Tehnik Audit Internal

Pengertian audit

Mengumpulkan informasi faktual dan signifikan melalui

interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian
berujung penarikan kesimpulan) sistematis, objektif, dan
terdokumentasi. Berorientasi pada azas penggalian nilai
atau manfaat
AUDIT MUTU
 AUDIT OPERASI/ KINERJA
BENEFIT AUDIT MUTU
 Mengembangkan SMMT yg efektif
 Pengambilan keputusan
 MSDM yang optimal
 Pencegahan timbulnya masalah
 Koreksi tepat waktu
 Efisiensi sbr dana
 Meningkatkan produktivitas
 Kepuasan konsumen & pemasaran
Jenis audit mutu
 Audit internal: dilakukan auditor internal, kepentingan
internal, tidak memiliki tanggung jawab hukum yang
dilakukan dan dilaporkannya. Disebut audit pihak pertama
 Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia

 Audit eksternal: dilakukan pihak luar, dikenal audit pihak kedua

(oleh pelanggan: misalnya audit yang dilakukan oleh BPJS
terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja sama BPJS) dan audit
pihak ketiga (oleh institusi independen: survei akreditasi, audit
Bawas)
Auditor internal
 Katalisator untuk mempercepat perubahan
dalam upaya:
 Memberdayakan sistem mutu
 Mengamankan kebijakan mutu
 Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada
motivasi untuk berperan sebagai agen
perubahan
 Jangan sampai bekerja semrawut dan
temuan dianggap tidak berbobot
10 Esensi dari audit:
 Proses interaktif antara auditor dan
auditee

 Kegiatan sistematis:
direncanakan,dikoordinasikan,
dilaksanakan dan dikendalikan secara
efisien

 Azas manfaat

 Objektif
10 Esensi dari audit: (Lanjutan……)

 Berpijak pada fakta dan kebenaran

 Melibatkan proses penilaian/pengujian,
evaluasi, analisis
 Bermuara pada pengambilan keputusan
 Dilaksanakan berdasar standar/kriteria
tertentu
 Merupakan kegiatan berulang
 Menghasilkan laporan
 Tujuan audit mutu

Mendapatkan data dan informasi faktual dan

signifikan berupa data , hasil analisa, hasil
penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar
pengambilan keputusan, pengendalian
manajemen, perbaikan dan atau perubahan
 Aktifitas audit
Memastikan (konfirmasi dan verifikasi)
Menilai (mengevaluasi dan mengukur)
Merekomendasi (memberikan saran/masukan)
Kegiatan yang biasa dilakukan auditor

 Telaah dokumen
 Observasi
 Meminta penjelasan dari auditee
 Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
 Membandingkan kenyataan dengan
standar/kriteria
 Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
Kegiatan yang biasa dilakukan auditor
(Lanjutan………)

 Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas

 Pemeriksaan silang (cross-check)
 Mengakses catatan yang disimpan auditee
 Mewawancarai auditee
 Menyampaikan angket survey
 Menganalisis data
Auditing adalah:

“proses pengumpulan dan evaluasi bukti

mengenai suatu informasi untuk
menetapkan dan melaporkan tingkat
kesesuaian antara informasi tersebut
dengan kriterianya. Auditing hendaknya
dilakukan oleh seseorang yang kompeten
dan independen”
Pemeriksaan adalah:

“proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi

yang dilakukan secara independen, objektif, dan
profesional berdasarkan standar pemeriksaan,
untuk menilai kebenaran, kecermatan,
kredibilitas, dan keandalan informasi mengenai
pengelolaan dan tanggung jawab
 Manfaat audit

Pengambilan keputusan untuk

perbaikan, meningkatkan efisiensi
dan efektifitas fungsi organisasi
Kriteria audit
 Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan
yang dipakai sebagai rujukan
 Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap
bukti audit
Bukti audit

 Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang

relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi
Temuan audit

 Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap

kriteria audit
 Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau
ketidaksesuaian dengan kriteria audit, atau peluang
perbaikan.
TUJUAN AUDIT MUTU

 INTERNAL
Kekurangan SMM
Koreksi

 EKSTERNAL
Persyaratan standar SMM
Badan sertifikasi
Kebutuhan/kepuasan pelanggan
 Tujuan audit internal

Membantu menyelesaikan permasalahan organisasi,

dalam rangka meningkatkan mutu dan kinerja
organisasi (melihat kekurangan SMM&koreksi)
Dasar penetapan tujuan audit internal
 Prioritas permasalahan yang dihadapi
organisasi
 Rencana pengembangan pelayanan
 Persyaratan suatu sistem manajemen yang
digunakan sebagai acuan
 Persyaratan regulasi atau persyaratan
kontrak
 Evaluasi terhadap rekanan
 Adanya potensi risiko kegiatan organisasi
Manfaat audit internal
 Bagi pucuk pimpinan

Referensi dalam membuat keputusan: mengambil

atau merubah kebijakan agar lebih sesuai dengan
perencanaan organisasi jangka panjang
 Bagi unit operasional

Mengidentifikasi dan memahami

permasalahan yang ada dalam organisasi
secara keseluruhan ataupun secara spesifik
pada unit operasional sehingga dapat
mengambil langkah langkah perbaikan
 Bagi unit pengelola mutu

