Mise en Œuvre de La Norme ISO 30301

Mise en œuvre de la norme ISO 30301
« Système de gestion des documents d’activité »
Imen TEBOURBI
Mémoire d’Intelligence Méthodologique
ST02 Stage professionnel de fin d’études 2017/2018
Version WEB disponible sur : www.utc.fr/master-qualite, puis "Travaux", "Qualité-

Management", réf n°450, juillet 2018
SOMMAIRE
Chapitre 1 : Performance d’entreprise et les documents d’activité ................................................ 8

I. Contexte général................................................................................................................................. 8
1. Contexte normatif : la norme ISO 30301 ..................................................................... 11
2. Interopérabilité avec les autres NSM ............................................................................. 12
II. Les enjeux et la problématique .................................................................................................... 13
1. Coût de la mauvaise gestion des documents d’activité .............................................. 13
2. La performance et le SGDA ............................................................................................. 13
3. La performance, un enjeu pour la 30301 ....................................................................... 14
4. Problématique ...................................................................................................................... 15
5. Objectifs du projet .............................................................................................................. 16
Chapitre 2 : Méthodologie de résolution et résultats ..................................................................... 17
1. Présentation de la méthode PDCA ......................................................................................... 17
2. Analyse des risques associés au projet ................................................................................... 18
3. Vers un SGDA communicant et performant......................................................................... 19
3.1 Planifier .................................................................................................................................. 19
3.2 Réaliser .................................................................................................................................. 25
3.3 Vérifier ................................................................................................................................... 31
3.4 Agir : Communiquer après ............................................................................................... 32
Chapitre 3 : Retour d’expérience et perspectives ........................................................................... 36
1. Perspectives d’amélioration .......................................................................................................... 36
2. Retour d’expérience ....................................................................................................................... 36
CONCLUSION ........................................................................................................................................ 37
REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUE .................................................................................................... 38
LISTE DES FIGURES
Figure 1 : Théorie des 3 âges ............................................................................................................................................................ 9
Figure 2 : Processus de gestion des documents [12] .................................................................................................................. 10
Figure 3: Interopérabilité de la norme ISO 30301 : 2011 [Source auteur] ............................................................................ 13
Figure 4 : Cycle PDCA ...................................................................................................................................................................... 18
Figure 5 : Analyse des risques du projet [source auteur] ............................................................................................................ 18
Figure 6 : Guide d'utilisation [Source auteur ................................................................................................................................ 21
Figure 7 : Exigences [Source auteur] ............................................................................................................................................. 22
Figure 8 : Bilan et plans d'amélioration [Source auteur] ............................................................................................................ 22
Figure 9 : Tableau de synthèse [Source auteur] .......................................................................................................................... 23
Figure 10 : Résultat par article [Source auteur] .......................................................................................................................... 23
Figure 11 : Conseils [Source auteur] ............................................................................................................................................. 23
Figure 12 : Résultats de l'autodiagnostic par rapport à la norme ISO 30301 : 2011 [Source auteur] ............................. 25
Figure 13 : Cartographie des processus [Source auteur]............................................................................................................ 26
Figure 14 : Stratégie de communication [Source auteur] ........................................................................................................... 28
Figure 15 : Mesure de la performance du SGDA [Source auteur] ............................................................................................ 32
Figure 16 : Exigences de la norme ISO 30301 et les objectifs relatifs à la communication [source auteur] ...................... 33
LISTE DES TABLEAUX

Tableau 1 : Problématique du projet tirée par un QQOQCP [Source auteur] ........................................................................ 16
Tableau 2 : Avantages et inconvénients des solutions envisagées [Source auteur] ................................................................. 20
Tableau 3 : Description et valeur ajoutée du cycle stratégique de communication [Source auteur] .................................... 30
Tableau 4 : QQOQCP espace interactif [Source auteur] ............................................................................................................ 33
Tableau 5 : Espace interactif [Source auteur] ............................................................................................................................. 34
Pour en savoir plus : www.utc.fr/master-qualite, puis "Travaux", "Qualité-Management", réf n°450, juillet 2018
3
RÉSUMÉ
Le fonctionnement d’une organisation quels que soit sa taille et son activité s’appuie sur la
documentation, aucune entreprise ne peut fonctionner sans documentation. Cette dernière
contient les informations utiles et indispensables à la bonne conduite de l’activité de
l’entreprise. Il est donc important de maîtriser la documentation.
L’objectif de ce présent mémoire d’intelligence méthodologique est de construire un système

de gestion des documents d’activité communicant et performant selon la norme ISO
30301:2011 à travers une méthode qui sera détaillée tout au long de ce travail.
Mots-clés : système de gestion des documents d’activité, communicant, performant,

ISO30301 :2011
ABSTRACT
The functioning of any organization regardless of its size and its activity relies on
documentation, no firm nor company can operate without the use of documentation. Any
company should contain useful and essential information in order to insure the good fluency
of its activity. Therefore, the most important key is to master the documentation. The
objective of this Methodological Intelligence Memory is to build a communicating and
performant system for managing activity documents according to the ISO 30301:2011
standards through a method that will be detailed throughout this work.
Keywords : system for managing activity documents, communicating, performant, ISO

30301:2011
4
REMERCIEMENTS
Je tiens à exprimer mes sincères remerciements à tous ceux qui m’ont apporté leur
aide et qui ont ainsi contribué à la réalisation de ce mémoire qui est le fruit de 6 mois de
travail.
Je tiens particulièrement à remercier ma tutrice de stage pour ses conseils avisés et la

confiance qu’elle m’a accordée. Et je souhaite également remercier mon tuteur UTC,
M.Gilbert FARGES, pour sa patience, ses conseils précieux et son aide.
Je remercie l’ensemble des équipes de l’unité pour leurs accueils et le cadre agréable.
Et je remercie toute l’équipe de la cellule master pour cette formation de qualité.
5
LISTE DES ABRÉVIATIONS
COM : Communication
DA : Document d’Activité
NSM : Norme du Système de Management
SGDA : Système de Gestion des Documents d’Activité
SMI : Système de Management Intégré
ISO : International Organization for Standardization
(Organisation internationale de normalisation)
KPI : Key Performance Indicator
6
INTRODUCTION
De nos jours, dans la plupart des organismes, la trilogie « production / utilisation /

conservation » des documents est devenue fondamentale, ce qui explique l’apparition des
systèmes de gestion documentaire.
Dans le but d’atteindre un succès organisationnel, la mise en œuvre et le maintien d’un

