ECOLE SUPERIEURE INTERNATIONAL

POLYTECHNIQUE ADAMA SANOGO

ESIAS
2023 -
2024
DESBORDE N'DRI
ESIAS LOG 2
2023
GESTION DES MOYENS -2024
GENERAUX

LIBRE DE DROITS

0
 SOMMAIRE

INTRODUCTION
Module I La gestion du personnel intérimaire et de la sécurité
I- Le contrat d’intérim (travail temporaire)
II- Le contrat de prestations sécurité et entretien
III- La gestion de la sécurité
Module 2 La gestion du matériel et de l’économat
I- Le parc automobile
a. Missions du gestionnaire du parc auto
b. Le journal de bord
c. Rapports d’accident
d. Entretien des véhicules
e. Dossier du véhicule
II- Le matériel
III- Les commandes fournisseurs
IV- L’inventaire physique
a. Les Sites
b. Les Opérations
Module 3 La gestion de l’immobilier
I- Situation juridique
II- Acquisitions
III- Situation financière
IV- Divers
Module 4 La gestion des travaux
I- Le suivi des travaux
II- La planification
Module 5 La gestion des réservations et des contrats d’assurance
I- Les réservations
II- Les contrats d’assurance
Module 6 Les tableaux de bord des moyens généraux
I- Définition et Objectifs du Tableau de bord des Services Généraux
a. Définition du tableau de bord
b. Objectifs du tableau de bord
II- Construire le tableau de bord des Moyens Généraux
a. Définir les objectifs
b. La fiche d’objectifs
III- Définir les indicateurs pertinents
a. Des indicateurs sur mesure

1
 b. La fréquence des indicateurs
c. La durée des indicateurs
IV- Définition des indicateurs
a. Les indicateurs d’activité
b. Les indicateurs de qualité
c. Les indicateurs d’efficience
V- Quelques exemples graphiques
a. Les tableaux de bord mensuels
b. Les tableaux de bord annuels
VI- Quelques indications à suivre
a. Les données
b. Les tableaux
CONCLUSION

2
INTRODUCTION

Pour assurer son activité une entreprise a besoin de locaux, de personnel, de

mobilier. L’occupation et la réservation des salles de réunion doivent être simples et
précises. Les équipements de toutes sortes (chauffage, câblage électrique,
climatisation, etc…) sont entretenus par des sociétés extérieures, avec des contrats à
suivre et à renouveler, des personnes à appeler en cas d’incident.

Pour se déplacer, le Service Commercial et la Direction utilisent des véhicules de

service ou de fonction. Un système approximatif de réservations de ces véhicules peut
avoir de sérieuses conséquences.

Pour assurer la sécurité des biens et des personnes, l’établissement utilise les
services de sociétés de télésurveillance, des équipements spécialisés.

Toutes les informations sur les clients, les fournisseurs, la gestion, … émanent d’un
système informatique et chaque personne de l’entreprise dispose sur son bureau d’un
ordinateur personnel connecté à un réseau.

L’ensemble de ces moyens qui participent de l’efficacité de l’entreprise est

appelé Moyens Généraux.

Il s'agit de l'ensemble des services nécessaires au fonctionnement normal d'une

entreprise : achats de matériels, de fournitures, achat de terrains, construction de
bâtiments, gestion des locaux techniques et des fluides : électricité, froid, chauffage,
entretien des bâtiments, gestion du courrier et de l’accueil, gestion de la restauration,
etc... L'expression "Moyens Généraux" est généralement réservée à une activité
interne de l'entreprise.

3
Cette formation a pour objectif d’une part de faire l’état des composants de ces
moyens généraux et d’autre part, d’orienter le stagiaire, quant aux outils de gestion
efficace.

Module I

La gestion du personnel intérimaire

et de la sécurité
4
I- Le contrat d’intérim (travail temporaire)

Un employeur peut recourir au service d’un travailleur intérimaire notamment :

• Pendant la durée d’absence ou le temps de suspension du contrat de travail

d’un salarié, sauf cas de conflit collectif (grève) ;
• Pour répondre à un surcroît occasionnel d’activité ou à la création d’activités
nouvelles ;
• Pour des travaux urgents dont l’exécution immédiate est nécessaire pour
prévenir des accidents imminents, organiser des mesures de sauvetage ou
réparer des insuffisances de matériel.

Dans le cas de l’utilisation d’un personnel intérimaire, le contrat établi par l’utilisateur
et l’entrepreneur de main-d’œuvre, est dit contrat d’intérim. Le travailleur est mis à la
disposition de l’utilisateur par un entrepreneur de travail temporaire pour exécuter une
mission.

La durée de cette mission ne peut excéder trois (3) mois. Elle est renouvelable trois
fois par périodes d’un mois au maximum. Au delà de cette période, le contrat
d’intérim devient un contrat de sous-traitance.

L’utilisateur du travailleur intérimaire n’est pas lié à lui par un contrat. Toutefois,
pendant la mission, le travailleur est tenu de se conformer aux instructions et aux
directives de l’utilisateur. Il est également tenu de ne pas révéler les procédés de
fabrication dont il aurait connaissance.

Le travailleur intérimaire perçoit une rémunération à la charge de l’utilisateur qui ne

peut être inférieure au salaire de sa catégorie professionnelle.

5
En cas d’inaptitude d’un travailleur intérimaire constatée par un médecin notamment à
la suite d’un accident de travail ou d’une maladie professionnelle, et de l’impossibilité
de l’entrepreneur de main-d’œuvre de le remplacer, le contrat est réputé rompu.

Des sanctions disciplinaires peuvent être infligées par l’entrepreneur sur proposition
motivée de l’utilisateur après les explications écrites du travailleur. En cas de
défaillance de l’entrepreneur, l’utilisateur lui est substitué pour le paiement de la
rémunération due au travailleur pour la durée de la mission.

Le travailleur intérimaire n’est pas tenu d’exercer son activité pendant la durée d’une
grève. Il est en droit de suspendre la mission pendant cette période, en accord avec
l’entrepreneur (art. 2, 15, 16, 18, 19, 24, 27, 29, D96.194 CT)

II- Le contrat de prestations sécurité et entretien

Pour assurer la sécurité des biens et des personnes en son sein, l’entreprise utilise
des services de sociétés de gardiennage et de sécurité, dotées parfois d’équipements
spécialisés et adaptés. De même pour l’entretien des bâtiments et des salles, les
services de société d’entretien sont nécessaires.

Le personnel ainsi utilisé dépend, au plan administratif, de la société qui l’emploie et

au plan fonctionnel, de l‘entreprise dans laquelle il exerce. Il est tenu de respecter les
règles et usages de l’entreprise dans laquelle il exerce.

Le délai d’utilisation n’étant plus lié à une mission, le contrat du travailleur expirera à la
fin du mandat accordé à son employeur. Il s’agit ici d’un contrat de sous-traitance.

6
III- La gestion de la sécurité

En plus de gérer le personnel chargé de la sécurité, le gestionnaire des moyens

généraux a à charge la gestion de la sécurité. Pour ce faire, il doit s’occuper de :

• Gérer les incidents de télésurveillance

• Gérer les équipements de sécurité
• Gérer les sinistres
• Gérer les habilitations des personnes
• Gérer les ouvrants et les codes confidentiels

Module 2

La gestion du matériel et de l’économat

7
I- Le parc automobile

Le terme « véhicule du parc automobile » désigne le moyen de transport qui est

immatriculé, conçu ou adapté en vue de permettre le transport des biens, du matériel
ou des passagers. Il peut s’agir de berlines, de familiales, de fourgonnettes,
d’autobus, de camions et de véhicules spécialisés dont l’immatriculation permet la
conduite.

Sont exclus du parc automobile, les engins motorisés à usage particulier comme les
tracteurs et les chargeuses.

a. Missions du gestionnaire du parc auto

La gestion du parc automobile exige du gestionnaire qu’il doive :

1) cerner les besoins opérationnels de l’établissement en ce qui concerne les

véhicules automobiles et assurer la coordination ;

2) justifier les acquisitions de nouveaux véhicules pour satisfaire aux besoins

opérationnels, entamer le processus d’acquisition, recevoir les véhicules et les
mettre en service au sein du parc automobile de l’entreprise ;

3) consigner les renseignements relatifs au nouveau véhicule dans un système

d’information sur la gestion du parc automobile, remplir les rapports mensuels
que nécessite ce système ;

4) prendre des arrangements aux fins de l’exécution des réparations et de

l’entretien nécessaires selon les exigences découlant de la garantie du

8
 fabricant, et ce, relativement à tous les véhicules du parc automobile de
l’entreprise ;

5) tenir à jour le dossier papier et le dossier informatisé de chaque véhicule

automobile du parc de l’établissement ainsi qu’exécuter les rapprochements et
les attestations à l’égard des factures relatives à la gestion du parc automobile ;

6) appliquer les mesures relatives à l’aliénation des véhicules du parc automobile,

et faciliter le tout ;

7) transmettre tous les rapports d’accident à la Direction de sorte que les mesures
nécessaires soient rapidement prises.

Le gestionnaire du parc automobile doit établir le plan annuel (acquisition/affectation)

sur le parc automobile en fonction des besoins que lui soumettront tous les services
avant une date butoir qui est bien précise.

Il faut dresser annuellement le plan d’acquisition qui doit comprendre tous les détails
sur le prochain exercice et les prévisions pour les deux années suivantes.

