TUGAS 1 OTOMASI DALAM KEARSIPAN

1.   Jelaskan fungsi dari manajemen informasi? dan berikan contoh penerapannya dalam
kearsipan?
2.   Jelaskan proses pengelolaan arsip dalam Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN)?
JAWABAN
1. FUNGSI MANAJEMEN INFORMASI
Manajemen infomasasi sebagai suatu sumber mempunyai pola yang sama dengan
manager,bertanggung jawab untuk mengumpulkan data mentah dan memprosesnya menjadi
informasi yang dapat digunakan . ia harus memastikan orang yang ada di dalam perusahaan akan
dapat menerima informasi dalam bentuk yang tepat juga pada saat yang tepat pula,sehingga
informasi tersebut dapat di gunakan untuk mendukung proses manajemen dan harus membuang
informasi yang kuno,tidak lengkap dan salah,menggantinya dengan informasi yang dapat
digunakan agar informasi menjadi benar maka manajemen informasi harus melakukan langkah
lah seperti :
- Perencanaan ( planning )
Perencanaan adalah fungsi dasar manajemen. Perencanaan melibatkan pengukuran hasil
suatu tindakan yang belum dilakukan untuk mendapatkan gambaran yang adil dari hasil yang
ingin dicapai.
- Organisasi ( organizing )
Organisasi mencakup tindakan pengaturan yang melibatkan sumber daya manusia, fisik, dan
keuangan untuk meningkatkan produktivitas dan mencapai tujuan bersama.
- Sdm ( staffing )
Peran sumber daya manusia adalah memposisikan sumber daya manusia dalam struktur
organisasi untuk mempertahankan keterlibatan manusia dalam organisasi.
Tujuan utama staf adalah untuk menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat.
Karenanya, meritokrasi adalah prinsip staf yang paling ideal.
- Arahan ( directing )
Fungsi arahan adalah bagian dari fungsi manajemen yang memobilisasi metode organisasi
untuk bekerja secara efisien dan mencapai tujuan organisasi.
- Kontrol ( controlling )
Fungsi kontrol melibatkan mengukur hasil dari hasil yang diperoleh sesuai dengan standar
yang ditentukan atau tidak.
Contoh penerapan manajen informasi kedalam kearsipan adalah dengan adanya otomasi kearsipan
yang menghubungkan antara informasi dengan kearsipan, arsip nasional australi telah
mengidentifikasi sistem infomasi dan sistem elektronik yang berkaitan dengan otomasi kearsipan
dengan baik.disebutkan bahwa sistem manjemen arsip elektronik ( electronic record management
systems = ERMS ) sebagai jantung dari otomasi kearsipan akan terkait dengan sistem informasi
bisnis transaksional dan sistem manajemen dokumen elektronik yang umum digunakan
diperkantoran.
2. proses pengelolaan arsip dalam jaringan informasi kearsipan nasional
- Penciptaan
Pada penciptaan arsip, ICA studies 8 ( 1997 ) menjelaskan bahwa berbeda, dengan lingkungan
arsip tradisional, daur arsip pada lingkungan arsip eektronik harus dikembangkan kebelakang,
pada tahap sebelum penciptaan arsip, yang dirujuk sebagai tahap” konsepsional “
- Penentuan retensi
Arsip nasional australia memberikan suatu cara bagaimana menentukan retensi arsip
elektronik dengan mengidentifikasi kemungkinan tanggal penentu dan kalkulasi tanggal
 evaluasi dari penentuan tanggal tersebut, atau mengidentifikasi arsip yang memiliki nilaiguna
sekunder dan menentukan dan tanggal evaluasinya.
- Pengamanan
Menurut saffady, pengaman arsip elektronik dimaksudkan untuk mencegah bahaya
yangdiakibatkan oleh :
 Kejahatan atau permusuhan yang tidak terduga
 Pencurian atau salah penenpatan
 Korupsi melalui modifikasi yang tidak sah
 Penutupan oleh pihak yang tidak bewenang.
- Presepasi
Presepasi elektronik merupakan tantangan yang banyak diminati dan baru bagi
arsiparis.berbeda pada lingkungan berbasis kertaspreserpasi media srsip elektronik saja tidak
akan mencukupi, arsip kertas dengan konten, struktur, dan konteks yang melekat pada media
fisiknyamenjamin preserpasi arsip sebagai bahan bukti,dalam lingkungan elektronik , arsiparir
mungkin dapat menyerahkan sejumlah sumber yangdapat dipertimbangkan untuk
mempresevasi media fisik ( pita magnetik,disket, media optikal, dan sebagainya ) namun tetap
gagal untuk mempresevasinya.
- Akses
Fungsi penyedia akses arsip statis elektronik dapat diletakkan sebagai satu dari pengiriman
obyekyang pasti untuk suatu perubahan dan pasar yang berbedaagar tetap responsif maka
fungsi akses harus beradaftasi terhadap perubahan dalam permintaandan pengambilan
manfaat dari pengembangan teknologi ,maka fungsi itu harus dapat menjamin otoritas
produk yang dikirimkan. Untuk itu diperlukan kontrol intelektual yang sesuian dengan
arsip ,metode untuk penyediaan arsip ,serta respon yang tepat pada waktunya untuk
perubahan dalam permintaan maupun teknologi.
- Penyusutan
ISO 15489-1 ( 2001 ) tentang records mangementmenjelaskan tentang implementasi
penyusutan .otoritas yang mengatur pemindahan arsip dari sitem yang beropersi harus
diaplikasikan untuk arsip secara rutin dan sistematis, dalam aktifitas bisnis yang dijalankan .
tindakan penyusutsn yang dilakukan nharus menjamin bahwa arsip tersebut tidak lagi di
butuhkan,pekerjaan sudah dinyatakan selesai dan tidak ada proses pengadilan atau
penyelidikan yang tergantung pada arsip tersebut sebagai bahan bukti.

Sumber

BMP ASIP 4432 OTOMASI DALAM KEARSIPAN oleh M.IMAM MULYANTONO