CAHIER DES CHARGES

TITRE DU PROJET
Conception et mise en place d’une application de gestion des
malades, du personnel et des activités du service de
neurologie de l'hôpital.
CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Le service de neurologie d’un centre hospitalier universitaire (CHU) est le centre de
référence pour la prise en charge médicale des pathologies du système nerveux.
Il a pour vocation :

− Les soins médicaux

− La formation continue

− La recherche scientifique

− L’innovation

Le personnel est composé en général comme suit :

− Des professeurs titulaires de neurologie

− Des assistants chefs de clinique

− Des médecins titulaires

− Une surveillante générale

− Des médecins en diplôme d’études spécialisées en neurologie

− Des techniciens d’électroencéphalographie

− Des infirmiers titulaires

− Des kinésithérapeutes

− Des médecins et infirmiers stagiaires

− Des agents d’entretien

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Le service de Neurologie de l’hôpital de Fann de Dakar a une capacité de trente (30) lits
répartis dans six (6) salles dont une salle de soins intensifs. Il est doté de six bureaux de
consultation, d’un bureau pour la surveillante générale, d’une salle de staff, d’un bureau pour
les infirmiers de garde, d’une salle de kinésithérapie, d’une unité d’électrophysiologie et
d’une salle d’archive.
Le service de neurologie de l’hôpital gère en moyenne 25 hospitalisations par mois, une
centaine de consultations médicales par semaine.
Dans le but d’améliorer la gestion des malades, du personnel et des activités, le service de
neurologie a besoin de concevoir et de mettre en place un logiciel de gestion.
OBJECTIFS
1. Numérisation des dossiers médicaux des patients hospitalisés et vues en consultation
2. Gestions des activités du personnel médical et paramédical (horaires de consultation,
des visites et des gardes)
3. Planification des programmes de formation (cours de DES, d’EPU et de sémiologie)
DESCRIPTION DU SYSTÈME EXISTANT
La gestion des activités est actuellement assurée par un système analogique à travers : des
registres de consultation, des carnets de suivi et des dossiers d’hospitalisation physiques.
Cette gestion fait face à quelques de difficultés telles que : archivages des dossiers, la mise à
jour des bases de données, le suivi des patients à travers un dossier unique, le monitoring des
activités et la gestion des programmes de cours.

EXPRESSION DES BESOINS

Les attentes du service de neurologie après la mise en place du logiciel sont entre autres :
1. Gestion du personnel du service :
- Enregistrement de tout le personnel du service selon les grades et postes de
responsabilités (chef de service, surveillante générale, médecins titulaires, médecins
DES et les infirmiers) ;
- Responsabiliser les médecins et infirmiers dans les différentes salles ;
- Contrôle de la présence effective de l’ensemble du personnel.
2. Gestion des consultations de l’ensemble des médecins du service :
- Définition des jours et horaires de consultations des différents médecins titulaires du
service ;
- Enregistrement du nombre de consultations des différents médecins.
3. Création d’un dossier numérique pour les patients hospitalisés et vus lors des
consultations externes :
- Chaque patient dès son admission sera enregistré dans la base tout en octroyant un
numéro de dossier ;

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 - Ce dossier comportera toutes les informations du patient (données
sociodémographiques, cliniques, paracliniques, thérapeutiques et pronostiques) ;
- Pour les patients qui seront hospitalisé, la mise à jour quotidienne sera faite par les
médecins responsables des différentes salles d’hospitalisations durant son séjour
hospitalier (bilans réalisés et résultats, les prescriptions médicales, l’état clinique du
patient) ;
- Les mises à jour des dossiers des patients vus en consultation externe seront effectuées
lors des rendez-vous de contrôle.
4. Planification et gestion des gardes :
- Elaboration d’un planning de garde mensuel ;
- Les médecins DES de garde devront s’enregistrer lors de la prise et la descente de
garde.
5. Planification des programmes de cours :
- Elaboration d’un programme mensuel de cours : du DES, d’EPU et de sémiologie ;
- Planning des différents séminaires du service ;
- Planning des cours des différentes universités (date, horaire et présentateur).
6. Gestion des étudiants en situation de thèse et en stage :
- Enregistrement de tous les étudiants dès le début de leur stage dans le service ;
- Identification des différents thésards en fonction de leur sujet ;
- Définition d’une période de stage pour tous les étudiants (thésards et stagiaires).

