Charte CICB
Charte CICB
Charte CICB
ORGANISATION ET
FONCTIONNEMENT DU CONTRÔLE
INTERNE COMPTABLE ET
BUDGETAIRE A L’UNIVERSITE
BORDEAUX MONTAIGNE
Cette charte est susceptible d’être enrichie dans le temps au fur et à mesure de l’évolution de la règlementation
et/ou de l’organisation et des pratiques du contrôle interne au sein de l’Université.
Sommaire
Contexte …………………………………………………………………………………………………………………………………3
L’ORDONNATEUR ………………………………………………………………………………………………………..7
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Charte CICB
Contexte
Une démarche de contrôle interne (« CI ») au sein de l’Université Bordeaux Montaigne existe depuis
2012.
Elle s’est d’abord centrée sur le contrôle interne comptable et financier (« CICF ») puis s’est ouverte au
contrôle interne budgétaire (« CIB ») par la création d’un cycle budget dans les documents de pilotage
du dispositif. Elle s’est concrétisée par l’installation des fonctions d’un référent CICB au sein de la Cellule
d’Aide au Pilotage.
En tant que démarches de maîtrise des risques, le CIC et le CIB constituent un levier majeur pour :
- Mieux conduire et piloter les différentes activités de l’établissement ;
- Améliorer et fluidifier le fonctionnement au sein des services ;
- Renforcer la confiance des usagers, financeurs, organismes de contrôle.
Trois textes encadrent la mise en place du dispositif de contrôle interne comptable et budgétaire (CICB):
Circulaire du 1er juin 2011 – DGFIP – Mise en œuvre d’une démarche de contrôle interne
comptable et financier chez les opérateurs de l’État ;
Décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable (GBCP) –
article 215 ;
Arrêté du 17 décembre 2015 relatif au cadre de référence des contrôles internes budgétaire et
comptable ;
Ordonnance n° 2022-408 du 23 mars 2022, décret 2022-1604 relatif à la chambre du contentieux
de la Cour des comptes et à la Cour d'appel financière et modifiant le code des juridictions
financières et le décret n° 2022-1605 du 22 décembre 2022 relatif au régime des gestionnaires
publics.
Le CICB fait partie intégrante d’une politique de gestion efficace qui contribue à la réalisation des
objectifs de l’établissement. En effet, dès qu’une personne édicte un principe ou une règle de gestion,
dès qu’une documentation est produite, dès qu’une vérification est effectuée, il s’agit d’un acte de
contrôle interne. Dans chaque acte de la vie quotidienne nous effectuons du contrôle interne, soit pour
éviter des anomalies, soit pour atteindre nos objectifs.
La démarche de CICB poursuivie au sein de l’Université n’est pas tant de créer de nouveaux dispositifs
de maîtrise des risques que de renforcer et de documenter les dispositifs existants afin qu’ils répondent
aux objectifs de qualité comptable et budgétaire.
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La gouvernance de l’Université est attachée à la nécessité de l’étendre, de le renforcer et de l’ancrer
définitivement au sein de l’établissement.
La qualité de l’information comptable et budgétaire vise à produire des comptes fidèles et lisibles, qui
apportent aux instances dirigeantes de l’Université et à ses tutelles une information pertinente et fiable.
L’information est pertinente lorsqu’elle est en relation avec les données analysées et permet aux
utilisateurs de mieux comprendre, évaluer ou anticiper des événements passés, présents ou futurs.
L’information est fiable lorsqu’elle est exempte d’erreur et de biais significatif. Elle donne ainsi une
image fidèle de ce qu’elle est censée présenter ou de ce qu’on pourrait s’attendre raisonnablement à la
voir présenter. La qualité de l’information comptable et budgétaire résulte de la rigueur de chaque
écriture et dépend des acteurs qui y contribuent. Cet objectif de qualité se décline selon les critères
suivants dont le respect conditionne l’atteinte de l’objectif : réalité, justification, présentation de la
bonne information, sincérité, exactitude, totalité, non-compensation, imputation, rattachement à la
bonne période comptable et au bon exercice.
