Cours Access

Collège LaSalle International, Tunis Session Hiver 2015
Cours base de données

Microsoft Access
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Chapitre 1 :
Introduction à Access
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1 La base de données
1.1 Définition
Une base de données est un ensemble structuré de données enregistrées sur des supports
accessibles par l’ordinateur pour satisfaire simultanément plusieurs utilisateurs de façon
sélective et en un temps opportun.
Elle doit avoir un certain nombre de caractéristiques :
 Données structurées : les informations contenues dans une base de données sont
réparties en enregistrements, chaque enregistrement ayant une structure bien définie
 Données non redondantes : Une même information ne sera pas répétée plusieurs fois
dans la base de données.
 Données cohérentes : Il ne doit pas être permis d’enregistrer dans une base des
informations incohérentes entre elles
 Données accessibles directement selon de multiples critères
 Indépendance des programmes et des données : La base de données doit être
indépendante des programmes qui y ont accès, on doit pouvoir utiliser un autre
programme pour traiter différemment ces données sans avoir à toucher à ces données
 Sécurité des données stockées : la base de données doit permettre un système de
sécurité permettant de gérer les droits d’accès aux informations par les utilisateurs.
1.2 Quel est l’intérêt d’une base de données ?

Fins Personnelles : Nombreux sont ceux qui se servent d’une base de données pour
gérer des informations personnelles comme des adresses, des recettes, des inventaires
de disques. Le stockage et la recherche des informations se révèlent bien plus efficaces
qu’avec des feuilles de papier ou un système de fiches.
Fins professionnelles : Les entreprises utilisent des bases de données pour stocker des
informations telles que leurs listes d’adresses, leur comptabilité, leurs commandes,
leurs dépenses, leurs stocks et la gestion de paies.
1.3 Fonctions des bases de données :

Stocker des informations : Une base de données stocke et gère un ensemble
d’informations relatives à un but ou à un sujet particulier. Vous pouvez ajouter, mettre
à jour, revoir et organiser avec efficacité ces informations.
Recherche des informations : Il est facile de retrouver instantanément des données
recherchées dans une base de données. Vous pouvez localiser tous les clients dont le
nom de famille est donné par exemple. Il est également possible de mener des
recherches plus poussées, telles qu’identifier l’ensemble des clients habitants à une
ville donnée et ayant acquis un salaire donné.
1.4 Les bases de données sont omniprésentes
Hautes Écoles, Universités :

• Données sur les étudiants
– Id, nom, prénom, classe, section, cycle, année…
• Données sur les formations
– matière, intervenant (enseignant), public, salle
3
• Données sur les résultats

– matière, intervenant (enseignant), pondération, résultat
Entreprises
• fichiers clients, fournisseurs, commandes
• facturation,
• gestion de stock, inventaire.
Bibliothèques :
• Données sur les lecteurs
– Id, nom, prénom, statistiques, montant dû…
• Données sur les livres
– Titre, ISBN, auteur, genre, code, emplacement, emprunts,
collection, éditeurs
• Données sur les auteurs
– Livres, adresse, nom, prénom,
Privé
• Collection de CD ou DVD
• …
2 Le Système de Gestion de Bases de Données

Un Système de Gestion de Bases de Données (S.G.B.D.) représente un ensemble coordonné
de logiciels qui permet de décrire, manipuler et traiter les ensembles de données formant la
base. Il doit également assurer la sécurité et la confidentialité des données dans un
environnement où de nombreux utilisateurs ayant des besoins variés peuvent interagir
simultanément sur ces données.
Il doit pouvoir être utilisé par des non-informaticiens. Il doit assurer la définition des
structures de stockage et des structures de données et le suivi de leurs évolutions ; c’est ce
qu’on appelle l’administration des données. Il doit pouvoir au maximum vérifier la
cohérence des données. Le SGBD sert donc d’interface entre les programmes d’application
des utilisateurs d’une part, et la base de données d’autre part.
Microsoft Access est un système de gestion de base de données (SGBD) qui permet de
stocker et de gérer de vastes ensembles d’informations.
4
3 L’organisation des données dans la base de données

3.1 Présentation de l’exemple
Avant de pouvoir exploiter les données contenues dans la base, il va falloir les modéliser,
c’est à dire trouver le meilleur moyen de représenter le monde réel en structurant la base de
données de manière à pouvoir l‘exploiter la plus simplement par la suite.
3.2 L’organisation des données dans un SGBD

Dans Access, comme dans les autres SGBD, les informations doivent être segmentées en
données qui sont stockées dans des tables. Une table est donc un ensemble de données,
organisées en lignes et en colonnes. On peut stocker dans une table n’importe quel type
d’information (texte, chiffres, etc...). Chaque table est divisée en enregistrements, les
enregistrements étant l’ensemble des données relatives à la même information.
Prenons l’exemple d’un carnet d’adresses. Pour ce carnet d’adresses, nous allons utiliser une
table « contacts » qui contiendra toutes les informations concernant chaque contact, chaque
enregistrement contiendra les informations relatives à un (et un seul) contact (nom, adresse,
téléphone, date de naissance, etc.…). Comme on vient de le voir, chaque enregistrement
contient un ensemble d’informations (nom, adresse, téléphone) qui ont elles-mêmes divisé
l’enregistrement en plusieurs parties, chaque partie s’appelle un champ. Le champ contient
une partie des informations de chaque enregistrement.
La base de données : C’est l’ensemble des tables utilisées pour gérer l’information
La table : c’est un ensemble de données organisées en rangées et en colonnes
Le champ (ou colonne) : C’est l’unité d’information dans une table. Une table est
constituée de différents champs
L’enregistrement (ou la ligne) : C’est l’ensemble des données relatif à la même
information (le 1er enregistrement de la table contient les informations relatives au
contact « John Deuf »)
5
3.3 Diviser pour mieux régner

