Manajemen Proyek Teknik Kimia

Manajemen : kemampuan mengelola sumber daya guna menghasilkan suatu

tatanan yang lebih baik
Proyek
: usaha temporer dalam aplikasi pengetahuan, keahlian, alat dan
teknik pada suatu aktifitas guna memenuhi atau melampaui kebutuhan yang
diharakan stakeholder

Proses Proyek
FS

Memulai

Perancan
gan
Pengend
alian

Pelaksan
aan
Penyeles
aian
Area Keahlian Manajemen Proyek
-

Manajemen
Manajemen
Manajemen
Manajemen
Manajemen
Manajemen
Manajemen
Manajemen
Manajemen

Integrasi
cakupan
waktu
logistic
sumber daya
komunikasi
mutu
biaya
resiko

Pengertian manajemen :
G.R. Terry :
Fungsi manajemen adalah perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing),
menggerakkan (actuating) dan pengendalian (controlling).
TQM (Total Quality Management:

Fungsi manajemen adalah PDCA (Plan, Do, Check/control, Action)

P
D

A
C

Unsur unsur manajemen

1.
2.
3.
4.
5.

Manusia (men)
Bahan (materials)
Mesin (machines)
Metode (methods)
Modal (money)

Pemecahan masalah manajemen (Terry):

1.
2.
3.
4.
5.

Identifikasi persoalan
Pengumpulan informasi persoalan melalui pengamatan
Perumusan hipotesis awal
Pembuktin
Pemecahan persoalan

Proses manajemen
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Persiapan tujuan (goal setting)

Perencanaan (planning)
Staffing
Directing
Supervising
Controlling
Proses Manajemen

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Penetapan tujuan
Perencanaan
Staffing
Directing
Supervising
Pengendalian

Manajer perlu kekuatan dan kekuasaaan, antara lain

1.
2.
3.
4.
5.

Legimate power
: kekuatan formal terima jabatan
Coercive power
: kekuatan untuk memaksa / menghukum
Reward power
: kekuatan memberi pekerjaan
Reference power : kekuatan yang dapat menyebabkan orang lain mengikuti
Expert power
: kekuasaan karena, keunggulan, pengetahuan,
pengalaman, kemampuan dan keterampilan

Penetapan tujuan :
Tujuan yang baik harus memenuhi sifat sifat sebagai berikut:
-

Spesifik
: jelas yang ingin dicapai / diperoleh
Realistis
: bias dicapai, terukur
Terukur
: memiliki ukuran ukuran tertentu untuk menentukan
keberhasilan
Terbatas waktu
; mempunyai batasan waktu sebagai target kapan harus
dicapai.

Perencanaan
-

Terdapat sebagai bentuk rencana yang pada dasarnya dapat dibedakan

menjadi :
o Kebijakan (policy) : menerangkan keseluruhan batasan kegiatan
secara umum dan komprehensif menjadi pegangan pelaksanaa.
o Prosedur
: mendefinisikan tatacara pengerjaan
o Metode
: menjelaskan tindakan tindakan yang harus dilakukan
o Standar
: gambaran pencapaian yang diterapkan
o Anggaran
: penerimaan dan pengeluaran uang
o Program
: pemakaian sumber daya seara interaktif

Staffing
Langkah langkah yang perlu dilakukan
-

Perencanaan SDM : right people, riht position, right time

Pengarahan tenaga kerja (recruitment) : seleksi, pemilihan tenaga kerja,
pelatihan (training)
Penilaian kinerja ( performance appraisal )

Directing :
Mobilisasi sumber sumber daya yang dimiliki agar bergerak dalam satu
kesatuan /aspek yang perlu diperhatikan adalah koordinasi.
Hal hal yang diperlukan dalam melakukan koordinasi :
-

Rentang kendali (span of control)

Hirarki organisasi
Kesatuan komando

Supervising
Interaksi langsung antara individu individu dalam suatu organisasi untuk
menapai kinerja serta tujuan organisasi
Pengendalian
Proses penetapan apa yang telah dicapai, yaitu proses, evaluasi kerja secara
rinci dan bertahap.