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 DESCRIPTION DES ATTENTES DE L’APPLICATION
L’application de gestion doit comporter différent paramètre afin de répondre aux attentes ci-
haut citée
A. PROFIL UTILISATEUR :
Tous les utilisateurs de l’application doivent s’inscrire dès la première utilisation en créant
un profil utilisateur
Paramètre du profil Détails / Modalités
Nom Nom de famille

Prénom Le ou les prénoms

Age En année (si possible date de naissance)

Sexe Homme ou Femme

Résidence Commune et quartier

N° téléphone 2 au maximum

Email :

- Chef de service
- Thésard
- Médecin titulaire
- Externes (stagiaire)
Fonction (un choix possible) - Médecin en cours de DES en précisant le
- Surveillant (te) général (e)
niveau
- Infirmier (ère)
- Médecin interne

Autre titre ou diplômes (à saisir) ……………………

Créer un mot de passe ……………..

Photo de profil ………………………………

NB : l’accès aux différentes sections de l’application dépendra de la fonction de

l’utilisateur

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 B. GESTION DU PERSONNEL
- Ce paramètre doit permettre de retrouver tout le personnel inscrit dans l’application et
classé selon leur fonction
- Définir les personnes pouvant accéder à ce paramètre (création des différents profils
gestionnaires)

Profils gestionnaires Tâches

- Contrôler la présence effective de tous le personnel médical et
paramédical (heure d’arrivée et de départ au service)
- Contrôler l’activité de tous les utilisateurs de l’application
- Etablir le programme de consultation des médecins titulaires
Gestionnaire principal - Gérer les rendez-vous de consultation
- Gérer les étudiants thésards et stagiaires (présence, respect de la
période octroyer, exécution des tâches)
- Peut envoyer un message à tous les utilisateur

- Responsabiliser les médecins en cours de DES et les infirmiers dans

les différentes salles
- S’assurer de leur présence
Gestionnaire des soins - Coordonner les hospitalisations (admission, durée d’hospitalisation,
sortie)
- Identification et planification des soins
- Planification des programmes de garde (médecins et infirmiers)

- Etablir les programmes des cours (de DES, DIU, d’EPU,

Gestionnaire des cours et Séminaires)
formation - Programmer les cours ou le formations (date, heure, présentateur ou
formateur)

C. PROGRAMMES DE CONSULTATION :
- Ce paramètre doit permettre planifier la consultation des différents médecins titulaire
- Possibilité d’un programme trimestriel avec possibilité de réajustement ou changement
par le gestionnaire principal seulement
- Peut être consulter par tous les utilisateurs

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 Nom des médecins Programme
Jours de consultation
…………………
Horaires de consultation

…………… ……………

D. DOSSIER MEDICAL
- Ce paramètre comporte 2 types de dossiers :
o Dossier de consultation ambulatoire
o Dossier d’hospitalisation
- Caractéristique du dossier
N° de dossier (Création automatique de préférence)
Date de création du dossier (jour/mois/année)
I. RENSEIGNEMENTS GENERAUX
Nom du patient : (à saisir) Prénom : à saisir
Sexe : à cocher (Masculin/féminin) Age : à saisir (en mois ou années)
Ethnie : à saisir Race : à saisir (noir, blanc, asiatique, arabe)
Nationalité : à saisir Profession : à saisir
Statut matrimonial : à cocher (célibataire,
marié, divorcé, Veuf ou veuve) si marier préciser Nombre d’enfant : à saisir
(monogame ou polygame avec le nombre de femme

