LE STYLE ADMINISTRATIF 

Être courtois : Évitez tout jugement de valeur. 

Être objectif : Les réactions personnelles n'ont aucune place dans les documents officiels. Le
signataire (qui peut être différent du rédacteur) incarne l'État ; il agit, par conséquent, dans le
cadre des lois et règlements. Tout ce qui est écrit doit pouvoir être vérifié, notamment grâce
aux références faites aux textes officiels. 

Être clair : L'administration ayant pour rôle de préparer ou de prendre des décisions, il faut
que l'action soit exprimée avec clarté pour être comprise de son destinataire. Recherchez
l'emploi de mots simples. Chaque phrase doit être utile, donc apporter une information
nouvelle. 

Être logique : L'écrit doit être construit comme une démonstration.

Être responsable : Le rédacteur écrit au nom de l'autorité publique. Il emploie le "je",

marque de la responsabilité assumée. 

Employer le vocabulaire administratif : Il existe un vocabulaire administratif original qui

exprime la plupart du temps le respect fondamental de la hiérarchie.
 FORMULES ET CONSEILS GENERAUX 
Formules introductives

- Faisant référence à un élément précédent :

J'ai l'honneur d'accuser réception de votre lettre du...

Comme suite à votre lettre du..., à votre demande du...

En réponse à votre lettre du..., à votre demande du...

Par lettre du...

Par lettre rappelée en référence...

Par votre communication téléphonique du...

Conformément à la circulaire n°... du...

Vous avez attiré mon attention sur...

Vous avez bien voulu appeler mon attention, me signaler...

J'ai été saisi de...

J'ai été tenu informé de...

Vous m'avez signalé que...

- Ne faisant pas référence à un élément précédent :

La lettre peut être introduite par "J'ai l'honneur..." suivie selon le destinataire par :

-d'appeler votre attention sur...

- de vous informer de...

-de vous faire connaître que...

La question m'a été posée de savoir dans quelle mesure...

Il a été porté à ma connaissance que...

Il m'a été signalé que...

- Pour une correspondance adressée à un supérieur :

de vous rendre compte...

de vous faire parvenir...

de vous exposer...

de vous demander de bien vouloir...

- Pour une correspondance adressée à un égal ou un subordonné :

de vous adresser...

de vous rappeler...

de vous demander de bien vouloir...

de vous faire connaître que...

 Formules de demandes

On retrouve les distinctions hiérarchiques dans l'emploi des verbes :

- le supérieur…

informe

fait savoir à

fait connaître à

fait observer à

demande à

prie de vouloir bien

engage...

- le subordonné...

rend compte de

expose à

sollicite de

propose de

prie de bien vouloir…

 Formules d'exposition (termes précis) verbes à l'indicatif présent :

j'ajoute
je confirme

je considère

je constate

j'estime

je note

j'observe

je précise

je rappelle

je signale

je souligne

Ces verbes à l'infinitif sont souvent précédés de :

je me permets de,

je crois devoir,

je ne peux que...

d'une manière plus autoritaire :

je prends acte...

je crois devoir attirer votre attention...

je ne sous-estime pas... mais... 

Formules d'exposition (termes plus souples)

prendre note...

se trouver appelé à…

il est entendu que...

il n'échappe pas que...

ne pas douter que…

ne pas ignorer que..

ne pas manquer de...

il n'est pas exclu que...

je ne perds pas de vue...

- L'utilisation du verbe «savoir» sert à souligner l'impossibilité théorique d'une

éventualité envisagée.

Il ne saurait être question de...

Il ne saurait vous échapper...

Vous ne sauriez ignorer que...

 Mots de liaison pour introduire des paragraphes successifs.

Ils prennent une part capitale dans la perception du contenu de votre message :

d'une part..., d'autre part...

en premier lieu..., en second lieu...

non seulement..., mais...

tout d'abord..., ensuite..., enfin... par ailleurs... en outre...

 Expressions qui permettent la transition d'une idée à l'autre, d'un paragraphe à l'autre

À mon avis...

À mon sens...

Pour ma part...

En ce qui me concerne...

En outre...

Par ailleurs...

 Expressions permettant de caractériser l'importance d'un argument ou d'une

prescription

À titre principal... À titre secondaire, accessoire... À titre exceptionnel... À titre

d'information...

Ex : Je vous signale, à titre accessoire, que... 

Mot-outils qui expriment restrictions et réserves

Cependant... Mais... Toutefois... 

Expressions apportant une précision d'ordre temporel

Dès maintenant... D'ores et déjà... Sans délai... Sans tarder...

 La conclusion est en général amenée par des expressions du type :

aussi,... dans ces conditions,... en conséquence,... suivies de formules différentes selon les cas.

Il faut noter que l’emploi des différentes formules est directement liée à la position
hiérarchique du rédacteur :

- ainsi d’une manière générale dans une correspondance fonctionnelle on privilégiera l’emploi
du conditionnel :

ex : « je souhaiterais vivement que …» (lettre à un élu) car la position statutaire ne permet pas
d’exiger,

- le subordonné s’adressera à un supérieur de la même manière.

