Administrasi Gugus Depan

ADMINISTRASI GUGUS DEPAN

A. PENGERTIAN
a. Administrasi dalam arti luas, adalah pengelolaan satuan yang meliputi : perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan dan pengendalian kegiatan kepramukaan di satuan.
b. Administrasi dalam arti terbatas (sempit) ialah meliputi penataan dan penertiban secara tertulis atau
kegiatan-kegiatan yang disebut tata usaha dalam Gugus Depan Gerakan Pramuka.
B. FUNGSI
Admnistrasi berfungsi :
a. Untuk melaksanakan pengawasan, terhadap semua pekerjaan harus dilakukan menurut ketentuan.
b. Sebagai pedoman pokok yang harus dilaksanakan untuk ditetapkan di lingkungan Organisasi Gerakan
Pramuka.
C. PENGGOLONGAN ADMINISTRASI
Untuk mencapai tujuan, maka hal-hal yang berkaitan dengan tulis menulis, maka di golongkan sebagai
berikut :
1) Catatan
2) Laporan
3) Perencanaan, rencana dan program
4) Keputusan
5) Surat menyurat
D. SURAT MENYURAT
a. Surat adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan
permintaan dan lain-lain kepada pihak lain.
b. Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari
adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungkinkan adanya
permintaan penjelasan penambahan kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.
c. Cara penomoran surat (surat keluar) disusun sebagai berikut :
1) Nomor urut surat keluar
2) Kode Kwartir
3) Kode Bidang / Gugus Depan
Contoh = 003/02.157-02.158 - C
003 = Nomor urut surat keluar
02.157-02.158 = Nomor Gudep
C = Kegiatan
d. Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik alamat kepada maupun
tembusan.
 e. Susunan surat dapat dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu :
1) Kepala surat, yang terdiri dari :
a. Nama organisasi/kesatuan
b. Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun
c. Nomor
d. Klasifikasi (sifat)
e. Lampiran
f. Perihal/Hal
g. Alamat
h. u.p (untuk perhatian), apabila perlu
2) Isi surat, terdiri dari :
a. Pendahuluan
b. Uraian/maksud
c. Kalimat penutup
3) Penutup surat, terdiri dari :
a. Nama Jabatan
b. Tanda Tangan
c. Nama Pejabat
d. Cap atau stempel
e. Tembusan
d. Surat menyurat dibagi dalam 2 (dua) macam yaitu :
1) SURAT MASUK, ialah semua tulisan-tulisan atau berita-berita yang diterima dari instansi/pihak lain,
yang penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas itu.
2) SURAT KELUAR, ialah semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi/pihak lain, yang setiap
konsep untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepada Sekretariat/Sekretaris atau pejabat
yang diberi wewenang meneliti.

E. ADMINISTRASI YANG DIPERLUKAN DI GUGUS DEPAN / AMBALAN :

1. Buku Induk Gugus Depan
2. Buku Keuangan
3. Buku Inventaris
4. Buku Tamu
5. Buku prestasi
6. Buku acara latihan dan notulen Dewan Ambalan
7. Log book /Daftar Peristiwa Penting
8. Buku Presensi dan Iuran
9. Buku Riwayat Ambalan
10. Buku Agenda Ambalan
11. Buku Catatan Ambalan
Buku-buku tersebut masih dapat ditambah lagi apabila memungkinkan untuk diadakan.

1. Buku Induk Gugus Depan

No Ortu/ Pekerjaan Tgl
NTA Nama TTL Agama Alamat Ket
Wali Ortu/ Wali Masuk
 …………….., ….. …………… 20 ….
Pembina Gugus Depan,

(……………………..)

2. Buku Keuangan
Digunakan untuk mencatat keluar masuknya uang yang dimiliki Gudep/Ambalan baik dari kas mingguan,
bulanan maupun uang dari usaha lain. Pada setiap akhir bulan diadakan penutupan kas dan diketahui
pembina.
Formatnya dapat dibuat sbb :

KAS BULAN = ...............................

Tanggal Uraian Debet Kredit Saldo

Jumlah

Pradana Bendahara

........................ ..........................
Pembina

........................

Kolom debet untuk mengisi uang masuk, sedangkan kolom kredit untuk mengisi uang keluar. Pada akhir
bulan diadakan penutupan kas dan pada baris jumlah, kolom debet dan kolom kredit harus sama/ diisikan
pada bagian saldo (kalau ada), bahkan mungkin minus.