Résidence : à saisir (Ville/région, commune ; Contact (téléphone, mail) : à saisir (du patient et/ou de
quartier) sont accompagnant, au maximum 2

Mode de prise en charge : à cocher Latéralité : à cocher (Droitier, Gaucher, Ambidextre)

(personnel, assurance, ONG, Indignant)

Niveau de scolarité : à cocher (Primaire,

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Secondaire, Universitaire, Professionnel, Non scolarisé)

II. MOTIFS DE CONSULTATIONS

Signes neurologiques
Déficit moteur : à cocher Déficit sensitif : à cocher Troubles sensitifs : à cocher
- Hémicorps D - hémicorps G - Hémicorps D - Hémicorps G - Engourdissement - Picotement
- Membre sup D - Membre sup G - Membre sup D - Membre sup G - Fourmillement - Hyperesthésie
- Membres inf D - Membres inf G - Membres inf D - Membres inf G - Anesthésie - Hypoesthésie
- 4 membres - 4 membres - Absent
- Absent - Absent

Déviation de la bouche : à cocher Troubles de la vigilance : à cocher Trouble du langage : à cocher

- A droite - Confusion mentale - Portant sur l’évocation
- A gauche - Désorientation temporo-spatiale - Portant sur l’articulation
- Absente - Somnolence - Obnubilation - Portant sur la compréhension
- Coma - Absent - Absent

Troubles de la marche : à cocher Tremblements : à cocher Crises épileptiques : à cocher

- Boiterie - Steppage - Des extrémités - Généralisées - Focales
- Marche à petit pas - Marche ébrieuse - Au repos - Toniques - Cloniques
- Marche dandinante - A l’action - Tonico-cloniques - Myoclonie
- Marche talonnante - Absents - Absences - Versive
- Absent - Absent

Troubles de la mémoire : à cocher Céphalées : à cocher Troubles du sommeil : à cocher

- Portant sur les faits récents - Unilatérales - Bilatérales - Insomnie d’endormissement
- Portant sur les faits anciens - Du vertex - Frontale - Insomnie de réveil
- Portant sur les faits récents et anciens - Occipitale - Hypersomnie - Somnolence
- Absent - Absentes - Absent

Autres douleurs : à cocher Troubles sphinctériens : à cocher Vertiges : à cocher

- Douleur cervicale - Incontinence urinaire - Rotatoire
- Douleur cervico-brachiale - Incontinence fécale - Positionnel
- Douleur de l’épaule - Rétention urinaire - Absents
- Douleur du coude - Enurésie
- Douleur du poignet - Absents
- Douleur lombaire
- Douleur du genou
- Douleur lombo-sacrée
- Absents

Signes neuropédiatriques : à cocher

- Hypotonie axiale
- Retard du développement psychomoteur
- Retard de l’acquisition du langage
- Retard d’acquisition de la marche
- Hypertonie - Absents

Autres signes neurologiques : à saisir (ouvrir une zone de texte de 15 mots au max)

Signes associés (non neurologiques) : à cocher

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 Fièvre Hoquets Vomissement Dysphasies Flou visuel

Douleurs abdominales Constipation Palpitation Dyspnée Douleurs thoraciques

Asthénie physique Anorexie Amaigrissement Agitation Photophobie

Ralentissement psychomoteur Anxiété Œdèmes des membres Sonophobie

Lésions élémentaires cutanées à saisir (ouvrir une zone de texte de 15 mots au max)

Autres signes non neurologiques : à saisir (ouvrir une zone de texte de 20 mots au max)

Délai de consultation : à saisir (en heure, Jour, semaine, mois)

Mode d’installation : à cocher (Brutal, Rapidement progressif, Progressif)

III. HISTOIRE DE LA MALADIE : à saisir

(Prévoir une zone de texte de 300 mots)

IV. ANTÉCÉDENTS ET COMORBIDITÉS

− Antécédents médicaux : à saisir (Prévoir une zone de texte de 15 mots)

