Fiche pratique

Réf. : 0379

Date de publication :
08 avril 2014 Animer la réunion
Date de dernière validation :
28 novembre 2016
d’ouverture de l’audit sur
site
Cette fiche est issue de G
: énie industriel | Métier : responsable qualité

par Cécile MALATERRE

Mots-clés Extrait du sommaire :

audit | auditeur | réunion
d’ouverture
[…]
0377 Déterminer le domaine et le périmètre d’un programme d’audit
0343 Mener un audit interne
0379 Animer la réunion d’ouverture de l’audit sur site
0380 Clôturer l’audit sur site
0364 Hiérarchiser les constats d’audits
[…]

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Animer la réunion d’ouverture

de l’audit sur site
par Cécile MALATERRE
Consultante en Management de la qualité

Vous avez été missionné comme responsable d’audit et vous allez commencer l’audit sur site par la
réunion d’ouverture. En tant que responsable d’audit, c’est vous qui devez l’animer.
• Comment vous y préparer ?
• Quels sujets faut-il traiter ?
• Dans quel ordre ?
• De quels documents devez-vous disposer ?
• Combien de temps doit-elle durer ?
Autant de questions auxquelles cette fiche va répondre, vous permettant de faire de cette réunion un
exercice réussi.

les participants ou lorsque beaucoup de personnes sont

En pratique
invitées à la réunion d’ouverture.
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C Étape 1
C Étape 2
Comment préparer la réunion d’ouverture ? Comment mener la réunion d’ouverture ?
La réunion d’ouverture est importante car elle est la
La manière de mener la réunion d’ouverture va
première relation avec les personnes auditées. Elle
dépendre du niveau de formalisme nécessaire et
marque le début de l’audit sur site après les activités de
que vous aurez choisi. Pour cela, il est bon de se
préparation de l’audit (revue documentaire, préparation
rappeler les objectifs de la réunion d’ouverture (ISO
du plan d’audit, préparation des documents de travail).
19011:2011- Lignes directrices pour l’audit des sys-
Cette étape est essentielle pour préciser le contexte
tèmes de management) :
et les modalités de l’audit, mais également pour lever
les appréhensions et mettre en confiance les audités.
Extrait
Une des premières questions à se poser est de définir
les modalités de la réunion d’ouverture. Vous devez ISO 19011:2011- Lignes directrices pour l’audit des
garder à l’esprit que cette réunion va prendre une forme systèmes de management
différente en fonction de la nature de l’audit lui-même : « La réunion d’ouverture a pour objet :
• lors d’un audit de certification (audit tierce partie), la a) de confirmer l’accord de toutes les parties (par exemple
réunion d’ouverture sera formelle et suivra un proto- l’audité, l’équipe d’audit) concernant le plan d’audit ;
cole propre aux organismes de certification ;
b) de présenter l’équipe d’audit ;
• à l’opposé, dans le cas d’un audit interne, la réunion
d’ouverture pourra prendre la forme d’une simple c) de s’assurer que toutes les activités planifiées peuvent être
information sur la réalisation de l’audit et sa nature. réalisées. »
Vous aurez à adapter la nature de la réunion d’ouver-
ture en fonction du niveau de formalisme nécessaire. On veillera ainsi à satisfaire à ces recommandations
Par ailleurs, pour bien réussir cette première étape de quelles que soient les modalités retenues.
l’audit sur site, n’hésitez pas à rédiger les différents Pour vous aider, voici deux exemples de déroulement
points à aborder, les messages clés à faire passer et possible d’une réunion d’ouverture.
les premières questions à poser. Une check-list - Réf.
Internet : dtou5467 pourra vous aider à dérouler la Cas de la réunion d’ouverture d’un audit interne
réunion d’ouverture en toute sérénité. Lors d’un audit interne, il est rare de voir une réunion
d’ouverture formelle. En revanche, l’ensemble du
Dans le cas d’une réunion formelle, la réunion d’ouver-
personnel concerné par l’audit interne aura reçu le
ture sera mentionnée dans le plan d’audit. Vous détermi-
plan d’audit. L’auditeur prendra soin d’introduire ses
nez la durée (de l’ordre de 15 minutes). Vous identifiez,
propos avec chacun de ses interlocuteurs en début
avec votre interlocuteur principal, les personnes qui
d’entretien.
y participeront. Vous vous assurez de la disponibilité
d’une salle en rapport avec le nombre de personnes • Vous vous présentez et vous précisez votre rôle dans
prévues. De plus, comme il sera nécessaire de reporter le cadre de l’audit.
dans le rapport d’audit la liste des personnes présentes, • Vous demandez à votre interlocuteur de se présenter
il peut être opportun de prévoir une feuille de présence brièvement.
- Réf. Internet : dtou5466. Ce document est d’autant • Vous précisez l’objectif, le champ et les critères de
plus nécessaire lorsque vous ne connaissez pas tous l’audit.