3. Buku Inventaris
Mencatat tentang harta benda kekayaan milik Ambalan misalnya, Bendera Ambalan, Bendera Merah
Putih, Bendera Semaphore dan Bendera Morse, tali tongkat, tenda, dll.
Format kolomnya dapat dibuat seperti berikut :
Kode
No Nama Barang Jumlah Harga Tgl Pengadaan Ket
Barang
 …………….., ….. …………… 20 ….
Pembina Gugus Depan,

(……………………..)

4. Buku Tamu

No Nama Alamat Jabatan Tujuan Saran/Pesan Paraf

5. Buku Prestasi
Mencatat tentang prestasi anggota Ambalan dalam pencapaian SKU dari tingkat Bantara dan Laksana.
Formatnya dapat dibuat seperti berikut :
PENEGAK BANTARA/LAKSANA KET
NO NAMA
Tgl lulus Tgl Lantik Yang Lantik Tempat Lantik
1.
2.
3.
Dst.

6. Buku Acara Latihan dan Notulen Dewan Ambalan

Memuat tentang hasil pertemuan Ambalan yang membahas tentang latihan dengan format sbb :
1. Hari dan Tanggal : .........................................................
2. Tempat : .........................................................
3. Hadir : ............................................... orang
4. Acara : 1. .....................................................
2. .....................................................
untuk notulen Dewan Ambalan formatnya sbb :
1. Hari dan Tanggal : .........................................................
2. Tempat : .........................................................
3. Hadir : ............................................... orang
4. Acara : 1. .....................................................
2. .....................................................
5. Keputusan yang diambil ..........................................................
..........................................................

7. Log Book
Mencatat tentang kejadian penting yang diambil regu. Kejadian penting yang perlu dicatat adalah
kejadian yang mengesankan dan lucu, disertai dengan gambar-gambar karikaturik yang jenaka dengan
 sedikit kata-kata yang lucu namun sopan. Yang perlu dimasukkan ke log book adalah kesan-kesan yang
positif, untuk kesan yang negatif hindarkan agar tidak menimbulkan kenangan yang jelek.
Log Book dapat dibuat untuk masing-masing anggota Sangga

8. Buku Presensi dan Iuran

Buku ini digunakan untuk mencatat kehadiran anggota Ambalan serta iuran anggota Ambalan untuk
setiap kali latihan.

Format dapat dibuat seperti berikut :

PRESENSI MINGGU KE IURAN MINGGU KE
NO NAMA KET
I II III IV V I II III IV V
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

yat Ambalan
Mencatat tentang anggota Ambalan, mulai masuk kedalam Ambalan, jabatan dalam Ambaln, kecakapan,
hoby, sekolah, dsb dengan disertai foto. Disamping itu riwayat Ambalan juga mencatat riwayat pimpinan
regu mulai regu itu berdiri, sampai dengan sekarang.
Formatnya dapat dibuat seperti berikut :
1. Nomor : .........................................
2. Nama : .........................................
3. Alamat : .........................................
4. Agama : .........................................
5. Tempat&Tanggal Lahir : ............................
6. Tanggal masuk ambalan : ............................
7. Pelantikan Kecakapan Umum
8. Masuk : tanggal ................ tempat ......................................
9. Penegak Bantara : tanggal ................ tempat ......................................
10. Penegak Laksana : tanggal ................ tempat ......................................
11. Jabatan dalam Ambalan
Tanggal ........................... jabatan .............................................
Tanggal ........................... jabatan .............................................
12. Kecakapan Khusus
Tanggal ........................... TKK ..................................................
Tanggal ........................... TKK ..................................................
Tanggal ........................... TKK ..................................................
13. 5. Hobby : .......................................................................
14. Sekolah
 SD : lulus tanggal ..........................................
SMP Kelas 1 : tanggal .............................................
SMP Kelas 2 : tanggal .............................................
SMP Kelas 3 : tanggal .............................................
SMA Kelas 1 : tanggal .............................................
SMA Kelas 2 : tanggal .............................................
15. Kegiatan yang pernah diikuti
1. ................................................ di ..................................... tgl ...................................
2. ................................................ di ..................................... tgl ...................................
3. ................................................ di ..................................... tgl ...................................

10. Buku Agenda Ambalan

Mencatat tentang surat masuk dan surat keluar
Formatnya dapat dibuat sbb :
Nomor Tanggal Kode Tanggal
No Dari/Kepada Perihal
Surat Surat Arsip Terima kirim

11. Buku Catatan Ambalan

Mencatat segala sesuatu yang menyangkut tentang materi kepramukaan baik teori maupun praktek.
Digunakan sebagai bahan acuan atau pedoman pada saat melaksanakan latihan maupun pada waktu
mengikuti lomba kepramukaan.

