STANDAR SISTEM MANAJEMEN KEADAAN DARURAT

PELATIHAN YANG DISETUJUI

PELATIHAN LAPANGAN

PERENCANAAN
KEJADIAN DARURAT
DAN ACARA/EVENT
MODUL 10
I-300

MANUAL
REFERENSI
PESERTA
2010
STANDAR SISTEM MANAJEMEN KEADAAN DARURAT

PELATIHAN YANG DISETUJUI

PELATIHAN LAPANGAN

MODUL 10

PERENCANAAN KEJADIAN DARURAT

DAN ACARA/EVENT

2010

MANUAL REFERENSI PESERTA

 Daftar Isi

Halaman

Daftar Isi ..................................................................................................................... i

Sasaran ........................................................................................................................ 1

I. Pentingnya Perencanaan .................................................................................... 2

Rencana Kegiatan Kejadian Darurat ............................................................... 2
Periode Operasi ............................................................................................... 3

II. Unsur-Unsur Penting dalam Rencana Kegiatan Kejadian Darurat .................... 3

III. Proses Perencanaan ............................................................................................ 4

Memahami Situasi .......................................................................................... 8
Menyusun Sasaran Kejadian Darurat dan Strategi ......................................... 8
Menentukan Arah Taktis dan Melakukan Penugasan Sumber Daya ............. 10
Menyiapkan Rencana ..................................................................................... 10
Menerapkan Rencana Kegiatan Kejadian Darurat ......................................... 14
Evaluasi Rencana Kegiatan Kejadian Darurat ............................................... 14

IV. Perencanaan Demobilisasi Kejadian Darurat .................................................... 15

Pentingnya Perencanaan Demobilisasi ........................................................... 15
Perencanaan Demobilisasi .............................................................................. 15
Unsur-Unsur Informasi yang Dibutuhkan untuk Perencanaan Demobilisasi .. 15
Bagian-Bagian dalam Rencana Demobilisasi .................................................. 16

PELATIHAN LAPANGAN SSMKD MODUL 10: PERENCANAAN KEJADIAN DARURAT DAN ACARA/EVENT
2010 Manual Referensi Peserta: Hal i
Hal-hal yang Dibahas dalam Modul Ini:
● Pentingnya perencanaan

● Unsur-unsur penting Rencana Kegiatan Kejadian Darurat

● Proses perencanaan

● Merencanakan demobilisasi kejadian darurat

● Menyusun Rencana Kegiatan Kejadian Darurat.

Sasaran:
1. Menyebutkan langkah-langkah utama yang terjadi dalam proses perencanaan.

2. Mengidentifikasi jabatan-jabatan personel Sistem KPL yang memiliki tanggung jawab

menyusun Rencana Kegiatan Kejadian Darurat dan menyebutkan tugas-tugas mereka.

3. Sebagai bagian dari latihan, mengidentifikasi sasaran kejadian darurat dari sebuah skenario
yang disimulasikan.

4. Sebagai bagian dari latihan, menguraikan strategi dan taktik yang tepat untuk mencapai
sasaran kejadian darurat suatu skenario yang disimulasikan.

5. Menjelaskan penggunaan Periode Operasi dalam proses perencanaan, dan bagaimana

Periode Operasi diperoleh.

6. Menjelaskan fungsi Lembar Kerja Perencanaan Operasi (SKPL 215) dan formulir-formulir
lain yang dapat digunakan dalam menyiapkan Rencana Kegiatan Kejadian Darurat.

7. Menjelaskan kriteria untuk menentukan kapan Rencana Kegiatan Kejadian Darurat

hendaknya disiapkan secara tertulis.

8. Mengidentifikasi jenis-jenis materi pendukung yang termasuk dalam Rencana Kegiatan

Kejadian Darurat.

9. Menyebutkan bagian-bagian utama dalam Rencana Demobilisasi.

10. Sebagai bagian dari latihan kelompok, menyusun Rencana Kegiatan Kejadian Darurat
untuk skenario yang disimulasikan.

PELATIHAN LAPANGAN SSMKD MODUL 10: PERENCANAAN KEJADIAN DARURAT DAN ACARA/EVENT
2010 Manual Referensi Peserta: Hal 1
I. Pentingnya Perencanaan
Penting bagi setiap kejadian darurat atau acara/event dikelola sesuai dengan suatu rencana.
Dalam Sistem KPL, rencana manajemen disebut sebagai Rencana Kegiatan Kejadian Darurat.

Sebagian besar pembahasan dalam modul ini ialah mempelajari proses membuat perencanaan
kegiatan untuk periode operasi dalam kejadian darurat. Namun, perencanaan kegiatan kejadian
darurat di suatu acara/event juga serupa dan berlaku prinsip-prinsip yang sama.

Untuk kejadian darurat sederhana yang berlangsung singkat, Rencana Kegiatan Kejadian
Darurat akan disusun oleh Kepala Komando Pengendalian Lapangan dan dikomunikasikan
kepada para bawahannya melalui brifing lisan. Proses perencanaan untuk kejadian darurat
sejenis ini tidak membutuhkan rapat perencanaan yang resmi.

A. Rencana Kegiatan Kejadian Darurat

Rencana Kegiatan Kejadian Darurat tertulis yang mencatat keputusan-keputusan perencanaan

hendaknya dipertimbangkan ketika:

● Ada dua juridiksi atau lebih yang terlibat.

