Manuel de Procédure UNA2

UNA
MANUEL DE PROCÉDURES
ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET
FINANCIERES
PROJET 2
MAI 2023
Rédigé en : Révisé le :
ADMINISTRATIVES, COMPTABLES
ET FINANCIERES Mai. 2023
TABLE DES MATIERES
___________________________________________________________________________________________________________1/273
UNA_Manuel de procédures, Administratives, Comptables et Financières Optim-AZ Consulting
1ère Partie : NECESSITE ET ENVIRONNEMENT DU MANUEL DE PROCÉDURES
I. Contexte
La Société Ivoirienne de Gardiennage, d’Assistance et de Sécurité (SIGASÉCURITÉ), créée en 1970, est

spécialisée dans les métiers de la protection des biens et des personnes.
Dans le but d’améliorer ses performances en plus de satisfaire les clients et prospects de plus en plus exigeants,
SIGAS a décidé de s’inscrire dans une démarche du Système de Management de la Qualité (SMQ).
Ce projet induira nécessairement un changement majeur dans son management en vue d’accroitre sa maitrise
des risques, son processus de création de valeur et de minimiser les coûts éventuels de non-conformité.
Il convient de noter que ce présent manuel est la deuxième formalisation des procédures chez SIGAS.
Il appartient alors au personnel de la société de se l’approprier, de s’y familiariser pour pouvoir faire
des propositions pertinentes afin d’améliorer le manuel de procédures en fonction de l’évolution de
la société et renforcer l’efficacité du contrôle interne de SIGAS.
___________________________________________________________________________________________________________2/273
II. Buts et utilité du manuel de procédures
Une procédure est l'ensemble des étapes et des contrôles observés dans le traitement d'une opération. Elle
permet de clarifier la manière d’effectuer des travaux par les employés, permettant ainsi un autocontrôle
de chacun et, de ce fait, faciliter l'amélioration des performances personnelles et globales de la société.
Le manuel de procédures comptables, administratives et financières est la formalisation des procédures

mises en place au sein d'une organisation par la Direction Générale. Il contribue principalement aussi à
garantir la fiabilité des informations comptables et financières produites, la sécurisation du patrimoine de
la société et le respect des exigences légales et règlementaires. Le manuel de procédures permet, entre
autres, de :
 Définir clairement comment le Directeur Général veut que les opérations réalisées par l’entreprise
soient traitées,
 Définir avec précision les travaux de chaque employé dans le traitement des opérations
concernées,
 Connaître et faire connaître les différentes tâches exécutées au niveau des opérations traitées
par l'entreprise,
 Faciliter l’auto contrôle et le contrôle, à tout moment, des travaux effectués par les employés,
 Faciliter l'évaluation et l'amélioration des procédures mises en place au regard des éventuelles
évolutions de l'environnement interne de la société.
Ce manuel n'est pas rigide. Il est appelé à être mis à jour au fur et à mesure de l'évolution de
l’environnement externe et interne de la société et des changements éventuels intervenant
particulièrement dans ses activités ainsi que dans les processus de traitement des opérations réalisées par
SIGAS.
La mise à jour du manuel de procédures, qui doit intervenir au moins une fois par an, incombe à tous les
travailleurs de SIGAS qui en sont les utilisateurs et les premiers bénéficiaires.
Toutefois, la sollicitation du concours d'un spécialiste ou d'un partenaire averti en matière d'organisation
pour l'évaluation des procédures et la mise à jour du manuel est vivement recommandée.
III. Structure organisationnelle de SIGAS

La structure organisationnelle de SIGAS, au moment de la rédaction du présent manuel, se présente
comme suit:
___________________________________________________________________________________________________________3/273
ORGANIGRAMME PERSONNEL DE SIGAS (proposition)
Direction Générale
Assistance de
Direction
Service Audit et
Contrôle de
Gestion
Service
Informatique
Service Qualité
Service Etude,
Recherche et
Développement
Département Département
Département des
Département Technique Département Logistique Commercial et Administratif, Comptable
Ressources Humaines
Marketing et Financier
Service Laboratoire Service Achat Service Marketing Service Administration Service Comptabilité
du Personnel Générale et Fiscalité
Service Production 1 Service Stock Service Administration Service Paie Service Comptabilité
(Semoule de banane) des Ventes Analytique
Service Production 2 Service Livraison Service Facturation Service Social Service Finance et
(Jus de fruit) Trésorerie
Service Production 3 Service Emballage et Service Recouvrement Service Achats et Moyens

(Aliments de bétail) Etiquetage Généraux
Service Installation et Service Manutention

Maintenance
Mai. 2023
FINANCIERES
IV. Comment lire le manuel de procédure
Rédigé en : Révisé
FINANCIERES Jan. 2023
Cartouche
Désignation
Logo
Datede du
delarédaction
document
société
du document
Rédigé en : Révisé
FINANCIERES Jan. 2023
Date de révision
du document do
Description de la procédure
Qui
Que?moyen
-Quel
- Ou ? -Quel
faire ?livrable
- A quel niveau ?
Etape Responsable Action / Taches Documents/Interfaces

Collecte des besoins en ressources humaines
En période budgétaire, adresse une demande aux
Demande d’expression
Chef de directions, départements et services pour
des besoins en
Département déterminer les besoins en personnel qui cadrent
____________________________________________________________________________________________________5/276
Mai. 2023
FINANCIERES
2ème Partie : PRÉSENTATION DES PROCÉDURES
I. PROCÉDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE
I.1 GRH : Gestion des ressources humaines
Objectifs
Les principaux objectifs de la procédure sont :

 Identifier les besoins en personnel nécessaire pour atteindre les objectifs des Unités de Production;
 Réaliser les recrutements sur une base objective et transparente;
 Faciliter l’intégration des nouveaux employés;
 Evaluer le personnel;
 Former efficacement le personnel;
 Traiter efficacement les absences;
 Mettre en temps opportun, à la disposition du personnel allant en mission les
moyens financiers et matériels nécessaires à l’atteinte de leurs objectifs;
 Examiner et résoudre promptement les cas d’indiscipline, d’abus et griefs formulés;
 Traiter dans les meilleures conditions les ruptures de contrats ;
 Permettre l'utilisation efficace des documents administratifs.
Règles de gestion
Les principales règles de gestion sont les suivantes :

 Le recrutement du personnel doit être planifié et autorisé par la DG;
 Les contrats de travail sont régis par les dispositions du Code du Travail et des
Conventions Collectives en Côte d'Ivoire;
 Il existe une grille salariale signée par la DG, le Département Administratif, Comptable et Financier et le
Chef de Département des Ressources Humaines;
 Un dossier individuel de chaque employé est créé à l’embauche et régulièrement mis à jour ;
 Toutes les opérations de paie, de déclarations fiscales et sociales relatives au
personnel doivent être comptabilisées ;
 Toutes modifications du fichier du personnel doit être autorisée par la DG ;
 Les absences, congés et missions doivent être formellement autorisés ;
 Les évaluations doivent être soumises aux observations des employés.
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FINANCIERES
Composantes de la procédure
GRH Gestion des Ressources humaines
GRH.01 Planification des activités en ressources humaines

GRH.02 Recrutement
GRH.03 Intégration du nouvel employé
GRH.04 Paie
GRH.05 Déclarations fiscale et sociale
GRH.06 Absence Permission
GRH.07 Acomptes- Avances et Prêts
GRH 08 Assistance Medico sociale
GRH.09 Congés annuels
GRH 10 Evaluation du personnel
GRH.11 Formation du personnel
GRH.12 Interface socio professionnel
GRH.13 Rupture de contrat de travail
GRH.14 Primes et autres avantages
GRH.15 Appels et griefs
GRH.16 Documents administratifs pour le personnel
GRH.17 Missions
____________________________________________________________________________________________________7/276
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FINANCIERES
I.1.1 GRH.01 : Planification des besoins en Ressources Humaines

Documents/
Etape Responsable Actions/Tâches
Interfaces
Collecte des besoins en ressources humaines
 En période budgétaire, adresse une demande à la Direction
Générale, Départements et Services pour déterminer les Fiche de demande
Chef de Département
besoins en personnel qui cadrent avec les objectifs de d’expression de
des Ressources
l’entreprise besoin du
Humaines
1  Transmet à la Direction Générale, Départements et Services personnel
une fiche d’expressions des besoins du personnel
Fiche d’expression
Détermine les besoins en personnel qui sont proportionnel avec les
Direction Générale/ des besoins
objectifs de l’entreprise
Départements/ remplies et signées
Services Transmet les fiches d’expression des besoins en personnel remplies
et signées, au Chef de Département des Ressources Humaines
Elaboration du plan de dotation en personnel
Reçoit les fiches d’expression des besoins en personnel remplies Fiche d’expression
et signées de le Directeur Général /des Départements /des des besoins
Services remplies et signées
Révise les besoins en personnel et effectue les hypothèses pour
des besoins
correction et vérification du caractère raisonnable.
consolidés
Chef de
2 Contacte la Direction Générale/les Départements/les Services
Département
pour obtenir des précisions, et résoudre les problèmes identifiés.
des Ressources
Elabore le projet de plan de dotation en personnel, examine les
Humaines Projet de plan de
niveaux de dotation, identifie les besoins supplémentaires en
dotation en
personnel en tenant compte des départs du personnel et propose
personnel
un plan pour combler les besoins en personnel.
Projet de plan de
Approuve le Projet de plan de dotation en personnel et le
dotation en
transmet à la DG pour validation
personnel
Validation du plan en dotation du personnel
Fiche de demande
Reçoit le projet de plan de dotation en personnel du Chef de d’expression de
Département des Ressources Humaines besoin en
personnel
3 Analyse le projet de plan de dotation en personnel par rapport au
Direction Générale Fiche d’expression
caractère raisonnable des hypothèses et l'adéquation avec la
des besoins
stratégie globale de l’entreprise
Signe le projet de plan de dotation en personnel pour validation
Transmet le plan de dotation en personnel validé au Chef de Fiche d’expression
Département des Ressources Humaines des besoins
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FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Diffusion du plan en dotation du personnel
Plan de dotation
Reçoit le plan de dotation en personnel validé par la DG en personnel
Chef de validé
4 Département des Transmet le plan de dotation en personnel validé à tous les
Ressources Soit transmis
Départements et Services
Humaines
Classe une copie du plan de dotation en personnel validé Classeur
Fin de procédure
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FINANCIERES
I.1.2 Description logique de la procédure
Documents/
Etape Acteurs Actions
Interfaces
Collecte des besoins
en ressources humaines
Fiche de
Chef de Département Adresse une demande à la demande
des Ressources Direction d’expression de
Humaines Générale/Départements/ besoins
Services
Fiche
d’expression des
Direction Générale/
besoins Détermine les besoins en personnel
Départements/
remplies et
Services
Elaboration du plan
de dotation en personnel
Fiche
Révision des besoins en personnel et d’expression
émission d’hypothèse pour correction et des besoins
vérification du caractère raisonnable consolidés
Chef de
Département des
2 Projet de plan
Ressources Elaboration du projet de plan de dotation
Humaines de dotation en
en personnel plan de dotation en personnel
personnel
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FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Elaboration du plan
de dotation en personnel (suite)
Chef de Fiche de
Département des demande
2
Ressources d’expression de
Humaines Pré-valide le projet de plan de dotation besoin en
en personnel personnel
Validation du plan en
dotation du personnel
Fiche
Analyse le projet de plan de dotation en d’expression
personnel par rapport au caractère des besoins
3 Direction Générale raisonnable.es hypothèses remplies et
signées
Diffusion du plan en
dotation du personnel
Reçoit le plan de dotation en personnel Plan de

validé par la DGation du caractère dotation en
Chef de raisonnable personnel
Département des validé
4
Ressources
Humaines
Classe une copie du plan de
dotation en personnel validé Classeur
____________________________________________________________________________________________________11/276
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FINANCIERES
I.1.3 GRH.02 : Recrutement
Documents/
Interfaces
Expression du besoin en personnel
Adresse au Chef de Service Administration du Personnel une
Fiche de
demande motivée de recrutement comportant la définition du
1 recrutement
Service demandeur profil de poste
Classe une copie de la demande déchargée en attente du
recrutement
Validation de la demande de recrutement
Chef de
Département des
Vérifie que le recrutement est prévu au budget
Ressources
Humaines
Chef de
Département
des Si non, fait signer la demande par la DG pour validation.
Ressources
Humaines
En cas de validation et de conformité au budget, rédige les
Critères de
Chef de Service documents suivants :
2 Recrutement, fiche
Administration du - Les critères de recrutement, de poste, avis de
Personnel - La fiche de poste, recrutement.
- L’avis de recrutement.
Chef de
Département des Fait approuver les critères, l’avis de recrutement et la fiche de
Ressources poste par le service demandeur
Humaines
Critères de
Chef de
Recrutement,
Département des
Fait valider les critères, l’avis de recrutement et la fiche de poste à fiche de poste,
Ressources
la DG pour validation avis de
Humaines /
Recrutement
validés.
Ouverture d’un dossier de recrutement
Chef de Service
Dossier de
Administration du Ouvre un dossier de recrutement
recrutement
Personnel
Classe les documents suivants validés dans le dossier de Critères de
3 recrutement : Recrutement,
Chef de Service
fiche de poste,
Administration du - Les critères de recrutement,
avis de
Personnel - La fiche de poste, recrutement
- L’avis de recrutement validés
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FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Publication de l’avis de recrutement par un cabinet de
recrutement
Chef de Département Lettre de
des Ressources Transmet les critères, l’avis de recrutement et la fiche de poste au transmission
Humaines Cabinet pour publication déchargée
Classe la décharge de la lettre de transmission et les documents
4 Dossier de
transmis (les critères, l’avis de recrutement et la fiche de poste) au
recrutement
Chef de Service dossier de recrutement
Administration du Journal d’annonce
Collecte le journal d’annonce de publication faite par le cabinet de publication
Personnel
Dossier de
Classe le journal dans le dossier de recrutement
recrutement
Publication de l’avis de recrutement à l’intérieur de la société
Transmet l’avis de recrutement à la Direction Générale, Mail de
5 Chef de Département
Départements et Services transmission
des Ressources
Humaines Tableau
Procède à l’affichage de l’avis de recrutement au sein de la société
d’affichage interne
Constitution du Comité de recrutement
Chef de Service
Rédige un projet de décision de constitution du Comité de
Administration Projet de décision
recrutement
du Personnel
6 Décision de
Chef de Département constitution du
des Ressources Fait signer la décision par la DG
Comité de
Humaines / Chef de
recrutement
Service Administration
du Personnel Informe les membres de leur appartenance au Comité de
Mail d’information
recrutement
Collecte des candidatures
Réceptionne les dossiers de candidature du personnel ou des Dossiers de
candidats intéressés candidatures
Réalise la présélection des candidats
Etat récapitulatif
Elabore l’état récapitulatif des dossiers des candidats des dossiers des
Chef de Service présélectionnés candidats
7
Administration du présélectionnés
Personnel
Rapport de
Collecte le rapport de présélection des candidats en cas de présélection des
sollicitation d’un cabinet candidats
Transmet l’état récapitulatif des dossiers des candidats
présélectionnés et le rapport de présélection des candidats du
Cabinet au Comité de recrutement
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FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Préparation des interviews de recrutement

Projets de fiches
Prépare les projets de fiches d’interview
d’interview
Transmet les projets de fiche aux membres du Comité de Mail de
recrutement transmission
Inputs des
Chef de Service membres du
Collecte les inputs des membres du Comité de recrutement
8 Administration du Comité de
Personnel recrutement
Finalise les fiches d’interview Fiches d’interview
Transmet les fiches d’interview finalisées aux membres du Comité Mail de

de recrutement transmission
Prépare le dossier d’interview pour chaque membre du Comité Dossier
de recrutement d’interview
Convocation des candidats présélectionnés
Fiche de suivi des
Elabore une fiche de suivi des convocations
convocations
Appelle les candidats pour les convoquer aux tests d’interview
9 Chef de Service
Administration du Renseigne la fiche de convocation
Personnel Transmet une copie de la fiche de convocation aux membres du
Mail
Comité de recrutement
Classe la fiche de suivi des convocations au dossier de Dossier de
recrutement recrutement
Réalisation des interviews de recrutement
Dossier de
Les membres reçoivent chacun un dossier d’interview
recrutement
Reçoit les candidats individuellement
10 Délibère et retient le meilleur des candidats

Comité de
recrutement Rédige un PV de délibération signé par les membres du Comité de PV de délibération
recrutement signé
Transmet les documents suivants au CDRH : PV de délibération,
Fiches d’interview
- PV de délibération,
individuelles
- Fiches d’interview individuelles renseignées
renseignées.
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FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Validation du recrutement
Reçoit les documents suivants du Comité de recrutement : PV de délibération,
- PV de délibération, Fiches d’interviews
- Fiches d’interview individuelles. individuelles
Projet de contrat
Rédige le projet de contrat de travail
Chef de Service de travail
Administration du Projet de contrat
Personnel Vise le projet de contrat de travail
de travail
Verse les documents reçus et le projet de contrat de travail au Dossier de
dossier de recrutement recrutement
Transmet le dossier de recrutement au Chef de Département des
11 Ressources Humaines pour pré- validation
Dossier de
des Ressources Transmet le dossier de recrutement à la DG pour validation
recrutement
Humaines
Dossier de
Reçoit le dossier de recrutement
recrutement
Dossier de
Vérifie la régularité du dossier de recrutement
recrutement
Vise le PV de délibération et le projet de contrat de travail PV de délibération
pour validation visé
Transmet le dossier de recrutement au Chef de Département des Dossier de
Ressources Humaines recrutement
Signature du contrat de travail
Dossier de
Chef de Département Reçoit le dossier de recrutement de la Direction Générale
recrutement
des Ressources
Fait convoquer le candidat retenu par le secrétariat
Humaines
Reçoit le candidat retenu
Chef de Service Opère une revue du contrat de travail avec le candidat retenu
Administration Contrat de travail
12 du Personnel Etablit le contrat de travail final en deux (2) exemplaires
final
Contrat de travail
Fait signer le contrat de travail final à la Direction Générale
final signé
Fait signer le contrat de travail au candidat retenu
des Ressources Transmet au nouvel employé les documents suivants :
Humaines Mail de
- Un exemplaire du Contrat de travail final signé,
transmission
- La liste des documents complémentaires à fournir
- Remet une fiche d’information personnelle de l’employé
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FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Ouverture du dossier individuel du personnel
Ouvre le dossier individuel du nouvel employé Dossier individuel

Chef de Service Logiciel de gestion
Enregistre le contrat de travail dans le fichier du personnel
13 Administration du
Personnel Classeur des
Classe le dossier en attente des documents demandés au nouvel dossiers du
employé personnel
Fin de procédures
____________________________________________________________________________________________________16/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Fiche de
recrutement
Documents/
Interfaces
Expression du besoin
en personnel
Adresse au CSAP une demande
motivée de recrutement
1 Service demandeur
Rangement une copie de la demande

déchargée
Validation de la demande
de recrutement
Chef de
Département des
Vérification du recrutement par rapport
Ressources
au budget
Humaines
Demande de
Non recrutement
rejeté
Chef de
Département des Conformité au
Ressources budget ?
Humaines Oui Demande de
recrutement
validé
2 Chef de
Département des Fait approuver les critères, l’avis de
recrutement
Ressources
Humaines
Critères de
Chef de Validation des critères Recrutement
validés
Département des
Ressources
Humaines /
____________________________________________________________________________________________________17/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Etap Documents/
Acteurs Actions
e Interfaces
Ouverture d’un dossier
de recrutement
Chef de Service
3 Administration du
Dossier de
Personnel
Ouvre un dossier de recrutement recrutement
Publication de l’avis
Chef de Département de recrutement Lettre de
Transmission des critères, l’avis de transmission
des Ressources
recrutement et la fiche de poste au déchargée
Humaines Cabinet pour publication
4
Chef de Service Journal
Administration du Collecte le journal d’annonce de d’annonce de
Personnel publication faite par le cabinet publication
Publication de l’avis de recrutement

à l’intérieur de la société
Transmet l’avis de recrutement à la Mail de

Directions, Départements et Services transmission
5 des Ressources Tableau
Affichage de l’avis de recrutement au
Humaines d’affichage
sein de la société
interne
____________________________________________________________________________________________________18/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Etap Documents/
Acteurs Actions
e Interfaces
Constitution du Comité de
recrutement
Chef de Service
Administration du
Personnel Rédaction du projet de décision de Projet de
constitution du Comité de décision
recrutement
6
Chef de
Département des Décision de
Ressources constitution du
Fait signer la décision par la DG Comité de
Humaines / Chef de
recrutement
Service
Administration du
Personnel
Réception d e s dossiers de Dossiers de

candidatures du personnel ou des candidatures
candidats intéressés
Réalisation de la présélection des

candidats
Chef de Service
7 Administration du
Personnel
Transmission de l’état récapitulatif des
dossiers des candidats présélectionnés
Cabinet au Comité de recrutement
____________________________________________________________________________________________________19/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Etape Acteurs Actions Documents/

Interfaces
Préparation des interviews de recrutement
Projets de
Préparation des projets de fiches fiches
d’interview d’interviews
Chef de Service
8 Administration du
Personnel Transmission des fiches d’interview
Mail de
finalisées aux membres du Comité de
transmission
recrutement
Préparation du dossier d’interview pour

chaque membre du Comité de
recrutement
Convocation des candidats

présélectionnés
Fiche de suivi
Elaboration d’une fiche de suivi des des
convocations convocations
Chef de Service Transmission d’une copie de la fiche de

convocation aux membres du Comité de Mail
9 Administration du
recrutement
Personnel
____________________________________________________________________________________________________20/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Interfaces
Réalisation des interviews
de recrutement
Dossier de
Réception du dossier d’interview recrutement
Comité de
10
recrutement
Rédaction du PV de délibération signé PV de

par les membres du Comité de délibération
recrutement signé
Validation du recrutement
Réception du document de PV de PV de
délibération et les fiches individuelles délibération,
renseignées Fiches
d’interviews
Chef de Service individuelles
Administration du
Personnel
Projet de
Rédaction du projet de contrat de
contrat de
travail
travail
11
Chef de
Département des
Transmission du dossier de
Ressources
recrutement au DG pour pré validation
Humaines
Vérification de la régularité du dossier Dossier de

de recrutement recrutement
____________________________________________________________________________________________________21/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Interfaces
Validation du recrutement (suite)
11 Directeur Général
PV de
PV de délibération et le projet de délibération
contrat de travail pour validation visé
Signature du contrat de travail
Réception du dossier de recrutement du Dossier de

DG recrutement
Chef de
Département des
Ressources
Humaines
Convocation des candidats retenus par
le secrétariat
Chef de Service Revue du contrat de travail avec le

Administration du candidat retenu
Personnel
12
Signature du contrat de travail final par Contrat de

la DG travail
Chef de Transmission au nouvel employé les

Département des documents un exemplaire du Contrat Mail de
de travail final signé, La liste des transmission
Ressources
documents complémentaires à fournir
Humaines
____________________________________________________________________________________________________22/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Interfaces
Ouverture du dossier individuel
personnel
Enregistrement du contrat de travail

Chef de Service dans le fichier du personnel
Personnel
Classeur des
Classement du dossier dossiers du
personnel
____________________________________________________________________________________________________23/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.1.5 GRH 03 : Intégration du nouvel employé
Documents/
Interfaces
Réception du nouvel employé
Reçoit le nouvel employé et lui fait signer une fiche de prise de Fiche de prise de
service service
Fiche de prise de
service,
Transmet au nouvel employé une copie des documents, le Fiche de poste

Chef de Service matériel et fournitures suivants :
Administration du - Fiche de prise de service, Organigramme,
Personnel - Fiche de poste,
1 - Organigramme de la société, Règlement
- Règlement intérieur de la société, intérieur
- Matériel et fournitures de bureau
Matériel et
fournitures de
bureau
Liste des
documents,
Chef de Service Fait décharger le nouvel employé sur la liste des documents,
Matériel et
Administration du matériels et fournitures reçus et lui remet une copie
fournitures
Personnel signée
Installe le nouvel employé à son poste de travail
Présentation du nouvel employé au personnel pertinent
Présente le nouvel employé au Chef de Département des
Chef de Service Ressources Humaines puis au Responsable du service demandeur
2
Administration du Réalise l’entretien de bienvenue avec la Direction Générale
Personnel Réalise une présentation du nouvel employé aux autres
membres du personnel
____________________________________________________________________________________________________24/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Déclaration du nouvel employé à la CNPS
Chef de Service Documents
Administration du complémentaire
Reçoit les documents demandés à l’employé
Personnel du dossier du
nouvel employé
Chef de Service
Administration du Prépare la déclaration CNPS Déclaration CNPS
Personnel
Chef de Service
3 Fait signer la déclaration CNPS au Chef de Département des Déclaration CNPS
Administration du
Ressources Humaines signée
Personnel
Chef de Service Plateforme
Administration du Réalise la déclaration CNPS de l’employé informatique
Personnel de la CNPS
Chef de Service
Dossier de
Administration du Classe une copie de la déclaration CNPS au dossier de l’employé
l’employé
Personnel
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________25/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Documents/
Interfaces
Réception du nouvel employé
Dossier de
Réception du nouvel employé recrutement
Chef de Service
1 Administration du Signature de la fiche de prise de service
Personnel
Document,
les matériels,
Transmission de document
et la
fourniture de
bureau
Présentation du nouvel employé

au personnel pertinent
Présentation du nouvel employé au
CDRH puis au Responsable
demandeur
Chef de Service
2 Administration du Réalisation de l’entretien de
Personnel bienvenue avec la DG
Présentation du nouvel employé

aux autres membres du personnel
Déclaration du nouvel employé

à la CNPS Plateforme
Réalisation de la déclaration CNPS de informatique
l’employé
de la CNPS
Chef de Service
3 Administration du
Personnel
Classeur des
dossiers du
Classement une copie de la déclaration CNPS personnel
____________________________________________________________________________________________________26/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.1.7 GRH.04 : Paie
Documents/
Interfaces
Préparation de la paie
Éléments
Collecte avant le 15 de chaque mois, les éléments variables de la
variables de la
paie, auprès de la Direction Générale
paie
Fiche de
synthèse des
Etablit la fiche de synthèse des éléments variables du mois éléments
variables du
mois
Vérifie la fiche de synthèse des éléments variables du mois

1
Chef de Service Paie
Signale les anomalies constatées à la Direction Générale, aux
chefs de département et aux chefs de service concernés Mail
Collecte les informations nécessaires pour corriger la fiche de Informations de

synthèse des éléments variables du mois correction
Fiche de synthèse
corrigée des
Etablit la fiche de synthèse corrigée des éléments variables du éléments
mois variables du
mois
Traitement de la paie du mois
Logiciel de paie
Effectue le traitement des salaires dans le logiciel de paie
Renseigné
Edite les documents de salaire suivants :
- Bulletins de paie,
- Liste des paiements par chèque,
Documents de
- Liste des paiements par virements bancaires, salaires
Chef de Service - État des retenues,
Paie
- État de synthèse de paie mensuel.
2 Etablit les documents de paiement de salaires suivants :
Documents de
- Ordres de virement, paiement
- Chèques
Transmet les documents de salaire au Chef de Documents de
Département des Ressources Humaines paiement transmis
Documents de
Vise les documents de salaires
Chef de salaires visés
Département des Documents de
Transmet à la DG les documents suivants :
Ressources salaires
Les documents de salaires,
Humaines Documents de
Les documents de paiements.
paiement
____________________________________________________________________________________________________27/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Validation des documents de salaire
Reçoit les documents de salaire et de paiement du Chef de Documents de
Département des Ressources Humaines salaires
3 Direction Documents de
Signe les documents de salaires pour validation salaires signés
Générale
Transmet les documents signés au Chef de Département des Documents de
Ressources Humaines salaires signés
Paiement des salaires
Chef de Documents
Département des de salaires
Ressources Transmet les documents signés au Chef de Service Paie
Humaines signés
Reçoit les documents de salaires et de paiement signés par

le Chef de Département des Ressources Humaines et la
Transmet les ordres de virements aux banques concernées Logiciel de paie
4
Copies de
Chef de Service Transmet les chèques aux membres du personnel concernés chèques
Paie déchargées
Liste du
Transmet la liste du personnel à payer par espèce à la trésorerie personnel à
pour paiement payer par espèce
Classe des copies des ordres de virement déchargées et une copie Classeur de
des chèques et liste d’espèce déchargée salaires
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________28/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Interfaces
Préparation de la paie
Éléments
Regroupement des éléments variables de la
variables de paie paie
Fiche de synthèse
Etablissement de la fiche de des éléments
synthèse des éléments variables variables du mois
Chef de Service
1
Paie
Signalement des anomalies Mail
constatées
Fiche de
Etablissement de la fiche de synthèse
synthèse corrigée Corrigée
Traitement de la paie du mois
Logiciel
Traitement des traitements des de paie
salaires Ren-
seigné
Chef de Service
Paie Edition des documents de salaire
2 Etablissement les documents de

paiement de salaires
Vise les documents de salaires

Chef de
Département des
Ressources
Humaines
____________________________________________________________________________________________________29/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Interfaces
Validation des documents de salaire
3 Direction Générale
Réception des documents de salaire et Documents de
de paiement salaires signés
Paiement des salaires
Transmission des ordres de virements Logiciel

aux banques concernées de paie
Copies de
Transmission des chèques aux membres chèques
du personnel concernés déchargées
Chef de Service
4
Paie
Liste du
Transmission de la liste du personnel à personne l à
payer par espèce à la trésorerie payer par espèce
Classeur des
Classement des copies
salaires
____________________________________________________________________________________________________30/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.1.9 GRH 05 : Déclaration fiscale et sociale

Documents/
Interfaces
Edition du support de synthèse des déclarations fiscale et sociale
Logiciel de paie
Edite le support de synthèse des déclarations fiscale et sociale

1 Support de
Chef de Service
synthèse
Paie
Transmet le support de synthèse des déclarations fiscale et
sociale au Chef de Département des Ressources Humaines pour
vérification
Clôture de la paie
Support de
Reçoit le support de synthèse des déclarations fiscale et synthèse des
sociale déclarations
fiscale et sociale
Chef de
2 Département des Vise le support de synthèse des déclarations fiscale et sociale pour
Ressources validation
Humaines Réalise la clôture de la paie du mois (qui entraine la Logiciel de paie
comptabilisation) sur le logiciel de paie
Transmet le support de synthèse des déclarations fiscale et Support de
sociale visé au Chef Service Comptabilité Générale et Fiscalité synthèse
Réalisation des déclarations fiscale et sociale

Reçoit le support de synthèse des déclarations fiscale et
sociale visé par le Chef de Département des Ressources
Humaines
Plateformes E-
Accède aux plateformes E-impôts et E-CNPS impôts et E-CNPS
Procède aux déclarations fiscale et sociale en attente de Plateformes E-
validation par le Chef de Département Administratif, Impôt, E-CNPS
Chef Service Comptable et Financier
3 Comptabilité Brouillon de
Générale et déclarations
Edite le brouillon des déclarations fiscale et sociale
Fiscalité
fiscale et sociale
Transmet les documents suivants au Chef de Département
Administratif, Comptable et Financier
- Brouillon des déclarations fiscale et sociale,
- Support de synthèse des déclarations fiscale et
sociale visé par le Chef de Département des
Ressources Humaines
____________________________________________________________________________________________________31/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Validation des déclarations fiscale et sociale
Brouillon de
déclarations
Reçoit les documents suivants du Chef Service Comptabilité Générale fiscale et
et Fiscalité : sociale
- Brouillon de déclarations fiscale et sociale, Support de
- Support de synthèse des déclarations fiscale et sociale synthèse des
Chef de visé déclarations
4 Département fiscale et sociale
Administratif, visé par la DAF
Comptable et
Financier Vérifie les correctes déclarations fiscale et sociale
Brouillon de
Vise le brouillon de déclarations pour validation déclarations visé
Déclarations fiscale
Convertit le brouillon de déclarations en déclarations définitives et sociale
définitives
Règlement des déclarations fiscale et sociale
Plateformes E-
Accède aux plateformes E-impôts et E-CNPS impôts et E-
CNPS
Réalise les paiements des impôts et de la CNPS
Chef de Accusés de
5 Département réception des
Imprime les accusés de réception des paiements paiements
Administratif,
Comptable et Impôts et CNPS
Financier
Transmet les documents suivants à la trésorerie :
- Brouillon de déclarations fiscale et sociale,
- Accusés de réception des paiements des impôts,
- Accusés de réception de paiement CNPS.
Classement des déclarations fiscale et sociale
Plateformes E-
Accède aux plateformes E-Impôts et E-CNPS Impôts
et E-CNPS
Chef Service
Comptabilité Edite les déclarations fiscale et sociale définitives
6
Générale et Classeur des
Fiscalité déclarations
Classe les déclarations fiscale et sociale définitives
fiscale et
sociale
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________32/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Edition du support de synthèse
des DFS
Edite le support de synthèse des
déclarations fiscale et sociale
Chef de Service Logiciel de

1
Paie paie
Transmission du support de synthèse Support de
synthèse des
déclarations
fiscale et
sociale
Clôture de la paie
Chef de Service Réalisation de la clôture de la paie du

2 Logiciel
Paie mois de paie
Réalisation des déclarations

Chef Service fiscales et sociales
Comptabilité Réception du support de synthèse Support de
3 des déclarations fiscales et sociale
Générale et synthèse
Fiscalité visé par la DAF de synthèse des
déclarations fiscale et sociale
Validation des déclarations
fiscales et sociales
Plateforme
Réception des documents de E-Impôt, E-
déclarations fiscale et sociale CNPS
Chef de
Département
4 Administratif, Vérification des correctes
déclarations fiscale et sociale Déclarations
Comptable et
fiscale et
Financier
sociale
Synthèse des
déclarations
fiscale et
sociale visé
____________________________________________________________________________________________________33/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Chef de
Département Déclarations
5 Administratif, fiscale et
Conversion du brouillon de déclarations
sociale
Comptable et en déclarations définitives
définitives
Financier
Règlement des déclarations

fiscale et sociale
Réalisation de paiements des impôts et de

la CNPS
Chef Service
Comptabilité
6
Générale et
Accusés de
Fiscalité
réception des
Impression des accusés de réception des paiements
paiements Impôts et
CNPS
Classement des déclarations

fiscale et sociale
Edition des déclarations fiscale et sociale Plateformes

définitives E-Impôt, E-
CNPS
Chef Service
Comptabilité
7 Classeur
Générale et
des
Fiscalité Classement des déclarations fiscale
déclara-
et sociale définitives
tions
fiscale et
sociale
____________________________________________________________________________________________________34/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.1.11 GRH.06 : Absence - Permission
Etape Responsable Actions/Tâches Documents/

Interfaces
Demande de permission d’absence
Fiche de
Trois (3) jours avant, remplit la fiche de demande de permission demande de
1 d’absence permission
Employé remplie
Transmet la fiche au Chef de Service Administration du Personnel
pour visa
Autorisation de permission
Fiche de
Analyse le motif de la demande et vise pour autorisation si
demande de
motif acceptable
permission
Fiche de
Si le motif n'est pas acceptable, rejette la demande en y inscrivant le
demande de
Chef de Service motif du rejet
2 permission refusée
Administration
du Personnel Transmet la demande rejetée à l’employé
Fiche de
demande de
Scanne la fiche de demande de permission visée
permission
scannée
Transmet la fiche de demande de permission visée à l’employé
Diffusion de la demande de permission autorisée
Chef de Service
Transmet la fiche de demande de permission visée scannée au Mail de
Administration
Chef de Département des Ressources Humaines transmission
3 du Personnel
Chef de
Département des
Reçoit la fiche de demande de permission
Ressources
Humaines
Classement de la demande de permission autorisée
Chef de Classe la fiche de demande de permission visée scannée au dossier Dossiers

4 Département des électronique du service électroniques
Ressources
Classe la fiche de demande de permission visée scannée au dossier de Dossier de
Humaines
l’employé l’employé
Reprise de service
Fiche de reprise
Remplit une fiche de reprise de service
de service
Employé
5 Fiche de reprise
Fait viser la fiche de reprise de service par son Chef de Service
de service visée
Chef de Service
Fiche de reprise
Administration Scanne la fiche de reprise de service visée de service scannée
du Personnel
____________________________________________________________________________________________________35/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Interfaces
Diffusion de la fiche de reprise de service
Transmet la fiche de reprise de service visée scannée au Directeur Mail de