- en revanche le supérieur pourra ( et souhaitera souvent ) utiliser le présent de l’indicatif :

« je vous demande de vouloir bien veiller à la bonne exécution de cette directive …» 

Formules de conclusion (locutions impersonnelles)

il convient de... il vous appartient de... il y a lieu de... il est nécessaire, souhaitable, opportun
de... il importe de... il y a lieu de... il paraît souhaitable, indispensable, préférable de...

Ex : Il y a donc lieu de faire exécuter immédiatement la disposition prévue,

Il est indispensable que vous interveniez efficacement, Il serait opportun que vous sollicitiez...

 Formules de conclusion atténuées par l'emploi du futur ou du conditionnel

je vous serai(s) obligé... je vous serai(s) reconnaissant... 

Formules de conclusion (locutions impératives)

décider que...

demander que...

convier à... je me réserve de... engager à... inviter à... prier de... je vous prie de...

Ex : J'ai décidé que cette affaire n'aurait pas de suite...

Je demande (ou je désire) que ces prescriptions soient strictement observées...

Je vous prie de me saisir des difficultés éventuelles...

Je vous invite à apporter la plus grande diligence... 

Formules de conclusion insistantes

attacher du prix à…
prier de veiller à l'application...

je vous serais obligé de... 

Autres locutions

Je vous enjoins...

Je vous invite...

J'attacherai de l'intérêt à...

Je vous convie...

Je vous engage…

Je vous saurai(s) gré...

Je vous prie...

Je veillerai à…

Je vous serai(s) reconnaissant de...

Attention au participe (passé ou présent) en début de phrase ! Le participe en début de phrase

impose le respect du sujet de la proposition. Exemple fautif : Restant à votre entière
disposition, veuillez agréer, Madame, mes sincères salutations. ("Restant" n'a pas le même
sujet que "veuillez"). Phrase correcte : Restant à votre entière disposition, je vous prie
d'agréer... ¾

Attention à l'expression «ci-joint» !

Notez la règle particulière d'accord : l'expression «ci-joint» s'accorde avec le nom auquel elle
se rapporte quand elle est placée après ce nom.

Ex : dont vous trouverez la copie ci-jointe (adjectif, donc accord). Elle est invariable
lorsqu'elle est placée avant ce nom. Ex : Je vous prie de trouver ci-joint la copie de la lettre
(adverbe, donc invariable).
 L'EMPLOI DE LA MAJUSCULE
Il y a lieu d'utiliser une majuscule :

⇒ après les points d'interrogation, d'exclamation, de suspension s'ils marquent la fin d'une
phrase. Mais si l'interrogation ou l'exclamation ne finit pas la phrase, ces signes de
ponctuation sont considérés comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis d'une
minuscule.

* Attention : pas de majuscule après deux-points (:).

⇒ au début d'un courrier, après la formule d'appel : Ex : Monsieur le Proviseur, Je vous prie
de bien vouloir…

⇒ pour les sigles et acronymes, en général. Mais ils peuvent s'écrire en minuscules (sauf la
lettre initiale). Il est devenu très courant de les écrire sans espace ni point entre les lettres.
Ex :URSSAF ou Urssaf, CEDEX ou Cédex, mais plutôt : SNCF, CRDP, PAE

Prennent une majuscule :

⇒ les noms de lieu : villes, régions, cours d'eau, mers, montagnes, monuments..., de même
que les adjectifs qui caractérisent un terme géographique (considérés alors comme nom
propre). Ex : Le Mont-Blanc, le Bas-Rhin, le lac Majeur, les Pays-Bas...

⇒ les noms de personne, noms de famille et les prénoms.

⇒ les noms de journaux - ex : le Monde.

⇒ les substantifs dérivés de lieux pour en désigner les habitants - ex : les Français. Mais
l'adjectif dérivé d'un nom de lieu prend une minuscule - ex : le peuple français.

La majuscule permet de reconnaître une acception particulière d'un mot.

⇒ Certains noms communs prennent une majuscule quand on leur reconnaît une signification
particulière ; ils gardent la minuscule dans les autres cas. Il en est ainsi pour de nombreux
termes historiques, institutionnels, géographiques. Ex : la Révolution pour désigner la
révolution de 1789.

⇒ On met d'ordinaire une majuscule aux noms désignant le domaine traité par un ministre,
un ministère... Ex : le ministère de l'éducation nationale, le président de la République, le
ministre des affaires étrangères... Mais on ne met pas de majuscule à président, ministre... sauf
dans les formules d'appel et de politesse.

⇒ L'État, le Sénat, la Faculté... prennent une majuscule quand ils désignent l'institution, la
personne morale.
⇒ Les noms d'organismes officiels, d'associations, de sociétés, ont une majuscule au premier
mot. Ex : le Conseil supérieur de la langue française, le Conseil des ministres.

La majuscule peut être utilisée en tant que signe de considération

⇒ Quand on s'adresse directement à une personne par écrit, on met généralement une
majuscule. Ex : Madame, Monsieur... (formule d'appel, formule de politesse, adresse).

