STANDARD OPERARING PROCEDURE No.

05
DEPARTEMEN GENEAL AFFAIR (GA) Date
PROSEDUR PERPANJANGAN SURAT KENDARAAN Approved
KANTOR

TUJUAN
Menjaga tertib penggunaan fasilitas kendaraan karyawan agar surat-surat kendaraan tersebut dapat
diperpanjang sesuai dengan waktu jatuh tempo.

RUANG LINGKUP
 Semua departemen baik di corporate maupun di unit.
 Prosedur ini meliputi proses mulai dari informasi untuk memperpanjang surat-surat kendaraan
sampai pengguna kendaraan menerima surat-surat kendaraan yang baru.

DEFINISI
 STNK : Surat Tanda Nomor Kendaraan
 BPKB : Buku Pemilik Kendaraan Bermotor

REFERENSI
1. Proposal Biaya
2. Daftar Kontrol Kendaraan Perusahaan
3. Policy Procedure

6. 5. PROSEDUR PERPANJANGAN SURAT KENDARAAN KANTOR

TANGGUNG
NO. AKTIVITAS DOKUMEN
JAWAB
HRD 5.1 Mengingatkan karyawan waktu perpanjangan surat-surat
Karyawan 5.2 Menerima Informasi
Karyawan 5.3 Menyerahkan STNK asli pada HRD
HRD 5.4 Meminta fotocopy BPKB pada accounting Koperasi Sentral
Ramayana
HRD 5.5 Membuat dan mengajukan proposal biaya pada Pres.Dir Proposal
Pres Dir 5.6 Menyetujui dan menandatangani proposal biaya
Pres Dir 5.7 JIka Ya disetjui maka goto 5.9 namun bilamana tidak
dietujui maka goto 5.8
Pres Dir 5.8 Minta supaya dirubah /dikoreksi
Pres Dir 5.9 Tandatangan dan serahkan ke HRD
HRD 5.10 Menyerahkan proposal pada cashier
Cashier 5.11 Menyerahkan biaya dan dokumen pada birojasa koprasi
central
Birojasa /Koprasi 5.12 Menurus STNK hingga selesai dan diserahkan ke Cashier
Cashier 5.13 Terima STNK yang sudah diperpanjang dan diserahkan ke
HRD
HRD 5.14 Menerima STNK asli yang baru dari cashier
HRD 5.15 Menyerahkan STNK asli baru pada karyawan
HRD 5.16 Meng-up-date daftar control kendaraan perusahaan Daftar
 Control
kendaraan
perusahaan
HRD 5.17 Proses Selesai

POLICY PROCEDURE
 Berdasarkan daftar kontrol kendaraan perusahaan, Div. HRD mengingatkan karyawan yang
mendapat fasilitas kendaraan kantor bahwa surat-surat kendaraannya hampir habis masa
berlakunya.

 Karyawan tersebut kantor wajib untuk menyerahkan STNK asli kendaraan kepada Div HRD. Div.
HRD mengajukan permohonan Foto Copy BPKB kepada staff Accounting Koperasi Central
Ramayana.

 Kemudian Div. HRD membuat dan mengajukan proposal biaya dengan dilengkapi STNK asli dan
fotocopy BPKB kepada President Director & CEO.

 Jika proposal tersebut sudah mendapat persetujuan maka Div. HRD meneruskan kepada
Corporate Cashier untuk diproses keuangannya lebih lanjut.

 Corporate Cashier menyerahkan biaya sebesar permohonan proposal beserta kelengkapan asli
surat-surat perpanjangan STNK kepada biro jasa yang ditujuk secara resmi yaitu Koperasi
Central Ramayana.

 Jika proses perpanjangan STNK tersebut sudah selesai maka Div. HRD akan menerima STNK asli
dari Corporate Cashier. Kemudian Div. HRD menyerahkan STNK asli yang sudah selesai
diperpanjang kepada karyawan yang mendapat fasilitas kendaraan.

 Div HRD wajib merekapitulasi ulang tanggal dan bulan jatuh tempo STNK tersebut di daftar
kontrol kendaraan perusahaan.
6. DIAGRAM ALIR PERPANJANGAN SURAT KENDARAAN KANTOR

HRD KARYAWAN PERS DIR CASHIER BIROJASA

Mengingatkan karyawan Menerima Informasi

waktu perpanjangan surat-
surat kendaraan

5.2
5.1
Menyerahkan STNK
Meminta fotocopy BPKB
asli pada HRD
pada accounting Koperasi
Sentral Ramayana
Menyetujui dan
menandatangani
proposal biaya
5.3
5.4

Membuat dan mengajukan

proposal biaya pada 5.6
President Director No
Yes

5.5

5.7
Minta supaya
dirubah /dikoreksi

5.8
Tandatangan dan
serahkan ke HRD
Menyerahkan proposal pada Menyerahkan biaya dan
cashier dokumen pada birojasa
koprasi central
Menurus STNK
ramayana hingga selesai dan
5.9 diserahkan ke
Cashier
5.10
Menerima STNK asli yang baru
dari cashier 5.11
Terima STNK yang sudah
diperpanjang dan diserahkan
Menyerahkan STNK asli baru pada ke HRD
karyawan
5.12
5.14

5.13

5.15

5.16

Proses selesai

5.17

DAFTAR KONTROL KENDARAAN PERUSAHAAN