Il faut toujours segmenter l’information en éléments les plus petits possibles. On aurait très
bien pu créer une table contact avec un seul champ par enregistrement qui contiendrait toutes
les informations en même temps. Mais une des règles d’or dans la création de la structure
d’une base de données est de diviser le plus possible l’information pour pouvoir la traiter
par la suite le plus simplement et le plus efficacement possible.
Le SGBD, pour retrouver les données qu’on lui demande, travaille avec le contenu des
champs, il lui sera donc difficile, dans la table « Contacts » telle qu’elle est de retrouver les
contacts habitant à Lille, la ville se trouvant mélangée au reste de l’adresse, de même, on ne
pourra pas récupérer le nom seul de chaque contact, celui-ci se trouvant dans le même champ
que le prénom.
Comme on ne peut pas toujours prévoir, lors de la création de la structure de la table, de
l’usage qui en sera fait plus tard, il faut diviser le plus possible les données, sachant qu’il
sera toujours compliqué (et risqué) de modifier la structure de la table par la suite
lorsqu’elle sera remplie.
Dans l’exemple cet exemple, l’organisation de la table « contact » est optimale, elle est
décomposée en éléments aussi petits que possible, la ville est clairement séparée de l’adresse
et le nom du prénom.
3.4 Utiliser plusieurs tables

Dans l’exemple de la gestion d’une collection de disque. On pourrait être tenté de créer une
seule table contenant les informations suivantes :
On peut regrouper ensemble dans une même table toutes les informations relatives au même
« sujet ». On voit bien ici qu’on peut regrouper ensemble les données concernant uniquement
l’identité de l’auteur et, dans une autre table, les informations relatives uniquement à l’album
(par exemple, l’année de sortie d’un album n’a pas de rapport direct avec l’identité de
l’auteur, on la trouvera dans une autre table).
3.5 Clé primaire

Maintenant on a deux tables « Auteur » et « Album », mais du coup, on ne sait plus qui a fait
quoi, les informations sont éparpillées. Il va donc falloir trouver un moyen pour savoir
exactement à quel auteur correspond chaque album. Pour cela on va ajouter dans la table
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auteur un champ qui va identifier de façon unique chaque enregistrement, ce champ

d’identification unique est appelé clef primaire.
A quoi sert cette clef ?

Pour pouvoir retrouver de façon non équivoque n’importe quel enregistrement dans la table
« Auteurs », on ne peut en effet utiliser le nom ou le prénom comme clef primaire car deux
auteurs peuvent avoir le même nom (rare mais pas impossible).
Cette organisation répond à une des exigences des bases de données, à savoir le non
redondance des informations.
3.6 Les relations entre les tables

Établir une relation entre les tables de la base de données va permettre de réunir (pour les
exploiter ensemble, les analyser, ...) les informations réparties dans différentes tables.
La liaison se fait entre les tables à partir de la clef primaire, ici, on obtiendra la liste des
albums d’un auteur grâce à la liaison entre la table Auteur et la table Album sur la clef
primaire n° auteur.
3.6.1 La relation de type « un à plusieurs » (1 – n)

Un enregistrement d’une table est en relation avec plusieurs enregistrements d’une autre table.
Exemple : A un auteur correspond un ou plusieurs albums (plusieurs flèches partent du même

auteur), a chaque album ne correspond qu’un seul auteur. Pour pouvoir associer un album à
un auteur, il va falloir ajouter un champ dans la table « Albums », ce champ contient le n° de
l’auteur de l’album
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La relation entre les deux tables se présente sous cette forme :
3.6.2 La relation « plusieurs à plusieurs » ( n – m )

Un enregistrement de la table primaire peut être en relation avec plusieurs enregistrements de
la table reliée et inversement, un enregistrement de la table reliée peut être en relation avec
plusieurs enregistrements de la table primaire.
Pour gérer ce type de relation, il faut créer une troisième table qui va servir d’intermédiaire
entre la table « auteurs » et la table « albums »
Par exemple, on va avoir dans ces tables :

Auteurs
Albums
Auteurs-Albums
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3.7 Les index
Pour optimiser les temps de recherche dans les tables, Access (et d’ailleurs tous les SGBD)
ont besoin d’index. L’index permet à Access de retrouver plus rapidement les enregistrements
concernés ; il accélère aussi les opérations de tri.
Comment ? Les index fonctionnent avec une table comme la table des matières avec un livre.
Lorsqu’on indexe un champ, Access stocke hors de la table les valeurs de ce champ.
Lorsqu’on effectue une recherche sur ce champ, plutôt que de le chercher dans la table,
Access va faire sa recherche dans l’index, une fois qu’il aura trouvé, il affichera le contenu de
l’enregistrement associé à cet index.
Supposons que la table « Albums » soit indexée sur le titre de l’album :
Lorsqu’on cherchera un enregistrement de la table albums à partir du titre de l’album, Access

