CHAPITRE 3 : OUTILS D'ORGANISATION ET DE

GESTION DE PROJET
Compétences générales : ce chapitre présente les outils de base pour organiser et gérer un projet,
avec un accent sur les réunions et le travail collaboratif.

Objectifs d’apprentissage : à la fin du chapitre l’étudiant sera capable de :

 Décrire les outils essentiels pour organiser et gérer un projet, comme les réunions, les comptes-
rendus, le mail.
 Identifier les différents types de réunions (technique, de chantier, d'avancement, stand-up) et leurs
caractéristiques.
 Structurer et rédiger un compte-rendu de réunion.
 Identifier les avantages et inconvénients du courrier dans un contexte professionnel.
 2numérer les bonnes pratiques de sécurité pour les mots de passe.
 Découvrir d'autres outils informatiques utiles en gestion de projet : réseaux sociaux, dossiers
partagés, agendas partagés.
 Présenter l'intérêt des réunions en ligne et des solutions de visioconférence.

Situation problème
Vous êtes membre d'une équipe chargée de gérer un projet de construction d'un
nouveau bâtiment pour une entreprise. Le projet implique plusieurs parties prenantes
internes et externes, ainsi que des sous-traitants et des fournisseurs. Vous avez
récemment démarré la phase de planification du projet et vous vous préparez à organiser
la première réunion pour discuter des prochaines étapes.
Consigne :
1. Citez quatre avantages des réunions en ligne par rapport aux réunions en
personne dans le contexte de la gestion de projet
2.1- Quels sont les différents types de réunions que vous pourriez organiser tout au
long du projet de construction du bâtiment ?
2.2- Décrivez brièvement chaque type de réunion et expliquez leur objectif
spécifique.
3.1- En tant que responsable de projet, comment prépareriez-vous une réunion en
ligne efficace pour discuter des prochaines étapes du projet de construction
3.2- Donnez des exemples concrets de mesures que vous prendriez pour faciliter la
participation active des membres de l'équipe.

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 4.1- Pourquoi est-il important de rédiger un compte-rendu de réunion et quels
éléments clés devraient être inclus dans un compte-rendu
4.2- Expliquez pourquoi la documentation précise des discussions et des décisions est
essentielle pour le suivi du projet.
5.1-En plus des réunions en personne et des comptes-rendus, quel autre outil de
communication serait essentiel pour maintenir la coordination et la collaboration
entre les membres de l'équipe
5.2- Expliquez comment cet outil spécifique peut contribuer à une meilleure
communication et à une gestion efficace du projet.
6.1. Décrivez comment vous utiliseriez une solution de visioconférence pour faciliter
la collaboration en temps réel lors des réunions en ligne.
6.2. Donnez des exemples de fonctionnalités spécifiques que vous pourriez utiliser
6.3. Expliquez comment elles bénéficieraient à l'équipe du projet.
7.1. Quels sont certains des défis ou des risques potentiels associés aux réunions en
ligne, et
7.2. Dire comment pourriez-vous les atténuer
7.3. Expliquez comment vous pourriez rendre les réunions en ligne plus fluides et plus
productives pour l'équipe, malgré ces défis.

Introduction
Dans le monde complexe de la gestion de projet, il est essentiel de disposer des bons
outils et d'une structure organisationnelle solide pour assurer la réussite de chaque
étape. Ce chapitre vise à fournir aux étudiants les connaissances et les compétences
nécessaires pour utiliser efficacement les outils de base et mettre en place une
organisation adéquate dans le cadre de leurs projets.

I. Outils essentiels d’organisation

1. Organiser des réunions efficaces
Une réunion coûte cher c´est pourquoi il faut :

 définir à l´avance la date à laquelle elle doit se tenir

 S´assurer que les personnes conviées sont les bonnes
 La préparer : 1h de réunion = 4 h de préparation
 Balayer les objectifs avant de commencer (ordre du jour, rappel des livrables et
décisions antérieurs…)

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Pour qu'une réunion soit efficace, il est important de définir un animateur (chargé de
l'organisation et de la gestion du temps) et un secrétaire chargé de formaliser ce qui a été
dit, de rédiger et d'envoyer le compte-rendu. Il existe 4 types de réunions :