système de gestion des documents d’activité (SGDA) sont indispensables : le SGDA présente
un vecteur de performance d’un organisme.
Pour assurer ce besoin, des normes ont été conçues pour aider tout organisme visant
à entretenir et améliorer leurs SGDA. Ce projet porte sur la mise en œuvre de la norme ISO
30301 et donc la mise en œuvre d’un SGDA (la gestion des documents métiers et qualité
indispensables pour l’activité de l’entreprise). La démarche a été proposée dans l’optique d’une
amélioration continue des performances tout en prenant en compte les besoins présents et
futurs des parties prenantes.
7
Chapitre 1 : Performance d’entreprise et les documents d’activité
I. Contexte général
Afin d’éclairer le contexte de ce projet, il est nécessaire d’identifier et de définir les éléments
fondamentaux de la gestion des documents d’activité :
Quels sont les documents à gérer ? (Qu’est-ce qu’un document d’activité ?)
Les deux normes ISO 15489 (norme de base qui explique et définit les bonnes pratiques en
gestion des DA) et ISO 30300 (référence normative indispensable pour la mise en place de
l’ISO 30301 qui définit les principes essentiels et le vocabulaire du SGDA) se complètent pour
définir les documents d’activité. D’après la norme ISO 15489 « les documents créés, reçus et
préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de
ses obligations légales ou la conduite des opérations liées à son activité » [1] ou comme « les
informations créées, reçues et préservées comme preuve et actif par une personne physique ou morale
dans l’exercice de ces obligations légales ou la conduite de ses activités » dans l’ISO 30300 [2].Ces
deux définitions mettent l’accent sur le fait que les DA sont des « preuves » au sens juridique
et opérationnel, afin de permettre la bonne conduite des activités et d’optimiser les processus
de travail.
 Ces documents sont le support et la trace de la réalisation des activités de l’organisme
Comment gérer les DA ?
Théorie des 3 âges
La bonne gestion des DA permet à l’unité accueillante de réaliser des gains financiers et de
temps, et garantit l’efficacité de son activité. Cette gestion des DA se fait à travers un cycle de
vie qui possède 3 âges :
- 1er âge : les archives courantes sont les documents indispensables à la gestion
quotidienne des activités de l’unité et qui sont conservées dans les bureaux des
personnels
- 2ème âge : les archives intermédiaires sont les documents qui ont une utilité
administratifs ou juridiques
 Elles ne sont plus des archives courantes
8
- 3ème âge : les archives définitives sont les documents qui doivent être conservées à long
terme en vue de leurs intérêts scientifique et historique
 Elles ne sont plus des documents courants et intermédiaires
Figure 1 : Théorie des 3 âges
Par la suite, la norme ISO 30300 vient définir la gestion des DA comme un contrôle efficace
et systématique de processus de gestion d’un document. Cette gestion des DA nécessite
d’être associée aux processus métiers de l’organisme [2].
 Pour synthétiser, c’est le fait de fournir la bonne information à la bonne personne au

bon moment.
9
Figure 2 : Processus de gestion des documents [12]
Qu’est-ce qu’un système de management qui intègre la gestion des DA ? (Qu’est-ce qu’un
SGDA ?)
Un SGDA est un système complet et auto-suffisant qui permet de définir, mettre en œuvre et
contrôler une politique de gestion des documents d’activité. Le SGDA documente les activités
métiers (modes opératoires, processus, etc.). Par exemple, ce système contrôle, par des
audits, l’atteinte des objectifs décrits. Il surveille et analyse les résultats à travers des
indicateurs de performance afin d’assurer l’efficacité du système. Le SGDA met en place des
actions correctives si nécessaires [3].
10
1. Contexte normatif : la norme ISO 30301
Editée en 2011, la norme ISO 30301 fait partie des normes du système de management et elle
peut être mise en place avec d’autres normes pour créer un système intégré [4]. Cette norme
établit les exigences relatives à un SGDA lorsqu’un organisme produit, contrôle et conserve
ses documents métiers et qualité aussi longtemps que nécessaire [5].
En 2013, l’ESCOLA Superior d’Arxivistica I Gestió de Documents de Barcelone (ESAGED) est

la 1ère organisation à être certifiée dans le monde.
Actuellement, aucune entreprise n’est certifiée en France. Par contre, 3 organisations sont
engagées dans la démarche de certification ISO 30301 et le 1er certificat est prévu en 2018
(Source Marie-Françoise NESME membre du comité de normalisation Européenne).
Benchmarking
Au début de stage, un benchmark a été réalisé pour constituer des points de repère sur le
projet de mise en œuvre de la norme ISO 30301 :2011 [4].
C’est le fait de se comparer avec les autres afin de connaître leurs standards, apprendre de
leurs erreurs et apprendre à connaître leur façon de travailler.
 « C’est une pêche aux bonnes idées »

Ce benchmark a été effectué afin de tirer des enseignements et qui sera à la fois une source
de réflexion et d’inspiration lors de la phase d’analyse stratégique. Dans ce contexte, je me
suis entretenue par mail avec Anahí Casadesús coordinatrice de master à l’ESCOLA Superior
d’Arxivistica de Barcelone (1ère organisation certifiée en Europe).
Les avantages principaux ont été évoqués :
-Organisme efficient : une meilleure organisation interne des processus qui ont permis de
clarifier qui ? Fait quoi ? (qui gère quelle donnée et quel document)
-Plus de qualité perçue vis-à-vis des clients de l’école (étudiants et enseignants) :

transmettre le savoir et le savoir-faire, c’est-à-dire transmettre la maîtrise de la norme aux
étudiants grâce à la collaboration des enseignants dans le projet de certification. Autrement
dit, la fiabilité et la qualité des enseignements ont augmenté le niveau de satisfaction des
parties intéressées
11
-Culture qualité (par rapport aux autres normes) : grâce au caractère interopérable qui
facilite la mise en œuvre d’un système de management intégré, l’école s’est engagée dans
une démarche de certification ISO 9001 et ISO 14001.En fait, Le SMI permet l’intégration
des 3 systèmes qualité, sécurité et environnement au sein d’un même système de
management.
Pourquoi se certifier ISO 30301 ?
C’est un outil exceptionnel de pilotage de la gestion des données. Cette norme assure aux
entreprises une gouvernance conforme aux réglementations. Elle contribue à la prise de
décision, permet l’atteinte des objectifs fixés et l’amélioration continue des performances de
l’organisation tout en répondant aux attentes des parties intéressées.
2. Interopérabilité avec les autres NSM
L’interopérabilité est l’un des enjeux les plus importants pour réussir la mise en œuvre et
assurer la pérennité d’un SGDA. La norme ISO 30301 donne au système des documents
d’activité un caractère interopérable avec les autres NSM. Ce caractère permet de lui donner
le même titre que les normes de systèmes de management de la qualité (série ISO 9000), le
management environnemental (série ISO 14000) et la sécurité des informations (série ISO
27000) [6]. Chaque norme citée ci-dessus contient une partie sur la maîtrise de la
documentation. Prenons comme exemple la norme ISO 14004 qui contient des lignes
directrices sur la mise en place, la mise à jour et l’amélioration d’un système de management
environnemental [7]. Il existe une cohérence avec des éléments cités dès l’introduction de
l’ISO 30300 : rôles et responsabilités, processus systématique, mesures et évaluation, revue et
amélioration, et les autres normes NSM [3].
12
Figure 3: Interopérabilité de la norme ISO 30301 : 2011 [Source auteur]
II. Les enjeux et la problématique
1. Coût de la mauvaise gestion des documents d’activité