parcourra l’index et affichera l’enregistrement correspondant à l’index qu’il aura trouvé.
Un index peut être composé d’un ou de plusieurs champs, on aurait pu indexer la table albums
sur un index « titre + année » par exemple, de même, on peut utiliser plusieurs index pour une
table, par exemple, on aurait pu indexer la table album sur les champs Titre, Genre et Support.
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Chapitre 2
Création d’une base de données avec Access
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1 Lancer Access
On peut lancer Access 2007 de diverses manières : à l’aide du bouton Démarrer , en
double cliquant sur un raccourci posé sur le Bureau, ou en ouvrant un fichier Access (.accdb).
On peut aussi cliquer sur le raccourci sur le programme Microsoft Access .
Tapez le nom de la
base de données.
Pour choisir
l'emplacement de
l'enregistrement,
vous cliquerez sur le
bouton dossier, vous
2 Le Ruban et les onglets choisirez ensuite le
dossier qui vous
convient.
Le Ruban présente quatre onglets principaux.
Accueil : manipuler les enregistrements, mettre en forme les caractères…
Créer : créer des objets, tables, requête, formulaires…
Données externes : importer ou exporter des données…
Outils de base de données : créer des relations, des macros, déplacer les données…
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3 Le volet de navigation
Lorsque vous travaillez sur une base de données, les noms des objets qu'elle comprend
s'affichent dans le volet de navigation. Les principaux objets sont les tables, les formulaires,
les états, les pages, les macros et les modules. Les objets peuvent être regroupés par type
d’objets, mais aussi selon d’autres catégories.
 Pour ouvrir le volet de navigation, cliquez sur (ou F11), pour le fermer sur (ou F11).
 Pour ouvrir un objet dans l’espace de travail, double cliquez sur le nom de l’objet dans
le volet de navigation.
 Pour appliquer une commande à l'un des objets, cliquez droit sur l’objet puis sur la
commande contextuelle. Les commandes contextuelles varient en fonction de l'objet
actif. Vous pouvez ainsi renommer, afficher ou masquer des objets, en modifier
certaines propriétés…
Dans chaque catégorie, les objets sont groupés. Les groupes apparaissent sous forme de
barres dans le volet. Pour ouvrir ou fermer un groupe, cliquez sur les double-flèches, située
à droite de la barre du groupe.
Les Tables : Chaque table de la base va contenir les données se rapportant à un sujet
particulier, la table «clients » va contenir les informations sur les clients. C’est l’objet
fondamental de la base de données, toute requête, formulaire ou état va être basé sur une ou
plusieurs tables.
Les Requêtes : Les requêtes vont être utilisées pour obtenir des données contenues dans une
ou plusieurs tables à partir d’une question. Par exemple, une requête va pouvoir nous
afficher la liste des clients habitant à Paris.
Les Formulaires : Le formulaire est utilisé pour faciliter la saisie et la modification des
données d’une table, par exemple, le formulaire "client" va permettre d’entrer de façon
conviviale les informations concernant un client. On peut les saisir sans formulaire, ce que
nous verrons, mais cette méthode est moins conviviale.
Les États : Les états permettent d’imprimer des données contenues dans des tables selon
une présentation définie en y intégrant éventuellement des calculs.
Les Macros : Les macros commandes permettent d’automatiser une suite d’opérations
répétitives.
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4 Création d’une table

Vous pouvez ajouter une nouvelle table à une base de données existante en utilisant les outils
du groupe Tables sous l’onglet Créer.
Quel que soit le mode utilisé en premier lieu, vous

pouvez basculer de l’un à l’autre grâce aux boutons de
modes d’affichage situés dans la barre d’état de la
fenêtre Access.
Access propose 3 méthodes pour créer une table :

Mode feuilles de données : ce mode permet de saisir directement des informations
dans la table sans se préoccuper du nom ou du format des champs, la définition du nom
et du format sera faite plus tard.
Mode création : On utilisera cette méthode le plus souvent, elle permet de créer les
noms et la structure de chaque champ de la table.
Importer la table : Si les données de votre table sont déjà contenues dans une autre
table, dans un fichier ou dans une autre base de données, vous pouvez utiliser cette
méthode pour importer vos données dans une nouvelle table.
Nous utiliserons ici le mode création :
La création de la table s’effectue en remplissant les trois colonnes « Nom du champ », « Type
de données » et « Description ». Chaque ligne de ce tableau contient les informations de
chaque champ :
Le nom de chaque champ de la table (de 1 à 64 caractères)
Le type de données (voir plus bas) à choisir parmi 9 types proposés par Access
La description du champ (255 caractères maximum)
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4.1 Les types de données

Chaque champ peut contenir des données de différents types : le nom du client va contenir des
caractères alphabétiques, le code postal va contenir des chiffres, la date de livraison une date,
un champ prix va contenir des valeurs monétaires.
Il faut choisir, pour chaque champ de la table, le type de données le plus approprié, en effet,
rien n’interdit de choisir comme type de données pour un champ contenant une date ou un code
postal un type « texte » ou pour champ contenant un prix un type « numérique », mais autant
utiliser les types les plus appropriés !
Les différents types sont :

Texte : Pour un champ destiné à contenir des caractères alphanumériques (lettres et/ou
chiffres), attention, le champ de type texte ne peut contenir plus de 255 caractères, on
l’utilise pour un nom, une adresse, etc…
Mémo : Même utilisation que le type texte, mais le champ de type mémo peut contenir
jusque 65535 caractères (64 Ko). Utilisé pour une description longue
Numérique : Le champ ne pourra contenir que des nombres avec ou sans décimales.
(un code postal, un n° d’identification par exemple)
Date/Heure : Le champ ne pourra contenir que des dates ou des heures (Access vérifie
la validité des dates ou des heures saisies)
Monétaire : Valeurs présentées sous format monétaire (exemple : 1 23,45F)
NuméroAuto : Valeur numérique incrémentée automatiquement lors de la saisie de
chaque enregistrement. Si vous choisissez ce type de champ, vous ne pourrez rien saisir
dedans, c’est Access qui y placera un nombre automatiquement à chaque fois que vous
créerez un nouvel enregistrement. On l’utilisera lorsqu’on veut être sur que le contenu
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de ce champ ne se retrouvera pas dans un autre enregistrement de la table, par exemple

pour le numéro de client : chaque nouveau client aura un numéro unique
automatiquement affecté par Access, c'est un champ de ce type qui sera le plus souvent
utilisé pour être une clef primaire.
Oui/Non : Seules deux données sont autorisées dans ce champ : Oui et Non (on
utilisera ce type de données par exemple avec un champ « réglé » qui indiquera si une
facture a été réglée ou non)
4.2 Les propriétés des champs

Chaque champ a des propriétés qui dépendent de son type de données, ces propriétés vont
déterminer la façon dont les données qu’il contient vont être affichées ou comment les données
vont être saisies dans ce champ. Ces propriétés sont affichées dans l’onglet « Général » en bas
de la fenêtre. L’onglet « Général » affiche chaque propriété du champ et, à côté, dans des
champs modifiables, la valeur de cette propriété.
Ces propriétés varient selon le type de données (par exemple, un champ numérique aura une
propriété « décimales » qui indiquent le nombre de chiffres après la virgule que ne peut avoir
évidemment un champ de type texte).
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Tous les autres types de données ont des propriétés similaires, certains ont des propriétés
supplémentaires :
4.3 Les formats d’affichage