Le contrôle interne inhérent au rôle de pilotage de l’Université dépasse les contrôles ponctuels. Il se
construit progressivement, à proportion des moyens et des enjeux, de sorte qu’il permette à la direction
politique et administrative de l’établissement de s’assurer :
de la précision et de la sincérité de la programmation budgétaire initiale ;
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du suivi et de l’actualisation de la programmation budgétaire ;
de la soutenabilité de la gestion pour conduire les missions et les activités ;
de la réalisation et de l’optimisation des opérations comptables ;
de la protection des actifs et des ressources financières ;
de la fiabilité et de la pertinence des informations comptables et financières ;
de la conformité aux lois et aux règlements ;
de la qualité des prestations ;
de la protection juridique des agents.
A l’Université, la fonction budgétaire et comptable est partagée entre le/les Ordonnateur(s) et l’Agent
Comptable. Elle comprend un ensemble de tâches, acteurs et systèmes d’information concourant à la
programmation, à l’utilisation des ressources en crédits et emplois, à la constatation des droits et
obligations, à l’inventaire des biens, à la planification, au suivi et au pilotage de la trésorerie ainsi qu’à
la tenue et à la production des comptes.
Le contrôle interne est intégré aux travaux de chacun, sous la supervision de chaque chef de service. Il
s’exerce en permanence et en temps réel. Il peut aussi s’effectuer un second niveau a posteriori par une
personne non responsable des travaux (ex : le référent CICB).
Le CICB doit être construit autour de trois phases intégrées constitutives d’une boucle d’amélioration
continue :
Identification et hiérarchisation des risques, ce qui se traduit par l’élaboration d’une cartographie
des risques se déclinant en un plan d’action afin de maîtriser ces risques ;
Renforcement du dispositif de contrôle interne en jouant sur les leviers que représentent
l’organisation financière de l’établissement, la documentation des procédures et la traçabilité des
acteurs et des opérations ;
Evaluation et diagnostic des processus comptables et financiers par un retour des acteurs internes
de la fonction comptable et financière, par des audits (audits internes, certification des comptes) de
façon à réaliser un « reporting » et enrichir les documents de pilotage.
ACTEURS DU « CICB »
Le contrôle interne relève de l’ensemble des acteurs impliqués dans les champs budgétaires
et comptables.
A ce titre, tous les acteurs mettent en place sur leur périmètre d’activité les dispositifs adaptés dans
le respect des principes arrêtés par l’Université.
A l’Université Bordeaux Montaigne, le pilotage du « CICB » est confié, sous l’égide du Conseil
d’Administration, à un comité de gouvernance (organe dirigeant).
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CONSEIL D’ADMINISTRATION (organe délibérant)
Le Conseil d’Administration installe le comité de gouvernance et valide la présente charte.
Il veille à la mise en œuvre du cadre de référence défini par l’arrêté du 17/12/2015.
Il doit disposer d’une vision des risques majeurs et des actions mises en place pour leur couverture. A
ce titre, les documents de pilotage (cartographie des risques et plan d’action) lui sont exposés dans une
présentation globale expliquant les principes et les enjeux de la démarche.
A minima une fois par an,
Il valide le plan d’action établi sur la base de la cartographie des risques budgétaires et comptables ;
Il est informé du déploiement du « CICB » et des principales réalisations.
Un membre du comité de gouvernance, distinct du/des « référents CICB », est désigné pour s’assurer
de la mise en œuvre du contrôle interne budgétaire et du contrôle interne comptable en veillant à la
bonne implication des agents.
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En tant que de besoin, des acteurs « métiers », Directeurs de services ou adjoints aux Directeurs de
services, peuvent être invités aux réunions des comités de gouvernance.