Chef de Service transmission
6 Général
Administration
du Personnel Transmet la fiche de reprise de service visée scannée au Chef de Mail de
Département des Ressources Humaines transmission
Classement de la fiche de reprise de service

Dossiers
Classe la fiche de reprise de service visée scannée au dossier électroniques du
Chef de Service Service et de la
7 électronique du service
Administration Direction Générale
du Personnel
Classe la fiche de reprise de service visée scannée au dossier de Dossier de
l’employé l’employé
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________36/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Demande de permission
d’absence Fiche de
Remplissage de la fiche de demande de
1 Employé demande de permission permission
d’absence remplie
Autorisation de permission
Analyse du motif de la
demande
Chef de Service
Administration du
Personnel Fiche de
demande de
Scanne la fiche de demande de
permission
2 permission visée
autorisée
Chef de Demande de
Département des Valide la demande de permission permission
Ressources validée
Humaines
Diffusion de la demande d
e permission autorisée
Chef de Service
3 Administration du Diffusion de la demande de
Personnel permission
Classement de la demande de
Permission autorisée
Classement de la fiche de
Chef de Service demande de permission
4 Administration du
Personnel
____________________________________________________________________________________________________37/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Reprise de service
5 Employé
Fiche de
Remplissage de la fiche de reprise reprise de
de service service visée
Diffusion de la fiche de reprise

de service
Chef de Service Mail de
Transmission de la fiche de reprise
6 Administration du transmission
de service visée scannée au DRH
Personnel
Classement de la fiche
de reprise de service
Dossiers
Classement de la fiche de reprise électroniques
visée scannée au dossier du service et
électronique de la Direction
Chef de Service
7 Administration du
Personnel Dossier
Classement de la fiche de reprise de
de service visée scannée au l’employé
dossier de l’employé
____________________________________________________________________________________________________38/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.1.13 GRH.07 : Acompte Avance Prêt

Interfaces
Demande d'acompte, avance et prêt
Fiche de demande
Remplit la fiche de demande d'acompte, avance ou prêt qu'il
1 d'acompte, avance
Employé signe
ou prêt
Transmet la fiche au Chef de Service Paie
Acceptation de demande d'acompte, avance et prêt
Procède à la vérification des conditions d’acceptation suivantes :
Fichier des
Chef de Service - Le motif est acceptable,
acomptes, avance
Paie - Le montant total des retenues du salarié n'excède pas la
ou prêt
quotité cessible.
Si les conditions d’acceptation ne sont pas réunies, inscrit sur la

demande le motif du rejet.
Chef de Service
Administration Transmet la demande rejetée à l’employé demandeur Demande rejetée
du Personnel Si les conditions d’acceptabilité sont réunies, fait viser la demande
Demande visée
par la Direction Générale
Direction Transmet la demande visée au Chef de Département des Ressources
Générale Humaines pour acceptation
Signe la demande pour acceptation et la transmet au Chef de Service Demande
Chef de Administration du Personnel signée
Département des Fait viser les demandes supérieures à 1 000 000 par la Direction Demande
2 Ressources Générale acceptée
Humaines Transmet la demande acceptée au Chef de Service Finance et
Trésorerie pour paiement
Reçoit la demande acceptée par le Chef de Département des
Ressources Humaines
Echéancier de
Etablit un échéancier de remboursement
remboursement
Echéancier de
Fait signer l’échéancier de remboursement au demandeur et lui en
remboursement
donne une copie
signé
Chef de Service
Procède au paiement de l'acompte, avance et prêt selon la Chèque
Finance et
Trésorerie procédure de trésorerie Espèces
Logiciel de
Comptabilise le paiement
comptabilité
Transmet les documents suivants au Chef de Service Paie:
- Justificatif de paiement,
- Échéancier de remboursement,
- Fiche de demande.
____________________________________________________________________________________________________39/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Interfaces
Mise à jour du dossier du personnel
Justificatif de
Reçoit les documents suivants de la trésorerie :
paiement,
- Justificatif de paiement,
échéancier de
- Échéancier de remboursement, remboursement,
- Fiche de demande. Fiche de demande
3 Chef de Service Fichier des
Paie Met à jour le fichier des acomptes, avances et prêts acomptes,
avances et prêts
Range une copie de la fiche de demande dans un classeur des
Classeur
acomptes, avances et prêts de l’année
Dossier de
Classe les documents reçus dans le dossier individuel de l’employé
l’employé
Remboursement de l'acompte, avance et prêt
Met à jour la fiche des variables sur les salaires du mois de début Fiche des variables
de remboursement sur les salaires
Procède au prélèvement à la source des remboursements Logiciel de paie
Chef de Service
4 Paie Après remboursement total, appose le cachet "REMBOURSE" sur la
Demande cachetée
demande concernée
Range la demande soldée dans le classeur des acomptes,
Classeur
avances et prêts de l’année
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________40/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Demande d'acompte avance
et prêt
Fiche de
Emargement de la fiche de demande
1 Employé demande d'acompte, d'acompte,
avance ou prêt avance ou
prêt
Acceptation de demande
d'acompte, avance et prêt
Chef de Service Vérification des conditions

Paie d’acceptation
Demande
rejetée
Chef de Service Conditions

Paie d’acceptation réunies?
Demande visée
2 par le DRH
Fait viser les demandes

Chef de supérieures à 1 000 000 par le DG
Département
des Ressources
Humaines
____________________________________________________________________________________________________41/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Réception de la demande
acceptée par le Chef de
Département des Ressources
Humaines
Chef de Service
3 Finance et
Trésorerie Echéancier de
Signer l’échéancier de remboursement
remboursement au demandeur signé
et lui en donne une copie
Logiciel de
Comptabilisation du paiement compta-
bilité
Mise à jour du dossier

du personnel
Réception des documents
suivants de la trésorerie
Justificatif
de
paiement,
Mise à jour du fichier des Échéancier
acomptes, avances et prêts de
Chef de Service
4 rembourse
Paie
ment,
Fiche de
demande
Rangement une copie de la

fiche de demande Classeur
Remboursement de
l'acompte, avance
et prêt
Mise à jour de la fiche des
variables sur les salaires du
mois de début de
Chef de Service remboursement
5
Paie
Rangement la demande soldée
____________________________________________________________________________________________________42/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.1.15 GRH.08 : Assistance médico-social
Documents/
Interfaces
Expression du besoin du personnel
Adresse au Chef de Service Administration du Personnel une demande
Demandeur motivée comportant la définition du besoin Fiche de demande
1
Chef de Service Classe une copie de la demande déchargée en attente Classeur

Social
Ouverture d’un dossier de prise en charge
Collecte les différentes prises en charge en différentes catégories Prise en charge des
2 demandes
Chef de Service Fiche de demande
Social Elabore une fiche de demande de prise en charge pour le personnel de prise en charge
Classe dans un dossier Classeur
Renseignement de la fiche de demande
Remplit la demande Fiche de demande

Signe la demande
Demandeur
3 Se rend à l’infirmerie pour les premiers soins
Déclare au Chef de Service Administration du Personnel en cas de Billet de
permission ou d’absence permission
Chef de Service
Billet de
Administration Valide en cas d’absence du concerné permission
du Personnel
Validation de la fiche de demande
Fiche de demande
Remet au Département pour signature
Chef de Service du personnel
4 Administration Dossier
Crée un dossier
du Personnel
Classe dans le dossier Classeur
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________43/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Expression du besoin
du personnel
Expression des besoins Fiche de
Demandeur demande
Chef de Service
Classement d’une copie de
Social
la demande déchargée
Ouverture d’un dossier de

prise en charge
Collection des différentes Prise en charge

prises en charge en des demandes
différentes catégories
Chef de Service
2
Social
Fiche de
Elaboration d’une fiche de demande de
demande de prise en charge prise en charge
pour le personnel
Renseignement de la fiche
de demande
Fiche de
Remplissage de la demande demande
3 Demandeur
Déclaration au Chef de
Service Administration du Billet de
Personnel en cas de permission
permission ou d’absence
Validation de la fiche
de demande
Fiche de
Remise au Département
demande du
pour signature
personnel
Chef de Service
4 Administration du
Personnel
Classement du dossier Classeur
____________________________________________________________________________________________________44/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.1.17 GRH.09 : Congés annuels
Documents/
Interfaces
Elaboration des plannings de congés annuels par la Direction
Générale/par Départements Contrat de travail
Pendant la période d'élaboration du budget annuel, au mois de Courrier
Chef de septembre, transmet à Direction Générale et aux Départements :

Département des - Le courrier de collecte de date de congés souhaitée, Planning de
Ressources congés
- Le modèle de planning de congés annuels souhaités.
Humaines Discute avec les employés de la Direction et Départements pour
1 harmoniser les périodes de congés annuels prévisionnelles
Planning de congés
Elabore le planning de congés annuels de sa Direction ou de son annuels de la
Directeur/Chef de Département Direction
Département
Transmet le planning de congés annuels de sa Direction ou son
Département au Chef de Département des Ressources Humaines Mail
Chef de
Département des Transmet le planning de congés annuels au chef de Service
Ressources Administration du Personnel
Humaines
Elaboration du planning général de congés annuels
Planning de
Collecte les plannings de congés annuels de la Direction congés annuels
Générale/des Départements de la DG ou
Départements
Centralise et vérifie tous les plannings de congés annuels de la

Chef de Service Direction Générale/des Départements
Administration du
2 Personnel En cas d’anomalie, les relève sur les plannings erronés et les
transmet au Directeur/chefs de Département concernés pour
correction.
Projet de planning
Elabore le projet de planning général des congés de la société
général des congés
Transmet le projet de planning général au Chef de Département des
Ressources Humaines pour pré-validation
Chef de
Projet de planning
Département des Vise et transmet le projet de planning général des congés annuels à
général des
Ressources le Directeur Général pour validation congés visé
Humaines
____________________________________________________________________________________________________45/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Validation du planning général de congés annuels
Reçoit le projet de planning général des congés annuels du Chef de
Département des Ressources Humaines pour validation
Planning général
3 En cas d’absence d’anomalie, signe le planning pour validation
Direction Générale des congés validé
Transmet le planning général des congés au Chef de Département
des Ressources Humaines
Diffusion du planning général de congés annuels
Reçoit le planning général des congés annuels validé
Chef de Planning général

Département des Scanne le planning général des congés annuels validé des congés
Ressources annuels scanné
Humaines Planning général
4 Transmet le planning général des congés annuels validé aux
des congés
Départements et au Chef de Service Administration du Personnel
annuels transmis
Chef de Service
Classe le planning général des congés annuels validé en attente
Administration du Classeur
d’exécution
Personnel
Transmettent le planning général des congés annuels validé aux Mail de
Directeur/Chefs de employés de sa Direction/de son Département transmission
Département Class(e)nt le planning général des congés annuels validé en attente Dossier
d’exécution électronique
Demande de congés annuels
Remplit une fiche de demande de congés annuels trente (30) Fiche de demande
jours avant la date des congés de congé annuel
5 Employé Fiche de demande
Transmet la fiche au responsable de son service de congé annuel
transmis
Demande de
Chef de Service Transmet la demande annotée à l’employé
congé transmis
____________________________________________________________________________________________________46/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Demande de congés annuels (suite)
Vérifie que :
- La période de congés portée sur la demande correspond
Chef de au planning annuel,
Département
5 Il n’y a pas d’urgence nécessitant la présence de l’employé.
Transmet la demande au Chef de Service Administration du Personnel
Chef de Service
Demande de
Administration du Rejette la demande et notifie le motif du rejet sur la demande
congé rejetée
Personnel
Accord de congés annuels
Demande de
Reçoit la demande visée par le Chef de Service.
congé visée
Vérifie que la période de congés portée sur la demande correspond
à celle du planning annuel.
Demande de
Signe la demande de congé pour accord
congé signée
Chef de Demande de
6 Département du Scanne la demande de congé accordée congé
service demandeur Scannée
Transmet la demande de congés accordée à l’employé via le Chef de
service du service demandeur
Transmet la demande de congé accordée scannée au Chef de Service
Administration du Personnel
Classe la demande de congé accordée au dossier électronique du Dossier
Département électronique
Organisation de l’intérim de l’employé en congé
Collecte la fiche d’objectifs de l’intérim auprès du Chef de Fiche d’objectifs

Département de l’intérim
Réalise la passation de service avec son intérimaire pendant les
17 jours précédant son départ en congé
7 Employé
Rédige le Compte Rendu (CR) de passation de service à trois (3)
Compte Rendu
jours de son départ en congé
Signe et fait signer le Compte Rendu de passation de service à son
Classeur
intérimaire
Transmet le Compte Rendu de passation de service au Chef de Mail de
Service et au Chef de département concerné transmission
____________________________________________________________________________________________________47/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Diffusion du CR de passation de service
Reçoit le Compte Rendu de passation de service de l’employé Compte Rendu
Compte Rendu
Vérifie la conformité du Compte Rendu corrigé
En cas d’anomalie, demande à l’employé d’effectuer les corrections
8 Chef de nécessaires
Département/Chef
Compte Rendu de
de Service
En cas d’absence d’anomalie, signe le Compte Rendu et le scanne passation
Signé
Diffuse des copies du Compte Rendu comme suit, par mail à
l’employé, l’intérimaire, au Chef de Département et au Chef de Mail de diffusion
Service Administration du Personnel.
Emission de l’attestation de congés annuels
Reçoit : Congés accordées
- La demande de congés accordée, CR de passation de
Chef de Service
- Le CR de passation de service de l’employé. Service
Administration du
Personnel Attestation de
Emet l’attestation de congés
congés
Chef de
Département des Vise l’attestation de congés et le transmet au Directrice Générale Attestation de
Ressources pour validation congés visée
Humaines
Valide l’attestation de congés et le transmet au Chef de Service Attestation de
Directeur Général
Administration du Personnel congés validée
9 Fichier
Renseigne le fichier du personnel informatique du
Personnel
Attestation de
Chef de Service Transmet l’attestation de congés à l’employé avec décharge
congés transmis
Administration du - Demande de
Personnel Classe les documents suivants au dossier de l’employé : congés
- Demande de congés accordée, accordée,
- CR de passation de service de l’employé. - CR de
passation de
service
Chef de
Département des Attestation de
Signe l’attestation de congés de l’employé
Ressources congés signée
Humaines
____________________________________________________________________________________________________48/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Retour de congés
Fiche de reprise
Remplit une fiche de reprise de service
de service
Fiche de reprise de
10 Fait viser la fiche de reprise de service par son chef de service
Employé service visée
Fait une copie de la fiche de reprise de service
Transmet la fiche de reprise de service au Chef de Service
Administration du Personnel Transmis
Mise à jour du dossier du personnel
Reçoit la fiche de reprise de service de l’employé signé par le Chef Fiche de reprise de
de Département des Ressources Humaines service
Chef de Service
Fichier
Renseigne le fichier du personnel informatique du
Personnel
personnel
Classeur/Dossier
Classe la fiche de reprise de service au dossier du Personnel
du personnel
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________49/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Etape Acteurs Actions Livrable

Elaboration des
plannings
de congés
Elaboration du budget annuel Courrier
Chef de de
Département des collecte,
Ressources
Humaines Modèle de
Discussion d’harmonisation des planning
périodes de congés annuels
prévisionnelles
1
Elaboration du planning de congés

Directeur/Chef de annuels de sa Direction
Département
Mail
Transmission de planning de congés
annuels de sa Direction au CDRH
Elaboration du
planning général
de congés annuels Planning de
Collecte des plannings de congés congés annuels
annuels des différentes des Direction
Directions/départements
Chef de Service
Administration du
Personnel Projet de
planning
Elaboration du projet de planning général des
général des congés de la société congés
Projet de
planning
Pré-validation du projet de planning
général des
général des congés et le transmet
congés
Chef de au DG pour validation
Département des
Ressources
Humaines
____________________________________________________________________________________________________50/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Validation du planning général
de congés annuels
Réception du projet de planning

Directeur général des congés annuels du CDRH
3 pour validation
Général
Transmission du planning général des

congés au DRH
Diffusion du planning
général
Chef de de congés annuels
Département Réception planning général des
des Ressources congés annuels validé
Humaines
Chef de Service
Classement du planning général des
Administration congés annuels validé en attente Classeur
du Personnel d’exécution
Transmission du planning général

4 Mail de
des congés annuels validé aux
transmission
employés de sa Direction/son
Département pour pré-validation
Directeur/Chef
de Département Classement du planning général des Dossier
congés annuels validé en attente électronique
d’exécution
____________________________________________________________________________________________________51/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Demande de congés annuels
Remplissage d ’ une fiche de demande

Employé
de congés annuels trente (30) jours
avant la date des congés
5 Demande de
Non
congé rejetée
Chef de Service
Administration
du Personnel Demande de congés
Oui Demande de
congé
Accord de congés annuels
Demande de
Réception de la demande visée par le Chef
congé
de Service
Chef de
Département du Vérification que la période de congés
service portée sur la demande correspond à celle
demandeur du planning annuel.
6
Transmission de la demande de congés Mail de
accordée à l’employé via le Chef de service transmission
Classement de la demande de congé

Dossier
accordée au dossier électronique de la
électronique
Chef de Service Direction
Administration
du Personnel
____________________________________________________________________________________________________52/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Organisation de l’intérim
de l’employé en congé
Réalisation de passation de service Demande de

avec son intérimaire congé rejetée
7 Employé
Rédaction du Compte Rendu (CR) de
passation de service à trois (3) jours de son
départ en congé
Transmission de CR de passation de service Demande de

au Chef de service au Chef de congé
département concerné
Diffusion du CR de passation
de service
CR de passation
Réception du Compte Rendu de passation
de service
de service de l’employé
CR de
Non passation
Rejeté
Chef de
La conformité du CR
8 Département/ CR de
Chef de Service Oui passation
Signé
Mail de
Diffusion des copies du Compte Rendu
diffusion
____________________________________________________________________________________________________53/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Emission de l’attestation de
congés annuels
Chef de Service
Administration Congés
du Personnel accordées CR de
Réception des documents de l’attestation passation de
de congés annuels service
Chef de
Département
Signature de l’attestation de congés
des Ressources
Humaines
9
Attestation de
Transmission de l’attestation de congés à congés signée
l’employé avec décharge
Chef de Service
Administration
du Personnel Demande de
congés
Classement des documents attestation de accordés
CR de
congés
passation de
service
Attestation de
congés signée
Retour de congés
Fiche de
Remplissage d’une fiche de reprise de
reprise de
service
service
10 Employé
Transmission de la fiche de reprise de service
au DRH
____________________________________________________________________________________________________54/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Mise à jour du dossier
du personnel
Réception de la fiche de reprise de Fiche de reprise

service de l’employé signé par le DRH de service
Chef de Service
11 Administration
du Personnel
Classement de la fiche de reprise de Classeur/Dossier

service au dossier du Personnel du personnel
____________________________________________________________________________________________________55/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.1.19 GRH.10 : Evaluation du personnel
Documents/
Interfaces
Mise en place d’une fiche d’évaluation du personnel
Définit une fiche d’objectifs et questions évaluatives à chaque chef
1 Chef de Service de services et Départements
Administration du Fiche d’évaluation
Définit les critères et instruments d’évaluation et champs
Personnel d’observation
Validation des fiches d’évaluation du personnel
Chef de Service
2 Administration du Transmet la fiche au Directeur Général pour validation Fiche d’évaluation
Personnel
Fiche d’évaluation
Directeur Général Valide la fiche d’évaluation
validée
Diffusion de la fiche d’évaluation à chaque chef de départements et
chefs de services
Chef de Service
Administration du Met la fiche d’évaluation à la disposition des employés Transmis
Personnel
Fiche d’évaluation
3 Employé Remplit la fiche d’évaluation du personnel remplie
Collecte la fiche d’évaluation de tous les membres de son
Département
Chef de
Département Transmet sa fiche d’évaluation en plus des fiches d’évaluation des
membres de son Département signées au Chef de Service Fiche d’évaluation
Administration du personnel
Réception des fiches d’évaluation
Reçoit les fiches d’évaluation Fiche d’évaluation
Chef de Service Fiche d’évaluation
4 Administration du Transmet une copie
transmise
Personnel
Classeur/dossier
Range une copie dans le dossier du personnel
du personnel
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________56/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Mise en place d’une fiche d’évaluation du personnel
Chef de Service
1 Administration du Définition des critères et instruments Fiche
Personnel d’évaluation d’évaluation
Validation des fiches

d’évaluation du
Chef de Service personnel
Administration du Fiche
Transmission de la fiche pour validation
Personnel d’évaluation
Directeur Général
Validation de la fiche d’évaluation
Diffusion de la fiche d’évaluation
3 Employé Remplissage de la fiche d’évaluation du Fiche

personnel d’évaluation
Réception des
fiches
d’évaluation Fiche
Réception de la fiche d’évaluations
d’évaluation
Chef de Service
4 Administration du
Personnel
Classement d’une copie dans le dossier Classeur/Dossier

du personnel du personnel
____________________________________________________________________________________________________57/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.1.21 GRH.11 : Formation du personnel
Documents/
Interfaces
Expression du besoin en formation
Service Adresse au Service Social une demande motivée de formation Dossiers de
1 demandeur comportant la définition de la formation souhaitée candidatures
Chef de Service Classe une copie de la demande déchargée en attente de la

Social formation
Validation de la demande de formation
Chef de Service
Social/Chef de
Département des Vérifie que la formation est prévue au budget Budget
2 Ressources
Humaines
Chef de
Département des
Ressources Si non, fait signer la demande par le DG pour validation.
Humaines
Ouverture d’un dossier pour les formations
Dossier de
Ouvre un dossier de formation
formation
3
Chef de Service Classe les documents suivants validés dans le dossier de formation :
Social Classeur/dossier
 La liste de service ou département participant à la formation,
de formation
 La liste des critères et objectifs de la formation
Recherche du cabinet de formation
Lettre de
Transmet les critères, l’avis de recrutement du cabinet pour transmission
publication déchargée
Classe la décharge de la lettre de transmission et les documents
Dossier de
4 transmis (les critères, l’avis de recrutement) au dossier de
Chef de Service formation
recrutement
Social
Journal d’annonce
Collecte le journal d’annonce de publication de
publication
Dossier de
Classe le journal dans le dossier de recrutement
formation
____________________________________________________________________________________________________58/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Dossiers de
Réceptionne les dossiers de candidatures des candidats intéressés
candidatures
5 Réalise la présélection des candidats

Chef de Service
Social Etat récapitulatif
Elabore l’état récapitulatif des dossiers des candidats présélectionnés des dossiers des
candidats
présélectionnés
Signature du plan de formation
Dossier de
Reçoit le dossier de recrutement du Chef de Service Social formation
Directeur Général Fait convoquer le candidat retenu par le secrétariat
Reçoit le candidat retenu
6
Opère une revue du contrat de travail avec le candidat retenu
Chef de Service Contrat de travail
Etablit le contrat de travail final en deux (2) exemplaires
Administration du final
Personnel Contrat de travail
Fait signer le contrat de travail final au Directeur Général
final signé
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________59/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Etape Acteurs Actions Interfaces
Expression du besoin en formation
Fiche de demande motivée de Dossiers de

Service demandeur candidatures
formation
Chef de Service Classement d’une copie de la demande

Social déchargée en attente de la formation
Validation de la demande
Chef de Service
Social/ Chef de Vérification de la formation prévue au Budget
Département des budget
Ressources
Humaines
Fait valider la
demande par la
2 NON DG
Chef de
Département des Validation et
Ressources conformité au Fait valider la
Humaines budget ? formation au DG
OUI pour validation
Ouverture du dossier de formation Dossier de

formation
Chef de Service
3 Classeur/do-
Social Classement des documents suivants validés ssier de
dans le dossier de formation : formation
____________________________________________________________________________________________________60/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Etape Acteurs Actions Interfaces
Recherche du cabinet
Lettre de
Transmission des critères, l’avis de transmission
recrutement du cabinet pour publication déchargée
Chef de Service
4
Social
Journal
Collection du journal d’annonce de d’annonce de
publication publication
Classement du journal dans le dossier de Dossier de

recrutement formation
Réception des dossiers de candidature des Dossiers de

candidats intéressés candidature
Chef de Service
5
Social
Elaboration de l’état récapitulatif des Etat récapitulatif

dossiers des candidats présélectionnés: des dossiers
Signature du plan de formation
Lettre de
Directeur Général Réception du dossier de recrutement du
transmission
Chef de Service Social
déchargée
6 Etablissement du contrat de travail final en

deux (2) exemplaires
Chef de Service
Administration du
Personnel
Contrat de
travail final
Signature du contrat de travail final au
DG
____________________________________________________________________________________________________61/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.1.23 GRH.12 : Interface socio professionnelle
Documents/
Interfaces
Rencontre avec la CDRH
Fiche de
1 Syndicats Portent leurs revendications au Chef du Service Social
revendication
Chef de service
Prend en compte les besoins et revendications des syndicats
Social
Identification des besoins
Chef de Service
Social/Chef de
Département Vérifie si les recommandations font partie du budget de la société Budget
2 des Ressources
Humaines
Chef de Service Rencontre la Direction pour évaluation de ces besoins

Social
Prend en compte des recommandations de la Direction
Validation des besoins
Fait signer la demande par le Directeur Général en cas de validation Fiche de demande
et de conformité au budget signée
3 Chef de Service Fiche de demande
Fait signer la demande aux syndicats
Social signée
Ouvre un dossier Dossier
Classe la demande Classeur
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________62/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Rencontre avec le DRH
Fiche de
Syndicats Revendications au Chef service revendication
Social et Formation
Chef service Social Prise en compte des besoins et

revendications des syndicats
Identification des besoins

Non Besoins rejeté
Chef Service
Social/Chef de
Département des Conformité
Ressources avec le
Humaines budget ?
2 Oui Besoins
acceptés
Chef service Social Prise en compte des recommandations de la

direction
Validation des besoins
Fiche de
Signature de la demande par le DG en cas demande
de validation et de conformité au budget signée
3 Chef service Social
Classe la demande Classeur
____________________________________________________________________________________________________63/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.1.25 GRH.13 : Rupture de contrat de travail
Documents/
Etape Responsable Actions/Tâches Interfaces
Emission de lettre de démission
En cas de départ volontaire de l’employé
Lettre de
Employé Transmet une lettre de démission au Chef de Service Administration démission
du Personnel.
Lettre de
Chef de Service Vise la lettre de démission
démission visée
Administration
Fait viser la lettre de démission par le Chef de Département du Lettre de
du Personnel
1 service demandeur démission visée
Chef de
Département du Transmet la lettre de démission visée au Chef de Département des
service Ressources Humaines
demandeur
En cas de départ d’un Chef de Département
Chef de Le Chef de Département fait viser sa lettre de démission par le Lettre de
Département Directeur Général avant de la transmettre au Chef de Département démission visée
des Ressources Humaines
Emission de lettre de licenciement
Chef de En cas de départ involontaire de l’employé Lettre de
Département licencieme
des Ressources Rédige la lettre de licenciement et la transmet au
Directeur Général pour signature nt
Humaines
Lettre de
Directeur Signe la lettre de licenciement et la transmet au Chef de
licenciement
Général Département des Ressources Humaines
signée
Lettre de
2
Scanne la lettre de licenciement licenciement
scannée
Chef de Lettre de
Département Transmet la lettre de licenciement de l’employé contre décharge licenciement
des Ressources déchargée
Humaines Transmet la lettre de licenciement au Responsable du Lettre de
licenciement
Département concerné
déchargée
Transmet la lettre de licenciement au Chef de Service Administration
du Personnel
____________________________________________________________________________________________________64/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Détermination des indemnités et droits de rupture de contrat
Lettre de
Reçoit la lettre de licenciement déchargée par l’employé
Chef de Service licenciement
Administration Elabore l’état de calcul des indemnités de rupture de contrat de Etat de calcul des
du Personnel travail en tenant compte de la situation d’endettement de l’employé indemnités
et la transmet à la Directrice Générale pour validation
3 Directeur Fait signer l’état de calcul des indemnités de rupture de contrat de Etat de calcul des
Général travail par le Chef de Département des Ressources Humaines indemnités signé
Chef de Service
Transmet l’état de calcul des indemnités de rupture de contrat de
Administration
travail à la trésorerie pour élaborer le chèque
du Personnel
Chef de Service Chèque pour solde
Collecte auprès du Chef de Service Administration du Personnel le
Finance et de tout compte
chèque pour solde de tout compte de l’employé
Trésorerie
Désintéressement de l’employé
Le jour de départ de l’employé Copie du

courrier de
Transmet à l’employé les documents suivants démission/li
- Une copie du courrier de démission, cenciement
Chef de Service
- Une copie du courrier de licenciement, Certificat de
Administration
- Le certificat de travail, travail,
du Personnel
Chèque
- Le chèque de solde de tout compte,
Copie de l’état de
- Une copie de l’état de calcul des indemnités de rupture de calcul des
4 contrat de travail. indemnités
Fait décharger à l’employé l’accusé de réception des documents
transmis
Se fait remettre, par l’employé, les documents et outils de travail Documents et
Chef de Service (badge, ordinateur, clés, … outils de travail
Administration Etablit et signe une liste des documents et outils de travail reçus
du Personnel Liste des
documents et
Fait signer la liste des documents et outils de travail reçus à l’employé outils de travail
reçus
____________________________________________________________________________________________________65/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Fermeture du dossier de l’ex employé (suite et fin)
Dossier de l’ex-
Chef de Service Verse les documents reçus et transmis au dossier de l’ex-employé
employé
Administration
Fichier du
du Personnel Met à jour le fichier du personnel
5 personnel
Ferme le dossier de l’ex-employé Dossier fermé
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________66/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Emission de lettre
de démission Début
Employé
Transmission d’une lettre de démission Lettre de

au Chef de Service Administration du démission
Personnel
Chef de Service
Administration du
1 Personnel
Signature de la lettre de démission par
le
Directeur/Chef de département Lettre de
démission visée
Directeur
Le Directeur fait viser sa lettre de
démission DG avant de la transmettre
au DRH
Emission de lettre de licenciement
Chef de
Département des Rédaction de la lettre de licenciement
Ressources et la transmission a la DG pour
Humaines signature
2
Transmission de la lettre de
licenciement de l’employé contre
Chef de décharge
Département des Lettre de
Ressources licenciement
Humaines déchargée
Transmission de la lettre de
licenciement au Chef de Service
Administration du Personnel
Détermination des indemnités et

droits de rupture de contrat
Lettre de
Chef de Service Réception de la lettre de licenciement
3 Administration du licenciement
Personnel
____________________________________________________________________________________________________67/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Etape Acteurs Documents/

Actions
Interfaces
Chef de Service
Administration
du Personnel
Elaboration de l’état de calcul des
indemnités de rupture de contrat de travail
3
Collection auprès du service trésorerie du Chèque pour

Chef Service solde de tout
chèque pour solde de tout compte de
Finance et l’employé compte
Trésorerie
Désintéressement de
l’employé
Transmission à l’employé des documents
de désintéressement suivants
Accusé de
réception des
Décharger à l’employé l’accusé de documents
réception des documents transmis transmis
Chef de Service Etablissement et signature de la liste des

4 Administration documents et outils de travail reçus
du Personnel
Liste des
documents et
Fait signer la liste des documents et outils outils de
de travail reçus à l’employé travail reçus
____________________________________________________________________________________________________68/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Chef de Service
Administration Chèque pour
du Personnel solde de tout
Verse les documents reçus et transmis au
compte
dossier de l’ex-employé
Fichier du
personnel
Mise à jour du fichier du personnel
4
Chef de Service
Finance et
Trésorerie
Dossier de l’ex
Ferme le dossier de l’ex-employé
employé fermé
Fin
____________________________________________________________________________________________________69/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.1.27 GRH.15 : Appels et griefs
Documents/
Interfaces
Ouverture du grief
L’employé Rédige un courrier d’appel ou de formulation de grief à l’encontre Courrier
d’une décision ou sanction disciplinaire
1 Reçoit le courrier et engage des recherches pour vérifier la
Chef de Service Soit transmis
recevabilité de l’appel ou grief
Administration du
Personnel Transmet les résultats des recherches au Chef de Département des
Ressources Humaines
Traitement du grief
Reçoit les résultats des recherches du Chef de Service Administration
Chef de du Personnel:
Département des - Requête recevable: approuve la recevabilité de l’appel ou
Ressources grief,
Humaines
- Requête non recevable : propose un courrier de rejet de la
demande a la Directrice Générale
Reçoit le courrier et approuve les justifications du rejet Courrier approuvé
Directeur Général Signe le courrier Courrier signé

Transmet le courrier signé au Chef de Département des Ressources
Humaines Courrier signé
Reçoit et transmet le courrier signé comprenant les justifications du transmis
Chef de rejet à l’employé
Département des
2 Conserve une copie pour classement
Ressources
Humaines Informe le Directeur Général pour prise de décision en cas de
recevabilité de la requête
Prend la solution adéquate et la notifie par un courrier Courrier
Directeur Général Transmet le courrier au Chef de Département des Ressources Humaines Soit transmis
pour action
Chef de Reçoit le courrier signé du Directeur Général et effectue les

Département des recommandations
Ressources
Humaines Transmet le courrier au Chef de Service Administration du Personnel Courrier transmis
Chef de Service Reçoit le courrier du Chef de Département des Ressources Humaines Courrier reçu
Administration du Copie courrier
Personnel Transmet l’original du courrier à l’agent et classe une copie
signé
Directeur Général Convoque le Comité de discipline en cas d’incompétence Soit transmis
____________________________________________________________________________________________________70/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Traitement du grief (Suite)
Procès-verbal de
Met en place une réunion
Comité de réunion
Discipline Trouve une solution adéquate au cas d’appel ou grief présenté et
informe le Secrétariat du Comité de Discipline
Secrétariat Comité Rédige un projet de lettre pour notifier la résolution du cas au Projet de lettre
de Discipline Président du Comité de Discipline
Président Comité Reçoit la lettre pour validation ou signature et transmet au Chef de Lettre signée
2 de Discipline Département des Ressources Humaines pour action
Chef de Reçoit la lettre signée et effectue les recommandations

Département des
Ressources Transmet la lettre signée au Chef de Service Administration du Lettre transmis
Humaines Personnel
Chef de Service Reçoit la lettre Lettre reçue
Administration du
Transmet l’original de la lettre signée du Comité de discipline à Lettre transmis
Personnel
l’employé et classe une copie
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________71/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.1.29 Description de la procédure
Documents/
Interfaces
L’employé Ouverture du grief
Début
Chef de Service
Administration du Rédaction du courrier d’appel ou de
Personnel formulation de grief
1 Courrier
Transmission des résultats des

Courrier
recherches au CDRH
Chef de Traitement du grief

Département des
Ressources Réception des résultats de recherches
Humaines du Chef de Service Administration du
Personnel:
Directeur Général
Transmission du Courier signé au CDRH
Chef de
Réception et transmission du courrier
Département des
Ressources
signé comprenant les justifications du
Humaines rejet à l’employé
2
Directeur Général
Prend la solution adéquate et la

notifie par un courrier
Chef de
Département des Réception du courrier signé de la
Ressources Directrice Générale et effectuation des
Humaines
recommandations
____________________________________________________________________________________________________72/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Traitement du grief (suite)
Chef de Service
Administration du
Personnel
Directeur Général
Comité de
Discipline
2
Secrétariat Comité
de Discipline
Président Comité
de Discipline
Chef de
Département des
Ressources
Humaines
Chef de Service
Administration du
Personnel
____________________________________________________________________________________________________73/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.1.30 GRH.16 : Documents administratifs pour le personnel
Documents/
Interfaces
A l’embauche
Remet à son embauche l’ensemble des pièces nécessaires à son
Nouvel employé Pièces demandées
dossier au Chef de Département des Ressources Humaines
Chef de
Département des
Ouvre le dossier avec les documents fournis à l’embauche
Ressources
Humaines
En cas de changement provenant de l’employé:
Fournit les documents relatifs aux changements intervenus à son
Employé Soit transmis
sujet (situation matrimonial, enfants, adresses, identifiants
bancaires, etc.).
1 Dossier de l’agent
Classe les documents transmis par l’employé
renseigné
Met à jour le listing des pièces administratives de l’employé
Chef de
Département des En cas de changement provenant de l’entreprise
Ressources Les informations provenant de SIGAS sont les justificatifs des
Humaines avancements, les changements de catégorie et de la situation
salariale, sanction disciplinaire, décompte final, etc.
Classe tout document ou toute information relative au salarié dans le
dossier de l’agent
Chef de Service Rapport annuel
Élabore le rapport annuel de l’état des dossiers du personnel et le
Administration du
transmet à la Directeur Général
Personnel
Délivrance de documents administratifs : Attestation de travail, de
congés, CNPS, décoration, etc.
L’agent Remplit le formulaire de demande de document et le transmet au Formulaire
Chef de Service Administration du Personnel renseigné
Apprécie l’opportunité de la demande:
Chef de
- Demande non approuvée : rejette la demande et informe
Département des
l’agent des motifs du rejet
Ressources
Humaines - Demande approuvée : Informe le Chef de Service
2 Administration du Personnel
Chef de Service
Etablit le document selon les directives du Chef de Département des
Administration du
Ressources Humaines
Personnel
Vérifie que le document est bien établi
Chef de
- Non accord après vérification: rejette la demande et informe
Département des
l’agent des motifs du rejet
Ressources
Humaines - Accord après vérification: transmet le document au Directeur
Général pour approbation
____________________________________________________________________________________________________74/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Délivrance de documents administratifs (Suite)
Décision sur la demande :
- En cas de rejet: informe l’agent du motif du rejet puis fait
Directeur Général transmettre la demande rejetée à l’agent,
- En cas d’accord : donne instruction au Chef de Département des
Ressources Humaines pour action
Chef de Enregistre le document dans le registre des documents administratifs