− Antécédents chirurgicaux : à saisir (Prévoir une zone de texte de 15 mots)

− Antécédents familiaux : à saisir (Prévoir une zone de texte de 15 mots)

− Antécédents gynéco-obstétriques : à saisir (Prévoir une zone de texte de 15 mots)

− Antécédent anténatal et postnatal : à saisir (Prévoir une zone de texte de 15 mots)

− Comorbidités : à saisir (Prévoir une zone de texte de 15 mots)

V. FACTEURS DE RISQUES CARDIOVASCULAIRES

− Facteurs de risque non modifiables : à cocher (Age > 50 ans chez l’homme, Age > 60 ans chez la femme, Age >
65 ans chez l’homme et la femme, Antécédent familial de maladie cardio-vasculaire)

− Facteurs de risque modifiables : à cocher (HTA, Diabète, Obésité, Surpoids, Sédentarité, Tabagisme,
Hypercholestérolémie, Dyslipidémie, Alcool, Tabagisme)

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 VI. PARAMÈTRES À L’ADMISSION

PAS (mmHg) : à saisir (zone de PAD (mmHg) : à saisir (zone de Pouls (puls/min) : à saisir (zone de
texte de 3 caractères) texte de 3 caractères) texte de 3 caractères)

Température (°C) : à saisir (zone FR (cycles/min) : à saisir (zone de SPO2 (%) : à saisir (zone de texte de
de texte de 4 caractères) texte de 2 caractères) 2 caractères)

Glycémie (g/l) : à saisir (zone de Poids (kg) : à saisir (zone de texte de Taille (cm) : à saisir (zone de texte
texte de 4 caractères) 3 caractères) de 3 caractères)

Tour de taille (cm) : à saisir (zone Score de NIHSS : à saisir (zone de Score de RM : à saisir (zone de texte
de texte de 3 caractères) texte de 3 caractères) de 3 caractères)

VII. EXAMEN PHYSIQUE

1. Etat général : à cocher (Conservé, Peu altéré ; Altéré)

2. Examen neurologique

− Examen de la conscience et fonction supérieures :

o Conscience : à cocher (Normale ; Confusion, Somnolence, Obnubilation, Coma)

o Score de Glasgow : à saisir (zone de texte de 2 caractères)
o Langage : à cocher (Dysarthrie, Aphasie de Motrice ; Aphasie sensitive ; Aphasie mixte ; Mutisme ; Conservé)
o Mémoire : à cocher (Conserver ; Amnésie antérograde ; Amnésie rétrograde ; Ictus amnésique ; Amnésie
globale)
o Apraxie : à cocher (Idéomotrice ; Idéatoire ; Réflexive ; Constructive, Absent)
o Agnosie : à cocher (agnosie visuelle des objets ; Agnosie des objets ; Anomie des couleurs ; Alexie ;
Prosopagnosie ; Agnosie auditive ; Agnosie tactile ; Agnosie plurimodale ; Absent)
o Score MMSE : à saisir (zone de texte de 2 caractères)

− Examen de la motricité :

o Tonus musculaire : à cocher (Conservé ; Atonie ; Hypotonie ; Hypertonie élastique ; Hypertonie plastique) -
Préciser l’hémicorps ou le membre examiné : à saisir (zone de texte de 15 mots)
o Force musculaire : à saisir (zone de texte de 2 caractères) - Préciser l’hémicorps ou le membre
examiné : à saisir (zone de texte de 15 mots)

− Examen des réflexes :

