Guide Utilisateur

Softphone
Communicator
Digihub
 Sommaire du Document

Préparation à la 1ère utilisation

1. Personnalisez votre Communicator Digihub p.3
2.1 Gérez vos paramètres – Général p.4
2.2 Gérez vos paramètres – Média p.5
2.3 Gérez vos paramètres – Appels Entrants p.6
2.4 Gérez vos paramètres – Appels Sortants p.7
2.5 Gérez vos paramètres – Messagerie Vocale p.8

Guide de prise en main

3. Constituez votre annuaire p.10
4. Passez votre 1er appel p.11
5. Pilotez vos appels p.12
5.1 Focus sur le Transfert d’Appel p.13
5.2 Focus sur la Conférence p.14
5.3 Focus sur le Partage d’Ecran p.15
6. Gérez votre messagerie vocale et votre historique d’appel p.16
7. Organisez votre première réunion virtuelle p.17
8. Gérer votre réunion virtuelle p.18

1
Préparation à la 1 utilisation
ère

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 1. Personnalisez votre Digihub

Avant de commencer à utiliser votre softphone Digihub, voici quelques

conseils pratiques pour le personnaliser

1. Photo de profil
Personnalisez votre photo de profil en double-cliquant sur l’avatar situé à côté de votre état de
disponibilité, puis téléchargez la photo de profil de votre choix

2. Localisation
Autorisez Communicator Digihub à annoncer à vos interlocuteurs le lieu dans lequel vous vous
trouvez, afin qu’ils puissent notamment connaître le fuseau horaire dans lequel vous vous trouvez

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 2.1 Gérez vos paramètres
Général

Gérer les paramètres de votre Communicaor Digihub en cliquant sur

l’icône « Préférences »

Différentes familles de paramètres se présentent à vous via différents onglets. Les principaux
paramètres ayant un intérêt direct pour les utilisateur sont : Général, Média, Appels Entrants, Appels
Sortants, Messagerie

Onglet GENERAL
• Choix de la Langue

• Choix des paramètres de connexion

• Choix des paramètres de notification

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 2.2 - Gérez vos paramètres
Média

Gérer les paramètres audio et vidéo de Communicaor Digihub via l’onglet

MEDIA
Paramètres Audio

Pour définir quels périphériques doivent gérer l’audio sur Communicator Digihub

- Sortie Vocale : périphérique de sortie du son lors des appels (par défaut: haut-parleur PC ou Mac)
- Entrée Vocale / Microphone : périphérique de captation du son de votre voix (par défaut: microphone PC
ou Mac)
- Sonnerie : choisir la sonnerie de votre Communicator et le périphérique de sortie de la sonnerie d’appel

Réglages recommandés pour les utilisateurs d’un casque :

 Sortie Vocale et Entrée Vocale / Microphone = votre casque
 Appareil à appeler (signal d’alerte) = votre PC ou Mac

NB : si un casque est paramétré comme Appareil à appeler (signale d’alerte), alors les appels reçus
sonneront dans votre casque

Paramètres Vidéo

Pour définir quels périphériques doivent gérer les vidéos et la taille de la vidéo (pour s’adapter au débit
disponible).
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 2.3 - Gérez vos paramètres
Appels Entrants

Gérer le comportement de vos appels entrants via l’onglet APPELS ENTRANTS

- Ne pas Déranger : permet de ne plus être dérangé – les appels sont dirigés vers la messagerie

- Renvoi d’appel vers n’importe quel numéro (fixe ou mobile)

 Permanent : l’intégralité de vos appels sont renvoyés vers le numéro paramétré
 Sur Occupation : les appels reçus pendant que vous êtes en ligne sont transférés vers le numéro paramétré
 Sur Non-Réponse : les appels après un certain nombre de sonnerie sans réponse sont transférés vers le numéro
paramétré
 Si non joignable : les appels reçus pendant que votre application est injoignable (déconnectée ou sans accès
internet) sont transférés vers le numéro paramétré

- Sonnerie Simultanée
 Vous pouvez décider de faire sonner simultanément votre fixe et le mobile de votre choix lorsque vous recevez
un appel sur votre numéro de téléphone fixe Digimium

NB: en cas d’absence imprévue, contactez votre administrateur afin de mettre en place les renvois nécessaires

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 2.4 -Gérez vos paramètres
Appels Sortants