La façon dont les données sont affichées se fait par l'intermédiaire de la propriété "Format
d'affichage".
Attention, la façon dont les données sont affichées dans un champ ne modifie en rien le
contenu de ce champ dans la table. Par exemple, si vous forcez à afficher un '1' avant le
contenu d'un champ, si ce champ contient '234', la valeur affichée sera '1234' mais le contenu
du champ dans la table sera toujours '234'. La propriété 'format d'affichage' n'influe que sur la
façon dont les données d'un champ vont être affichées.
Pour modifier le format d'affichage, on utilise les codes suivants :
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Il y a des formats d'affichages plus spécifiques à certains types de données :
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4.4 Supprimer des enregistrements

Pour se déplacer parmi les enregistrements de la table, on utilise les icônes fléchés en bas à
gauche de la fenêtre de saisie:
Pour supprimer un enregistrement, on clique à gauche de la ligne, et on appuie sur la touche

"Suppr", Access vous demande alors une confirmation.
4.5 Tri parmi les enregistrements

Pour trier la table sur un champ, on se positionne sur le champ en question (peu importe
l'enregistrement) et on utilise un des deux icônes de la barre d'outils :
Celui de gauche permet le tri alphabétique croissant

et celui de droite le tri alphabétique décroissant.
Exemple :
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Tri des enregistrements selon l’ordre croissant des prix unitaires des produits
4.6 Filtrer des enregistrements

Les filtres permettent de limiter, de façon temporaire, les enregistrements affichés dans la table.
On peut filtrer selon deux méthodes :
Le filtre sur un seul critère :

Par exemple, on ne veut afficher que les produits qui ont un prix unitaire = 1 254€. Pour cela,
on se positionne sur l'enregistrement d'un produit ayant un prix unitaire = 1 254€, et on
sélectionne le mot "1254€" dans le champ "Prix unitaire":
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Puis cliquer sur l’icône Filtrer
Le filtre sur plusieurs critères :
On clique sur l’icône de Filtre par formulaire :
Un enregistrement vide s’affiche.

Supposant que l’on veuille afficher les produits dont le titre est « mercure » ou «oranus ».
Alors, on doit :
sélectionner « mercure » dans le champ ‘Titre’ ;
Puis sélectionner « ou » dans le coin inférieur gauche, on obtient un nouvel

enregistrement vide…
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On sélectionne « oranus » dans le champ ‘Titre’
pour terminer (et pas pour revenir à un affichage non filtré), on clique sur l’icône
21
Chapitre 3
Les formulaires
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1 Présentation
Le formulaire permet d’afficher et de modifier le contenu d’une table de façon bien plus
agréable que le mode «feuille de données » qui ne permet qu’un affichage en lignes et
colonnes. De plus, le mode «feuille de données » ne permet l’affichage et la modification
d’informations ne provenant que d’une seule table, le formulaire va nous permettre de
manipuler au même endroit des informations provenant de plusieurs tables simultanément.
Les informations saisies ou modifiées dans le formulaire seront modifiées dans les tables à
partir desquelles le formulaire a été créé.
2 Créer un formulaire à partir d’une table

Réaliser un formulaire consiste prioritairement à insérer des champs sur une feuille vierge. Ces
champs peuvent provenir de tables ou de résultats de requêtes.
L’insertion d’un champ se traduit par l’affichage sur le formulaire de deux contrôles :
- Une étiquette portant la légende, sinon le nom du champ, pour indiquer à l’utilisateur ce qui a été
saisi, ou ce qu’il doit saisir dans le contrôle associé.
- Le contrôle associé permettant d’afficher ou de saisir une valeur du champ.
En fonction du type de données du champ, il est une zone de texte, une zone de liste ou une
case à cocher. Ce contrôle hérite des propriétés du champ, en particulier des propriétés
Légende, Format et Masque de saisie.
Il existe plusieurs méthodes de création d’un formulaire :

Le « Formulaire vierge » :
Création rapide en deux clics : Ces trois méthodes vont générer rapidement un
formulaire à partir d’une table sans nous poser de questions, son aspect sera
rudimentaire et ne nous donnera pas de grandes possibilités de personnalisations.
L’« Assistant Formulaire »
Mode création
Le formulaire ayant été créé, son nom s’affiche dans le Volet de navigation.
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2.1 « Formulaire vierge »

Il s’agit d’une méthode simple, qu’on peut utiliser dès lors qu’il y a peu de champs à insérer
dans le formulaire. Elle permet d’insérer les champs souhaités, dans l’ordre souhaité.
Pour créer un formulaire :

- A l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, activez le bouton « Formulaire vierge ».
Un formulaire vide est créé, affiché en mode Page.
- Utilisez le volet, titré « Liste de champs », pour insérer les champs souhaités dans le
formulaire. Cliquez sur le signe + d’une table pour l’ouvrir. Pour insérer un champ : cliquez-
glissez sur son nom jusqu’au formulaire, ou bien double-cliquez sur son nom.
Le formulaire affiche à l’ouverture les valeurs du premier enregistrement.
Si on insère également un champ d’une table issue de la zone « Champs disponibles dans les
tables associées », les valeurs correspondantes de ce champ s’affichent en dessous, en
présentation analogue à celle d’une Feuille de données. C’est un sous-formulaire.
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2.2 Création rapide d’un formulaire

Pour générer un formulaire en deux ou trois clics, procédez ainsi:
- Dans le Volet de navigation, cliquez sur une table ou sur une requête.
- A l’onglet Créer, groupe Formulaires, cliquez sur l’un des boutons suivants, en fonction de la
présentation du formulaire que vous souhaitez créer :
« Formulaire »
Tous les champs de la source de données (table ou requête) sont d’office insérés, avec création
éventuelle d’un sous-formulaire. La présentation est similaire à celle du formulaire créé après
activation du bouton « Formulaire vierge »
« Plusieurs éléments »
Cliquez sur le bouton Plusieurs éléments.
« Plusieurs éléments » (enregistrements) sont affichés : il n’y a pas un enregistrement par page
comme précédemment, mais un enregistrement par ligne.
« Feuille de données »
Cliquez sur le bouton « Plus de formulaires » > Feuille de données.
Un formulaire est généré avec une présentation analogue à celle de la Feuille de données.
« Formulaire double affichage »

