Cours de Microsoft Excel

Plan de cours

1. Introduction
2. Fonctions de base
3. Analyse de données
4. Pour en savoir plus …

24/03/2015
 1. INTRODUCTION
Excel est un logiciel de la suite bureautique
Microsoft--Office, appelé tableur, permettant la
Microsoft
création, la manipulation et l’édition de
données organisées sous forme de tableaux
tableaux..

24/03/2015
2. FONCTIONS DE BASE
 Structure d’un classeur Excel
 Options d’affichage des données
 Insertions et suppressions
 Mise en formes des données
 Calculs : exécution, fonctions, etc
etc..
 Création des graphiques
 Impression
 Description générale
Barre d’outils
« Standard »
Barre de Titre
Barre des Menus Barre de formules

Cellule Colonne Ligne Feuille de calcul

24/03/2015
 Notion de classeur
Dans Microsoft Excel
Excel,, un classeur est le fichier
dans lequel vous travaillez et vous stockez vos
données..
données
Chaque classeur peut contenir de nombreuses
feuilles..
feuilles
Vous pouvez organiser différentes sortes
d'informations au sein d'un même fichier
fichier..

24/03/2015
 Notion de feuille de calcul
Les feuilles de calcul du classeur servent à répertorier
et analyser des données
données..
Vous pouvez renseigner ou modifier des données dans
plusieurs feuilles de calcul et effectuer des calculs à
partir de données provenant de plusieurs feuilles
feuilles..
Vous pouvez placer un graphique sur la même feuille
de calcul que les données qui s'y rapportent ou sur une
feuille distincte
distincte..

Click droit sur l ’onglet

de la feuille concernée
24/03/2015
 Structure de données sous Excel (i)
 Une base de données est composée d'enregistrements
d'enregistrements..
Chaque enregistrement est subdivisé en champs
champs..
 Dans Excel
Excel,, les enregistrements se présentent en lignes
et les champs en colonnes
colonnes..

24/03/2015
 Structure de données sous Excel (ii)

 Les champs d’une base de données se distinguent par

leurs noms
noms..
 Le nombre maximum du champs et/ou d'enregistrements
dépendent respectivement du nombre de colonnes et du
nombre de lignes de la feuille et de l'espace mémoire
disponible..
disponible
 Au sein d'un même classeur, plusieurs feuilles peuvent
contenir des données
données.. On parle alors de tables
tables.. La base de
données étant représentée par le classeur
classeur..

24/03/2015
 Importation de données
Conversions des fichiers

*.txt *.xls *.xls *.txt

24/03/2015
 Options d’affichage
Sous Excel
Excel,, vous pouvez ajuster la largeur
des lignes et des colonnes pour afficher le
contenu des enregistrements en entier
entier..

 Placez le curseur de la souris entre deux

boutons de colonnes ou de lignes jusqu'à voir
apparaître des flèches de redimensionnement.
24/03/2015
 Masquer des colonnes ...
Certaines lignes et colonnes, ne servent qu’à la
mise en œuvre de calculs intermédiaires du
tableau..
tableau
Leur affichage n’étant pas indispensable, il est
possible de cacher ces lignes et colonnes
colonnes..

24/03/2015
 Insertions et suppressions
Vous pouvez gérer l’insertion et la suppression de
lignes, de colonnes et de cellules :

24/03/2015
 Collages spéciaux
Objectifs :
 Copie de cellules visibles uniquement ;
 Transformation de lignes en colonnes, et inversement ;
 Copie de valeurs, formules, commentaires ou formats
de cellule uniquement ;
 Déplacement, copie de données contenues dans des
cellules .