2 Département des
Ressources Transmet le document au Chef de Service Administration du
Humaines
Personnel
Chef de Service
Remet une copie à l’agent et conserve une copie dans le dossier de Copie du
Administration du
l’agent document délivré
Personnel
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________75/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.1.31 GRH.17: Missions

Documents/
Interfaces
Demande de mission
Fiche de demande
Renseigne la fiche de demande de mission de mission
Employé renseignée
Transmet la fiche de demande au Chef service Administration du
Personnel
Reçoit la fiche de demande
1 Vérifie la demande :
Chef de Service - En cas de rejet de la demande: Informe le Directeur Général
Administration du ou le Chef de Département sur l’objet du rejet Registre
Personnel - En cas de validation de la demande: Transmet une copie de renseigné
la demande de mission au Chef de Service Achats et
Moyens Généraux pour la mise à disposition des moyens
Chef de Service Met à la disposition de l’employé des moyens nécessaires pour la
Achats et Moyens réalisation de la mission
Généraux
Traitement d’une mission effectuée en Côte d’Ivoire
Chef de Service Etablit les ordres de mission Ordre de mission

Administration du Transmet le document au Chef de Département des Ressources Ordre de mission
Personnel Humaines transmis
2
Chef de Vérifie les ordres de mission établis et apporte les corrections
Département des éventuelles
Ressources Ordre de mission
Approuve les ordres de mission établis
Humaines approuvé
Traitement d’une mission effectuée hors de la Côte d’Ivoire
Chef de Service Transmet la facture pro-forma du billet d’avion au Chef de Service
Achats et Moyens Administration du Personnel et au Chef de Département
Généraux Administratif, Comptable et Financier
Chef de Réceptionne la facture pro-forma du billet d’avion
3 Département
Administratif,
Comptable et
Financier/Chef de
service
Administration du
Personnel
____________________________________________________________________________________________________76/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Traitement d’une mission effectuée hors de la Côte d’Ivoire (Suite)
Chef de service Établit les ordres de mission Ordre de mission

Administration du Transmet les ordres de mission au Chef de Département des
Personnel Ressources Humaines
Ordre de mission
Vérifie les ordres de mission et apporte les corrections éventuelles
Chef de vérifié
Département des Ordre de mission
Approuve l’ordre de mission établi
Ressources approuvé
Humaines Ordre de mission
Transmet l’ordre de mission au Directeur Général
transmis
Ordre de mission
Valide l’ordre de mission
validé
Directeur Général
Registre de
Transmet au Chef de Département des Ressources Humaines
transmission
3 Chef de Vise l’ordre de mission

Département des
Ressources Transmet l’ordre de mission visé au Chef de Département Registre de
Humaines Administratif, Comptable et Financier transmission
Chef de Déclenche la procédure de décaissement

Département
Administratif, Transmet un exemplaire de l’ordre de mission avec les mentions Exemplaire de
Comptable et ’’payé’’, ’’non payé’’ ou ’’ annulé’ au Directeur Général ou à l’agent’ l’ordre de mission
Financier
Directeur Transmet le rapport de la mission effectuée au Chef de Département Rapport de
Général/Agent des Ressources Humaines mission visé
Chef de
Département des État des ordres de
Enregistre et classe le rapport de la mission
Ressources mission
Humaines
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________77/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Demande de mission
Fiche de
demande
Employé Début de mission
renseignée
Renseignement de la fiche de
demande de mission en personnel
Réception de la fiche de demande
Registre
Vérification de la demande renseigné
Chef de Service
Administration
du Personnel Oui Non
1
Transmission d’une copie

Informe le Directeur
de la demande de mission
Général ou le Chef de
au Chef de Service Achats
Département
et Moyens Généraux
Mise à disposition de l’employé des

Chef de Service moyens nécessaire pour la
Achats et réalisation de la mission
Moyens
Généraux
____________________________________________________________________________________________________78/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Traitement d’une
mission effectuée
en Côte d’Ivoire (suite)
Chef de Service
Administration
du Personnel
Etablissement des ordres de mission

1
Fiche d’ordre
de mission
Chef de
Département
des Ressources
Humaines Vérification des ordres de mission
établis
Ordre de
Traitement
d’une mission Approbation des ordres de mission mission
effectuée hors établis approuvé
de la Côte
d’Ivoire
Chef de Service
Achats et
Moyens
Généraux
Transmission de la facture pro-forma
2 du billet d’avion
Chef de
Département
Administratif, Réception de la facture pro-forma du
Comptable et billet d’avion
Financier/Chef
de service
Administration
du Personnel
____________________________________________________________________________________________________79/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Traitement d’une
mission effectuée
hors de la Côte d’Ivoire (suite)
Chef de Service
Administration
du Personnel
Etablissement des ordres de mission Fiche d’ordre

de mission
Vérification des ordres de mission et

Registre
apports correctionnels
Chef de renseigné
Département
des Ressources
Humaines
2
Approbation de l’ordre de mission
établi Ordre de
mission
approuvé
Directeur Validation de l’ordre de mission

Général
Ordre de
mission validé
Chef de Vise l’ordre de mission
Département
des Ressources
Humaines
____________________________________________________________________________________________________80/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Traitement d’une
mission effectuée
hors de la Côte d’Ivoire (suite)
Chef de Déclenchement de la procédure de

Département décaissement
1
des Ressources Exemplaire de
Humaines l’ordre de
mission
Transmission d’un exemplaire de

l’ordre de mission avec les mentions
’’payé’’, ’’non payé’’ ou ’’ annulé’
Directeur Rapport de
Général/Agent Transmission du rapport de la mission visé
mission effectuée
Chef de Enregistrement et classement du

Département rapport de la mission
des Ressources
Humaines
État des ordres
de mission
Fin
____________________________________________________________________________________________________81/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.2 FRN : Gestion des fournitures de bureau
Objectif
L'objectif de cette procédure est de fixer un cadre de gestion optimale des fournitures de bureau de
la société. Elle permet par conséquent de s'assurer que :
 Tous les achats de fournitures de bureau sont effectués dans l'intérêt de la société et
constituent des besoins réels de celle-ci,
 Tous les achats de fournitures de bureau sont autorisés et effectués chez des
fournisseurs agrées par la société,
 Tous les achats de fournitures de bureau réceptionnés sont conformes aux
commandes effectuées et sont en bon état,
 Les stocks de fournitures de bureau sont correctement suivis,
Règles de gestion
 Tous les fournisseurs doivent figurer sur la liste restreinte arrêtée en Comité de sélection,
 Tous les achats de fournitures de bureau effectués doivent faire l’objet de planification,
 Tout achat de fourniture doit faire l’objet de Bon de commande signé,
 Toute réception de fournitures doit être matérialisée par un Bon de livraison ou
Bon de réception dûment signé,
 Les livraisons internes de fourniture aux services demandeurs doivent être
matérialisées par des bons signés,
 Les mouvements de stocks de fournitures de bureau doivent être suivis dans un
fichier de stock.
FRN Gestion des fournitures
FRN.01 Planification des fournitures de bureau

FRN.02 Achat des fournitures de bureau
FRN.03 Suivi des stocks de fournitures de bureau
____________________________________________________________________________________________________82/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.2.1 FRN.01 : Planification des fournitures de bureau

Documents/
Interfaces
Collecte des besoins en fournitures de bureau
Le 15 de chaque mois, adresse une demande à la Direction
Chef de Service Générale, Départements et Services pour déterminer les besoins en Mail de demande
Achats et Moyen fournitures de bureau
Généraux Transmet à la Direction Générale, Départements et Services une Fiche d’expression
fiche d’expression des besoins en fournitures de bureau des besoins
1 Fiche
Détermine les besoins en fournitures de bureau du mois d’expression des
Direction prochain besoins
Générale/ renseignée
Départements/
Services Transmet les fiches d’expression des besoins en fournitures de Mail de
bureau du mois prochain au Chef du Service Achats et Moyens transmission
Généraux
Elaboration de l’état de synthèse de fournitures de bureau du mois
prochain
Reçoit les fiches d’expression des besoins en fournitures de bureau Fiche
du mois prochain d’expression des
besoins
Vérifie la cohérence des fiches d’expression des besoins en renseignée
fournitures de bureau du mois prochain reçues
Chef de Service
2 Achats et Moyens Contacte la Direction Générale/Départements/Services pour
Généraux obtenir des précisions, et procéder aux corrections nécessaires.
Etat de synthèse
Elabore l’état de synthèse des besoins en fournitures de bureau
des besoins
Transmet l’état de synthèse des besoins en fournitures de bureau
au chef de Département Ressources Humaines pour validation
Validation de l’état de synthèse des besoins en fourniture de
bureau
Reçoit l’état de synthèse des besoins en fournitures de bureau du Etat de synthèse
Chef de Chef de Service Achats et Moyens Généraux des besoins
Département des Analyse la cohérence de l’état de synthèse des besoins en
3
Ressources fournitures de bureau reçu
Humaines Signe l’état de synthèse des besoins en fournitures de bureau Etat de synthèse
reçu pour validation des besoins validé
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________83/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Collecte des besoins en
fournitures de bureau
Chef de Service Début

Moyens Généraux
Mail de demande des besoins en

1
fournitures de bureau
Direction Générale/ Fiche

Département/Services Détermination des besoins en d’expression des
fournitures besoins
renseignée
Elaboration de l’état de synthèse

de fournitures de bureau
du mois prochain
Cohérence des Etat de

fiches synthèse des
d’expression ? besoins
Chef de Service
2
Moyens Généraux
Non
Etat de
Corrections nécessaires synthèse des
besoins
Validation de l’état de synthèse

des besoins en fourniture de bureau
Cohérence Etat de
de l’état de synthèse des
synthèse ? besoins validés
3 des Ressources
Non
Humaines
Corrections nécessaires
Fin
____________________________________________________________________________________________________84/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.2.3 FRN.02 : Achat des fournitures de bureau
Documents/
Emission du bon de commande (BC)
Etat de synthèse
Edite l’état de synthèse des besoins en fournitures de bureau
des besoins
validé
Chef de validé
1
Département des Emet le BC en 3 exemplaires BC en 3 ex.
Ressources
Transmet le BC et l’état de synthèse des besoins en
Humaines
fournitures de bureau validé au Chef de Département Administratif,
Comptable et Financier pour signature du BC
Signature du BC
Reçoit le BC et l’état de synthèse des besoins en fournitures de
bureau validé
Vérifie la cohérence du BC avec l’état de synthèse des besoins
Chef de
en fournitures de bureau validé
Département
2 Administratif, Vise l’état de synthèse des besoins en fournitures de bureau validé
Comptable et Signe le BC
Financier
Transmet le BC signé et l’état de synthèse des besoins en
fournitures de bureau visé au Chef de Département des Ressources
Humaines
Transmission du Bon de Commande au fournisseur
Fichier des
Sélectionne le fournisseur à solliciter sur le fichier des fournisseurs fournisseurs
agréés par la société agréés
Directeur
3 Administratif, Transmet 2 exemplaires du BC au fournisseur sélectionné 2 ex. du BC
Comptable et Conserve la souche du BC
Financier
Fichier des « BC
Renseigne le fichier des « BC transmis »
transmis »
Réception du bien ou service commandé
Fournitures
Reçoit les fournitures commandées avec le Bon de Livraison (BL) du
commandées
fournisseur
BL
Chef de Service Vérifie la conformité de la livraison avec la souche du BC

4 Achats et Moyens En cas de non-conformité, signale par écrit (avis de non-conformité) Avis de non-
Généraux les anomalies au livreur et annule la livraison. conformité
En cas de conformité, vise le Bon de Livraison (BL) BL visé
Renseigne le Fichier des « BC transmis »
Conserve un exemplaire du BL en attente de la facture 1 ex. du BL
____________________________________________________________________________________________________85/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Transmission des fournitures aux services demandeurs
Prépare un Bon de Livraison Interne (BLI) en 2 exemplaires BLI en 2 ex.
Chef de Service Livre les fournitures au service demandeur

5
Achats Moyen Fait décharger le BLI
Généraux
Transmet 1 exemplaire du BLI au service demandeur BLI
Conserve la souche du BL interne Souche BLI
Mise à jour du fichier des stocks de fournitures

Met en réserve le reliquat commandé non transmis au service
Stock de
6 Chef de Service demandeur
fourniture
Achats et Moyens Renseigne le fichier des stocks de fournitures Fichier des stocks
Généraux de fournitures
Réception de la facture d’achat
Reçoit la facture d’achat du service courrier accompagnée du BC et Facture d’achat,
du BL BC, BL
Vérifie la conformité des documents reçus avec le BL et le BC en sa
possession et les vise
Chef de Service
7 Achats et Moyens Marque « Bon à Payer » sur la facture Facture approuvée
Généraux Facture
Transmet la facture approuvée avec le BC et le BL à la comptabilité
approuvée,
pour paiement
BC, BL
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________86/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Emission du bon de
commande (BC) Début
Chef de
Etat de
Département
1 synthèse des
des Ressources Edition et émission de l’état de besoins
Humaines synthèse des besoins et BC BC en 3 ex.
Chef de Signature
du BC
département
BC signé
2 Administratif Vérification de la cohérence du BC
Comptable et
Financier
Transmission
du BC au
fournisseur
Sélection fournisseur Base de données
des fournisseurs
Chef de
agréés
Département
3
des Ressources
Humaines
Conservation de la souche et Fichier
des « BC
renseignement du fichier des BC
transmis»
Réception du bien
ou service
commandé Fournitures
Réception des fournitures
com-
commandées mandes
BL
Avis de non-
Chef de Service conformité
Achats et
4 Conformité
Moyens
Généraux de la
Livraison ? BL visé
Fichier
des « BC
transmi»
____________________________________________________________________________________________________87/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Transmission des fournitures
aux services demandeurs
Déchargement de BLI
Préparation de Bon de livraison interne BLI en 2 ex.
Chef de Service
5 Achats et Moyens
Généraux
Livraison des fournitures au service
demandeur
Souche
BLI
Mise à jour du fichier

des stocks de
fournitures Fichier
Chef de Service des
6 Achats et Moyens Mise en réserve du reliquat commandé
stocks de
Généraux non transmis
fourni-
tures
Réception de la
facture
d’achat Réception facture d’achats, BC et BL
Facture
d’achat,
BC, BL
Conformité
des Avis de non-
Chef de Service documents ? conformité
7 Achats et Moyens
Généraux
Facture
approuvée avec
Fichier des BC transmis Marque « Bon à
Payer »
Fin
____________________________________________________________________________________________________88/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.2.5 FRN.03 : Suivi des stocks des fournitures de bureau

Documents/
Interfaces
Demande interne de fourniture
Demande interne
Chef de Remplit une demande interne de fourniture et la signe
1 de fourniture
Département
demandeur Transmet la demande interne de fourniture au Chef de Service
Achats et Moyens Généraux
Livraison des fournitures demandées
Reçoit la demande interne de fourniture du service Demande interne
demandeur de fourniture
Bon de sortie
Remplit un bon de sortie interne en 2 exemplaires
Chef de Service interne en 2 ex.
2 Achats et Moyens Livre les fournitures au service demandeur
Généraux Fait décharger le bon de sortie interne au Chef de service Bon de sortie
demandeur interne déchargé
Transmet un exemplaire du bon de sortie interne au Chef de service
Souche du bon
Conserve la souche du bon de sortie interne
de sortie interne
Mise à jour du fichier de stock
Souche du bon
Chef de Service Avec la souche du bon de sortie interne, enregistre la sortie des
de
3 fournitures au fichier des stocks
Achats et Moyen sortie interne
Généraux
Classe la souche du bon de sortie interne Classeur
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________89/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Demande interne
de fourniture
Chef de Emission de Demande
1 Département interne de
demande interne
fourniture
demandeur de fourniture
Livraison des fournitures

demandées
Bon de
sortie
Emission de bon de sortie interne
en 2 ex.
Livraison des fournitures au service

Chef de demandeur
Département des
2 Bon de sortie
Ressources
Humaines interne
déchargé
Déchargement de Bon de sortie
interne
Souche
du bon
de sortie
interne
Mise à jour du fichier

de stock
Enregistrement de la sortie des

fournitures Fichier des
stocks
Chef de Service
3 Achats et Moyens
Généraux Classement de la souche du bon de
sortie interne
Fin
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Mai. 2023
FINANCIERES
I.3 COU : Gestion des courriers et communications internes
Objectif
Cette procédure vise principalement à :

 Conserver, au sein de l’entreprise de production, la trace de tout courrier émis et reçu,
 Permettre un traitement adéquat et rapide des courriers reçus ou émis par la société,
 Assurer l’efficacité de la communication interne de l’entreprise,
 Harmoniser la communication au sein de l’entreprise.
Règles de gestion
 Tout courrier reçu ou émis doit être enregistré,

 Tout courrier arrivé dont le destinataire n'est pas précisé doit être remis au Chef de département
Administratif, Comptable et Financier,
 Tout courrier émis par l’entreprise à destination de l'extérieur doit être signé par le DG ou le Chef de
département Administratif, Comptable et Financier;
 Tout courrier émis par l’entreprise doit être référencé selon la nomenclature
AA/SERVICE INITIATEUR/EMETTEUR/NUMERO :
AA : pour l'année en cours,
SERVICE INITIATEUR : pour les initiales du service initiateur trois (3 lettres),
EMETTEUR : pour les initiales de l'émetteur (3 lettres),
NUMERO : pour le numéro d'ordre chronologique d'émission quatre (4 chiffres);
 Tout courrier émis doit être enregistré au registre Courrier départ),
 Tout courrier émis doit être scanné et archivé,
 Toute preuve de transmission de courrier émis doit être archivée,
 Tout courrier reçu doit être enregistré au registre (Courrier arrivée),
 Toute note de communication interne doit être scannée et archivée,
 Les notes à caractère privé adressées à tout agent doivent être classées dans le dossier
personnel de l'agent concerné,
 Toute note de communication interne doit être adressée en copie au Chef de Département Administratif,
Comptable et Financier,
 Toute note de communication interne doit faire l’objet d’affichage.
COU Gestion des courriers et communications internes
COU.01 Courriers départ

COU.02 Courriers arrivé
COU.03 Communication interne
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Mai. 2023
FINANCIERES
I.3.1 COU.01 : Courrier départ
Documents/
Interfaces
Emission du projet de courrier
Reçoit auprès du Directeur Général et du Chef de Département
Mail, Appel
les données pour l'émission du courrier.
Reçoit auprès du Directeur Général et du Chef de Département Avant-projet
1 Assistant de l’avant-projet de courrier. de courrier
Direction Emet le projet de courrier et le transmet au Chef de
Projet de courrier
Département pour validation.
Transmet le projet de courrier au Directeur Général ou au Chef Mail de
de Département pour validation. transmission
Validation du projet de courrier
Reçoit le projet de courrier de l’Assistant de Direction Projet de courrier

Chef du Département
Prend connaissance du courrier et y indique les modifications Propositions de
Administratif,
2 éventuelles. Modifications
Comptable et
Projet de
Financier ou Directeur Retransmet le projet de courrier à l’assistant de Direction avec le
courrier validé
Général message de validation sous réserve éventuelle des modifications à
apporter Mail
Emission du courrier final
Reçoit le mail de validation.
Apporte les modifications éventuelles au projet de courrier.
3 Assistant de
Imprime le courrier final sur papier en-tête de l’entreprise. Courrier final
Direction
Transmet le courrier final au Chef du Département
Administratif, Comptable et Financier ou au Directeur Général Parapheur
pour signature.
Signature du courrier final
Chef du Département Signe le courrier final. Courrier final signé
Administratif,
4 Appose son cachet sur le courrier signé.
Comptable et
Financier/Directeur Courrier émis
Transmet le courrier signé et cacheté à l’Assistant de Direction
Général signé et cacheté
Enregistrement du courrier
Reçoit le courrier émis du Chef du Département Administratif,
Comptable et Financier ou du Directeur Général.
5 Courrier émis
Assistant de Direction Scanne et archive le courrier émis.
scanné
Enregistre le courrier émis scanné
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Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Préparation de la transmission du courrier
Registre "courrier
Enregistre le courrier émis dans le registre "courrier départ"
6 départ"
Assistant de
direction Fait une copie du courrier à transmettre pour décharge Copie du courrier
Remet le courrier et la copie au Standardiste pour transmission
Transmission du courrier
Registre de
Enregistre le courrier à transmettre dans le registre de transmission
transmission
Transmet le courrier au destinataire.
Registre de
7 Recueil la signature du destinataire au registre de transmission
transmission
Standardiste
Recueil la signature du destinataire sur la copie du courrier Copie du courrier
transmis déchargée
Remet à l'Assistant de Direction la copie déchargée du courrier

transmis
Classement des preuves de transmission du courrier
Copie du courrier
Collecte la copie déchargée du courrier transmis.
déchargé
Assistant de Registre de
8 Vérifie que le registre de transmission a été dûment signé.
Direction transmission
Range la copie du courrier dans le classeur "courrier départ" Classeur de
par ordre chronologique de transmission "courriers départ"
Fin de procédure
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Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Emission du projet de courrier
Début
Mail, Appel
Avant-projet
de courrier
Réception des données
1 Assistant de Direction
Projet de
Emission de projet de courrier courrier
Validation du projet
de courrier Projet de
Chef du Département courrier validé
Administratif,
2 Comptable et Modifications
Financier/Directeur éventuelles ?
Propositions de
Général Modifications
Emission du courrier final
Apport de modifications éventuelles
3 Assistant de Direction
Impression courrier final Courrier final
Signature du
courrier final
Courrier final
Chef du Département Signature signé
Administratif,
4 Comptable et
Financier/Directeur
Général
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Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Assistant de
5
Direction
Registre
Enregistrement du courrier émis "courrier
départ"
Préparation de la transmission
du courrier
Assistant de Copie du
6
direction Préparation du courrier courrier
Transmission
du courrier
Enregistrement du courrier Projet de
courrier
Transmission du courrier au destinataire Registre

de
7 Standardiste transmis
sion
Copie du
Recueil des signatures courrier
déchargée
Classement des preuves

de transmission du courrier
Classeur
Signature de "cou-
présente ? rriers
départ"
Assistant de
8 Non
direction
Courrier final
signé
Signature à compléter
Fin
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Mai. 2023
FINANCIERES
I.3.3 COU.02 : Courrier arrivée

Documents/
Interfaces
Réception du courrier
Reçoit le courrier du coursier transmetteur et l’ouvre. Courrier arrivée
Conserve le courrier marqué « confidentiel » non ouvert pour le Courrier
transmettre en l’état. confidentiel
1 Assistant de Vérifie la conformité du courrier avec la copie pour décharge
Direction proposée par le coursier.
Décharge sur la copie du coursier. Décharge
Registre du
Emarge dans le registre du transmetteur.
transmetteur.
Inscrit le courrier reçu dans le registre "Courrier arrivé" en
indiquant les informations suivantes :
Registre
- Date d'arrivée,
"Courrier
2 Assistant de - Numéro interne d'enregistrement, arrivé"
Direction - Émetteur,
- Objet et référence.
Appose le cachet dateur sur le courrier et y inscrit le numéro Numéro de
d'enregistrement. courrier
Dispose le courrier dans le parapheur en fonction du destinataire Parapheur
Transmet le courrier au destinataire si le courrier porte le nom du
courrier
destinataire.
3 Assistant de Transmet le courrier au Chef du Département Administratif,
Direction Comptable et Financier si le courrier ne porte pas de nom de
destinataire.
Fait décharger le destinataire et le Chef du Département Registre
Administratif, Comptable et Financier dans le Registre « Courrier "Courrier
arrivé » arrivée"
Précision du destinataire du courrier non marqué
Réceptionne le courrier sans destinataire précis et vise le registre Registre "Courrier
Chef du "courrier arrivé". arrivée"
Département Fait lecture du courrier sans destinataire précis.
4
Administratif, Précise sur le courrier le nom de la personne destinataire en
Comptable et Courrier marqué
fonction du contenu.
Financier Transmet le courrier à l'Assistant de direction pour transmission
finale du courrier.
Traitement du courrier
Marque la date de réception sur le courrier reçu. Courrier reçu
Chaque
5 Fait lecture du courrier reçu.
Destinataire
Final Actions
Entreprend les actions nécessaires selon le contenu du courrier.
nécessaires
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Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Classement final du courrier
Chaque Range le courrier traité dans le classeur interne des courriers Classeur
destinataire reçus de la Direction/Département/service par ordre interne de la
6 final chronologique. Directions/Dép
artements/ser
vices
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________97/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Réception du courrier
Début
Courrier arrivé
confidentiel
Conservation du courrier
Assistant de
1
Direction
Non Conformité Oui Courrier

Retour du
de la copie déchargé
courrier
du
courrier ?
Registre
Inscription du courrier reçu "Courrier
arrivée"
Assistant de
2
Direction
Enregistrement avec numéro de courrier
Transmission courrier Courrier au

destinataire
Assistant de
3 Destinataire Courrier au
Direction
connu ? DAF
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Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Précision du destinataire du
courrier non marqué
Chef du
Département Identification courrier
4 Administratif,
Comptable et
Financier
Transmission final du courrier
Traitement du courrier
Chaque Destinataire
5 Entreprise des actions nécessaires
Final
Classement
final du
courrier
Rangement du courrier traité
Chaque
6
Destinataire Final
Fin
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Mai. 2023
FINANCIERES
I.3.5 COU.03 : Communication interne

I.3.5.1 Réunions internes
Documents/
Interfaces
Elaboration de planning des réunions internes de
l’année
Données pour
En période d’élaboration de budget, collecte les données pour
projet de planning
Chef de Service élaborer un projet de planning de réunions de l’année
de réunions
Administration du
Elabore un projet de planning de réunions de l’année
Personnel
Planning de
1 Transmet le projet de planning des réunions de l’année pour visa
réunion
Chefs de
Département/ Vise le projet de planning des réunions de l’année
Chefs de Service
Chef de
Département des Transmet le projet de planning des réunions de l’année au DG pour
Transmis
Ressources validation
Humaines
Validation du planning des réunions internes de l’année
Signe le projet de planning des réunions de l’année pour Planning des
2 validation réunions
Directeur Général
Transmet le projet de planning des réunions de l’année validé à
l’Assistant de Direction pour diffusion
Diffusion du planning des réunions internes de l’année
Scanne le planning des réunions de l’année signé
Transmet le planning des réunions de l’année signé au Directeur
3 Mail de
Assistant de Général, Chefs de Département et aux Chefs de Service de
transmission
Direction l’entreprise
Classe le planning des réunions de l’année signé en attente
Classeur
d’implémentation
Préparation de la réunion
Sept (7) jours avant la tenue de la réunion, envoie un mail de
Mail de rappel
rappel à tous les participants en précisant l’ordre du jour.
4 Assistant de Supports de la
Prépare les supports de la réunion
Direction réunion
Logistique de la
Prépare la logistique de la réunion
réunion
Réalisation de la réunion
Directeur Général Dirige la réunion
5 Fiche de présence
Secrétaire de Fait signer la fiche de présence de la réunion
de la réunion
séance
Prend des notes pour rédiger le compte-rendu de réunion
____________________________________________________________________________________________________100/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Rédaction du compte-rendu de réunion
Projet de
Rédige le projet de compte-rendu de réunion compte-rendu
6
Secrétaire de de réunion
séance Transmet le projet de compte-rendu de réunion à tous les Mail de
participants pour observations transmission
Validation du compte-rendu de réunion
Collecte les observations au projet de compte-rendu de réunion Mail d’observation
Intègre les observations pertinentes collectées

Secrétaire de séance Compte-
7
rendu de
Emet le compte-rendu de réunion corrigé
réunion
corrigé
Secrétaire de Compte-
Fait signer le compte-rendu de réunion corrigé par le Directeur de
séance/Directeur rendu de
séance pour validation
de séance réunion signé
Diffusion du compte-rendu de réunion
Compte-
rendu de
8 Secrétaire Scanne le compte-rendu de réunion signé réunion
de séance scanné
Mail de
Transmet le compte-rendu de réunion signé à tous les participants
transmission
Classement du compte-rendu de réunion
Classeur de
Range le compte-rendu de réunion signé dans le classeur ouvert compte-rendu
à cet effet de réunion
Secrétaire de
9 séance Dossier de
Réalise l’archivage électronique du compte-rendu scanné compte-rendu
de réunion
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________101/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.3.5.2 Description logique de la procédure
Documents/
Interfaces
Elaboration de planning
Des réunions internes
De l’année
Début
Données
pour projet
Elabore un projet de planning de réunions de planning
Assistant de de l’année de réunions
1
Direction
Visent le projet de planning des réunions
Validation du planning
des réunions internes
de l’année
Planning des
Signature du projet de planning des réunions de
Directeur
réunions l’année signé
2 Général
des réunions Compte-rendu
internes de
de réunion
l’année Scanne le planning des réunions de scanné
l’année signé
Assistant de
3 Transmission du planning des réunions Compte-rendu
Direction
de l’année signé à tous les Directeurs de réunion
et les chefs de département de la scanné
société et à l’Assistant de Direction
____________________________________________________________________________________________________102/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
des réunions internes
de l’année (suite)
4 Classement du planning des réunions

de l’année signé en attente
d’implémentation
Préparation de
la réunion
Envoi de mail de rappel aux participants en

précisant l’ordre du jour 7 jours avant
Assistant de
Direction
Supports de
Préparation des supports de la réunion la réunion
Préparation de logistique de la réunion
____________________________________________________________________________________________________103/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Réalisation de
la réunion
Diriger la réunion
Directeur
6
Général
Fiche de
Faire signer la fiche de présence de la présence de la
réunion réunion
Rédaction du
Compte rendu
de réunion
Secrétaire de Rédaction du projet de compte rendu de

7 séance réunions Projet de
compte-rendu
de réunion
____________________________________________________________________________________________________104/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Validation du compte
rendu de réunion
Secrétaire de
séance
Intégration des observations
pertinentes collectées
Emission du compte rendu de réunion Compte-rendu

Corrigé de réunion
8
corrigé
Fait signer le compte-rendu de

Secrétaire de
réunion corrigé
séance/
Directeur de
séance
____________________________________________________________________________________________________105/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Responsable Actions/Tâches
Interfaces
Diffusion du compte
rendu de réunion suite
Compte-rendu
de réunion
scanné
Scanne le compte-rendu de réunion
Secrétaire signé
9
de séance
Transmission du compte-rendu de
réunion signé à tous les participants
Classement du compte rendu

de réunion
Rangement du compte-rendu de Dossier de

réunion signé dans le classeur ouvert compte-rendu
de réunion
Secrétaire
9
de séance
Dossier de
Archivage électronique du compte-rendu
compte-rendu scanné de réunion
Fin
____________________________________________________________________________________________________106/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.3.5.3 Note d’information, lettre et circulaire
Documents/
Emission de note d’information, lettre et circulaire
Note
Directeur Général/
Transmet à l’assistant de Direction, les données pour rédiger une d’information/
/Chefs de
note d’information, lettre ou circulaire lettre/circu-
Département
laire
1 Note
Rédige le projet de note d’information, lettre ou Circulaire d’information/
Assistant de lettre/circulaire
Direction
Transmet le projet de note d’information, lettre ou circulaire à
l’initiateur pour validation
Validation de la note d’information, lettre et circulaire
Projet de note
Reçoit le projet de note d’information, lettre ou Circulaire d’information,
Directeur lettre ou circulaire
Général/Chefs de Fait les corrections éventuelles au projet de note d’information,
département lettre ou circulaire
2 Transmet la note d’information, lettre ou circulaire corrigée à Mail de
l’Assistant de Direction transmission
Imprime la note d’information, lettre ou circulaire Corrigée
Note
Assistant de Direction Fait signer la note d’information, lettre ou circulaire corrigée par d’information,
l’initiateur pour validation lettre ou circulaire
signée
Diffusion de la note d’information, lettre et circulaire
Note
d’information,
Scanne la note d’information, lettre ou circulaire signée
lettre ou circulaire
3 Assistant de scannée
Direction Transmet la note d’information, lettre ou circulaire signée à tous les Mail de
destinataires transmission
Affiche si cela est pertinent la note d’information, lettre ou circulaire Tableau
signée d’affichage
Classement de la note d’information, lettre et circulaire
Classeur de
note
Range la note d’information, lettre ou circulaire signée au classeur
d’information,
Assistant de ouvert à cet effet
4 lettre ou
Direction circulaire
Réalise le classement électronique de la note d’information, lettre Dossier
ou circulaire signée électronique
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________107/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.3.5.4 Description de la procédure
Documents/
Interfaces
Emission de note d’information,
Lettre et circulaire
Début
Directeur
1 Général/Chefs de Note
département Rédaction du projet de note d’information/l
d’information ettre/circu-
laire
Validation de
Directeur la note Fait les corrections éventuelles au
d’information, projet de note d’information, lettre ou
Général/Chefs de
lettre et circulaire
département Circulaire
Impression de la note d’information,

lettre ou circulaire Corrigée
2
Note
d’information,
Assistant de Direction Fait signer la note d’information, lettre lettre ou
ou circulaire corrigée par validation circulaire
signée
____________________________________________________________________________________________________108/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Diffusion de la note
d’information, lettre
et circulaire
Note
d’information,
Scanne la note d’information, lettre lettre ou
ou circulaire signée circulaire
scannée
Transmission de la note d’information,

lettre ou circulaire signée à tous les
destinataires
Assistant de Tableau
3 Affichage de la note d’information,
Direction d’affichage
lettre ou circulaire signée
Classement de la note
d’information,
lettre et Classeur de
circulaire
Rangement de la note d’information,
lettre ou circulaire signée au classeur note
ouvert d’informa-
tion, lettre
ou circulaire
Réalisation du classement électronique
Fin
____________________________________________________________________________________________________109/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.4 LOG : Gestion de la logistique
Objectifs
Ces procédures visent une organisation optimale de la logistique liée aux opérations de l’entreprise en vue de :
 S’assurer que les matières premières et matériels répondent aux besoins réels de l’entreprise,
 Veiller à la bonne réception de matières premières et matériels achetés,
 S’assurer que l’espace est disponible et approprié,
 Mettre en place des mesures permettant une utilisation rationnelle des véhicules et du carburant,
 Mettre en place des mesures visant à assurer une maintenance appropriée des véhicules,
 Mettre en place des registres permettant le suivi des coûts et la gestion du parc automobile,
Règles de gestion
 Le Chef de service Achats et Moyens Généraux par le biais du service logistique est chargé de la gestion
du parc auto et doit tenir un registre pour tous les véhicules de l’entreprise,
 Tous les véhicules de livraison doivent être impérativement stationnés dans les locaux de l’entreprise,
 Tout employé qui fait un accident de circulation en dehors du service doit prendre en charge les frais de
réparation et de remise en état de marche dudit véhicule,
 Tout entretien ou réparation sur un véhicule de l’entreprise, sans autorisation du Chef de Service Achats
et Moyens Généraux, constituera un manquement à la présente disposition,
 Les stocks doivent être maintenus à un niveau optimal pour répondre à la demande des clients,
 Les commandes doivent être traitées rapidement et efficacement pour minimiser les temps d’attente
des clients,
 Les expéditions doivent être effectuées de manière sûre et sécurisée pour éviter les dommages aux
marchandises,
 Les entrepôts doivent être organisés de manière efficace pour faciliter le stockage et le déplacement
des marchandises,
 Les transports doivent être optimisés pour minimiser les coûts et les émissions,
 Les risques liés aux activités logistiques doivent être identifiés et évalués pour prendre des mesures de
mitigation.
LOG Gestion de la logistique
LOG.01 Gestion des achats