 Réunion technique : il peut prendre du temps. Les participants sont les membres de
l´équipe, spécialiste du domaine concerné, clients… Elle a pour but d´approfondir des
points précis, résoudre des problèmes.
 Réunion de chantier : ceux qui y participent sont le chef de projet, les responsables
de l’équipe, le client, les décideurs… Elle permet de présenter l´avancement, les
résultats et ne doit pas faire plus d´une heure. Elle est composée de l´ordre du jour,
présentation, questions (délibérations), décisions.
 Réunion d´avancement : c´est l´équipe interne du projet qui est concernées. Elle a
pour but le suivi du planning, entraide, communication et motivation, détection des
blocages.
 Stand-up meeting : les participants sont les membres disponibles et elle a pour but
de faire un point rapide. Pendant cette réunion chaque membre doit se demander ce
qu´il a fait depuis la dernière, ce qu´il doit faire maintenant et quelles sont les
difficultés rencontrées

2. Compte rendu
Les points suivants doivent ressortir dans un compte rendu :

 Le motif et le type de réunion,

 Les personnes présentes
 La date, l´heure et la durée
 Liste de diffusion
 L´ordre du jour
 Les informations échangées
 Les remarques et questions
 Décisions / actions à suivre / Todo list

II. Les outils informatiques de gestion de projet

1. Le Courrier électronique ou eMail
Le courrier électronique permet une communication asynchrone. Cependant, il présente
plusieurs inconvénients :

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  Risques de virus et de canulars.
 Un courrier électronique envoyé ne peut pas être récupéré.
 Infobésité : surabondance d'informations, spam, abus des copies.
 Abus de pièces jointes.

Pour résoudre les problèmes de sécurité liés au courrier électronique, certaines mesures
doivent être prises :

 Éviter les mots de passe faciles à deviner.

 Ne pas réutiliser les mots de passe.
 Faire attention aux questions de sécurité courantes comme "votre date de
naissance".
 Éviter la mémorisation automatique des motsde passe par votre navigateur web. Il
est recommandé d'utiliser une phrase mnémotechnique comme mot de passe, par
exemple "this_is_fun" est dix fois plus difficile à deviner que "J4fS<2". Vous pouvez
également créer des mots de passe forts en utilisant des combinaisons de lettres
majuscules et minuscules, de chiffres et de caractères spéciaux, par exemple
"LeMOOCGdP=super mdpsimple et robuste".

2. Autres outils
Les réseaux sociaux peuvent également être utilisés en gestion de projet :

 Communautés : Google+
 Groupes : Facebook
 Hashtags : Twitter

Les dossiers partagés, tels que Dropbox, offrent la possibilité de partager tout type de fichier.
La version gratuite de Dropbox permet de stocker jusqu'à 2 Go de données et offre la
synchronisation des fichiers entre différents appareils, tels que les ordinateurs et les
téléphones mobiles. Cependant, il faut noter que le travail simultané sur un même fichier
est impossible avec Dropbox.

Google Agenda est un outil utile pour la gestion de projet. Il permet de créer des créneaux
horaires, d'envoyer des invitations à des réunions (avec la possibilité de partager des vidéos
lors des réunions), et de mettre à jour les informations telles que la salle de réunion.

3. Les réunions en ligne

Les réunions en ligne sont devenues de plus en plus courantes dans le contexte de la gestion
de projet. Elles offrent de nombreux avantages, notamment la possibilité de réunir des
participants situés dans des endroits différents, facilitant ainsi la collaboration à distance.
Voici quelques points importants à considérer concernant les réunions en ligne :