Gérer le comportement de vos appels sortant via l’onglet APPELS SORTANTS

- Click-to-Call : permet de lancer un appel vers un numéro de téléphone présent dans un document, un email
ou sur une page web en pressant le raccourci clavier de votre choix. Il vous suffit de surligner le numéro et
d’appliquer le raccourci (ici : Ctrl+Shift+C)

- Passer en numéro masqué : à activer si vous souhaitez masquer votre numéro aux interlocuteurs que vous
appelez

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 2.5 - Gérez vos paramètres
Messagerie Vocale

Gérer le comportement de votre messagerie vocale depuis l’onglet

MESSAGERIE VOCALE

- Activation / Désactivation de votre messagerie vocale : tous les utilisateurs de la solution sont équipés d’une
messagerie vocale, il est possible soit de la conserver active soit de la désactiver

- Messagerie Unifiée : tous vos messages vocaux sont automatiquement convertis en email. Les messages
laissés sur votre portail vocal se trouve en pièce jointe (en format .wav).

- Nombre de sonneries avant la présentation du portail vocal : vous pouvez paramétrer le nombre de
sonneries avant que ne se déclenche le portail vocal

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Guide de prise en main

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 3. Constituez votre annuaire
Synchronisez et saisissez vos contacts puis choisissez avec qui vous
souhaitez partager votre disponibilité, votre humeur et votre localisation
au sein de l’entreprise

1. Synchronisation de vos contacts

Dès la 1ère connexion, des coordonnées sont automatiquement synchronisées :
a. Avec les interlocuteurs de l’entreprise
b. Avec votre logiciel de messagerie local « Outlook » (pas de synchronisation avec Office365 en
cloud)
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2. Création de votre annuaire
Comme vous le feriez sur votre smartphone, vous pouvez ajouter de nouveaux contacts dans
l’annuaire Digihub. Il suffit de cliquer sur « + » et de compléter la fiche de votre contact.

3. Demande de partage
Afin de pouvoir partager votre disponibilité, votre humeur ou votre localisation avec vos
interlocuteurs internes à l’entreprise, faîtes un clic-droit sur le nom du contact et choisissez 3
« Afficher le profil ». Une page s’ouvre sur la droite du Communicator Digihub. Cliquez sur l’icône
« Modifier le contact ».
Sur la page suivante validez bien le bouton

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 4. Passez votre premier appel
1. Passez votre souris sur le nom d’un contact, une
fenêtre apparaît en sur-impression, et vous
permet de faire plusieurs manipulations grâce à
5 icônes
2. Cliquez ensuite sur le logo téléphone pour
lancer l’appel

Appel depuis le softphone

Appel depuis le téléphone fixe(1) 1

(1) La demande d’appel est envoyée vers le téléphone fixe, il faut décrocher le combiné de
votre téléphone pour lancer réellement votre appel
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 5. Pilotez vos appels
Les appels lancés depuis le softphone se pilotent via le
bandeau ci-contre qui apparaît dès qu’un appel est en
cours.
Vous pouvez via ce bandeau :
1. Mettre l’application en muet
2. Mettre l’interlocuteur en Attente – le message ou la musique d’attente se
jouent alors à lui
3. Transférer un appel
4. Ajouter des participants pour passer en conférence téléphonique

Intercepter un appel :
Pour intercepter un appel il est nécessaire qu’un groupe soit créé par votre
administrateur. Une fois ce groupe en place:
• Depuis Digihub : composer « *98 » sur le clavier numérique puis cliquez sur
appel
• Depuis un téléphone fixe : il vous suffit de presser le bouton de raccourci vers la
ligne concernée, ce dernier clignote lorsque votre collègue reçoit un appel

Si vous êtes absent, n’oubliez pas paramétrer vos renvois d’appels (cf. section 2.3).

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 5.1 – Focus sur le
transfert d’appel
Le transfert d’appel se gère via l’icône du bandeau de
pilotage de vos appels (présenté au point 5)

Transférer un appel en cours :

1. Cliquer sur l’icône :
2. Une nouvelle fenêtre s’ouvre
3. Saisissez le nom d’un collaborateur de votre entreprise ou un numéro externes
• Vous souhaitez transférer directement l’appel : cliquez sur « Transférez
maintenant »
• Vous souhaitez consulter au préalable la personne à qui vous transférez
l’appel : cliquez sur « Participation audio »
Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Si l’appelé souhaite prendre l’appel,
alors cliquez sur « Transférer ».