24/03/2015
 Format de cellule (i)

24/03/2015
 Format de cellule (ii)

24/03/2015
 Faire des commentaires ...
 Avec la barre d'outils Révision
Révision,, vous pouvez
insérer des commentaires
commentaires.. Si un commentaire
existe déjà pour une cellule, vous pouvez
effectuer des modifications
modifications..
Affichage / Barres d'outils / Révision

 Pour afficher les commentaires,

sélectionner Affichage - Commentaires ...
24/03/2015
 Mise en forme rapide avec des
styles ou des formats prédéfinis
 Excel propose des styles pour mettre en forme des nombres en
tant que monnaie, pourcentage ou à l'aide de la virgule comme
séparateur des milliers : Format / style
 Pour mettre en forme une liste entière vous pouvez lui appliquer
un modèle de tableau prédéfini : Format / Mise en forme
automatique

24/03/2015
 Format conditionnel
Pour une même cellule ou un ensemble de cellules, plusieurs
formats d'affichage sont possibles en fonction des valeurs
contenues..
contenues
Format / Mise en forme conditionnelle

24/03/2015
 Modèle de classeur
Certaines feuilles ou classeurs sont utilisés comme base
de calcul avec des données différentes
différentes.. Leur structure
peut être sauvegardée comme modèle (.xlt xlt,, .xltx
xltx)). Les
formules de calcul, les graphiques et les rapports font
partie intégrante du modèle
modèle..

24/03/2015
 Opérations arithmétiques
 Pour effectuer des opérations arithmétiques simples ou
calculer des expressions mathématiques dans une feuille
Excel, utiliser le champ "=" de la barre de Formules
Formules..
 Vous pouvez utiliser ce champ avec des références à des
cellules..
cellules

24/03/2015
 Opérateurs de calcul (i)
Opérateurs arithmétiques : Pour effectuer les
opérations mathématiques de base telles que l'addition,
la soustraction ou la multiplication
multiplication..
Opérateurs de comparaison : Pour comparer deux
valeurs.. Le résultat obtenu est une valeur logique VRAI
valeurs
ou FAUX
FAUX..

24/03/2015
 Opérateurs de calcul (ii)
Opérateur de concaténation de texte : Utilisez le
signe « & » (et commercial) pour combiner (concaténer)
une ou plusieurs chaînes de texte en vue d'obtenir un
seul élément de texte.
Opérateurs de référence : Combinez les plages de
cellules pour effectuer des calculs.

24/03/2015
 Exécution d’un calcul (i)
 Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez voir
apparaître le résultat
résultat..
 Dans la barre de formule cliquez sur = . Cette barre permet de

saisir ou modifier les valeurs ou les formules des cellules

cellules..
 Pour faire référence au contenu d'une cellule, cliquez sur la

cellule correspondante ou saisissez les références de la cellule

cellule..
Par exemple :
Recettes Tarif plein = Tarif plein * Nb Entrées au Tarif plein

24/03/2015
 Exécution d’un calcul (ii)
Pour répéter une formule dans plusieurs cellules
adjacentes, cliquez sur la partie inférieure droite de la
cellule contenant la formule et faites glisser le curseur :

NOTE : Excel recalcule automatiquement les formules en utilisant

les valeurs des cellules qui ont été modifiées.
24/03/2015
 Références relatives et références
absolues
 Dans les formules de calculs, l'adaptation des coordonnées des
cellules en fonction de leur position relative est automatique
automatique..
 La mise en absolu de la référence d'une cellule au sein d'une
formule de calcul s'effectue via le caractère $.
 Le symbole $ bloque la référence de la cellule concernée dans
la formule :

24/03/2015
 Cellule nommée
L’Excel autorise la création d'étiquettes pour une
cellule ou un groupe de cellules
cellules.. Les étiquettes utilisent
des références absolues par défaut
défaut..
Par exemple, on peut définir l'étiquette TVA pour la
cellule H106 :
On sélectionne la cellule H106 puis en allant sur :
Insertion / Nom / définir

24/03/2015
 Utilisation de fonctions
L’Excel propose différentes catégories de fonctions
pour satisfaire un large panel d'utilisateurs :
Insertion / fonction

24/03/2015
 Traquer les erreurs (i)
 Utilisez la barre d'outils Audit pour traquer les
erreurs de vos calculs :

 Cliquez sur l'icône Repérer une erreur.

erreur.
Toutes les cellules impliquées dans le processus sont
marquées en rouge .
Les cellules susceptibles d'être à l'origine de l'erreur
sont marquées en bleu .

