particulière. Il comporte cependant en général les principales
mentions d’identification figurant sur les lettres administratives : timbre, date, signature, plus
le titre COMPTE RENDU.

2- Caractéristiques

La rédaction d’un compte rendu est motivée :

- Par l’ordre du supérieur ;
- Par l’usage du service qui veut que l’on garde une trace écrite de l’activité générale.

Le compte rendu comporte :

- Le timbre du service du rédacteur ;
- Le titre ;
- Le texte qui sera à la fois clair, concis et précis avec :
 Une brève introduction qui précise les circonstances de la question présentée et
les motifs du compte rendu.
 Un développement qui peut être chronologique, analytique ou synthétique des
faits et des événements relatés.
 Une conclusion qui sera un résumé des points présentés et éventuellement une
appréciation générale de la situation.
 Le lieu et la date de rédaction du compte rendu qui peuvent figurer aussi bien
sous le texte avant la signature qu’en tête de la première page, droite en face du timbre ;
 La signature du rédacteur qui se présente comme pour la lettre.

3- Les catégories de compte rendu

a) Le compte rendu de mission

Le compte rendu de mission est un document détaillé et chronologique. C’est un compte
rendu d’une mission particulière confiée à l’agent : mission d’inspection, tournée
d’information, travaux et contacts préparatoires d’une activité, etc.

b) Le compte rendu d’activités

Il s’agit également d’un document détaillé et chronologique de l’activité d’un agent ou de son
service pendant une période donnée : mois, semestre, année. C’est pour le supérieur, le moyen
de s’informer du fonctionnement de ses services, et pour le rédacteur, le moyen de justifier de
son activité.

c) Le compte rendu de réunion

Une autre catégorie importante est celle des comptes rendus de réunions, qui sont soumis,
comme les précédents, aux mêmes obligations d’exactitude, de précision et d’objectivité.
Le compte rendu de réunion se caractérise par le fait que le déroulement de la réunion, de la
relation des différentes interventions, peuvent être repris en style direct, en suivant le mot à
mot des débats, en faisant directement parler les participants. Mais ce type de compte rendu
exige une grande rapidité de prise de note ou un enregistrement audio (magnétophone,
dictaphone…).

COMPTE RENDU DE LA REUNION DE

L’ASSOCIATION SYNDICALE DU 06 MARS 2012

L’an deux mille douze, le 06 mars, à 10 heures, les membres de l’association

syndicale libre se sont réunis sur convocation régulièrement adressée par le
Comité syndicale conformément à l’article 8 des statuts de l’association.

 Présence et quorum
Tous les membres présents ayant signé la feuille de présence, il paraît que sont
présents ou représentés 38 membres, dont 15 par pouvoir, sur 49.

 Ordre du jour :
1- Rapport de l’année écoulée ;
2- Comptes de l’année écoulée et budget pour l’année avenir ;
3- Projets de construction.

1- Rapport de l’année écoulé

L’assemblée générale vote le rapport à l’unanimité.

2- Comptes et Budget
Le trésorier, M. LOUPI, présente le compte d’exploitation de l’exercice 2012-
2013. Un bénéfice de 5 400 000 FCFA est dégagé. Il présente ensuite le budget
prévisionnel. La cotisation annuelle augmente de 3 % par rapport à l’année
passée. Cette augmentation correspond à la modification annuelle du tarif
d’abonnement au câble. Le président soumet le compte au vote de l’assemblée.
Celle-ci le vote à l’unanimité.

3- Projet de construction
Trois projets sont soumis à l’assemblée générale :

- Le projet de M. MBA qui consiste en la pose d’un store : accepté à

l’unanimité ;
- Le projet de Mme RETENO de construire un abri de jardin : accepté à
l’unanimité ;
- Le projet de M. MBINA concernant la construction d’un muret : accepté à
l’unanimité.