Pour l’exercice à venir, il faut indiquer ce qui suit dans le plan annuel :

1) les véhicules faisant partie de la flotte, la marque, le modèle, le type de

carburant, l’emplacement, l’âge (mois), le kilométrage, l’état général, le prix
initial, le coût total es réparations et de l’entretien jusqu’à maintenant, et si les
véhicules doivent ou devraient être aliénés et remplacés ;

9
 2) les besoins en véhicules supplémentaires (en vue d’augmenter la taille du parc
automobile), ainsi que les justifications et explications complètes pour chaque
acquisition, y compris une location prévue (le tout doit être approuvé par la
direction) ;

3) le coût d’achat prévu pour chaque véhicule et l’année où l’on en aura besoin ;

4) le coût annuel total.

Dans le cas des deux années suivantes, il faudrait indiquer le nombre de véhicules à
remplacer et le nombre d’ajouts prévus, en fonction essentiellement de l’âge pour les
remplacements, et des besoins opérationnels pour les véhicules supplémentaires
nécessaires.

Le gestionnaire du parc automobile analyse les plans annuels, examine les

renseignements correspondants, établit les priorités à l’égard du budget de l’exercice
à venir en matière d’acquisition, en tenant compte du montant prévu qu’on obtiendra
des aliénations.

Le gestionnaire du parc automobile doit soumettre le plan annuel du parc automobile

à sa hiérarchie qui approuvera le tout.

b. Le journal de bord

Chacun des véhicules de l’entreprise doit disposer d’un journal de bord.

C’est un document qui permet de suivre au jour le jour les mouvements du véhicule ;
kilométrage, conducteur, heure de sortie, heure d’arrivée, destination, niveau de
carburant, quantité de carburant acheté, dernière vidange, prochaine vidange…

10
Le journal de bord est un document indispensable pour ressortir l’utilisation abusive ou
inconsidérée d’un véhicule.

Rempli chaque fois que le véhicule est utilisé, il est déposé le soir avec les clés du
véhicule chez la personne ressource. Celle-ci s’occupe d’arracher les feuillets du jour
pour analyse ou transmission au GPA ou au GMG.

Le lendemain matin, le journal de bord est mis à disposition avec les clés du véhicule.

11
Exemple de feuillet d’un journal de bord

Conducteur
:
…………………………………………………………………………………..

Date:………………...Heure départ
:……………….Heure retour
:
…………………….

Destination
:…………………………………...Kilométrage: départ
………………………

Niveau du carburant départ

:
……………………………………………………………..…

Quantité de carburant achetée

:
……………………………………………………………

Niveau du carburant arrivée

:
………………………………............................................

12
Raison d’utilisation du véhicule (joindre copie document
: témoin)
…………………….
…………………………………………………………………………………………
………...…………………………….…...
………………………………………………………………...
………………………………………………………………...
…………………………………...
…………………………………………………………………………………………
……
Dernière vidange
:……………………..Prochaine :vidange
……………………………...

Signature

c. Rapports d’accident

Les conducteurs et les passagers dans les véhicules doivent agir conformément aux
lois et règlements, et signaler les accidents de véhicules automobiles aux autorités
policières.

A la suite de tout accident ou incident impliquant un véhicule de l’entreprise, la fiche

de Rapport d’accident doit être remplie. Il faut rédiger ce rapport dès que possible, de
préférence sur les lieux de l’accident, puis le transmettre au gestionnaire du parc
automobile de l’établissement, qui l’acheminera à la hiérarchie.

13
Le conducteur d’un véhicule de l’entreprise impliqué dans un accident ne doit pas
admettre qu’il est responsable de l’accident. C’est l’enquête qui permettra d’établir à
qui l’accident est attribuable.

Le gestionnaire doit déterminer la gravité des dommages qui découlent de tout

incident ou accident impliquant un véhicule.

1) Les incidents sans gravité (p. ex., des bosses ou éraflures n’impliquant
pas d’autres véhicules ou n’entraînant pas de dommages matériels ni de
blessures à quiconque) doivent être consignés dans les dossiers sur le
véhicule et sur le conducteur, et le gestionnaire du parc automobile fera
effectuer les réparations.

2) Dans le d’accidents plus graves, le gestionnaire doit mener une enquête,

faire exécuter les réparations ou remplacer le véhicule endommagé et
constituer un dossier complet sur l’accident aux fins d’établissement des
rapports nécessaires.

Il faut établir des rapports d’accident. Remplis intégralement, ceux-ci devront être
examinés périodiquement par le gestionnaire. Cet examen peut permettre de cerner
des tendances ou des causes et ainsi de prévenir les accidents à l’avenir grâce aux
modifications apportées à la politique sur les véhicules automobiles ou à toute autre
mesure.

14
Contenu du Rapport

Pour fournir les renseignements nécessaires au gestionnaire afin qu’il puisse mener
l’enquête à la suite d’un accident, le ou un autre employé de l’entreprise présent sur
les lieux de l’accident doit remplir la fiche de rapport d’accident.

Il faudrait toujours avoir des formulaires vierges avec le journal du véhicule. Le

conducteur ne doit jamais accepter la responsabilité d’un accident avant que l’enquête
n’ait eu lieu.

Il faut consigner les renseignements suivants au sujet de chaque accident impliquant

un véhicule :

• nom, âge, numéro du permis de conduire, numéros de téléphone à domicile et

au bureau, ainsi qu’adresse domiciliaire du conducteur du véhicule ;
• nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de permis de conduire, numéro de
téléphone et description du véhicule (marque, modèle et année) de l’autre
conducteur ;
• contrat d’assurance de l’autre conducteur ou des autres conducteurs, si un
autre ou d’autres véhicules sont impliqués ;
• description du (des) véhicule(s) impliqué(s) (marque, modèle, et année) ;
• nom, âge, adresse, et numéro de téléphone de toute autre personne blessée
ainsi que nature des blessures
• nom, adresse, numéro de téléphone du ou des propriétaires des autres biens
qui peuvent avoir été endommagés ;
• nom, adresse et numéro de téléphone des témoins ;
• établissement auquel le véhicule est habituellement rattaché ;
• date et heure de l’accident ;
• description de l’accident (c’est-à-dire explication de ce qui est survenu)

15
• description visuelle des dommages causés au véhicule, des blessures subies
par les personnes ou des dommages causés aux autres biens, y compris les
dommages qu’auraient pu subir des articles ou des biens personnels
transportés dans le véhicule impliqué dans l’accident ;
• emplacement géographique de l’accident ainsi que conditions routières et
météorologiques au moment de l’accident ;
• déclaration du conducteur du véhicule (y compris les raisons pour lesquelles le
véhicule ou le conducteur se trouvait à cet endroit au moment de l’accident),
indication si l’accident peut donner lieu à des réclamations (oui/non) et la ou les
raisons.

16
 FICHE DE RAPPORT D’ACCIDENT

VEHICULE

Marque
:
…………………………………………………………………………………………
Modèle
:
………………………………………………………………………………………….
Année:
…………………………………………………………………………………………..
Immatriculation
:
………………………………………………………………………….......
Service rattaché
:
……………………………………………………………………………....

CONDUCTEUR

Nom et prénoms
:
………………………………………………………………………………
Date de naissance
:
…………………………………………………………………………....

17
Permis de conduire numéro N° :…………………………….
……………………………….
Téléphone :…………………………………..Cellulaire :
……………………………………..
Adresse :
………………………………………………………………………………………

AUTRE (S) CONDUCTEUR (S) ACCIDENTE (S)

Nom et prénoms :
………………………………………………………………………………
Adresse :
………………………………………………………………………………………...
Téléphone :…………………………….......Cellulaire :
……………………………………....
Permis de conduire N° :
……………………………………………………………………….
N° contrat d’assurance :
……………………………………………………………………….

VEHICULE (S) IMPLIQUE (S)

Marque :
…………………………………………………………………………………………
Modèle :
………………………………………………………………………………………….
Année :
…………………………………………………………………………………………..
Immatriculation :
18
……………………………………………………………………………...

PERSONNE (S) BLESSEE (S)

Nom et prénoms
:
………………………………………………………………………………
Age:
…………………………………………………………………………………………
…..
Adresse
:
………………………………………………………………………………………...
Tél. / Cel.
:
………………………………………………………………………………………
Nature des blessures
:
…………………………………………………………………………

19
AUTRES BIENS ENDOMMAGES

Nom et prénoms propriétaires

:
……………………………………………………………
Adresse
:
……………………………………………………………………………………..
Tél. / Cel
:……………………………………………………………………………...
…….
Nature des biens
:
………………………………………………………………….............
…………………………………………………………………………………………
………..
Valeur approximative
:
………………………………………………………………………..

TEMOINS

Nom et prénoms :……………………………………………………………………………

Adresse :………………………………………………………………………………………
Tél. / Cel. :……………………………………………………………………………………

ACCIDENT

Date :……………………………………Heure :
…………………………………….............
Description :
……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………..
20
…………………………………………………………………………………………
………..
…………………………………………………………………………………………
………..
…………………………………………………………………………………………
………..
…………………………………………………………………………………………
………..
Description visuelle des dommages causés au véhicule, des blessures subies
par les personnes ou des dommages causés aux autres biens (même ceux à
l’intérieur du véhicule) :
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
……………………..
…………………………………………………………………………………………

………..
…………………………………………………………………………………………
………..
……………………………………………………………………………………..
Emplacement géographique de l’accident, conditions routières et météorologiques
:…
…………………………………………………………………………………………
………..
…………………………………………………………………………………………
…….......
………………………………………………………………………………………....
…………
…………………………………………………………………………………………
21
………..
Déclaration du conducteur du véhicule (y compris raisons pour lesquelles il
se trouvait à cet endroit au moment de
l’accident) :......................................................................
…………………………………………………………………………………………
………..
…………………………………………………………………………………………
………..
…………………………………………………………………………………………
………..
…………………………………………………………………………………………
………..