Profil Kegiatan Proyek

Ciri pokok proyek :

-

Memiliki tujuan khusus, produk akhir atau hasil kerja akhir.

Jumlah biaya sasaran jadwal serta kriteria mutu telah ditentukan
Bersifat sementara, titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas.
Non rutin, tidak berulang ulang.

Sasaran proyek, triple constraint

Tengga
ng

Waktu

Kinerja

Jadwal

Perbandingan
Proyek
Dinamis, non rutin
Siklus relative pendek
Intensitas kegiatan berubah
ubah
Bermacam macam kegiatan
Keperluan sumber daya
berubah ubah
Kegiatan terus diselesaikan
berdasarkan anggaran dan
jadwal yang telah ditentukan

Biaya

Mutu

proyek Vs operasional
Operasional
Berulang ulang, rutin
Berlangsung jangka
panjang
Intensitas kegiatan
sama
Kegiatan tidak banyak
Keperluan sumber daya
konstan
Batasan anggaran dan
jadwal tidak setajam di
proyek

Timbulnya suatu proyek

-

Rencana pemerintah
Permintaan pasar
Dari internal perusahaan
Dari kegiatan litbang

Siklus proyek
-

Menurut UNIDO (United Nation Industrial Development

Organization)
a. Tahap persiapan
- Identifikasi sasaran / analisis pendahuluan

- Pengembangan ide menjadi konsep perekrutan

- Formulasi lingkup proyek
- Evaluasi lanjutan dan keputusan untuk investasi
b. Tahap implementasi
- Penyiapan desain Engineering rinci, jadwal induk dan anggaran
- Penyerahan kontrak dan pembelian
- Pengerjaan fabrikasi, konstruksi, uji coba dan start-up, operasi
normal.
Menurut MRDC (Mobile Research and Development Corporation)
a. Front End
- Identfikasi lingkup gagasan yang timbul
- Memikirkan alternatif alternatif yang mungkin
- Memiliki alternatif dan merumuskannya menjadi lingkup kerja
pendahuluan
- Membuat perkiraan biaya dan jadwal pendahuluan
- Menyiapkan anggaran biaya tahap berikutnya
b. Tahap 1
- Memperjelas definisi lingkup kerja
- Menyusun anggarn proyek dan jadwal induk
- Menyiapkan dokumen tender rancangan kontrak dan memilih calon
pelaksana.
c. Tahap 2
- Membuat desain engineering rinci
- Melakukan pembelian atau kontrak material dan jasa
- Pabrkasi peraltan dan konstruksi
- Inspeksi, uji coba, start-up, commissioning, dan operasi normal.

Kesimpulan
1. Proyek :
- Sekali lewat, waktu dan sumber dana terbatas
- Hasil akhir telah ditentukan antara lain produk atau / fasilitas
produksi
2. Triple constraint : anggaran, jadwal dan mutu
3. Perbedaan dengan operasional, sifat dinamis, unik, non rutin, multi
kegiatan dengan intensitas yang berubah ubah, siklus pendek.
4. Macam macam proyek :
- Engineering konstruksi
- Engineering manufaktur
- Litbang
- Pelayanan manajamen
- Proyek kapital dll.

5. Ada beberapa tahapan proyek

Manajemen Proyek
Merencakanan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber
daya untuk mencapai sasaran jangka pendek yang ditentukan.

Tahapan Tahapan Proyek

k
fi
d
E
v
ie
s
lu
a
o
F
)
P
(
A
p
O
r
t
n
Im
Gagasan
Proyek

Tahap tahap proyek

1. Identifikasi :
- Pertimbangan proyek untuk dilaksanakan
- Sektor yang diprioritaskan
- Menguntungkan
- Subsidi pemerintah
2. Formulasi :
- Prostudi
- Teknis, institusional, social, eksternal
3. Analisis (Apraisal) :
- Penilaian dan evaluasi atas laporan / informasi yang ada
4. Implementasi :
- Pelaksanaan
- Pengawasan pelaksanaan proyek
5. Operasi :
- Menjalankan proyek yang telah selesai dan SOP atau standar yang
lain

6. Evaluasi hasil
- Ada pneyimpangan atau sesuai
Evaluasi ekspos
-

Selesai dan perihal pelaksanaan proyek

Appraisal de onte
-

Diterima tidaknya proyek

Dicari unsur unsur kriteria tertentu dalam formulasi (pra studi)

Keberhasilan proyek
1.
2.
3.
4.
5.