Cliquez sur le bouton « Plus de formulaires » > Formulaire double affichage.
Comme son nom l’indique, le formulaire présente un double affichage :
- La partie supérieure affiche un enregistrement. On peut modifier les valeurs de
l’enregistrement ou bien saisir les valeurs d’un nouvel enregistrement.
- La partie inférieure présente tous les enregistrements sous la forme d’une Feuille de données.
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2.3 Assistant Formulaire

Cliquez sur le bouton « Plus formulaires »<< « Assistant Formulaire »
Cette méthode permet une présentation plus personnalisée que les précédentes.
Commencez par préciser la source de données du formulaire : dans le Volet de

navigation, cliquez sur une table ou sur une requête.
Puis affichez la fenêtre « Assistant formulaire » : à l’onglet Créer, dans le groupe
Formulaires, cliquez sur le bouton « Assistant Formulaire ». L’Assistant pose des
questions, et génère le formulaire correspondant aux informations données en réponses.
 1ère étape : Sélection des champs 

A l’aide des boutons >, >>, <, <<, ou bien par double-clic, sélectionnez les champs que vous
souhaitez insérer dans le formulaire.
Vous pouvez sélectionner des champs de plusieurs tables ou requêtes.
 2ème étape : Formulaires et sous formulaires

Si les champs proviennent d’une seule table, on passe directement à la 3ème étape.
Sinon, les champs provenant de plusieurs tables reliées, l’Assistant propose un affichage des
données en un formulaire unique, en un formulaire avec sous-formulaire(s) (sur une même
page) ou en formulaires, attachés. Quand cette dernière option est choisie, deux formulaires
sont créés, et le formulaire principal indique le formulaire attaché.
Exemple : choisissez formulaire avec sous-formulaire.
 3ème étape : Disposition des champs
- Si les champs proviennent d’une seule table, quatre dispositions sont proposées pour le
formulaire : Colonne simple, Tabulaire (c’est-à-dire en forme de tableau), Feuille de données
et Justifié. En cochant sur une case d’option, on peut visualiser la disposition correspondante.
- Si les champs proviennent de plusieurs tables reliées, deux dispositions sont proposées pour
le sous-formulaire : Tabulaire ou Feuille de données.
Exemple : laissez la case « Feuille de données » cochée.

 4ème étape : Titre(s) – Ouverture ou modification
Donnez un titre au formulaire, éventuellement au sous-formulaire. Par défaut, le nom de la
table ou de la requête d’où sont issus les champs, leur est attribué.
Pour terminer, on choisit soit d’ouvrir le formulaire en affichage mode Formulaire (option par
défaut), soit de l’ouvrir en mode Création.
Exemple : ouvrez le formulaire en mode Formulaire.
2.4 Réaliser un formulaire en Mode Création

Au lieu de créer un formulaire en utilisant l’une des méthodes précédentes, et de le modifier
éventuellement ensuite en mode Création, on peut directement le créer en mode Création.
C’est la méthode par excellence de création d’un formulaire.
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Pour réaliser un formulaire élémentaire en mode Création :
Affichage du formulaire vide

A l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, activez le bouton « Création du formulaire ».
Un formulaire vide s’affiche, sur sa section principale nommée « Détail » (nous verrons plus
loin qu’un formulaire a cinq sections). La grille aide à positionner les contrôles.
Indication de la table ou de la requête pourvoyeuse de champs

L’indication de la source de données du formulaire s’effectue dans sa Feuille de propriétés.
Pour afficher celle-ci : à l’onglet Création, dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton «
Feuille des propriétés ». Elle comprend cinq onglets. Activez l’onglet Données. Ouvrez le
menu déroulant de la propriété Source, et sélectionnez la source de données souhaitée.
 Insertion des champs

Affichez la liste des champs correspondant à la source de données indiquée précédemment : à
l’onglet Création des « Outils de création de formulaire », dans le groupe Outils, cliquez sur le
bouton « Ajouter des champs existants ».
Insérez les champs dans le formulaire : cliquez-glissez sur le nom du champ jusqu’à
l’emplacement souhaité sur le formulaire (les contrôles sont ensuite repositionnables). A
chaque champ inséré, sont créés sur le formulaire une étiquette et un contrôle zone de saisie :
3 Gestion des données d’un formulaire

3.1 Navigation, nouvel enregistrement et rechercher
On peut atteindre un enregistrement :
- En utilisant les raccourcis clavier
- En utilisant les boutons de déplacement situés en bas du formulaire.
Sur un formulaire contenant un enregistrement par page :
3.2 Modifier, ajouter ou supprimer un enregistrement

Toute modification, ajout ou suppression d’enregistrement est répercuté sur la table.
Affichez le formulaire en mode Formulaire.
 Modification d’un enregistrement
Cliquez dans la zone de saisie de la valeur à modifier.
Pour annuler une modification avant validation, appuyez sur la touche Echap (Esc).
Pour modifier la valeur d’un champ de type « Lien hypertexte », affichez la fenêtre « Insérer un
lien hypertexte » : clic droit dans la cellule > Lien hypertexte > Modifier le lien hypertexte.
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 Ajout d’un enregistrement

Dans la barre du formulaire, cliquez sur le bouton « Nouvel enregistrement » . Ou bien : étant
sur le dernier enregistrement (formulaire avec un enregistrement par page), appuyez sur la
touche PgDn (Page Down).
Saisissez les valeurs des champs du nouvel enregistrement.
Les contrôles issus de champs de type NuméroAuto ou ceux auxquels on a attribué une valeur
par défaut, sont automatiquement renseignés par Access.
Pour passer d’une zone de saisie à une autre, utilisez la touche Tab ou la touche Entrée.
Le passage à l’enregistrement suivant valide l’enregistrement dont les valeurs de champs
viennent d’être saisies.
 Suppression d’un enregistrement 

Sélectionnez l’enregistrement en cliquant sur son sélecteur, placé à gauche. Puis appuyez sur
la touche Suppr. Confirmez la suppression. Si la table d’où sont issus les champs du
formulaire, est en relation avec une autre table, la suppression d’un enregistrement peut
nécessiter au préalable la suppression de cette relation.
3.3 Rechercher, trier et filtrer