SIGNATURE DATE

22
 d. Entretien des véhicules

Pour maintenir l’image de l’entreprise tous les véhicules, du parc automobile doivent
toujours être propres, en ordre et en bon état de marche.

Afin de donner suite aux recommandations du fabricant en matière d’entretien

préventif ou de surpasser celles-ci et de se conformer aux exigences découlant de la
garantie, il faut périodiquement faire exécuter, par un mécanicien qualifié, tous les
travaux d’entretien, d’inspection et de réparation sur les véhicules du parc automobile.
Les autres travaux d’entretien et de réparation doivent être effectués promptement
lorsque les problèmes sont signalés par les conducteurs.

Dans la mesure du possible, l’entretien courant du véhicule (incluant la vidange

d’huile, le graissage et le changement des pneus ainsi que le lavage) devrait être
confié à des travailleurs nommément désignés. Lorsque l’établissement ne peut pas
fournir ces services, il faut avoir recours à un concessionnaire ou un garage autorisés.

e. Dossier du véhicule

Le gestionnaire du parc automobile de l’établissement doit examiner chaque journal

du véhicule au moins une fois par semaine, faire effectuer l’entretien nécessaire,
conserver les reçus pour les dépenses engagées et consigner, dans les systèmes
informatiques, les renseignements sur chaque véhicule.

Le gestionnaire du parc automobile de l’établissement doit consigner le kilométrage

ainsi que l’essence achetée et l’entretien effectué à l’établissement dans le rapport
informatisé sur l’utilisation des véhicules. Il faut consigner, au moins une fois par mois,

23
le kilométrage indiqué sur le compteur de chaque véhicule du parc automobile de
l’établissement.

Toutes les données relatives aux véhicules sont transmises mensuellement au

gestionnaire du parc automobile afin d’être versées dans un système d’information sur
la gestion du parc automobile. On regroupe ces données en vue d’indiquer les coûts
d’utilisation et d’entretien ainsi que d’autres renseignements pour chaque véhicule.

II- Le matériel

Gérer le matériel de l’entreprise nécessite les opérations suivantes :

- la gestion quotidienne des stocks de matériel disponibles au niveau de

l’entreprise (entrée, sortie).
- L’inventaire mensuel des stocks de matériel. Evaluation des besoins,
qualification et valorisation des commandes.
- L’achat et la livraison de matériel
- Le transfert de matériel entre les divers établissements de la structure.
- Le calcul des amortissements du matériel.
- L’élaboration de procédures de destruction des équipements détériorés.
- La destruction du matériel endommagé selon les procédures instituées.
- L’élaboration de procédures et règlements garantissant le bon entretien des
équipements et des installations.
- L’élaboration et mise en œuvre d’un plan de maintenance préventive des
équipements (stocks de pièces détachées, formation d’une équipe de
maintenance en interne…).
- Le contrôle de la gestion et de l’entretien des biens.
- La réception des commandes fournisseurs.

24
Toutes ces opérations se font selon une méthode bien déterminée qui respecte la
classification suivante :

La catégorie de matériel : mobilier, matériel informatique ;

La famille de matériel : bureaux, fauteuils, armoires, ordinateurs ;
Le modèle de matériel : ce dispositif permet de ne décrire qu’une fois un matériel
fréquemment utilisé. Par exemple si le même modèle d’ordinateur équipe de
nombreux membres du personnel, une description unique pourra être copiée pour
chaque personne concernée.

Les informations traitées concernent la description des matériels (marque,

modèle, encombrement, lieu d’implantation), l’acquisition (achat ou location, prix,
fournisseur) et le fonctionnement (contrat de maintenance, garantie,
amortissement, mise au rebus, mutations etc…)

III- Les commandes fournisseurs

Les fournisseurs représentent une part importante de la valeur des produits d’une
entreprise et participent à la satisfaction des clients. Aussi, cette dernière devrait-elle
s’efforcer de les intégrer pleinement à son éthique des affaires.

Afin de favoriser une relation mutuelle bénéfique avec les fournisseurs, les principes
de l’entreprise en matière d’achats doivent imposer à ces derniers d’adopter une
attitude responsable et d’appliquer les standards et exigences de l’entreprise à tous
les niveaux de la chaîne d’approvisionnement.

25
L’entreprise doit être déterminée à nouer des relations et partenariats à long terme
avec ses fournisseurs, notamment en matière d’engagement dans le développement
du savoir-faire technologique.

Pour ce faire, le gestionnaire des moyens généraux doit pouvoir mettre en place des
procédures concernant les opérations suivantes :

o Choix des articles à commander :

 Suivi des stocks

 Consultation de la liste des articles o Conception des
commandes fournisseurs et choix du fournisseur o Réception de la
marchandise :
 Bon de réception
 Transformation du bon en facture
 Validation de la facture o Documents relatifs aux stocks o
Stock insuffisant pour livraison complète o Livraison partielle o Etat des
commandes non livrées o Complément de livraison o Transformation de
deux bons de livraison en une seule facture.

Les livraisons, facturation et bons de livraison concernent la saisie des commandes

clients, la transformation d’une commande en bon de livraison et la saisie de la
facture.

IV- L’inventaire physique

A la date de clôture de l’exercice, un inventaire des stocks et travaux en cours doit

être effectué. Cet inventaire doit pouvoir les cataloguer entre :

26
Matières premières et approvisionnements, travaux en cours et production de biens,
travaux en cours de services et produits finis, ainsi que Marchandises revendues en
l’état.

Voici les principales dispositions en mettre en œuvre en cette circonstance :

a. Les Sites

Inventorier tous les lieux : (Magasins, véhicules, ateliers, stocks en dépôt chez les
tiers) pouvant renfermer des marchandises appartenant à l’entreprise.
Ouvrir une feuille par lieu : Et indiquer, de manière précise, le nom de celui-ci (ou le
numéro s’il s’agit d’un véhicule), la date d’inventaire et le nom de la personne qui
opère.

b. Les Opérations

Déroulement des opérations

Inventorier en suivant la disposition physique des marchandises, sans chercher à
regrouper des marchandises de même nature.
C’est grâce à ce circuit ininterrompu qu’aucun article ne sera oublié.

Désignation des articles

Apporter un maximum de précisions dans la désignation de l’article. Renseigner au
mieux les colonnes FOURNISSEUR.
Dans la colonne ETAT, apporter la lettre N si l’article est neuf, U si article usagé, D si
l’article est détérioré.
Indiquer l’année d’achat de l’article et préciser sa nature (matières premières, de
produits finis ou marchandises à revendre en l’état).

27
En ce qui concerne l’unité de mesure, il devra être précisé entre les colonnes
QUANTITE et PRIX H.T. UNITAIRE, s’il s’agit de mètres, kilos, boites et autres
conditionnements divers, avec leur contenu.
Exemple : Boîtes de 1000 pièces, Fûts de 50 litres, Rouleaux de X mètres

AVANT L’INVENTAIRE

Nettoyer et ranger les aires de stockage. Faciliter l’identification des articles et leur
comptage. Inventorier tous les lieux de stockage. Etablir une liste manuscrite des
personnes devant intervenir sur l’inventaire et désigner leur affectation
géographique. En cas de décalage entre la date d’inventaire et la date de clôture de
l’exercice, identifier les articles mouvementés pendant cette période (soit
géographiquement, soit par bon de réception et bons de sortie, soit par marquage sur
les articles reçus)

En cas d’articles reçus en dépôt dans les lieux d’inventaire, établir un marquage afin
d’éviter leur prise en compte. Lire aux personnes chargées de l’inventaire les
consignes d’exécution et leur donner un nombre de fiches d’inventaire suffisant.

PENDANT L’INVENTAIRE

Superviser les comptages et établir des sondages de contrôle.

Evaluer le degré de détérioration des marchandises.
Etablir un double comptage principalement pour les marchandises à forte valeur
unitaire.
Récupérer toutes les fiches, contrôler les suites numériques et la signature sur la
dernière fiche.

28
APRES L’INVENTAIRE

Reprendre la liste manuscrite des personnes intervenant à l’inventaire et indiquer, en

face de chaque nom, le nombre de feuilles remises.
En cas de décalage, porter sur une fiche d’inventaire de stock, les marchandises
livrées correspondant aux bons de livraisons……….Signer.

29
 Module 3

La gestion de l’immobilier

Le gestionnaire des moyens généraux est amené à gérer le patrimoine immobilier de

l’entreprise.

Il doit donc pouvoir disposer de toutes les informations nécessaires à la gestion

efficace de l‘entreprise.

I- Situation juridique

L’entreprise a son siège dans les locaux d’une part, et peut d’autre part avoir des
biens immobiliers qui sont exploités par un tiers.

30
Il faut donc déterminer de façon précise la situation juridique de ces biens et situer les
responsabilités juridiques des occupants.

Qui est propriétaire, copropriétaire, locataire ?

II- Acquisitions

Quelles sont les acquisitions de l’entreprise ? Qui en a la charge et la gestion ?