● Kejadian darurat tersebut berlanjut ke Periode Operasi berikutnya.

● Sejumlah fungsi organisasi telah diaktifkan.

● Diharuskan oleh kebijakan.

Rencana Kegiatan Kejadian Darurat tertulis menyediakan:

● Pernyataan yang jelas mengenai sasaran dan penugasan kerja.

● Dasar untuk mengukur efektivitas pekerjaan dan biaya.

● Dasar untuk mengukur kemajuan pekerjaan dan untuk memberi akuntabilitas.

Keputusan untuk menyiapkan Rencana Kegiatan Kejadian Darurat tertulis akan diambil
oleh Kepala Komando Pengendalian Lapangan. Tetapi, memiliki rencana tertulis tidak
selalu memungkinkan, juga tidak selalu tepat pada kejadian darurat kecil yang berlangsung
singkat walaupun kejadian darurat tersebut mungkin rumit.

Formulir Brifing Kejadian Darurat (SKPL 201) yang digunakan untuk brifing akan
menyediakan informasi yang berharga bagi proses perencanaan lisan maupun tertulis.
Formulir ini akan dibahas kemudian dalam modul ini.

PELATIHAN LAPANGAN SSMKD MODUL 10: PERENCANAAN KEJADIAN DARURAT DAN ACARA/EVENT
2010 Manual Referensi Peserta: Hal 2
 B. Periode Operasi

Rencana Kegiatan Kejadian Darurat hendaknya disiapkan untuk jangka waktu tertentu, yang
disebut Periode Operasi. Durasi Periode Operasi dapat bervariasi, walaupun biasanya
hendaknya tidak lebih dari 24 jam. Bukan tidak lazim memiliki Periode Operasi yang jauh
lebih singkat, yang hanya berlangsung, misalnya, dua atau empat jam. Keputusan mengenai
durasi Periode Operasi akan dipengaruhi oleh:

● Durasi waktu yang tersedia/dibutuhkan untuk mencapai sasaran taktis.

● Ketersediaan sumber daya tambahan.

● Keterlibatan juridiksi dan/atau fungsi lain di masa depan.

● Pertimbangan lingkungan, misalnya, sisa waktu sampai matahari terbenam, cuaca,

dan lain sebagainya.

● Pertimbangan keamanan.

Perencanaan harus dilakukan jauh-jauh hari untuk memastikan ketersediaan sumber daya
tambahan yang diperlukan untuk Periode Operasi selanjutnya.

II. Unsur-Unsur Penting dalam Rencana Kegiatan Kejadian Darurat

Beberapa formulir Sistem KPL disediakan untuk banyak dari bagian penting Rencana Kegiatan
Kejadian Darurat tertulis maupun lisan. Formulir itu di antaranya adalah:

1. Formulir Sasaran Kejadian Darurat (SKPL 202) - Pernyataan mengenai apa yang
diharapkan akan dicapai. Sasaran tersebut harus dapat diukur.

2. Formulir Penugasan Organisasi (SKPL 203) - Menggambarkan unsur-unsur apa

dalam organisasi Sistem KPL yang akan diadakan untuk Periode Operasi
selanjutnya.

3. Formulir Penugasan dalam Divisi (SKPL 204) - Menggambarkan operasi taktik dan
pengendalian, dan sumber daya apa yang akan ditugaskan. Penugasan sumber daya
sering dilakukan berdasarkan divisi geografis atau kelompok fungsional
sebagaimana tercermin dalam Daftar Penugasan Divisi.

4. Materi Pendukung - Contohnya dapat meliputi peta kejadian darurat, Rencana Lalu
Lintas, data cuaca, tindakan pencegahan khusus, dan pesan keamanan.

Materi-materi pendukung lainnya tidak memiliki format maupun nomor formulir yang
baku.

Kita akan membahas isi Rencana Kegiatan Kejadian Darurat dengan lebih mendalam lagi
pada bagian selanjutnya pada modul ini.

PELATIHAN LAPANGAN SSMKD MODUL 10: PERENCANAAN KEJADIAN DARURAT DAN ACARA/EVENT
2010 Manual Referensi Peserta: Hal 3
 Seluruh personel supervisi dalam kejadian darurat harus sudah tidak asing lagi dengan
Rencana Kegiatan Kejadian Darurat saat ini maupun periode operasi selanjutnya. Hal ini
dapat dicapai melalui APP, dengan membagi-bagikan rencana tertulis sebelum awal periode
operasi atau, seperti yang sering terjadi, dengan kedua cara di atas.

III. Proses Perencanaan

Sejak awal pengembangan Sistem KPL sudah diketahui bahwa faktor penting
perencanaan yang memadai untuk operasi kejadian darurat sering diabaikan atau tidak
terlalu ditekankan. Hal ini menghasilkan penggunaan sumber daya yang buruk, strategi
dan taktik yang tidak tepat, masalah keamanan, biaya kejadian darurat yang lebih tinggi,
dan efektivitas yang lebih rendah.

Mereka yang terlibat dalam pengembangan Sistem KPL yang mula-mula merasa perlu
mengembangkan proses perencanaan yang sederhana namun menyeluruh yang dapat digunakan
untuk kejadian darurat dan acara/event yang lebih kecil dan berlangsung singkat, maupun untuk
merencanakan kejadian darurat yang lebih lama dan lebih kompleks.