24/03/2015
 Traquer les erreurs (ii)

24/03/2015
 Création des graphiques (étape 1)

Dans la barre de menu, sélectionner

Insertion - Graphique
Graphique.. L’Excel ouvre
l'assistant graphique
graphique..
Cet outil guide l'utilisateur selon 4
étapes pour la réalisation de
graphiques..
graphiques
Les éléments sélectionnés au sein de
cet assistant ne sont pas définitifs
définitifs.. Par
la suite, toutes les modifications utiles
et nécessaires au parachèvement de
Assistant graphique, étape 1 de 4,
l'ensemble peuvent être apportées
apportées..
Type de graphique.
Excel propose de nombreux types de graphiques
standard et personnalisés.
 Création des graphiques (étape 2)
Cette étape propose de définir la zone
de données source du graphique
graphique.. Si
la sélection d'une zone source est
réalisée a priori, ses coordonnées
apparaissent dans la Plage de
données.. Le nom de la feuille et les
données
paramètres de la zone sont repris
repris..
La lecture de cette zone s'effectue
soit horizontalement (Lignes
Lignes),
), soit
verticalement (Colonnes
Colonnes)). Les 2
lectures produisent des graphiques
différents..
différents
Assistant graphique, étape 2 de 4,
4
Données source du graphique.
 Création des graphiques (étape 3)
4 titres sont accessibles selon le type de graphique sélectionné :
le titre général du graphique, le titre de l'axe des X, le titre de
l'axe des Y et le titre de l'axe des Z.
Pour Excel
Excel,, l'axe des Y se situe à droite du graphique
graphique.. L'axe des Z se
situe à gauche ou dans la profondeur pour une représentation
tridimensionnelle..
tridimensionnelle

Assistant graphique, étape 3 de 4,

Options du graphique. Titres.
 Création des graphiques (étape 4)
Le graphique est créé soit sur une nouvelle feuille, soit comme
objet au sein de la feuille courante.

Assistant graphique, étape 4 de 4,

Localisation du graphique.
 Personnaliser un graphique ...
En plus du graphique, Excel affiche une barre d'outils Graphique
spécifique.

Pour chaque élément sélectionné, vous pouvez définir plusieurs

paramètres spécifiques, par exemple :
Types de graphiques (1)

Anneau
Types de graphiques (2)

Bulle
Types de graphiques (3)

Secteurs
Types de graphiques (4)

Courbes
 Imprimer les tableaux ...
L'impression d'un tableau s'effectue en cliquant
sur Imprimer dans la barre d'outils standard
standard..
Cependant, pour s'assurer de la bonne réalisation
de cette opération, il s'avère utile d'effectuer
préalablement un aperçu avant impression :

24/03/2015
3. ANALYSE DE DONNEES
 Classement
 Filtres automatiques
 Filtres élaborés
 Sous--totaux et Plan automatique
Sous
 Tableaux croisés dynamiques
 Classement (ordre de tri)
 Le classement s'effectue sur tous les champs et tous les
enregistrements du tableau
tableau..
 Le classement s'effectue d'abord sur la première cléclé.. S'il s'avère
impossible de réaliser une distinction entre les éléments de cette
première clé, la deuxième clé est consultée
consultée.. La troisième clé est
utilisée si aucune distinction n'est possible entre les
enregistrements sur les deux premières clés
clés..
 Positionnez le curseur dans la liste
liste.. Dans la barre de menus,
sélectionnez Données - Trier :

 Vous pouvez également créer l ’ordre de tri personnalisé :

Outils - Options - Listes personnalisées
24/03/2015
 Filtres automatiques
 Les opérations de filtrage permettent de retrouver un sous sous--
ensemble de données contenant une certaine valeur ou
répondant à des critères de sélection
sélection.. Un filtre ne réorganise
pas les données du tableau
tableau.. Il permet de visualiser les
données que l’on souhaite et de masquer le reste du tableau
tableau..
 Vous pouvez appliquer au maximum deux conditions à une
colonne à l'aide de la commande Filtre automatique
automatique..
 Positionnez le curseur dans la liste
liste.. Dans la barre de menus,
sélectionnez Données - Filtre - Filtre automatique :