Quelle en est la description ?
Notaires, agences immobilières, description des lots (surfaces, caractéristiques,
équipements, occupants)

III- Situation financière

Quelle est la situation financière de ces biens ?

Que rapportent ces biens ?
Loyers, baux, charges, dépenses, recettes, taxes.

IV- Divers

Quels autres éléments peuvent-ils être pris en compte ?

Travaux, consommations, plans, photographie

31
 Module 4

La gestion des travaux

Dans une entreprise, les travaux, les entretiens, les réparations sur les bâtiments et
dans les locaux sont des charges financières importantes.

I- Le suivi des travaux

o Description des chantiers effectués sur les entités ou lots immobiliers, o

Gestion et le suivi de chacune des tâches d’un chantier, o Représentation

graphique permettant la vision instantanée d’un chantier.

II- La planification

Le GMG doit savoir planifier, situer les évènements dans le temps :

o Gestion d’appel d’offres, etc… o Gestion des

budgets et suivi des réalisations,

32
 Module 5

La gestion des réservations et des contrats

d’assurance

Elle est une des missions du gestionnaire des moyens généraux.

I- Les réservations

Le GMG assure la gestion des plannings de réservations :

o Des véhicules de service, o Des

salles de formation, réunion, o Des

box, des clients,… o De matériels
spécifiques

La gestion est facilitée par l’obtention de Plannings Graphiques Actifs

II- Les contrats d’assurance

Il assure également la gestion des contrats d’assurances :

33
o Description des contrats (vie, retraite, maladie, décès, etc…),

o Gestion des sinistres de ces contrats

Module 6

Les tableaux de bord des moyens généraux

34
L’activité de gestion des moyens généraux prend une place prépondérante dans
l’activité de l’entreprise tant en matière de qualité, de coût ou de délai. Le responsable
des services généraux est aujourd’hui à la fois un gestionnaire, un manager et un
organisateur, mais également un acheteur et un négociateur.

Généraliste dans les domaines techniques, il est le fédérateur de l’ensemble des intervenants
internes et externes.

Dans ce contexte, il doit rechercher une réponse complète pour situer, maîtriser et manager les
équipes et les activités de son métier.
Il doit donc rechercher les solutions les plus efficaces pour gérer au mieux ses activités.

Il doit se donner les moyens de mesurer l’efficacité des dispositions qu’il prend.

I- Définition et Objectifs du Tableau de bord des Services Généraux

a. Définition du tableau de bord

Le tableau de bord présente de manière simple et explicite des indicateurs clés qui
permettent de suivre et d’anticiper le fonctionnement des services généraux..

Ses indicateurs présentent l’état d’avancement des métiers en fonction d’un objectif
fixe.

Un tableau de bord comporte également des faits marquants pour illustrer la situation
et son évolution probable.

Essayez de conduire votre voiture sans aucune information !

35
Pas d’indicateur de vitesse, pas de niveau d’essence, pas de voyant de pression
d’huile... Vous vous rendrez compte que vous ne roulerez pas longtemps : excès
de vitesse, panne d’essence, casse du moteur...

Un tableau de bord n’est pas....

Un outil de contrôle des collaborateurs (utilisé ainsi, il ne déclenche qu’un jugement)

Un moyen d’animer les réunions où l’esthétique l’emporte sur le contenu

Un simple outil de constat où l’écart entre « prévu » et « réalisé » est relevé sans qu’il
soit possible de réagir à temps
Objectifs
des moyens généraux

Hier Aujourd’hui Demain

Après demain

Un tableau de bord n’est pas un rétroviseur !

Il donne « en temps réel » des alertes grâce à des indicateurs clés pour
déclencher les actions correctives nécessaires à la réalisation des objectifs.

b. Objectifs du tableau de bord 1)

Piloter avec un tableau de bord

Un tableau de bord apporte une double vision au responsable des moyens généraux pour
piloter vers la réalisation des objectifs :

36
 Objectifs
des moyens généraux

Aujourd’hui Demain
Après demain

VISIONOPERATIONNELLE : VISIONSTRATEGIQUE:
MESURERl’activitédes nombreux GERERet PILOTERgrâceà des leviers
métiersdes Moyens
Généraux (coût, de performance,actionscorrectives et
volume,qualité,délai, charge detravail). engagementsur le long terme
(réorganiser,investir,embaucher...) grâce
aux tableauxde bord.

N’oublions pas que nous pilotons ce que nous mesurons !

37
 2)Piloter en articulant la stratégiIdentfer les objectfs et cibles des moyens généraux en conformité avec la
stratégie de l’entrepri

Piloter l’informaton et manager la performance pour ateindre les objectfs fxés

Orienter

Décision
Stratégie (Objectf & planning)

Apporter un retour d’informaton des moyens généraux sur les axes st

3) Piloter en s’adaptant aux changements

PILOTER...

Réviser
Agir, réagir
M
Mesure
(& Valeurs cibles
) 38
 est

DansCommuniquer Valoriser
un contexteéconomiquechangeantet imprévisible,le tableau de bord
un instrumentd’aide au PILOTAGEpour maintenir le cap dessiné par les
Une synthèse des résultats vers la Directon Générale Les moyens généraux auprès des clients internes
objectifs.
Défniton partagée des indicateurs et stratégie connue de tous

4) Piloter en communiquant les axes de progrès

Motver

Les équipes internes-externes aux objectfs stratégiques 39

 Les activités de l’ensemble du personnel sont orientées vers les mêmes buts...

II- Construire le tableau de bord des Moyens Généraux

a. Définir les objectifs

Les indicateurs du tableau de bord n’ont de sens que relatifs à un objectif ou

description d’un résultat à atteindre dans un délai déterminé. Un objectif est
pleinement efficace et motivant lorsqu’il possède les caractéristiques suivantes :

PECIFIQUE (exprimé de manière précise et assorti d’une planification des moyens

pour l’atteindre)

ESURABLE (quantifié au moyen d’une unité de mesure : m3, Franc, jour/homme,

etc.)

40
 GREE (accepté par celles et ceux en charge de sa réalisation)

EALISTE (il peut être raisonnablement atteint)

RAÇABLE (il est aisé de remonter les informations nécessaires au

suivi de sa réalisation)

* « smart » peut être traduit de l’anglais par « malin », faisant référence à l’habilité.

Ne sont pas des objectifs :Sont des objectifs :

Satisfaire les clients internesRéduire les consommations énergétiques du Siège de

5% en un an

41
Améliorer la qualité de serviceEquiper toutes les salles de réunion du bâtiment Ouest
de visioconférence avant le 4 octobre
2006

Augmenter ma performanceRéaliser une enquête de satisfaction en

restauration d’entreprise dans l’ensemble
des filiales de la région
Sud en 8 semaines

Il s’agit de volontés stratégiques non Ces objectifs sont quantifiés et

42
 mesurables en l’étatmesurables

b. La fiche d’objectifs

Planifcaton des moyens à metrFréquence des bilans intermédiaires portant sur la réalisaton des diférentes phases de planifcaton en œuvre pour ateindre
l’objectf

Défnir les moyens alloués existants

Objectif : - Descriptif
- délai de réalisation

Ressources allouées - Moyens

Plan Dates nécessaires
d’actions
Étapes Dates de Existants : Supplémentaires :
Critère de mesure :
de revue
Contribution des autres services :
réalisation périodique
d’atteinte des
objectifs :
Si l’objectf est transversal, préciser les actons atendues par les autres collaborateurs (hors
Généraux)

Date : Signature Signature

du du supérieur
responsable hiérarchique
:
: Définirxes
43
Date de créaton de la fche d’objectf
T ut objectf est accepté
 Investssements nécessaires, à défnir si besoin

Défnir l’indicateur pour suivre la mise en œuvre du planning

Planification
des Frxxuence des
bilans mxyens

alloués
existants

44
 Exemple de fiche d’objectif

Objectif : En 3 mois, mettre en place une procédure d’archivage des documents

administratifs.

Objectif : En 3 mois, mettre en place une procédure d’archivage des documents administratifs

Plan d’actions DatesRessources allouées – Moyens nécessaires

- Lettre de mission de la DG- - 14 10 2006 -21 10 2006 Existants : Supplémentaires :
Recensement finalisé des - Un chef Projet - Un juriste (2 semaines)
documents par dir/services - Un agent des Moyens

- 17 10 Généraux Critère de
mesure :
Revue périodique - Création - 21 10 2006
- % des tableaux complets service /direction
finalisée du référentiel Entreprise -
- Documents processus finalisésContribution des
Procédures de versement, - 05 09
autres services :
2006
- Toutes direction/services (correspondant

45
retraits destruction, validées archive)
- Point avancement - 26 10 - Direction juridique pour établir les délais de
- Délais de conservation - 04 11 2006 conservation entreprise (délai des différentes

validés par le Dir. Juridique pratiques le plus long + 1 an)

- Direction Informatique
Revue périodique - 07 11 - NB : Ce projet est complémentaire de l’étude
- Valider la liste des personnes - 05 12 2006 menée actuellement avec la Direction des Achats
habilitées à verser et à rapatrier. sur l’externalisation ou non de nos documents
- Mettre à dispo sur réseau - 05 12 2006 archivés
informatique les process/docs/
habilitations/services

Signature Signature
Date :18/08/2005 du responsable : du supérieur hiérarchique
:
DMGx

La réalisation d’un tableau de bord nécessite une volonté affirmée d’agir. Préalablement au
constat, il est nécessaire de savoir où l’on souhaite aller.

o La rédaction des objectifs doit préciser sur quoi et sur qui porte l’analyse.