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 5.2 – Focus sur la
conférence
Vous pouvez intégrer en cours d’appel des participants
supplémentaires à votre conversation
1
1. Intégrer un interlocuteur interne
Il suffit de faire glisser le nom d’un interlocuteur de votre entreprise via un
drag-and-drop sur la barre de pilotage de l’appel : un pop-up « Voulez-
vous démarrer une conférence téléphonique ? » apparaît, cliquez alors
sur « Conférence ».
Votre interlocuteur reçoit un appel et intègre la conférence téléphonique
en décrochant.

2. Intégrer un interlocuteur externe

1. Cliquez sur l’icône
2. Une nouvelle fenêtre s’ouvre sur le côté du Communicator Digihub
3. Saisissez le numéro de téléphone de la personne ou le nom de la
personne que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur « Ajouter »

La fenêtre de conférence téléphonique s’ouvre. Vous visualisez la liste des

participants connectés et pouvez mettre en silencieux ou exclure un
participant.
 5.3 – Focus sur le
partage d’écran 1
Partagez de votre écran,
votre interlocuteur voit
ce que vous voyez

Lorsque vous êtes en communication avec un

interlocuteur interne, double-cliquez sur le nom de
votre interlocuteur, une fenêtre s’ouvre sur la droite.
Cliquez alors sur l’icône :
Une fenêtre de partage d’écran apparaît, vous pouvez alors choisir de diffuser
soit :
1. l’intégralité de votre écran en cliquant sur

2. uniquement une application en particulier

Enfin cliquez sur « Lancer le partage »

Si vous souhaitez partager votre écran avec un interlocuteur externe référer

vous à la section 7. Organisez votre première réunion virtuelle

Partagez une application

2
définie, votre interlocuteur ne
voit ce QUE cette application
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 6. Gérez votre messagerie vocale
et votre historique d’appel
L’onglet « Historique des communications »
1. Consultation de l’historique des appels 1

2. Consultation des messages vocaux 2

Il suffit de cliquer sur l’onglet « Messagerie Vocale », un appel vers le portail vocal de l’entreprise se lance.
Vous devrez ensuite saisir votre code secret personnel à 4 chiffres.

Lors de la 1ère connexion: il s’agit d’un code secret temporaire que vous recevrez par email ou qui vous sera
communiqué à l’installation par Digimium. Un nouveau code secret de votre choix sera à enregistrer lors de
la personnalisation de votre messagerie.
Lors des connexions suivantes vous devrez saisir votre code secret personnalisé.

Si vous n’avez pas accès à Digihub, vous pourrez accéder à votre portail vocal depuis le numéro de téléphone
du portail vocal de votre entreprise. Il vous faudra alors saisir votre numéro de téléphone à 10 chiffres puis
saisir votre code secret.

Vos messages vocaux vous sont également envoyés par e-mail au format .wav

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 7. Organisez votre première
réunion virtuelle
1. Cliquez sur l’icône « Ma salle » de votre softphone
2. Contacts internes
Glissez-déposez les collaborateurs conviés à la réunion
(depuis le softphone vers la salle de réunion via un drag-
and-drop) et cliquez sur « Appel ».
Votre interlocuteur reçoit une invitation, il doit cliquer sur
cette notification puis sur « Appel » pour intégrer la
conférence.
Contacts externes
Invitez vos partenaires en utilisant les fonctions « copier
l’invitation à ma salle », « envoyer l’invitation à ma salle » … sur la droite du
softphone
Si vous possédez une messagerie sur votre PC ou Mac,
cliquez sur ‘Envoyer par e-mail l’invitation à ma salle’. Le
mail se créer automatiquement, vous n’avez qu’à ajouter
les destinataires. Jusqu’à 30 participants par conférence.
Sinon choisissez ‘copier l’invitation à ma salle’ et copier le
texte dans votre messagerie.

NB : Vous trouverez dans ’Informations d’appel’ le numéro de téléphone à

composer par vos invités (numéro utilisable par toute votre entreprise) ainsi
que le mot de passe propre à votre salle virtuelle.
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8. Gérer votre réunion virtuelle
Une fois que vos invités et vous-même êtes dans
votre salle virtuelle, choisissez ce que vous
souhaitez y faire :

Une conférence audio

Cliquez sur l’icône pour les appels depuis le PC ou Mac ou sur l’icône
pour les appels depuis un poste téléphonique

Une vidéo-conférence
Cliquez sur l’icône ‘Appel vidéo’

Un partage d’écran
Cliquez sur l’icône de ‘Lancer le partage’

La vidéo ou le partage d’écran peuvent être ajoutés en cours d’appel.

L’appel doit nécessairement être lancé depuis l’application.
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