La mauvaise gestion des documents d’activité est la conséquence de l’inefficacité de son
système de gestion des documents d’activité. En Europe, 362 millions d’heures sont consacrées
au processus documentaire, c’est-à-dire 147 milliards d’euros de coût financier par an (impact
5% du chiffre d’affaires des entreprises). La mauvaise approche processus déployée est la
principale source d’erreur et de perte du temps [8].
2. La performance et le SGDA
Selon la 30301, une gestion efficace des documents d’activité nécessite la mise en place d’un
système qui intègre un ensemble de processus du service (processus pilotage, processus
métiers et processus supports) dont un processus d’amélioration continue des performances
[6]. Un SGDA efficace et performant constitue une opportunité pour les entreprises :
compétitivité, partage des compétences et vision de l’avenir.
2.1 Evaluer la performance d´un SGDA

L’évaluation de la performance des processus de l’organisme et de son système documentaire
contribue à une surveillance régulière de la réalisation des activités, une mesure de l’atteinte
des objectifs fixés (stratégiques, administratifs et financiers) et une amélioration continue, tout
en répondant aux besoins des parties intéressées. Cette évaluation est effectuée à travers des
indicateurs de performance qui sont définis pour mesurer le bon fonctionnement et la maîtrise
13
des processus. Les résultats seront par la suite comparés aux objectifs afin de prendre des
mesures correctives.
Dans le secteur des services, l’évaluation de la performance se fait aussi en termes d’efficacité,
d’efficience et de qualité perçue.
Efficacité
En parlant de l’efficacité, la question suivante se pose « Est-ce qu’on a bien fait les choses ? »
D’après l’ISO 9000 : 2015, l’efficacité est définie comme étant « le niveau de réalisation des
activités planifiées et d’obtention des résultats escomptés » [9]. L’efficacité permet de
déterminer le niveau de respect des objectifs planifiés par l’organisme et tient à répondre aux
attentes des parties prenantes.
Efficience
« Est-ce qu’on a consommé moins de ressources (matérielles et immatérielles) pour faire le

mieux possible ? »
D’après l’ISO 9000 : 2015, l’efficience est « le rapport résultat obtenu/ressources utilisées »
[8]. L‘efficience garantie l’efficacité à moindre coût, c’est-à-dire consommer le moindre des
ressources matérielles et immatérielles (temps, moyen logistique, etc.) afin d’atteindre les
objectifs visés.
Qualité perçue
« Comment perçoit le client la qualité du service/produit ? »
La qualité perçue est le constat que se fait le client en donnant du sens et de la valeur au
service/produit. Cette notion dépend aussi de la personne qui va l’apprécier, vu qu’elle dépend
de ses perceptions subjectives et induit en lui un niveau de satisfaction [10].
3. La performance, un enjeu pour la 30301

Suite à l’inspection réalisée, le rapport de l’organisme de tutelle a montré des points sensibles.
Pour assurer un meilleur mode de fonctionnement et pour améliorer la performance
opérationnelle, l’organisme accueillant tend à corriger ses points par :
14
- Mettre en œuvre une gouvernance unifiée à tous les services impliqués dans la
gestion des données afin de sécuriser et contrôler les documents. 36% des
entreprises Européennes ont reconnu avoir perdu des documents critiques stockés
au format papier dans leurs propres bureaux. Toute l’organisation se trouve alors
impactée et perd plus du temps et de l’argent [8]
- Rendre le service de gestion des documents d’activité de l’organisme plus
communicant à toutes les parties intéressées (services versants, bénéficiaires,
etc.).Qui servira d’un moyen de sécurisation des données contre toute élimination
ou modification et d’un moyen de protection en cas de sinistre
- Harmoniser et optimiser les processus afin d’homogénéiser les pratiques, ce qui
permettra d’économiser 46 milliards d’euros [8]
- Partager les connaissances pour assurer une bonne conduite des activités et pour
atteindre les objectifs stratégiques de l’organisation. Un système des documents
d’activité ne doit pas être perçu comme une contrainte pour les acteurs de
l’entreprise, mais plutôt un vecteur de performance. Ce système doit être
compréhensible et mis à disposition de personnel puisqu’il constitue la 1ère source
d’information de l’organisme.
4. Problématique
Un outil de résolution du problème a été réalisé afin de déterminer la problématique de ce

projet.
Le QQOQCP est défini dans le tableau ci-dessous :
Qui ? Emetteur : Stagiaire

Récepteurs : Entreprises
Quoi ? -SGDA à construire
-Communiquer auprès des parties intéressées
Où ? Tout organisme possédant un système de gestion des documents
d’activité
Quand ? Pendant la mise en œuvre de la norme ISO 30301
Comment ? -Mettre en place un outil d’autodiagnostic
-Définir une stratégie de communication
Pourquoi ? -Maîtriser la documentation
-Faciliter la prise de décision
-Faire adhérer toutes les parties intéressées dans la démarche
d’amélioration continue
15
Tableau 1 : Problématique du projet tirée par un QQOQCP [Source auteur]
La problématique de ce projet :
Dans une démarche de mise en œuvre de la norme ISO 30301, comment aider les
organisations à construire un système de gestion des documents d’activité communicant et
performant ?
5. Objectifs du projet
Afin d’avoir une vision claire et précise sur le projet, les objectifs visés à atteindre sont les
suivants :
-Evaluer la conformité et la performance du système documentaire existant selon les exigences

de la norme ISO 30301 : 2011
-Comprendre le fonctionnement de l’entreprise : mener une réorganisation interne des

