Iii. Reunion D'affaires

REUNION D’AFFAIRES
CHAPITRE 1 : OUVRIR UNE REUNION

Les premiers instants d’une réunion sont très importants. C’est à ce moment que
l’ambiance s’installe, que l’esprit dans lequel la réunion a été préparée « passe ». Il
faut rapidement mettre les participants en confiance, leur permettre de comprendre
pourquoi leur présence est utile… Il y a d’abord un minimum d’informations à apporter,
puis il faut laisser de la place à l’expression individuelle, ne serait-ce que quelques
mots. Voici une trame de déroulement possible, à adapter évidemment en fonction de
l’ampleur de la réunion.
1) La présentation générale de la réunion
Elle est prise en charge par l’animateur de la réunion ou un membre du groupe garant
:
 Présentation de l’objectif général de la réunion, des commanditaires s’il y en a.

 Le cas échéant, remerciement de la structure d’accueil et des organisateurs
 Rappel de l’état des lieux des travaux, et des réunions précédentes sur le même
sujet s’il y en a eu.
 Présentation du déroulement général : ordre du jour, durée de la réunion
 Présentation des personnes chargées de l’animation de la réunion (animateur,
groupe garant, etc…)
 Eventuellement, présentation des lieux dans lesquels se passe la réunion, et apport
d’informations pratiques (hébergement, etc…)
2) La présentation des participants
C’est souvent lors de cette phase que chaque participant prend la parole pour la
première fois.
Elle peut se faire simplement sous la forme d’un tour de table donnant la parole à
chacun. Il est utile de donner des consignes, en demandant par exemple de dire son
nom et son prénom, la structure pour laquelle on travaille, les attentes que l’on a vis-
à-vis de la réunion.
Il peut être utile de demander aux participants d’écrire leurs noms, prénoms,
fonctions… sur une feuille de papier pliée en 3.
3) Les informations diverses
Si l’on est dans le cas d’une réunion de groupe constitué qui se réunit régulièrement,
il est utile de laisser à ce stade un moment d’« infos diverses ». C’est un temps de
prise de parole spontanée, durant lequel ceux qui ont des choses à dire concernant la
vie du groupe, le contexte actuel, les projets en cours… peuvent le faire, sous la forme
d’interventions brèves.
Ce temps permet aux participants de « se mettre dans le bain ». Il ménage également

un temps tranquille avant d’entrer dans le vif du sujet, enfin il laisse le temps aux
retardataires d’arriver sans manquer de moments vitaux.
4) La durée de l’introduction
La durée totale de l’introduction ne doit pas être disproportionnée par rapport à la durée
totale de la réunion. Voici quelques ordres de grandeur indicatifs :
Durée de la réunion Durée max. de l’intro.

1 heure 3 à 4 mn
3 heures 10 mn
1 journée ¼ heure
2 jours ½ heure
CHAPITRE 2 : POINT DE VUE
Lors d’une réunion, il arrive parfois que les participants discutent de quelque chose,
par exemple du changement qui devrait avoir lieu dans l’entreprise pour son
développement ou du recrutement de nouveaux employés pour le renforcement de
l’équipe.
Ainsi, des expressions sont utilisées en français afin de donner son avis, c’est-à-dire
en vue d’apprécier de façon positive ou négative, d’une manière nette ou nuancée, en
sachant évaluer le problème ou la situation sur laquelle on doit s’exprimer.
1) Comment exposer votre point de vue personnel
C’est mon opinion. — Moi, je pense… — À mon avis… — En ce qui me concerne…

— Je crois… — Je suis d’avis que… — J’estime que… — Je suis persuadé (e) que…
— D’après moi,… — Pour moi… — Ce qui me paraît important, c’est… — Moi,
personnellement… — Pour ma part… — Mon idée, mon sentiment, mon opinion, c’est
que… — De mon point de vue… — Ce qui compte à mes yeux, c’est — Telle est ma
conviction… — Je n’en sais rien — Je n’ai pas d’opinion sur la question —
2) Comment faire une objection
Ça dépend — Oui, mais tout de même… — Par contre… — Je me demande si… — Il