L’ordre du jour étant épuisé et aucune question particulière n’étant posée, la

séance est levée à 13 h 30 mn.
 II- LE RAPPORT

1- Définition

Le rapport est un document par lequel un subordonné expose à son supérieur une question
importante en présentant des éléments objectifs, en donnant un commentaire critique et en
portant sur ces éléments des appréciations et un point de vue personnel, en dégageant des
conclusions et en formulant des propositions. Mais les propositions seront présentées au
conditionnel, qui est un mode de suggestion. Ainsi, s’adressant à un supérieur, ces
propositions ne sauraient paraître vouloir s’imposer. Le supérieur garde toute liberté pour leur
donner la suite qu’il estime opportune.

Le rapport est un document important de la vie administrative. Tous les services, qu’ils soient
purement administratifs ou qu’ils soient à vocation technique spécialisée, font un large usage
du rapport, selon le cas, est plus ou moins court ou long.

2- Les différents rapports

a) Le rapport d’étude
C’est le rapport qui présente les résultats d’un travail de recherche ou de réflexion sur une
question précise étudiée par le rédacteur. C’est la forme de rapport la plus courante, qui peut
porter sur les questions les plus diverses : campagne de reboisement, opération de lutte contre
la sécheresse, évolution démographique, etc.

Ex : Rapport sur l’évolution du parc automobile dans la ville de Libreville au cours de l’année
2010.

b) Le rapport d’inspection et de mission

Le rapport d’inspection est celui établi par un supérieur ou un agent d’un corps d’inspection,
lorsqu’il a effectué une tournée de contrôle dans des services ou auprès d’agents subordonnés.

Le rapport de mission concerne une mission précise dans le temps et dans l’espace : les fait
relevés doivent être correctement exposés. L’activité de l’agent ou le fonctionnaire du service
doit être appréciée suivant les normes légales et réglementaires et suivant les résultats atteints.

Ces deus types de rapport doivent signaler les aspects positifs mais développeront davantage
les aspects négatifs. Ils doivent pouvoir servir de référence pour l’amélioration du
fonctionnement du service.

c) Le rapport disciplinaire
C’est le rapport que le supérieur adresse à une autorité hiérarchique plus élevée pour signaler
le mauvais comportement d’un agent et demander une sanction.

Il exposera donc clairement et chronologiquement les faits reprochés et suggérera la sanction.

Il sera rédigé sobrement et sans excès dans l’expression. Les faits qui justifient la demande de
sanction doivent être présentés objectivement.

d) Le rapport périodique
Il est mensuel, semestriel ou annuel. Ce genre de rapport qui s’apparente au compte rendu
d’activités est généralement prévu par une disposition réglementaire.
Il sert à faire périodiquement le bilan de l’activité du service. Toutefois, à la différence d’un
simple compte rendu, les faits seront commentés et interprétés pour en tirer des conclusions.
 3) La structure du rapport

Le lecteur du rapport doit pouvoir suivre sans difficulté le développement du raisonnement

jusqu’aux conclusions présentées.

Ces conclusions ne seront acceptées que si elles paraissent logiquement amenées par une
argumentation sans faille, c'est-à-dire qui ne soulève de la part du lecteur aucune réserve,
aucune objection, aucune réticence.

Cette structure devra s’articuler à travers un plan qui comprendra trois parties :
- L’introduction
- Le développement
- La conclusion

 L’introduction ou l’exposé
Elle a pour fonction de renseigner sommairement le lecteur sur ce qui est en cause, de le
mettre sans délai au fait de la situation en :
- Définissant la tâche confiée au rapporteur
- Rappelant les faits ayant motivé la rédaction du rapport.

L’exposé doit être le plus bref possible et l’introduction ne saurait anticiper sur la conclusion.

 Le développement
C’est la partie la plus complexe. En effet, le développement doit être conçu comme une
démonstration destinée à entrainer la conviction du lecteur. Il est donc essentiel que le
développement soit construit d’une façon logique et ordonnée. Dans la majorité des cas, on
retrouve, à des degrés divers, les divisions suivantes :
- Les faits
- Le raisonnement
- Les propositions d’actions ou de solution.