processus et cartographier les différentes interactions entre eux
-Faire adhérer les parties intéressées à la construction d’un SGDA communicant et

performant.
16
Chapitre 2 : Méthodologie de résolution et résultats
1. Présentation de la méthode PDCA
Selon la norme ISO 30300, la modélisation de la structure d’un SGDA s’appuie sur la logique
PDCA de la roue de Deming : planifier, réaliser, vérifier et agir [2]. Etant donné que notre
problématique est la suivante « Dans une démarche de mise en œuvre de la norme ISO 30301,
comment aider les organisations à construire un système de gestion des documents d’activité
communicant et performant ? » et que la norme ISO 30301fait partie des NSM, l’utilisation de
la méthode PDCA s’avère la plus convenable pour la résolution de la problématique du projet
et pour l’atteinte des objectifs fixés d’une façon efficace et efficiente.
La roue de Deming est un cycle d’amélioration continue des services délivrés à toutes les
parties intéressées. Il garantit la performance de l’organisme ainsi que la performance de son
SGDA qui vise à une gouvernance volontaire de l’information.
Cet outil repose sur 4 étapes :
1) Plan (Planifier) : Analyser la situation initiale de l’organisme afin de fixer des objectifs à
atteindre. Ces objectifs sont relatifs aux documents d’activité et inclus les attentes et
les besoins des parties prenantes
2) Do (Réaliser) : Répondre aux objectifs fixés, impliquer les acteurs concernés par la
mise en œuvre du SGDA et les faire adhérer à la réalisation du projet à travers une
stratégie de communication
3) Check (Vérifier) : Evaluer les résultats et surveiller la performance et l’efficacité du
SGDA
4) Act (Agir) : Créer un espace interactif d’échange et de partage des données afin de
partager les résultats
17
Figure 4 : Cycle PDCA
2. Analyse des risques associés au projet
Afin de maîtriser les risques liés à la mise en œuvre de la méthode de résolution choisie, une
analyse des risques qui met en place des alternatives a été effectuée en amont.
Figure 5 : Analyse des risques du projet [source auteur]
18
3. Vers un SGDA communicant et performant
3.1 Planifier
3.1.1 Outil d’autodiagnostic
Avant de se poser la question sur la méthodologie à adapter, tout organisme (certifié ou non
ISO 30301) souhaitant construire/améliorer son SGDA doit évaluer le contexte actuel de son
système documentaire ainsi que les pratiques mises en place pour assurer la gestion des
documents d’activité.
La solution à appliquer sera construite en se basant sur les exigences de la norme ISO30301.
Les solutions proposées sont présentées dans le tableau ci-dessous :
Solutions Description Avantages Inconvénients
Collecte des données à -Contact face à face

-Non disponibilité de
Diagnostic sur via des entretiens avec -Communication du
toutes les personnes
site les acteurs impliqués projet de certification
concernées
dans le projet : auprès de tous les
-Coût élevé associé à
-Visite des lieux acteurs concernés
l’emploi d’un
-Etat des lieux prestataire
-Témoignage externe ou manque
-Compte rendu de maîtrise de l’ISO
-Tableau de synthèse 30301 si le diagnostic
est réalisé par un
acteur interne
-Temps de mise en
œuvre important
-Résultat et plan
d’action traités
ultérieurement
Revue de direction sur -Résultat crédible et -Groupe nombreux :
Revue la gestion précis difficile à gérer
documentaire documentaire : -Augmenter la -Tableau de bord non
-Evaluer les indicateurs productivité existant
de performance…
Fichier Excel permet -Facile à manipuler -Fichier lourd (en
Outil d’évaluer la conformité même par des .xlsm)
d’autodiagnostic du SGDA par rapport personnes qui n’ont
aux exigences de la pas des connaissances
norme ISO 30301 en Excel
-Accessible
-Données
centralisées dans une
19
même structure (via
les différents onglets
existants)
-Résultats
immédiats :
représentés par des
graphiques et des
taux
Tableau 2 : Avantages et inconvénients des solutions envisagées [Source auteur]
La solution la plus pertinente à mettre en place est l’outil de l’autodiagnostic. En effet, par
rapport aux deux autres solutions proposées, son rendement est plus rentable en matière du
temps et de coût financier dépensé. Il permet aussi de centraliser toutes les informations sur
un même ficher, alors qu’un prestataire ou agent interne peut oublier de les noter sur son
rapport vu qu’il détaille chaque exigence de la norme.
Le choix de l’outil d’autodiagnostic permet à l’utilisateur de rester autonome alors que les
deux autres solutions ne le permettent pas. Il donne l’utilisateur la possibilité d’ajouter des
feuilles afin de le rendre complet et de proposer des solutions pour améliorer la performance
du système documentaire.
 Facile à manipuler et accessible
3.1.2 Ergonomie de l’outil d’autodiagnostic

L’outil d’autodiagnostic est composé de plusieurs onglets :
Guide d’utilisation :
Le guide d’utilisation constitue le 1er onglet de l’outil d’autodiagnostic. Il est réalisé d’une
manière simple et facile à comprendre. Cet onglet permet à l’utilisateur de comprendre le
mode de fonctionnement du programme et de rester autonome en exploitant les résultats de
l’évaluation du SGDA. Un tableau illustrant les niveaux de véracité des actions réalisées est
donné afin de faciliter l’interprétation des résultats.
20
Figure 6 : Guide d'utilisation [Source auteur
Exigences :
Cet onglet présente la partie principale de l’outil, il contient les exigences détaillées de la
norme ISO 30301:2011. Elles ont été toutes prises et reformulées afin de ne négliger aucune
exigence. En faisant l’état des lieux, l’utilisateur peut vérifier les niveaux de véracité des
critères d’exigence et leurs taux de conformité.
21
Figure 7 : Exigences [Source auteur]
Résultats globaux :
Les résultats de l’onglet « Exigences » sont présentés sous forme de graphiques dans l’onglet
« Résultats globaux ». Un bilan permet d’avoir une vision générale de l’état actuel du SGDA
avec un espace dédié pour mettre en place des actions d’amélioration. Les résultats sont
affichés dans un tableau de synthèse quand les réponses à toutes les exigences sont renseignées
par l’utilisateur.
Figure 8 : Bilan et plans d'amélioration [Source auteur]
22
Figure 9 : Tableau de synthèse [Source auteur]
Résultats par article :
Les résultats pour chaque article sont présentés sous forme de graphique radar. Comme pour
le bilan général, l’utilisateur peut proposer jusqu’à trois plans d’action.
Figure 10 : Résultat par article [Source auteur]
Conseils :
Le dernier onglet « conseils » propose des pistes pour atteindre le respect des exigences et
la performance du SGDA.
Figure 11 : Conseils [Source auteur]
23
3.1.3 Objectifs de l’outil d’autodiagnostic
Afin de construire un SGDA communicant à toutes les parties intéressées, les objectifs de la
mise en place de l’outil d’autodiagnostic ont été définis comme suit :
-Permettre à tous les acteurs d’évaluer la conformité du SGDA par rapport aux exigences de
la norme ISO 30301 en diffusant l’outil en interne de l’organisme accueillant
-Déterminer les causes réelles de dysfonctionnement du système documentaire