Contoh Surat :

GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Logo Cikal
Sekretariat : Jln HOS. Cokroaminoto 3 Telp. : (0291) 595 941 Jepara – 59417

Nomor : 001/05.157 – 05.158 – C Jepara, 16 Februari 2011

Sifat : Biasa
Lampiran :-
Perihal : Pemberitahuan Kegiatan

Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
 Jepara

Salam Pramuka,
Disampaikan dengan hormat bahwa, untuk merealisasi program kerja Gugus Depan 05.157 – 05.158 SMA Tunas
Kelapa Jepara Tahun Pelajaran 2010/2011 akan melaksanakan kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan
Kepramukaan (LDKP) pada tanggal 19 s.d 20 Februari 2011 yang bertempat di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Berkenaan dengan hal tersebut diatas, perlu kami beritahukan bahwa peserta kegiatan dimaksud adalah anggota Pramuka
Penegak Bantara dan Penegak Laksana dengan jumlah 50 orang.
Demikian pemberitahuan kami sampaikan, dan untuk menjadikan periksa. Atas perhatiannya kami menyampaikan terima kasih.
IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BER BUDI BAWA LAKSANA

GERAKAN PRAMUKA
GUDEP 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina Gudep,

Drs. MUH. SATYA DHARMA

Tembusan Kepada Yth. :

1. Ketua Kwartir Cabang Jepara
2. Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kwarcab Jepara
3. Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kwarran Jepara
4. Kepala Sekolah SMA Tunas Kelapa Jepara selaku Kamabigus
5. Arsip.

GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Logo Cikal
Sekretariat : Jln HOS. Cokroaminoto 3 Telp. : (0291) 595 941 Jepara – 59417

Nomor : 001/05.157 – 05.158 – C Jepara, 16 Februari 2011

Sifat : Biasa
Lampiran :-
Perihal : Pemberitahuan Kegiatan

Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara

Salam Pramuka,
Disampaikan dengan hormat bahwa, untuk merealisasi program kerja Gugus Depan 05.157 – 05.158 SMA Tunas
Kelapa Jepara Tahun Pelajaran 2010/2011 akan melaksanakan kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan
Kepramukaan (LDKP) pada tanggal 19 s.d 20 Februari 2011 yang bertempat di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Berkenaan dengan hal tersebut diatas, perlu kami beritahukan bahwa peserta kegiatan dimaksud adalah anggota Pramuka
Penegak Bantara dan Penegak Laksana dengan jumlah 50 orang.
Demikian pemberitahuan kami sampaikan, dan untuk menjadikan periksa. Atas perhatiannya kami menyampaikan terima kasih.
 IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BER BUDI BAWA LAKSANA

GERAKAN PRAMUKA
GUDEP 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina Gudep,

Drs. MUH. SATYA DHARMA

Tembusan Kepada Yth. :
1. Ketua Kwartir Cabang Jepara
2. Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kwarcab Jepara
3. Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kwarran Jepara
4. Kepala Sekolah SMA Tunas Kelapa Jepara selaku Kamabigus
5. Arsip.

GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Logo Cikal
Sekretariat : Jln. HOS. Cokroaminoto No. 3 Telp. : (0291) 595 941 Jepara – 59417

Nomor : 002/05.157 – 05.158 – C Jepara, 16 Februari 2011

Sifat : Penting
Lampiran :-
Perihal : Permohonan Pemateri

Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara

Salam Pramuka,
Disampaikan dengan hormat bahwa, untuk merealisasi program kerja Gugus Depan 05.157 – 05.158 SMA Tunas
Kelapa Jepara Tahun Pelajaran 2010/2011 akan melaksanakan kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan
Kepramukaan (LDKP) pada tanggal 19 s.d 20 Februari 2011 yang bertempat di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kiranya Kakak berkenan untuk dapat menugaskan 1 (satu) orang
anggota Dewan Kerja Pramuka Penegak & Pramuka Pandega Kwartir Ranting Jepara untuk dapat memberikan
materi “Administrasi Gugus Depan” pada kegiatan dimaksud. Dengan ketentuan sebagai berikut :
 Hari, tanggal : Sabtu, 19 Februari 2011
 Waktu : Pukul 19.30 s.d 20.30 WIB
 Tempat : Aula SMA Tunas Kelapa Jepara
 Pakaian : Pramuka Lengkap
 Keterangan : Jadwal kegiatan terlampir
Demikian permohonan kami, atas perhatian dan perkenaannya kami menyampaikan terima kasih.
IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BERBUDI BAWA LAKSANA

GERAKAN PRAMUKA
GUDEP 05.157 – 05.158
 SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina Gudep,

Drs. MUH. SATYA DHARMA

Tembusan Kepada Yth. :

Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kwartir Ranting Jepara

GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Logo Cikal Sekretariat : Jln. HOS. Cokroaminoto No. 3 Telp. : (0291) 595 941 Jepara –
9417
Nomor : 003/05.157 – 05.158 – C Jepara, 16 Februari 2011
Sifat : Penting
Lampiran :-
Perihal : UNDANGAN

Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara

Salam Pramuka,
Disampaikan dengan hormat bahwa, untuk merealisasi program kerja Gugus Depan 05.157 – 05.158 SMA Tunas
Kelapa Jepara Tahun Pelajaran 2010/2011 akan melaksanakan kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan
Kepramukaan (LDKP) pada tanggal 19 s.d 20 Februari 2011 yang bertempat di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kiranya Kakak berkenan untuk dapat menugaskan 1 (satu) orang
anggota Dewan Kerja Pramuka Penegak & Pramuka Pandega Kwartir Ranting Jepara untuk dapat menghadiri
Upacara Pembukaan pada :
 Hari, tanggal : Sabtu, 19 Februari 2011
 Waktu : Pukul 14.00 WIB
 Tempat : Aula SMA Tunas Kelapa Jepara
 Pakaian : Pramuka Lengkap
Demikian permohonan kami, atas perhatian dan perkenaannya kami menyampaikan terima kasih.
IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BERBUDI BAWA LAKSANA

GERAKAN PRAMUKA
GUDEP 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina Gudep,

Drs. MUH. SATYA DHARMA

Tembusan Kepada Yth. :

Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kwartir Ranting Jepara
 GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Logo Cikal
Sekretariat : Jln. HOS. Cokroaminoto No. 3 Telp. : (0291) 595 941 Jepara – 59417

Nomor : 004/05.157 – 05.158 – C Jepara, 16 Februari 2011

Sifat : Biasa
Lampiran :-
Perihal : Laporan Kegiatan

Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara

Salam Pramuka,
Disampaikan dengan hormat bahwa, Gugus Depan 05.157 – 05.158 SMA Tunas Kelapa Jepara Tahun Pelajaran
2010/2011 telah melaksanakan kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Kepramukaan (LDKP) pada tanggal 19 s.d 20
Februari 2011 yang bertempat di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Berkenaan dengan hal tersebut diatas, perlu kami beritahukan bahwa kegiatan dimaksud diikuti oleh anggota Pramuka Penegak
Bantara dan Penegak Laksana dengan jumlah 50 orang. Adapun laporan kegiatan sebagaimana terlampir.
Demikian laporan kami sampaikan dan untuk menjadikan periksa, atas perhatianya kami menyampaikan terima kasih.
IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BERBUDI BAWA LAKSANA

GERAKAN PRAMUKA
GUDEP 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina Gudep,

Drs. MUH. SATYA DHARMA

Tembusan Kepada Yth. :

1. Ketua Kwartir Cabang Jepara
2. Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kwarcab Jepara
3. Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kwarran Jepara
4. Kepala Sekolah SMA Tunas Kelapa Jepara selaku Kamabigus
5. Arsip

Contoh : PEMBAGIAN KODE SURAT DAN KOMISI/BIDANG/KELOMPOK SBB :

KODE KOMISI/ BIDANG/ KELOMPOK
A Pimpinan, Staf, Tata Usaha
B Komisi Tekpram
C Komisi Giat Ops
D Komisi Keuangan
 E Komisi Administrasi
F Lemdikacab
G Kehumasan
H Saka Bahari
J Saka Bakti Husada
K Saka Bhayangkara
L Saka Dirgantara
M Saka Kencana
N Saka Tarunabumi
P Saka Wanabakti
Q Badan Pengelola Unit Usaha Kwartir
R Unit Usaha Taman Rekreasi Pramuka
S Unit Usaha Bumi Perkemahan
T Unit Usaha Kedai Pramuka
U Unit Usaha Lain ( Percetakan, Koperasi dll)
V Yayasan Pramuka
Dalam pemberian Kode surat ada beberapa yang kode yang menyesuaikan perubahan komisi yang ada saat ini,
seperti yang dilakukan salah satu Kwartir Daerah dengan mengeluarkan SK untuk perubahan itu, seperti :
B Komisi Tekpram Komisi Binawasa
C Komisi Giat Ops Komisi Program Pendidikan
D Komisi Keuangan Komisi Keuangan (Tetap)
E Komisi Administrasi Komisi Manajemen
Catatan : Penggunaan Kode dengan Huruf I dan O ditiadakan untuk menghindari kesamaan dalam penulisan
dengan angka 1(satu) atau 0 ( Nol ).
Jika terjadi penambahan kelompok maka dapat diberi kode huruf berikutnya dan bila telah sampai Z dapat
dilanjutkan dengan penulisan kode AA, BB dan seterusnya.