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•V  ous instaurez un climat de confiance en rappelant éléments de logistique (exemple : lorsque des dépla-
les méthodes d’audit. cements sont nécessaires) ;
• Vous confirmez l’heure de fin d’entretien. • confirmation des règles relatives à la confidentialité et
à la sûreté des informations (engagement de confiden-
Exemple tialité, prise de photo, transfert de documents, etc.) ;
• confirmation des circuits de communication formels
Cas d’un audit interne du processus de ressources entre l’équipe d’audit et l’audité ;
humaines • r appel des consignes de sécurité applicables à
• « Bonjour, je suis M. Pierre, vous êtes bien M. Jacques ? l’équipe d’audit (exemple : procédures d’urgence, port
Nous avons rendez-vous pour l’audit interne. Nous allons d’EPI, règles de circulation dans les ateliers, etc.) ;
faire rapidement les présentations. Je travaille en tant que • c onfirmation de la mise à disposition de guide,
chef d’équipe sur la ligne de production 1 et aujourd’hui accompagnateur ou autre, et précision des rôles ;
j’interviens en tant qu’auditeur interne. • confirmation de la langue à pratiquer pendant l’audit.
• Pouvez-vous vous présenter brièvement ? [Réponse Synthèse
de votre interlocuteur : Je suis M. Jacques, je suis le Vous l’aurez compris, il n’y a pas une seule façon de
responsable des ressources humaines, je suis à ce poste mener une réunion d’ouverture. Il est par conséquent
depuis 3 ans et avant je m’occupais de la paie.] important que vous définissiez au cas par cas les
• [Vous reprenez la main] Merci. On se voit dans le cadre de modalités de cette première étape de l’audit sur site
l’audit interne du système de management de la qualité ainsi que les points à aborder.
et plus précisément dans le cadre de l’audit du processus En fonction du contexte, du niveau de formalisme
ressources humaines. L’objectif de l’audit interne est nécessaire et de la proximité relationnelle, vous orga-
d’évaluer l’efficacité du processus et d’identifier des axes niserez la réunion d’ouverture de telle ou telle manière,
d’amélioration. avec au minimum le contenu suivant :
• Il est toujours bon de rappeler que l’audit n’a pas pour • le rappel de l’objectif, du champ et des critères de
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objet d’évaluer votre travail mais d’évaluer le processus et l’audit ;