Le fichier étant affiché en mode Formulaire, on utilise les boutons placés dans les groupes «
Trier et filtrer » et « Rechercher » de l’onglet Accueil. On applique les mêmes méthodes que
celles appliquées aux données d’une table affichée en mode Feuille de données.
28
Chapitre 4
Les états
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1 Présentation
La fonction principale d’un état est la restitution des données. C’est un document destiné à être
imprimé. Il n’a pas l’interactivité du formulaire.
Un état affiche souvent les enregistrements résultant d’une requête. Tandis que le formulaire
n’affiche généralement qu’un seul enregistrement à la fois, l’état affiche une ou plusieurs listes
d’enregistrements. Etats et formulaires présentent toutefois de nombreuses similarités,
notamment en ce qui concerne les méthodes de création et la gestion des contrôles.
2 Créer un état
Il existe plusieurs méthodes de création d’un état :
L’« Etat vide »
Création rapide en deux clics
L’« Assistant Etat »
Le mode Création.
Access 2007 dispose également d’un « Assistant Etiquette ». Comme son nom l’indique, cet
Assistant permet de créer un état affichant des étiquettes.
2.1 Etat vide

Il s’agit d’une méthode simple, qu’on peut utiliser dès lors qu’il y a peu de champs à insérer
dans l’état. Elle permet de choisir les champs à insérer, ainsi que leur ordre d’affichage dans
l’état. Pour réaliser un état :
1) Création d’un état vierge : à l’onglet Créer, groupe Etats, activez le bouton « Etat vide ». Un
état vide est créé, affiché en mode Page.
2) Insertion des champs dans l’état :
Si le volet « Liste de champs » n’est pas affiché (à droite de la fenêtre), cliquez à l’onglet
Création des « Outils de présentation d’état », dans le groupe Outils, sur le bouton « Ajouter
des champs existants ». Utilisez ce volet pour insérer des champs dans l’état. Cliquez sur le
signe + d’une table pour l’ouvrir. Pour insérer un champ : double-cliquez sur son nom, ou bien
cliquez-glissez sur son nom jusqu’à l’état.
L’état affiche la liste des enregistrements, en mode Page.

30
2.2 Création rapide d’un état

Comme pour le formulaire : en deux clics, l’état est généré !
Procédez ainsi :
 Dans le Volet de navigation, cliquez sur une table ou sur une requête.
 A l’onglet Créer, groupe Etats, cliquez sur le bouton « Etat ».
L’état est affiché en mode Page, il présente la liste des enregistrements.
2.3 Création d’un état avec l’« Assistant Etat »

Cette méthode permet de personnaliser l’état.
 Commencez par préciser la source de données de l’état : dans le Volet de navigation,
cliquez sur une table ou sur une requête.
 Puis affichez la fenêtre « Assistant Etat » : à l’onglet Créer, dans le groupe Etats,
activez le bouton « Assistant Etat ».
La réalisation d’un état se déroule en plusieurs étapes :

 1ère étape : Sélection des champs :
A l’aide des boutons >, >>, <, <<, ou bien par double-clic, sélectionnez les champs que
vous souhaitez insérer dans l’état. Vous pouvez sélectionner des champs de plusieurs
tables ou requêtes.
 2ème étape : Regroupement des enregistrements
Des regroupements d’enregistrements peuvent être réalisés en fonction de leurs valeurs
identiques sur un ou plusieurs champs.
On peut définir des intervalles de regroupement sur les champs de type de données
Numérique, Date ou Texte.
 3ème étape : Tri et totaux :
Des tris peuvent être effectués, jusqu’à quatre niveaux, en ordre croissant ou
décroissant. « Options de synthèse » : Des totaux (Somme, Moyenne, Maximum,
Minimum) sont réalisables sur des champs de type Numérique.
L’option « Détail » entraîne l’affichage d’un total par regroupement.
L’option « Total » entraîne l’affichage d’un total de synthèse (le total du tout…).
Exemple : paramétrez un tri croissant par nationalité, puis par nom.
 4ème étape : Présentation de l’état :
Choisissez la présentation souhaitée.
Exemple : Optez pour une présentation tabulaire (sous forme de tableau).
 5ème étape : Titre – Ouverture :
« Aperçu avant impression » ou mode Création
Donnez un titre à l’état. Par défaut, le nom de la requête ou de la table lui est donné.
Pour terminer, choisissez entre ouvrir l’état en mode « Aperçu avant impression » ou
l’ouvrir en mode Création.
31
3 Affichage, mise en page et impression

Communément, après création d’un état, on l’affiche, on vérifie et on modifie si nécessaire sa
mise en page, puis on l’imprime.
3.1 Modes d’affichage

Un état peut être ouvert en mode Création, en mode Etat, en mode Page ou en mode « Aperçu
avant impression ». Pour modifier le mode d’affichage, on peut :
 Utiliser le bouton Affichage, à l’onglet Création des « Outils de présentation d’état ».
 Ou faire un clic droit sur l’onglet de l’état, ou sur son nom dans le Volet de navigation,
puis choisir le mode d’affichage souhaité.
 Ou encore utiliser le bouton de mode d’affichage, situé sur la barre d’état (en bas, à
droite).
Quand on double-clique sur le nom d’un état dans le Volet de navigation, il s’ouvre en mode
Etat.
 Mode Création : Le mode Création permet de créer l’état, ou d’en modifier la structure.
 Mode Etat : Ce mode permet de vérifier les données qui sont affichées dans l’état. Pour
en faciliter la lecture, on peut marquer temporairement une ligne en cliquant près de son
bord inférieur (pointeur en forme de flèche blanche ).
 Mode Page : C’est un mode intermédiaire entre les deux précédents. Il permet
l’affichage des données ainsi que certaines modifications de la structure de l’état, en
particulier l’ajout de champs et la modification des regroupements.
 Mode « Aperçu avant impression » : Pour afficher l’état actif en mode « Aperçu avant
impression », on peut appliquer la méthode usuelle : menu Fichier > Imprimer >
Aperçu avant impression.
3.2 Mise en page et impression