-Faciliter la compréhension du contexte pour tous les collaborateurs ce qui permettra de
valoriser leurs rôles dans la mise en place des actions d’amélioration.
3.1.4 Evaluation de la conformité du SGDA

L’état initial et l’analyse de l’existant ont été effectués par une consultante externe en
échangeant avec le records manager de l’entreprise qui est le garant de la bonne gestion des
documents d’activité et qui a pour missions de :
-Proposer la politique qui sera validée par la direction
-Développer les bonnes pratiques de préservation des données en documentant les outils, en
formant et en informant les utilisateurs. Ces bonnes pratiques sont mises en place pour aider
les producteurs à sélectionner les données et faciliter les versements des données afin de
pérenniser les documents de l’organisme
-Garantir la cohérence du système de records management
-Collaborer avec les services d’information de l’entreprise (communication, informatique…)

pour assurer la cohérence de l’ensemble des fonctions vis-à-vis de l’utilisateur [11]
Ainsi, l’outil d’autodiagnostic de la norme ISO 30301 : 2011 a été utilisé afin de retranscrire
les résultats de l’analyse dans un diagnostic. Ce dernier est réalisé pour comprendre le projet
et son environnement de déroulement, et cerner ses points faibles. Cet outil a été développé
en m’inspirant des modèles réalisés (pour d’autres normes) par des étudiants des précédentes
promotions du master Qualité et Performance dans les organisations de l’UTC.
Les résultats suivants ont été obtenus :
24
Figure 12 : Résultats de l'autodiagnostic par rapport à la norme ISO 30301 : 2011 [Source auteur]
Suite aux résultats démontrés sur la figure 12, les constatations suivantes ont été établies :
-Le SGDA est conforme 23% par rapport aux exigences de la norme ISO 30301 : 2011
-Cette étape a permis de détecter les non-conformités et de les analyser pour comprendre
les dysfonctionnements observés
-Cette évaluation complète a permis de montrer qu’il y a encore une marge d‘amélioration ce
qui permettra d’optimiser le fonctionnement du SGDA.
3.2 Réaliser
3.2.1 Réorganisation des processus interne

La cartographie des processus présente un travail structurant, elle offre une vision globale du
fonctionnement d’un organisme.
À travers une structure graphique pragmatique représentant les activités de l’organisme

accueillant, cette approche processus place les parties intéressées au centre de ses intérêts
afin d’aller au-delà de répondre à leurs besoins.
Après avoir compris l’organisation, les métiers, l’interaction et l’influence de chaque processus
sur les autres, la cartographie présentée ci-dessous a été définie. Sur cette cartographie, tous
25
les DA ont été présentés dans le référentiels de conservation (tableau de gestion des durées
de conservation). Ce référentiel est un outil de maîtrise des DA produits ou reçus et qui
définit les durées de conservation et le sort final pour chaque document.
Un code de couleur a été choisi afin de faciliter la communication visuelle aux collaborateurs.
Figure 13 : Cartographie des processus [Source auteur]
Processus de pilotage ou processus management (couleur rouge) : est le métier du

leadership ou du dirigeant identifié dans notre projet par « le directeur de l’unité ». Il assure
la disponibilité et la communication de la politique relative au SGDA, la revue des processus
opérationnels, la stratégie de l’organisation et les revues de direction, c’est-à-dire la
gouvernance de la fonction gestion des documents d’activité. Ce processus assure la
cohérence de fonctionnement des autres processus (réalisation et support). Il assure aussi la
pérennité de la performance de l’entreprise à travers l’amélioration continue.
26
Processus de réalisation ou processus opérationnels (couleur bleue):décrivent le
cycle de vie du service/produit depuis l’identification des besoins des parties intéressées jusqu’à
leurs satisfactions. Deux processus métier ont été définis : recherche des données à conserver
et préservation des données (figure 13).
Pour rappeler, les documents d’activité sont des manuels, des rapports, des guides, etc. qui
décrivent, analysent, supportent et valident les processus métier du service. Le cycle de vie
des DA en lui-même est un processus présenté sur la cartographie « préservation des
données » [3].
Processus support ou soutien (couleur verte) : fournissent les ressources nécessaires

au bon fonctionnement de processus pilotage et processus réalisation. Ils représentent la
gestion des infrastructures, la gestion des compétences, la gestion des relations prestataires
et la gestion des informations (figure 13).
 La mise en place de la norme ISO 30301 permet les entreprises d’optimiser leurs
processus en les mettant à jour et en les évaluant régulièrement à travers des audits.
Elle entraîne un succès organisationnel en maintenant le fonctionnement et
l’organisation du service qui est conçu dans une optique d’amélioration continue des
performances
3.2.2 Communiquer avant et pendant le projet

La collaboration et l’adhésion des acteurs au cours du projet sont demandées. C’est pour
cette raison qu’une stratégie de communication ayant pour objectif de faire participer toutes
les parties intéressées a été conçue.
27
Figure 14 : Stratégie de communication [Source auteur]
Etape du cycle Description Valeur ajoutée

