Pencatatan Dan Pelaporan Kesehatan masyarakat

Pencatatan Dan Pelaporan Kesehatan masyarakat

Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktifitas dalam bentuk
tulisan diatas kertas, file komputer, dan lain-lain dengan ilustrasi tulisan, grafik, gambar, dan
suara. Semua kegiatan pokok baik di dalam gedung maupun diluar gedung puskesmas,
puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan pencatatan dapat
formulir standar yang telah ditetapkan dalam Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu

Puskesmas (SP2TP).

SP2TP adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya
pelayanan kesehatan di puskesmas termasuk puskesmas pembantu yang di tetapkan melalui
Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 63/Menkes/SK/II/1981. Jenis formulir standar
yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut :

a)      Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)

Rekam Kesehatan Keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan kartu-kartu
individu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan kesehatan di puskesmas. Kegunaan
RKK adalah untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit disuatu keluarga.
Pengguna RKK diutamakan pada anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit, misal
penderita TBC paru, kusta, atau keluarga dengan resiko tinggi seperti ibu hamil dan neonatus
resiko tinggi (BBLR). Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat
bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat
melakukan kunjungan ulang.

b)      Kartu Rawat Jalan

Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medis klien merupakan alat untuk
mencatat identitas dan status klien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.

c)       Kartu Indeks Penyakit

Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas klien, riwayat, dan
perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukkan khusus penderita penyakit
TBC paru dan kusta.

d)      Kartu Ibu

Kartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan, dan riwayat
kehamilan sampai kelahiran.

e)      Kartu Anak

Kartu anak merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan
preventif, promotif, kuratif, dan rehabilitatif yang diberikan kepada balita dan prasekolah.
f)       KMS balita, Anak Usia Sekolah

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan, dan pertumbuhan yang diperoleh
balita dan anak sekolah.

g)      KMS Ibu Hamil

Merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu
hamil dan pelayanan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil.

h)      KMS Usia Lanjut

KMS usila merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik
maupun psikososial, dan digunakan untuk memantau kesehatan, deteksi dini penyakit, dan
evaluasi kemajuan kesehatan usila.

i)        Register

Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan di dalam dan di luar
gedung puskesmas yang telah di kartu dan catatan lainnya. Berikut adalah beberapa jenis
register :

1. Nomor Indeks Pengunjung Puskesmas

2. Rawat Jalan
3. Register Kunjungan
4. Register Rawat Inap
5. Register KIA dan KB
6. Register Kohort Ibu dan Balita
7. Register Deteksi Dini Tumbuh Kembang dan Gizi
8. Register Penimbangan Balita
9. Register Imunisasi
10. Register Gizi
11. Register Kapsul Beryodium
12. Register Anak Sekolah
13. Register Harian : kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi, dan penyakit.

MANFAAT PENCATATAN ADALAH SEBAGAI BERIKUT :

 Memberi informasi tentang keadaan masalah/kegiatan

 Sebagai bukti dari suatu kegiatan/peristiwa
 Bahan proses belajar dan bahan penelitian
  Sebagai pertanggung jawaban
 Bahan pembuatan laporan
 Perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi
 Bukti hokum
 Alat komunikasi dalam penyampaian pesan serta meningkatkan kegiatan peristiwa
khusus.

BENTUK PENCATATAN MELIPUTI :

 Catatan tradisional : berisi hal-hal yang didengar dan dilakukan oleh pencatat secara
tidak sistematis, tidak lengkap, dan biasanya berupa catatan harian.
 Cactatan sistematis : menggambarkan pola keadaan, masalah, dan langkah pemecahan
masalah.

Bentuk pencatatan berdasarkan pada sasaran, yaitu : catatan individu (catatan ibu, bayi, dan
balita);catatan keluarga (kesehatan keluarga tertentu);dan catatan masyarakat (biasanya pada
kegiatan survei komunitas apabila ditemukan masalah komunitas yang lebih diarahkan pada
ibu dan anak balita). Bentuk catatan berdasarkan kegiatan, yaitu : catatan pelayanan
kesehatan anak; catatan pelayanan kesehatan KB; catatan pelayanan kesehatan ibu; catatan
imunisasi; catatan kunjungan rumah; catatan persalinan; catatan kelainan; catatan kematian
ibu dan bayi; dan catatan rujukan. Sementara bentuk catatan berdasarkan proses pelayanan,
yaitu : catatan awal/masuk; catatan pengembangan berisi kemajuan/perkembangan
pelayanan; catatan pindah; dan catatan keluar.