Kita sekarang akan menggambarkan proses perencanaan kejadian darurat atau acara/event yang
terdiri dari enam langkah. Tiga langkah pertama dapat dilaksanakan saat rapat perencanaan yang
resmi atau dalam pikiran Kepala Komando Pengendalian Lapangan. Tiga langkah terakhir
memastikan bahwa rencana tersebut menghasilkan apa yang memang diinginkan.

Langkah-langkah itu adalah:

● Memahami situasi

● Menetapkan sasaran Kejadian Darurat dan strategi

● Mengembangkan arahan dan penugasan taktis

● Menyiapkan rencana

● Menerapkan rencana

● Mengevaluasi rencana.

PELATIHAN LAPANGAN SSMKD MODUL 10: PERENCANAAN KEJADIAN DARURAT DAN ACARA/EVENT
2010 Manual Referensi Peserta: Hal 4
 SASARAN KEJADIAN DARURAT

1. NAMA KEJADIAN DARURAT 2. TANGGAL DISIAPKAN 3. JAM DISIAPKAN

Final Piala Asia 25 Juli 2007 11.00

4. PERIODE OPERASI (TANGGAL/JAM) 16.00 - 23.00

5. SASARAN UMUM UNTUK KEJADIAN DARURAT (SERTAKAN ALTERNATIF)

1. Memastikan arus lalu lintas yang efektif dan efisien di sekitar tempat acara dengan mencegah kemacetan di utara
Jalan Sudirman dan di selatan Jalan Gatot Subroto.
2. Memastikan acara berlangsung tenang dalam stadion dengan langsung menghentikan tindakan-tindakan yang
mengganggu.
3. Memastikan acara berlangsung tenang di luar stadion dengan langsung menghentikan perilaku anti-sosial.

4. Menyediakan informasi intel terkini mengenai aktivitas dan pergerakan massa melalui pengintaian udara.

6. PERKIRAAN CUACA UNTUK PERIODE OPERASI

Cerah

7. INFORMASI PENGAMANAN PETUGAS

Massa kesal karena masalah perwasitan dalam pertandingan sebelumnya. Massa tidak menyukai tim tamu.

8. LAMPIRAN ( X KALAU DILAMPIRKAN)

 DAFTAR ORGANISASI (SKPLPH-203)  PETA KEJADIAN DARURAT ___________________________________

 ASSIGNMENT SHEET (SKPLPH-204)  RENCANA LALU LINTAS ___________________________________

9. DISIAPKAN OLEH (NAMA/JABATAN) 10. DISETUJUI OLEH SKPLPH-202

Rev. 08/07

PELATIHAN LAPANGAN SSMKD MODUL 10: PERENCANAAN KEJADIAN DARURAT DAN ACARA/EVENT
2010 Manual Referensi Peserta: Hal 5
 PENUGASAN ORGANISASI

1. NAMA KEJADIAN DARURAT 2. TANGGAL DISIAPKAN 3. JAM DISIAPKAN 4. PERIODE OPERASI

(TANGGAL/JAM)
Final Piala Asia 25 Juli 2008 30 Juli 2008
16.00 - 23.00
5. KEPALA DAN STAF KPL 9. BAGIAN OPERASI
KEPALA KPL: Kombes Cosmas JABATAN PETUGAS NAMA
PENANGGUNG JAWAB
DEPUTI KPL: ——————— DEPUTI PETUGAS
PENANGGUNG JAWAB
PETUGAS INFORMASI PUBLIK ———————- A. Divisi A
PETUGAS PENANGGUNG JAWAB AKBP Bambang
PETUGAS PENGHUBUNG ———————

6. PERWAKILAN KESATUAN
KESATUAN NAMA

7. BAGIAN PERENCANAAN B. Kelompok Lantas

PETUGAS PENANGGUNG JAWAB
JABATAN PETUGAS NAMA
PENANGGUNG JAWAB AKBP Iwang
Kombes Kubi
Brigadir Eddie
DEPUTI PETUGAS
PENANGGUNG JAWAB Brigtu Aria
Brigtu Evan
Brigda Igori

8. BAGIAN LOGISTIK 10. BAGIAN KEUANGAN/ADMINISTRASI

JABATAN PETUGAS NAMA
PENANGGUNG JAWAB JABATAN PETUGAS NAMA
Kombes Bambang PENANGGUNG JAWAB Kombes Cosmas

DEPUTI PETUGAS
PENANGGUNG JAWAB
A. CABANG PENDUKUNG

B. CABANG PELAYANAN
PETUGAS PENANGGUNG
JAWAB

C. CABANG PERSONALIA

PETUGAS PENANGGUNG
JAWAB

12. DISIAPKAN OLEH: SKPLPH-203

Rev. 08/07

PELATIHAN LAPANGAN SSMKD MODUL 10: PERENCANAAN KEJADIAN DARURAT DAN ACARA/EVENT
2010 Manual Referensi Peserta: Hal 6
 DAFTAR TUGAS DIVISI/UNIT KERJA

1. NAMA KEJADIAN DARURAT 2. DIVISI/UNIT

Final Piala Asia Kelompok Lalu Lintas
3. PERIODE OPERASI (TANGGAL/JAM) 4. TANGGAL DISIAPKAN 5. JAM DISIAPKAN
30 Juli 2008, jam 16.00 - 23.00 25 Juli 2008 Jam 11.00
6. PERSONEL OPERASI