Affichez l’état en mode « Aperçu avant impression ».
Pour modifier la mise en page, utilisez :
 Les commandes des groupes « Taille de la page » et « Mise en page »,
 Ou la fenêtre « Mise en page » : pour l’afficher, cliquez sur le lanceur du groupe (petit
bouton à droite du titre du groupe « Mise en page »).
La mise en page étant terminée, vous pouvez imprimer l’état.
32
Chapitre 5
Les requêtes
33
1 Présentation
Comme l’indique son nom, une requête sur une base de données est une demande concernant
cette base. C’est une demande d’information ou de modification. Une fois enregistrée, une
requête devient un objet de la base.
Les requêtes vont servir à afficher uniquement certaines données contenues dans les tables
selon certains critères. Elles peuvent aussi faire des calculs sur vos données, ainsi que créer des
sources de données pour les formulaires, les états ou même d'autres requêtes (on peut faire une
requête sur le résultat d'une autre requête). Elles servent encore à modifier des tables existantes
ou à en créer des nouvelles.
Il existe différents types de requêtes que nous allons détailler après :
La requête sélection : C'est celle qu'on utilisera le plus souvent. Elle permet de
sélectionner des enregistrements, de faire des calculs et des regroupements. Elles
ressemblent beaucoup aux filtres, mais permettent, en plus, de travailler sur plusieurs
tables simultanément.
La requête Mise à Jour : Cette requête modifie le contenu d'un ou plusieurs champs
d'une ou plusieurs tables. C'est le moyen le plus efficace pour mettre à jour un grand
nombre d'enregistrements en une seule opération.
La requête Ajout : Cette requête ajoute les données qu'elle a extraites à la fin d'une
table déjà existante.
La requête Suppression : Cette requête supprime un ou plusieurs enregistrements dans
une ou plusieurs tables.
La requête de Création de table : Cette requête crée une table à partir des données
qu'elle a extraites dans une ou plusieurs autres tables.
La requête d'Analyse croisée : Cette requête présente ses résultats sous forme de
tableau (de type Excel). On l'utilisera pour comparer des valeurs et dégager des
tendances.
La requête paramétrée : Ce sont des requêtes qui attendent un ou plusieurs paramètres
avant de s'exécuter. Par exemple changer le taux de TVA en passant le nouveau taux
comme paramètre. Ce peut être des requêtes de sélection ou croisée.
La requête SQL direct
34
2 Création d’une requête

Access vous offre tris façons pour créer une requête :
à l’aide de l’assistant requête
ou bien en mode création
en mode SQL
2.1 Assistant requête
35
2.2 Créer une requête en mode création
36
Dans la partie supérieure de la fenêtre se trouvent la ou les tables avec la liste de leur champs,
c'est sur ces tables que vont porter les requêtes. Dans la partie inférieure, se trouve la
description de la requête.
Exemple :
Nous avons un tableau composé de colonnes et de lignes, dans chaque colonne, on indique les
champs qui vont apparaître dans le résultat de la requête ou qui vont servir dans la requête, ici
on veut la liste des clients habitant Saint-Quentin, on veut donc voir apparaître le champ Nom
et le champ Prénom, le critère de la requête va se faire sur le champ ville, on ajoute donc aussi
ce champ.
Pour ajouter un champ, on peut, soit le sélectionner dans la table et l'amener avec la souris sur
une colonne, soit on clique sur la ligne "Champ", la liste de tous les champs s'affiche alors et
on en sélectionne un dans la liste. Un des champs proposé s’appelle '*', ce champ signifie "tous
les champs de la table", si on choisi ce champ, tous les champs de la table apparaitront dans le
résultat de la requête, en plus des autres champs que vous aurez choisis.
La ligne "Table" sert à sélectionner la table à laquelle appartient le champ sélectionné, dans
notre cas, il n'y a qu'une table, le choix est vite fait.
La colonne "Tri" indique de quelle façon vont être triés les champs dans le résultat de la
requête : il y a trois sortes de tri : Croissant (de A à Z), Décroissant (de Z à A) et non trié. On a
choisi ici de trier le résultat de la requête par nom et par prénom de façon croissante. Le tri se
fait toujours de gauche à droite : le résultat de la requête sera d'abord trié par nom, puis par
prénom.
La colonne "Afficher" indique si le champ doit être affiché ou non, ici on veut afficher le nom
et le prénom de chaque client habitant à Saint-Quentin, mais on a pas besoin d'afficher, pour
chaque client, la ville dans laquelle il habite, puisqu'il s'agira toujours de Saint-Quentin, on a
donc désélectionné l'affichage du champ "Ville".
Enfin la colonne "Critères" va indiquer le critère de la requête, on veut la liste des clients
habitant Sain-Quentin, le critère est donc : le champ ville doit être égal à Saint-Quentin, d'où le
critère = "Saint-Quentin".
37
Pour exécuter la requête, on clique sur l'icône :
Access affiche le résultat ;
Le résultat de la requête s'affiche sous la forme d'une table que l'on peut modifier comme si il
s'agissait d'une table normale, on peut ajouter des enregistrements, les modifier, faire des
filtres, des tris, etc...
3 Définition des critères de sélection

3.1 Les opérateurs
On peut utiliser dans les requêtes les opérateurs suivants :
Access met à notre disposition d'autres opérateurs :
38
3.2 Les fonctions

On peut intégrer des fonctions dans les critères de sélection. Access met à notre disposition un
très grand nombre de fonctions. Ce sont les mêmes fonctions que celles qui sont utilisés dans
les contrôles des formulaires (et d’ailleurs dans tous les logiciels de la gamme Microsoft
Office). Par exemple, parmi ces fonctions, on trouve la fonction Mois ( ), à qui on passe une
date en paramètre, cette fonction renvoie le mois de cette date, par exemple Mois (#10/2/98#)
renvoie 2. Une autre fonction, Date ( ) renvoie la date du jour. On peut utiliser ces deux
fonctions dans des critères de sélection :
Par exemple, pour obtenir la liste des commandes du mois d'octobre :
Notez que pour faire référence au champ "Date de la commande" dans la fonction Mois ( ), on
a écrit le champ entre crochets [ ]. On utilise les crochets lorsqu’on travaille avec un champ
dont le nom comporte des espaces. Par extension et par mesure de précaution, on les utilisera
avec tout type de champ.
Ou pour obtenir la liste des commandes passées il y a moins d'un mois :
39
3.3 Plusieurs critères portant sur des champs différents

On peut avoir plusieurs critères de sélection, ces critères étant séparés entre eux par des OU ou
des ET, par exemple : "liste des clients habitant à Saint-Quentin OU à Paris", "Liste des
clients s'appelant Dupont ET vivant à Paris".
La requête ressemble à la précédente, sauf que là, il y a deux critères : le premier Nom =
"Dupont" ET le deuxième Ville = "Paris". Vous noterez au passage qu'il n'est pas nécessaire
d'afficher le contenu du champ "ville" puisqu'on sait que ce sera toujours Paris. Vous me direz
que c'est la même chose avec "Nom", certes, mais c'est mieux d'avoir une liste de nom +
prénom qu'une seule liste de prénom.
40
Quelle est la différence ?