Tepat waktu
Sesuai anggaran
Tujuan terpenuhi (scope)
Stakeholder puas (mutu)
Tidak menimbulkan resiko

Feasibility
Proyek
- Teknis
- Finansial
- Opersional
- Geografis
-

Waktu
SDM
Legal
Politik

Scope :
Scope :
Waktu

Biaya
Kualita
s
SDM

Daftar kebutuhan
proyek
- Tujuan proyek
Peningkatan capital
Persyaratan legal
Pengembangan produk
baru
Perbaikan proses
Penghilagan problem

Hasil Proyek
-

Hasil Antara
Hasil Akhir

Life Cycles Project Managemen

-

Inisiasi proyek, perencanaan, konstruksi, peninjauan proyek

Startup, perencanaan, implementasi, pasca implementasi
Inisiasi, perencanan, pengembangan, evaluasi

Studi Kelayakan
Adalah penkajian yang bersifat menyeluruh
Sistematika

N
PMA= Penanaman Modal Asing
PMDN = Penanaman Modal Dalam Negeri
Jangkauan Studi Kelayakan

Aspek Pasar

1. Menilai Situasi
- Sifat pasar : Persaingan, monopoli, setengah monopoli, bebas, dll
- Omset, besarnya permintan pasar terhadap produk sejenis saat ini dan
produksi pertumbuhan
- Pangsa pasar, potensi dan pertumbuhan
Perilaku konsumen
- Lapisan masyarakat pembeli
- Motivasi / dorongan membeli
- Tempat , volume atas dasar musiman, dipasar/pabrik atau took, atau
pesanan / agen
Market environment
- Legal, politik dan peraturan
- Demografi, social dan ekonomi
- Teknologi
2. Program Pengkajian
- Segmen pangsa pasar
o Pengekspor yang akan dijadikan sasaran
o Tempat dan waktu, identifikasi segmentasinya
- Pola dan jaringan distribusi
o Jarak yang direncanakan
o Pola distribusi
- Promosi
o Pemilihan cara dan media
o Besar skala promosi
3. Mengumpulkan data dan informasi
- Data internal

1. Survei pasar
- Sasaran / obyek survei
- Skema samping
- Bentuk pertanyaan
- Menyaring response responden
- Interpeksi hasil
a. Penawaran dan permintaan
- Rincian permintaan
o Area, dikaji daya serapnya
o Spesifikasi produk
- Rincian permintan
o Area, dicari daya serapnya
o spesifikasi produk,
b. permintaan masa depan dan saat ini
c. penawaran
- saat ini dan potensi yad
- kapasitas produksi
- impor / domestic
d. konsumen
- Alasan membeli, kebutuhan mutlak, motivasi pandangan social dll
- Tempat membeli
- Waktu membeli rutin / musiman
e. Kebijakan dan legal dan program pemerintah
- Rencana nasional
- Aturan ekspor impor
- Kebijakan aspek finansial
- Pajak dan bea masuk
- Kebijakan local content dll

2.
a.
b.

c.

3.

