Excel en quelques mots

Microsoft Excel est un logiciel tableur de la suite bureautique Microsoft Office,

développée et distribuée par l’éditeur Microsoft. La version la plus récente est Excel
2013.
Il est destiné à fonctionner sur les plates-formes Microsoft Windows ou Mac OS X.
Le logiciel Excel intègre des fonctions :
 de calcul numérique,
 de représentation graphique,
 d’analyse de données (notamment de tableau croisé dynamique)
 et de programmation, laquelle utilise les macros écrites dans le langage VBA (Visual
Basic for Applications) qui est commun aux autres logiciels de Microsoft Office.
Depuis sa création au début des années 1980 mais surtout à partir de sa version 5
(en 1993), Excel a connu un grand succès tant auprès du public que des entreprises
prenant une position très majoritaire face aux logiciels concurrents, tel Lotus 1-2-3.
La version actuelle du logiciel est Excel 2019 pour Office 2019 sortie fin 2018; Excel
utilise des fichiers portant l’extension xls ou xlsx (à partir de la version 2007).
Chaque fichier correspond à un classeur lequel contient des feuilles de
calculs organisées.
Chaque feuille correspond à un tableau de lignes et de colonnes pouvant contenir des
valeurs (numériques ou non) ainsi que des formules permettant les calculs.
Suivant les versions, les classeurs peuvent aussi inclure les éléments de
programmation que sont les macros.
Depuis avril 2014, l’application Excel est disponible sur les smartphones et les tablettes
via sa version en ligne « Office 365 » appelée maintenant Microsoft 365.

Document Excel
1. Créer et enregistrer un document Excel
1.1 Utilisation d’un modèle à l’ouverture
Pour créer un nouveau tableau Excel, vous avez deux possibilités :

 Dans la version en ligne (office online) cliquez sur » + Nouveau document «
 Dans la version installée sur l’ordinateur, dans le menu principal Fichier, cliquer sur
» Nouveau «
Dans les deux cas, Excel propose une liste de modèles prédéfinis (document-type)
que vous pourrez réutiliser quand bon vous semble, et modifier à loisir sans que le
fichier original ne soit changé. Le gain de temps pour la rédaction de vos futurs
documents est le principal intérêt de leur utilisation.
Prenez donc le temps de parcourir les modèles proposés (classés
par catégories : professionnel, personnel… Cf. 3) pour choisir celui le plus adapté à
ce que vous voulez faire.
Vous pouvez aussi décider d’ouvrir un document vierge que vous allez remplir selon
votre bon vouloir.
1- Une feuille vide sur Excel, à vous de jouer
2- Exemple de feuille ouverte avec le modèle « liste de vérification rentrée scolaire »

Vous pouvez modifier les champs et saisir votre texte à la place

du texte existant
Astuce : utiliser la barre de recherche en haut de l’écran pour effectuer vos recherches
de modèles les plus adaptés à votre besoin.
1.2 Enregistrer, c’est important!
Une fois que vous aurez commencé à écrire votre document, il est important
de prendre l’habitude de sauvegarder très régulièrement votre travail, pour ne pas
 le perdre en cas de plantage de l’ordinateur, d’erreur de votre part ou tout autre
événement propre à effacer votre travail.
En enregistrant votre création, vous créez un fichier.

Un fichier correspond à un enregistrement de données

informatiques, et est représenté par une icône sur votre ordinateur. En d’autres termes
un fichier peut être une musique, un film, un document texte, un tableau… et donc
chaque fichier sur votre ordinateur sera représenté par une icône.
Votre document n’a pas d’existence propre tant que vous ne l’avez pas enregistré au
moins une fois. En l’enregistrant, vous créez un fichier à la destination de votre choix
sur votre ordinateur.
Chaque fichier s’ouvre, selon son extension, dans un logiciel adapté :
un classeur (extension .xlsx) s’ouvrira avec Excel.