Exemple pour le suivi du carburant (quel type de flux, pour quel service ou type
de personnel)
o L’objectif doit comporter des verbes d’action mesurable (augmenter,

diminuer, réduire, stabiliser…)

46
 o Faire suivre le verbe d’action mesurable, d’un chiffre de l’action à mener

(diminuer de x%; …)
o La dernière précision concerne la durée de l’action engagée (diminuer de x

% sur x mois, années,…)

Il faut délimiter le tableau de bord : o Quel en est précisément

l’objet ? o Quelle est la population concernée ? o Quelle
est l’unité géographique à prendre en compte ?

Il faut choisir des verbes d’action mesurable :

o Augmenter o Diminuer o Maintenir

Il faut quantifier la mesure de l’action envisagée : o

De combien ?

Il faut également définir la durée de l’action envisagée ou la date à laquelle les résultats sont
escomptés :
o Sur quelle durée ?

47
Les limites des objectifs flous : o Il n’existe d’indicateurs pertinents qu’en rapport à des
objectifs clairs et individualisés.

Les trois inconvénients d’un objectif imprécis : o Effets négligeables en termes

d’action et de communication o Nécessite souvent un travail
important pour un résultat décevant o Entraîne du désintérêt et du
discrédit

A quel moment allumer le clignotant pour que l’action soit efficace ?

Il convient d’étalonner les indicateurs à l’aide de valeurs reconnues comme

normales en fonction des objectifs à atteindre. A chaque échéance, il s’agit de
comparer la valeur prise par l’indicateur avec celle étalonnée comme normale.
Dès que l’indicateur sort de la zone définie, l’action s’impose.

III- Définir les indicateurs pertinents

Bâtir un système de pilotage requiert la définition d’indicateurs pertinents.

Un système de pilotage est l’agrégation d’indicateurs qui permet de dégager l’information

nécessaire à la prise de décision.

48
 Déterminer l’objectif Élaborer
dedrdéfinir les leinformations
tableau de et les indicateurs Présenter
pertinents les outils de
nécessaires
de chaque indicateuro bord
Repérer les sources
pilotage pour une
pour d’informations communication
efficace
• délimiter lesattein e les objectifs. •
élaborer les • lessources
f r o n t i è r e s d e Le choix de la forme de
d’informations internes
l’observation (l’objet, indicateurs présentation dépend :
(base de données du
les agents concernés, • anticiper et service, des autres
le service) dégager les • de la cible
services fonctionnels, d
• définir la durée tendances e s s e r v i c e s • du message à
de l’observation • croiserle opérationnels, les faire passer
• définir le sens de sindicateurset études, les enquêtes…) • de l’effet
l’évolution attendue désignerles • lessources escompté
(augmenter, diminuer, corrélations • des règles de
d’informations externes
maintenir) communication
(centres de gestion,
• quantifier la courante
autres services, guide
mesure
des ratios, études et
Système de pilotage de la foncton Moyens Généraux

Suivre les variables Détecter des évolutons signifcatves Antciper des situatons

Pour mettre en place un système de pilotage de la fonction Moyens Généraux, il convient de

mettre en place des outils de pilotage. Pour cela il est nécessaire :

o d’identifier les principales missions concernées, o

de préciser les résultats attendus,

49
 enquêtes des services
Lorsque les objectifs et le champ de l’observation ont été déterminés, il est important de
repérer les données disponibles à la DMG, mais aussi dans les services et directions.
Les résultats de l’observation doivent être disponibles à l’échelon pertinent : certains
indicateurs sont suivis au niveau de la DG et de la DMG, d’autres sont utiles aux
différents niveaux des services opérationnels. Ils aident les encadrants de proximité et
les responsables de services à jouer tout leur rôle.

a. Des indicateurs sur mesure

 Un indicateur est nécessairement associé à un objectif «SMART» ;

 Un indicateur est toujours accompagné de leviers d’action. Le décideur et son équipe disposent de
moyens pour réagir ;

 Il établit une relation de cause à effet tout au long de la chaîne hiérarchique : le décideur et son
équipe se sentent concernés par les résultats ;

 Il est utile : répondant à un besoin chez ses utilisateurs ;

 Simple et rentable, de la conception à la mise en œuvre ;

50
 Compréhensible, avec une unité « parlante » pour tous ; 

Fiable, pour être crédible.

Chaque DMG définit ses propres critères pour construire des indicateurs qui lui
sont spécifiques. S’il n’existe pas de solution toute faite, les indicateurs doivent
posséder les caractéristiques ci-dessus, sans lesquelles ils ne font qu’encombrer
le tableau de bord !

b. La fréquence des indicateurs

La fréquence peut beaucoup varier. Elle répond aux besoins en informations en gestion
du temps des destinataires. D’une manière générale, les tableaux de bord remontant
vers la direction comportent des informations de synthèse et ont une fréquence espacée
(semestrielle). Certains indicateurs sont suivis annuellement du fait de leur faible
variation dans le temps ou de leur périodicité de mesure (enquête de satisfaction).

A l’inverse, les indicateurs détaillant une seule activité sont remplis tous les mois ou
DMG

51
 De quotidien à annuel, à vous de choisir la fréquence qui convient...

c. La durée des indicateurs

Il est judicieux de suivre l’évolution d’un indicateur sur une période suffisante pour
apprécier l’efficacité des actions engagées. Pour faire des comparaisons dans le temps,
il est indispensable de toujours utiliser la même définition des indicateurs et ratios :

 Toujours choisir le même type de surface (soit la surface utile, soit la surface
locative...) ;

 Le coût des prestations incorpore toujours les coûts internes pour que les
comparaisons restent valables quelles que soient l’évolution de l’organisation ;

 Le calcul des coûts internes incorpore les mêmes éléments selon les usages de chaque société.

Toutefois, les données et indicateurs suivis peuvent évoluer dans le temps – certains peuvent
disparaitre, d’autres introduits – en fonction :

52
 
De la perte d’intérêt par obtention continue de l’objectif ;

De changements d’orientations stratégiques de la direction ;

De l’évolution du périmètre d’activité...

IV- Définition des indicateurs

Un indicateur est un outil simple qui permet d’observer périodiquement les évolutions
d’un processus, en le positionnant par rapport à des objectifs fixés. C’est donc un
instrument de mesure et de pilotage.

Un indicateur est une information chiffrée visant à mesurer une variable. Son caractère
purement informatif et comptable est primordial et constitue le préalable nécessaire à
toute analyse ultérieure.
Les indicateurs doivent être pertinents, fidèles et constants, justes et précis. Le choix se
fait avec le destinataire du document en fonction de ses missions et responsabilités.
Les indicateurs ne doivent comporter que des informations nécessaires à la
compréhension et à l’action.
Le choix d’un indicateur doit préciser sur quoi et sur qui porte l’étude.

Un indicateur s’élabore selon un processus bien déterminé :

 Il faut définir le périmètre de l’indicateur :

53
 - Quel en est précisément l’objet ?
- Que cherche-t-on à mesurer ?
- L’objectif fixé est-il assez précis pour être traduit par la construction d’un indicateur
?
- Quelle est la population concernée ?
- Quelle est l’unité géographique à prendre en compte ?

 Il faut également définir la durée de l’action envisagée, la date à laquelle les résultats
sont escomptés :

- Sur quelle durée doit porter l’observation ?

 Il faut enfin définir qui met en place l’indicateur :

- DMG si l’objet porte sur l’ensemble de la société

- DMG et management à un niveau plus fin, pour que celui-ci soit associé et se
reconnaisse dans la mise en place de l’indicateur.

En fonction des besoins de l’entreprise, des indicateurs seront privilégiés à d’autres. La

pertinence d’un indicateur prend du sens et de l’intérêt dès lors qu’il peut être
croisé avec d’autres indicateurs. Ces derniers permettent de dégager des taux, des
moyennes éclairant de manière synthétique la situation observée.

54
 L’objectif est de garder la même méthodologie d’une année à l’autre afin de comparer les
résultats. Parfois, lorsque de nouvelles problématiques se posent ou de nouveaux
phénomènes sont à quantifier, il est nécessaire de créer des indicateurs ex-nihilo. Les
tableaux de bord ne sont pas figés mais évoluent suivant les besoins.

Enfin, pour affiner l’analyse, il est important de décliner les actions par direction, parfois par
service.

Dans les services des Moyens Généraux, il existe trois types d’indicateurs :

 Les indicateurs d’activité ; 

Les indicateurs de qualité ;
 Les indicateurs d’efficience.

Ces différents types d’indicateurs peuvent être établis pour l’ensemble des métiers liés aux
services des Moyens Généraux.

 Immobilier et exploitation ;
 Gestion des services ;
 Achats hors production.

55
 Actvité Qualité Efcience

Immobilier et exploitaton

Geston des services

Achats hors producton

a. Les indicateurs d’activité

Ces indicateurs servent à mesurer les aspects quantitatifs des prestations. Très connus, ils
sont utilisés fréquemment pour pondérer les éléments de sortie d’un processus et permettent
de mesurer son évolution en termes de capacité de production.

De manière ponctuelle, l’indicateur d’activité peut servir également à piloter des actions
provisoires, pour rendre compte de l’avancement d’un projet particulier ou pour comparer
les propositions dans le cadre d’un appel d’offres.

Exemples :

56
 
En matière immobilière, la surface par poste.