l’organisation. L’audit interne est un moyen de valoriser les • la confirmation du plan d’audit, les horaires de fin
bonnes pratiques et de mettre en exergue des opportunités d’audit ;
d’amélioration. • la mise en confiance de vos interlocuteurs.
• Il est prévu dans le plan d’audit que l’entretien se déroule La check-list - Réf. Internet : dtou5467 vous aidera
sur une heure. Est-ce que cela vous convient ? » dans la préparation de la réunion d’ouverture puis elle
vous permettra de mener votre réunion d’ouverture en
toute sérénité.
Cas de la réunion d’ouverture d’un audit
fournisseur
Dans le cas d’un audit fournisseur, il est courant qu’un Notre conseil
cadre plus formel soit utilisé, notamment parce que l’audit Adaptez les modalités de la réunion d’ouverture
se déroule sur un laps de temps déterminé et va mobiliser Prenez en compte le type d’audit, le niveau de for-
un certain nombre de ressources chez le fournisseur. malisme requis, le contexte, la proximité relationnelle,
La réunion d’ouverture se déroulera dans une salle de de manière à définir les modalités de la réunion d’ou-
réunion et réunira les principaux interlocuteurs, tels que verture. Pour ce faire, vous pouvez vous aider de la
le responsable qualité, et selon les cas le dirigeant et/ check-list - Réf. Internet : dtou5467.
ou les responsables concernés. Mettez en confiance vos interlocuteurs
En tant que responsable d’audit, vous menez cette Lors de la réunion d’ouverture, insistez sur la valeur
réunion et vous veillez à aborder les points suivants : ajoutée de l’audit en rappelant qu’il constitue un moyen
• Vous engagez chacune des personnes à se présen- de valoriser les bonnes pratiques, de mettre en exergue
ter brièvement : tour de table rapide, nom prénom des opportunités d’amélioration.
et fonction et pour l’équipe d’audit, le rôle dans le Respectez l’horaire annoncé
cadre de l’audit. Pour ce faire, prévoyez d’arriver en avance ; vous
• Vous précisez l’objectif, le champ et les critères de anticipez les questions relatives aux formalités d’en-
l’audit et, le cas échéant, l’enjeu spécifique de cet trée sur site (vérification d’identité, badges, passage
audit fournisseur. sous portique, etc.). Prévoyez suffisamment de temps
• Vous instaurez un climat de confiance en rappelant pour accéder à la salle (notamment s’il y a une longue
que l’audit est un moyen de valoriser les bonnes distance entre l’entrée du site et la salle de réunion).
pratiques, de mettre en exergue des opportunités Maîtrisez la durée de la réunion d’ouverture
d’amélioration et de développer les relations mutuel- ainsi que son contenu
lement bénéfiques client-fournisseur.
La réunion d’ouverture doit être brève. Elle est intro-
• Vous demandez confirmation du plan d’audit et vous ductive à l’audit. Veillez à ce qu’elle ne dérive pas,
l’ajustez si besoin en fonction des contraintes. quitte à recentrer l’objectif de la réunion d’ouverture.
• Vous rappelez les informations sur la réunion de
clôture (lieu – heure).
• Vous demandez s’il y a des questions. Évitez les erreurs
Dans certains cas et en fonction du contexte, vous Ne déviez pas des objectifs de la réunion
pouvez être amené à confirmer certains points : d’ouverture
• confirmation de la mise à disposition de ressources La réunion risquerait alors en effet d’être longue, de
spécifiques (exemple : salle, matériel), et des monopoliser les personnes pour rien et de perdre en

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efficacité. La réunion se doit d’être introductive et de Auditeur

mettre en confiance chacun. Personne qui réalise un audit [ISO19011:2011 - Lignes
N’oubliez pas de présenter le cadre de l’audit directrices pour l’audit des systèmes de management,
Cette présentation est essentielle pour que chacun définition 3.1]
comprenne l’objectif, le champ et les critères de l’audit. Équipe d’audit
C’est la réunion d’ouverture qui donne l’esprit de l’audit
interne que vous allez mener. Un ou plusieurs auditeurs réalisant un audit, assis-
tés, si nécessaire, par des experts techniques
[ISO19011:2011 - Lignes directrices pour l’audit des
Foire aux questions systèmes de management, définition 3.9]
La réunion d’ouverture est-elle systématique ?
La réunion d’ouverture est systématique, mais elle peut Les plus Internet
être plus ou moins formelle, et aller d’une réunion dans
Saisissez la Référence Internet 0379 dans le moteur de
une salle dédiée à une simple information aux personnes recherche du site www.techniques-ingenieur.fr pour accéder
concernées. Son niveau de formalisme varie selon le aux mises à jour de cette fiche ainsi que la Réf. Internet des
type d’audit, les circonstances, la taille de l’organisme rubriques suivantes :
audité, la durée de l’audit sur site, la familiarisation de
l’organisme audité avec le processus d’audit, le fait de E Outils téléchargeables
connaître ou non l’organisme, d’y avoir déjà audité. • dtou5466 – Liste de personnes présentes en audit
• dtou5467 – Aide à la préparation de la réunion d’ou-
Pour aller + loin verture d’audit

Normes de référence E Fiches associées

ISO 19011:2011 – Lignes directrices pour l’audit des
• 0350 – Préparer les audits internes : réaliser la revue
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systèmes de management
documentaire et bâtir un guide d’audit
ISO 9000:2005 – Systèmes de management de la qua- • 0378 – Établir un plan d’audit qualité selon la norme
lité - Principes essentiels et vocabulaires ISO 9001:2008
Glossaire • 0380 – Clôturer l’audit sur site
Audité • 0418 – Mettre en œuvre la veille normative et régle-
Organisme qui est audité [ISO 9000:2005 – Systèmes mentaire
de management de la qualité - Principes essentiels et • 0451 – Auditer ses fournisseurs pour développer une
vocabulaires, définition 3.9.8] relation gagnant-gagnant

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