 La conclusion
Un rapport peut, quelquefois, être long (plus d’une dizaine de pages) et son lecteur arrivant à
la fin, peut avoir oublié ce qui était dit au début. D’où l’utilité de la conclusion qui doit :
- Récapituler les propositions établies au cours du développement, sans aucune tentative
de justification.
- Comporter, si l’auteur le juge utile, une demande d’approbation.

La conclusion ne comporte aucune formule de politesse sauf pour les rapports adressés au
Président de la République et au Premier Ministre.

III- LE PROCES VERBAL

1- Définition

Malgré sa terminologie, le procès-verbal est un document toujours écrit alors que le rapport et
le compte rendu peuvent être faits oralement.

Le procès-verbal consiste à donner une image exacte, fidèle et complète de ce qui s’est passé
en présence du rédacteur, abstraction faite de ses sentiments personnels. Aussi les
constatations faites, les déclarations entendues, les termes des accords conclus, les résolutions
prises, etc, sont-ils rapportés avec une précision scrupuleuse.

Le style du procès-verbal est donc la transcription littérale.

Il est d’usage que le PV soit soumis à l’approbation, et souvent, à la signature de toutes les
personnes directement intéressées par sa rédaction. Ce document prend ainsi un caractère
d’authenticité que n’ont pas nécessairement les autres documents susceptibles de relater le
même événement.

Le procès-verbal fait foi en justice jusqu’à preuve du contraire, ce pourquoi il revêt une
grande importance et son auteur est tenu d’y apporter la sincérité et la loyauté les plus
complètes.

2- La structure du procès-verbal

Le procès-verbal comporte :
- Un préambule
- Un corps
- Une finale

Le préambule comprend l’énoncé des circonstances, du lieu, des personnes, de la date et des
actions ayant concouru à l’établissement du procès-verbal.

Le corps détaille les faits qui constituent le fonds même du document.

La finale fait apparaître :

- Le nombre d’expéditions et la destination donnée à chacune d’elles.
- La date de la rédaction suivie de la (ou des) signature (s) du (ou des) verbalisateurs.

3- Les caractéristiques du procès-verbal

Le procès-verbal n’est signé que si l’on accepte tous les termes. En cas de désaccord, on
demande par écrit qu’il soit apporté les modifications nécessaires.

 Le procès-verbal porte un titre :

Exemple : Procès-verbal de la réunion tenu le…par la Direction générale de …

 Le procès-verbal débute par des indications de temps et de lieu, en toutes lettres :

Exemple : L’an deux mille douze et le dix neuf mars, s’est réunie, à quinze heures, dans la
salle de réunion de l’école du cadastre, l’administration de l’établissement.

 Vient ensuite l’énumération des personnes présentes, avec l’indication de leurs

fonctions.
Exemple : sont présents :
M…..

 Mention est faite de l’absence des membres dont la présence était obligatoire.

 Le procès-verbal est clos par la formule consacrée :

« L’ordre du jour étant épuisé et aucun membre ne demandant la parole, la séance est levée
à….

Fait et clos à….le…..

 Suivent les signatures réglementaires.

A part l’indication initiale « l’administration s’est réunie », le temps de base recommandé, est
le présent, c'est-à-dire que tous les faits sont relatés comme s’ils se déroulaient à l’instant
même de la rédaction du procès-verbal.

4- Distinction thématique de procès-verbaux

On distingue deux catégories de procès-verbaux :

- Ceux relatifs aux événements périodiques et importants qui marquent la vie normale
de l’entreprise ou du service.

Exemple :
- Procès-verbal de réunion du Conseil d’Administration,
- Procès-verbal de conférences de Chefs de service,
- Procès-verbal de délibération.

- Ceux motivés par des circonstances particulières.

Exemple :
- Procès-verbal de contravention,
- Procès-verbal de conseils de discipline,
- Procès-verbal d’accidents…