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 o Reflexes ostéotendineux : à cocher (Normaux ; Abolie ; Hyporéflexie ; Hyperéflexie) - Préciser les
réflexes recherchés ainsi que l’hémicorps ou le membre examiné : à saisir (zone de texte de 15
mots)
o Reflexes cutané – abdominaux : à cocher (Conservé ; Abolie) - Préciser le niveau examiné : à
cocher (D6 - D8) – (D8 – D10) – (D10 – D12)
o Réflexe cutané plantaire : à cocher (Normal, Signe de Babinski) – Préciser le pied examiné : à cocher
(Gauche / Droit)
o Reflexe crémastérien : à cocher (Conservé ; Abolie) – Préciser le coté examiné : à cocher (Gauche /
Droite)
o Grasping reflexe : à cocher (Présent ; Absent)
o Reflexe de succion : à cocher (Présent ; Absent)
o Reflexe palmo-mentonnier : à cocher (Présent ; Absent)

− Examen de la sensibilité :

o Sensibilité tactile : à cocher (Conservée, Hypoesthésie, Anesthésie, Allodynie) Préciser l’hémicorps ou

le membre examiné : à saisir (zone de texte de 15 mots)
o Sensibilité algique : à cocher (Conservée, Hypoesthésie, Anesthésie, Hyperpathie) Préciser l’hémicorps
ou le membre examiné : à saisir (zone de texte de 15 mots)
o Sensibilité vibratoire : à cocher (Conservée, Diminué, Abolie) Préciser l’hémicorps ou le membre
examiné : à saisir (zone de texte de 15 mots)
o Sensibilité arthrokinétique : à cocher (Conservée, Abolie) Préciser l’hémicorps ou le membre
examiné : à saisir (zone de texte de 15 mots)
o Douleur radiculaire : à cocher (Présent, Absent) Préciser les racines atteintes : à saisir (zone de texte
de 10 mots)
o Niveau sensitif médullaire : à saisir (zone de texte de 5 mots)

− Examen de la coordination

o Epreuve doigt-nez : à cocher (Normale, Anormale)

o Epreuve index-index : à cocher (Normale, Anormale)
o Epreuve talon-genou : à cocher (Normale, Anormale)
o Hypermétrie : à cocher (Présent ; Absent)
o Dyschronométrie : à cocher (Présent ; Absent)
o Adiadococinésie : à cocher (Présent ; Absent)
o Ataxie debout : à cocher (Présent ; Absent)
o Ataxie à la marche : à cocher (Présent ; Absent)

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− Examen des méninges

o Raideur de la nuque : à cocher (Absent ; Présent)

o Signe de Kernig : à cocher (Absent ; Présent)
o Signes de Brudzinski : à cocher (Absent ; Présent)

− Examen des nerfs crâniens : à saisir (zone de texte de 50 mots)

− Signes trophiques : à saisir (zone de texte de 25 mots)

− Examen des fonctions végétatives : à saisir (zone de texte de 25 mots)

− Caractéristiques des crises épileptiques : à saisir (zone de texte de 100 mots)

− Examen du rachis : à saisir (zone de texte de 25 mots)

− Autres signes de l’examen neurologiques : à saisir (zone de texte de 30 mots)

3. Examen des autres appareils et systèmes :

− Peau et muqueuse : à saisir (zone de texte de 60 mots)

− Appareil cardio-vasculaire : à saisir (zone de texte de 60 mots)

− Appareil respiratoire : à saisir (zone de texte de 60 mots)

− Appareil digestive : à saisir (zone de texte de 60 mots)

− Appareil urinaire : à saisir (zone de texte de 60 mots)

− Appareil locomoteur : à saisir (zone de texte de 60 mots)

− Sphère ORL : à saisir (zone de texte de 60 mots)

− Système lympho-hématopoïétique : à saisir (zone de texte de 60 mots)

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 VIII. RÉSULTATS DES EXAMENS PARACLINIQUES

1. Examens d’imageries

− Scanner cérébral sans injection : à saisir (zone de texte de 100 mots)

− Scanner cérébral avec injection : à saisir (zone de texte de 100 mots)

− IRM cérébrale : à saisir (zone de texte de 100 mots)

− Scanner TAP : à saisir (zone de texte de 100 mots)

− Scanner rachidien : à saisir (zone de texte de 100 mots)