PPJ OPERASI Kombes Cosmas PPJ DIVISI/GRUP AKBP Iwang

PPJ CABANG

7. SUMBER DAYA YANG DITUGASKAN PERIODE INI

YANG MENUGASKAN PPJ JUMLAH TRANS. YANG LOKASI JAM
SUMBER DAYA ORANG DIBUTUHKAN MASUK/KELUAR
Unit Jl. Sudirman Brigadir Eddie 5 5 motor Jl. Sudirman/ Jl. 16.30
Gatot Subroto
Unit Jl. Gatot Brigtu Aria 6 6 motor Ujung Jl. Gatot 16.30
Subroto Subroto
Unit Jl. Asia Afrika Brigtu Evan 6 6 motor Ujung Jl. Asia 16.30
Afrika
Unit Motor Brigda Igori 4 4 motor Pangkalan Aju 16.30
Cadangan

8. MISI Menjaga arus lalu lintas berjalan efisien. Mencegah kemacetan dan penumpukan di perempatan-
perempatan jalan.

9. PERINTAH KHUSUS Tongkat lampu genggam

10. RINGKASAN KOMUNIKASI

FUNGSI FREKUENSI SALURAN FUNGSI FREKUENSI SALURAN
KOMANDO UTAMA 1 ADMIN & UTAMA 1
LOGISTIK
PENGGANTI 2 PENGGANTI 2
DIVISI/ GRUP UTAMA 3 DARAT KE UTAMA 1
TAKTIS UDARA
PENGGANTI 4 PENGGANTI 2
PERINTAH KHUSUS DARAT KE UTAMA
UDARA
PENGGANTI
11. DISIAPKAN OLEH (NAMA/JABATAN) 12. DISETUJUI OLEH SKPLPH-204
AKBP Iwang Rev. 08/07
Kombes Cosmas

PELATIHAN LAPANGAN SSMKD MODUL 10: PERENCANAAN KEJADIAN DARURAT DAN ACARA/EVENT
2010 Manual Referensi Peserta: Hal 7
 A. Memahami Situasi

Pemahaman lengkap mengenai situasi kejadian darurat menuntut agar staf perencanaan
menyadari unsur-unsur informasi penting tertentu. Unsur-unsur ini akan sangat berbeda-
beda bergantung pada jenis kejadian darurat, dan masing-masing kejadian darurat akan
memiliki karakteristik khusus sendiri.

Umumnya, unsur-unsur informasi yang penting dapat dikategorikan berdasarkan

pengetahuan dan pemahaman tentang hal-hal berikut:

● Apa yang telah terjadi?

● Kemajuan apa yang sudah dicapai?
● Seberapa baik rencana saat ini?
● Bagaimana potensi perkembangan kejadian darurat?
● Apa sumber daya pada saat ini dan di masa depan, serta bagaimana kemampuan
organisasi?

Langkah-langkah ini berkaitan dengan kejadian darurat dalam jenis atau ukuran apa pun.
Informasi yang berhubungan dengan masing-masing langkah sangat diperlukan untuk
perencanaan yang efektif.

Sangat penting bagi staf perencanaan untuk mengetahui sebelumnya kemungkinan dia
mendapatkan dukungan sumber daya tambahan dari sumber-sumber di luar untuk digunakan
dalam Periode Operasi selanjutnya.

Bila sumber daya yang dibutuhkan tersedia sesuai jenis dan tipenya, maka proses
perencanaan dapat mencakup sejumlah strategi potensial yang lebih luas sebaliknya
daripada sekadar yang hanya dimungkinkan dalam kondisi sumber daya yang sangat
terbatas.

B. Menyusun Sasaran Kejadian Darurat dan Strategi

Menetapkan Sasaran Kejadian Darurat dan strategi adalah prasyarat penting dalam
menyusun rencana. Sasaran Kejadian Darurat hendaknya memiliki karakteristik berikut:

1. Dapat dicapai - Sasaran-sasaran tersebut harus dapat dicapai dengan sumber daya yang
dapat dialokasikan oleh kesatuan (dan instansi-instansi yang membantu) untuk kejadian
darurat, walaupun mungkin membutuhkan beberapa Periode Operasi untuk mencapainya.

2. Dapat diukur - Pernyataan sasaran hendaknya memungkinkan untuk melakukan laporan

akhir tentang apakah sasaran tersebut berhasil dicapai atau tidak.

3. Fleksibel - Sasaran hendaknya cukup luas sehingga memungkinkan pertimbangan

alternatif-alternatif strategis dan taktis.

PELATIHAN LAPANGAN SSMKD MODUL 10: PERENCANAAN KEJADIAN DARURAT DAN ACARA/EVENT
2010 Manual Referensi Peserta: Hal 8
 Berbagai strategi untuk mencapai sasaran hendaknya melalui pengujian kriteria berikut:

● Masuk akal (dapat dikerjakan, praktis, dan cocok).

● Berada dalam aturan-aturan keamanan yang dapat diterima.

● Berbiaya efektif.

● Sesuai dengan praktik lingkungan yang baik.

● Memenuhi pertimbangan politis.