La capacité totale d’accueil ou le nombre de couverts servis en restauration d’entreprise.

b. Les indicateurs de qualité

et les indices de satisfaction (3).

o Les différents types de qualité

 Qualité attendue : attentes du client interne par rapport à sa relation avec les services des
Moyens Généraux de son entreprise.

1 être
Les indicateurs qualité informent sur le niveauqualité et son évolution. Ils peuvent

Le nombre de(1)
de trois ordres différents : le nombre de réclamations ; la qualité
réclamatons et deréalisée (2) ;
dysfonctonnements.

Comme
terne ou «qualité touttraduite
atendue»
Analyse
indicateur, des écarts
ils font
en objectfs
& plans
référence
qualité
d’actons
à des
ou«qualité objectifs
voulue». de qualité voulue (4).
correctves
2
Les résultats ateints ou «qualité réalisée»par rapport aux objectfs défnis ou « quali

3
Les indices de satsfacton des clients internes, représentatfs de la«qualité perçue»et57
obtenus p
 Qualité voulue : niveau de performance — défini par la DMG en fonction des
caractéristiques de qualité attendue et des ressources disponibles- auquel la qualité
réalisée en sortie de processus devra se conformée pour être valable ;

 Qualité réalisée : performance finale effectivement délivrée par un prestataire externe ou

une équipe interne ;

 Qualité perçue : appréciation des clients internes - destinataires des prestations de

Services généraux. Elle est nécessairement subjective et vécue — mesurée grâce à une
enquête de satisfaction.

La satisfaction du client est basée sur la qualité perçue.

La qualité réalisée est fonction de la motivation des exécutants.

Une démarche de qualité a donc absolument besoin d’un management de qualité,

fortement impliqué dans les actions en amont : motivation du personnel et relation
clients.

c. Les indicateurs d’efficience

58
Ces indicateurs servent à évaluer l’efficience dans les différentes activités qui relèvent
des services des Moyens Généraux, ils sont associés aux coûts et aux budgets de
fonctionnement.

Les indicateurs d’efficience peuvent être comparés avec des données collectées dans d’autres
sociétés ou fournis par les organismes professionnels.

Toutefois, le benchmarking porte sur des valeurs qui ne prennent pas en compte les
priorités stratégiques propres à chaque entreprise (Le benchmark est une démarche
d’observation et d’analyse des pratiques utilisées par la concurrence ou par des secteurs
d’activité pouvant avoir des modes de fonctionnement réutilisables par l’entreprise. Le
benchmark peut avoir trait à l’observation des pratiques managériales, mais il peut
également se faire dans le domaine des pratiques marketing. Le benchmark peut être
considéré de manière simpliste comme "une pêche aux bonnes idées". Le benchmark
est plus large qu’une pratique de veille concurrentielle dans la mesure où il ne
s’intéresse pas qu’aux concurrents.)

Exemples :

Lors d’un déménagement, le coût du transfert rapporté au budget prévu (objectif)

Les coûts de téléphonie (fixe + mobile) comparés aux coûts d’investissement,

entre autres critères, permettent d’apprécier l’opportunité d’un passage à la
téléphonie sur Internet.

59
1) Indicateurs immobiliers

ACTIVITE QUALITE EFFICIENCE / COÛT

(données de référence)

Coût immobilier + charges du

propriétaire + taxes +
Surface globale locatve assurances
efcience du bâtment :
surface occupée / surface louée
Surface globale utle Taux de satsfacton au cadre de vie Coût d’un poste de travail
Nombre de sites concernés Baux à renouveler sur les 12
mois à venir Coût des loyers –
charges - taxes
Nombre de postes de travail Surface utle / poste de travail Coût / poste installés
Nombre postes de travail Nombre de postes en 1er jour, second jour Coût total des postes
inoccupés Nombre d’espaces de réunions inoccupés
Taux de vacance Nombre d’espaces de détente

Nombre de salles de réunions Surface réunion / surface globale utle Coût des salles de réunion Taux de
réservaton des salles Taux de climatsaton salles de réunion
Taux équipements audio salles de réunion
Nombre de chanters réalisés Taux de réalisaton dans les budgets et les Optmisaton économique du
(depuis le début de l’année) délais budget

Fréquence recommandée du tableau de bord : trimestrielle ou annuelle.

2) Indicateurs d’exploitation immobilière

60
 METIER ACTIVITE QUALITE EFFICIENCE / COÛT

Coût global d’exploitaton

Fluides Evoluton consommatons Nombre de micro coupures Evoluton des coûts liés / type
d’énergie Hygiène et qualité de l’eau aux fuides
Maintenance Nombre d’interventons Taux de dépannages réalisés Evoluton des coûts de
(espaces commun et dans les délais contractuels maintenance
personnel) (préventve, curatve)
Sécurité - sûreté Evénements marquants et/ ou Résultat enquête de Evoluton du budget moyens mis en
œuvre. satsfacton (gle ou pctuelle)
Propreté Ressources quantfables Enquête (qualité perçue) et Evoluton du budget
(nombre d’heures, fréquence contrôles qualité. (forfait, prestatons passages,
matériel) hors contrat)

Fréquence recommandée du tableau de bord : trimestrielle ou annuelle.

3) Indicateurs de gestion des services

METIER ACTIVITE QUALITE EFFICIENCE / COÛT

Ensemble des Nombre d’innovatons Baromètre satsfacton Coût global des services
services Nombre retours favorables
Nombre d’appels entrants Taux de réponses Nombre d’appels /
Taux d’abandons nombre hôtesses
Accueil téléphonique Heures de présence Pourcentage d’appels traités <
Coût global de l’accueil 10 secondes
Accueil physique Nombre de visiteurs reçus Temps moyen d’atente Nombre de visiteurs / nombre
hôtesses Capacité maximale Nombre couverts /capacité Coût / repas
totale d’accueil
Restauraton Nombre de couverts Nombre d’animaton nouveaux
servis produits
Courrier Nombre de plis Résultat enquête de satsfacton Coût de la prestaton

61
 (arrivées et départs) Temps de distributon du Coût afranchissements
courrier en entreprise
Taux de courses dans les délais
Capacité à proposer une alternatve si
grève
Fréquence recommandée : trimestrielle ou mensuelle voire hebdomadaire (pour
des métiers comme l’accueil).

En matière d’indicateurs d’activité, pour comparer les effectifs on utilise plutôt des
Temps Plein en raison de la diversité des situations (absences, temps
partiels, etc.)

Définitions :

 Jours ouvrés : du lundi au vendredi, hors jours fériés.

 Jours ouvrables : du lundi au samedi, hors jours fériés.

62
 METIER ACTIVITE QUALITE EFFICIENCE / COÛT

Nombre de postes transférés / Coût global / Nombre

nombre total de postes de postes
Déménagements Nombre de postes Résultat enquête de satsfacton Temps passé / Nombre
transférés Temps passé du fait des de postes
réclamatons et
dysfonctonnements
Taux de réclamatons Coût global
Reprographie Nombre global de Délai de traitement des demandes Disponibilité parc
photocopies Délai de réparaton Consommaton papier,
encre, maintenance...
Taux de réclamatons Coût global
Archives Nombre de Résultats enquête de satsfacton
mouvements
En règle générale, les indicateurs traitant de la gestion des services se définissent
à partir des exigences suivantes :

Rapidité/réactivité, disponibilité, coût, fiabilité.

Indicateurs achats hors production

4)

ACHATS ACTIVITE QUALITE PRODUCTIVITE/ COÛT

Coût global des achats hors
producton
Nombre d’appels sortants fxes Confort d’écoute Coût téléphonie fxe / durée et

63
 Télécoms Nombre d’appels sortants (téléphonie sur secteur géographique mobiles Internet)
Coût téléphonie mobile/ durée et
secteur géographique (Voir
les optons autocom)
Nombre de Coût des déplacements / Nombre
Voyages Nombre de voyages/ réclamatons de voyages
type de transport Coût agence / Nombre de voyages
Volume par type de fournitures Délai de réponse aux Coût global des achats de
Economat Moyens humains en œuvre demandes fournitures
Coût de geston

ACHATS ACTIVITÉ QUALITÉ PRODUCTIVITÉ/ COÛT

Espaces verts Surface traitée / heures Enquête de Coût global d’entreten satsfacton
Flote automobile Nombre de véhicules Nombre d’accidents Coût global fote automobile
Nombre de km parcourus Nombre de formatons Coût assurance inhérent au taux de
Nombre d’analyses sinistralité d’accident

Indicateurs Appel d’offres

5)

De manière plus ponctuelle, des ratios portant sur les achats hors production peuvent
également être utilisés pour analyser un appel d’offres :


Moyenne et/ou médiane des prix proposés ;
 Données comparatives (coût horaire de la convention collective, coût du m2...)

 Ratios sur les moyens humains proposés (part de masse salariale dans l’offre, % de formation) ;

 En prestation de service, niveau de qualité attendue (délai, critères de conformité, etc.)

;

64
 Part des activités sous-traitées par le prestataire ou assurées en direct par ce dernier ; 
Montant du marché par rapport au chiffre d’affaires du prestataire ;
 Etc.

V- Quelques exemples graphiques

On constate deux grandes familles de tableaux de bord.

Pour un bon nombre d’indicateurs, le tableau de chiffres et de pourcentages suffit à lui

seul à donner une représentation du phénomène. En revanche, si l’on veut représenter
une évolution ou une répartition variable de plusieurs éléments, il devient nécessaire
d’utiliser les graphiques.