LOG.02 Gestion du stock
LOG.03 Gestion de la livraison
LOG.04 Gestion des emballages et étiquetages
LOG.05 Gestion de la manutention
____________________________________________________________________________________________________110/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.4.1 LOG.01 : Gestion des achats
I.4.1.1 Planification des besoins d’achat
Documents/
Interfaces
Elaboration du plan d’achat
Avant la fin de l’année, élabore, chacun, un état prévisionnel annuel des Etat prévisionnel
Chef de achats annuel des achats
Département Etat prévisionnel
Technique Transmet l’état prévisionnel annuel des achats au Chef de Service Achat annuel des achats
transmis
1 Etat prévisionnel
Reçoit et centralise l’état prévisionnel annuel des achats reçus du Chef de
annuel des achats
Chef de Service Département Technique
reçu
Achat
Plan annuel
Elabore le plan annuel d’achats
d’achat
Chef de Service
Transmet le plan d’achats au Chef de Département Logistique
Achat
Pré-validation du plan d’achat
Chef de
Vise le plan annuel d’achats après vérification et procède à une pré- Plan annuel
Département
validation d’achats visé
Logistique
Demande des informations complémentaires nécessaires à la justification
des achats planifiés
Chef de
Plan annuel
Département Annote le plan annuel d’achats insuffisamment justifié
d’achats annoté
Logistique
Transmet le plan annuel d’achats annoté au Chef de Service Achat pour Plan annuel
correction d’achats annoté
Plan annuel
Apporte les corrections au plan annuel d’achats
Chef de Service d’achats corrigé
Achat Plan annuel
Transmet le plan annuel d’achats au Chef de Département Logistique
d’achats
Chef de
Pré-valide le plan annuel d’achats satisfaisant et transmet au DG pour Plan annuel
Département
validation d’achats
Logistique
____________________________________________________________________________________________________111/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Validation du plan annuel d’achats
Plan annuel
Reçoit le plan d’achats du Chef de Département Logistique
d’achats
Directeur Général Plan annuel
Vise et valide le plan d’achats et transmet copie au Chef de Département
d’achats visé et
3 Administratif, Comptable et Financier
validé
Chef de
Département
Prend copie du plan d’achats validé et transmet le plan d’achat validé au Chef Plan annuel
Administratif,
de Département Logistique d’achats validé
Comptable et
Financier
Classement provisoire du plan annuel d’achats validé
Plan annuel
Reçoit le plan d’achat validé par le DG
d’achats validé
Chef de Copie du plan
4 Transmet une copie du plan annuel d’achats validé au Chef de Service Achat
Département d’achat validé
Logistique Transmet une copie du plan d’achats validé au Chef de Département Copie du plan
Technique d’achat validé
Classe provisoirement le plan annuel d’achat validé en attente d’exécution Classeur
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________112/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Elaboration du plan d’achat
Début
Etats
Chef de prévisionnels
Département annuels des
Technique Elaboration de l’état prévisionnel annuel achats
des achats élaborés
Etats
R2ception et centralisation de l’état prévisionnels
prévisionnel annuel des achats centralisés
1
Chef de Service
Achat
Plan annuel
Elaboration du plan annuel d’achats d’achats
élaboré
Chef de Plan annuel

Vise le plan annuel d’achats après d’achats visé
Département vérification
Logistique
Pré-validation
du plan d’achat
Chef de Plan annuel
Département Annotation du plan annuel d’achats d’achats
Logistique insuffisamment justifié annoté
Plan annuel
2 Apport de corrections au plan annuel d’achats
d’achats corrigé
Chef de Service
Achat
____________________________________________________________________________________________________113/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Pré-validation
du plan d’achat (suite)
Chef de
2 Département Plan annuel
Logistique d’achats visé
Vise le plan annuel d’achats satisfaisant
et validé
Validation du
plan annuel
d’achats
Directeur Général Vise le plan annuel d’achats pour validation
3
Chef de
Département
Administratif, Prise de copie du plan annuel d’achats
Comptable et
Financier
Classement
provisoire du
plan annuel Transmission d’une copie du plan annuel
d’achats d’achats validé au Chef de Service Achat
validé
Transmission d’une copie du plan annuel

d’achats validé à chaque Chef de
Département
Chef de
4 Département
Logistique
Classement provisoire du plan annuel
d’achats validé
Fin
____________________________________________________________________________________________________114/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.4.1.3 Expression du besoin
Documents/
Préparation de la fiche de demande d’achat
Se rapproche du Chef Service Achat pour avoir accès au carnet

des demandes d’achat
1 Renseigne la fiche de demande d’achat en désignant le Service

Service Demandeur Fiche de demande
du Département Demandeur, la date, l’objet de la demande, l’activité, la description
d’achat renseignée
Technique des articles demandés et des quantités
Fiche de demande
Signe la fiche de demande d’achat
d’achat signée
Transmet la demande d’achat au Chef de Département
Technique
Emission de la fiche de demande d’achat
Reçoit la fiche de demande d’achat pour approbation

Vérifie que la fiche de demande d’achat émise est conforme aux Fiche de demande
Technique
limites préfixées lors de l’élaboration du plan annuel d’achat d’achat vérifiée
2
Transmet la fiche de demande d’achat au Directeur Général
Fiche de demande
Valide la fiche de demande d’achat
d’achat validée
Directeur Général
Transmet les exemplaires de la fiche de demande d’achat au
Chef Service Achat
Lancement de la consultation des fournisseurs
Identifie la tranche de prix concernée et conformément aux règles de
gestion :
 Procèdent à une consultation de fournisseurs inscrits sur la
liste des fournisseurs agréés pour obtention de factures pro
forma,
 Elaborent une analyse des offres contenant :
3 - L’appréciation du Département Technique pour avis
technique dans le cas des matières premières ou
Chef Service Achat matériels technique,
- A l’appréciation du demandeur dans le cas de
commandes aux spécifications complexes,
- Le choix du fournisseur suivant les spécifications de
prix, délais et de qualités souhaités (choix du mieux
disant).
Document
Soumet l’analyse des offres au Chef de Département Administratif,
d’analyse des
Comptable et Financier pour validation
offres
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________115/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Préparation de la fiche
de demande d’achat
Début
Fiche de
demande
d’achat
Service Renseignement de la fiche de demande
1 renseignée d’achat
Demandeur
Fiche de
demande
d’achat signée Signature de la fiche de demande d’achat
Emission de la
fiche de
demande
d’achat Réception de la fiche de demande d’achat
Chef de
Département
Vérification de la fiche de demande d’achat
Fiche de
demande Validation de la fiche de demande d’achat
d’achat validée
Directeur Général
____________________________________________________________________________________________________116/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Lancement de la consultation
des fournisseurs
Identification de la tranche du prix

concernée
3 Chef Service Achat

Fiche
d’expression des Soumission de l’analyse des offres au Chef
besoins de Département Administratif, Comptable
remplies et et Financier
Fin
____________________________________________________________________________________________________117/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.4.1.6 Passation de la commande
Documents/
Sélection du fournisseur
Emet un bon de commande (BC) en 3 exemplaires pré-
numérotés :
- Le 1er exemplaire est transmis au Chef Service
Comptabilité Générale et Fiscalité
- Le 2ème exemplaire est transmis au fournisseur pour Bon de
passation de la commande commande
Chef Service Achat
- Le 3ème exemplaire est conservé par le Chef Service
Achat pour remplissage de la fiche d’apurement des
demandes d’achat par le bon de livraison, le bon de
commande correspondant
Transmet le bon de commande au Chef de Département
Administratif, Comptable et Financier
Vérifie la conformité du bon de commande aux informations
1
spécifiques :
- Le nom, statut, forme juridique et adresse du vendeur,
- Le numéro de SIREN, le numéro d'identification au RCS et le
Chef de Département greffe dont dépend l'entreprise,
Bon de commande
Administratif, - Le nom et l'adresse de l'acquéreur,
Comptable et
- La date du bon de commande,
Financier
- Les conditions générales de vente,
- Le prix et les conditions de vente etc.
Bon de commande
Vise le bon de commande et transmet au Directeur Général
visé
Bon de commande
Directeur Général Valide le bon de commande
validé
Transmission du bon de commande
Enregistre le bon de commande dans le cahier de transmission
2 Transmet le bon de commande au fournisseur
Chef Service Achat
Renseigne la fiche de suivi de l’apurement des éléments du dossier Fiche de suivi de
d’achat l’apurement
Suivi des commandes et annulation de la commande
Identifie les commandes non apurées par des livraisons
Prépare les projets de relances des fournisseurs présentant des
retards de livraison
Transmet la relance au fournisseur par mail ou par coursier
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________118/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Sélection du
fournisseur Début
Chef Service Achat

Bon de
commande Emission du bon de commande en 3
exemplaires
Vérification de la conformité du bon de

Chef de commande aux informations
Département
1 Administratif,
Bon de
Comptable et
commande
Bon de
Financier
visée Vise le bon de commande
commande
validée
Validation du bon de commande
Directeur Général
____________________________________________________________________________________________________119/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Transmission
du bon de
commande
Bon de
commande
enregistrée Enregistrement du bon de commande
2 Chef Service Achat dans le cahier de transmission
Fiche de suivi
de
l’apurement Renseignement de la fiche de suivi de
l’apurement des éléments du dossier
Suivi des commandes

et annulation
la commande
Identification des commandes non
apurées par des livraisons
Préparation des projets de relances

des fournisseurs présentant des
Transmission de la relance au
fournisseur par mail ou par coursier
Fin
____________________________________________________________________________________________________120/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Contrôle de la livraison
S’assure de l’effectivité du bon de livraison
Vérifie la validité des informations sur le bon de livraison (type de
Chef Service Stock produit, nombre de colis, dimensions etc.)
Inscrit les quantités reçues sur la copie du bon de réception et
transmet Chef de Département Logistique
Signe le bon de livraison
Logistique Transmet la copie du bon de réception et le bon de livraison au
Chef Service Achat
Traitement de la livraison
Reçoit la copie réception, le bon de commande et le bon d’achat
Chef Service Achat Transmet la copie réception et le bon de commande au Chef Service
Comptabilité Générale et Fiscalité
Vérifie la présence du bon de commande :
Si la commande est complète :
- Assemble la copie comptable du bon d’achat avec le bon de
livraison et le bon de réception
Si la commande est partielle :
- Fait une photocopie du bon de réception et de la copie
comptable,
Chef Service - Retourne le bon de réception (rose) au Chef Service S,
Comptabilité - Classe la copie comptable dans le dossier «bons d'achat
Générale et Fiscalité émis»,
- Assemble la photocopie de la copie comptable du bon
d'achat avec le bon de livraison et la photocopie du bon de
réception,
- Fait la mise à jour de l'inventaire permanent,
- Classe les documents alphabétiquement dans le dossier en
«attente de factures».
Transmet les documents au Chef Service Facturation
Réception de la commande
____________________________________________________________________________________________________121/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Préparation de la facture
Appose l’étampe de compte à payer sur la facture Facture apposée
Inscrit les informations suivantes sur la facture :
- Numéro de code du fournisseur,
- Numéro de la facture,
Date de la facture.
Vérifie les quantités avec le bon de réception, les prix avec les
commandes, les extensions et les additions, les taxes
Chef Service
Facturation En cas de divergence de la facture et le bon d’achat :
Contacte le Chef Service Comptabilité Générale et Fiscalité
pour demander au fournisseur d’émettre une note de crédit
En cas de mésentente :
- Le Chef Service Facturation envoie au Chef Service Achat une
copie de la facture en mentionnant la nature du malentendu
qui doit solutionner le problème avec le fournisseur
- Classe l’original du bon d’achat et la facture
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________122/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Sélection du fournisseur
Début
Fiche deChef Service Achat

bon de
commande
Emission du bon de commande (BC)
émise
Fiche de bon de
commande Vérification de la conformité au bon de
vérifiée commande
Chef de
Département
1 Administratif,
Comptable et
Fiche de bon de
Financier
Fiche de bon
commande de
visée Vise le bon de commande
commande
validée
Validation du bon de commande
Directeur Général
____________________________________________________________________________________________________123/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Fiche de bon de
commande
enregistrée
Etape Acteurs Actions Documents/ Interfaces
Transmission
du bon de
commande
Enregistrement du bon de commande

Transmission du bon de commande au
fournisseur
Fiche de suivi de
l’apurement Renseigne la fiche de suivi de
renseignée l’apurement
Suivi des
commandes
et annulation Identification des commandes non
de la apurées par des livraisons
commande
Préparation des projets de relances

des fournisseurs présentant des
3
Transmission de la relance au
fournisseur par mail ou par coursier
Fin
____________________________________________________________________________________________________124/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.4.3 LOG.03 Gestion de la livraison
I.4.1.8 Planification de la réalisation de livraison
Documents/
Interfaces
Elaboration du plan de livraison/calendrier de livraison
Plan/calendrier de
Elabore le plan/calendrier de livraisons
Chef Service livraison élaboré
1 Livraison Transmet le plan/calendrier de livraison au Chef de Département
Logistique
Chef de
Plan/calendrier de
Département Vise le plan/calendrier de livraison après vérification
livraison visé
Logistique
Pré-validation du plan/calendrier de livraison
Demande des informations complémentaires nécessaires à la justification
des livraisons planifiées
Chef de
Plan/calendrier de
Département Annote le plan/calendrier de livraison insuffisamment justifié
livraison annoté
Logistique
Transmet le plan/calendrier de livraison annoté au Chef Service Livraison Plan/calendrier de
pour correction livraison annoté
2
Plan/calendrier de
Apporte les corrections au plan/calendrier de livraison
Chef Service livraison corrigé
Livraison Transmet le plan/calendrier de livraison au Chef de Département
Logistique
Chef de
Pré-valide le plan/calendrier de livraison satisfaisant et transmet au Plan/calendrier de
Département
Directeur Général livraison pré-validé
Logistique
____________________________________________________________________________________________________125/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Validation du plan/calendrier de livraison
Reçoit le plan/calendrier de livraison du Chef de Département Logistique
Directeur Général Plan/calendrier de
3 Vise le plan/calendrier de livraison
livraison visé
Valide le plan/calendrier de livraison et transmet au Chef de Département Plan/calendrier de
Directeur Général
Logistique livraison validé
Classement du plan/calendrier de livraison validé
Reçoit le plan/calendrier de livraison validé par le DG
Copie du
Transmet une copie du plan/calendrier validé au Chef de Service Livraison et
plan/calendrier de
Chef de au Chef Service Stock
4 livraison validé
Département
Copie du
Logistique Transmet une copie du plan/calendrier validé au Chef Administratif,
plan/calendrier de
Comptable et Financier
livraison validé
Classe le plan/calendrier de livraison validé en attente d’exécution Classeur
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________126/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Elaboration du plan/
calendrier de livraison
Début
Plan/
Calendrier de
livraison
Chef de Service
élaboré
Livraison Elaboration du plan/calendrier de livraison
Plan/
Calendrier de
livraison Chef
visé de Vise le plan/calendrier de livraison
Département
Logistique
Pré-validation
du plan/
Plan/Chef de
calendrier Annotation du plan/calendrier de livraison
Département
calendrier de de livraison
Logistique
livraison
annoté
Plan/
Chef de Service Apport des corrections au plan/calendrier
calendrier de
Livraison de livraison
livraison
corrigé
2
Plan/
Pré-validation du plan/calendrier de
calendrier
Chefde
de livraison
livraison
Département
pré-validé
Logistique
____________________________________________________________________________________________________127/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Validation du plan/
calendrier de livraison
Réception du plan/calendrier de livraison
3 Directeur Général
Plan/
Calendrier de
vise le plan/calendrier de livraison
livraison visé
Plan/
Calendrier de
livraison validé Validation du plan/calendrier de livraison
Classement
du plan/
calendrier
de livraison Transmission de copie du plan/calendrier
validé au Chef de Service Livraison et au
Chef Service Stock
Transmission de copie du plan/calendrier

validé au Chef Administratif, Comptable et
Financier
Chef de
2
Département
Logistique
Classement du plan/calendrier validé
Fin
____________________________________________________________________________________________________128/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.4.1.10 Préparation de la commande

Documents/
Prélèvement des produits finis
Vérifie la disponibilité des produits finis dans l’entrepôt de
stockage
Chef Service Procède au prélèvement selon l’emplacement des produits
Stock finis par quantité, taille ou dimension dans l’entrepôt
Elabore une fiche de prélèvement
Signe la fiche de prélèvement
Triage des produits finis
Identifie les produits finis selon l’emplacement dans l’entrepôt
Regroupe les produits finis par commande, destination, poids
Chef Service
Stock Classe les produits finis en fonction de leur taille, leur destination etc.
Collecte les informations nécessaires au tri des produits finis

Colisage des produits finis
Elabore une fiche d’emballage et étiquetage en renseignant :
- Le numéro de commande,
- Le nom du client,
- L’adresse de livraison,
- La nature et la quantité des marchandises,
- Les dimensions et le poids des marchandises,
Chef Service - Les instructions de manutention et de stockage,
Emballage et
- Les informations de transport.
Etiquetage
Rassemble les marchandises et les matériaux nécessaires à
l’emballage et étiquetage
Procède aux emballages et étiquetages des produits finis
conformément aux instructions de la fiche d’emballage et étiquetage
Indique le lieu d’expédition au Chef Manutention
Transmet la fiche d’emballage et étiquetage au Chef Service QHSE
Vérifie la conformité des emballages et étiquetages aux normes de
sécurité
Chef Service S’assure que les produits finis sont correctement emballés et
QHSE étiquetés pour résister aux conditions de transport
Identifie les risques potentiels associés aux emballages et étiquetages
Transmet le rapport de contrôle qualité au Directeur Général
Directeur Général Valide le rapport de contrôle qualité du Chef Service QHSE
____________________________________________________________________________________________________129/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.4.1.10 Chargement du véhicule

Documents/
Préparation du véhicule et des produits finis
Procède à la vérification du véhicule comme suit :
- L’état des pneus,
- L’état des freins,
- L’état des feux et clignotants,
Chef Service - L’état du carburant,
QHSE
- L’équipement de sécurité etc.
Rédige un rapport de contrôle du véhicule
Transmet le rapport du contrôle de véhicule au Chef Département
Logistique
Chef
Département Reçoit le rapport de contrôle du véhicule
Logistique
Examine et approuve le rapport du contrôle de véhicule
Indique le lieu d’expédition au Chef Manutention
Elabore un bon de livraison
Transmet le rapport du contrôle de véhicule au Chef Manutention et
le bon de livraison au Chef Service Livraison
Chef Service
Ordonne le chargement du véhicule au Chef Manutention
Livraison
Chef
Charge les produits finis dans le véhicule
Manutention
____________________________________________________________________________________________________130/276
Mai. 2023
FINANCIERES
____________________________________________________________________________________________________131/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Chef Service Vérifie que la fiche d’emballage est complètement renseignée et

QHSE précise
- L’état des freins,
- L’état des feux et clignotants etc.
Logistique
Chef
Département Reçoit le rapport du contrôle
Logistique
Transmet le rapport du contrôle du véhicule au Chef Manutention
Chef
Manutention
____________________________________________________________________________________________________132/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.4.3 LOG.03 Gestion de la livraison
Planification de la réalisation de livraison
Documents/
Colisage des produits finis (suite)
Chef Service Approuve le colisage des produits finis du Chef Emballage et
Stock Etiquetage
Chef Service Indique le lieu d’expédition au Chef Manutention
Emballage et Transmet la fiche d’emballage et étiquetage au Chef Service QHSE et
Etiquetage au Chef Manutention
Vérifie la conformité des marchandises aux normes de sécurité
S’assure que les produits finis sont correctement emballés pour
résister aux conditions de transport
Chef Service QHSE
Identifie les risques potentiels associés aux marchandises
Transmet le rapport de contrôle qualité au Directeur Général et la
fiche d’emballage au Chef Service Livraison
Directeur Général Valide le rapport de contrôle qualité du Chef Service QHSE
Chargement du véhicule
Vérifie que la fiche d’emballage est complètement renseignée et
précise
Chef Service - L’état des freins,
QHSE - L’état des feux et clignotants etc.
Logistique
Reçoit le rapport du contrôle
Chef
Département
Logistique Transmet le rapport du contrôle du véhicule au Chef Manutention
Chef
Manutention
____________________________________________________________________________________________________133/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.4.1.3 Gestion des stocks
Documents/
Interfaces
Stockage
Structure l’espace de stockage en magasin

Déballe les équipements ou matériels et les achemine aux lieux
d'entreposage appropriés
Supervise le rangement des équipements dans les zones de réception
Enregistre les renseignements des équipements ou matériels stockés
1 Chef de Service dans la fiche de stock comprenant :
Magasin  Le numéro de code de l’article
 La désignation, Fiche de stock
 L’unité de comptage, enregistrée
 Les commandes en cours,
 Niveau du stock disponible en magasin,
 Les indices de repérage des équipements ou matériels
Classeur de stock
Range la fiche dans un classeur
rangé
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________134/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Documents/
Interfaces
Réception des commandes
Structuration de l’espace
de stockage en magasin
Supervision du rangement des équipements dans les

zones de réception
Déballage des équipements

ou matériels et les
achemine aux lieux
Chef de Service
d'entreposage appropriés
1 Magasin
Chef
Fiche de stock
enregistrée
Enregistrement des
renseignements des
équipements ou matériels
stockés dans la fiche de
Classeur
Rangement la fiche dans
un classeur
____________________________________________________________________________________________________135/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.4.1.5 Gestion des sorties
Documents/
Interfaces
Demande d’équipements/matériels
Fiche de demande
Service Adresse une fiche de demande d’équipements ou de matériels
d’équipements/m
demandeur validés par le chef de service Magasin
atériels
Fiche de demande
Chef de service
Vérifie la fiche et valide le besoin d’équipements/
Magasin
matériels
1 Chef de service Vérifie que l’équipement/ le matériel est disponible dans le stock du
Fiche de stock
Magasin magasin
Chef de service Si l’équipement/ le matériel est disponible, le met à disposition du
Bon de sortie
Magasin service demandeur.
Sinon, informe le chef de département Logistique
le chef de
Procède à une demande d’achat de l’équipements/matériels (cf.
département
procédure d’achats)
Logistique
Chef de Service
Range la fiche de bon de sortie dans le classeur « sortie » Classeur
Magasin
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________136/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Documents/
Interfaces
Réception des commandes
Adresse une fiche de

demande d’équipements
ou de matériels
Chef de Service
Magasin
Chef
Fiche de
demande
Vérification de la
disponibilité des
équipements/matériel
Oui Non
1
Bon de sortie
Mettre à disposition au Informe le chef de

service demandeur. département Logistique
Chef de service
Magasin
Classeur
Range la fiche de bon de

sortie dans le classeur
« sortie »
____________________________________________________________________________________________________137/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.4.2 Gestion du parc autos motos
I.4.2.1 Gestion de la réception des véhicules et motos
Documents/
Interfaces
Réception d’autos/motos
Assistant chef de
Service Achats et Réceptionne la commande des autos motos
Moyens Généraux
Présente le bon de livraison
1 - Numéro de commande,
- Code,
Fournisseur Bon de livraison
- Désignation,
- Quantités de la commande,
- Quantités livrés
Fournisseur Décharge la commande
Vérification des véhicules et motos
Chef de Service Met en place la fiche de vérification des pièces des autos motos
Achats et Moyens fiche de
Généraux S’assure de la disponibilité et du nombre des autos/motos
vérification
Vérifie les pièces administratives des autos/motos :
- Pièces de la voiture ou motos,
Assistant chef de - Carte grise, Pièces
Service Achats et
- Assurance, administrative
Moyens Généraux
- Vignette,
- Carte de stationnement
2 Assistant chef de
Transfère la fiche au chef de service Achats et Moyens Généraux pour Mail transmis
Service Achats et
validation et
Moyens Généraux
Chef de Service Accepte la commande si les documents y figurent
Achats et Moyens
Généraux Si non, refuse la commande
Fiche de
Chef de Service Valide la fiche de vérification des pièces administrative
vérification validée
Achats et Moyens
Généraux Transfère la fiche au chef de département Administratif Comptable et
financier
Assistant chef de
Service Achats et Archive une copie de la fiche Classeur
Moyens Généraux
____________________________________________________________________________________________________138/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Stockage des véhicules et motos dans le parc autos
Reçoit les véhicules et motos

3 Assistant chef de
Service Achats et S’assure du nombre de véhicule
Moyens Généraux
Range les véhicules et motos dans le parc auto motos
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________139/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Bon de livraison
Documents/
Interfaces
Acquisition du véhicule
Assistant chef de
Service Achats et
Moyens Généraux Réception de la commande
des véhicules et motos en
personnel
Fournisseur
Presentation du bon de livraison
Transmission de la fiche au Chef de

Service Achats et Moyens Généraux
Assistant chef de
Service Achats et
Moyens Généraux
____________________________________________________________________________________________________140/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Bon de livraison
Documents/
Interfaces
Verification des vehicule
et motos
Met en place la fiche de vérification

des pièces des autos motos
S’assure de la disponibilité et du
nombre des autos motos
Pièces administratives
conforme ?
Assistant chef de Oui Non

Service Achats et
2
Moyens
Généraux
Décharge de la commande Rejet de la commande
Transmission de la fiche au
Chef de Service Achats et Informe le fournisseur
Moyens Généraux
Archive d’une copie Classeur
____________________________________________________________________________________________________141/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Garage des véhicules et
motos
Réception des véhicules et motos
S’assure du nombre de véhicule
Assistant chef de
3 Service Achats et
Moyens Généraux
Range les véhicules et motosns le
Classeur
Archive la fiche
____________________________________________________________________________________________________142/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.4.2.3 Gestion des véhicules et motos
Documents/
Interfaces
Utilisation des véhicules et motos
Dans le cadre d’une mission à l’intérieur ou à l’extérieur de sa zone
d’affectation,
Adresse une demande de mise à disposition d’un auto/moto au Chef
de Service Achats et Moyens Généraux
Employé Fiche de prêt de
Remplit une fiche de demande de prêt de véhicule
véhicule
Précise dans sa demande toutes les informations exigées par la fiche
de prêt d’auto/moto
1 Vérifie les informations renseignées par l’employé :
Assistant chef de
- Informations incorrectes: Renvoie la fiche à l’employé
Service Achats et
Moyens Généraux - Information correctes: Transmet la fiche au Chef de service
Achats et Moyens Généraux
Chef de Service Valide la fiche de
Achats et Moyens Valide la fiche de demande de prêt auto/moto de l’employé
demande de prêt
Généraux
Chef de Service
Achats et Moyens Transmet au chef de Département Administratif et Financier
Généraux
Stationnement des véhicules
Assistant chef de
Service Achats et Après une mission, indique le lieu de stationnement à l’employé
Moyens Généraux
2
Employé Stationne l’auto/moto précisément au lieu indiqué
Assistant chef de
Invite l’employé à remplir le carnet de bord de l’auto/moto mis à sa
Service Achats et
disposition
Moyens Généraux
____________________________________________________________________________________________________143/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Suivi de l’utilisation des véhicules et motos
Remplit en complétant le carnet de bord selon les points suivants :

- Nom et Prénoms du conducteur (employé),
- Date de prise de l’auto/moto,
Employé
- Nombre de passagers transportés,
- Vérifications des dispositifs,
3 - Anomalies et dysfonctionnements.
Assistant chef de
Transmet le carnet de bord au Chef de Service Achats et Moyens
Service Achats et
Généraux pour vérification
Moyens Généraux
Chef de Service
Vérifie les différents points du carnet de bord relativement à
Achats et Moyens
l’auto/moto mis à la disposition de l’employé
Généraux
Assistant chef de
Service Achats et Range le carnet Classeur
Moyens Généraux
Fin de la procédure
____________________________________________________________________________________________________144/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Fiche de prêt
I.2.2.4 Description logique de la procédure de véhicule
Documents/
Interfaces
Utilisation des véhicules
et motos
Adresse une demande

de mise à disposition
Employé Remplissage de la fiche de demande

de prêt de véhicule
lePrécise dans sa demande toutes les

informations
Verification des
1 informations renseignées
Assistant chef de
Service Achats et
Moyens
Généraux
Transmet la fiche au Chef Fiche de

Renvoie la fiche a demande
de service Achats et
l’employé
Moyens Généraux
Valide la fiche de demande de prêt

auto/moto de l’employé
Service Achats et
Moyens Transmet au chef de Département
Généraux Administratif et Financier
____________________________________________________________________________________________________145/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Interfaces
Stationnement des véhicules
Indique le lieu de stationnement à

2 l’employé
Invite l’employé à remplir le carnet

de bord de l’auto/moto mis à
disposition
Suivi de l’utilisation des vehicules

et motos
Employé Remplit en complétant le carnet de

bord
Assistant chef de
Service Achats et Transmission du carnet de bord au
Moyens Chef Service Achats et Moyens
Généraux Généraux
3 Chef de Service
Achats et
Vérification des diffèrents point du
Moyens
carnet de bord
Généraux
Classeur
Assistant chef de
Service Achats et
Moyens Range le carnet
Généraux
____________________________________________________________________________________________________146/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.2.2.5 Gestion des entretiens et maintenances des véhicules

Documents/
Interfaces
Demande d’entretien ou maintenance
Envoie un mail au chef de service pour une demande d’entretien Mail transmis
Précise les informations telles que

Employé - Immatriculation,
- La marque,
1 - Le kilométrage actuel,
- L’état du véhicule,
Assistant chef de
Service Achats et Vérifie la demande d’entretien du véhicule
Moyens Généraux
Assistant chef de
Service Achats et Transmet le rapport au chef de service pour l’autorisation
Moyens Généraux
Exécution de l’entretient ou de la maintenance

Chef de Service
Dès la réception de la demande d’intervention, adresse un ordre de
Achats et Moyens
travail aux concessionnaires ou garages
Généraux
S’assure de la bonne disposition des véhicules ou motos
Procède au nettoyage
Ordonne le démarrage journalier des machines pour les différents
Technicien tests
Test les véhicules ou motos
2 En cas de bon déroulement des véhicules ou motos
Informe l’assistant chef de service
Assistant chef de Rédige le rapport de l’entretien Rapport

Service Achats et Transmet au chef de service Achats et Moyens Généraux pour
Moyens Généraux validation Mail transmis
Chef de Service
Achats et Moyens Valide le rapport d’entretien ou de maintenance
Généraux
Assistant chef de
Service Achats et Range le rapport Classeur
Moyens Généraux
____________________________________________________________________________________________________147/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Demande d’achat
Si la panne nécessite des achats de matériels ; Enumère dans le cahier
Technicien de charge
Transmet à l’assistant Chef de Service Achats et Moyens Généraux
Assistant chef de
Service Achats et Faire valider le devis au Chef de Service Achats et Moyens Généraux
Moyens Généraux
3 Valide le devis de demande d’achats Demande d’achats

Chef de Service
Achats et Moyens Transmet la demande au chef de département Administratif
Généraux Comptable et financier
Chef de Valide la demande d’achats et renvoie au chef de département Demande d’achats
département
Administratif
Comptable et Renvoie au chef de service
financier
____________________________________________________________________________________________________148/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Documents/
Interfaces
Demande d’entretient
ou maintenance
Envoie du mail au
chef de service
1 Employé Vérification de la demande

d’entretien du véhicule ou des
motos
Transmission du rapport au chef de

service pour l’autorisation
Exécutionde
l’entretient
ou maintenance Adresse un ordre de travail aux
concessionnaires ou garages
Assistant chef de
Service Achats et S’assure de la bonne disposition des
Moyens Généraux véhicules ou motos
Test des véhicules ou motos
2
Chef de Service
Achats et Moyens Rédaction du rapport de l’entretient
Rapport
Généraux
Rangement du rapport
Assistant chef de
Service Achats et
Moyens Généraux
____________________________________________________________________________________________________149/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Demande d’achats
Si la panne nécessite des achats de

matériels ; Enumère dans le cahier
Technicien de charge
Transmet au chef de service
3 Demande
Faire valider le devis au chef de d’achats
service
Assistant chef de
Service Achats et
Moyens
Généraux Transmet la demande au chef de
département Administratif
Comptable et financier
Chef de Service
Achats et
Moyens Renvoi au chef de
Généraux service
____________________________________________________________________________________________________150/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.4.3 Gestion de l’atelier de couture
I.4.3.1 Planification des activités de l’atelier de couture

Documents/
Interfaces
Collecte des besoins des tenues
Chef de Service Adresse une demande aux directions, Département logistique pour Fiche de demande
Atelier de couture déterminer les besoins des tenues de travail d’expression de
besoin du
Transmet à la direction, départements, services une fiche
1 personnel
d’expressions des besoins du personnel
Détermine les besoins des agents concernant les équipements et
Directions/ des besoins
tenue de travail
Départements/ remplies et signées
Services Transmet les fiches d’expression des besoins en personnel remplies
et signées, au Chef Atelier de couture
Elaboration du plan de conception des tenues
Reçoit les fiches d’expression des besoins des agents remplies et
des besoins
signées des Directions / départements /Services
remplies et signées
Chef de Fiche d’expression
Service Révise les besoins des agents des besoins
Atelier de consolidés
couture Définit les idées de conception de couture conformément aux
objectifs de la direction
Contacte les Directions pour obtenir des précisions
Elabore le projet de plan de conception des tenues des agents, Projet de plan de
Chef identifie les besoins supplémentaires en personnel en tenant compte conception des
2 Service des départs des agents. tenues
Atelier de Projet de plan de
Approuve le Projet de plan de conception des tenues et le
couture conception des
transmet au Chef du Département Logistique
tenues
Chef du Pré-valide le projet de plan de dotation en personnel et le
Département transmet au Directeur Général (DG) et le Directeur des exploitations Soit transmis
Logistique pour validation.
DG/Directeurs des
Valide le projet de plan de conception des tenues des agents
exploitations
Chef de
Service
Range le plan de conception Classeur
Atelier de
couture
____________________________________________________________________________________________________151/276
Fiche
Mai. 2023 d’expression
FINANCIERES des besoins
Documents/
Interfaces
Collecte des besoins des tenues
Adresse une fiche de

demande de tenue
Chef Service
Atelier de couture Transmission à la direction,
départements et Service
1 Détermination des besoins des

agents concernant les équipements
et tenue de travail
Transmission les fiches d’expression

des besoins en personnel remplies
Assistant chef de et signées
Service Achats et
Moyens Généraux Transmission du carnet de bord au
Chef Service Achats et Moyens
Généraux
Elaboration du
plan de
conception des Réception des fiches d’expression
tenues des besoins
Chef Service Définition des idées de conception

2 de couture conformément aux
Atelier de couture
objectifs de la direction
____________________________________________________________________________________________________152/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Elaboration du plan de
conception des tenues suite
Contacte les Directions pour

Projet de
Chef Service obtenir des précisions
plan de
Atelier de couture conception
des tenues
Elaboration du projet de plan de
conception des tenues des agents,
identification les besoins
supplémentaires
2
Transmission au Directeur Général

(DG) et du Directeur des
exploitations
Chef Service Atelier

de couture
Rangement du plan
de conception
____________________________________________________________________________________________________153/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.4.3.3 Gestion des commandes et livraisons

Documents/
Interfaces
Commande des tenues
Service Adresse une demande de commande pour son service au chef de
Mail transmis
demandeur service atelier
Formulaire de
Remplit un formulaire de commande automatisé
commande
Directions/ Transmet le formulaire au chef de service atelier Mail transmis
Départements/
Services Valide la commande Commande validée
Exécution de la commande
1 Vérifie le détail de la commande
- La quantité des tenues,
- Le délai de livraison
Chef de
Service Confirme la commande et le délai de livraison
Atelier de S’assure de la disponibilité du nombre des tenues dans les stocks de
couture l’atelier
Si la quantité est inférieure à la quantité demandée ; lance la
conception de nouvelles tenues
Transmet la fiche de commande au chef de département logistique
Livraison des commandes
Chef de
Service
Après la conception, adresse un courrier au service demandeur
Atelier de
couture
Service
Remplit la fiche de bon de commande de livraison
demandeur
Chef de Service
Livre la commande au niveau du service demandeur
Atelier de couture
Chef de
Service
Fait signer le bon de livraison au chef de service demandeur
Atelier de
couture
Chef Service Transmet le bon de livraison au chef Département Logistique