Selain itu, juga penting mempertimbangkan strategi alternatif yang mungkin harus
digunakan. Bila mungkin, strategi alternatif tersebut hendaknya dipertimbangkan untuk tiap-
tiap Sasaran Kejadian Darurat.

Dalam kejadian darurat kecil, tugas penyusunan Sasaran Kejadian Darurat dan strategi
adalah tanggung jawab sepenuhnya Kepala Komando Pengendalian Lapangan. Kegiatan
yang berhubungan dengan dua langkah pertama ini mungkin hanya membutuhkan beberapa
menit.

Dalam kejadian darurat yang lebih besar, anggota Staf Umum dan yang lainnya akan
membantu proses ini. Peran tersebut akan dibahas kemudian dalam modul ini.

Selain itu, perlu digarisbawahi bahwa kebijakan kesatuan akan mempengaruhi sasaran dan
strategi.

Berikut ini adalah contoh Sasaran Taktis dan beberapa strategi untuk mencapai sasaran
tersebut.

Sasaran:

● Mengurangi ketinggian air di bendungan sebanyak 35 kaki setibanya pukul 8.00

esok hari.

● Berbagai strategi yang mungkin dilakukan:

 Strategi #1 - Mengurangi/mengalihkan aliran air

 Strategi #2 - Membuka saluran air
 Strategi #3 - Menggunakan pompa

C. Menentukan Arah Taktis dan Melakukan Penugasan Sumber Daya

Arah taktis termasuk menentukan taktik dan operasi yang diperlukan untuk strategi yang
dipilih, dan menentukan serta menempatkan sumber daya yang tepat. Arah taktis
dikembangkan di sekitar Periode Operasi dan harus memiliki hasil yang dapat diukur.

PELATIHAN LAPANGAN SSMKD MODUL 10: PERENCANAAN KEJADIAN DARURAT DAN ACARA/EVENT
2010 Manual Referensi Peserta: Hal 9
 Dalam kejadian darurat besar yang mungkin berlangsung selama beberapa waktu tidak
banyak yang dapat dicapai untuk menyelesaikan Sasaran Kejadian Darurat dalam satu
Periode Operasi. Dengan demikian, arah taktis hendaknya dinyatakan dalam bentuk
keberhasilan yang dapat dicapai secara realistis dalam kerangka waktu yang saat ini
direncanakan.

Penempatan sumber daya akan dilakukan untuk tiap-tiap tugas spesifik. Penempatan sumber
daya terdiri dari jenis, tipe, dan jumlah sumber daya yang tersedia dan dibutuhkan untuk
mencapai operasi taktis yang diinginkan untuk periode operasi tertentu.

Bila sumber daya taktis yang diperlukan tidak akan tersedia, maka penyesuaian
hendaknya dilakukan terhadap taktik dan operasi yang sedang direncanakan untuk
Periode Operasi tersebut. Kurangnya ketersediaan sumber daya dapat mengharuskan
penilaian ulang taktik dan mungkin pula keseluruhan strategi.

Penting bahwa ketersediaan sumber daya taktis dan pendukung yang dibutuhkan lainnya,
ditentukan sebelum menghabiskan banyak waktu untuk mengerjakan strategi dan operasi
taktis yang secara realistis tak dapat dicapai.

Faktor-faktor pendukung personel dan logistik harus dipertimbangkan dalam menentukan

operasi taktis. Kurangnya dukungan logistik dapat berarti perbedaan antara keberhasilan dan
kegagalan dalam mencapai sasaran.

D. Menyiapkan Rencana

Dalam kejadian darurat yang lebih kecil, yang tidak membutuhkan Rencana Kegiatan
Kejadian Darurat tertulis, urutan langkah-langkah untuk APP yang disampaikan Kepala
Komando Pengendalian Lapangan kepada Staf umum adalah:

● Menyebutkan sasaran
● Menjelaskan strategi (satu atau lebih)
● Menjelaskan taktik spesifik
● Melakukan penempatan sumber daya.

Formulir APP Kejadian Darurat (SKPL 201) memberi kerangka kerja yang berguna bagi
Kepala Komando Pengendalian Lapangan dalam menyiapkan APP pada saat Rencana
Kegiatan Kejadian Darurat tertulis tidak disiapkan. Formulir APP Kejadian Darurat (SKPL
201) juga dapat digunakan sebagai Rencana Kegiatan Kejadian Darurat awal bila berisi
sasaran, penempatan sumber daya, dan organisasi.

Dalam kejadian darurat yang lebih besar, yang memenuhi kriteria sebelumnya untuk
memiliki rencana tertulis, materi di atas ditambah materi pendukung lainnya akan disusun
menjadi dokumen tertulis resmi yang disebut Rencana Kegiatan Kejadian Darurat.

Bagian Perencanaan memiliki tanggung jawab utama untuk mendokumentasikan Rencana

Kegiatan Kejadian Darurat, selain untuk menyusun, mencetak, dan mendistribusikannya.

PELATIHAN LAPANGAN SSMKD MODUL 10: PERENCANAAN KEJADIAN DARURAT DAN ACARA/EVENT
2010 Manual Referensi Peserta: Hal 10
 Rencana-rencana tertulis memiliki isi dan ukuran yang bervariasi.