ne faut pas oublier que… — Il ne faut pas perdre de vue que… — Je voudrais vous
faire remarquer que… — Il faut également considérer que… — Vous avez oublié de
dire que… — Vous avez peut-être raison mais… — Je ne comprends pas pourquoi…
— Vous ne me ferez pas croire que… — Ne serait-ce pas plutôt… — Est-ce qu’il ne
faudrait pas plutôt… — Est-ce qu’on ne pourrait pas plutôt dire que… —
3) Comment nuancer son point de vue
Il me semble que… — Tu ne trouves pas que… ? — J’ai l’impression que… — Sans

doute — Sûrement — Peut-être bien que… — C’est bien possible — En principe —
Admettons — Si vous voulez — On peut dire ça — Pourquoi pas ! Je n’y avais pas
pensé.
4) Comment demander des informations supplémentaires
Je ne sais pas si j’ai bien compris, mais… — Que vouliez-vous dire par là ? Que veut
dire… ? Pouvez-vous préciser votre pensée ? — Pouvez-vous m’expliquer… ?
5) Comment exprimer son accord
J’approuve… — Je suis d’accord avec (+ nom) — Je suis pour (+ nom ou infinitif) —

Je suis pour que (+ subjonctif) — Je suis favorable à… — Je suis favorable à ce que
— Je suis (absolument/résolument) partisan que — Je suis convaincu que… — Je
suis persuadé/certain/sûr que… — Je suis tout à fait/absolument d’accord. — Je suis
entièrement de ton avis — Vous avez raison. — C’est évident — Évidemment — C’est
exactement ce que je pense — Il n’y a pas à discuter là-dessus — Bien sûr ! — Sans
aucun doute — Naturellement — Je te l’avais dit — Je ne vous le fais pas dire.
6) Comment exprimer son désaccord
Je ne suis absolument pas d’accord ! — Je ne suis pas d’accord du tout ! —

Absolument pas ! Vous avez tort. — Ce que vous dites est absurde — Ce n’est pas
tout à fait mon avis — Je ne suis pas d’accord avec vous sur ce point. — Vous avez
tort de soutenir ce point de vue — Je ne pense pas que vous ayez tout à fait raison —
Je regrette, mais il m’est impossible de partager votre avis — Je ne suis pas sûr que
cette méthode soit parfaitement adaptée.
CHAPITRE 3 : LA POLEMIQUE
En réunion de travail sur un sujet délicat, les discussions se passent relativement bien.
Soudainement, le ton monte et certains esprits s'échauffent. Malgré les rappels à
l'ordre et au calme, la tension continue de monter. L'animateur doit réagir au plus vite
et ramener tout le monde sur les bons rails. Pourquoi et comment faire ?
1) Les causes de dérapage
Parmi les causes les plus fréquentes de dérapage plus ou moins contrôlé, on peut
noter :
 parole coupée ;
 désaccords, conflits latents ;
 frustrations diverses ;
 différences de fonctionnement et/ou de personnalités ;
 attaques personnelles, règlement de comptes ;
 contradiction systématique, mauvaise volonté ;
 réunion qui s'éternise.
2) Quand et pourquoi réagir ?
Si les divergences d'avis sont plutôt riches et sources d'ouverture d'esprit, elles
peuvent toutefois engendrer nombre de conflits plus ou moins ouverts selon le
contexte. Lorsque ces derniers éclatent lors d'une séance de travail, il est du rôle de
l'animateur de ne pas laisser la situation s'envenimer et réagir le plus tôt possible.
Deux collaborateurs qui en viendraient aux mains serait une situation bien déplorable
et totalement contre-productive pour l'ensemble de l'équipe.
Il est ainsi du rôle de l'animateur ou du manager, d'observer, de jauger et d'agir le plus

adéquatement possible.
3) Quand réagir ?
Dès les premiers signaux révélateurs de tensions plus ou moins latentes :
 regards de travers entre deux participants ;