- Rangsangan ekspor
- Pemberian subsidi
Pangsa pasara dan persaingan
Pangsa pasar yang ingin dicapai
- Upaya penetrasi proses
- Komposisi marketing mix
Persaingan
- Monopoli, setengah monopoli atau bebas
- Identifikasi bersih pesaing
- Produk yang dihasilkan jumlah dan kualitasnya
- Kemungkinan adanya subsidi
Harga
- Struktur dan sasaran total harga
- Berapa harga produk yang sejenis
- Tanggapan konsumen
- Perubahan harga berdasar musiman
Strategi pemasaran
a. Promosi
lingkup yang diteliti
- Luas dan lingkup jangkauan
- Metode yang dijumlahkan
b. Distribusi
Pengkajian terhadap
- Cara distribusi
- Modal transportasi
- Kemasan

Kegiatan Utama Proyek UNIDO

1. Tahap Konseptual
2. Tahap definisi atau perencanaan dan pemantapan (PP)
3. Tahap implementasi
Klasifikasi Proyek

G.J. Ritz (1990)

- Jumah jam per tenaga kerja
- Biaya
- Waktu
- Input / output
- sub ordinat

Hubungan keperluan sumber daya terhadap waktu dalam siklus proyek

Kegiatan Utama Proyek

Konseptual
1. Perumusan
Gagasan

Definisi
6. Pendalaman
beragai aspek
persoalan
2. Kerangka Acuan 1. Desain
engineering dan
pengembangan
3. Feasibility
2. Pembuatan
Study
jadwal induk
dan anggaran
menentukan
kelanjutan
investasi
4. Indikasi dimensi 3. Penyusunan
lingkup proyek
strategi
penyelenggaraa
n dana rencana
pemakaian
sumber daya
5. Indikasi biaya
4. Pembelian dini
dan jadwal
5. Penyerapan
perangkat dan
peserta

Implementasi
12. desain
engineering rinci

Operasi
19. operasi rutin

13. pembuatan
spesifikasi dan
kriteria
14. pembelian
peralatan dan
material

20 pengamatan
prestasi

15. pabrikasi dan

konstruksi

16. inspeksi mutu

17. uji coba
kemampuan

STRUKTUR PERINCIAN PROYEK

(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)
Gambaran lebih lengkap tentang pekerjaan dalam proyek dengan membagi total
pekerjaan menjadi unit-unit yang dapat dikelola
Tiga cara:
-

Berdasarkan fase
Berdasarkan hasil
Berdasarkan keahlian/peran

Level pelaporan ringkas WBS

-

Tahapan
Langkah langkah
Tugas
Fase
Aktivitas
Tugas

Diagram Aliran Kerja

FS

Finish start (FS)

Start start (SS)
Finish start (FF)
Start Finish (SF)
: semen harus dicampur sebelum dapat dituangkan

SS
: penuangan semen harus dimulai sebelum penghalusan semen dapat
dimulai
FF
: pengecatan tidak dapat selesai sapai pemberian cat dasar sudah
diselesaikan
SF

: tugas sebelumnya harus dimulai sebelum tugas sesudahnya dapat selesai

Metode Jalur Kritis (CPM)

Diagram PERT (Program Evaluation & Review Techinique

Diagram GANTT
Kegiatan
1
2

TGL/Waktu
__________________________
__________________________

Bagan balok sering digunakan untuk menyususn milestone (tonggak

kemajuan / TK). TK menandai waktu mulai dan akhir dai setiap kegiatan penting
Contoh penyajian perncanaan proyek denga metode diagram balok
Kegiatan
A
B
C
D
E
F

Waktu yang diperlukan

(rencana/hari)
4
3
5
6
8
5

Waktu yang digunakan

(kenyataan/hari)
4
3
8
Belum tahu
4
4

Chart Title
D

A
0

Waktu yang diperlukan (rencana/hari)

Column1

Menggambar jaringan kerja

a.
b.
c.
d.
e.
f.

Hubungan peristiwa dan kegiatan AOA (Activity on arrow)

Hubungan kegiatan pada AON (Activity on node)
Kegiatan B mulai sekelas kegiatan A
Kegiatan B dan C dimulai sekelas kegiatan A
Kegiatan C dan D dapat dimulai setelah kegiatan A dan B
Kegiatan Dummy kegiatan A dan B harus selesai sebelum C sedangkan D
dapat dimulai setelah B selesai dan tidak bergantung A