BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Tinjauan Perusahaan

PT. Geoservices adalah perusahaan swasta nasional yang menyediakan

layanan jasa bagi industri energi di Indonesia. Sebagai perusahaan yang memiliki

dasar solid keahlian yang meliputi semua aspek eksplorasi dan pengembangan

minyak Indonesia, gas, batubara, mineral dan panas bumi industri saat ini PT.

Geoservices dikenal sebagai pemain utama dalam industri energi service di Indonesia.

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Geoservices didirikan pada tahun 1971 untuk menawarkan jasa bagi

industri pertambangan, PT. Geoservices (Ltd) berkembang menjadi sebuah

perusahaan jasa eksplorasi terintegrasi. Mempekerjakan lebih dari 600 orang,

beberapa di antaranya ahli di bidang khusus dari sejumlah negara asing, perusahaan

menawarkan dalam survei pemetaan, geologi, geofisika, pengukuran downhole,

pengeboran lubang bor, analisis laboratorium, dan superintending kargo untuk

kuantitas dan kualitas.

PT Geoservices adalah perusahaan terbatas (Ltd) dan 100% dimiliki oleh

warga negara Indonesia bernama Durban L. Arjo dan H.L. Ong. Mereka tetap aktif

terlibat dalam pengelolaannya. Awalnya menyediakan lapangan sampling dan analisis

24
 25

kimia untuk industri mineral, PT Geoservices telah melakukan diversifikasi layanan

dan memperluas pelanggannya.

Sebagai perusahaan yang menyebutkan dirinya “One-Stop Organization”

artinya dapat memenuhi semua eksplorasi dan analisis persyaratan untuk masing-

masing sektor industri yang dilayaninya. Untuk memberikan layanan yang lebih baik

di seluruh nusantara, PT Geoservices terus memperluas operasinya dari basis

Bandung aslinya, didirikan di perusahaan 1971. Hingga saat ini telah memiliki kantor

cabang di Jakarta dan Singapura serta lokasi-lokasi penting lainnya, termasuk

Samarinda (Kalimantan Timur), Balikpapan (Kalimantan timur), Banjarbaru

(Kalimantan Selatan), dan Pekanbaru (Riau).

PT Geoservices dikenal secara internasional untuk keahlian dan kehandalan

dalam semua bidang kegiatan. Pertumbuhan ukuran dan reputasi perusahaan telah

berakar dalam keunggulan karyawannya. Dasar untuk keunggulan ini adalah

komitmen jangka panjang untuk pengembangan keterampilan dan pengetahuan,

termasuk pelatihan offshore karyawan lokal dan interaksi dengan konsultan asing

yang pindah ke Indonesia untuk berbagai periode waktu.

 26

3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

PT. Geoservices memiliki Head Office yang terletak di Bandung dan telah

memiliki cabang di Jakarta yang terletak di Jalan Minangkabau, dimana di cabang ini

penulis telah melakukan riset. Berikut adalah gambar struktur organisasi PT.

Geoservices cabang Jakarta.

Gambar III.1

Struktur Organisasi PT. Geoservices

 27

Berikut ini merupakan fungsi-fungsi dari tiap bagian PT. Geoservices:

1. HSE (Health Safety Environment)

Health Safety Environment merupakan bagian yang bertugas untuk menangani

keselamatan dan kesehatan kerja. Tugas dan wewenang untuk bagian Health

Safety Environment antara lain:

a. Membuat dan mengimplementasikan kebijakan keselamatan kerja

b. Membuat prosedur kesehatan, keselamatan dan keamanan kerja

c. Membuat prosedur penanggulangan bencana

d. Menyiapkan dokumen yang berkaitan dengan HSE untuk tender maupun

audit dari client

2. Finance & Accounting

Finance & Accounting merupakan bagian yang bertugas untuk mengolah

keuangan perusahaan. Tugas dan wewenang untuk bagian Finance &

Accounting antara lain:

a. Mengelola keuangan

b. Membuat laporan keuangan

c. Membuat laporan rugi dan laba dalam jangka waktu tertentu

3. Purchasing

Purchasing merupakan bagian yang bertugas untuk melakukan pembelian

barang yang dibutuhkan perusahaan. Mulai dari alat tulis hingga kebutuhan

laboratorium seperti zat kimia dan lain lain.

 28

4. HR & GA (Human Resource & General Affair)

Human Resource merupakan bagian yang bertugas untuk mengelola karyawan

mulai dari rekrutmen hingga karyawan keluar dari perusahaan. Sedangkan

General Affair bagian yang bertugas untuk menangani masalah kebersihan

gedung, kendaraan operasional perusahaan hingga security.

5. Internal Controller

Internal Controller memiliki dua bagian yaitu:

a. Budget Controll merupakan bagian yang bertugas untuk melakukan

perencanaan budget setiap awal tahun dan akhir tahun dan juga membantu

setiap divisi untuk membuat budget pertahun.

b. Internal Audit merupakan bagian yang bertugas untuk melakukan audit

dan juga pengontrolan audit secara berkala pada setiap divisi.

6. IT Services

IT Services merupakan bagian yang bertugas untuk mendukung kebutuhan

dari sisi IT baik hardware, software maupun networking.

7. Consultancy

Consultancy merupakan bagian yang bertugas untuk menempatkan salah satu

tenaga ahli pada perusahaan minyak di Indonesia yang bekerja sama dengan

PT. Geoservices.

8. Software

Software merupakan bagian yang bertugas untuk menjual license software

yang berkaitan dengan geological.

 29

9. Equipment & Services

Equipment & Services merupakan bagian yang bertugas untuk menjual

hardware yang berkaitan dengan oil and gas.