Atelier de couture Range le bon de livraison de la commande
____________________________________________________________________________________________________154/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Commande des tenues
Adresse une demande de

commande pour son
service au chef de service
Chef de Service atelier
Atelier de Formulaire
couture de
commande
1
Remplissage un formulaire de
commande automatisé
Directions/
Transmission du formulaire au chef de
Départements/
service atelier
Services
Exécution de la commande
Vérification du détail de la
commande
Chef de Service
2 Atelier de S’assure de la disponibilité du nombre
couture des tenues dans les stocks de l’atelier
Transmission de la fiche de commande

au chef de département logistique
Livraison des commandes
Adresse un courrier au service

Chef de Service demandeur
3 Atelier de
couture
____________________________________________________________________________________________________155/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.5 SI : Gestion du Système Informatique
Objectifs
Les principaux objectifs de la procédure sont :
 Identifier les besoins en informatique nécessaire pour atteindre les objectifs de SIGASECURITE,
 Mettre en place les projets informatiques initiés par la Direction,
 Permettre aux membres de l’entreprise de collecter, stocker et partager les informations en toute
sécurité
Règles de gestion
Les principales règles de gestion sont les suivantes :
 Les projets informatiques sont planifiés et autorisés par le DG,
 Les accès aux différents serveurs sont définis par les membres de la société, le DG et le chef
de service informatique,
 Les accès aux différents serveurs doivent être validés par la Direction,
 Le système informatique doit être mis à jour en fonction du développement de l’entreprise
SI Gestion du Système Informatique
SI.01 Gestion du matériel informatique

SI.02 Assistance aux utilisateurs
SI 03 Maintenance informatique
SI 04 Gestion de la sécurité informatique
SI 05 Gestion des projets informatiques
____________________________________________________________________________________________________156/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.5.1 SI.01 : Gestion du matériel informatique
Eta pe Responsable Actions/Tâches Documents/

Interfaces
Expression du besoin en équipements informatiques
Rédige une fiche d’expression des besoins en précisant:

Fiche
Service - Les quantités des équipements demandés
demandeur d’expression des
- Les caractéristiques des équipements
besoins
- Le degré d’urgence de la requête
Reçoit la fiche d’expression des besoins reçue
Enregistre la demande dans la base de données base de données
Chef Service Analyse la demande :

Informatique - Demande non pertinente : envoie une proposition alternative
1
au service demandeur
- Demande pertinente : contacte le Service Achats et Moyens
Généraux pour voir la disponibilité des équipements dans le
stock
Consulte le stock :
- Equipements non disponibles : Prévoit l’acquisition de
Chef Service nouveaux équipements informatiques
Achats Moyens
- Equipements disponibles : Affecte les équipements au service
Généraux
demandeur
Enregistre les nouvelles affectations des équipements dans la base
de données
Acquisition de nouveaux équipements informatiques
Reçoit les fiches d’expression des besoins des besoins reçue
Fiche de
Rédige une fiche de description technique détaillée des équipements description
Chef Service demandés technique
Informatique
Fiche de
Transmet la fiche de description technique au Service Achats et description
Moyens Généraux technique
2 transmise
Fiche de
Reçoit la fiche de description technique description
technique reçue
Chef Service
Lance des appels d’offres Appel d’offre
Achats Moyens
Généraux Réceptionne et inventorie les équipements
Enregistre les nouveaux équipements dans la base de données
Affecte les équipements aux différents services
____________________________________________________________________________________________________157/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Eta pe Responsable Actions/Tâches
Interfaces
Récupération des équipements non utilisés
Etablit un diagnostic de tous les équipements :

- Equipements non réutilisables : contacte le Service Achats et
Moyens Généraux pour une procédure de radiation
Chef Service
Informatique - Equipements réutilisables : fait une réparation des
équipements
3 Transmet les équipements réparés au Service Achats et Moyens
Généraux
Reçoit les équipements
Chef de Service
Achats Moyens Met en stock les équipements
Généraux Fichier numérique
Fait une mise à jour du stock dans la base de données de stocks
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________158/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Documents/
Interfaces
Expression du besoin en équipements informatiques
Besoin en
Service demandeur équipements
Enregistrem
ent de la
demande Base de
données
Analyse de la
Chef de service demande
informatique
Proposition
Demande Non alternative
pertinente ? envoyée au
service
demandeur
1 Oui
Consultation du
stock
Equipement
disponible ?
Chef Service Achats et Oui Non

Moyens Généraux
Acquisition de
nouveaux
équipements
Affectation des
équipements au
service demandeur
____________________________________________________________________________________________________159/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Acquisition de nouveaux équipements informatiques
Description
Recueil des technique
Chef de service besoins détaillée des
informatique
équipements
Appel d’offres
Réception des
équipements
2
Inventorisation des
Chef de service équipements Base de
Achats et Moyens données
Généraux
Enregistrement
des nouveaux
équipements
Affectation des
équipements au
service demandeur
____________________________________________________________________________________________________160/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Récupération des équipements non utilisés
Diagnostic des
équipements
Chef de service
informatique Equipement
disponible ?
Oui Non
3 Réparation des Procédure de

équipements radiation
Mise en stock
Chef de service
Achats et Moyens
Généraux
Mise à jour du Base de
stock données
____________________________________________________________________________________________________161/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.5.3 SI.02 : Assistance aux utilisateurs
Responsable Actions/Tâches Documents/

Eta pe
Interfaces
Collecte des demandes d’assistance
Adresse une demande à la Direction Générale, Départements et Mail

Chef Service Services pour déterminer les besoins en assistance
Informatique Fiche
Transmet une fiche d’expression des besoins à la Direction Générale, d’expression des
Départements et Services besoins
1 Fiche
Détermine les besoins en assistance d’expression des
Direction
besoins renseignée
Générale/
Fiche
Départements/
Transmet les fiches d’expression des besoins remplies et signées au d’expression des
Services
Chef Service Informatique besoins remplies
et signées
Planification de l’assistance
Fiche
Reçoit les fiches d’expression des besoins remplies et signées de la d’expression des
Direction Générale / Départements / Services besoins remplies
et signées
Contacte-la Direction Générale/Départements et services pour
Mail/Téléphone
obtenir des précisions, et procéder aux corrections nécessaires
2 Chef Service Fiche
Informatique d’expression des
Révise les besoins en assistance et effectue des hypothèses pour
correction et vérification besoins
consolidés
Elabore le projet de demande d’assistance en fonction des
Projet de demande
informations collectées
d’assistance
Transmet le projet de demande d’assistance au Directeur Administratif, transmis
Comptable et Financier pour pré-validation
Pré-validation des demandes des utilisateurs
Reçoit le projet de demande d’assistance du Chef de Service
Chef de Informatique Projet de demande
Département d’assistance
Administratif Analyse la cohérence du projet de demande d’assistance
Comptable et
3
Financier Signe le projet de demande d’assistance reçu pour pré-validation Projet de demande
d’assistance pré-
validé
Reçoit le projet de demande d’assistance pré-validé
Directeur
Général Projet de demande
Signe le projet de demande d’assistance reçu pour validation d’assistance validé
____________________________________________________________________________________________________162/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Réalisation de l’assistance aux utilisateurs
Chef Service
Informatique
/ Chef de Elabore une fiche de convocation avec le Chef de Département des
Département Ressources Humaines en fonction de la disponibilité des
Fiche de
des membres de l’entreprise
Ressources convocation
Humaines
Transmet la fiche de convocation à la Direction Générale / Départements
Direction / Services
Générale / Reçoit la fiche de convocation
Chefs de
Remplit la fiche de convocation : Fiche de
Département
- Propose des ajustements sur les jours de passage en fonction de convocation
/ Chefs
Service leur disponibilité remplie
4
- En cas d’indisponibilité, propose un jour de rattrapage
Signe la fiche de convocation reçue Fiche de
convocation
Transmet la fiche de convocation au Chef de Service Informatique transmis
Chef de Service Assure la prise en main des utilisateurs à la manipulation usuelle des
Informatique r matériels et logiciels informatiques
Rédige un compte rendu de l’intervention réalisée Compte rendu
Transmet le compte rendu au Chef de Département Administratif, Compte rendu
Comptable et Financier transmis
Chef de Compte rendu
Département Reçoit le compte rendu du Chef Service Informatique reçu
Administratif,
Compte rendu
Comptable et Signe le compte rendu reçu pour validation validé
Financier
Suivi et contrôle de l’assistance
Elabore un plan de suivi Plan de suivi
Fait des réunions de suivi avec chaque utilisateur pour voir l’évolution
de sa prise en main
Chef Service
Informatique En cas d’insatisfaction, oriente l’utilisateur vers une autre formation
Rédige un rapport de suivi Rapport de suivi
5 Rapport de suivi
Transmet le rapport de suivi au Chef de Département Administratif,
Comptable et Financier pour validation transmis
Chef de Rapport de suivi
Département Reçoit le rapport de suivi transmis
Administratif,
Rapport de suivi
Comptable et Signe le rapport de suivi pour validation validé
Financier
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________163/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Collecte des demandes

d’assistance Elaboration de la fiche Fiche de
Chef de Service de demande des demande
Informatique
besoins
1
Directions/ Détermination des

Départements/ besoins en
Services assistance
Planification de l’assistance
Révision des
besoins en
assistance
Chef de Service
2
Informatique
Elaboration du Projet de
projet de demande demande
d’assistance d’assistance
Validation des demandes des

utilisateurs
Analyse du projet
de demande
Chef de d’assistance
Département
Administratif
Comptable et
Financier
3 Pré-validation du
projet
Directrice Générale Validation du

projet
____________________________________________________________________________________________________164/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Réalisation de l’assistance
Chef de Service
aux utilisateurs Elaboration de la
Informatique / Chef Fiche de
fiche de convocation
de Département des
convocation
Ressources
Humaines
Utilisateur
disponible ?
Directions / Chef de
département / Chef
Oui Non
de service
Proposition
Proposition du jour
d’ajustement sur les
de passage
jours de passage
4
Contrôle de la prise
en main des
utilisateurs
Chef de Service
Informatique
Compte
Elaboration du rendu
compte rendu
Chef de
Département Validation du
Administratif compte rendu
Comptable et
Financier
____________________________________________________________________________________________________165/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Suivi et contrôle
deElaboration
l’assistance du
plan de suivi Plan de suivi
Réalisation des
réunions de suivi
Chef de Service
Informatique
5 Prise en main
satisfaisante ?
Oui Non
Orientation de
Rédaction du
l’utilisateur vers une
rapport de suivi
formation
Chef de
Département
Administratif
Comptable et Validation du
Financier rapport de suivi
____________________________________________________________________________________________________166/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.5.5 SI.03 : Maintenance informatique
Documents/
Interfaces
Elaboration du plan de maintenance informatique
Elabore d’abord un questionnaire adressé aux utilisateurs
pour s’assurer que matériel informatique ne rencontre
Chef de Service
Informatique aucun dysfonctionnement
Transmet le questionnaire à la Direction Générale / Chefs de
Département / Chefs de Service Questionnaire
Direction Générale Remplit le questionnaire
/ Chefs de
département / Transmet le questionnaire au Chef Service Informatique
Chefs de service
Elabore un plan de maintenance
Chef Service
Informatique Transmet le plan de maintenance au Chef de Département des Plan de
Ressources Humaines maintenance
1 Reçoit le plan de maintenance
S’assure à ce que tous les matériels informatiques soient disponibles
Chef de pour la maintenance
Département des Informe la disponibilité des matériels informatiques au Chef Service
Ressources Informatique pour les différentes maintenances à effectuer
Humaines
Transmet le plan de maintenance au Chef de Département
Administratif, Comptable et Financier et au Directeur général pour Plan de
validation maintenance
Directeur Reçoit le plan de maintenance
Général /Chef de Plan de
Département Signe le plan de maintenance pour validation maintenance
Administratif, validé
Comptable et Donne l’autorisation au Chef Service Informatique pour effectuer
Financier Téléphone / Mail
une maintenance évolutive
Réalisation de la maintenance informatique
Surveille régulièrement le parc informatique en mettant à jour les
logiciels et en contrôlant les pare-feu et les anti-virus de tous les
Chef Service utilisateurs
Informatique Fait évoluer les applications à la suite de demandes d'utilisateurs
pour modifier son comportement ou pour proposer de nouvelles
2 fonctions.
Direction En cas de défaillance d’un matériel informatique l’utilisateur de la
Générale / Chefs société prévient le Chef de Service Informatique pour une Téléphone / Mail
de Département / maintenance corrective immédiate
Chefs de Service /
Agents /Chef Demande
Service Enregistre la demande d’intervention dans la base de données d’intervention
Informatique
____________________________________________________________________________________________________167/276
Mai. 2023
FINANCIERES
____________________________________________________________________________________________________168/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Elaboration du plan de
maintenancedu
Elaboration informatique
Chef de Service Questionnaire
questionnaire
Informatique
Directions / Chef de
département / Chef deRemplissage du
services questionnaire
Elaboration
Chef de Service Elaboration du plan du plan de
Informatique de maintenance maintenance
Contrôle du matériel
informatique
des Ressources
Humaines
Contrôle du matériel
informatique
Directrice Générale /
Directeur
Validation du
Administratif,
plan de
Comptable et
maintenance
Financier
____________________________________________________________________________________________________169/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Réalisation de la maintenance informatique
Contrôle du parc
informatique
Chef de Service
Informatique
Evolution des
applications
Service demandeur Demande

d’intervention
2
Enregistrement de la
demande
Analyse de la
Base de
demande
données
Chef de Service
Informatique
Diagnostic du
matériel
____________________________________________________________________________________________________170/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Recours à
une expertise
externe ?
Non Oui
Chef de Service
Informatique
Maintenance
corrective du
matériel Matériel sous
garantie ?
Non Oui
Contacte le service
Appel au
2 achats et moyens
fournisseur
généraux
Chef de Service Achats Appel à un expert

et Moyens Généraux externe
Suivi de la
maintenance
Chef de Service Maintenance

Informatique satisfaisante?
Non Oui
Diagnostic de la Fermeture de la Base de

maintenance demande données
____________________________________________________________________________________________________171/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.5.7 SI.04 : Gestion de la sécurité informatique
Documents/
Eta PE Responsable Actions/Tâches
Interfaces
Réalisation de la maintenance informatique (Suite)
Demande
Analyse la demande d’intervention
d’intervention
Fait un diagnostic du matériel :
Chef Service - Si la maintenance n’a pas besoin d’une expertise externe,
Informatique fais une maintenance corrective du matériel
- Dans le cas où la maintenance a besoin d’une expertise
externe, fait appel au fournisseur si le matériel est sous
garantie ou contacte le Service Achats Moyens Généraux si
2 le matériel n’est pas sous garantie
Chef Service
Achats Moyens Fait appel à un expert externe pour une maintenance
Généraux
Fait le suivi de la maintenance
- Refait une analyse de la demande d’intervention et un
Chef Service diagnostic du matériel si la maintenance n’est pas
Informatique satisfaisante
- Dans le cas où la maintenance est satisfaisante, ferme la
demande et l’enregistre dans la base de données
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________172/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Documents/
Interfaces
Elaboration du plan de sécurité informatique
Chef de Service Identification

Informatique des risques
Remplissage de la Fiche de
Directions / chef de fiche de demande
demande
1 département / chef de d’expression d’expression
services
Elaboration du plan Plan de

Chef de Service de sécurité sécurité
Informatique informatique informatique
Validation du plan de sécurité informatique
Analyse du plan de
Directeur sécurité
Administratif informatique
2
Comptable et
Financier
Validation du plan
de sécurité
informatique
Réalisation du plan de sécurité informatique
Définition des
conditions d’accès
Chef de Service
3
Informatique
Analyse des risques

informatiques
____________________________________________________________________________________________________173/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.5.9 SI.05 : Gestion des projets informatiques
Documents/
Interfaces
Planification du projet informatique
Elabore une charte de projet comportant la durée, les buts, le budget
Charte de projet
et les objectifs généraux de la direction Générale
Chef Service En vue d’améliorer la charte de projet, identifie les risques probables
Charte de projet
Informatique liés aux objectifs et propose des suggestions
Transmet la charte de projet au Directeur Général et au Directeur Charte de projet
Administratif, Comptable et Financier pour validation transmis
1
Directeur
Général / Chef de
Département Charte de projet
Reçoit la charte de projet
Administratif, reçu
Comptable et
Financier
Charte de projet
Signe la charte de projet pour validation validé
Réalisation du projet informatique
Elabore un calendrier axé sur la réalisation d'objectifs définis à
différentes étapes du projet Calendrier
2 Chef Service
Diffuse le calendrier aux membres concernés par le projet
Informatique
Utilise un logiciel de collaboration d’équipe pour que les membres Logiciel
concernés s’entendent sur les taches à effectuer
Suivi et contrôle du projet informatique
Logiciel de gestion
Elabore un logiciel de gestion de projet informatique pour suivre la de projet
progression informatique
Chef Service
3 Met à jour le logiciel quotidiennement en fonction de l’avancée du
Informatique
projet
Elabore une feuille de route pour évaluer si le projet est conforme Feuille de route
aux objectifs
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________174/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Documents/
Interfaces
Planification du projet informatique
Elaboration
Elaboration de la de la charte
charte de projet de projet
Chef de Service
Informatique
1 Identification
des risques
probables
Directrice Générale /
Chef de Département Validation de la
Administratif charte de projet
Comptable et
Financier
Réalisation du projet informatique
Elaboration du Calendrier
calendrier
Mise en place du Logiciel de

logiciel de collaboration
collaboration
Suivi et contrôle du
Chef de Service projet informatique Elaboration

Elaboration du
Informatique logiciel de gestion du logiciel de
de projet gestion de
projet
Mise en place du
3 logiciel de
collaboration
Feuille de
Elaboration de la route
feuille de route
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________175/276
Mai. 2023
FINANCIERES
II. PROCÉDURES DE GESTION COMPTABLE
II.1 IMM : Gestion des immobilisations
Objectifs
L'objectif de cette procédure est de permettre une gestion optimale des immobilisations des
unités de production en vue de garantir :
 La sécurité des immobilisations,

 Le suivi de mouvement des immobilisations,
 Une affectation efficace des biens immobiliers de la société.
Règles de gestion
 Toute acquisition d'immobilisation doit être planifiée,

 L’acquisition d’immobilisation doit être dûment autorisée,
 Les immobilisations acquises sont correctement comptabilisées,
 Toute opération relative aux immobilisations donne lieu à la mise à jour du fichier des
immobilisations de l’entreprise,
 Les cessions et mises au rebut d’immobilisation doivent être planifiées,
 Les cessions et mises au rebut d’immobilisation doivent être dûment autorisées,
 Les immobilisations doivent faire l'objet d'un inventaire physique au moins une fois
tous les 3 ans.
IMM Gestion des immobilisations
IMM.01 Acquisitions d’immobilisation

IMM.02 Dotations aux amortissements
IMM.03 Cessions et mises au rebut
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II.1.2 IMM.01 : Acquisition d’immobilisation
Documents/
Interfaces
Expression de besoin
Chef de Renseigne un formulaire de demande d'achat (DA) DA
Département
1 Transmet la DA au contrôle de gestion
Administratif,
Comptable et
Classe une copie de la DA émise Classeur
Financier
Contrôle de la DA
Reçoit la DA DA
Vérifie que le besoin est prévu au budget. Budget
2 Chef Service Audit

et Contrôle de Si non, apprécie l'opportunité de la demande annotée sur la DA
Gestion
Si oui, vise la DA DA visé
Transmet la DA au Chef de Département Administratif; Comptable et
Financier
Approbation de la DA
Reçoit la DA
Chef de Analyse la pertinence de l’achat au vu des annotations sur la DA

Département
3
Administratif ; Si non, annote la DA pour rejet et la renvoie au
DA rejetée
Comptable et département émetteur via le Service Audit et Contrôle de Gestion
Financier
Si l’achat est pertinent, signe la DA pour approbation DA approuvée
Transmet la DA approuvée au Service Audit et Contrôle de Gestion.

Enregistrement de la DA approuvée
DA rejetée
Reçoit la DA approuvée ou rejetée
DA approuvée
Fichier des DA
Chef de Service Enregistre la DA reçue au fichier des DA émises
4 émises
Audit et Contrôle
de Gestion Transmet la DA rejetée au Département émetteur DA rejetée
Transmet la DA approuvée au Chef de Service Achat et Moyens
DA approuvée
Généraux pour commande
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Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Réalisation d’une consultation restreinte
Reçoit la DA approuvée du service Audit et Contrôle de Gestion DA approuvée
Chef Service Réalise une consultation restreinte (3 fournisseurs minimum) des Offre des
5 Achat et fournisseurs agréés fournisseurs
Moyens
PV de la
Généraux
Emet le PV de la consultation restreinte consultation
restreinte
Etablissement du bon de commande (BC)
Etablit le bon de commande (BC) en 6 exemplaires BC en 6 ex.
Chef Service Achat
6 Transmet les documents suivants au Contrôleur de gestion : - BC
et Moyens
Généraux - BC, PV de consultation
- PV de consultation restreinte restreinte
Contrôle du BC
Reçoit les documents suivants du Chef Service Achat et Moyens - BC
Généraux: - PV de
- BC, consultation
- PV de consultation restreinte restreinte
Vérifie la régularité du PV de consultation restreinte
Si non, annote le PV de consultation restreinte
Vérifie la conformité du BC avec les documents suivants :
7 Chef Service Audit - DA,
et Contrôle de
- PV de consultation restreinte
Gestion
Si non, annote le BC et le renvoie au Chef Service Achat et Moyens
Généraux pour émettre un autre BC
Transmet les documents suivants au Chef de Département
- DA
Administratif; Comptable et Financier :
- DA, - BC
PV de consultation
- BC,
restreinte
- PV de consultation restreinte
Signature du BC
Reçoit les documents suivants du service Audit et Contrôle de - DA
Gestion:
- BC
- DA, - PV de
Chef de
- BC, Consultation
8 Département
- PV de consultation restreinte Restreinte
Administratif;
Comptable et Analyse les annotations du service Audit et Contrôle de Gestion
Financier En cas de gravité des annotations, rejette le BC et le renvoie au
Chef Service Achat et Moyens Généraux via le service Audit et BC rejeté
Contrôle de Gestion
Signe le BC régulier BC signé
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Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Signature du BC (Suite)
Chef de Transmet les documents suivants au Service Audit et Contrôle de - DA
Département Gestion: - BC signé
8
Administratif; - DA, - PV de
Comptable et - BC signé, consultation
Financier - PV de consultation restreinte restreinte
Enregistrement du BC
Reçoit le BC signé ou rejeté du Chef de Département - DA
Service Audit et Administratif; Comptable et Financier et les documents suivants : - BC signé
Contrôle de - PV de
Gestion - DA,
consultation
9 - PV de consultation restreinte restreinte
Enregistre le BC reçu au fichier des BC émis Fichier des BC émis
Chef Service Audit
et Contrôle de Transmet le BC rejeté au Chef Service Achat et Moyens Généraux BC rejeté
Gestion
Transmet le BC signé au Chef Service Achat et Moyens Généraux BC signé
Transmission du BC au fournisseur d’immobilisation
Chef Service Achat
Transmet les 5 exemplaires (hors souche) du BC à l’Assistante
et Moyens
de Direction
Généraux
Assistante de
Reçoit les 5 exemplaires (hors souche) du BC
Direction
Assistante de
Transmet les 5 exemplaires (hors souche) du BC au coursier
Direction
Coursier Transmet les 5 exemplaires (hors souche) du BC au fournisseur
10
Coursier Fait viser les 5 exemplaires du BC par le fournisseur
Coursier Transmet 2 exemplaires du BC au fournisseur

Transmet 3 exemplaires du BC visé par le fournisseur à l’Assistante
Coursier
de direction
Assistante de
Reçoit 3 exemplaires du BC visé
Direction
Assistante de Transmet 3 exemplaires du BC visé par le fournisseur au Chef de
Direction Service Achats et Moyens Généraux
Enregistrement extracomptable du BC
BC visé par le
Reçoit le BC visé par le fournisseur
fournisseur
Chef Service Achat Fichier
11 Enregistre le BC transmis au fichier extracomptable des « BC
et Moyens extracomptable des
Généraux transmis »
« BC transmis »
Classe provisoirement le BC visé par le fournisseur Classeur
____________________________________________________________________________________________________179/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Réception de l’immobilisation commandée
Invite le département demandeur à participer à la réception
de l’immobilisation
Chef Service Procède à la réception de l’immobilisation avec le
12 Achats et représentant du département demandeur
Moyens
Signe le bon de réception (BR) en 2 exemplaires BR en 2 ex.
Généraux
Conserve une copie du BR
Transmet 1 exemplaire du BR au Service Comptabilité
Assistante de
Reçoit la facture d’achat du fournisseur Facture fournisseur
Direction
Décharge sur la copie de facture du coursier du fournisseur
13 d’immobilisation
Registre des
Enregistre la facture au registre de courrier arrivé
courriers arrivés
Transmet la facture reçue au Chef de Service Achats et Moyens
Généraux
Approbation de la facture reçue
Réceptionne la facture de l’immobilisation achetée du service
courrier
Chef Service Rapproche la facture avec la copie du bon de réception
14 Achats et
Moyens Signe la facture de l’immobilisation achetée pour approbation Facture approuvée
Généraux Conserve une copie de la facture reçue
Transmet la facture approuvée au service comptabilité générale et
Facture approuvée
fiscalité
Mise en service de l’immobilisation
Etablit une fiche de mise en service de l’immobilisation achetée en Fiche de mise en
2 exemplaires service
Fiche de mise
Fait signer la fiche de mise en service par le Chef de Département
en service
Administratif; Comptable et Financier
signée
Livre l’immobilisation au service demandeur
Chef de Service Fiche de mise
Fait décharger la fiche de mise en service de l’immobilisation
15 Achats et en service
par le responsable du service demandeur
Moyens déchargée
Généraux Fiche de mise
Scanne la fiche de mise en service déchargée en service
scannée
Transmet une copie de la fiche de mise en service de
Mail
l’immobilisation au service demandeur
Transmet un exemplaire de la fiche de mise en service de
Mail
l’immobilisation au Service Comptabilité Générale et Fiscalité
____________________________________________________________________________________________________180/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Comptabilisation de la facture
Chef Service Reçoit la facture approuvée du Chef Service Achats et Moyens
Facture approuvée
16 Comptabilité Généraux
Générale et SAGE
Fiscalité Comptabilise la facture approuvée sur SAGE
Facture
Mise à jour du fichier des immobilisations
Fiche d’entrée au
Etablit la fiche d’entrée au fichier des immobilisations fichier
des immobilisations
Fait valider la fiche d’entrée au fichier des immobilisations par le Fichier des
Chef de Département Administratif; Comptable et Financier immobilisations
Fichier des
Met à jour le fichier des immobilisations
Chef de service immobilisations
17 comptabilité Joint à la facture les documents suivants :
générale et - DA,
fiscalité
- 1 ex. du BC,
- 1rx. Du BL.
- Facture
- DA,
Transmet la liasse de la facture au service finance et trésorerie
- 1 ex. du BC,
- 1ex. Du BL.
Mise à jour le fichier Excel de factures à payer
- Facture
- DA,
Reçoit la liasse de facture comptabilisée
- 1 ex. du BC,
Chef de - 1ex. du BL.
18 service
Fichier Excel des
finance et Met à jour le fichier Excel des factures à payer
factures à payer
trésorerie
Marque la facture prise en compte au fichier Excel
Classe provisoirement la liasse de la facture en attente de Classeur « Facture à
règlement dans le classeur « Facture à régler » régler»
Règlement de la facture
A échéance, règle la facture selon la procédure de paiement
Chef de service (Cf. procédure de gestion de la finance et trésorerie)
19
finance et Passe les écritures de règlement de la facture SAGE
trésorerie Fichier Excel des
Met à jour le fichier Excel des factures à régler
factures à payer
Classement définitif de la facture
Chef de service
Appose la mention réglée sur la facture
20 finance et
Classe définitivement la liasse de la facture réglée dans le classeur Classeur « Facture
trésorerie
« Facture réglée » réglée »
____________________________________________________________________________________________________181/276
Mai. 2023
FINANCIERES
II.1.2 Description logique de la procédure
Documents/
Interfaces
Chef de Expression de besoin
Demande
département Renseignement du d’achat
1 Administratif formulaire
Comptable et
financier
Contrôle de la DA
Vérification du besoin
Chef de Service Budget

2 Audit et Contrôle validé ?
de Gestion
Non Oui
Appréciation de
l'opportunité de la Vise la DA
demande annotée
Approbation de la DA
Analyse de la pertinence
de l’achat
Chef de
Département
Achat
3 Administratif ;
pertinent ?
Comptable et
Financier
Non Oui
Annotation de la DA
Signature de la DA
pour rejet
Enregistrement de la Fichier des DA

DA approuvée
Chef de Service Enregistrement de la DA

4 Audit et Contrôle
de Gestion
____________________________________________________________________________________________________182/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Enregistrement de la
DA approuvée
Chef de
Service DA
approuvée ?
4 Achat et
Moyens
Généraux Non Oui
Transmission de la DA au Transmission de la DA au
département émetteur Chef de Service Achat et
Moyens Généraux
Réalisation d’une consultation

restreinte
Réalisation de la
Chef de Service consultation restreinte
5 Achat et Moyens
Généraux
Emission du PV
Etablissement du bon
de commande Bon de
Etablissement du bon de commande
commande
Chef de Service
6 Achat et Moyens
Généraux - BV
Transmission des
documents - PV
Contrôle du BC
Vérification du PV
Chef de Service PV
Audit et régulière ?
7
Contrôle de
Gestion
Vérification la
Annotation du PV
conformité du BC
____________________________________________________________________________________________________183/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
PV
régulière ?
Non Oui
Vérification la
Annotation du PV
conformité du BC
Chef de Service
Audit et
7
Contrôle de
Gestion BC
conforme ?
?
Non Oui
Annotation du PV
Tran-
smission de
la
DA
BC
Renvoie au CSMG PV
Signature du BC
Chef de
Départe- Analyse des
annotations
ment
Administra
8
tif ;
Comptable
et
Financier
____________________________________________________________________________________________________184/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Annotation
grave?
Chef de
Département
Oui Non
Administratif ;
Comptable et
Financier Analyse des
Rejet du BC
annotations
8
Renvoie du BC au
Signature du BC
CSMG
Chef de Tran-
Département smission de
Administratif ; la
Comptable et DA
Financier BC
PV
Chef de Enregistrement du BC
Service
Enregistrement du
9 Audit et Base de
BC
Contrôle données
de Gestion
Transmission du BC au fournisseur
Chef de Service d’immobilisation
Achat et
Moyens Transmission des
Généraux exemplaires du BC
10
Transmission des
Assistante de exemplaires du BC
direction
____________________________________________________________________________________________________185/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Etape Acteurs 5
Interfaces
Transmission des
exemplaires du BC
Coursier au fournisseur
10
Transmission des
exemplaires du BC
visé par le
fournisseur
Assistante de Transmission des

direction exemplaires du BC
Enregistrement
extracomptable du BC
11 Enregistrement du Base de
BC données
Réception de l’immobilisation
commandée
Invitation au service
demandeur
Chef de Service
Achat et Moyens
Généraux
12 Réception de
l’immobilisation
Signature du BR
Déchargement de la
facture du coursier
Assistante de
13
direction
____________________________________________________________________________________________________186/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Approbation de la facture reçue
Rapprochement de
la facture
14
Signature de la
facture
Transmission de la
facture
Chef de Service Mise en service de

Achat et Moyens l’immobilisation
Etablissement de la
fiche de mise en Fiche de mise
Généraux
service en service
Signature de la fiche
de mise en service
par le DAF
15
Livraison de
l’immobilisation
Déchargement de la
fiche de mise en
service
Comptabilisation de la facture
16 Comptabilisation de
la facture
Chef de service
comptabilité Mise à jour du fichier des immobilisations
générale et Etablissement
fiscalité de la fiche
17 d’entrée
____________________________________________________________________________________________________187/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Etape Acteurs Documents/

Actions
Interfaces
Validation de la
fiche d’entrée
Chef de service
comptabilité
17
générale et Mise à jour du
fiscalité fichier des
immobilisations
Transmission
de
Facture
DA
1ex du BC
1ex du BL
Mise à jour le fichier

Excel de Mise à jour
factures du
à payer
18 fichier Excel
Règlement de la facture
Règlement de la
facture
Ecriture du
19 règlement de la
facture
Chef de service
finance et
trésorerie Mise à jour du
fichier Excel
Classement définitif de la facture
Appose la mention
20
Appose la mention
signataires
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________188/276
Mai. 2023
FINANCIERES
II.1.3 IMM.02 : Dotation aux amortissements
Documents/
Interfaces
Elaboration de l’état de dotations aux amortissements
Etat des
Chef de Chaque fin de mois, élabore l’état des dotations aux amortissements
dotations aux
Service mensuels
amortissements
1 Comptabili
Fichier des
té Met le fichier des immobilisations à jour
Générale immobilisations
et Fiscalité Imprime, l’état des dotations aux amortissements mensuels pour les
imputations
Imputation des dotations aux amortissements
Crée la fiche d’imputation comptable d’Opérations Diverses (OD) OD

Chef de
Service Réalise les imputations comptables nécessaires sur l’OD OD renseignée
2 Comptabili
té OD
Générale Fait viser les documents suivants par le Chef comptable : État des
et Fiscalité - OD, dotations des
- Etat des dotations des amortissements mensuels amortissements
mensuels
Saisie des écritures d’amortissement mensuelles
Chef de Service
3 Comptabilité Réalise la saisie de l’OD sur SAGE SAGE
Générale et
Fiscalité Appose le cachet saisi sur l’OD Cachet saisie
Classement des documents

Chef de
Service
Classe les documents suivants dans le classeur des OD :
4 Comptabili
- OD, Classeur des OD
té
Générale - État des dotations des amortissements mensuels
et Fiscalité
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________189/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Elaboration de l’état de
dotations aux Elaboration des états des Etats des
amortissements dotations aux amortisse- dotations aux
ments amortisse-
ments
Mise à jour du
1 fichier
d’immobilisation
Imputation de l’état
des dotations aux
amortissements
Imputation des dotations aux amortissements

Chef de Service Fiche
Comptabilité d’imputation
Générale et Imputations comptable
comptables sur l’OD d’opérations
Fiscalité
2 diverses
Réalisation de la
saisie de l’OD
3 Appose le cachet sur

l’OD
4 Classement des
documents
signataires
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________190/276
Mai. 2023
FINANCIERES
II.1.4 IMM.03 : Cession et mise au rebut d’immobilisation
Documents/
Interfaces
Identification des immobilisations à céder
Etablit un état des immobilisations à sortir précisant les
caractéristiques suivantes :
Chef de - La nature, Etat des
1 Département - La valeur d'origine, immobilisations
Administratif ; - La somme des amortissements pratiqués, à sortir
Comptable et - La valeur nette comptable,
Financier - La raison de la sortie.
Transmet l'état des immobilisations à sortir au DG pour autorisation.
Autorisation des sorties d’immobilisations

Etat des
Reçoit l’état des immobilisations à sortir en deux (2) exemplaires immobilisations
à sortir
2 Analyse l'état, vérifie les raisons de sortie d'immobilisation,

Directrice
Générale Etat des
Signe l’état des immobilisations à sortir pour autorisation immobilisations
à sortir signer
Transmet l’état signé au Chef de Département Administratif ; Comptable
et Financier
Réalisation des sorties d’immobilisations
Procède aux différentes sorties physiques d'immobilisations
Chef de PV de sortie
Etablit un PV de sortie d’immobilisations
Département d’immobilisation
3 Administratif ; PV de sortie
Fait signer le PV de sortie aux chefs de services concernés par chaque
Comptable et d’immobilisation
sortie
Financier signé
Isole les immobilisations concernées en attendant leur vente ou leur
mise à la décharge
Diffusion du PV de sortie d’immobilisation
PV de sortie
Scanne le PV de sortie d’immobilisation d’immobilisation
scanné
Chef de
Transmet des copies scannées du PV de sortie à chacun des chefs de
Département Mail
4 services concernés
Administratif ;
Comptable et Original du PV
Transmet l’original du PV de sortie au comptable chargé des
Financier de sortie
immobilisations
d’immobilisation
Fichier
Conserve une copie scannée du PV de sortie d’immobilisation
électronique
____________________________________________________________________________________________________191/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Imputation de la sortie d’immobilisation
Crée la fiche d’imputation d’OD Fiche d’OD
Chef de Fiche d’OD
5 Département Réalise les imputations comptables nécessaires renseignée
Administratif ; Fait valider les documents suivant par le Chef de service comptabilité
Comptable et
générale et fiscalité : Fiche d’OD
Financier
- OD, validée
- PV de sortie d’immobilisation
Chef de
SAGE Fiche d’OD
Département Réalise la saisie de l’OD sur SAGE
6 saisie
Administratif ;
Comptable et
Appose le cachet SAISIE sur l’OD
Financier
Chef de
Département Classe les documents suivant dans le classeur des OD :
7 Classeur des
Administratif ; - OD,
Fiches d’OD
Comptable et - PV de sortie d’immobilisation
Financier
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________192/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Chef de Identification des Etat des
Département Identification des
immobilisations à céder immobilisa-
1 Administratif ; immobilisations
tions
Comptable et signataires
Financier
Autorisation des
Vérification des
sorties d’immobilisations
raisons de sortie
d'immobilisation
Directrice
2
Générale
Autorisation de
l’état des
immobilisations
Réalisation des sorties