− IRM Médullaire : à saisir (zone de texte de 100 mots)

− Radiographie pulmonaire : à saisir (zone de texte de 60 mots)

− Autres radiographies : à saisir (zone de texte de 100 mots)

− Echographie cardiaque : à saisir (zone de texte de 100 mots)

− Echographie TSA : à saisir (zone de texte de 100 mots)

− Autres échographies : à saisir (zone de texte de 100 mots)

2. Examens électrophysiologiques

− Electrocardiogramme (ECG) : à saisir (zone de texte de 100 mots)

− Electroencéphalogramme (EEG) : à saisir (zone de texte de 100 mots)

− Electro-neuro-myogramme (ENMG) : à saisir (zone de texte de 100 mots)

3. Examens biologiques
A saisir (zone de texte de 200 mots)

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 IX. RESUMES SYNDROMIQUES ET DIAGNOSTICS

− Résumés syndromiques : à saisir (zone de texte de 100 mots)

− Diagnostics : à saisir (zone de texte de 100 mots)

X. TRAITEMENT

1. Traitement Médicamenteux

Date de prescription Prescriptions Quantité Posologie Médecin prescripteur

2. Traitement non médicamenteux

Date de prescription Type de traitement Durée du traitement Médecin prescripteur

XI. SUIVI DURANT L’HOSPITALISATION

1. Visites quotidiennes

Date Plaintes Paramètres vitaux Observation Recommandations

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 2. Compte rendu d’hospitalisation à la sortie du patient

Date Durée d’hospitalisation Etat clinique à la sortie Recommandations

XII. VISITES DE CONTROLE

Date Plaintes Paramètres vitaux Observation Recommandations Le médecin

E. PLANIFICATION DES GARDES

- Ce paramètre doit permettre l’élaboration d’un planning de garde mensuel pour les
médecins et infirmiers ;
- Les médecins et infirmiers de garde devront s’enregistrer lors de la prise et la
descente de garde.
PLANNING DE GARDE

Médecin titulaire Médecins Infirmiers Heure de Heure de descente

Date
de garde DES de garde (ères) de garde prise de garde de garde

F. PLANIFICATION DES COURS

- Ce paramètre doit permettre l’élaboration d’un programme mensuel de cours : du
DES, d’EPU et de sémiologie ;
- Planning des différents séminaires du service ;

PLANNING DES COURS

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 1. Cours du DES

Date et
Classe Module Enseignant Thèmes Présentateurs
heure

2. Cours du D’EPU

Dates et heures Thèmes Présentateurs

3. Cours de sémiologie

Dates et heures Thèmes Présentateurs

4. Séminaires

Dates et heures Thèmes Présentateurs

G. GESTION DES ETUDIANTS EN SITUATION DE THÈSE ET EN STAGE

- Ce paramètre doit permettre l’enregistrement de tous les étudiants dès le début de
leur stage dans le service ;
- L’identification des différents thésards en fonction de leur sujet ;
- La définition d’une période de stage pour tous les étudiants (thésards et stagiaires).

GESTION DES THESARDS ET STAGIAIRES

1. Gestion des thésards

Noms et prénoms Sujet Université d’origine Date de début de thèse Date de fin de thèse

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 2. Gestion des stagiaires

Noms et prénoms Université d’origine Début de stage Fin de stage

DEROULEMENT DU PROJET
Phases Période Responsables

Identification des besoins et attentes Coordinateur du projet

du service vis-à-vis du logiciel L’équipe informatique

Conception du logiciel Equipe informatique

Coordinateur du projet
Essaie du logiciel L’équipe informatique
L’équipe médicale
Réajustement et finalisation du
L’équipe informatique
logiciel
Recherche de subvention pour la
Coordinateur du projet
mise place effective du logiciel
Installation du logiciel dans le
L’équipe informatique
service
Coordinateur du projet
Suivi, évaluation et contrôle qualité L’équipe informatique
L’équipe médicale

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