Les deux critères ne sont plus sur la même ligne. Ils sont sur deux lignes séparées. Le premier
est sur la ligne "Critères", le second sur la ligne "Ou". Si on avait voulu ajouter un troisième
critère (Liste des clients habitant Saint-Quentin OU Paris OU Lille), on aurait ajouter le critère
= "Lille" sur une troisième ligne et ainsi de suite.
41
4 Le fonctionnement de la requête ajout

La requête ajout permet d'insérer les enregistrements d'une table n° 2 dans une table n° 1.
L'opération ne peut se faire que si les deux tables ont au moins un champ commun (même
nom, même type de données ou conversion de type possible -- cela dépend du SGBD). Comme
le montre la figure ci-dessous, les champs de la table n° 2 qui ne sont pas communs avec ceux
de la table n° 1 sont ignorés ou refusés (ex : le champ "T").
Attention ! la requête ajout modifie irréversiblement la table à laquelle on ajoute des données.
Les données de la table n° 2 seront effectivement ajoutées à la table n° 1 lorsque nous

exécuterons la requête.
42
Exemple 2 :
On va copier les clients trouvés dans la table Client_Sub dans la table Client.
43
44
5 Le fonctionnement de la requête de Mise à jour
Exemple2 :
45
46
6 Le fonctionnement de la requête de suppression

Cette requête supprime un ou plusieurs enregistrements dans une ou plusieurs tables selon un
critère donné.
47
7 Requête création d’une table
48
8 Requête paramétrée
Dans votre base de données Clients, vous avez besoin d'une liste de factures pour Janvier, puis
pour Février, puis pour Mars, etc. La 1ère solution consiste à créer une requête simple pour
chaque mois, comme dans l'exemple ci-dessous :
Par contre, il est peu intéressant d'écrire une nouvelle requête chaque mois.
D'où la notion de requête paramétrée, qui permettra de rendre les dates variables. En clair, à
chaque fois que la requête sera lancée, Access demandera la date de début de période, puis la
date de fin, et affichera les résultats sur la période concernée.
Pour définir un paramètre dans une requête :
1. Créez une requête, ou ouvrez une requête existante.

2. Sélectionnez les champs qui vous intéressent, de façon à les faire appaître sur la grille
du bas.
3. Dans la zone Critères de la requête, remplacez les valeurs fixes par des paramètres
entre crochets (voir plus bas pour plus de détails).
4. Testez la requête pour voir le résultat produit.
49
50
51

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Collège LaSalle International, Tunis Session Hiver 2015

Cours base de données

1.2 Quel est l’intérêt d’une base de données ?

1.3 Fonctions des bases de données :

1.4 Les bases de données sont omniprésentes

Hautes Écoles, Universités :

• Données sur les résultats

2 Le Système de Gestion de Bases de Données

3 L’organisation des données dans la base de données

3.2 L’organisation des données dans un SGBD

3.3 Diviser pour mieux régner

3.4 Utiliser plusieurs tables

3.5 Clé primaire

auteur un champ qui va identifier de façon unique chaque enregistrement, ce champ

A quoi sert cette clef ?

3.6 Les relations entre les tables

3.6.1 La relation de type « un à plusieurs » (1 – n)

Exemple : A un auteur correspond un ou plusieurs albums (plusieurs flèches partent du même

La relation entre les deux tables se présente sous cette forme :

3.6.2 La relation « plusieurs à plusieurs » ( n – m )

Par exemple, on va avoir dans ces tables :

3.7 Les index

Supposons que la table « Albums » soit indexée sur le titre de l’album :

Lorsqu’on cherchera un enregistrement de la table albums à partir du titre de l’album, Access

Création d’une base de données avec Access

4 Création d’une table

Quel que soit le mode utilisé en premier lieu, vous

Access propose 3 méthodes pour créer une table :

4.1 Les types de données

Les différents types sont :

de ce champ ne se retrouvera pas dans un autre enregistrement de la table, par exemple

4.2 Les propriétés des champs

4.3 Les formats d’affichage

Pour modifier le format d'affichage, on utilise les codes suivants :

Il y a des formats d'affichages plus spécifiques à certains types de données :

4.4 Supprimer des enregistrements

Pour supprimer un enregistrement, on clique à gauche de la ligne, et on appuie sur la touche

4.5 Tri parmi les enregistrements

Celui de gauche permet le tri alphabétique croissant

4.6 Filtrer des enregistrements

Le filtre sur un seul critère :

Puis cliquer sur l’icône Filtrer

Le filtre sur plusieurs critères :

On clique sur l’icône de Filtre par formulaire :

Un enregistrement vide s’affiche.

Puis sélectionner « ou » dans le coin inférieur gauche, on obtient un nouvel

On sélectionne « oranus » dans le champ ‘Titre’

2 Créer un formulaire à partir d’une table

Il existe plusieurs méthodes de création d’un formulaire :

2.1 « Formulaire vierge »

Pour créer un formulaire :

Le formulaire affiche à l’ouverture les valeurs du premier enregistrement.

2.2 Création rapide d’un formulaire

« Formulaire double affichage »

2.3 Assistant Formulaire

Commencez par préciser la source de données du formulaire : dans le Volet de

 1ère étape : Sélection des champs 

 2ème étape : Formulaires et sous formulaires