24/03/2015
 Filtres élaborés : zone de critères
 Si vous devez appliquer trois conditions ou plus à une
colonne,, utiliser des valeurs calculées comme critères ou
colonne
copier des enregistrements vers un autre emplacement, vous
devez utiliser des filtres élaborés
élaborés..
 Plusieurs critères placés sur une même ligne utilisent
l'opérateur relationnel ETET.. Des critères placés sur des lignes
différentes utilisent l'opérateur relationnel OU
OU..

Visualiser tous les enregistrements relatifs au client Nelson

(quels que soient la spécification et la quantité),
Tous les enregistrements relatifs au client Page,
mais uniquement pour ses commandes de ProdX
(sans quantité),
24/03/2015 Toutes les commandes de Prod A (quel que soit le client)
dont la quantité est supérieure ou égale à 20.
 Filtres élaborés : exécution

 Le curseur se trouvant au sein de la base de données, dans la barre

de menu, sélectionner Données - Filtre - Filtre élaboré
élaboré..
 L'action Filtrer la liste sur place affiche la sélection
à l'emplacement de la base de données
données..
 L'action Copier vers un autre emplacement duplique les
enregistrements sélectionnés dans une autre zone
zone..
 Par défaut, la base de données
est sélectionnée (Plages
(Plages).
).
La Zone de critères et
la Zone de Destination
doivent être spécifiées
par l'utilisateur.
24/03/2015
 Sous--totaux et plan automatique (i)
Sous

L’outil Données - Sous

Sous--totaux permet de réaliser
une analyse plus détaillée du contenu d'un tableau
tableau..
 A chaque changement de Titre du film utilisez la fonction
sous--total à Entrées ;
Somme.. Ajoutez un sous
Somme

effectue un saut de page entre

chaque groupe de données
pour une base de données
24/03/2015 faisant plusieurs pages.
 Sous--totaux et plan automatique (ii)
Sous

24/03/2015
 Sous--totaux et plan automatique (ii)
Sous
 Sur le côté gauche de l'écran, une colonne reprenant les
icônes 1 2 3 est ajoutée
ajoutée.. Ces icônes permettent de réaliser
plusieurs vues du résultat
résultat..
 Par défaut, Excel affiche le résultat en mode 3. Un clic sur
l'icône 2 donne une vue réduite aux seuls totaux
totaux..

24/03/2015
 Tableaux croisés dynamiques

Un tableau croisé dynamique est un tableau

interactif qui permet d'effectuer une
synthèse rapide et de croiser de grandes
quantités de données
données.. Vous pouvez faire
pivoter ses lignes et ses colonnes pour
obtenir différentes synthèses des données
sources, filtrer les données en affichant
différentes pages, ou afficher les détails
pour les zones qui vous intéressent :
Données – tableaux croisés dynamiques
Tableaux croisés dynamiques (ii)
 Utilisation de l’aide

24/03/2015
 Pour en savoir plus ...
Adresses et sites utiles

 http://benabdellah--informatique.wifeo.com
http://benabdellah

 http://www.sc.ucl.ac.be/training/indextraining.html

 http://www.tutorials--online.com/tutorials/cursus/demo/xl97/chap1/main.htm
http://www.tutorials

 http://www.cma.cuslm.ca/estouest/office97.fr/commence.html

 http://www.poitou--charentes.iufm.fr/tice/ressources/tutoriels.html
http://www.poitou

 http://csrs.qc.ca/goeland/proj/envolee/sacdestic/formations.html

 http://www.cavi.univ--paris3.fr/ilpga/ilpga/tal/cours/tdMZ
http://www.cavi.univ paris3.fr/ilpga/ilpga/tal/cours/tdMZ--00
00--01/index.htm
24/03/2015