1. Tanggung Jawab Perencanaan Kegiatan Kejadian Darurat

Dalam kejadian darurat kecil, Kepala Komando Pengendalian Lapangan bertanggung

jawab mengembangkan Rencana Kegiatan Kejadian Darurat. Kepala KPL dapat
meminta bantuan untuk mengumpulkan atau mendapatkan informasi, tapi Kepala KPL
memiliki tanggung jawab sepenuhnya dalam menentukan Sasaran Kejadian Darurat,
strategi, operasi taktis, dan penempatan sumber daya.

Dalam kejadian darurat yang lebih besar, dan sebagai bagian dari keseluruhan proses
perencanaan, jabatan-jabatan lain dalam organisasi Sistem KPL bertanggung jawab
memberikan informasi untuk Rencana Kegiatan Kejadian Darurat.

2. Proses Perencanaan

Kepala Bagian Perencanaan memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan rapat

perencanaan. Proses perencanaan yang digambarkan di bawah ini memberikan
serangkaian langkah yang logis dalam mewujudkan rencana tersebut.

Namun, proses perencanaan ini hanya akan berjalan dengan baik bila semua yang
terlibat menghadiri rapat perencanaan dengan persiapan yang baik dan memahami
proses perencanaan.

Waktu yang dibutuhkan untuk mengembangkan sebuah rencana akan bervariasi,

bergantung pada jenis kejadian darurat dan kesatuan yang terlibat. Langkah-langkah
utama yang diperlukan ditunjukkan dalam tabel di bawah ini.

PELATIHAN LAPANGAN SSMKD MODUL 10: PERENCANAAN KEJADIAN DARURAT DAN ACARA/EVENT
2010 Manual Referensi Peserta: Hal 11
 DAFTAR PERIKSA SEPULUH LANGKAH
RAPAT PERENCANAAN

NO. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB UTAMA

1 Menyebutkan Sasaran Kejadian Darurat - Masalah Kepala Komando Pengendalian Lapangan

Kebijakan.

2 Memberikan brifing mengenai situasi dan sumber Kepala Bagian Perencanaan

daya. Laksanakan Rapat Perencanaan.

3 Menyebutkan strategi utama dan alternatif untuk Kepala Bagian Operasi. Kepala Bagian
mencapai sasaran. Perencanaan dan Logistik berperan.
4 Menentukan batas-batas dan/atau fungsi Cabang, Kepala Bagian Operasi
Divisi, Kelompok yang tepat.
5 Menggambarkan operasi taktis dan taktik. Kepala Bagian Operasi

6 Membuat penempatan sumber daya taktis. Kepala Bagian Operasi. Kepala Bagian
Perencanaan dan Logistik berperan.
7 Menentukan lokasi pelaporan dan fasilitas tambahan Kepala Bagian Operasi. Kepala Bagian Logistik
yang dibutuhkan. membantu.
8 Membuat pemesanan sumber daya, dukungan, dan Kepala Bagian Perencanaan dan Logistik. Bagian
keperluan administrasi. Logistik yang akan mengajukan pemesanan.

9 Mempertimbangkan persyaratan dukungan Kepala Bagian Logistik. Kepala Bagian

tambahan yang dibutuhkan karena masalah Perencanaan akan berperan.
komunikasi, lalu lintas, keamanan, medis, dan lain
sebagainya.
10 Mematangkan, menyetujui, dan menerapkan Kepala Bagian Perencanaan mematangkan rencana.
rencana. Kepala KPL menyetujuinya, dan Staf Umum
menerapkan rencana tersebut.

Waktu yang sesungguhnya digunakan untuk kegiatan ini mungkin hanya berlangsung
beberapa menit pada saat hanya beberapa sumber daya saja yang terlibat. Dalam
kejadian darurat yang sangat besar, siklus perencanaan akan berlangsung lebih lama.

Penting bahwa sebelum rapat perencanaan, negosiasi dalam tubuh kesatuan mengenai
penggunaan sumber daya, strategi, dan masalah biaya telah dibicarakan dan diselesaikan
Kepala Komando Pengendalian Lapangan ataupun Komando Terpadu.

Kritik utama atas rapat-rapat perencanaan adalah bahwa rapat tersebut cenderung
“bertele-tele” dan membuang-buang waktu yang berharga. Kepala Bagian Perencanaan
dapat membantu untuk memastikan bahwa rapat perencanaan ini hanya akan
berlangsung selama diperlukan saja dengan berpegang erat pada hal-hal berikut:

● Seluruh peserta rapat harus datang dalam keadaan sudah menyiapkan diri.

● Kepemimpinan yang kuat harus jelas terlihat.

● Perwakilan harus mampu menyediakan sumber dayanya.

PELATIHAN LAPANGAN SSMKD MODUL 10: PERENCANAAN KEJADIAN DARURAT DAN ACARA/EVENT
2010 Manual Referensi Peserta: Hal 12
 ● Seluruh peserta rapat berpegang pada proses perencanaan.

● Singkirkan gangguan (tidak ada radio, telepon seluler, atau pager (penyeranta)
pada saat rapat perencanaan).

Daftar periksa (check list) informasi yang perlu diberikan dan orang-orang yang
bertanggung jawab menyusul. Langkah-langkah di atas mengikuti urutan umum yang
hendaknya terjadi. Tidak seluruh langkah harus diikuti, bergantung pada pelaksanaan
khusus, dan variasi mungkin diperlukan.

