Corrigé cas pratique 

: Grille de séparation

Point 1. Le principe de séparation des fonctions est l’un des éléments qui permet de
garantir un bon contrôle interne dans l’organisation.
Dans la très petite entreprise, il est souvent difficile de mettre en place une séparation des
fonctions efficace.
Cependant, dès que l’entreprise (ou l’organisation) comporte plusieurs acteurs (dirigeants et
salariés), il est indispensable de s’assurer qu’une même personne ne cumule des fonctions :
– de décision (engagement de l’entreprise à l’égard des tiers) ;
– de détention (protection et conservations des biens et des données) ;
– de comptabilisation (enregistrement ou validation des écritures comptables) ;
– de vérification (contrôle manuel ou informatisé des processus).
Pour détecter le cumul des fonctions, il est possible d’utiliser une grille de séparation des
fonctions.
  PERSONNEL CONCERNE
MME ACHETEURS Service comptabilité Trésorerie
PENNY
Mme M.DYLAN M.JOLY
SOPHIE
Ouverture et
distribution du x          
courrier
Contrôle
conformité des
  x        
fcature/ BC et
BL
Règlement des
  x        
désaccord
Délivrance du
  x        
code analytique
Délivrance du
  x        
Bon à payer
Contrôle
    x      
arithmétique
Imputation
    x      
comptable
Enregistrement
    x      
comptable
Choix de la
banque pour le           x
règlement
Etablissement
du chèque et       x    
contrôle
Signature du
chèque de         x  
contrôle
Génération et
transmission du       x    
fichier SEPA
Validation de
l'ordre de         x  
virement
Corrigé cas pratique : Grille de séparation

Enregistrement
      x    
du règlement
Envoi du
      x    
règlement
Classement de
      x    
la facture

2. Points forts Points faibles Risques

Point Forts Points fables Risques

Bonne séparation des
fonctions    
Contrôle – a priori–
efficace des factures
fournisseurs    
Enregistrement de la facture Les factures ne sont pas
après passage au service achats comptabilisées tant qu’il y a un
et, en cas de désaccord avec le litige. L’exhaustivité de
fournisseur, jusqu’à un mois l’enregistrement des factures
  après l’arrivée de la facture n’est pas garantie.
Absence de numérotation
interne des factures reçues La
perte d’une facture ne peut être La conservation des pièces
  détectée. comptables n’est pas garantie

Point 3. Faute d’identifier sur chaque facture la trace du paiement effectué (moyen et date),
il est possible qu’une même facture soit payée deux fois. De même, l’utilisation deux modes
de paiement différents pour un même fournisseur est source de conflit (modalités différentes,
délais et dates de valeur différentes).