Etablissement des
d’immobilisations
PV PV de sortie
Signature du PV aux
3 chefs de services
concernés
Isolement des
immobilisations
Chef de Diffusion du PV de
Département sortie d’immobilisation
Administratif ;
Scanne du PV de
Comptable et
sortie
Financier r
Transmission des
copies du PV aux
4 services concernés
Transmission des
originaux du PV au
comptable
____________________________________________________________________________________________________193/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Imputation de la sortie
d’immobilisation
Création de la
fiche
d’imputation
Réalisation des
imputations
comptables
Chef de
Département
Administratif
; Comptable Validation des
et Financier documents
Saisie des écritures

d’amortissement mensuel
6 Réalisation de la
saisie de l’OD
Classement des
documents
7
signataires
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________194/276
Mai. 2023
FINANCIERES
II.2 CPT : Gestion des comptes
Objectifs
L'application systématique de ces procédures contribue à :
 S'assurer du respect des principes comptables préconisés par le SYSCOHADA

 S’assurer de la qualité de l’information comptable,
 Faciliter le contrôle des opérations comptable,
 Faciliter les travaux d'arrêté des comptes,
 Respecter les délais de production des états financiers périodiques et annuels.
Règles de gestion
 Les opérations comptables sont effectuées sous la supervision du Chef de

Département Administratif, Comptable et Financier
 La création de nouveaux comptes est effectuée par le chef comptable,
 Toutes les fiches d’imputation d’Opérations Diverses (OD) de correction sont signées par le Chef
comptable
 Les comptes sont arrêtés en retenant l'hypothèse de la continuité d'exploitation,
CPT Gestion des comptes
CPT.01 Création de nouveaux comptes

CPT.02 Gestion des OD de correction
____________________________________________________________________________________________________195/276
Mai. 2023
FINANCIERES
IV.2.2 CPT.01 : Créations de nouveaux comptes
Documents/
Interfaces
Elaboration de la liste de comptes à créer
Elabore la liste de comptes à créer
Chef de service Formalise la motivation de création de nouveaux Comptes Liste motivée de
1 comptabilité comptes à créer
générale et Signe la liste motivée de comptes à créer
fiscalité
Transmet la liste motivée de comptes à créer au chef de département
administratif, comptable et financier pour validation
Validation de la liste de compte à créer
Reçoit la liste motivée des comptes à créer du Chef de service Liste motivé de
comptabilité générale et fiscalité comptes à créer
Chef de Analyse la pertinence de la création de nouveaux comptes

département Liste motivée de
2 administratif Rejette la liste non pertinente comptes à créer
comptable et rejetée
financier pour Liste motivée de
validation Signe la liste motivée des comptes à créer pour validation comptes à créer
validée
Transmet la liste motivée des comptes à créer validée au Chef de
service comptabilité générale et fiscalité
Création du nouveau compte
Liste motivée de
Reçoit la liste motivée des comptes à créer validée par le chef de
comptes à créer
département administratif, comptable et financier pour validation
validée
SAGE / Comptes
Chef de service Effectue la création des comptes crées
3 comptabilité
Liste motivée de
générale et Marque « créés » sur la liste motivée des comptes créés validée par le
comptes à créer
fiscalité chef de département administratif, comptable et financier pour
validée marquée «
validation
créés »
Transmet une copie de la liste motivée des comptes créés à tous
les comptables
Classement de la fiche de création du nouveau compte
Chef de
service
4 Classeur
comptabilité Classe la liste motivée des comptes créés
Dossier électronique
générale et
fiscalité
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________196/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Responsabl Documents/
Etape Actions/Tâches
e Interfaces
Elaboration de la fiche d’OD de correction motivée
Fiche d’OD de
Elabore une fiche d’OD de correction motivée
correction
Chef de Signe la fiche d’OD
1 service
comptabilité Crée la liasse d’OD en joignant les documents suivants :
Liasse d’OD de
générale et - Fiche d’OD de correction motivée,
correction motivée
fiscalité - Copie des pièces justificatives.
Transmet la liasse d’OD de correction motivée au chef de département
administratif comptable et financier pour validation pour validation
Validation de la fiche d’OD de correction motivée
Liasse d’OD de
Reçoit la liasse d’OD de correction motivée du Comptable
correction motivée
Analyse la pertinence de la correction proposée
Chef de Liasse d’OD de
département Rejette la proposition non pertinente correction motivée
2
administratif rejetée
comptable et
Liasse d’OD de
financier
Signe la liasse d’OD de correction motivée pour validation correction motivée
validée
Transmet la liasse d’OD de correction motivée validée au chef de
Comptabilisation de la fiche d’OD de correction motivée validée
Liasse d’OD de
Reçoit la liasse d’OD de correction motivée validée par le Chef
correction motivée
Chef de comptable
validée
service Comptabilise la liasse d’OD de correction motivée validée par le Chef
3 SAGE
comptabilité comptable
générale et
fiscalité Met le cachet « Saisie » sur la liasse d’OD de correction motivée Liasse d’OD de
validée et comptabilisée par le chef de département correction motivée
administratifcomptable et financier validée « Saisie »
Classement de la liasse d’OD de correction motivée validée

comptabilisée
Chef de
4 service
Classe la liasse d’OD de correction motivée validée comptabilisée
comptabilité Classeur
par le chef de département administratif comptable et financier
générale et
fiscalité
Fin de procédure
II.2.2 CPT.02 : Gestion des OD de correction
____________________________________________________________________________________________________197/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Elaboration de la fiche
d’OD de correction motivée Elaboration de la
Fiche d’OD
fiche d’OD
Chef de service
comptabilité
1
générale et
fiscalité
Création de la
Signature de la liste liasse d’OD
Validation de la fiche d’OD

Analysemotivée
de correction de la
pertinence de la
correction
Chef de
département Proposition
2 administratif pertinente?
comptable et
financier
Non Oui
Validation de la
Rejet de la
liasse d’OD de
proposition
correction
Comptabilisation de la fiche
d’OD de correction
Comptabilisation
motivée validée de
la liasse d’OD de
correction
3
Chef de service
Emargement de la
comptabilité
liasse d’OD
générale et
correction
fiscalité
Classement de la liasse d’OD de
correction motivée validée
comptabilisée Classement de
4 liasse d’OD Base de
données
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________198/276
Mai. 2023
FINANCIERES
II.3 SOL : Suivi des soldes des comptes
Objectifs

 S’assurer de la qualité de l’information comptable,
 Faciliter le contrôle des opérations comptables,
Règles de gestion
 Les travaux d'arrêté sont dirigés par le Chef département Administratif, Comptable et Financier
 Les opérations comptables sont effectuées sous la supervision du Chef comptable,
 Les soldes des comptes de l’actif circulant sont analysés tous les mois,
 Les soldes des comptes du passif circulant sont analysés tous les mois,
 Les comptes de tiers sont circularisés chaque fin de trimestre
SOL Suivi des soldes des comptes
SOL.01 Analyses de soldes

SOL.02 Circularisation trimestrielle de tiers
____________________________________________________________________________________________________199/276
Mai. 2023
FINANCIERES
II.3.1 SOL.01 : Analyse périodique des soldes de comptes
e Interfaces
Préparation des travaux d’analyses de soldes
Balance générale
Chaque fin de mois, édite la balance générale des comptes
des comptes
Elabore la liste des comptes à analyser mettant en évidence les
principales informations suivantes :
- N° de compte, Libellé,
- Solde du compte avant analyse, Liste nominative
- Solde du compte après analyse, d’analyse de solde
- Variation des soldes d’avant et après analyse,
- Comptable chargé de l’analyse du solde,
Chef de
- Période d’analyse (date de début et date de fin).
département
1 Modèle de fiche
administratif Elabore le modèle de fiche d’analyse de solde
comptable et d’analyse de solde
financier Liste nominative
Transmet les documents suivants à tous les comptables impliqués dans
des comptes à
les travaux d’analyse de soldes mensuelles :
analyser,
- Liste nominative des comptes à analyser,
- Modèle de fiche d’analyse de solde Modèle de fiche
d’analyse de solde
Classe provisoirement les documents transmis-en attente des travaux

Classeur
Réalisation des analyses des soldes des comptes

Reçoit les documents suivants du chef de département administratif, Liste nominative
comptable et financier: des comptes
- Liste nominative des comptes à analyser, Modèle de fiche
- Modèle de fiche d’analyse de solde d’analyse de solde
Chef de Réalise les travaux d’analyses de solde des comptes qui leur ont été
service attribués individuellement
2 Fiche d’analyse de
comptabilité Renseigne les fiches d’analyse de solde pour chaque compte
générale et solde renseignée
fiscalité Fiche d’analyse de
Réalise les commentaires nécessaires des soldes analysés
solde commentée
Copie des
Fait les copies des pièces justificatives pertinentes des soldes analysés pièces
commentés justificatives
pertinentes
____________________________________________________________________________________________________200/276
Mai. 2023
FINANCIERES
e Interfaces
Réalisation des analyses des soldes des comptes (Suite)
Elabore une fiche d’OD de correction motivée au vu des régularisations

fiche d’OD
nécessaires
Signe la fiche d’OD fiche d’OD signée
Chef de Crée la liasse d’OD en joignant les documents suivants :
2 service Liasse d’OD de
- Fiche d’OD de correction motivée,
comptabilité correction motivée
- Copie des pièces justificatives pertinentes.
générale et
fiscalité Transmet les documents suivants au chef de département administratif Fiche d’analyse de
comptable et financier : solde commentée,
- Fiche d’analyse de solde commentée, Liasse d’OD de
- Liasse d’OD de correction motivée. correction motivée
Validation des analyses des soldes
Fiche d’analyse de
Reçoit les documents suivants:
solde commentée,
- Fiche d’analyse de solde commentée,
- Liasse d’OD de correction motivée. Liasse d’OD de
correction motivée
Vérifie la correcte réalisation des travaux d’analyse
Analyse la pertinence de la correction proposée
Rejette la fiche d’analyse de solde incorrecte solde incorrecte
Chef de rejetée
département Fiche d’analyse de
3 Vise la fiche d’analyse de solde commentée correcte pour
administratif, solde commentée
validation
comptable et validée
financier Liasse d’OD de
Vise la liasse d’OD de correction motivée pour validation Correction
motivée validée
solde commentée
Transmet les documents suivants au chef de service comptabilité
validée,
générale et fiscalité :
- Fiche d’analyse de solde commentée validée,
- Liasse d’OD de correction motivée validée Liasse d’OD de
correction motivée
validé
____________________________________________________________________________________________________201/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Comptabilisation de la fiche d’OD de correction motivée validée
solde commentée
Reçoit les documents suivants du chef de département
administratif, comptable et financier: validée,
- Fiche d’analyse de solde commentée validée,
Chef de Liasse d’OD de
- Liasse d’OD de correction motivée validée
service correction motivée
4 validée
comptabilité
générale et Comptabilise la liasse d’OD de correction motivée validée par le chef
SAGE
fiscalité : de département administratif, comptable et financier
Liasse d’OD de
Met le cachet « Saisie » sur la liasse d’OD de correction motivée validée
correction
comptabilisée par le chef de département administratif comptable et
motivée validée «
financier
Saisie »
Renseignement de la liste nominative d’analyse de solde
Renseigne la liste nominative d’analyse de solde en complétant les
Chef de informations suivantes : Liste
département - Solde du compte après analyse, nominative
5
administratif, d’analyse de
- Variation des soldes avant et après analyse,
comptable et solde
- Comptable ayant réalisé l’analyse du solde, renseignée
financier
- Période réelle d’analyse (date de début et date de fin).
Chef de
département
administratif, Classe liste nominative d’analyse de solde renseignée Classeur
comptable et
financier
6 Fiche d’analyse de
Chef de solde commenté
validée,
département
administratif, Classe les documents suivants ;
Liasse d’OD de
comptable et
correction
financier motivée validée «
Saisie »
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________202/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Responsabl Liste des

Documents/
Etape Actions/Tâches comptes
e Interfaces
Préparation des travaux
d’analyses de soldes Elaboration de la
liste des comptes
Fiche
d’analyse
Chef de
département Elaboration du modèle
1 administratif de fiche d’analyse de
comptable et solde
financier
Transmission des
documents
Réalisation des analyses

des soldes des comptes Reception des
documents
Réalisation des
travaux d’analyses de
soldes des comptes
Renseignement des
fiches d’analyse de
solde
Chef de
service Réalisation des
2 comptabilité commentaires des
générale et soldes analysés Fiche d’OD
fiscalité
Elaboration d’une
fiche d’OD
Liasse
d’OD
Transmission des
documents
____________________________________________________________________________________________________203/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Validation des analyses
des soldes
Vérification de la
correcte réalisation
des travaux
Chef de Correction
département pertinente?
3 administratif
comptable et
Non Oui
financier
Rejet de la fiche
Vise la fiche d’analyse
Vise la liasse d’OD de

correction
Comptabilisation de la fiche d’OD

de correction motivée validée
Comptabilisation de la
liasse d’OD
Chef de service
comptabilité
4
générale et
fiscalité :
Met le cachet ‘‘Saisie’’
sur la liasse d’OD
Renseignement de la liste
nominative
d’analyse de solde Renseignement de la
5 ligne nominative
Chef de
département
administratif
comptable et
Classement de la
financier
6 liste nominative
d’analyse
____________________________________________________________________________________________________204/276
Mai. 2023
FINANCIERES
II.3.3 SOL.02 : Circularisation trimestrielle de tiers
Documents/
Interfaces
Sélection des tiers à circulariser
Chef de Balance des tiers à

En fin de trimestre, collecte les documents suivants :
service la fin du trimestre,
- Balance des tiers à la fin du trimestre,
comptabilité
- Modèles de lettre de Circularisassion par type de tiers à
générale et Modèles de
circulariser.
fiscalité lettre
Elabore la liste des tiers à circulariser mettant en évidence les
principales informations suivantes :
Chef de service - Désignation,
comptabilité - Objet de relation commerciale, Liste des tiers
1 générale et - Adresse, à circulariser
fiscalité - Montant des mouvements débit pour les tiers de l’actif,
- Montant des mouvements crédit pour les tiers du passif,
- Solde à fin du trimestre.
Chef de service
comptabilité Lettres
Prépare les lettres individuelles de Circularisassion des tiers
générale et individuelles
fiscalité
Liste des tiers à
Chef de service Transmet les documents suivants au chef de département administratif
comptable et financier : circulariser
comptabilité
générale et - Liste des tiers à circulariser,
Lettres
fiscalité - Lettres individuelles de Circularisassion individuelles
Validation des tiers à circulariser
Liste des tiers à
Reçoit les documents suivants du chef de service comptabilité générale
circulariser
et fiscalité :
- Liste des tiers à circulariser,
Chef de Lettres
- Lettres individuelles de Circularisassion
département individuelles
administratif Analyse la pertinence de la liste des tiers à circulariser
comptable et Rejette la liste des tiers à circulariser à corriger
financier Liste des tiers
2 Vise la liste des tiers à circulariser correcte pour validation
validée
Lettres
Signe les lettres individuelles de Circularisassion
signées
Chef de Transmet les documents suivants au chef de service comptabilité Liste des tiers
département
générale et fiscalité: validée
administratif
- Liste des tiers à circulariser validée,
comptable et
financier - Lettres individuelles de Circularisassion signées. Lettres signées
____________________________________________________________________________________________________205/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Etape Responsable Actions/Tâches Interface
Transmission des lettres de Circularisassion aux tiers
Liste des tiers
Chef de à circulariser
Reçoit les documents suivants du chef de service comptabilité générale
département et fiscalité : validée
administratif
- Liste des tiers à circulariser validée,
comptable et Lettres
- Lettres individuelles de Circularisassion signées.
individuelles
financier
signées
Elabore le tableau de suivi de la Circularisassion mettant en évidence
les principales informations suivantes :
Chef de - Désignation du tiers circularisé, Tableau de
département - Adresse, suivi de la
administratif
3 - Date de transmission de la lettre, Circularisassio
comptable et
- Date de 1ère relance, n
financier
- Date de 2ème relance,
- Date de réponse.
Chef de
département
Transmet les lettres individuelles de Circularisassion signées aux tiers Cf. procédure
administratif
concernés d’envoi de courrier
comptable et
financier
Chef de
département
Tableau de
administratif Renseigne le tableau de suivi de la Circularisassion
suivi
comptable et
financier
Suivi de la Circularisassion
Collecte les réponses reçues Réponses reçues
Réalise les relances nécessaires Relance

Chef de
Classe les réponses reçues en attente d’exploitation Classeur
4 département
administratif Tableau de
Renseigne le tableau de suivi de la Circularisassion
comptable et suivi
financier Originaux des
Conserve les originaux des réponses reçues
réponses reçues
Transmet la copie de la réponse reçue au chef de service Copie des
comptabilité générale et fiscalité chargé d’analyser le solde du tiers réponses reçues
____________________________________________________________________________________________________206/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Exploitation des réponses des tiers circularisés
Reçoit la copie de la réponse reçue du chef de département Copie des
administratif comptable et financier réponses reçues
État de
Elabore un état de rapprochement de la réponse reçue avec le rapprochement
Chef de service solde à la balance des tiers de la réponse
comptabilité reçue
générale et
fiscalité Tire l’écart résultant du rapprochement
5 Investigue l’écart
Cf. procédure de
Propose une écriture d’OD de correction
gestion des OD
Chef de
département Cf. procédure
Envoie une lettre au tiers pour lui notifier son erreur ou omission
administratif d’envoi de
avec les copies de pièce justificative
comptable et courrier
financier
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________207/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Sélection des tiers
à circulariser Collecte des
documents d’analyse
Chef de service
comptabilité Elaboration de la liste Balance
1 des tiers
générale et Lettre
fiscalité
Préparation des lettres Liste des

individuelles de tiers
circularisassion des tiers
Validation des tiers à

circulariser
Analyse de la pertinence
de la liste des tiers
Analyse
pertinente?
Non Oui
Chef de
département
2 administratif Rejet de la liste des Vise la liste des tiers
comptable et tiers à circulariser à circulariser
financier
Signature des lettres

individuelles
____________________________________________________________________________________________________208/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interface
Transmission des lettres de
Circularisassion aux tiers
Elaboration du Tableau de
tableau de suivi de la suivi
Chef de circularisassion
département
3 administratif
comptable et Transmission des
financier lettres individuelles
aux tiers concernés
Renseignement du
tableau de suivi
Suivi de la Circularisassion
Collecte des réponses

reçues
Réalisation des
relances nécessaires
Chef de
département Renseignement du
4 administratif tableau de suivi
comptable et
financier
Transmission de la
copie de la réponse
reçue
____________________________________________________________________________________________________209/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Exploitation des réponses
des tiers circularisés
Elabore un état de
rapprochement de la
réponse
Chef de service Tire l’écart résultant

comptabilité du rapprochement
générale et
fiscalité
Investigation de
5 l’écart
Proposition d’une
écriture d’OD de
correction
Notification d e
l ’ erreur ou omission
Chef de avec les copies de pièce
département justificative
administratif
comptable et
financier
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________210/276
Mai. 2023
FINANCIERES
II.4 STH : Travaux de synthèse
Objectifs

 S’assurer la qualité de l’information comptable,
 Faciliter le contrôle des opérations comptables,
Règles de gestion
 Les travaux d'arrêté sont dirigés par le Chef de département Administratif, Comptable et Financier,
 Les opérations comptables sont effectuées sous la supervision du chef comptable,
 Toutes les fiches d’imputation d’Opérations Diverses (OD) de correction sont signées par le
Chef comptable,
 La mission de commissariat aux comptes (CAC) fait l’objet de planification systématique,
 Le plan d’actions des travaux de préparation des missions de CAC est élaboré par le
Chef comptable,
 Le plan d’actions des travaux de préparation des missions de CAC est validé par le Chef de
département Administratif, Comptable et Financier,
 La mise en œuvre du plan d’actions des travaux de préparation des missions de CAC fait
l’objet de suivi hebdomadaire,
 La mise en œuvre du plan d’actions des travaux de préparation des missions de CAC fait
l’objet de rapport de fin mise en œuvre.
STH Travaux de synthèse
STH.01 Etablissement du compte de résultat mensuel

STH. 02 Préparation de la mission annuelle de commissariat aux comptes
____________________________________________________________________________________________________211/276
Mai. 2023
FINANCIERES
II.4.1 STH.01 : Elaboration du compte de résultat mensuel
Documents/
Elaboration du compte de résultat provisoire
Chef de service
comptabilité Après les analyses de soldes des comptes du bilan, édite la balance Balance provisoire
générale et provisoire corrigée corrigée
1
fiscalité
Chef de service
comptabilité Compte de
Elabore le compte de résultat provisoire
générale et résultat provisoire
fiscalité
Revue analytique des comptes de résultat comparés de la période
Réalisés N/Réalisés N- 1
Chef de service
Tableau des
comptabilité Elabore le tableau des comptes de résultat comparés des mêmes
comptes de
générale et périodes réalisés N/réalisés N-1 mettant en évidence les écarts
résultat comparés
fiscalité
Chef de service
Revue analytique
comptabilité Procède à la revue analytique des comptes de résultat comparés
des comptes de
générale et réalisés N/réalisés N-1 (explication des SIG, des écarts, des évolutions,
résultat
fiscalité
Chef de service Pièces
comptabilité justificatives
Remonte aux pièces justificatives des écarts non cohérents
générale et des écarts non
fiscalité cohérents
2 Chef de service
comptabilité Fiches d’OD de
Propose des fiches d’OD de corrections
générale et corrections
fiscalité
Chef de service
Propositions de
comptabilité
Propose des mesures correctives mesures
générale et
correctives
fiscalité
Revue
Transmet les documents suivants au Chef de département analytique des
Chef de service administratif, comptable et financier : comptes de
comptabilité - Revue analytique des comptes de résultat comparés réalisés résultat
générale et N/réalisés N-1 comprenant les propositions de mesures comparés
fiscalité correctives
- Fiches d’OD de correction. Fiches d’OD de
correction
____________________________________________________________________________________________________212/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Revue analytique des comptes de résultat comparés de la
période réalisés N et prévisions N
Tableau des
Elabore le tableau des comptes de résultat comparés des mêmes
comptes de
périodes réalisés N/Prévisions N mettant en évidence les écarts
Résultat
Revue analytique
Procède à la revue analytique des comptes de résultat comparés
des comptes de
réalisés N /prévisions N
résultat
Pièces justificatives
Remonte aux pièces justificatives des écarts non cohérents des écarts non
3 Chef de service cohérents
comptabilité Propose des fiches d’OD de corrections Fiches d’OD
générale et
fiscalité Propose des mesures correctives
Revue
Transmet les documents suivants au chef de département analytique des
administratif comptable et financier : comptes de
- Revue analytique des comptes de résultat comparés réalisés résultat
N/ prévisions N comprenant les propositions de mesures comparés
correctives
- Fiches d’OD de correction. Fiches d’OD de
correction
Validation des revues analytiques réalisées
Revue
Reçoit les documents suivants du Chef de service comptabilité
analytique des
générale et fiscalité:
comptes de
- Revue analytique des comptes de résultat comparés réalisés
résultat
N/réalisés N-1 comprenant les propositions de mesures
comparés
correctives
- Fiches d’OD de correction. Fiches d’OD
Chef de
4 département
administratif Revue
comptable et analytique des
financier Reçoit les documents suivants du chef de service comptabilité comptes de
générale et fiscalité : résultats/
- Revue analytique des comptes de résultat comparés réalisés comparés
N/ prévisions N comprenant les propositions de mesures Réalisés N/
correctives Prévisions N
- Fiches d’OD de correction.
Fiches d’OD de
correction
____________________________________________________________________________________________________213/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Validation des revues analytique réalisées (Suite)
Chef de Analyse les revues analytiques

département
Fait des corrections
administratif
comptable et Revues
financier / Chef Vise les revues analytiques pour validation analytiques
de service validées
comptabilité
générale et Fiches d’OD
Vise les Fiches d’OD de correction pour validation
fiscalité validées
Copies des revues
4 analytiques
Chef de
département Classe les copies des documents suivants : validées,
administratif - Revues analytiques validées, Copies des fiches
comptable et - Fiches d’OD de corrections validées. d’OD de
financier corrections
validées.
Revues
Chef de Transmet les originaux des documents suivants au Chef de service analytiques
département comptabilité générale et fiscalité : validées,
administratif
- Revues analytiques validées, Fiches d’OD de
comptable et
financier - Fiches d’OD de corrections validées. correction
validées
Corrections des comptes
Chef de
service Revues
Reçoit les documents suivants du Chef de département administratif,
comptabi analytiques
comptable et financier :
lité validées,
- Revues analytiques validées,
générale Fiches d’OD de
6 - Fiches d’OD de corrections validées.
et correction validées
fiscalité
Chef de service
comptabilité
Traite les OD de correction
générale et
fiscalité
Mise à jour des revues analytiques
Balance définitives
Imprime la balance définitive du mois
Chef de service du mois
7 comptabilité Met à jour les revues analytiques au regard des comptes Revues analytiques
générale et corrigés mises à jour
fiscalité Transmet une copie des revues analytiques mises à jour au chef de Revues analytiques
département administratif, comptable et financier mises à jour
____________________________________________________________________________________________________214/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Prise de mesures correctives
Chef de Cf. Procédure

8 département de
Procède à la prise de décisions relatives aux mesures correctives
administratif validées communicatio
comptable et
n interne
financier
Classement de documents
Chef de Classe les documents suivants :
service - Balance définitive du mois,
9 comptabilité Classeur
- Revues analytiques mises à jour,
générale et
fiscalité - Fiche d’OD de correction.
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________215/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Documents/
Elaboration du compte de
résultat provisoire
Edition de la balance Balance
provisoire corrigée provisoire
Chef de service
1
comptabilité
générale et Compte de
Elaboration du
fiscalité résultat
compte de résultat
Revue analytique des

comptes de résultat Elaboration du Tableau
comparés de la période
tableau des comptes des
Réalisés N/Réalisés N- 1
de résultat comptes
de résultat
Chef de service Procède à la revue

comptabilité analytique des
2
générale et comptes de résultat
fiscalité
Proposition des fiches

d’OD de corrections et
des mesures
correctives
Revue analytique des comptes
de résultat
comparés de la période Elaboration du
réalisés N et prévisions tableau des comptes
de résultat
Procède à la revue
Chef de service analytique des
comptabilité comptes de résultat
3
générale et
fiscalité
Proposition des fiches
d’OD de corrections et
des mesures
correctives
____________________________________________________________________________________________________216/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Validation des revues
analytique réalisées
Chef de
département
administratif
comptable et Analyse des revues
financier / Chef analytiques
de service
comptabilité
générale et
Vise les revues
fiscalité
analytiques et les fiches
4
d’OD
Classement des revues

analytiques et des fiches
Chef de d’OD
département
administratif
comptable et
financier Transmission des
originaux des
documents
Corrections des comptes

Chef de service
comptabilité Traitement des OD de
5 générale et corrections
fiscalité
Mise à jour des
revues analytiques Impression de la
balance définitive du
mois
Chef de service
comptabilité
6 Mise à jour des revues
générale et
analytiques
fiscalité
____________________________________________________________________________________________________217/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Prise de mesures correctives
Chef de
département
7 administratif
comptable et Prise de décisions
financier relatives aux mesures
correctives validées
Classement de documents
Chef de
service Classement des
8 comptabilité documents
générale et
fiscalité
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________218/276
Mai. 2023
FINANCIERES
I.4.4 STH.02 : Préparation de la mission annuelle de commissariat aux comptes
Documents/
Interfaces
Elaboration du projet de plan d’action des travaux préparatifs de
la mission de commissariat aux comptes
En fin d’année, collecte la date d’intervention du commissariat Lettre de mission du
aux comptes CAC
Collecte les informations sur la disponibilité des comptables à Planning de congés
impliquer dans les travaux préparatifs
Elabore le projet de plan d’actions des travaux préparatifs, de la Projet de plan
mission de commissariat aux comptes, mettant en évidence les d’actions des
Chef de service principales informations suivantes : travaux préparatifs
1
comptabilité - Les actions à mener,
générale et - Les tâches à faire au niveau de chaque action,
fiscalité - Les dates de début et de fin de chaque action,
- Les dates de début et de fin de chaque tâche,
- Les livrables de chaque action
- Les livrables de chaque tâche,
- Les acteurs de chaque tâche.
Transmet le plan d’actions au chef de département administratif,
comptable et financier pour validation
Validation du plan d’actions des travaux préparatifs
Reçoit le projet de plan d’actions transmis par le chef de service Projet de plan
comptabilité générale et fiscalité d’actions des
travaux préparatifs
Analyse la pertinence des actions arrêtées
Vérifie l’exhaustivité des travaux pris en compte, notamment : Projet de plan
- Le suivi des points des derniers rapports de commissariat d’actions des
Chef de aux comptes, travaux préparatifs
département - Les analyses des comptes d’immobilisations,
administratif, - Les analyses des comptes des capitaux permanents,
comptable et
- Les analyses des comptes de l’actif circulant,
2 financier
- Les analyses des comptes du passif circulant,
- Les états de rapprochements bancaires,
- La circularisassion des tiers,
- Les travaux de cut-off,
- Les inventaires,
- La revue analytique des comptes de charges et de produits
Chef de Vérifie la cohérence des dates au regard de celle de
département l’intervention du Commissaire aux comptes
administratif, Plan d’actions
Annote le plan d’actions pour correction
comptable et annoté
financier Vise le plan d’actions reçu pour validation Plan d’actions validé
Transmet le plan d’actions validé au Chef comptable
____________________________________________________________________________________________________219/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Communication du plan d’action
Liste de présence
Chef de Réalise une réunion de lancement des travaux préparatifs
PV de réunion
3 département Transmet une copie du plan d’actions validé à tous les acteurs Décharge du plan
administratif
concernés par les travaux d’actions transmis
comptable et
financier Classe le plan d’actions validé en attente de sa mise en œuvre Classeur
Mise en œuvre du plan d’action

Veille à la mise en œuvre du plan d’actions validé par des réunions
Chef de service d’étape au moins 2 fois par semaine
4 comptabilité Elabore un rapport de mise en œuvre exhaustive des actions du Rapport de mise en
générale et plan. œuvre du plan
fiscalité Transmet le rapport de mise en œuvre au chef de département
administratif comptable et financier
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________220/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Documents/
Interfaces
Chef de service Elaboration du projet
de plan
comptabilité
d’action des travaux Collecte de la date
générale et préparatifs d’intervention du
fiscalité de la mission de
commissariat
commissariat aux
aux comptes comptes
1 Collecte
d’informations sur la
disponibilité des
comptables
Elaboration du projet Plan

de plan d’actions des d’action
travaux préparatifs
Validation du plan
d’actions
Analyse de la
des travaux préparatifs
pertinence des actions
arrêtées
Vérification de
l’exhaustivité des
travaux
Chef de Vérification de la
département cohérence des dates
2 administratif
comptable et
financier
Annotation du plan
d’actions
Vise le plan d’action
____________________________________________________________________________________________________221/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Communication du plan d’action
Chef de Réalisation d’une

département réunion de lancement
3 des travaux
administratif
comptable et
financier
Classement du plan
d’actions validé
Mise en œuvre du
plan d’action
Mise en place des
réunions d’étapes
Chef de service
comptabilité
4
générale et
fiscalité Elaboration du
rapport de mise en
œuvre des actions
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________222/276
Mai. 2023
FINANCIERES
III. PROCÉDURES DE GESTION FINANCIERE
III.1 EMP : Gestion des emprunts
Objectifs
L'objectif de cette procédure est de permettre une gestion efficace des emprunts de SIGAS auprès
des banques.
Règles de gestion
 Tout emprunt doit être planifié,

 L’emprunt sollicité doit être supporté par un projet viable dûment validé,
 L’emprunt sollicité doit être dimensionné au besoin réel de l’entreprise,
 Le montant de l'emprunt doit répondre à la capacité d’endettement de la société,
 Les conditions d’emprunt doivent être les plus avantageuses pour l’entreprise,
 Les obligations nées de l’emprunt doivent être honorées dans les délais.
Composante de la procédure
EMP Gestion des emprunts
EMP.01 Planification de l’emprunt

EMP.02 Sélection de l’offre bancaire
EMP.03 Réception des fonds
____________________________________________________________________________________________________223/276
Mai. 2023
FINANCIERES
III.1.1 EMP.01 : Planification de l’emprunt
Documents/
Détermination du besoin de financement
Chef de service Collecte les données pour élaborer l’état du besoin de
1 comptabilité financement Données d’entrée
générale et
fiscalité Elabore l’état du besoin de financement commenté
Elaboration du plan de financement
Plan de
Elabore le plan de financement souhaité
financement
Elabore l’état de trésorerie prévisionnel relatif au plan de Etat de trésorerie
financement prévisionnel
Etat de besoin de
Chef de service
2 financement
comptabilité Transmet les documents suivants au chef de service comptabilité
générale et générale et fiscalité pour validation :
fiscalité Plan de
- Etat de besoin de financement,
financement
- Plan de financement,
- Etat de trésorerie prévisionnel Etat de trésorerie
prévisionnel
Validation du plan de financement
Reçoit les documents suivants du chef de département finance et Etat de besoin de
comptabilité financement
- Etat de besoin de financement, Plan de
financement
Etat de trésorerie
- Etat de trésorerie prévisionnel. prévisionnel
Analyse les documents reçus du Chef de département finance et
comptabilité
Chef de Fait les corrections nécessaires
département
3 Etat de besoin de
administratif
financement validé
comptable et
En cas d’absence de correction, visé les documents suivants pour
financier
validation :
Plan de
- Etat de besoin de financement, financement validé
- Etat de trésorerie prévisionnelle. Etat de trésorerie
prévisionnel
validé
Transmet les points de corrections au chef de service comptabilité Points de
générale et fiscalité correction
____________________________________________________________________________________________________224/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Ouverture d’un dossier d’emprunt
Ouvre un dossier d’emprunt Dossier d’emprunt
Etat de besoin de
Chef de service Classe les documents suivants dans le dossier d’emprunt : financement validé
4 comptabilité Plan de financement
générale et
- Etat de besoin de financement validé,
validé
fiscalité - Plan de financement validé,
Etat de trésorerie
- Etat de trésorerie prévisionnel validé. prévisionnelle
validé
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________225/276
Mai. 2023
FINANCIERES
III.1.2 Description logique de la procédure
Documents/
Détermination du besoin
de financement Elaboration de l’état
Chef de de besoin de
1 Département financement
Finance et
Comptabilité
Elaboration du plan
Plan de
de financement Elaboration du plan de finan-
financement cement
Chef de
2 Département
Finance et
Comptabilité Elaboration de l’état Etat de
de trésorerie trésorerie
Validation du plan
de financement Analyse des
documents
Chef de
département
3 Administratif, Vise les documents
Comptable et
Financier
Mise en place des

réunions d’étapes

d’emprunt Dossier
Ouverture du dossier d’emprunt
Chef de service
comptabilité
4
générale et
fiscalité Classement des
documents
____________________________________________________________________________________________________226/276
Mai. 2023
FINANCIERES
III.1.3 EMP.02 : Sélection de l’offre bancaire