MEKANISME PENCATATAN

Pencatatan dapat dilakukan di dalam dan di luar gedung. Di dalam gedung loket memegang
peranan penting bagi seorang klien yang berkunjung pertama kali atau yang melakukan
kunjungan ulang dan mendapatkan karu tanda pengenal. Kemudian klien disalurkan pada unit
pelayanan yang akan dituju. Apabila pelayanan dilakukan diluar gedung, klien dicatat dalam
register sesuai dengan pelayanan yang diterima.

PELAPORAN

Pelaporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya
disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan terhadap kegiatan tersebut. Sesuai
dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan Masyarakat No.
590/BM/DJ/Info/V/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu bulan
Januari-Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan
kebutuhan dan kemampuan atau beban kerja di puskesmas. Setiap mengakhiri kegiatan harus
ada pembuatan laporan. Berbeda dengan catatan, laporan harus disampaikan ke orang/pihak
lain. Proses laporan dilakukan tertulis. Manfaat pelaporan, meliputi pertanggung jawaban
otentik tentang pelaksanaan kegiatan, memberi informasi terdokumentasi, bahan bukti
kegiatan (bukti hukum), bahan pelayanan, bahan penyusunan rencana dan evaluasi, serta
bahan untuk penelitian. Laporan yang lengkap terdiri atas unsur : pendahuluan (latar
belakang, tujuan, ruang lingkup); isi laporan (perncanaan kegiatan, pelaksanaan kegiatan,
hasil kegiatan secara nyata, masalah dan hambatan, saran untuk tindak lanjut); dan jika
diperlukan, dilengkapi rekomendasi. Jenis laporan dibagi menjadi dua, yaitu laporan
insidensial dan laporan berkala. Laporan insidensial adalah laporan kejadian luar biasa atau
darurat yang memerlukan pelayanan dan bantuan cepat. Sementara laporan berkala, misalnya
laporan harian, mingguan, bulanan, triwulan, kuartalan, dan tahunan.

Formulir laporan dari puskesmas ke daerah tingkat II adalah sebagai berikut :

1. Laporan bulanan
1. Data kesakitan (LB 1)
2. Data obat-obatan (LB 2)
3. Data kegiatan gizi, KIA/KB, imunisasi, termasuk pengamatan penyakit
menular (LB 3)
4. Data kegiatan puskesmas (LB 4)
5. Laporan sentinel. Berikut adalah beberapa laporan sentinel
1. Laporan bulanan sentinel (LB 15). Laporan yang memuat data
penderita penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi (PD3I),
penyakit infeksi saluran pernapasan akut (ISPA), serta diare menurut
umur dan status imunisasi. Puskesmas yang memuat LB 1S adalah
puskesmas yang ditunjuk, yaitu satu puskesmas dari setiap Dati II
dengan periode laporan bulanan serta dilaporkan ke Dinas Kesehatan
Dati II, Dati I, dan pusat (Ditjen PPM dan PLP).
2. Laporan bulanan sentinel (LB 2S). Dalam laporan ini memuat data
KIA, gizi, tetanus neonatorium, dan penyakit akibat kerja. Laporan ini
diberikan ke Dinas Kesehatan Dati I, Dati II, dan pusat (Ditjen
Binkesmas).
3. Laporan tahunan. Laporan tahunan meliputi data berikut :
1. Data dasar puskesmas (LT-1)
2. Data kepegawaian (LT-2)
3. Data peralatan (LT-3)

ALUR PELAPORAN

Laporan dari Dati II dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati I dan Kanwil Depkes Propinsi serta
Pusat (Ditjen Pembinaan Kesehatan Masyarakat) dalam bentuk rekapitulasi dari laporan
SP2TP.
Laporan tersebut meliputi sebagai berikut :

1. Laporan Triwulan :
1. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 1
2. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 2
3. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 3
4. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 4
5. Laporan Tahunan :
1. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT 1
2. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT 2
3. Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT 3

FREKUENSI PELAPORAN

1. Laporan triwulan

Laporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya dari triwulan yang
dimaksud ( contoh : laporan triwulan pertama tanggal 20 April 2011, maka laporan triwulan
berikutnya adalah tanggal 20 Mei 2011). Laporan ini diberikan kepada dinas-dinas terkait
sebagai berikut :

1. Kepala Dinas Kesehatan Dati I

2. Kepala Kantor Wilayah Depkes Propinsi
3. Depkes RI, tembusan ke Ditjen Binkesmas
4. Laporan tahunan

Dikirim paling lambat akhir bulan Februari di tahun berikutnya dan diberikan kepada dinas-
dinas terkait berikut :