3. Dua Formulir Sistem KPL Dibuat untuk Mendukung Proses Perencanaan

Lembar Kerja Perencanaan Operasi (SKPL 215)

Sebuah Lembar Kerja Perencanaan Operasi (SKPL 215) dimaksudkan untuk digunakan
dalam rapat perencanaan kejadian darurat untuk mengembangkan penugasan taktis dan
sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran kejadian darurat dan strategi.
Lembar Kerja Perencanaan Operasi (SKPL 215) dibahas dalam Modul 9.

Formulir ini sering diperbesar dan ditempelkan atau digambar di papan tulis. Formulir
ini menyatukan informasi mengenai sumber daya yang dibutuhkan dan sumber daya
yang tersedia untuk tugas-tugas kerja tertentu. Formulir ini juga menyediakan
penunjukkan secara tertulis dari lokasi pelaporan.

Pada akhir rapat perencanaan, Lembar Kerja Perencanaan Operasi (SKPL 215)
digunakan untuk menyiapkan pemesanan sumber daya taktis di luar tempat kejadian
darurat.

4. Formulir Lain yang Tersedia untuk Digunakan dalam Perencanaan Kejadian

Darurat dan Acara/Event

Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, Sistem KPL memiliki sejumlah formulir yang
dapat digunakan untuk mencatat hasil proses perencanaan dan untuk membantu
menyiapkan Rencana Kegiatan Kejadian Darurat.

Rencana Kegiatan Kejadian Darurat biasanya terdiri dari:

NOMOR NAMA FORMULIR BERTANGGUNG JAWAB

FORMULIR MENYIAPKAN
202 Sasaran Kejadian Darurat Kepala KPL
203 atau 207 Daftar/Bagan Organisasi Unit Sumber Daya
204 Daftar Penugasan Unit Sumber Daya/Petugas Pencatat
Perencanaan

PELATIHAN LAPANGAN SSMKD MODUL 10: PERENCANAAN KEJADIAN DARURAT DAN ACARA/EVENT
2010 Manual Referensi Peserta: Hal 13
 Rencana Kegiatan dapat juga berisi referensi tambahan kalau dibutuhkan seperti Lalu
Lintas, Keamanan, Rencana Demobilisasi, dan peta.

Isi kebanyakan formulir ini akan dikembangkan oleh Staf Umum dalam rapat
perencanaan, atau oleh orang-orang lain setelah rapat. Unit Dokumentasi pada Bagian
Perencanaan bertanggung jawab membuat Rencana Kegiatan setelah isinya
dikembangkan.

E. Menerapkan Rencana Kegiatan Kejadian Darurat

Dalam kejadian darurat kecil, Kepala KPL bertanggung jawab sepenuhnya dalam
menerapkan Rencana Kegiatan Kejadian Darurat. Bila tidak ada Rencana Kegiatan Kejadian
Darurat tertulis, Kepala KPL akan memberikan instruksi lisan kepada bawahannya.
Formulir Brifing Kejadian Darurat (SKPL 201) dapat memberikan kerangka kerja yang
berguna untuk brifing apabila Rencana Kegiatan Kejadian Darurat tertulis tidak dibutuhkan.

Kejadian Darurat yang lebih besar membutuhkan Rencana Kegiatan Kejadian Darurat
tertulis. Masing-masing Staf umum akan memikul tanggung jawab untuk menerapkan
bagian mereka masing-masing dalam Rencana Kegiatan Kejadian Darurat.

F. Evaluasi Rencana Kegiatan Kejadian Darurat

Proses perencanaan harus menyertakan cara untuk menyediakan evaluasi yang

berkelanjutan untuk mengetahui efektivitas Rencana Kegiatan Kejadian Darurat. Tidak
cukup hanya menyelesaikan Rencana Kegiatan Kejadian Darurat dan kemudian
menerapkannya. Tiga langkah untuk melakukan evaluasi adalah sebagai berikut:

1. Sebelum Kepala Komando Pengendalian Lapangan menyetujui Rencana Kegiatan

Kejadian Darurat untuk diterbitkan, Staf Umum hendaknya mengkaji isi Rencana
Kegiatan Kejadian Darurat untuk memastikan bahwa rencana tersebut sudah
mencerminkan situasi saat ini dengan akurat. Hal ini dilakukan dengan menyadari
fakta bahwa ada jeda waktu antara pengembangan rencana dan penerbitannya.

2. Selama Periode Operasi, Kepala KPL, Kepala Bagian Perencanaan dan Kepala Bagian
Operasi hendaknya mengevaluasi kemajuan kerja secara teratur apakah sesuai dengan
operasi pengendalian seperti yang tertulis dalam Rencana Kegiatan Kejadian Darurat.
Bila ditemukan kekurangan, mungkin dibutuhkan perbaikan arah atau tambahan staf.
Operasi taktis mungkin perlu dimodifikasi, dan/atau perubahan mungkin perlu
dicerminkan dalam perencanaan untuk Periode Operasi selanjutnya.

3. Kepala Bagian Operasi dapat membuat perubahan yang sesuai terhadap operasi taktis
seperti yang tertulis dalam Rencana Kegiatan Kejadian Darurat bila perlu untuk mencapai
sasaran dengan lebih baik.