Les graphiques présentent plusieurs intérêts :

o La concision o La rapidité de perception o Une vue d’ensemble d’une

situation o La synthèse de données dont la description serait longue et

fastidieuse.

On retient deux types de graphiques :

 Les graphiques de variations (courbe, histogramme)

65
 Ils représentent les évolutions dans le temps d’un phénomène.
Ex. évolution des dépannages, évolution des retards de livraison…

 Les graphiques de structures (diagramme, camembert)

Ils représentent, à un instant donné, la répartition des variables d’un même phénomène.
Ex. Répartition des consommations par statut, répartition des types de courrier dans l’année...

Il est important de ne pas surcharger les graphiques de multiples informations :

au-delà de 2 ou 3 variables dans un même graphique, ce dernier peut devenir
rapidement illisible.

a.Les tableaux de bord mensuels

Les tableaux de bord à fréquence mensuelle sont les plus utilisés dans la fonction
Moyens Généraux où le mois est le cycle le plus significatif de l’organisation (cycle de
paiement des factures notamment).

1) Indicateur qualité


FAIT MARQUANT

Taux de dépannages réalisés dans les délais contractuels (janvier à décembre)

Objet contractuel: 90 % dans les délais

66
L’objectif contractuel (90% des dépannages dans les délais) est globalement tenu,
sauf au mois de juillet en raison d’un manque de disponibilité dû aux congés
annuels.

A noter que plus de 60% des dépannages sont de nature électrique (téléphonie et

jan fév mar avr mai juin juil aout sep oct nov déc Total
t
Objectif (90%) 90 90 90 90 90 90 90 90 90 90 90 90 90
Taux de
dépannages dans 91 95 94 90 96 96 78 100 93 95 92 90 92,5
les
climatisation). délais (%)

  Analyse du courrier en arrivée perdu ou en retard

RAPPEL OBJECTIF MENSUEL

Nombre de plis perdus / nombre total de plis en arrivée < 5%.

FAITS MARQUANTS

. arrivés
Rato nombre de retards ou perdus / nombre total de plis

Rato plis mensuels arrivés/nombre total plis annuels arrivés.

Objectf mensuel (nombre de dysfonctonnements <5%).

67
Les mois de plus forte activité sont également ceux où l’objectif mensuel n’est pas réalisé
(mars, mai, juillet et novembre).

ACTION CORRECTIVE
Négocier une adaptation des heures allouées avec le prestataire délégataire du courrier.

68
 FAIT MARQUANT
Hausse du taux de vacance jusqu’en mai en raison du déménagement de l’équipe en place
pour l’installation d’un centre d’appels téléphoniques.

jan fév mar avr mai juin juil aou sept oct nov dec Total
t
V
Objectf (%) 3,5 3,5 3,5 3,5 3,5 3,5 3,5 3,5 3,5 3,5 3,5 3,5 3,5
o lume
Taux de vacance (%) 5 10 20 20 3 3 3 3 3 3 3 3 6,6
reprographie (de janvier à décembre)

Volume mensuel copies couleur

Objectf (-10% année n-1)

Objectf : -10 %

Volume mensuel copies noir & blanc

69
 Objectf (-10% année n-1)

Objectf : -10 %

FAITS MARQUANTS

Après une année 2003 où une forte augmentation du nombre des photocopies a été

constatée, notamment pour les tirages couleur (+ 23.8%), il a été décidé de :

Couverts Couverts
Servis potentels
janv-04 502 580
févr-04 465 580
mars-04 459 580
avr-04 520 580
mai-04 355 580

70
juin-04 211 580

juil-04 323 580

août-04 466 580
sept-04 560 580
oct-04 455 580
nov-04 560 580
déc-04 620 580
janv-05 564 580
• Remplacer la facturation du forfait par une facturation à la copie (avec application

d’un tarif couleur et d’un tarif noir et blanc).

• Sensibiliser les clients internes à une utilisation rationnelle de la photocopie,

spécialement en couleur.

Un objectif de réduction de 10% du nombre des photocopies a été réalisé malgré un pic de
consommation sensible

71
 aumois de novembre.

 Volume des couverts enrestauration d’entreprise entre janvier 2004

etjanvier 2005

Nombre de couverts servis

Nombre de couverts potentels

72
 Nombre de couverts potentiels : 580
En moyenne : 505 couverts, soit un taux de fréquentation de 87%

FAIT MARQUANT
Les capacités du restaurant d’entreprise ont été dépassées en décembre en raison du
repas de fin d’année (620 couverts servis contre 580 couverts potentiels.

Climatsaton

Electricité

Manutenton et Chaufeur

67
Plomberie

Serrurerie

FAITS MARQUANTS
Les mois de forte activité sont selon les métiers :
L’ensemble de ces pointes d’activités
• Mars, en électricité (218 heures) ; correspondent à des travaux planifiés, en
• Août, en
climatisation (150
heures) ; dehors
 Volume maintenance(heures) entre janvier et décembre de la
manutention
résultant d’une 
Décembre, en
manutention (172
heures) ;
demande
interne du
service
commercial.
 • Décembre, en serrurerie (127 heures).

3) Indicateur d’efficience

 Coût de location longue durée entre janvier 2004 et janvier 2005

Nombre de véhicules Coût de la LLD

74
 Nombre de FAITS MARQUANTS Baisse des coûts de
Coût de la LLD
véhicules locations automobiles en raison d’un
janv- 500 300000
févr- 500 300000
changement de contrat suite à un appel d’offre,
et un mars- 500 300000 changement de catégorie de véhicules (en
avr-04 500 5300000 octobre).
mai-04 500 300000
Avant juin-04 500 300000
appel d’offre le coût annuel par véhicule est de
7 200 juil-04 500 300000 €. Après appel d’offre, celui-ci est de 4 800 €,
août- 500 300000
soit un potentiel de 32% d’économie annuelle.
sept- 500 300000
Pour l’année en cours, l’économie réalisée
oct-04 500 200000
nov-04 500 200000 est 11% (soit 400 000 € sur l’ensemble de la
déc-04 500 200000 flotte, à partir du mois d’octobre).
janv- 500 200000

 Coût de téléphonie (fixe et mobile) de janvier à décembre

RAPPEL DES OBJECTIFS

Diminuerde5%laco
n s o m m a t o n d e
téléphonie fxe, Soit 48 000€
par mois
Maîtriser les coûts de
téléphonie fxe à 85 000€ de
consommaton par mois

75
 FAITS MARQUANTS Fixe :
les consommatons
dépassent l’objectf en
juillet et août (75 000 et 81
000 €).
Après sensibilisaton auprès
des clients internes, la
consommaton retourne à
un niveau inférieur à
l’objectf mensuel à partr du
Coût de la téléphonie fxe mois de septembre.
Mobile : à partr d’août, la
Objectf consommaton dépasse
100000 l’objectf mensuel. Depuis le
début de l’année, elle ne
cesse de croître.

PLAN D’ACTIONS
Etude et recommandatons
liée à la mise en œuvre
d’un projet de ToIP pour
diminuer les coûts de
téléphonie fxe comme
Objectif : 48 000 € par mobile (date de réalisaton :
mois fn janvier).
4) Synthèse
intermédiaire : charges
d’exploitation (en k€)

Coût de la téléphonie mobile

Objectf

Objectf : 85 000 € par mois

76
 NB : Cette présentation des charges d’exploitation en cours d’année permet de
comparer le prévu et le réalisé dans chaque compte, reprenant selon les
besoins une périodicité annuelle, semestrielle ou mensuelle.
RAPPEL POUR LA PRESENTATION DES INDICATEURS MENSUELS

Le tableau de bord mensuel est simple et lisible.

Il comprend un graphique par indicateur clé sur une année glissante (les 12 derniers
mois) avec un commentaire, si besoin. Il est possible de croiser plusieurs indicateurs
sur un même graphique.

Pour la présentation :

Favoriser Excel pour la création du graphique (exportable sur Powerpoint) ;

77
 Réaliser un relevé des données chaque mois à date fixe ;

Les données mensuelles sont celles ayant une signification sur une périodicité
rapprochée (les Télécoms, la maintenance, les Services et équipements) ;

La présentation facilite la lecture du document ;

Utiliser toujours la même présentation ;

Chaque écart significatif est commenté.

b. Les tableaux de bord annuels

Les tableaux de bord à fréquence annuelle concernent principalement les niveaux du

management stratégique et la DMG qui poursuivent des objectifs prévisionnels à plus
long terme.

Dans l’exemple suivant, le reporting annuel comporte les rubriques suivantes :

 Synthèse budgétaire ;

 Immobilier (surface, occupation) ;

 Exploitation des immeubles (chauffage et climatisation, propreté, dépannage,

consommation électrique) ;

 Les services (accueil physique et téléphonique, courrier, déménagement, reprographie

centralisée...).

1) Synthèse annuelle budgétaire

78
 Effectifs

FAITS MARQUANTS
Le départ en préretraite d’un collaborateur prévu au 1er octobre 2004 a été
repoussé à notre demande au 31 janvier 2005. A cette date, compte tenu du

temps partiel de 2 autres collaboratrices, les effectifs seront donc légèrement

inférieurs au budget.

2) Synthèse budget des frais généraux (en k€)

FRAIS GENERAUX
79
 Budget de frais de personnel en dépassement de 1.9% et résultat global en
baisse de 4.1 UTP en moyenne sur l’année. Malgré la hausse des coûts, les
charges d’exploitation ont été maintenues au niveau de l’année précédente.