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 Accessibilité : Les réunions en ligne permettent aux participants de se connecter depuis
n'importe quel endroit disposant d'une connexion Internet. Cela élimine les contraintes
de distance et de déplacement, ce qui peut être particulièrement avantageux pour les
équipes réparties géographiquement ou pour les projets impliquant des partenaires
externes.
 Flexibilité du temps : Les réunions en ligne offrent la possibilité de planifier des réunions
à des moments qui conviennent à tous les participants, quelle que soit leur zone horaire.
Cela facilite la coordination des emplois du temps et peut contribuer à une meilleure
productivité.
 Collaboration en temps réel : Les outils de réunion en ligne permettent aux participants
de partager des documents, de faire des présentations, de discuter et de collaborer en
temps réel. Cela favorise la participation active et la prise de décisions rapides.
 Enregistrement et archivage : Les réunions en ligne peuvent être enregistrées, ce qui
permet aux participants de les revoir ultérieurement ou de les partager avec ceux qui
n'ont pas pu y assister. Cela peut être utile pour la documentation du projet et pour
faciliter la communication entre les membres de l'équipe.
 Économie de coûts : Les réunions en ligne peuvent réduire les coûts liés aux
déplacements, tels que les frais de transport et d'hébergement. Cela peut contribuer à
optimiser le budget du projet.
Exemples de visioconférence : Il existe de nombreuses solutions de visioconférence
disponibles, telles que Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, qui offrent des fonctionnalités
avancées pour les réunions en ligne, telles que le partage d'écran, les salles de sous-
commission, les sondages, etc. Il est important de choisir la solution qui correspond le mieux
aux besoins et aux exigences du projet.
Cependant, il est également important de noter quelques défis potentiels associés aux
réunions en ligne, tels que les problèmes de connexion Internet, les difficultés techniques,
les distractions à domicile, etc. Il est donc essentiel de bien préparer les réunions en ligne,
en s'assurant que tous les participants disposent de l'équipement et des ressources
nécessaires, et en mettant en place des règles de conduite pour assurer une participation
efficace.
En conclusion, ce chapitre présente les outils essentiels et les bonnes pratiques pour
organiser et gérer un projet. Il aborde également les aspects de sécurité liés au courrier
électronique et présente d'autres outils informatiques utiles en gestion de projet, tels que
les réseaux sociaux, les dossiers partagés et les agendas partagés.

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III. Résolution de la situation problème

IV. Activités d’intégration

Étude de cas : Gestion de projet d'une entreprise de développement de logiciels
Vous travaillez pour une entreprise de développement de logiciels spécialisée dans la
création d'applications mobiles. L'entreprise a récemment remporté un contrat pour
développer une application de gestion des tâches pour une entreprise cliente. En tant
que chef de projet, vous êtes responsable de la planification et de la gestion de ce projet.
Le projet de développement de l'application de gestion des tâches est déjà en cours
depuis deux semaines. Vous avez une équipe de développeurs, de testeurs et de
concepteurs qui travaillent sur le projet. Cependant, vous avez rencontré quelques
problèmes au cours des dernières réunions, notamment des retards de livraison et des
difficultés de communication entre les membres de l'équipe.
Consigne :
1.1- Quels sont les principaux problèmes que vous avez identifiés lors des réunions
précédentes ?
1.2- Expliquez en détail chaque problème et son impact sur le projet.
2. Proposez au moins trois actions concrètes que vous mettriez en place pour améliorer
la communication entre les membres de l'équipe et réduire les retards de livraison.
3. En tant que chef de projet, comment organiseriez-vous la prochaine réunion pour
aborder les problèmes rencontrés et discuter des mesures correctives à prendre ?
Décrivez la structure et les éléments clés de la réunion.
4. Expliquez comment l’établissement des objectifs clairs et des échéances précises
dans un projet peuvent contribuer à éviter les retards et à maintenir la motivation de
l'équipe.
5.1- Comment utiliseriez-vous un outil de gestion de projet, tel qu'un tableau de bord en
ligne, pour suivre l'avancement du projet et identifier les problèmes potentiels.
5.2- Donnez des exemples spécifiques de métriques et de graphiques que vous
utiliseriez pour évaluer la performance du projet.
6.1. Quels sont les avantages et les inconvénients de l'utilisation d'un outil de suivi du
temps pour mesurer l'efficacité des membres de l'équipe

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6.2. Expliquez comment cet outil peut aider à la planification et à l'affectation des
ressources, tout en tenant compte des considérations liées à la confidentialité et à la
confiance de l'équipe.
7. Dire comment pourriez-vous utiliser une réunion en ligne pour encourager la
participation active des membres de l'équipe et résoudre les problèmes de
communication. Proposez des techniques spécifiques, telles que la modération de la
réunion et l'utilisation d'outils de collaboration en temps réel.

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