L’ORDONNATEUR
Conformément aux articles 176 et 177 du décret « GBCP » du 7 novembre 2012, les budgets de
l’établissement sont préparés par l’ordonnateur avant d’être présentés à l’organe délibérant pour
adoption. A ce titre, l’ordonnateur est garant de la soutenabilité de la programmation et de son
exécution.
En application de l’article 208 du décret précité, l’ordonnateur est chargé de la comptabilité des
autorisations d’engagement et de la comptabilité des autorisations d’emplois. Il est garant de leur
qualité.
L’ordonnateur constate les droits et obligations de l’organisme et procède à l’inventaire des biens. Il
s’assure de la qualité des opérations qui lui incombent au regard des dispositions de l’article 57 du décret
précité et de l’établissement des documents transmis à l’agent comptable pour la tenue de la
comptabilité générale.
L’AGENT COMPTABLE
En application des articles 13 et 201 du décret « GBCP » du 7 novembre 2012, l’agent comptable
tient la comptabilité générale de l’établissement. En application de l’article 191 du même décret, sans
préjudice des compétences de l’ordonnateur, il s’assure, par ses contrôles sur les biens, droits et
obligations qui doivent être enregistrés dans les comptes de la personne morale, du respect des
principes et des règles de comptabilité générale, ainsi que de la qualité du contrôle interne comptable.
En application de l’article 208 du même décret, l’agent comptable est chargé de la comptabilité des
crédits de paiement et des recettes. L’ordonnateur peut lui confier la tenue de la comptabilité des
autorisations d’engagement.
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Ils peuvent s’appuyer sur des relais, par processus, qui travaillent dans des directions opérationnelles ou
des composantes.
Le contrôleur budgétaire
Conformément à l'article 221 du décret précité, le contrôleur budgétaire exerce son contrôle sur
l'exécution du budget. Il a pour objet d'apprécier le caractère soutenable de la gestion au regard de
l'autorisation budgétaire et la qualité de la comptabilité budgétaire.
En contribuant à l'identification et à la prévention des risques financiers, directs ou indirects, auxquels
l'organisme est susceptible d'être confronté, le contrôleur concourt à l'amélioration du dispositif de
contrôle interne budgétaire déployé dans l'établissement, ainsi qu'à l'évaluation de la performance au
regard des moyens qui lui sont alloués.
Le contrôleur budgétaire peut être invité à participer au Comité de Pilotage de l’établissement.
Le contrôleur budgétaire ajuste les modalités de son contrôle en fonction de la situation de
l'établissement, de la qualité de sa gouvernance, de l'efficacité du contrôle interne budgétaire mis en
place et des enjeux budgétaires et financiers.
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Conformément à l’article 215 du décret précité, le ministre chargé du budget s’assure, en lien avec le
ministre du MESRI, de la mise en œuvre de l’arrêté du 17/12/2015. À cette fin l’université répond à une
enquête annuelle.
Les référents CICB, au sein du MESRI veillent à la diffusion dans notre établissement des orientations du
CICB fixées par le ministre chargé du budget et le ministre du MESRI. Ils en suivent la déclinaison et nous
accompagnent dans notre démarche.
L’Université Bordeaux Montaigne met en place des mécanismes lui permettant d’identifier sur chaque
processus, des risques susceptibles d’avoir un impact sur la réalisation des objectifs de qualité des
comptabilités et de soutenabilité de la programmation et de son exécution.
Une fois identifiés, les risques sont évalués, puis hiérarchisés en fonction des enjeux. Ils sont consignés
sous la forme de cartographies.
La cartographie des risques est mise à jour par les référents CICB, à la suite de plusieurs signalements :
par les agents participant directement ou indirectement aux processus ;
par les responsables de service, lors des contrôles de supervision ;
par le référent CICB lors de ses propres contrôles ;
par des organismes de contrôle externes (Cour des comptes, …).