PELATIHAN LAPANGAN SSMKD MODUL 10: PERENCANAAN KEJADIAN DARURAT DAN ACARA/EVENT
2010 Manual Referensi Peserta: Hal 14
IV. Perencanaan Demobilisasi Kejadian Darurat
A. Pentingnya Perencanaan Demobilisasi

Perencanaan demobilisasi kejadian darurat sering luput dari perhatian. Ketika kejadian
darurat mulai berkurang intensitasnya, semua orang akan merasa sangat ingin meninggalkan
tempat kejadian darurat dan kembali ke juridiksi atau fungsi asal mereka sesegera mungkin.

Perencanaan demobilisasi membantu memastikan proses demobilisasi yang terkontrol,

aman, efisien, dan berbiaya efektif.

Karena alasan itu, pengembangan Sistem KPL sejak awal menyertakan Unit Demobilisasi
pada Bagian Perencanaan.

Dalam kejadian darurat yang lebih kecil, dengan hanya sedikit sumber daya taktis yang
ditempatkan dan dengan hanya sebagian organisasi Sistem KPL dibentuk, perencanaan
demobilisasi relatif sederhana dan mungkin tidak membutuhkan rencana tertulis.

Dalam kejadian darurat yang lebih besar, terutama kejadian darurat yang melibatkan multi-
juridiksi atau multi-fungsi, harus ada perencanaan demobilisasi yang memadai.

Kepala Bagian Perencanaan harus memiliki banyak waktu untuk membentuk organisasi
demobilisasi yang dapat menyediakan demobilisasi yang berjalan dengan teratur dan efisien.

Sumber daya harus dilepaskan dan dikembalikan ke unit asal mereka sesegera mungkin
untuk meminimalkan biaya, mempertahankan moril (semangat), dan bersiap untuk
penugasan yang lain.

B. Perencanaan Demobilisasi

Agar efektif, perencanaan demobilisasi harus dimulai sejak awal dalam kejadian darurat.
Itulah sebabnya sebuah unit yang terpisah dan tidak mempunyai tanggung jawab lain
dibentuk dalam Sistem KPL.

Banyak unsur informasi harus dikumpulkan untuk membantu upaya perencanaan

demobilisasi. Masing-masing bagian organisasi Sistem KPL harus terlibat.

Prioritas pelepasan harus merupakan yang pertama-tama ditentukan untuk seluruh unsur
organisasi. Pada dasarnya, ini adalah keputusan mengenai sumber daya apa yang harus
dipertahankan dan sumber daya apa yang dapat dilepaskan. Penentuan ini hanya dapat
dicapai setelah memiliki pemahaman yang sepenuhnya mengenai kebutuhan kejadian
darurat untuk jangka waktu yang lebih lama.

C. Unsur-Unsur Informasi yang Dibutuhkan untuk Perencanaan Demobilisasi

Unsur-unsur informasi penting yang dibutuhkan untuk perencanaan demobilisasi dapat

diringkaskan sebagai berikut:
PELATIHAN LAPANGAN SSMKD MODUL 10: PERENCANAAN KEJADIAN DARURAT DAN ACARA/EVENT
2010 Manual Referensi Peserta: Hal 15
 1. Bagian Perencanaan - Memiliki informasi dasar mengenai sumber daya. (Lembar
pendaftaran dan Formulir Brifing Kejadian Darurat (SKPL 201) adalah dua hal yang
penting untuk upaya ini.)

2. Petugas Penghubung/Liaison - Mengetahui ketentuan kesepakatan yang melibatkan

penggunaan dan pelepasan sumber daya kesatuan yang lain.

3. Petugas Pengamanan Keselamatan - Mempertimbangkan kondisi fisik personel,

kebutuhan pribadi, dan kecukupan transportasi.

4. Bagian Logistik - Menangani ketersediaan transportasi, komunikasi, perawatan, dan

dukungan yang berkelanjutan.

5. Bagian Operasi - Mengetahui kebutuhan yang berkelanjutan untuk berbagai jenis

sumber daya taktis.

6. Bagian Keuangan/Administrasi - Memproses pencatatan waktu dan biaya untuk

masing-masing sumber daya yang merupakan faktor dalam menentukan sumber daya
tersebut dilepaskan atau tidak.

7. Pusat Pengiriman Informasi/Pesan - Memberikan prioritas tertinggi untuk pelepasan

sumber daya dengan tepat waktu.

D. Bagian-Bagian dalam Rencana Demobilisasi

Rencana demobilisasi hendaknya memiliki bagian-bagian berikut:

1. Informasi Umum - (pembahasan tentang prosedur demobilisasi)

2. Tanggung Jawab

3. Prioritas Pelepasan

Prioritas akan bervariasi dan harus ditentukan pada saat itu. Contoh prioritas pelepasan
yang berhubungan dengan sumber daya taktis dapat berupa:

● Prioritas 1 - Sumber Daya Tipe 1 (Sumber daya dengan kemampuan yang paling
besar)

● Prioritas 2 - Sumber daya yang berasal dari tempat yang paling jauh

4. Prosedur Pelepasan

5. Direktori (peta, daftar telepon, dan lain sebagainya.)

Perencanaan demobilisasi dapat bersifat cukup rumit, terutama dalam kejadian darurat skala
besar yang melibatkan banyak kesatuan.
PELATIHAN LAPANGAN SSMKD MODUL 10: PERENCANAAN KEJADIAN DARURAT DAN ACARA/EVENT
2010 Manual Referensi Peserta: Hal 16