Documents/
Transmission de lettres de sollicitations aux banques
Liste des banques à
Etablit la liste des banques à solliciter
solliciter
Rédige les lettres de sollicitation des offres pour les banques
listées
Chef de service Fait signer les documents suivants au chef de département Liste des banques
1 comptabilité sélectionnées
administratif comptable et financier :
générale et - Liste des banques sélectionnées, Les lettres de
fiscalité - Les lettres de sollicitation. sollicitation
Transmet les lettres signées aux banques sélectionnées
Décharges des
Classe les décharges des lettres de sollicitation au dossier d’emprunt lettres de
sollicitation
Collecte des offres des banques
Chef de service Réalise le suivi des lettres de sollicitation adressées aux banques Mails de relance
2 comptabilité Collecte toutes les offres des banques contactées
générale et Etat de synthèse des
Elabore un état de synthèse des offres des banques
fiscalité offres
Négociation des offres des banques
Réalise des négociations avec les banques afin de réduire leur niveau
Mails de relance
Chef de service d’exigence
3 comptabilité Collecte toutes les offres revues des banques contactées
générale et
Etat de
fiscalité Elabore un état de synthèse des offres revues des banques synthèse des
offres revues
Analyse des offres des banques
Chef de service
comptabilité
Réunit un Comité d’analyse des offres bancaires
générale et
fiscalité
Comité d’analyse Réalise une analyse des offres reçues
des offres Fait une proposition motivée de la meilleure offre bancaire
4 Rédige le procès-verbal d’analyse des offres bancaires Procès-verbal
Procès-verbal des
Signe le procès-verbal d’analyse des offres bancaires
Chef de service offres signé
comptabilité Etat de synthèse
générale et Transmet les documents suivants au chef de département
des offres des
fiscalité administratif comptable et financier pour validation :
banques,
- Etat de synthèse des offres des banques,
- Procès-verbal d’analyse des offres bancaires Procès-verbal
____________________________________________________________________________________________________227/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Validation des résultats d’analyse des offres
Etat de synthèse
des offres des
Reçoit les documents suivants du Chef de service comptabilité
banques,
générale et fiscalité:
- Etat de synthèse des offres des banques, Procès-verbal
- Procès-verbal d’analyse des offres bancaires d’analyse des offres
chef de
bancaires
5 département
Etat de synthèse
administratif des offres des
comptable et banques signé
financier Signe les documents reçus pour validation de la meilleure offre
proposée.
Procès-verbal
d’analyse des offres
bancaires signé
Transmet les documents validés au chef de service comptabilité
générale et fiscalité
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________228/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Transmission de
lettres de
sollicitations aux Etablissement de la Liste des
banques liste des banques banques
Rédaction des lettres

de sollicitation des
Chef de service offres
comptabilité
1
générale et
fiscalité Transmission des
lettres signées aux
banques
Classement des
décharges des lettres
de sollicitation
Collecte des offres

des banques Réalisation du suivi
des lettres de
sollicitation
Collecte des offres des

banques
Chef de service
comptabilité
2
générale et
fiscalité Etat de
Elaboration de l’état
synthèse
de synthèse des offres
des offres
____________________________________________________________________________________________________229/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Négociation des offres
des banques
Réalisation des
négociations
Chef de service
comptabilité
3 Collecte des offres
générale et
fiscalité revues des banques
Elaboration de l’état Etat de

de synthèse des synthèse
offres des offres
Chef de service Analyse des offres
comptabilité
des banques Rassemblement du
Comité d’analyse des
générale et
offres
fiscalité
Réalisation de
l’analyse des offres
Comité d’analyse
des offres
Proposition motivée
de la meilleure
4 offre bancaire
Rédaction du procès- Procès

verbal d’analyse verbal
Chef de service
comptabilité
générale et
fiscalité
____________________________________________________________________________________________________230/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Validation des résultats
d’analyse des offres
chef de
département Signature des
documents
5 administratif
comptable et
financier
Transmission des
documents
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________231/276
Mai. 2023
FINANCIERES
III.1.5 EMP.03 : Réception des fonds
Documents/
Interfaces
Réalisation de la demande de prêt
Reçoit les documents validés par le chef de département administratif Etat de synthèse des
comptable et financière suivants : offres des banques,
Chef de service - Procès-verbal d’analyse des offres bancaires Procès-verbal
1 comptabilité Rédige la demande de prêt à la banque sélectionnée Demande de prêt
générale et Fait signer la demande de prêt par le chef de département
fiscalité administratif comptable et financière Demande de
prêt signée
Transmet la demande de prêt signée à la banque sélectionnée
Décharge des
Collecte les demandes déchargées
demandes
Transmission de documents complémentaires
Collecte la liste des documents complémentaires exigés par la
Chef de service Mails de relance
2 banque
comptabilité
générale et Réunit les documents complémentaires
Documents
fiscalité Transmet les documents complémentaires à la banque complémentaires
Signature du contrat de prêt
Reçoit le contrat de prêt

Chef de
département Vérifie la conformité du contrat de prêt à la proposition initiale Contrat de prêt
3
administratif validée
comptable et Signe le contrat de prêt
financière Contrat de prêt
Transmet le contrat de prêt signé à la banque
signé
Réception de la notification de l’accord de prêt
Notification de
l’accord de prêt
Reçoit de la banque les documents suivants
Exemplaire du
- La notification de l’accord de prêt, contrat de prêt
- Un exemplaire du contrat de prêt,
- Le tableau d’amortissement du prêt. Tableau
Chef de d’amortissement du
département prêt
4 administratif Constate la mise à disposition des fonds sur le compte bancaire Compte online
comptable et
Notification de
financière
Transmet une copie des documents suivants au Chef de service l’accord de prêt
comptabilité générale et fiscalité Tableau
- La notification de l’accord de prêt, d’amortissement du
- Le tableau d’amortissement du prêt, prêt
- L’extrait de compte ayant reçu les fonds
Extrait de compte
____________________________________________________________________________________________________232/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Comptabilisation de l’emprunt
La notification de
l’accord de prêt
Reçoit les documents suivants du chef de département administratif
Tableau
comptable et financier :
d’amortissement du
- La notification de l’accord de prêt,
prêt
- Le tableau d’amortissement du prêt,
Chef de service - L’extrait de compte ayant reçu les fonds Extrait de compte
5 comptabilité ayant reçu les
générale et fonds
fiscalité
Réalise les imputations comptables de l’emprunt
Fait viser la fiche d’imputation comptable par le chef de département Fiche d’imputation
administratif, comptable et financier comptable
Saisie la fiche d’imputation validée SAGE
Classe les pièces comptables de l’emprunt Classeur

Classement des documents de l’emprunt
Range les documents suivants au dossier de l’emprunt :

Chef de service - Procès-verbal d’analyse des offres bancaires,
6 comptabilité - Copie déchargée de la demande de prêt
Dossier de l’emprunt
générale et - la notification de l’accord de prêt,
fiscalité - un exemplaire du contrat de prêt,
- Le tableau d’amortissement du prêt,
- Une copie de l’extrait de compte ayant reçu les Fonds.
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________233/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Réalisation de la
demande de prêt
Réception des Etat de
documents validés synthèse
PV
Rédaction de la demande Demande

Chef de service de prêt de prêt
comptabilité
1
générale et
fiscalité Transmission de la
demande de prêt a la
banque
Collecte des demandes

déchargées
Transmission de
documents Collecte la liste des
complémentaires
Liste des
documents documents
Chef de service complémentaires
comptabilité
2 générale et
fiscalité Transmission des
documents
complémentaires
Signature du contrat
de prêt
Contrat de
Vérification du contrat de
prêt
prêt a la proposition initiale
Chef de
département
3 administratif
comptable et Signe le contrat de prêt
financière
____________________________________________________________________________________________________234/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Réception de
la notification
de l’accord de prêt
Chef de
département
4 administratif
comptable et
financière Constat de la mise a
disposition des fonds
Comptabilisation de
l’emprunt
Réalisation des imputations
comptables
Saisie de la fiche
5 d’imputation validée
Chef de service
comptabilité
générale et
fiscalité Classement des pièces
comptables de l’emprunt
Classement des
documents
de l’emprunt Rangement des
6 documents
____________________________________________________________________________________________________235/276
Mai. 2023
FINANCIERES
III.2 TRE : Gestion des mouvements de la trésorerie
Objectifs
L'objectif de cette procédure est de contribuer à une gestion optimale de la trésorerie. Elle permet
de s s’assurer que :
 Les mouvements de trésorerie doivent faire l’objet de plan de trésorerie dûment validé,
 Les encaissements sont exhaustivement effectués,
 Les décaissements sont effectués dans le strict intérêt de la société,
 Les décaissements sont dûment autorisés,
 Les valeurs en caisse sont sécurisées.
Règles de gestion
 Les opérations sur les comptes bancaires doivent être autorisées par les personnes
nommément désignées et dont les pouvoirs ont été communiqués à la banque,
 Les chéquiers ouverts sont gérés par le chef de service trésorerie qui établit les chèques,
tandis que les chéquiers en réserve sont conservés par le Chef de département
 Tous les encaissements ne doivent être effectués que par la caisse et/ou la banque,
 Tous les décaissements doivent être supportés par des pièces probantes et
préalablement autorisés par le Chef de département Administratif, Comptable et Financier,
 Le solde de la caisse ne doit pas dépasser plus de 500 000 de FCFA francs CFA.
TRE Gestion de la trésorerie
TRE 01 Planification et suivi de la trésorerie

TRE 02 Procédures d’encaissement
TRE 021 Encaissements des clients en espèce
TRE 022 Encaissements des chèques clients
TRE 023 Encaissement des effets de commerce
TRE 024 Escompte des effets de commerce
TRE 025 Approvisionnement de la caisse
TRE 03 Procédures de décaissement
TRE 031 Règlement des factures par espèces
TRE 032 Règlement des factures par chèques
TRE 033 Règlement des factures par virement
TRE 034 Règlement par effet de commerce
TRE 035 Versement d’espèce en banque
TRE 04 Etat de rapprochement bancaire
TRE 05 Inventaires de caisse
____________________________________________________________________________________________________236/276
Mai. 2023
FINANCIERES
III.2.1 TRE.01 : Planification et suivi de la trésorerie

Documents/
Interfaces
Elaboration des prévisions mensuelles de trésorerie
Etat des créances à
échoir de la
comptabilité clients
Avant le 25 de chaque mois, collecte les données pertinentes :
- Etat des créances à échoir de la comptabilité clients
Etat des dettes à
- Etat des dettes à échoir de la comptabilité fournisseurs
échoir de la
comptabilité
Chef de service fournisseurs
1 comptabilité
Avant le 25 de chaque mois, élabore l’état des prévisions de Etat des prévisions de
générale et
trésorerie du mois à venir éclatés par semaine trésorerie mensuelles
fiscalité
Vérifie que l’état des prévisions de trésorerie est conforme au
Budget de trésorerie
budget de trésorerie mensualisé
Si non, transmet l’état des écarts motivés au chef de département
Etat motivé des écarts
administratif, comptable et financier pour validation
Le 25 du mois, transmet l’état des prévisions de trésorerie
mensuelles conforme au budget au chef de département
administratif, comptable et financier
Validation des prévisions de trésorerie
Etat des prévisions de
Le 25 du mois, reçoit l’état des prévisions de trésorerie mensuelles
trésorerie mensuelles
Reçoit l’état des écarts motivés Etat motivé des écarts
Analyse la pertinence des écarts
Chef de
Annote l’état des écarts non pertinents pour refus
2 département
administratif Transmet l’état des écarts annoté Chef de service comptabilité
Etat des écarts annoté
comptable et générale et fiscalité
financier Etat des prévisions de
Vise l’état des prévisions de trésorerie mensuelles pour validation trésorerie
mensuelles visé
Transmet l’état des prévisions de trésorerie mensuelles validé à la
Directrice Générale pour approbation
Approbation des prévisions de trésorerie
Reçoit l’état des prévisions de trésorerie mensuelles validé par le
chef de département administratif, comptable et financier
Relève les corrections à apporter Etat des corrections
3 Transmet les corrections à apporter au chef de département
Directrice administratif, comptable et financier
générale Etat des prévisions de
En cas de prévisions correctes, signe l’état des prévisions de trésorerie
trésorerie mensuelles pour approbation mensuelles
approuvé
Transmet l’état des prévisions de trésorerie mensuelles approuvé
au chef de département administratif, comptable et financier
____________________________________________________________________________________________________237/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Communication des prévisions de trésorerie approuvées
Reçoit l’état des prévisions des trésoreries mensuelles approuvé par Etat des prévisions
Chef de la Directrice générale de trésorerie
4 département l’état des
administratif Scanne l’état des prévisions de trésorerie mensuelles approuvé prévisions de
comptable et trésorerie
financier Transmet l’état des prévisions de trésorerie mensuelles approuvé au
chef de service comptabilité générale et fiscalité pour exécution
Suivi des prévisions de trésorerie hebdomadaires
Etat des prévisions
Reçoit l’état des prévisions de finance et trésorerie mensuelles
de finance et
approuvé par la Directrice générale
trésorerie
Range l’état des prévisions de finance et trésorerie mensuelles
Chef de service Classeur
5 approuvé en attente d’exécution
comptabilité
Chaque vendredi, élabore l’état de suivi des prévisions de finance et
générale et
trésorerie commenté
fiscalité
Etat de suivi des
Transmet l’état de suivi des prévisions de trésorerie commenté au
prévisions de
chef de département administratif, comptable et financier pour
finance et trésorerie
remarques et suggestions
commenté
Actualisation des prévisions de trésorerie hebdomadaires
Chef de
département Etat de suivi des
Reçoit l’état de suivi des prévisions de trésorerie commenté
administratif prévisions de
du chef de service comptabilité générale et fiscalité
financier
Transmet les instructions pour actualiser les prévisions de finance et
Chef de service trésorerie des prochaines semaines à la trésorière
6 comptabilité Actualise l’état des prévisions de trésorerie des semaines prochaines
générale et Fait valider l’état des prévisions de finance et trésorerie des Etat des prévisions
fiscalité semaines prochaines actualisées au chef de département administratif, de finance et
comptable et financier trésorerie actualisé
Chef de
En cas de modifications substantielles des prévisions (plus de 20 %),
département Etat des prévisions
fait approuver l’état modifié des prévisions de trésorerie des
administratif de trésorerie
semaines prochaines par le responsable administratif, comptable et
comptable et actualisé approuvé
financier
financier
Communication de l’état actualisé des prévisions de trésorerie
approuvées
Scanne l’état actualisé des prévisions de finance et trésorerie des
semaines prochaines approuvé par le chef de département
Chef de service
7 administratif, comptable et financier
comptabilité
Etat des prévisions
générale et
Transmet l’état actualisé des prévisions de trésorerie des semaines de finance et
fiscalité
prochaines approuvé au financier pour exécution trésorerie actualisé
approuvé scanné
____________________________________________________________________________________________________238/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Suivi des prévisions de trésorerie mensuelles
Etat de suivi des
prévisions de
A la fin du mois, élabore l’état de suivi des prévisions de finance et
trésorerie mensuelles commenté
mensuelles
commenté
Transmet l’état de suivi des prévisions de trésorerie mensuelles
commenté au chef de département administratif, comptable et
Chef de service financier
8 comptabilité Etat de suivi des
générale et prévisions de
Vise l’état de suivi des prévisions de trésorerie mensuelles
fiscalité finance et trésorerie
commenté pour validation
mensuelles
commenté validé
Etat de suivi des
Transmet l’état de suivi des prévisions de finance et trésorerie prévisions finance et
mensuelles commenté validé au chef de département administratif, de trésorerie
comptable et financier mensuelles
commenté validé
Classement
Dossier des états de
trésorerie/Etat de
suivi des prévisions
Réalise le classement électronique de l’état de suivi des prévisions de
Chef de service de finance et
finance et trésorerie mensuelles commenté et validé
comptabilité trésorerie
9 générale et mensuelles
fiscalité commenté et validé
Réalise le classement Physique de l’état de suivi des prévisions de
Classeur
finance et trésorerie mensuelles commenté et validé
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________239/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Elaboration des prévisions
mensuelles de trésorerie
Elaboration de l’état Etat de des
des prévisions prévisions
Chef de service
comptabilité Réalisation des
1 négociations
générale et
fiscalité
Vérification de l’état
des prévisions
Validation des prévisions

de trésorerie
Analyse de la
pertinence des écarts
Chef de
département
2 administratif Annotation de l’état
comptable et des écarts
financier
Vise l’état des

prévisions
Approbation des prévisions

de trésorerie
Procède aux
corrections à apporter
Directrice
3 Signature de l’état des
générale
prévisions de
____________________________________________________________________________________________________240/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Communication des prévisions
de trésorerie approuvée
Chef de
département
4 administratif
comptable et Scanne l’état des
financier prévisions de
trésorerie
Suivi des prévisions de
Chef de service trésorerie
comptabilité hebdomadaires Elaboration de l’état
5 de suivi des
générale et
fiscalité prévisions
Actualisation des
Chef de
prévisions de
département trésorerie hebdomadaires Actualisation de l’état
6 administratif des prévisions de
financier
Communication de
Chef de service
l’état actualisé des
comptabilité prévisions de Fait approuver l’état
7
générale et trésorerie approuvées modifié des prévisions
fiscalité
Suivi des prévisions de
Elaboration de l’état
de suivi des prévisions
Chef de service
comptabilité
8 Vise l’état de suivi des
générale et
fiscalité prévisions
____________________________________________________________________________________________________241/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Classement
Chef de service Réalisation du

comptabilité classement
9 générale et électronique
fiscalité
Réalisation du
classement
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________242/276
Mai. 2023
FINANCIERES
III.2.3 TRE.02 : Procédures d’encaissement

III.2.3.1 TRE.021 : Encaissement des clients en espèce
Documents/
Interfaces
Réception des fonds
Procède au billetage des fonds Fonds
Compte les espèces versées par le client
Machine de
Vérifie l’authenticité des billets dans la machine
Chef de service contrôle de billet
1 comptabilité Logiciel SUGES
Etablit un reçu de caisse en 2 exemplaires sur le SUGES
générale et Reçu en 2 ex.
fiscalité Reçus signés par le
Fait signer le reçu par le client
client
Transmet un exemplaire au client exemplaire au client
Conserve un exemplaire
Récapitulatif des mouvements journaliers de caisse
l’état des
En fin de journée, élabore l’état des mouvements journaliers de caisse mouvements
journaliers de caisse
Chef de service l’état des
2 Fait signer l’état des mouvements journaliers de caisse par la finance
comptabilité mouvements
et trésorière
générale et journaliers de caisse
fiscalité l’état des
Transmet une copie de l’état des mouvements journaliers de caisse
mouvements
signé à la trésorerie
Met à jour le registre de caisse Registre de caisse
Comptabilisation des opérations de caisse
En fin de journée, comptabilise les opérations de caisse de la journée SAGE

Exemplaire du reçu
Chef de service
3 de caisse,
comptabilité
Classe les documents suivants de la journée :
générale et
- Un exemplaire du reçu de caisse, Copie de l’état des
fiscalité
- Copie de l’état des mouvements journaliers de caisse signé. mouvements
signé.
Sécurisation des fonds
4 Chef de service En fin de journée, range les fonds dans le coffre-fort de la caisse Coffre-fort
comptabilité
générale et Brouille les codes du coffre-fort de la caisse Coffre-fort
fiscalité Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________243/276
Mai. 2023
FINANCIERES
III.2.3.2 Description logique de la procédure
Documents/
Interfaces
Procède au billetage
des fonds
Vérification de
l’authenticité des
billets
Chef de service
1 comptabilité
générale et
fiscalité Etablissement du Recu de
reçu de caisse caisse
Transmission de
l’exemplaire au client
Récapitulatif des
mouvements Elaboration de l’état
journaliers de caisse Recu de
des mouvements
caisse
Chef de service journaliers
comptabilité
2
générale et
fiscalité
Mise à jour du registre
de caisse
Comptabilisation des
Chef de service opérations de caisse
comptabilité Comptabilise des
3 opérations de caisse
générale et
fiscalité
Chef de service Rangement des

4 comptabilité fonds
générale et
fiscalité
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________244/276
Mai. 2023
FINANCIERES
III.2.3.3 TRE.022 : Encaissement des chèques clients

Documents/
Interfaces
Retrait du chèque par le coursier
Collecte le chèque auprès du client Chèque
Copie de chèque
Décharge sur la copie du chèque collecté avec le cachet de la société
déchargée
Coursier
1 Registre des
Inscrit le chèque au registre des chèques transmis au service financier
chèques
Transmet le chèque collecté à l’assistante de direction
Transmet le chèque collecté au service financier
Assistante de
Registre des
direction Fait décharger le CSF le registre des chèques
chèques
Transmission des chèques pour dépôt à la Banque
Le lendemain de la réception des chèques, établit un état des Etat des chèques à
Chef de service chèques à déposer indiquant chaque banque concernée déposer
comptabilité
Fait une copie des chèques à déposer Copie de chèques
générale et
fiscalité Remet les chèques et une copie de l’état des chèques à déposer à
Chèques
2 l’assistante de direction
Remet les chèques à déposer au coursier Chèques
Etat des chèques à
Assistante de Fait décharger l’état des chèques à déposer au coursier
déposer déchargé
direction
Copie état des
Remet une copie de l’état des chèques à déposer au coursier chèques à
déposer
Dépôt des chèques à la banque
Dépose les chèques en fonction des banques indiquées chèques
Reçu des bornes de
Coursier Collecte le reçu des bornes de dépôt de chèque
dépôt
Transmet les reçus des bornes de dépôt de chèque à l’assistante de Reçu des bornes de
3
direction dépôt
Reçu des bornes de
Transmet les reçus des bornes de dépôt de chèque au service financier
Assistante de dépôt
direction Fait décharger l’état des chèques à déposer par le chef de service Etat des chèques à
comptabilité générale et fiscalité déposer déchargé
____________________________________________________________________________________________________245/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Comptabilisation des dépôts de chèques
Reçoit les reçus des bornes de dépôt de chèque transmis par à Reçu des bornes de
l’assistante de direction dépôt
Chef de service Reçu des bornes de
4 comptabilité Agrafe chaque reçu à la copie de chèque concerné dépôt
générale et Copie de chèque
fiscalité SAGE
En fin de journée, comptabilise les opérations de dépôt de chèques à la
Fiche d’imputation
banque
comptable
Classement des pièces de dépôts de chèques
Chef de service Classe les documents suivants de la journée:
comptabilité - Fiche d’imputation comptable,
5 Classeur
générale et - Copie de l’état des chèques à déposer,
fiscalité - Liasse copie de chèque- reçus des bornes de dépôt.
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________246/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Retrait du chèque par
le coursier
Collecte du chèque
Coursier
Inscription du chèque
au registre des
1
chèques
Assistante de Fait décharger le

direction registre des chèques
Transmission des chèques

pour
Chef de service dépôt à la Banque Etablissement de
comptabilité l’état des chèques
générale et
2 fiscalité

direction registre des chèques
Dépôt des chèques à

la banque
Dépôt des chèques
Coursier
Collecte du reçu des

bornes de dépôt
3
Fait décharger le
Assistante de registre des chèques
direction
____________________________________________________________________________________________________247/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Comptabilisation des dépôts
de chèques
Chef de service
comptabilité Agrafage des reçus
4
générale et
fiscalité
opérations de dépôt
de chèques
Classement des pièces de

Chef de service dépôts de chèques
comptabilité Classement des
5
générale et pièces de dépôts
fiscalité
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________248/276
Mai. 2023
FINANCIERES
III.2.3.5 TRE.023 : Encaissement des effets de commerce

Documents/
Interfaces
Retrait des effets de commerce
Collecte l’effet de commerce auprès du client Effet de commerce
Décharge sur la copie de l’effet de commerce collecté avec le Copie déchargée de
cachet de la société l’effet de commerce
Coursier Inscrit l’effet de commerce au registre des effets de commerce
Registre des effets
1 transmis au chef de service comptabilité générale et fiscalité
Transmet l’effet de commerce collecté à l’assistante de direction
Transmet l’effet de commerce collecté au c hef de service

Assistante de comptabilité générale et fiscalité
direction Fait décharger l’effet de commerce a u chef de service finance et
Registre des effets
trésorerie dans le registre des effets de commerce
Transmission des effets de commerce pour dépôt à la banque
Le lendemain de la réception des effets de commerce, établit un Etat des effets de

état des effets de commerce à déposer indiquant chaque banque commerce à
Chef de service concernée déposer
comptabilité Appose les timbres et les cachets sur les effets de commerce à Effet de commerce
générale et déposer timbré
fiscalité Copie de l’effet
2 Fait une copie des effets de commerce à déposer
de commerce
Remet les effets de commerce à déposer à à l’assistante de direction
Remet les effets de commerce à déposer au coursier
Etat des effets de
Assistante de Fait décharger l’état des effets de commerce à déposer au coursier commerce à
direction déposer déchargé
Remet une copie de l’état des effets de commerce à déposer au
coursier
Dépôt des effets de commerces à la banque
Remplit les bordereaux de dépôt des effets de commerce en Bordereaux de
fonction des banques indiquées dépôt
Bordereaux de
Coursier Collecte les bordereaux de dépôts déchargés par la banque
dépôt déchargé
Transmet les bordereaux de dépôts déchargés à l’assistante de
3 direction
Bordereaux de
Transmet les bordereaux de dépôts déchargés au chef de service
dépôt
comptabilité générale et fiscalité
Assistante de déchargé
direction Etat des effets de
Fait décharger l’état des effets de commerce à déposer par le chef
commerce à
de service comptabilité générale et fiscalité
déposer déchargé
____________________________________________________________________________________________________249/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Etape Responsable Actions/Tâches Documents/ Interfaces
Comptabilisation des dépôts des effets de commerce

Reçoit les bordereaux de dépôts déchargés transmis par Bordereaux de dépôt
l’assistante de direction déchargé
Bordereaux de dépôt
Chef de déchargé
4 service Agrafe chaque bordereau de dépôts déchargés à la copie de
comptabilité l’effet de commerce concerné
Copie de l’effet de
générale et commerce
fiscalité
SAGE
En fin de journée, comptabilise les opérations de dépôt des effets de
commerce à la banque
comptable
Classement des pièces de dépôts des effets de commerce
Chef de Classe les documents suivants de la journée :
service - Fiche d’imputation comptable
5
comptabilité - Copie de l’état des effets de commerce à déposer, Classeur
générale et - Liasse copie d’effet de commerce,
fiscalité - Bordereau de dépôt de la banque.
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________250/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Retrait des effets de
commerce
Collecte de l’effet
de commerce
Coursier
Inscription de l’effet
1 de commerce
Fait décharger le
Assistante de
registre des effets de
direction
commerce
Transmission des effets de

commerce pour dépôt Etablissement de Etat des
à la banque
l’état des effets de effets de
Chef de service commerce commerce
comptabilité
générale et
fiscalité Apposition des
2 timbres et des
cachets

direction registre l’état des
effets de commerce
Dépôt des effets de

commerces Remplissage des
à la banque bordereaux de
dépôt des effets de
commerce
Coursier
Collecte des
bordereaux de dépôts
3 déchargés
Fait décharger le
registre de l’état des
Assistante de effets de commerce
direction
____________________________________________________________________________________________________251/276
Mai. 2023
FINANCIERES

des effets de commerce
Chef de
service
4 comptabilité Agrafage des
générale et bordereaux de
fiscalité dépôts déchargés
Classement des pièces

Chef de de dépôts
service des effets de commerce Classement des
5 comptabilité pièces de dépôts des
générale et effets de commerce
fiscalité
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________252/276
Mai. 2023
FINANCIERES
III.2.3.7 TRE.024 : Escompte des effets de commerces
Préparation des effets à escompter

Etat prévisionnel de
Chef de service En fonction de la situation de trésorerie, élabore un état motivé des
1 comptabilité effets à escompter en indiquant les banques concernées Etat des effets à
générale et escompter
fiscalité
Fait valider l’état des effets à escompter par le chef de département Etat des effets à
administratif, comptable et financier escompter validé
Transmission des effets de commerce à escompter pour dépôt à la
banque
Appose les timbres et les cachets sur les effets de commerce à Effet de commerce
Chef de service
déposer timbré
comptabilité
Copie des effets de
générale et Fait une copie des effets de commerce à escompter
commerce
2 fiscalité
Remet les effets de commerce à escompter l’assistante de direction
Remet les effets de commerce à escompter au coursier
Fait décharger l’état des effets de commerce à escompter au Copie déchargée des
Assistante de
coursier effets de commerce
direction
Remet une copie de l’état des effets de commerce à escompter au
coursier
Escompte des effets de commerces à la banque
Remplit les bordereaux d’escompte des effets de commerce en Bordereaux
fonction des banques indiquées d’escompte
Bordereaux
Coursier Collecte les bordereaux d’escompte déchargés par la banque d’escompte
déchargés
3 Transmet les bordereaux d’escompte déchargés à à l’assistante
de direction
Assistante de Transmet les bordereaux d’escompte déchargés au service
direction financier
Etat des effets de
Fait décharger l’état des effets de commerce à escompter par le chef
commerce à
de service comptabilité générale et fiscalité
escompter déchargé
Comptabilisation des dépôts des effets de commerce
Reçoit les bordereaux d’escompte déchargés transmis par Bordereaux
l’assistante d’escompte
. de direction Déchargés
Chef de service
4 Bordereaux
comptabilité
Agrafe chaque bordereau d’escompte déchargé à la copie de d’escompte déchargés
générale et
l’effet de commerce concerné Copie de l’effet de
fiscalité
Commerce
En fin de journée, comptabilise les opérations d’escompte des effets SAGE
de commerce à la banque Fiche d’imputation
____________________________________________________________________________________________________253/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Classement des pièces de dépôts des effets de commerce

Chef de service Classe les documents suivants de la journée :
5 comptabilité - Fiche d’imputation comptable,
Classeur
générale et - Copie de l’état des effets de commerce à escompter,
fiscalité - Liasse copie d’effet de commerce, Bordereau d’escompte
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________254/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Préparation des effets
Chef de service à escompter
comptabilité Elaboration un état motivé
1
générale et des effets à escompter
fiscalité
Transmission des effets de
Chef de service commerce à escompter Apposition des
comptabilité pour dépôt à la banque timbres et des
générale et cachets
fiscalité
2
Fait décharger l’état
Assistante de
des effets de
direction
commerce
Escompte des effets de

commerces à la banque Remplissage des
Coursier bordereaux
d’escompte
3
Assistante de Fait décharger l’état

direction des effets de
commerce

Chef de service des effets de commerce
Agrafage des
comptabilité
4 bordereaux
générale et
d’escompte
fiscalité
Classement des pièces de

dépôts des effets
de commerce
Classement des
5 pièces de dépôts des
effets de commerce
____________________________________________________________________________________________________255/276
Mai. 2023
FINANCIERES
III.2.3.8 TRE.025 : Approvisionnement de la caisse

Procède au billetage des fonds Fonds
Compte les espèces versées par le coursier
Machine de
Vérifie l’authenticité des billets dans la machine
contrôle de billet
1
Logiciel SUGES
Etablit un reçu de caisse en 2 exemplaires sur le SUGES
Reçu en 2 ex.
Reçus signés par
Fait signer le reçu par le coursier
le client
Transmet un exemplaire au coursier
Récapitulatif des mouvements journaliers de Caisse
Etat des
En fin de journée, élabore l’état des mouvements journaliers de
mouvements
caisse
Etat des mouvements
2 Chef de service Fait signer l’état des mouvements journaliers de caisse par le chef de
Finance et service finance et trésorerie
signé
Trésorerie
Transmet une copie de l’état des mouvements journaliers de
caisse signé par le chef de service finance et trésorerie
Met à jour le registre de caisse Registre de caisse
Comptabilisation des opérations de caisse
SAGE
En fin de journée, comptabilise les opérations de caisse de la
journée
3 comptable
Classe les documents suivants de la journée :
Un exemplaire du reçu de caisse, Classeur
Copie de l’état des mouvements journaliers de caisse signé.
Range les fonds dans le coffre-fort de la caisse en attendant les
Coffre-fort
4 dépenses
Brouille les codes du coffre-fort de la caisse coffre-fort
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________256/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Procède au billetage
des fonds
Chef de service Vérification de

1 Finance et l’authenticité des
Trésorerie billets
Etablissement du reçu Recu de

de caisse caisse
Récapitulatif des
mouvements Elaboration de l’état
journaliers de Caisse
des mouvements
journaliers
Chef de service
2 Finance et
Trésorerie
Mise à jour du
registre de caisse
Chef de service opérations de caisse
3 Finance et Comptabilisation d es
Trésorerie opérations de caisse
Rangem e n t d es
fonds dans le coffre-
fort de la caisse
Chef de service
Finance et
4 Trésorerie
Brouillage des codes
du coffre-fort
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________257/276
Mai. 2023
FINANCIERES
IV.2.4 Description logique de la procédure
Documents/
Interfaces
Etablissement de l’état
des factures à payer Etablissement de l’état Etat des
des factures à payer factures
Chef de service
1 Finance et
Trésorerie
Fait viser l’état des
factures à payer
Réception des factures

à payer Déchargement de la
copie de l’état des
factures à payer
Chef de service
2 Finance et
Trésorerie
Vise les originaux des
liasses et les copies
des factures
Rejet des liasses de facture

non conforme Annotation des
originaux des liasses
de factures
Chef de service
3 Finance et
Trésorerie
Annotation de
l’original de l’état des
factures
Détermination des moyens

de paiement des factures
Collecte du fichier
électronique de
l’état des factures
Chef de service
comptabilité Classement des
4
générale et factures par moyen de
fiscalité paiement
des factures à payer
____________________________________________________________________________________________________258/276
Mai. 2023
FINANCIERES
III.2.4 TRE.03 : Procédures de décaissement

Expression de la demande d’approvisionnement
Elabore un état motivé des dépenses à effectuer par caisse selon les Etat des dépenses à
prévisions de trésorerie effectuer par caisse
1 Chef de Service Prépare le chèque d’approvisionnement Chèque d’appro.
Trésorerie et Transmet les documents suivants au chef de département Etat des dépenses à
Finance administratif comptable et financier : effectuer par caisse
- L’état des dépenses par caisse,
- Le chèque d’approvisionnement. Chèque d’approv.
Validation de la demande d’approvisionnement
Reçoit les documents suivants du chef de service comptabilité Etat des dépenses à
générale et fiscalité : effectuer par caisse
- L’état des dépenses par caisse,
- Le chèque d’approvisionnement. Chèque d’approv.
Analyse les documents reçus
Etat des dépenses à
Chef de effectuer par caisse
2 département En cas d’anomalie, annote les documents pour annoté
administratif Correction
comptable et Chèque d’approv.
financier annoté
Etat des dépenses à
effectuer par caisse
signé
Signe les documents reçus sans anomalie pour validation.
Chèque d’approv.
signé
Retrait des fonds d’approvisionnement à la banque
Reçoit les documents suivants signés par le chef de département Etat des dépenses à
administratif, comptable et financier : effectuer par caisse
signé
- l’état des dépenses par caisse,
Chef de Service Chèque d’approv.
- le chèque d’approvisionnement. signé
Trésorerie et
Finance Copie de chèque
Fait une copie du chèque d’approvisionnement
d’approv.
3 Transmet le chèque d’approvisionnement à à l’assistante de Chèque
direction d’approvisionnement
Chèque
Transmet le chèque d’approvisionnement au coursier
Assistante de d’approvisionnement
direction Copie de chèque
Fait décharger la copie du chèque par le coursier pour retrait
d’approv. déchargée
Réalise le retrait de fonds à la banque Fonds
Coursier
Remet les fonds d’approvisionnement à la caisse
____________________________________________________________________________________________________259/276
Mai. 2023
FINANCIERES
III.2.4.1 TRE.031 : Préparation des décaissements
Documents/
Interfaces
Etablissement de l’état des factures à payer
Etat des factures
Le 25 du mois en cours établit l’état des factures à payer le mois
à payer le mois
suivant
suivant
Fait viser l’état des factures à payer par le chef de département Etat des factures à
administratif comptable et financier payer
Originaux factures à
Réunit les originaux des factures à payer
payer
Effectue une copie des documents suivants : Etat des factures à
- l’état des factures à payer visé par le chef de département payer
Chef de Service administratif comptable et financier, Liasse des factures à

1 - La liasse des factures à payer (BC + BL + Facture)
Trésorerie et payer
Finance Etat des factures à
Transmet les documents suivant au chef de département payer
administratif, comptable et financier :
Originaux des liasses
- l’état des factures à payer visé par le chef de service
des factures à payer
comptabilité générale et fiscalité,
(BC + BL + Facture),
- Les originaux des liasses des factures à payer (BC + BL +
Facture), Copie de l’état des
- Copie de l’état des factures à payer visé par le chef de factures à payer
- Copie des liasses des factures à payer. Copie des liasses des
factures à payer.
Réception des factures à payer
Etat des factures à
payer visé
Reçoit les documents suivants:
- L’état des factures à payer visé par le chef de département Originaux des liasses
finance et comptabilité,
des factures à payer (
- Les originaux des liasses des factures à payer (BC + BL +
Facture), Copie de l’état des
Chef de - Copie de l’état des factures à payer visé par chef de factures à payer
département service comptabilité générale et fiscalité,
2
administratif
- Copie des liasses des factures à payer. Copie des liasses des
comptable et
financier factures à payer.
Copie de l’état des
Décharge sur la copie de l’état des factures à payer visé par le chef de
factures à payer
département finance et comptabilité
déchargée
Vise les originaux des liasses de factures conformes de factures
conformes visés
____________________________________________________________________________________________________260/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Réception des factures à payer (Suite)