PRODUITS
Les produits de facturation sont supérieurs aux prévisions, le taux de vacance
réalisé étant de 2,3 % (au lieu de 2,7 estimé).

CONCLUSION
Le résultat annuel est positif (1,2%), soit une nette amélioration par rapport à
l’année précédente.

Si le département Immobilier présente un résultat favorable (+3,5%), celui des

Services est détérioré par le renforcement de l’accueil téléphonique décidé en
milieu d’année.

3) Budget d’investissement pour travaux

INVESTISSEMENTS GERES PAR LA DSG

 A la fin de l’année, les dépenses (inclues les provisions pour travaux réalisés mais non
facturés), s’élèvent à 2,88 M€ pour un budget de 2.1 M€.
 A noter des écarts entre les différentes directions : fort dépassement du budget de la
Direction des Traitements (1,14 M€ pour un budget de 0,8x), respect de leur budget

80
 pour la Direction Générale et Direction Financière. Pour la DRH, les dépenses sont
inférieures à leur budget.

INVESTISSEMENTS PROPRES DE LA DSG

 Ceux-ci s’élèvent à 0,46 M€ pour un budget de 0,6 (soit – 23%). Cela provient du retard dans
l’avancement de la rénovation de la climatisation.

4) Reporting annuel : immobilier


Le parc immobilier n’ayant pas subi de modification en 2004, la surface locative (28

570 m2) et la surface utile nette (20 850 m2) n’ont pas évolué.

 Dénonciation du bail au 30/09/05. Il convient de décider de notre nouvelle implantation avant

fin février.
 Le dossier de présentation des diverses hypothèses envisagées a été adressé à la
Direction Générale et sera commenté lors d’une réunion prévue le 4 février prochain.

 Taux de vacance et m²/personne

FAITS MARQUANTS

Le taux de vacance décroît régulièrement et atteint un niveau nettement

inférieur à celui considéré comme minimal (3,0 %) pour disposer de « surfaces
tiroirs » nécessaires aux mouvements de personnel.
81
 La surface utile nette par personne continue à décroître mais reste éloignée de
l’objectif fixé de 10,4 m2/pers.

 Exploitation des immeubles

Réduction du nombre de dépannages et augmentation du taux de dépannages dans

les délais

FAITS MARQUANTS

Si l’objectif de délai est obtenu, celui du nombre de dépannages est loin d’être
atteint (+ 17 %).

Les mois de janvier et de juillet ont un nombre important d’interventions

(respectivement de 43 et de 36 dépannages) sans explication a priori.

Plus de 60% des dépannages sont de nature électrique : climatisation et

téléphonie.

5) Les services

82
 Exemple : l’accueil

FAITS MARQUANTS

Amélioration très sensible de la qualité de l’accueil téléphonique due au renfort

de personnel aux heures de pointe mis en place à partir de juin.

6) Reprographie centralisée

FAITS MARQUANTS

Forte augmentation du nombre de photocopies et spécialement les tirages en

couleur.

Les actions correctives :

83
o Rappeler que la couleur ne doit être utilisée que lorsqu’elle apporte une plus value

o Remplacer la facturation interne au forfait par une facturation à la copie

VI- Quelques indications à suivre

L’utilisation du tableur Excel permet de faciliter l’exploitation des données collectées au

cours de cette gestion.

a. Les données

De quelles données disposons-nous pour mettre en place des tableaux Excel ?

1) Personnel :

o Intérimaire ; nom et prénoms, âge, type de contrat, début, fin,

département, direction, sous-direction, service

o Entretien ; nom et prénoms, âge, département, direction, sousdirection,

service
o Sécurité ; nom et prénoms, âge, poste d’accueil, département, direction,

sous-direction, service, degré d’autonomie.

2) Sécurité :

o Matériel o Codes ouvrants/ confidentiels o Contrôle d’accès

(badges) o Sinistres o Incidents o Gardiennages- rondes 3) Matériel et

économat :

84
 o Catégorie : automobile, mobilier, matériel informatique, électrique,

fourniture

o Famille : parc auto, modèle, marque, bureaux, fauteuils, armoire,

ordinateurs
o Lieu d’implantation o Fonctionnement : contrat de maintenance,

garantie, amortissement… 4) Immobilier :

o Description : surfaces, caractéristiques, équipements, occupants o

Acquisitions : notaire, agence immobilière o Situation financière : loyers,

baux, charges, dépenses, recettes, taxes o Situation juridique :

propriétaire, co-propriétaire, locataire o Divers : travaux, consommation,

plans, photographie 5) Travaux :

o Chantiers ; lieu d’implantation, description, coût, délais o Travaux

ponctuels ; lieux, description, coût, délais 6) Réservations et contrats

d’assurance :

o Véhicules, matériels, salles o Types de contrats (auto, vie, maladie,

retraite, ), sinistres

b. Les tableaux

La mise en place des tableaux tourne autour de deux principes essentiels

1) Créer un dossier pour chaque rubrique :

85
 o Personnel intérimaire et sous-
traitant o Sécurité o Parc
automobile o Matériel o Economat
o Immobilier o Travaux

o Réservations et contrats
d’assurance

2) Pour chaque dossier, ressortir les sous-dossiers (Si nécessaire) et

pour chaque sous-dossier, ressortir les données que l’on veut
exploiter.

Exemples :

Personnel intérimaire et sous-traitant

 Dossier : Personnel intérimaire et sous-traitant

 Sous-dossiers : Personnel intérimaire- Personnel sous-traitant

Tableaux

Personnel intérimaire

RUBIQUES
NOM ET Date Début Fin Fonct° Sce S/Dir° Dir° Dépt
PRENOMS naiss. Dipl. contrat contrat

Les services ou directions peuvent être placés par feuille de calcul.

86
 Personnel sous-traitant

RUBRIQUES
NOM ET PRENOMS Date naissance Poste Service d’accueil

Les types de personnel sous-traitant peuvent être placés par feuille de calcul
(entretien / sécurité / Maintenance, etc…), et par entrepreneur.

 Sécurité

 Dossier : Sécurité
 Sous-dossier : Matériel – Codes ouvrants/confidentiels – contrôles
d’accès (badges) – sinistres – incidents – gardiennage/rondes

Dans le tableau devront figurer les informations permettant de répondre aux

questions où ? Quoi ? Quand ?

Exemples : Où a-t-on installé des caméras de surveillance cette année ?

Quels matériels nous fournit la société B gardiennage ?

Quels est l‘équipement de sécurité dans telle ou telle salle ?

 Parc automobile

 Dossier : Parc automobile

 Sous-dossiers : Description générale – Suivi informations par véhicule

 Description générale :

87
 Rubriques : Mode d’utilisation (véhicule de service, de fonction),
marque, modèle, type, puissance, date de mise en circulation,
fournisseur, informations d’acquisition, (achat, location, prix,
contrat), contrat d’assurance, contrôles techniques, interventions,
gestion du kilométrage, caractéristiques techniques (équipements,
etc…)

 Suivi informations par véhicule :

Rubriques : Dépenses et recettes, utilisation, entretiens et
réparation, réservations, plannings

 Matériels

 Dossiers : matériels
 Sous-dossiers : Catégorie- Famille- Modèle

 Economat

 Dossier : Economat
 Sous-dossier : Articles en stock ou non stockés- Commandes
fournisseurs – Réception commandes fournisseurs – Livraisons aux
différents services avec bons de livraisons – Facturation

Fiche d’inventaire

N° ARTICLE NATURE ETAT FOURNISSEURDATE QUANTITE PRIX UN. UNITE

ACHAT HT MESURE

 Immobilier

 Dossier : Immobilier

88
  Sous-dossier : Situation juridique – Acquisitions – Description des lots
– Situation financière – Divers

 Travaux

 Dossier : Travaux
 Sous-dossiers : Chantiers (description – suivi), Budgets et suivi des
réalisations – Appels d’offres

 Réservation et contrats d’assurance

 Dossier : Réservation et contrats d’assurance

 Sous-dossiers : Réservations (véhicules de service – sallesmatériels
spécifiques) – Contrats d’assurance (description des contrats - gestion
des sinistres de ces contrats)

CONCLUSION

Les moyens généraux impliquent une multitude de responsabilités hétérogènes et

hautement spécialisées dont la parfaite maîtrise contribue aux résultats de
l’entreprise.

Ils font appel à des compétences variées en relation avec les principaux décideurs de
l’entreprise et les autorités administratives. La responsabilité de leurs acteurs implique
donc fortement l’entreprise.

La gestion des moyens généraux qui est un souci permanent pour les entreprises doit
alors répondre à une stratégie de réussite intégrée dans la politique qualité de
l’entreprise.

89
Le Facility Management est un nouveau concept qui s’impose peu à peu dans la
démarche stratégique des entreprises.

Il désigne le management global, cohérent et raisonné de tout ce qui constitue

l’environnement de l’entreprise et de ses acteurs.

Véritable maîtrise d’ouvrage déléguée, le facility management permet de coordonner

la gestion des bâtiments, les équipements, les réseaux, l’exploitation, la maintenance,
l’aménagement des locaux, le déménagement et les services liés aux occupants.

Un bon gestionnaire des moyens généraux doit être un bon « facility manager », à
même de répondre efficacement aux sollicitations de la direction générale et des
services associés.

Nous osons croire, à la fin de ce séminaire de formation que nous avons participé,
sinon à donner les outils, tout au moins à en ressortir les solutions pour une gestion
plus efficace de vos divers services.

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