1.3 Comment enregistrer un document ?

Pour enregistrer votre création vous allez utiliser la commande « enregistrer » très
souvent symbolisée par une disquette. Pour cela plusieurs solutions :
1. Dans le menu principal
1. Cliquez sur Fichier (en haut à gauche)
2. Puis sur Enregistrer
Cette technique est valable sur la plupart des logiciels Windows !
2. Dans la zone rapide
Dans la barre d’outils rapide tout en haut de l’écran, vous retrouvez généralement la
petite disquette qui vous permet d’enregistrer.
3. Par raccourci clavier
Vous pouvez également utiliser la combinaison de touches : CTRL + S pour enregistrer
votre document. C’est rapide et pratique, et faisable sur tous les logiciels.
Il ne se passera rien à l’écran mais c’est normal ! Votre document sera bien enregistré.
1.4 La première fois : Où enregistrer son document ?
Si c’est la première fois que vous enregistrez votre document, il n’existe pas encore
sous forme de fichier. Windows va donc devoir le créer, et vous demande à quel
endroit.
Par défaut, Le logiciel vous propose de l’enregistrer dans votre dossier personnel. C’est
là que nous vous conseillons de ranger tous vos documents. Si vous avez du mal à
vous rappeler comment sont organisés les dossiers dans Windows, je vous conseille
d’aller faire un tour sur le cours Mémo Windows Facile.
Une fenêtre va vous permettre de choisir l’emplacement où enregistrer le document.
1. Vos bibliothèques et dossiers favoris : vous permet d’accéder en un clic à vos dossiers
« images » , »musique », « videos », « documents » …
2. le contenu du dossier dans lequel vous êtes actuellement. Vous pouvez naviguer de
dossier en dossier comme dans une fenêtre : en faisant un double clic.
3. le nom du fichier : à vous de choisir le nom que vous voulez donner à votre fichier
4. et enfin le bouton enregistrer, sur lequel il faudra appuyer une fois que vous aurez
choisi votre nom de fichier et la destination.
 Attention : Si vous fermez votre logiciel avant d’avoir enregistré votre travail, vous
risquez de perdre vos données. Le logiciel vous demande toutefois si vous voulez
vraiment quitter sans enregistrer, par sécurité.
Depuis l’explorateur Windows, vous devriez voir l’icône représentant votre fichier, là où
vous l’avez enregistré. Par exemple dans votre dossier personnel, puis le dossier
Documents
1.5 Enregistrez votre travail régulièrement !
Il est important de souvent enregistrer votre document, au cas où une coupure de
courant interviendrait ou un plantage sur votre ordinateur. La première fois que vous
enregistrez votre document, Word, ou tout autre logiciel vous demandera où, mais
seulement la première fois.
Ensuite le logiciel mettra simplement à jour le fichier lorsque vous cliquerez
sur Enregistrer. Un simple clic sur la petite disquette (ou en pressant CTRL + S)
suffira !
Conseil : Nous vous conseillons vivement d’enregistrer votre travail toutes les 10
minutes et dès que vous avez fait des grosses modifications sur votre document.
1.6 Créer un nouveau document lorsqu’un autre est déjà ouvert
Si vous avez déjà un document ouvert dans Word et que vous voulez en créer un
nouveau, allez dans Fichier, puis Nouveau :
Les logiciels de la suite Office vous proposeront même de vous baser sur un modèle
déjà existant (par exemple une carte de visite, une brochure, un contrat…)
Astuce : Il est bien sur possible d’avoir plusieurs documents ouverts en même temps
dans un logiciel. Il y aura donc autant de fenêtres que de documents ouverts
2. Rouvrir un document
Si vous voulez rouvrir votre document, afin de le consulter ou le continuer, il existe
plusieurs méthodes, à vous de choisir celle qui vous convient le plus !
2.1 Ouvrir un document depuis un logiciel
Imaginons le lendemain de la création de votre document, vous souhaitez l’ouvrir pour
continuer sa rédaction. Ouvrez tout d’abord le logiciel qui a permis de créer votre
document, dans notre exemple Word.
1. Cliquez sur « Fichier »
2. Puis « Ouvrir »
3. Dans la fenêtre qui apparait naviguez jusqu’au dossier ou vous aviez enregistré votre
document (soit avec la partie de gauche pour atteindre un dossier favori rapidement,
une clé USB, soit la partie de droite en naviguant de dossier en dossier, n’oubliez pas
qu’il faudra opérer des double clics)
4. double-cliquez dessus !
5. Le document s’ouvre !
2.2 Ouvrir un document depuis Windows
Vous pouvez également ouvrir votre document sans passer par le logiciel, mais
directement par Windows.
1. Allez dans votre dossier personnel
2. Naviguez jusqu’au dossier ou vous avez enregistré votre document
3. Double-cliquez sur l’icône du fichier
4. Le document s’ouvre !
2.3 Rouvrir un document récent depuis un logiciel
La plupart des logiciels proposent une liste des documents « ouverts récemment », ce
qui est très pratique : cette liste vous permet d’un clic de rouvrir un document que vous
avez consulté ou modifié récemment.
Les logiciels de la suite Office permettent même d’épingler un document à la liste,
c’est-à-dire que le document restera tout le temps affiché dans cette liste, même si
vous n’avez pas ouvert ce document depuis un petit moment (et qui normalement
descendrait dans la liste jusqu’à en disparaitre).
Un simple clic sur l’épingle à droite suffit pour garder le document dans la liste
2.4 Rouvrir un document récent depuis la barre des tâches Windows 7
Depuis Windows 7, il y a encore plus simple : si vous faites un clic droit dans la barre
des tâches sur l’icône de votre logiciel, la liste des documents ouverts récemment
apparait directement. Il ne vous reste plus qu’à choisir le document voulu et il s’ouvrira !
Cette fonctionnalité n’est cependant disponible que depuis Windows 7 !
Et voilà ! Vous connaissez maintenant les mécanismes de base pour enregistrer
un fichier, choisir son emplacement et le rouvrir ultérieurement.