Membatu pengendalian mekanisme jaminan mutu baik

pada tahap input, proses, maupun hasil
 Bagi karyawan

Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta

pembangunan budaya organisasi: budaya
mutu, budaya taat prosedur, budaya
perbaikan, budaya kerja sistematis
 Manfaat bagi auditor

Proses pembelajaran dan

pertumbuhan
 Bagi pelanggan

Pendeteksian segala kemungkinan yang

dapat menciptakan ketidak puasan (risiko)
dilanjutkan tindakan perbaikan dan
pencegahan sehingga komitmen memberikan
kepuasan dan keamanan benar-benar
tercapai
 Bagi rekanan

Memberi umpan balik

terhadap kinerja rekanan
Kompetensi auditor
 Paham prosedur audit, metoda, dan perangkat
audit
 Mengaplikasikan prosedur, metoda, dan
perangkat audit
 Melaksanakan audit tepat waktu
 Melaksanakan dan memfokuskan audit pada
prioritas permasalahan
 Mengumpulkan informasi melalui: interview,
mendengarkan, observasi, meninjau ulang
dokumen termasuk pengelolaan arsip
Kompetensi auditor(Lanjutan….)
 Melakukan verifikasi atas informasi yang
dikumpulkan
 Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian
thd bukti-bukti objektif
 Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian
 Teknik sampling
 Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja
 Menyiapkan laporan
 Menjaga kerahasiaan informasi
 Komunikasi
Tahapan audit internal
Tahapan audit internal
 Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan unit-
unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadual audit,
dan menyiapkan instrumen audit
 Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan
instrumen audit yang disusun berdasar standar/kriteria
tertentu
 Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah,
prioritas masalah dan rencana tindak lanjut audit
 Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil audit
Perencanaan audit internal
 Tujuan audit internal: contoh: melakukan
penilaian kinerja dibandingkan strandar kinerja
 Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit
 Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
 Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
 Metoda audit: komunikasi internaksi secara langsung, metoda
survei, dsb
 Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit,
penyusunan instrumen audit
 Laporan hasil audit: perhatikan format laporan
Pengumpulan data
 Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan
berbagai metoda:
 Mengamati proses pelaksanaan kegiatan
 Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee
 Meminta peragaan oleh auditee
 Memeriksa dan menelaah dokumen
 Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik
 Mencari bukti-bukti
 Melakukan pemeriksaan silang
 Mencari informasi dari sumber luar
 Menganalisis data dan informasi
 Menarik kesimpulan
 Memberikan rekomendasi
Analisis data
 Membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu proses
pengumpulan data dibandingkan dengan kriteria audit yang
digunakan
 Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara fakta dengan
kriteria), maka auditor bersama auditee melakukan analisis
lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya
kesenjangan, dan menyusun rencana perbaikan
Laporan audit mutu internal
 Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP
dan kepada unit yang diaudit.
 Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan
manajemen:
 Hasil audit
 Tindak lanjut yang telah dilakukan
 Kendala pada waktu perbaikan
Laporan audit
I. Latar belakang
II. Tujuan audit
III. Lingkup audit
IV. Objek audit
V. Standar/kriteria yang digunakan
VI. Auditor
VII. Proses audit
VIII. Hasil dan analisis hasil audit
IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati
bersama dengan auditee
Tindak lanjut audit
 Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan
audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan
 Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus
mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana
perbaikan
 Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
 Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan
monitoring
 Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP
dan disampaikan tembusan kepada auditor internal
Instrumen Audit Internal
 No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Jadual Audit Internal Halaman:

Tahun:
Unit yang diaudit Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov Des
 Contoh form: Rencana audit
No Unit/sasaran Auditor Kegiatan/ Standar/ Tanggal Tanggal
audit proses kriteria audit I audit II
yang yang
diaudit digunakan
 Contoh form instrumen audit
N Standar/ Daftar Fakta Temuan Rekomen
o Kriteri audit pertanyaan audit dasi
 Form Ringkasan Temuan Audit No dok :
dan Status revisi:
Rencana Tindak Lanjut Tgl berlaku :
Halaman :
Unit Yang Diperiksa :
Tanggal pemeriksaan :

No Uraian Bukti Ketdk sesuaian Standar / Analisis Tindakan Tindakan Waktu

Ketidak bukti thd Kriteria perbaikan pencegahan penyelesaian
sesuaian objektif standar/instr yang
digunakan

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------
PANDUAN DISKUSI
 Kelas dibagi dalam 3 kelompok (admen, UKM, Klinis)
 Masing-masing kelompok membahas:
 Menetapkan topik-topik audit berdasarkan hasil self assessment menggunakan studi
kasus berdasarkan kriteria 3H 1P (high risk, high cost, high volume, dan
kecenderungan ada masalah)
 Menetapkan unit kerja yang akan diaudit
 Menetapkan kriteria-kriteria audit yang akan digunakan sesuai dengan instrument
akreditasi
 Menetapkan metoda audit
 Menyusun jadual audit
 Menyusun contoh instrument audit untuk satu unit kerja
 Masing-masing kelompok memaparkan hasil diskusi
 Pelatih memberikan tanggapan terhadap paparan masing-masing
kelompok