1. Contexte du projet Permet d’évaluer le Selon le contexte normatif :
contexte et lister les actions -Mise en œuvre de la norme
de communication ISO 30301. C’est une norme
existantes de dernières du système de management
années, toutes qui établit les exigences d’un
communications confondues Système performant de
(internes et externes) et en Gestion des Documents
évaluer la pertinence et les d’Activité pour tout
effets (vérifier l’état de organisme qui crée, gère et
réalisation) conserve ses documents
métiers et qualité
-Engagement de la direction
via la rédaction d’une
politique qualité
Selon le texte
réglementaire :
-Code du patrimoine
-Note circulaire de l’archive
de France
28
2. Offre du service Permet d’évaluer les offres En interne :
de communications et de 1) Notre quotidien, notre
lister les informations vie au travail
essentielles à diffuser 2) Prévention
3) Qualité et performance
du service
En externe :
1) Pilotage transversal à
l’entreprise
2) Elaboration et diffusion
des outils d’une bonne
gestion des données (tableau
gestion des durées de
conservation)
3) Sensibilisation et
formation à la bonne
pratique
3. Cibles de la Permet d’évaluer les Les cibles ont été identifiées

communication différentes cibles de selon le périmètre de la
communications possibles et certification et les besoins
d’essayer de les hiérarchiser selon le niveau hiérarchique.
en fonction de leur typologie La communication a été
des besoins (informations adaptée en fonction de la
fiables, récentes, essentielles personne concernée
pour leur travail, etc.)
4. Et 5. Message et Permet de répondre à la Une bonne information au

choix des médias question « quel message bon endroit pour la bonne
pour quelle cible ? », personne
d’évaluer les différents
médias : lister tous les outils
de communication
disponibles en interne et en
externe qui permettraient de
diffuser un message aux
cibles
6. Plan des opérations de Permet une réflexion -Les parties intéressées sont
communication profonde sur les objectifs conscientes de ce qu’on met
qu’on veut atteindre par la en place
communication, les moyens, -Donner du sens à ce que fait
les cibles et les messages et l’entreprise
donc de maximiser la
performance de l’entreprise
29
7. Bilan et analyse des Permet d’évaluer les Tirer des conséquences
performances résultats des objectifs pour les futurs événements à
déclinés au début : développer
objectifs atteints?
dans les délais prévus?
Retour d’expérience ?
Tableau 3 : Description et valeur ajoutée du cycle stratégique de communication [Source auteur]
Objectifs de la stratégie de communication :
-Faire découvrir l’existence d’un système de gestion des documents d’activité à nos parties
intéressées « Parler de nous »
-Faire adhérer au projet dans l’intérêt public de l’entreprise. La préservation des données
permet la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées et
permet la gestion des besoins de l’entreprise [12]
-Motiver les parties intéressées afin de s’impliquer et passer à l’action.
3.2.3 Rédiger un système documentaire utile, utilisé et utilisable

Afin que le système documentaire ne devienne pas difficilement compréhensible, il faut rédiger
des documents répondant aux critères définis ci-dessous (règle de 3U):
- Utile : un document informatif permettant de servir un besoin

- Utilisé : un document critiqué ou apprécié pour amélioration, simple et accessible
- Utilisable : un document exploitable, précis et compréhensible
À ce stade, un tri des documents existants de l’organisme accueillant a été effectué avec la
participation du responsable qualité, l’assistante records manager et le stagiaire.
Ce tri a permis de détecter que le système documentaire actuel contient des documents
redondants. Ainsi, plusieurs documents ont été détruits en suivant la règle de 3U. D’autres
documents qui ont une valeur culturelle et patrimoniale ont été archivés selon les durées de
conservation prescrites dans les règlements et les normes. Peu de procédure décrivant les
activités de l’organisme ont été trouvées, ce qui a permis de lister les documents manquants
à rédiger et en évaluer leur pertinence et leurs effets.
30
À ce stade, une équipe de travail, composée de spécialistes dans des domaines différents, a été
créée. Cela optimise le processus de rédaction et facilite l’appropriation des documents par
les acteurs concernés par chaque processus rédigé. L’implication de différents collaborateurs
est importante lors de cette étape, vu qu’un système documentaire est un ouvrage collectif.
En suivant la règle de 3U, le SGDA a été construit comme suit :
-Formalisation de tous les processus internes de l’organisme accueillant en suivant les

exigences de la norme ISO 30301 : 2011
-Description des processus d’une manière générale par des fiches d’identité qui contiennent
les données suivantes : le pilote du processus, les indicateurs, les interactions entre les
processus, etc. (Dont 4 fiches d’identité pour les processus support, 2 processus réalisation
et une pour le processus pilotage)
-Description plus détaillée des processus par des procédures qui définissent qui ? Fait quoi ?
Quelle preuve ? Une procédure permet de clarifier les rôles, de définir le responsable de
chaque étape du processus et la preuve associée. Ces procédures sont représentées sous
forme de logigramme afin d’être compréhensibles, simples et faciles à lire.
3.3 Vérifier
Suite à la mise en place du SGDA, l’outil d’autodiagnostic créé au début de ce projet a été
réutilisé pour mesurer la performance du SGDA et évaluer l’état de réalisation du projet.
L’objectif de cette étape est de permettre aux collaborateurs de vérifier l’état d’avancement
du projet, de son bon déroulement et d’évaluer la performance du SGDA. Les résultats
suivants démontrés sur le graphe ci-dessous sont la preuve de la bonne conduite des actions
mises en place (citées dans les étapes précédentes de la méthode). L’outil d’autodiagnostic a
permis à l’ensemble des acteurs impliqués dans la mise en œuvre du SGDA d’avoir une vue
d’ensemble de leur système, voir le fruit de leur travail, ce qui les motivera pour s’impliquer
pleinement dans le projet.
31
Figure 15 : Mesure de la performance du SGDA [Source auteur]
3.4 Agir : Communiquer après

3.4.1 L’espace interactif : un axe stratégique de communication
Le management des organisations a considéré que la communication est un levier stratégique

de management pour l’entreprise. Il permet à l’entreprise de générer une valeur ajoutée qui
se traduit par :
- Un impact direct sur les résultats de l’entreprise

- Une meilleure réactivité de l’ensemble des acteurs
- Un partage des valeurs et de la culture d’entreprise
Contexte normatif
Afin de mettre en place un SGDA communicant et efficace, la norme ISO 30301 définit des
exigences à appliquer dans le chapitre 5 Leadership et le chapitre 7 Support. Les exigences et
les objectifs relatifs à la communication sont présentés dans le graphe ci-dessous :
32
Figure 16 : Exigences de la norme ISO 30301 et les objectifs relatifs à la communication [source auteur]
Une nouvelle forme de communication
Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?

Collecter et Unité Après la Via l’espace Faciliter l’accès
centraliser les concernée par rédaction et la interactif sur de tous les
données le projet (lieu mise à jour des l’application collaborateurs
concernant le du stage) documents interne de aux données
projet sur internet l’entreprise
Tableau 4 : QQOQCP espace interactif [Source auteur]
Le partage en interne de l’information constitue un axe de réussite pour la bonne conduite

des activités du service (processus pilotage, processus métier et processus support) et permet
à l’organisme une communication directe et interactive.
Les nouvelles technologies de communication offrent des nouvelles formes de collaboration.