 ricanements plus ou moins discrets lors de la prise de parole de l'un des
protagonistes ;
 soupirs intempestifs ;
 interruptions systématiques de parole ;
 désapprobations constantes, parole qui augmente de volume, ton qui monte ;
 remarques déplacées, blessantes et/ou intempestives...
4) Pourquoi réagir ?
Les conséquences d'un animateur qui fait l'autruche ou réagit, lui aussi, de manière
hâtive souvent sous le coup de ses propres émotions, peut avoir des conséquences
néfastes :
 perte de crédibilité dans son rôle d'encadrant - que ce soit des débats ou de l'équipe
;
 perte de contrôle de la réunion : stérilité des débats, perte de temps pour tous, suite
d'un projet compromise, (etc.) ;
 baisse de motivation et d'enthousiasme de la part des autres participants, malaise
au sein du groupe ;
 effet boule de neige : le dérapage à la base de la part d'un ou deux protagonistes
se propage à l'ensemble du groupe ;
 envenimement de la situation : échanges non cordiaux, paroles déplacées, insultes,
gestes d'humeur, venue aux mains, etc.
CHAPITRE 4 : CONCLURE UNE REUNION
Une réunion ne devrait pas en principe se terminer « sans fin », c’est à dire sur les
dernières discussions concernant le dernier sujet à traiter. Une fin de réunion est un
moment technique mais aussi symbolique, un certain nombre de choses doivent y être
dites, posées, actées, sans quoi le travail ne sera pas tout à fait terminé. Voici quelques
moments qui nous paraissent incontournables.
1) Les incontournables
 Etablir le relevé de décision. S’il y en a eu, récapituler de manière claire et concise

les décisions qui ont été prises durant la réunion, en vérifiant que tout le monde soit
bien d’accord avec les termes employés.
 Fixer les prochains rendez-vous. Décider au minimum de la date de la prochaine

réunion, éventuellement repréciser le planning de travail concernant les sujets qui
ont été traités durant la réunion.
 Répartir les rôles pour les suites du travail en précisant qui fera quoi, de quelle
manière.
 Récolter les écrits nécessaires aux compléments du compte rendu
 Faire un bilan de la réunion et prendre un temps de « bulletin météo » permettant

l’expression personnelle du ressenti de chaque membre du groupe sur la manière
dont s’est passé le travail
 Enfin, en toute dernière étape lever officiellement la séance. Annoncer la fin des
travaux et remercier tout le monde.
2) Les optionnels
 Faire une synthèse de la réunion. En cas de grosse réunion centrée sur un sujet
précis, il peut être utile de tenter une synthèse de ce qui s’est dit, c’est à dire de
faire un résumé des principales idées émises. La préparation et la prise en charge
de ce moment peuvent être confiée à une personne ou un petit sous-groupe. La
synthèse doit être courte. Elle viendra en première étape de la clôture de la réunion.
 Après le lever de séance il peut naturellement y avoir des prolongements conviviaux

(pot, repas, balade, etc…) mais il doit être clair pour les participants qu’ils ne
constituent plus des moments de travail officiels, et qu’il ne pourra rien s’y décider.

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CHAPITRE 1 : OUVRIR UNE REUNION

1) La présentation générale de la réunion

 Présentation de l’objectif général de la réunion, des commanditaires s’il y en a.

2) La présentation des participants

3) Les informations diverses

Ce temps permet aux participants de « se mettre dans le bain ». Il ménage également

Durée de la réunion Durée max. de l’intro.

1) Comment exposer votre point de vue personnel

C’est mon opinion. — Moi, je pense… — À mon avis… — En ce qui me concerne…

2) Comment faire une objection

Ça dépend — Oui, mais tout de même… — Par contre… — Je me demande si… — Il

3) Comment nuancer son point de vue

Il me semble que… — Tu ne trouves pas que… ? — J’ai l’impression que… — Sans

4) Comment demander des informations supplémentaires

5) Comment exprimer son accord

J’approuve… — Je suis d’accord avec (+ nom) — Je suis pour (+ nom ou infinitif) —

6) Comment exprimer son désaccord

Je ne suis absolument pas d’accord ! — Je ne suis pas d’accord du tout ! —

1) Les causes de dérapage

2) Quand et pourquoi réagir ?

Il est ainsi du rôle de l'animateur ou du manager, d'observer, de jauger et d'agir le plus

Dès les premiers signaux révélateurs de tensions plus ou moins latentes :

 regards de travers entre deux participants ;

 Etablir le relevé de décision. S’il y en a eu, récapituler de manière claire et concise

 Fixer les prochains rendez-vous. Décider au minimum de la date de la prochaine

 Récolter les écrits nécessaires aux compléments du compte rendu

 Faire un bilan de la réunion et prendre un temps de « bulletin météo » permettant

 Après le lever de séance il peut naturellement y avoir des prolongements conviviaux

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