Elle formalise pour chaque processus l’analyse des risques en distinguant les sous-processus
globalement maîtrisés de ceux qui sont encore à fiabiliser. Il s’agit d’un document essentiel aux
arbitrages sur les chantiers prioritaires à mener en fonction de l’importance des risques et des enjeux
attachés à chaque processus/sous-processus. En outre, elle permet de prendre les mesures destinées à
fiabiliser les processus qui sont elles-mêmes intégrées dans le plan d’action. Le plan d’action présente
les actions qui ont été décidées, les acteurs responsables de leur mise en œuvre et les échéances de
réalisation fixées.
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La cartographie des risques et le plan d’action sont actualisés au moins une fois par an et validés par le
Conseil d’administration.
Ces actions vont activer un ou plusieurs leviers du contrôle interne. Ils sont au nombre de trois :
organisation, documentation, traçabilité.
L’Université Bordeaux Montaigne doit veiller à préciser pour l’ensemble des fonctions budgétaires et
comptables, les tâches, les acteurs, les actions de contrôle et les points de contrôle. L’organisation de
ces fonctions doit être adaptée et proportionnée aux risques et aux enjeux identifiés. Ces éléments sont
formalisés dans un organigramme fonctionnel.
Les systèmes d’information utilisés rendent possibles l’identification, la saisie et l’échange
d’informations sous une forme et dans des délais qui permettent aux responsables et à toute autre
personne concernée d’exercer leurs responsabilités. Les autorités hiérarchiques déterminent les
habilitations informatiques et les délégations en cohérence avec l’attribution des tâches.
Traçabilité
La traçabilité doit être organisée pour permettre, à tout moment, à toute personne de justifier toute
opération budgétaire ou comptable qu’elle a réalisée. Les acteurs doivent pouvoir être identifiés à partir
de documents ou pièces en format papier ou dématérialisé ou à partir des systèmes d’information. Le
compte financier est établi et justifié à partir des documents de comptabilité. Parallèlement, les mesures
de conservation des documents budgétaires et comptables ainsi que les pièces justificatives sont
définies et prévoient leur accessibilité, leur disponibilité, leur intégrité et leur valeur probante.
Documentation et Formation
La mise en place de dispositifs CICB s’appuie sur la rédaction d’instructions comptables et budgétaires,
sur la documentation des procédures et la rédaction de modes opératoires. Cette documentation est
mise à jour, explicitée et diffusée. Les acteurs de la fonction comptable et budgétaire doivent
régulièrement suivre des formations aux normes et procédures budgétaires et comptables en vigueur,
ainsi qu’au CICB.
Les dispositifs CICB déployés pour maîtriser les risques identifiés sont définis dans un référentiel.
Une fois les dispositifs de maîtrise des risques mis en place, il faut évaluer leur bon fonctionnement.
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ÉVALUATION DES DISPOSITIFS DE CICB
Les dispositifs de CICB doivent être soumis à une évaluation régulière afin de s’assurer de leur effectivité,
de leur efficacité ainsi que de leur adaptation à l’évolution des risques. Le résultat de l’évaluation est
communiqué au Conseil d’administration et au Comité de pilotage CICB, il conduit à corriger dans des
délais raisonnables les défaillances identifiées et à actualiser la cartographie des risques et le plan
d’actions associé.
L’évaluation est faite :
- Par les acteurs du processus eux-mêmes ;
- Par le référent CICB ;
- Par des missions d’audit interne : menées de manière indépendante et objective, les missions
d’audit interne, qui peuvent être externalisées, ont pour objet de donner à chaque organisme
une assurance raisonnable sur le degré de maîtrise des opérations budgétaires et comptables,
ainsi qu’une appréciation de la qualité du contrôle interne budgétaire et comptable ;
- Par le contrôleur budgétaire.
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Conseil d'Administration
Délibère
Comité de gouvernance
Dirige
Référents
établissement, CIC et CIB
Assistent, animent,
coordonnent et sensibilisent
Le contrôleur budgétaire
Contrôle l'exécution du
budget
Le Ministère de
l’Enseignement Supérieur, de
la Recherche et de
l’Innovation et le ministère
chargé du budget
Lien Fonctionnel
Organe interne
Organe externe
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