Elles facilitent le partage et l’accès des collaborateurs à distance et en temps réel à tous les
documents de l’unité. Cette facilité d’échanges permet d’augmenter la productivité et la
réactivité des acteurs participants au projet de certification ISO 30301.
33
Via un espace interactif, un simple clic sur le processus demandé sur la cartographie des
processus, qui est présentée sur la page d’accueil, est suffisant pour accéder à toutes les
informations (Fiche d’identité, instruction, fiche métier, etc.).
Selon la norme, un SGDA doit être communicant et efficace pour assurer la bonne conduite
des activités de l’entreprise. À ce stade, suite à l’échange avec la responsable qualité et la
responsable de communication, il a été proposé de mettre en place un outil interne afin
d’éviter de dépenser un coût supplémentaire et de perdre le temps pour obtenir l’accord du
service informatique de l’entreprise.
Outil Description Avantages Inconvénients

Application web Espace interactif -Accès rapide de tous les Chronophage
permettant : collaborateurs aux
- Le partage et l’accès à dernières versions des
l’ensemble des différents documents
informations de l’unité métiers et qualité
qui sont centralisées, -Facile à utiliser et
sauvegardées et mises à alimenter par tous les
jour acteurs impliqués dans le
-La création des projet
espaces collaboratifs -Application interne à
(Exp : Tableau de bord) l’entreprise (déjà
fonctionnelle dans un autre
département)
-Présente l’organisation
(lieu de stage)
-Communique à tous le
personnel les dernières
mises à jour des documents
Tableau 5 : Espace interactif [Source auteur]
Cette proposition a été présentée au directeur et aux collaborateurs. La mise en place de cet
espace qui constitue le choix idéal et le plus pertinent parce que :
- C’est une application interne déjà fonctionnelle (dans un autre département de l’entreprise),
qui ne nécessite pas d’accord informatique, dont le délai d’utilisation est rapide et la valeur
ajoutée est garantie
-L’accès à l’espace se fait depuis l’application web principale de l’entreprise
-C’est une application qui aidera l’unité à diffuser les informations et à renforcer la relation
avec toutes les parties intéressées
-C’est une véritable compagne de communication
34
-C’est une application qui sera conçue sur-mesure en fonction des besoins de l’organisme
accueillant et des besoins de ses clients
-Il est facile à accéder : l’utilisateur peut accéder aux informations par un simple clic
=> L’organisme accueillant est plus sûr que ses parties intéressées consultent plus souvent les
informations
-Il permet de créer un espace « Formation » qui peut contenir des vidéos, des dates et des
programmes de formation pour le personnel de l’unité afin de renforcer leur engagement
-Il permet d’envoyer des notifications contenant les nouvelles mises à jour et les nouveaux
évènements aux abonnés
-Il permet d’améliorer l’image du service que l’organisme accueillant veut donner à ses clients
Au vu de ces avantages, la direction a été sensibilisée et s’intéresse à l’idée.
35
Chapitre 3 : Retour d’expérience et perspectives
1. Perspectives d’amélioration
Après avoir construit les premières bases de l’application web, qui présente un axe d’évolution
de l’organisation, et afin d’assurer la poursuite du projet certaines améliorations sont
envisagées:
-En premier lieu, une mesure de la performance qui permet d’évaluer, de donner plus de
visibilité sur les efforts réalisés, de mesurer le succès et de piloter l’application constitue l’étape
suivante. Cette évaluation doit être effectuée selon les 3 axes de la performance : efficacité,
efficience et qualité perçue. Il faudra donc un tableau de bord KPI qui fusionne les objectifs
stratégique de communication et les indicateurs de performance
-En 2ème lieu, pour améliorer en continue, il faudra communiquer les résultats à tous les
collaborateurs et lancer une séance de brainstorming en collaborant avec l’équipe de travail
pour de nouvelles propositions et pour assurer la poursuite du projet. Par la suite, le
responsable de communication pourra évaluer la pertinence des propositions
-Suivre l’enchaînement de différentes étapes du cycle stratégique de communication et

d’évaluer l’état de réalisation des actions décrites sur le plan de communication. Le but ici est
de développer son activité, d’augmenter la performance et d’instaurer une culture d’entreprise
en adhérant toutes les parties intéressées dans le projet.
2. Retour d’expérience
Les facteurs clés de succès du projet sont :
-L’engagement de la direction qui est primordial dans toute démarche de certification pour
montrer son implication et garantir la durabilité du projet
-L’engagement des collaborateurs pour contribuer à la réussite du projet. Les collaborateurs

sont des experts de terrain et savent orienter vers quelle solution à mettre en place. Travailler
en groupe a permis d’atteindre plus facilement les objectifs fixés
-La gestion du temps en mettant en place des plannings hebdomadaires
-L’analyse stratégique du projet et sa présentation en réunion à tous les collaborateurs en

expliquant les objectifs fixés.
36
CONCLUSION
L’outil d’autodiagnostic créé lors de ce projet a pour objectif de mesurer la conformité du
SGDA par rapport aux exigences de la norme ISO 30301:2011. Il a permis de vérifier l’état de
réalisation du projet à chaque stade. Cet outil peut être utilisé par toute entreprise certifiée,
en cours de certification ou qui compte se lancer dans une démarche de certification. Il permet
d’identifier, de combler les lacunes du SGDA et de déterminer le niveau de performance
documentaire.
La stratégie de communication ainsi que l’espace interactif seront une source d’amélioration
de la performance du SGDA. Ils permettront aussi aux collaborateurs d’identifier leurs cibles
tout au long du projet et d’accéder facilement aux dernières mises à jour de tous les
documents (sans risque de doublons qui sera par la suite source de non-conformité).
Pour conclure, un système documentaire englobe à la fois les documents externes à

l’entreprise (documents fournisseurs, référentiels, normes, etc.) et les documents internes.
Ces derniers concernent toute la documentation qualité (procédures, mode opératoire, etc.)
ainsi que les documents métiers qui servent de preuve de réalisation et de la bonne conduite
de l’activité de l’entreprise. Dans la norme ISO 30301, le SGDA vient comme un bon
gestionnaire de toutes ces informations documentées. Ce système est alors conçu comme un
dispositif complet et auto-suffisant de gestion de la performance parce qu’il permet de
formaliser, de communiquer les pratiques, de surveiller l’efficacité des résultats par rapport
aux objectifs fixés et d’améliorer la performance organisationnelle. Il ne doit pas être perçu
comme une contrainte par les parties intéressées, mais comme une source de richesse qui
permet de tirer profit de la valeur de leurs documents.
37
REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUE
[1] « NF ISO 15489-1- Information et documentation- Records management ». Edition
Afnor, www.afnor.org, juin-16.
[2] « NF EN ISO 30300- Information et documentation- Systèmes de gestion des