1. Kepala Dinas Kesehatan Dati I

2. Kepala Kantor Wilayah Depkes Propinsi
3. Depkes RI, tembusan Ditjen Binkesmas

MEKANISME PELAPORAN

1. Tingkat puskesmas.
1. Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke
pelaksana kegiatan di puskesmas.
 2. Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang di catat, baik di dalam maupun di
luar gedung serta laporan yang diterima dari puskesmas pembantu dan bidan
desa.
3. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan
sebanyak dua rangkap untuk disampaikan kepada coordinator SP2TP.
4. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimanfaatkan untuk tindak
lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.
5. Tingkat Dati II.
1. Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat lunak yang
ditetapkan oleh Depkes.
2. Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima Dinas Kesehatan Dati II
disampaikan pada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi/entri data.
3. Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah, serta dimanfaatkan sebagai bahan
untuk umpan balik , bimbingan teknik ke puskesmas, dan tindak lanjut
untuk meningkatkan kinerja program.
4. Hasil rekapitulasi data setiap tiga bulan dibuat dalam rangkap tiga
(dalam bentuk soft file) untuk dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati I,
Kanwil Depkes Propinsi dan Departemen Kesehatan.
5. Tingkat Dati I.
1. Pengolahan dan pemanfaatan data SP2TP di Dati I
mempergunakan perangkat lunak sama dengan Dati II.
2. Laporan dari Dinkes Dati II, diterima oleh Dinkes Dati I dan
Kanwil Depkes dalam bentuk soft file diteruskan ke pelaksana
untuk dikomplikasi/direkapitulasi.
3. Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelola program Dari I
untuk diolah dan dimanfaatkan serta dilakukan tindak lanjut,
bimbingan, dan pengendalian.
4. Tingkat pusat.

Hasil olahan yang dilakukan Ditjen Binkesmas paling lambat dua bulan setelah berakhirnya
triwulan tersebut, kemudian disampaikan kepada pengelola program terkait dan pusat data
kesehatan untuk dianalisis dan dimanfaatkan sebagai umpan balik, kemudian dikirimkan ke
Kanwil Depkes Propinsi.

TUJUAN

TUJUAN UMUM
Tersedianya data dan informasi yang akurat, tepat waktu dan mutakhir secara periodik dan
teratur untuk pengelola program kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat
administrasi.

TUJUAN KHUSUS

1)      Tersedianya data yang meliputi keadaan fisik, tenaga, sarana, dan kegiatan pokok
puskesmas yang akurat, tepat waktu dan mutakhir secara teratur.

2)      Terlaksananya pelapor data secara teratur diberbagai jenjang administrasi, sesuai
dengan peraturan yang berlaku.

3)      Digunakannya data tersebut untuk pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan
program kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi.

RUANG LINGKUP

1)      SP2TP dilakukan oleh semua puskesmas termasuk puskesmas pembantu dan
puskesmas keliling.

2)      Pencatatan dan pelaporan mencangkup :

1. Data umum dan demografi wilayah kerja puskesmas

2. Data ketenagaan di puskesmas
3. Data sarana yang dimiliki puskesmas
4. Data kegiatan pokok puskesmas (18 upaya pokok) baik di dalam gedung maupun
diluar gedung.

3)      Pelaporan dilakukan secara periodik ( bulanan, tribulanan, semester dan tahunan )

PELAKSANAAN

1)      Pencatatan dengan menggunakan format

1. Family folder
2. Buku register

 Rawat jalan dan rawat inap

 Penimbangan
 Kohort ibu
 Kohort anak
 Persalinan
 Laboratorium
 Pengamatan penyakit menular
 Imunisasi
  PKM

1. Kartu indeks penyakit (kelompok penyakit)

2. Kartu perusahaan
3. Kartu murid
4. Sensus harian ( penyakit dan kegiatan puskesmas mempermudah pembuatan laporan )

2)      Pelaporan

Jenis periode laporan:

1. Bulanan

 Data kesakitan
 Data kematian
 Data operasional (gizi, imunisasi, KIA, KB, dan sebagainya
 Data managemen obat

1. Triwulan

 Data kegiatan puskesmas

1. Tahunan

 Umum dan fasilitas

 Sarana
 Tenaga

PENGOLAHAN, ANALISA DAN PEMANFAATAN

1)      Dilaksanakan pada setiap jenjang administrasi

2)      Pemanfaatan sesuai dengan tugas dan fungsi dalam pengambilan keputusan