Copies des
Vise les copies des factures à payer pour décharge
factures

Conserve les documents suivants en attente de règlement : factures à payer
Chef de - Copie de l’état des factures à payer visé
2 département - Copies des factures à payer Copies des
administratif factures à payer
comptable et
financier Original de l’état des
Transmet les originaux des documents suivants au Chef de Service factures à payer
Trésorerie et Finance :
- Original de l’état des factures à payer Originaux des
- Originaux des liasses de factures liasses de
factures
Rejet des liasses de facture non conforme
de factures non
Annote les originaux des liasses de factures non conformes
conformes
Chef de annotés
3 Service
Original de l’état des
Trésorerie et
Annote l’original de l’état des factures à payer factures à payer
Finance
annoté
Transmet les documents non conformes a u Chef de Service Documents non
Trésorerie et Finance pour correction conformes
Détermination des moyens de paiement des factures
Fichier électronique
Collecte le fichier électronique de l’état des factures à payer
de l’état des factures
Classe les factures par moyen de paiement
Chef de
4 Service Etat des moyens de
Transmet les documents suivants au chef de département
Trésorerie et paiement des
administratif comptable et financier:
Finance factures à payer,
- L’état des moyens de paiement des factures à payer,
- Copie de l’état des factures à payer visé par le chef de Copie de l’état des
département administratif comptable et financier factures
Validation de l’état des moyens de paiement des factures
Chef de Etat des moyens de

Reçoit l’état des moyens de paiement des factures à payer du
5 département paiement des factures
chef de service comptabilité générale et fiscalité
administratif à payer
comptable et Vérifie la cohérence des moyens de paiement des factures
financier proposées
____________________________________________________________________________________________________261/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Validation de l’état des moyens de paiement des factures (Suite)

Annote l’état des moyens de paiement des factures non
Etat des moyens de
cohérent
paiement des factures
Chef de Transmet l’état des moyens de paiement des factures annoté au
annoté
5 département Chef de Service Trésorerie et Finance pour correction
administratif Vise l’état des moyens de paiement des factures cohérent pour
comptable et validation Etat des moyens de
financier paiement des factures
Transmet l’état des moyens de paiement des factures validé au
chef de service finance pour préparation des instruments de validé
paiement
Préparation des instruments de paiement
Etat des moyens de
Reçoit l’état des moyens de paiement des factures validé par le
chef de département administratif comptable et financier
validé
Chèque
Prépare les instruments de paiement comme suit : d’approvisionnement
- Chèque d’approvisionnement de la caisse pour les paiements de la caisse
en espèce pas plus 250000 FRCFA
Chèques fournisseur
- Les chèques fournisseurs
- Ordres de virement Ordres de virement
- Les effets de commerce
Chef de Effets de commerce
6 Service Copie de l’état des
Trésorerie et factures à payer visé
Finance
Transmet les documents suivants au chef de département Etat des moyens de
administratif, comptable et financier: paiement des
- Copie de l’état des factures à payer visé par le chef de factures validé,
département administratif, comptable et financier,
- L’état des moyens de paiement des factures validé, Copie de l’état des
- Copie de l’état des moyens de paiement des factures validée moyens de paiement
- Les instruments de paiement préparés. des factures validé
Instruments de
paiement préparés.
____________________________________________________________________________________________________262/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Signature des instruments de paiement
factures à payer visé
Reçoit les documents suivants du Chef de Service Trésorerie et Etat des moyens de
Finance paiement des
- Copie de l’état des factures à payer, factures,
- L’état des moyens de paiement des factures validé, Copie de l’état des
- Copie de l’état des moyens de paiement des factures validé moyens de paiement
- Les instruments de paiement préparés. des factures validé
Chef de Instruments de
département paiement préparés.
administratif Vérifie la cohérence des documents reçus
comptable et Annote les documents erronés Documents erronés
financier Transmet les documents erronés annotés au Chef de Service
Trésorerie et Finance pour correction
Chèque
d’approvisionnement
de la caisse signé
Signe les instruments de paiement corrects Chèques fournisseurs s

7
Ordres de virement
Effets de commerce
Chèque
d ’approvisionnement
de la caisse signé
Signe les instruments de paiement au vu des documents suivants
- La copie de l’état des factures à payer visé Chèques fournisseurs
- L’état des moyens de paiement des factures validé
Ordres de virement
Directrice Effets de commerce

Générale
Instruments de
Transmet les documents suivants au Chef de département paiement signés
administratif comptable et financier
- Les instruments de paiement signés par La copie de l’état des
- La copie de l’état des factures à payer visé
- L’état des moyens de paiement des factures validé L’état des moyens de
Conserve la copie de l’état des moyens de paiement des factures
moyens de paiement
validé
des factures validées
____________________________________________________________________________________________________263/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Signature des instruments de paiement (Suite)
Instruments de
Transmet les documents suivants au chef de service et Finance et paiement signés
trésorerie: Copie de l’état des
Chef - Les instruments de paiement signés, factures à payer visé
7 département - Copie de l’état des factures à payer
finance et visé Etat des moyens de
comptabilité - L’état des moyens de paiement des factures validé. paiement des
factures validé.
____________________________________________________________________________________________________264/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Transmission des instruments de paiement à la caisse
Reçoit les documents suivants du Chef de département Chèque
administratif, comptable et financier d’approvisionnement
- Les instruments de paiement signés par Chef de de la caisse signé
département administratif, comptable et financier, Chèques fournisseurs
- Copie de l’état des factures à payer visé chef de
département administratif comptable et financier Ordres de virement
- L’état des moyens de paiement des factures validé. Effets de commerce s
Prend copie des documents suivants :
- Copie de l’état des factures à payer visé par le chef de
département administratif, comptable et financier Etat des moyens de
- L’état des moyens de paiement des factures validées. paiement des
factures
Les instruments de
Transmet les documents suivants à la caisse : paiement signés
- Les instruments de paiement signés par le chef de
Chef de Service Copie de l’état des
8 département administratif, comptable et financier,
Trésorerie et factures à payer visé
- Copie de l’état des factures à payer visé par le chef de
Finance
département administratif comptable et financier Etat des moyens de
- L’état des moyens de paiement des factures validé. paiement des
factures
Fait décharger les documents suivants par la Agent service factures à payer visé
trésorerie :
- Copie de l’état des factures à payer visé par le chef de Copie de l’état des
département administratif, comptable et financier moyens de paiement
- Copie de l’état des moyens de paiement des factures validé. des factures validées
déchargées.
Conserve les documents déchargés par la Agent service trésorerie : Copie de l’état des
- Copie de l’état des factures à payer visé par le chef de factures à payer visé
département administratif, comptable et financier
déchargée Copie de l’état des
moyens de paiement
- Copie de l’état des moyens de paiement des factures validé
des factures
déchargée.
Réception des instruments de paiement à la caisse
Reçoit les documents suivants du Chef de service comptabilité Les instruments de
générale et fiscalité :
paiement signés
9
- Les instruments de paiement signés par le chef de
Agent service département finance et comptabilité, Copie de l’état des
trésorerie factures à payer visé
- Copie de l’état des factures à payer visé par chef de
département finance et comptabilité Etat des moyens de
- L’état des moyens de paiement des factures validé. paiement des factures
____________________________________________________________________________________________________265/276
Mai. 2023
FINANCIERES
e Interfaces
Réception des instruments de paiement à la caisse (suite)
Registre des
chèques émis
Renseigne les registres suivants :
Registre des
- Registre des chèques émis,
virements bancaires
- Registre des virements bancaires émis émis
- Registres des effets de commerces
Registres des effets
de commerces
Chèque
9 Agent service
d’approvisionnement
trésorerie
de la caisse signé
Chèques fournisseurs
signés
Range les instruments de paiement en attente d’exécution
Ordres de virement
signés
Effets de commerce
signés
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________266/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
des factures à payer Etablissement de l’état Etat des
des factures à payer factures
Chef de Service
1 Trésorerie et
Finance
Fait viser l’état des
factures à payer
Réception des factures

à payer
Déchargement de la
copie de l’état des
Chef de
factures à payer
département
2 administratif
comptable et
Vise les originaux des
financier
liasses et les copies
des factures
Rejet des liasses de facture

non conforme Annotation des
originaux des liasses
de factures
Chef de Service
3 Trésorerie et
Finance
Annotation de
l’original de l’état des
factures
Détermination des moyens

de paiement des factures Collecte du fichier
électronique de
l’état des factures
Chef de Service
4 Trésorerie et Classement des
Finance factures par moyen de
paiement
____________________________________________________________________________________________________267/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Validation de l’état des
moyens de paiement
des factures (Suite)
Annotation de l’état
des moyens de
paiement des
Chef de factures
département
5 administratif
comptable et Vise l’état des moyens
financier de paiement des
factures
Classement des
factures par moyen de
paiement
Préparation des
Chef de instruments
Service de paiement Préparation des
6 instruments de
Trésorerie et
Finance paiement
Signature des instruments
de paiement
Vérification de la
Chef de cohérence des
département documents
administratif
comptable et
financier Annotation des
documents erronés
7 Signature des
instruments de
paiement
Directeur Conservation de la
Générale copie de l’état des
moyens de paiement
des factures
____________________________________________________________________________________________________268/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Transmission des instruments
de paiement à la caisse
Fait décharger les

Chef de Service documents
8 Trésorerie et
Finance
Conservation des
documents déchargés
Réception des
instruments de
paiement à la caisse
Renseignement des
registres
Agent service
9
trésorerie
Rangement des
instruments de paiement
____________________________________________________________________________________________________269/276
Mai. 2023
FINANCIERES
III.2.4.3 TRE.032 : Règlement des factures par espèce
Documents/
Interfaces
Approvisionnement de la caisse
1 Agent service
Réalise l’approvisionnement de la caisse
trésorerie
Paiement du fournisseur
Copie la pièce
Fait la copie de la pièce d’identité du fournisseur d’identité du
fournisseur
Remplit le bon de caisse en 3 exemplaires Bon de caisse en 3 ex.
2 Agent service Fait signer le bon de caisse au fournisseur Bon de caisse signé
trésorerie
Réalise le comptage des fonds à remettre en présence du
fournisseur
Remet les fonds au fournisseur
Remet un exemplaire du bon de caisse au fournisseur 1 ex. du bon de caisse

Rangement provisoire des pièces
Joint les documents suivants :
- Un exemplaire du bon de caisse,
Liasse du bon de caisse
- La copie de la pièce d’identité du fournisseur,
- Une copie de la facture réglée
Réalise le pointage de la facture réglée sur les documents factures à payer visé
3 Agent service
suivants :
trésorerie
- Copie de l’état des factures à payer visé par le par le chef de Etat des moyens
département administratif comptable et financier, de paiement des
- L’état des moyens de paiement des factures validé. factures validé
pointé
Range la liasse constituée en attente de comptabilisation Classeur
Comptabilisation des paiements

Réalise l’imputation comptable du bon de caisse
comptable
4 Agent service
Comptabilise le bon de caisse SAGE
trésorerie
Bon de caisse
Appose le cachet « comptabilisé » sur le bon de caisse
comptabilisé
Agent service Classement définitif des pièces

5 trésorerie Classe la liasse du bon de caisse comptabilisé Classeur
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________270/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Approvisionnement
Agent service de la caisse
1 Rangement des
trésorerie instruments de paiement
Bon de
Remplissage du bon
caisse
de caisse
Remplissage du bon
de caisse
Agent service
2 trésorerie
Signature du bon de
caisse du fournisseur
Réalisation du
comptage des fonds
Rangement provisoire
des pièces
Réalisation du
pointage de la
facture
Agent service
3
trésorerie
des pièces
____________________________________________________________________________________________________271/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Comptabilisation
des paiements
Réalisation de
l’imputation
comptable du bon de
caisse
4 Comptabilisation du
bon de caisse
Agent service
trésorerie
Apposition du cachet
Classement définitif
des piècesv
Classement de la liasse du Classeur
5 bon de caisse
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________272/276
Mai. 2023
FINANCIERES
III.2.4.5 TRE.033 : Règlement des factures par chèque
Documents/
Interfaces
Approvisionnement de la caisse
1 Agent service
Réalise l’approvisionnement de la caisse
trésorerie
Copie la pièce
fournisseur
Remplit le bon de caisse en 3 exemplaires Bon de caisse en 3 ex.
2 Agent service Fait signer le bon de caisse au fournisseur Bon de caisse signé
trésorerie
Réalise le comptage des fonds à remettre en présence du
fournisseur
Remet les fonds au fournisseur
Remet un exemplaire du bon de caisse au fournisseur 1 ex. du bon de caisse

- Un exemplaire du bon de caisse
Liasse du bon de caisse
- La copie de la pièce d’identité du fournisseur
Réalise le pointage de la facture réglée sur les documents factures à payer visé
3 Agent service
suivants :
trésorerie
- Copie de l’état des factures à payer visé par le par le chef de Etat des moyens
département administratif comptable et financier de paiement des
- L’état des moyens de paiement des factures validé. factures validé
pointé

Réalise l’imputation comptable du bon de caisse
comptable
4 Agent service
Comptabilise le bon de caisse SAGE
trésorerie
Bon de caisse
Appose le cachet « comptabilisé » sur le bon de caisse
comptabilisé
Agent service Classement définitif des pièces

5 trésorerie Classe la liasse du bon de caisse comptabilisé Classeur
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________273/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Approvisionnement
de la caisse
Réalisation de
Agent service
1 l’approvisionnement
trésorerie
de la caisse
Remplissage du bon Bon de

de caisse caisse
Agent service
2 Signature du bon de
trésorerie
caisse du fournisseur
Réalisation du
comptage des fonds
des pièces
Réalisation du
pointage de la
facture réglée
Agent service
3
trésorerie Rangement provisoire
des pièces
____________________________________________________________________________________________________274/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
paiements
Réalisation de
l’imputation
comptable
Agent service
4 trésorerie
Comptabilisation du
bon de caisse
Apposition du cachet
des pièces
Classement de la
Agent service liasse du bon de caisse
5 trésorerie
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________275/276
Mai. 2023
FINANCIERES
III.2.4.7 TRE.034 : Règlement des factures par virement bancaires
e Interfaces
Remise de l’ordre de virement au coursier
Copie de l’ordre de
Fait la copie de l’ordre de virement à remettre au coursier
virement
Fait décharger la copie de l’ordre de virement par le coursier
1 Agent service virement déchargée
trésorerie Registre des chèques
Fait signer le coursier dans le registre des chèques émis
émis signé
Remet l’ordre de virement à l’assistante de direction
Remet l’ordre de virement au coursier
Dépôt de l’ordre de virement à la banque
Dépose l’ordre de virement à la banque
Prend copie de l’ordre de virement déchargé par la banque virement déchargé
Coursier
par la banque
Transmet la copie de l’ordre de virement déchargé par la
2
banque à l’assistante de direction
Transmet la copie de l’ordre de virement déchargé par la
banque à la caisse
Agent service
trésorerie Copie de l’ordre de
Fait décharger l’agent service trésorerie sur une copie de l’ordre
virement déposé
de virement déchargé par la banque transmis
déchargé
Liasse de l’ordre de
- Copie de l’ordre de virement déchargé par la banque
virement émis
3 Agent service Réalise le pointage de la facture réglée sur les documents suivants : et pointé
trésorerie - Copie de l’état des factures à payer visé par le chef de
département administratif, comptable et financier Etat des moyens
- L’état des moyens de paiement des factures validé. de paiement des
factures validé et
pointé
____________________________________________________________________________________________________276/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Réalise l’imputation comptable de l’ordre de virement déchargé par Fiche d’imputation
la banque Comptable
4 Agent service
Comptabilise l’ordre de virement déchargé par la banque SAGE
trésorerie
Appose le cachet « comptabilisé » sur la copie de l’ordre de virement
déchargé par la banque
Classement définitif des pièces
5
Agent service
Classe la liasse du chèque comptabilisé Classeur
trésorerie
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________277/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Remise de l’ordre de
Virement au coursier
Début
Faire signer le registre des chèques

Registre des
émis
chèques émis
1 signé
Agent service
trésorerie Remette l’ordre de virement à
l’assistante de direction
Remettre l’ordre de virement au

coursier
Dépôt de l’ordre
de virement à la banque
Copie de l’ordre
Déposition de l’ordre de virement à la de virement
Coursier
banque déposé déchargé
2
Transmission d e la copie de
Agent service l’ordre de virement déchargé par la
trésorerie banque à la caisse
Liasse de l’ordre
Rangement provisoire de virement émis
des pièces
Réalisation du pointage de la facture
réglée
Agent service
3 Rangement de la liasse constituée en
trésorerie
attente de comptabilisation
____________________________________________________________________________________________________278/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Comptabilisation
des paiements
Fiche
d’imputation
Comptable
Réalisation de l’imputation comptable de
4 l’ordre de virement déchargé par la banque
Agent service SAGE

Apposition du cachet « comptabilisé » sur
trésorerie
la copie de l’ordre de virement déchargé
par la banque
des pièces
Classement de la liasse du chèque

comptabilisé
5
Fin
____________________________________________________________________________________________________279/276
Mai. 2023
FINANCIERES
III.2.4.9 TRE.035 : Règlement par effet de commerce
Copie la pièce
fournisseur
Copie de l’effet de
Fait la copie de l’effet de commerce à remettre au fournisseur
1 commerce
Agent service
trésorerie Copie du chèque
Fait décharger la copie de l’effet de commerce
déchargée
Fait signer le fournisseur dans le registre des effets de commerce Registre des effets de
émis commerce émis signé
Remet l’effet de commerce au fournisseur

- Copie de l’effet de commerce remis Liasse de l’effet de
- La copie de la pièce d’identité du fournisseur commerce remis
2 Agent service
Réalise le pointage de la facture réglée sur les documents suivants : et pointé
trésorerie
- Copie de l’état des factures à payer visé par chef de
département administratif comptable et financier, Etat des moyens
- L’état des moyens de paiement des factures validé. de paiement des
factures validé
pointé

Réalise l’imputation comptable de l’effet de commerce
comptable
3 Agent service
Comptabilise l’effet de commerce remis SAGE
trésorerie
Appose le cachet « comptabilisé » sur la copie de l’effet de Effet de commerce
commerce remis remis comptabilisé
4 Agent service
Classe la liasse de l’effet de commerce comptabilisé Classeur
trésorerie
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________280/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Copie la pièce
Début d’identité du
fournisseur
Fait la copie de l’effet de commerce à

Agent service remettre au fournisseur
1
trésorerie
Registre des
Fait signer le fournisseur dans le effets de
registre des effets de commerce émis Commerce émis
signé
des pièces
Réalisation du le pointage de la
facture réglée sur les documents Liasse
documentaire
2
Rangement de la liasse constituée en
attente de comptabilisation
Comptabilisation
des paiements Fiche
Réalisation de l’imputation d’imputation
comptable de l’effet de commerce comptable
Agent service
3 trésorerie Apposition du cachet « comptabilisé »
sur la copie de l’effet de commerce Effet de
remis commerce
remis
Classement
définitif des pièces
Classement de la liasse de l’effet de
commerce
Agent service
4 trésorerie
Fin
____________________________________________________________________________________________________281/276
Mai. 2023
FINANCIERES
III.2.4.10 TRE.036 : Versement d’espèces en banque
Documents/
Interfaces
Préparation du versement d’espèces à la banque
Quand les sommes en caisse atteignent cinq (05) millions de FCFA, Espèces à verser à la
réalise le comptage des espèces à verser à la banque banque
Agent service
Bon de sortie de
trésorerie Remplit le bon de sortie de caisse en 3 exemplaires
caisse en 3 ex.
1
Remet le bon de sortie de caisse en 3 exemplaires à l’assistante de
direction
Bon de sortie de caisse
Fait signer le bon de sortie de caisse par le coursier
Assistante de signé
direction
Remet les espèces à verser à la banque au coursier
Versement d’espèces à la banque

Bordereau de
Remplit le bordereau de versement d’espèces versement
d’espèces
Réalise le versement d’espèces à la banque
2
Coursier Exemplaire du
bordereau de
Collecte un exemplaire du bordereau de versement d’espèces versement
déchargé par la banque d’espèces
déchargé par la
banque
Transmission de pièce de versement à la caisse
Copie du
bordereau de
Fait une copie du bordereau de versement d’espèces déchargé versement
par la banque d’espèces
Coursier déchargé par la
banque
3 Transmet le bordereau de versement d’espèces déchargé par la

banque à l’assistante de direction
Bordereau de
Transmet le bordereau de versement d’espèces déchargé par la
versement
banque à la caisse
Assistante de d’espèces
direction
Fait décharger par la Agent service trésorerie sur la copie du Copie du bordereau
bordereau de versement d’espèces déchargé par la banque déversement d’espèce
____________________________________________________________________________________________________282/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Bordereau de
versement d’espèces
4 déchargé par la
Agent service - Bordereau de versement d’espèces déchargé par la banque
banque
trésorerie - Bon de sortie de caisse
Bon de sortie de caisse
Range la liasse constituée en attente de Comptabilisation Classeur
Comptabilisation du versement d’espèce à la banque
Réalise l’imputation comptable du bordereau de versement Fiche d’imputation
d’espèces déchargé par la banque comptable
Comptabilise le bordereau de versement d’espèces déchargé par la
SAGE
banque
5 Agent service
Bordereau de
trésorerie
versement
Appose le cachet « comptabilisé » sur le bordereau de versement
d’espèces déchargées
d’espèces déchargé par la banque
par la banque
comptabilisée
Agent service Classe la liasse du bordereau de versement d’espèces déchargé
6 Classeur
trésorerie par la banque comptabilisé
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________283/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Préparation du versement
d’espèces à la banque Début
Espèces à verser à
la banque
Réalisation du comptage des espèces à
verser fournisseur
Agent service
1
trésorerie Remettre le bon de sortie de caisse en
3 exemplaires à l’assistante de
direction
Bon de sortie de
caisse signé
Faire signer le bon de sortie de
caisse par le coursier
Versement d’espèce
à la banque
Coursier Réalisation du versement d’espèces à la

2
banque
Bordereau de
Transmission de pièce de versement
versement à la caisse
d’espèces
Transmission du bordereau de
Assistante de versement d’espèces déchargé
3 direction
Rangement provisoire des pieces
Joint la liasse documentaire Liasse

Agent service documentaire
4 trésorerie
____________________________________________________________________________________________________284/276
Mai. 2023
FINANCIERES

des pieces
Espèces à verser à
Agent service la banque
Fiche
5 d’imputation
trésorerie Rangement de la liasse constituée en
attente de Comptabilisation Comptable
Comptabilisation du
versement
d’espèce à la banque Réalisation de l’imputation comptable
du bordereau de versement d’espèces
Comptabilisation du bordereau de
Agent service versement d’espèces déchargé par la
trésorerie banque
Apposition du cachet « comptabilisé »

6
sur le bordereau
des pièces
Classement de la liasse du bordereau
de versement
Assistante de
direction
Fin
____________________________________________________________________________________________________285/276
Mai. 2023
FINANCIERES
III.3 CTR : Contrôle de la trésorerie
Objectifs
L'objectif de cette procédure est de contribuer à sécuriser la trésorerie de l’entreprise. Elle permet
de s'assurer que :
 Les encaissements sont exhaustivement effectués,
 Les décaissements sont effectués dans le strict intérêt de la société,
 Les décaissements sont dûment autorisés,
 Les valeurs en caisse sont sécurisées.
Règles de gestion
 Les états de rapprochements bancaires sont effectués tous les mois par la trésorière,
 Les états de rapprochements bancaires sont contrôlés et visés par le Chef de département
 Les montants en suspens des états de rapprochement bancaire font l’objet de suivi jusqu’à leur
apurement,
 Les inventaires de caisse sont planifiés,
 Les inventaires de caisse sont effectués toutes les semaines,
 Les PV inventaires de caisse sont visés par le Chef de département Administratif, Comptable et
Financier,.
 Le solde de la caisse ne doit pas dépasser 500 000 de FCFA
TRE Contrôle de la trésorerie
CTR 01 Etat de rapprochement bancaire

CTR 02 Inventaire de caisse
____________________________________________________________________________________________________286/276
Mai. 2023
FINANCIERES
III.3.1 CTR.01 : Etats de rapprochement bancaire

Documents/
Interfaces
Elaboration des états de rapprochements bancaires mensuels
Relevés des comptes

Le 05 du mois, collecte les documents suivants : bancaires
- Relevés des comptes bancaires,
- Grand livre des comptes bancaires. Grand livre des
comptes bancaires
Etats de
Elabore les états de rapprochement bancaires du mois écoulé rapprochement
bancaire du mois
Imprime les états de rapprochements bancaires
Élaborés
Etats de
Signe les états de rapprochements élaborés rapprochement
bancaire
1 Chef de service Prépare les fiches d’OD pour les écritures de régularisation Fiches d’OD
Finance et Signe les fiches d’OD préparées Fiches d’OD signées
Trésorerie Etat de
rapprochement
Constitue les liasses d’états de rapprochement composées de bancaire,
documents suivants par banque :
- Etat de rapprochement bancaire, Grand livre de 0la
- Grand livre de la banque, banque,
- Relevé bancaire Relevé bancaire
- Copies des pièces des suspens.
Copies des pièces
des suspens
Liasses d’états de
Transmet les documents suivants au chef de département
administratif comptable et financier: rapprochement
bancaires,
- Les liasses d’états de rapprochement bancaires,
- Les fiches d’OD par banque.
Fiches d’OD
Validation des états de rapprochement bancaires mensuels
Reçoit les documents suivants de l’agent de trésorerie : rapprochement
Chef de bancaires,
- Les liasses d’états de rapprochement bancaires,
département
2 - Les fiches d’OD par banque,
administratif Fiches d’OD par
comptable et banque,
financier Vérifie que l’état de rapprochement est correct
Analyse la cohérence des suspens
Vérifie la justesse des écritures de régularisation proposées
____________________________________________________________________________________________________287/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Validation des états de rapprochement bancaires mensuels
(Suite)
rapprochement
bancaires incorrectes
annotées,
Annote les documents incorrects
Fiches d’OD par
Chef de banque incorrectes
2 département annotées,
administratif Retourne les documents incorrects annotés à la trésorerie pour
comptable et correction
financier Etats de
Vise les documents corrects suivants pour validation : rapprochement
- Etats de rapprochement bancaire, bancaires visé
- Fiches d’OD
Fiches d’OD visée
Transmet les documents validés au chef de service comptabilité
générale et fiscalité
Comptabilisation des écritures de régularisation
Reçoit les documents suivants du chef de département administratif
comptable et financier: Etats de
rapprochement
- Liasse d’états de rapprochement bancaires validés par le chef
Chef de bancaires visé
3 de département administratif comptable et financier,
service - Fiches d’OD validées par la chef de département administratif
Finance et Fiches d’OD visée
comptable et financier.
Trésorerie
Procède à la comptabilisation des fiches d’OD validées SAGE
Appose le cachet « comptabilisé » sur la fiche d’OD. Fiches d’OD validées

Classe les documents suivants :
Chef de - Liasses d’états de rapprochement bancaires validés par la chef
4
service de département administratif comptable et financier, Classeur
Finance et - Fiches d’OD validées par le chef de département administratif
Trésorerie comptable et financier comptabilisée.
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________288/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Elaboration des états de
Rapprochement bancaires
mensuels Etat de
rapprochement
bancaire du
rapprochements bancaires
mois
écoulés
Etat de
rapprochement
Signature des états de bancaire du
mois signé
rapprochement élaborés
Chef de
Service Préparation des fiches d’OD pour les
1
Financier et Fiche d ’ O D
écritures de régularisation
trésorerie
Signature des fiches d’OD préparées

Fiche d’OD
caractère raisonnable
signées
____________________________________________________________________________________________________289/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Actions/Tâches Documents/
Etape Responsable
Interfaces
Rapprochements bancaires
mensuels suite
Chef de Liasse
Service documentaire
1
Financier et Constitution des liasses d’états de
trésorerie rapprochement composées de
documents
Validation des états

de rapprochement
bancaire mensuels
Réception des documents suivants la

caissière Liasses
d’états
Fiches d’OD
par banque
Vérification de l’état de rapprochement
Chef de
départe-
Vérification de la justesse des écritures de
ment régularisation proposées
2 Administra-
tif
Comptable
Financier
Annotation des documents incorrects Laisse
documentaries
Vise les documents corrects pour

validation
____________________________________________________________________________________________________290/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Comptabilisation des écritures
de régularisation Etats de
rapproche
ment
bancaires
3 visé
Réception des documents suivants de Fiches d’OD
la CDFC
visée
SAGE
Procède à la comptabilisation des

fiches d’OD validées
Fiches d’OD
validées par
Chef de le DAF
Service Appose le cachet « comptabilisé » comptabilisée
Financier et sur la fiche d’OD
trésorerie
4 Classement des documents

Classeur
Classement des
documents suivants
____________________________________________________________________________________________________291/276
Mai. 2023
FINANCIERES
III.3.3 CTR.02 : Inventaire de caisse
Documents/
Interfaces
Elaboration du planning d’inventaires hebdomadaires
Planning mensuel
Avant le 25 du mois, élabore un planning mensuel d’inventaires
d’inventaires
hebdomadaires
hebdomadaires
Planning mensuel
Chef de service Fait valider le planning d’inventaire par le Chef de département
1 d’inventaires
Finance et administratif comptable et financier
Trésorerie hebdomadaires
Transmet le planning d’inventaire validé aux acteurs d’inventaires
Mail
concernés
Classe un exemplaire du planning d’inventaire Classeur
Préparation des valeurs à inventorier
Agent du Prépare les valeurs à inventorier
2
service Prépare les pièces de caisse Pièces de caisse
trésorerie Apprête le registre de caisse Registre de caisse
Comptage des valeurs
Agent du
service En fin de semaine, reçoit l’agent chargé de l’inventaire
trésorerie
Réalise le comptage des valeurs
PV d’inventaires de
3 Remplit le PV d’inventaires de caisse
caisse
PV d’inventaires de
Agent chargé Signe le PV d’inventaire de caisse
caisse signé
de l’inventaire
Fait signer le PV d’inventaire à la caissière
Copie du PV
Prend copie du le PV d’inventaire signé d’inventaires de caisse
signé
Réalisation du bouclage du solde de la caisse
Grand livre de la
Imprime le grand livre de la caisse
caisse
Elabore la fiche de bouclage des soldes issus des documents
suivants : Fiche de bouclage du
- PV d’inventaire de caisse, solde de caisse
4 Agent du - Grand livre de caisse
service
Commente la fiche de bouclage du solde de caisse en expliquant
trésorerie
les écarts éventuels
Fiche de bouclage du
Signe la fiche de bouclage du solde de la caisse
solde de caisse signée
Copie des pièces
Fait copie des pièces justificatives des écarts
justificatives
____________________________________________________________________________________________________292/276
Mai. 2023
FINANCIERES

Communication du PV d’inventaire hebdomadaire de caisse
PV d’inventaire
Constitue une liasse des documents d’inventaire de caisse suivants :
Fiche de bouclage,
- PV d’inventaire de caisse,
- Fiche de bouclage commentée, Pièces justificatives
- Pièces justificatives des écarts commentés. des écarts
commentés.
Effectue des copies de la liasse des documents d’inventaire de caisse
Agent du Transmet une copie de la liasse des documents d’inventaire de caisse
5 service aux personnes suivantes:
trésorerie - Chef de service comptabilité générale et fiscalité
- Chef de département administratif comptable et financier
PV d’inventaire de
caisse,
Fait décharger les destinataires sur l’original des documents de la Fiche de bouclage
liasse des documents d’inventaire de caisse commentée
Pièces justificatives
des écarts
Classe la liasse des documents d’inventaire de caisse suivants
Agent du déchargés :
6
service - PV d’inventaire de caisse déchargé, Classeur
trésorerie - Fiche de bouclage commentée déchargée,
- Pièces justificatives des écarts commentés déchargées.
Prise de décisions
Reçoit la liasse des documents d’inventaire de caisse suivants de PV d’inventaire de

l’agent de trésorerie: caisse,
- PV d’inventaire de caisse, Fiche de bouclage
Chef de - Fiche de bouclage commentée, Pièces
7 département - Pièces justificatives des écarts commentés. justificatives
administratif
comptable et Analyse les documents reçus
financier Explications
Demande des explications ou documents complémentaires, si
Documents
nécessaire
complémentaires
Prend des décisions éventuelles au vu des documents analysés Note de décisions
Communication de décisions prises
Chef de
département Procédures de
8 administratif Cf. procédures de communication interne communication
comptable et interne
financier
Fin de procédure
____________________________________________________________________________________________________293/276
Mai. 2023
FINANCIERES
Documents/
Interfaces
Elaboration du planning
d’inventaires hebdomadaires
Etat de
Elaboration d’un rapprochement
planning mensuel bancaire du
mois
d’inventaires
hebdomadaires
Chef de Service Etat de

1 Finance et rapprochement
trésorerie Fait valider le planning d’inventaire bancaire du
par le CDFC mois signé
Transmission du planning d’inventaire

Fiche d ’ O D
validé aux acteurs d’inventaires
concernés
Préparation des valeurs

à inventorier
Prépare les pièces de caisse

Pièces de caisse
2 Caissière
____________________________________________________________________________________________________294/276

Manuel de Procédure UNA2

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TABLE DES MATIERES

1ère Partie : NECESSITE ET ENVIRONNEMENT DU MANUEL DE PROCÉDURES

La Société Ivoirienne de Gardiennage, d’Assistance et de Sécurité (SIGASÉCURITÉ), créée en 1970, est

II. Buts et utilité du manuel de procédures

Le manuel de procédures comptables, administratives et financières est la formalisation des procédures

III. Structure organisationnelle de SIGAS

Service Production 3 Service Emballage et Service Recouvrement Service Achats et Moyens

Service Installation et Service Manutention

IV. Comment lire le manuel de procédure

Etape Responsable Action / Taches Documents/Interfaces

2ème Partie : PRÉSENTATION DES PROCÉDURES

I. PROCÉDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE

I.1 GRH : Gestion des ressources humaines

Les principaux objectifs de la procédure sont :

Les principales règles de gestion sont les suivantes :

GRH Gestion des Ressources humaines

GRH.01 Planification des activités en ressources humaines

I.1.1 GRH.01 : Planification des besoins en Ressources Humaines

I.1.2 Description logique de la procédure

Reçoit le plan de dotation en personnel Plan de

I.1.3 GRH.02 : Recrutement

Préparation des interviews de recrutement

Transmet les fiches d’interview finalisées aux membres du Comité Mail de

10 Délibère et retient le meilleur des candidats

Ouverture du dossier individuel du personnel

Ouvre le dossier individuel du nouvel employé Dossier individuel

I.1.4 Description logique de la procédure

Rangement une copie de la demande

Publication de l’avis de recrutement

Transmet l’avis de recrutement à la Mail de

Réception d e s dossiers de Dossiers de

Réalisation de la présélection des

Etape Acteurs Actions Documents/

Préparation du dossier d’interview pour

Convocation des candidats

Chef de Service Transmission d’une copie de la fiche de

Etape Acteurs Actions Documents/

Rédaction du PV de délibération signé PV de

Vérification de la régularité du dossier Dossier de

Etape Acteurs Actions Documents/

Signature du contrat de travail

Réception du dossier de recrutement du Dossier de

Chef de Service Revue du contrat de travail avec le

Signature du contrat de travail final par Contrat de

Chef de Transmission au nouvel employé les

Etape Acteurs Actions Documents/

Enregistrement du contrat de travail

I.1.5 GRH 03 : Intégration du nouvel employé

Transmet au nouvel employé une copie des documents, le Fiche de poste

I.1.6 Description logique de la procédure

Présentation du nouvel employé

Présentation du nouvel employé

Déclaration du nouvel employé

I.1.7 GRH.04 : Paie

Vérifie la fiche de synthèse des éléments variables du mois

Collecte les informations nécessaires pour corriger la fiche de Informations de

Reçoit les documents de salaires et de paiement signés par

I.1.8 Description logique de la procédure

Etape Acteurs Actions Documents/