documents d’activité- Principes essentiels et vocabulaire ». Edition Afnor, www.afnor.org,
dec-11.
[3]A. Jules, «Gestion des documents d’activité : définition, principes et concepts », la gazette
des archives, n°228,2012-4. Normalisation et gestion des documents d’activité (records
management) : enjeux et nouvelles pratiques pour notre profession. pp. 153-171.DOI
: 10.3406/gazar.2012.4991. [En ligne]. Disponible sur :http://www.persee.fr/doc/gazar_0016-
5522_2012_num_228_4_4991. [Consulté le: 08-Janvier-18]
[4]« NF EN ISO 30301- Information et documentation- Systèmes de gestion des documents

d’activité- Exigences ». Edition Afnor, www.afnor.org, dec-11.
[5] M. Cottin, S. Dessolin-Baumann, « La famille des normes ISO sur le records

management », la gazette des archives, n°228, 2012-4. Normalisation et gestion des
documents d’activité (records management) : enjeux et nouvelles pratiques pour notre
profession. pp. 119-133.DOI : 10.3406/gazar.2012.4989. [En ligne]. Disponible sur:
www.persee.fr/doc/gazar_0016-5522_2012_num_228_4_4989. [Consulté le: 08-Janvier-18]
[6] M. Cottin, G.Dupoirier et MF. Nesme, « Gestion des enregistrements : norme ISO
30300 » Mai 2014. [En ligne]. Disponible sur : https://www.techniques-ingenieur.fr/base-
documentaire/technologies-de-l-information-th9/gestion-de-contenus-numeriques-
42311210/gestion-des-enregistrements-norme-iso-30300-h7418/ [Consulté le: 06-Janvier-
18).
[7] « NF EN ISO 14004- Systèmes de management environnemental- Lignes directrices

générales pour la mise en application ». Edition Afnor, www.afnor.org, mai-16.
[8] Coleman ParkesResearch, « L’impact des processus documentaires au sein des

entreprises » 2011. [En ligne]. Disponible sur:
https://www.ricoh.fr/Images/Ricoh%20Process%20Efficiency%20Index%20French%20FINAL_t
_71-28356.pdf. [Consulté le : 12-Fevrier-18]
38
[9] « NF EN ISO 9000 - Système de management de la qualité- Principes essentiels et
vocabulaire ». Edition Afnor, www.afnor.org, oct-15.
[10] J.-L. Giordano, «L’approche qualité perçue,» 2006. [En ligne]. Disponible sur:
http://www.eyrolles.com/Chapitres/9782708134935/Chap1_Giordano.pdf. [Consulté le: 12-
Fevrier-2018]
[11] « Comprendre et pratiquer le records management. Analyse de la norme ISO 15489 au

regard des pratiques archivistiques françaises », Documentaliste-Sciences de l'Information
2005/2 (Vol. 42), p. 106-116. DOI 10.3917/docsi.422.0106
[12] Legifrance, « Texte réglementaire, «Loi n° 2008-696 relative aux archives » » . Code du
patrimoine. –art. L211-1, NOR : MCCX0400123L, 15-juillet-2008.
39

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« Système de gestion des documents d’activité »

Mémoire d’Intelligence Méthodologique

ST02 Stage professionnel de fin d’études 2017/2018

Version WEB disponible sur : www.utc.fr/master-qualite, puis "Travaux", "Qualité-

Chapitre 1 : Performance d’entreprise et les documents d’activité ................................................ 8

LISTE DES TABLEAUX

L’objectif de ce présent mémoire d’intelligence méthodologique est de construire un système

Mots-clés : système de gestion des documents d’activité, communicant, performant,

Keywords : system for managing activity documents, communicating, performant, ISO

Je tiens particulièrement à remercier ma tutrice de stage pour ses conseils avisés et la

Et je remercie toute l’équipe de la cellule master pour cette formation de qualité.

NSM : Norme du Système de Management

SGDA : Système de Gestion des Documents d’Activité

SMI : Système de Management Intégré

ISO : International Organization for Standardization

(Organisation internationale de normalisation)

KPI : Key Performance Indicator

De nos jours, dans la plupart des organismes, la trilogie « production / utilisation /

Dans le but d’atteindre un succès organisationnel, la mise en œuvre et le maintien d’un

Quels sont les documents à gérer ? (Qu’est-ce qu’un document d’activité ?)

 Ces documents sont le support et la trace de la réalisation des activités de l’organisme

Comment gérer les DA ?

Théorie des 3 âges

Figure 1 : Théorie des 3 âges

 Pour synthétiser, c’est le fait de fournir la bonne information à la bonne personne au

En 2013, l’ESCOLA Superior d’Arxivistica I Gestió de Documents de Barcelone (ESAGED) est

 « C’est une pêche aux bonnes idées »

Les avantages principaux ont été évoqués :

-Plus de qualité perçue vis-à-vis des clients de l’école (étudiants et enseignants) :

Pourquoi se certifier ISO 30301 ?

2. Interopérabilité avec les autres NSM

II. Les enjeux et la problématique

1. Coût de la mauvaise gestion des documents d’activité

2.1 Evaluer la performance d´un SGDA

« Est-ce qu’on a consommé moins de ressources (matérielles et immatérielles) pour faire le

« Comment perçoit le client la qualité du service/produit ? »

3. La performance, un enjeu pour la 30301

Un outil de résolution du problème a été réalisé afin de déterminer la problématique de ce

Le QQOQCP est défini dans le tableau ci-dessous :

Qui ? Emetteur : Stagiaire

-Evaluer la conformité et la performance du système documentaire existant selon les exigences

-Comprendre le fonctionnement de l’entreprise : mener une réorganisation interne des

-Faire adhérer les parties intéressées à la construction d’un SGDA communicant et

Cet outil repose sur 4 étapes :

2. Analyse des risques associés au projet

Figure 5 : Analyse des risques du projet [source auteur]

3.1.1 Outil d’autodiagnostic

Les solutions proposées sont présentées dans le tableau ci-dessous :

Solutions Description Avantages Inconvénients

Collecte des données à -Contact face à face

 Facile à manipuler et accessible

3.1.2 Ergonomie de l’outil d’autodiagnostic

Figure 8 : Bilan et plans d'amélioration [Source auteur]

Résultats par article :

Figure 10 : Résultat par article [Source auteur]

Figure 11 : Conseils [Source auteur]

-Déterminer les causes réelles de dysfonctionnement du système documentaire