10. Training

Training merupakan bagian yang bertugas untuk menjual modul training

bertema oil and gas ke perusahaan-perusahaan dan lebih mengutamakan

hardskill atau teknikal.

11. Inspection Services

Inspection Services merupakan bagian yang bertugas untuk melakukan survei-

survei yang berkaitan dengan oil and gas seperti marine dan juga kebun

kelapa sawit.

12. Construction and Manpower Services

Construction and Manpower Services merupakan bagian yang bertugas untuk

mensuplly manpower level teknisi dan juga pengerjaan konstruksi di offshore.

13. Mineral Laboratory

Mineral Laboratory merupakan bagian yang bertugas untuk menguji dan

menganalisa hasil tambang mineral seperti emas dan nikel.

14. Geological and Laboratory Services

Geological and Laboratory Services merupakan bagian yang bertugas untuk

menguji dan menganalisa yang berkaitan dengan geological maupun

geochemical.
 30

3.2 Proses Bisnis Sistem

HR System and Developmet Team merupakan divisi yang berwenang dalam

proses perekrutan karyawan hingga penyeleksian tahap akhir. Pada tahap ini HR

System and Developmet akan menerima data pelamar mulai dari hardcopy maupun

softcopy seperti, Kartu Tanda Penduduk (KTP), daftar riwayat hidup, ijazah, transkip

nilai dan berkas-berkas penting lainnya. Jika semua data telah terkumpul maka

selanjutnya dapat dilakukan proses screening, dimana dokumen-dokumen yang telah

diterima dari pelamar akan diseleksi. Setelah proses screening selesai dan telah

ditemukan beberapa kandidat yang memenuhi syarat, maka HR System and

Developmet Team akan menghubungi pelamar dan mengatur jadwal untuk

dilakukannya serangkaian tes dan interview. Pada tahap ini pelamar akan mengisi

beberapa formulir dan melakukan tanya jawab dengan pihak yang berwenang. Jika

pelamar tidak lolos dalam tahap ini maka proses selesai. Jika pelamar berhasil lolos

maka HR System and Developmet Team akan membuat sebuah laporan yang

menyatakan bahwa pelamar telah berhasil lolos dalam tahapan ini dan dapat

melanjutkan ke tahap selanjutnya yaitu tes teknikal. Setelah melakukan tes teknikal

dan pelamar berhasil maka HR System and Developmet Team akan membuat suatu

penawaran kerja yang disebut Letter Of Intention kepada pihak pelamar. Jika pelamar

tidak lolos dalam tahap tes teknikal maka pelamar gagal dan proses selesai. Jika

pelamar telah menyetujui dan menandatangani Letter Of Intention maka HR System

and Developmet Team akan membuat kontrak kerja yang telah disetujui bersama dan

mengisi formulir daftar dokumen karyawan baru. Setelah itu, daftar dokumen
 31

karyawan baru akan diterima oleh HR Operation and Service Team yang akhirnya

akan dilakukan pengecekan oleh HR Operation and Service Manager.

Gambar III.2

Activity Diagram Sistem Berjalan

 32

3.3 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi dokumen sistem berjalan merupakan bahasan mengenai bentuk

dari dokumen-dokumen sistem berjalan yang mempunyai pemahaman dalam proses

pencatatan semua proses penerimaan karyawan pada PT. Geoservices. Berdasarkan

hasil analisa pada sistem yang berjalan, spesifikasi dokumen tersebut terdiri dari

dokumen masukan dan dokumen keluaran.

3.3.1. Spesifikasi Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah semua dokumen yang digunakan sebagai dasar

untuk memperoleh data-data yang nantinya akan diproses untuk menghasilkan suatu

keluaran yang disebut dengan output. Dari hasil analisa pada sistem yang berjalan,

terdapat beberapa dokumen masukan pada sistem, dengan rincian sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Formulir Permintaan Tenaga Kerja

Sumber : Divisi Terkait

Tujuan : HR System and Developmet Team

Fungsi : Sebagai dokumen pendukung permintaan karyawan

baru

Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada divisi yang membutuhkan karyawan baru
Format : Lihat lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Formulir Isian Pelamar

Sumber : Pelamar

Tujuan : HR System and Developmet Team

 33

Fungsi : Sebagai sumber informasi identitas pelamar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada pelamar yang melakukan pendaftaran

Format : Lihat lampiran A.2

3. Nama Dokumen : Surat Lamaran

Sumber : Pelamar

Tujuan : HR System and Developmet Team

Fungsi : Sebagai salah satu syarat pengajuan lamaran kerja

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada pelamar yang mengajukan lamaran kerja

Format : Lihat lampiran A.3

4. Nama Dokumen : Formulir Wawancara

Sumber : Pewawancara

Tujuan : HR System and Developmet Team

Fungsi : Sebagai hasil nilai tes interview

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada pelamar yang telah menyelesaikan tes

wawancara

Format : Lihat lampiran A.4

5. Nama Dokumen : Daftar Dokumen Karyawan Baru

Sumber : HR System and Developmet Team

Tujuan : HR Operation and Service Manager

 34

Fungsi : Sebagai data telah diterimanya karyawan baru

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada karyawan yang baru yang telah diterima

Format : Lihat lampiran A.5

3.3.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah bentuk dokumen yang akan mendukung proses

bisnis serta merupakan dokumen dari hasil catatan laporan. Dari hasil analisa pada

sistem yang berjalan, terdapat beberapa dokumen keluaran pada sistem, dengan

rincian sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Letter Of Intention

Sumber : HR System and Developmet Team

Tujuan : Pelamar

Fungsi : Sebagai penawaran kerja yang diajukan kepada

pihak pelamar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap pelamar dinyatakan lolos

Format : Lihat lampiran A.6