⇒ On la met assez souvent aux noms de dignités, titres et fonctions. Ex : Monsieur le

Président, Monsieur le Préfet... N.B. On met une majuscule à l'adjectif dans Premier ministre
en signe de considération.

⇒ Certains titres honorifiques ont toujours la majuscule. Ex : sa Majesté, son Excellence...

⇒ Les noms de fêtes prennent une majuscule Ex : Pâques, Pentecôte, le jour de l'An...

* Les jours de la semaine et les mois prennent une minuscule. Ex : jeudi 15 janvier

⇒ L'article prend une majuscule quand il fait partie d'un nom propre. Ex : Le Havre, La
Haye..

⇒ L'usage est plus hésitant en ce qui concerne les noms de famille. Les articles la, du, des,
prennent généralement une majuscule. Ex : La Fayette, Du Barry... En revanche, "de", s'écrira
avec une minuscule pour la particule nobiliaire (Monsieur de La Fonaine), avec une
majuscule pour les noms d'origine étrangère
 LA CONSTRUCTION DE LA LETTRE
Quelle soit de forme administrative ou personnelle, la lettre obéit aux mêmes règles de
rédaction.

L'introduction

⇒ présente l'affaire, la question ou le problème que l'on va traiter, de façon rapide et

complète,

⇒ résume les idées essentielles de la demande,

⇒ doit toujours reprendre l'ensemble des éléments nécessaires à la parfaite compréhension du

problème posé, mais aussi brièvement que possible,

Le développement

⇒ examine sur le fond, l'affaire, la question ou le problème traité. C'est dire l'importance de
l'argumentation qui s'appuiera sur les textes réglementaires et législatifs mais aussi sur les
faits réels, ⇒ expose les faits et les arguments de manière progressive (c'est-à-dire des moins
importants à ceux qui justifient la décision),

⇒ est équilibré entre ses différentes parties, séparées par des transitions qui permettent de
respecter l'unité et la progression.

⇒ respecte la lettre des cinq "C" : clair, complet, concis, convaincant (objectifs), correct (poli,
d'une bonne tenue).

La conclusion

⇒ est l'aboutissement logique de l'introduction et du développement,

⇒ fait connaître, d'une manière précise et sans ambiguïté possible, la décision de

l'administration (que la réponse soit affirmative, négative ou d'attente),

* Les expressions "vouloir bien" et "bien vouloir" sont souvent employées dans les formules
de conclusion.

Il est bon de préciser que :

⇒ l'expression bien vouloir donne une idée de déférence, de courtoisie. Elle est utilisée par le
subordonné s'adressant à son supérieur,

⇒ vouloir bien est un commandement caché. Celui qui l'utilise veut obtenir gain de cause.
Ainsi, c'est le supérieur qui l'emploie en s'adressant à un subordonné. En effet, l'adverbe
"bien" suivant le verbe accentue la signification de celui-ci.
 La formule de politesse
Utilisée uniquement dans la lettre en forme personnelle.

Ton :

Très déférent

Je vous prie d'agréer, M..., mes sentiments respectueux et dévoués.

• Je vous prie de croire, M..., à l'expression de mes sentiments respectueux.

• Je vous prie de croire, M..., à l'expression de mes sentiments les plus dévoués.

• Veuillez agréer, M..., l'assurance de ma parfaite considération.

• Je vous prie d'agréer, M..., l'hommage de mon respectueux dévouement.

• Je vous prie d'agréer, M..., les assurances de ma haute considération.

• Veuillez agréer, Madame, l'hommage de mon respect.

Neutre

• Je vous prie d'agréer, M..., mes salutations distinguées.

• Je vous prie de recevoir, M..., mes salutations distinguées.

Plus aimable

• Veuillez agréer, M..., l'expression de mes sentiments distingués.

• Je vous prie de croire, M..., à l'expression de ma considération distinguée.

• Je vous prie de croire, M..., à l'assurance de mes sentiments distingués.

• Veuillez agréer, M..., mes salutations distinguées.

Sec

• Je vous adresse, M..., mes salutations distinguées.

Irrité

• Agréez, M..., mes salutations distinguées. Formule, peut-être, la plus courante

Amical et très amical (messages courts)

• Veuillez agréer mes meilleurs sentiments.

• Salutations distinguées. • Sincères salutations. • Bien cordialement. • Amicalement vôtre.

NB1 :

Agréer : employé avec salutations ou sentiments. Expression : employé avec les sentiments
mais jamais avec les salutations.

une femme doit éviter de présenter ses sentiments à un homme.

"L'assurance" : moins déférent que "les assurances".

NB2 : un homme n'adresse jamais ses sentiments à une femme, à moins qu'ils ne soient
«respectueux», mais présente :

⇒ à une dame (mariée, veuve, divorcée) : ses hommages,

⇒ à une jeune fille, à une femme célibataire : son respect,

⇒ à une célibataire âgée : l'hommage de son (profond) respect.