メール配信システムとは？ 仕組みからメリット・選び方まで詳しく解説

メール配信システムとは

メール配信システムとは、数万通規模のメールを高速かつ安定的に配信できる専用システムのことです。

少数メールを送信する場合は、GmailやOutlookなどの一般的なメーラーで対応可能ですが、数が増えると様々な課題が発生します。

メール配信システムでは、メーラーで実現できない高度な配信管理機能や効果測定機能を備えており、ビジネスメール配信の効率化を進められるでしょう。

例えば、企業のメールマーケティングに必要不可欠な機能として、HTMLメール作成やターゲティング配信、開封率分析などの機能を標準搭載しています。

通常のメーラーとの違い

通常のメーラーとメール配信システムとの主な違いは、以下の表にまとめています。

メール配信システムでは、上記の内容に加えて、スパム判定回避技術やIPアドレス分散機能により、通常のメーラーよりも確実な配信を実行できます。

また、送信ドメイン認証やエラーアドレスの自動除去など、なりすましを防ぐ対策も可能です。

さらに、独自開発のMTA（メール転送エージェント）による最適化された配信制御を行い、大量の遅延や不達を防ぐこともできます。

メール配信システムが必要な理由

先述しましたが、企業の大量メール配信において、通常のメーラーでは到達率や作業効率が低下する恐れがあります。

このような課題解決のために、専用のシステムが不可欠です。メール配信システムでは、メールマーケティングに必要な以下の機能を一元管理できるメリットがあります。

また、個人情報保護やセキュリティ対策の観点からも、専用システムによる安全な配信環境の構築が求められています。

メール配信システムの種類

メール配信システムには、導入形態や配信機能の違いによりいくつかの種類があります。

ここでは、以下のメール配信システムの種類について紹介していきます。

それぞれの種類の特徴を知り、自社のニーズや目的に合わせて、最適なタイプを選んでいきましょう。

クラウド型メール配信システム

クラウド型メール配信システムは、システム自体が運営企業のサーバーにあり、そこにログインして利用するタイプの配信システムです。

クラウド型は、主に以下のような特徴があります。

クラウド型では、サーバーや専用機器を購入する必要がないため、導入コストが抑えられます。また、ユーザー数や配信数に応じてシステムの拡張ができる柔軟なスケーラビリティも魅力的です。

上記のような特徴から、クラウド型メール配信システムは、中小規模の企業や、迅速な導入を必要とする企業に適しています。

オンプレミス型メール配信システム

オンプレミス型メール配信システムは、自社のサーバーやシステムにソフトを取り組むタイプの配信システムです。

オンプレミス型は、主に以下のような特徴を持ちます。

オンプレミス型は、自社環境でのきめ細かな制御と、柔軟なカスタマイズ性を持ちます。また、既存のシステムとの連携が容易にできることから、独自の配信ワークフローの構築が可能です。

そのため、大規模な配信を行う企業や、高度なセキュリティが求められる金融機関などに適しています。

大量送信型とセグメント型の違い

大量送信型は、会員向けの一斉通知やニュースレター配信など、大規模な配信に特化したシステムです。

一方、セグメント型は、顧客の属性や行動履歴に基づいて最適化された配信が可能なため、マーケティング施策に効果的です。

企業の配信ニーズや目的によって、適切なタイプを選択しましょう。

メール配信システムの主な機能

メール配信システムには、高度なメール配信機能だけでなく、マーケティングの効果を最大化するための様々な機能が搭載されています。

ここでは、以下の代表的な機能について詳しく解説していきます。

大量高速配信機能

メール配信システムには、1回の配信で数十万通以上のメールを安定して高速送信できる大量高速配信機能が搭載されています。

また、その際の配信速度の自動調整により、受信サーバーへの負荷を最適化し、高いメール到達率をキープできます。

さらに、複数のIPアドレスを使用した分散配信により、大量配信時におけるスパム判定の回避も可能です。

ターゲティング・セグメント配信機能

ターゲティング配信機能は、顧客の年齢、性別、購買履歴などの属性データに基づいて、配信対象の細分類化が可能です。

この機能を活用することで、顧客の行動データやアンケート回答を利用し、興味関心に合わせたメールの配信ができます。

また、セグメント配信機能もあります。この機能によって、配信セグメントごとの反応率を分析し、より効果的なターゲティングの改善が見込めるでしょう。

HTMLメール作成機能

HTMLメール作成機能は、テンプレートや専門的なコーディング知識なしでデザインできるエディタが元々用意されています。

また、レスポンシブ対応により、PCやスマートフォンなどの様々な端末画面のサイズに応じて、ページのデザインやレイアウトを最適に表示することができます。

テンプレート機能により、過去の成功事例を簡単に再利用することが可能です。

効果測定・分析機能

メール配信システムの中で、メールの開封率、クリック率、コンバージョン率など、具体的な数値で配信効果を確認できるのが効果測定・分析機能です。

また、複数のメッセージ内容や配信方法を用意してより効果の高い方法を検証するA/Bテスト機能が搭載されており、件名や本文の効果を科学的に検証することも可能です。

さらに、詳細なレポート機能により、配信結果の分析や改善点の特定を効率的に行えます。

配信管理・予約配信機能

メール配信システムには、配信管理・予約配信機能があります。この機能によって、複数の配信スケジュールを一元管理し、最適なタイミングでの自動配信が可能になります。

同時に、配信エラーの自動検知や不達管理も行えるため、配信リストの品質を維持できる点もこの機能の特徴です。

また、配信履歴の管理機能により、過去の配信内容や結果を容易に参照することが可能なため、比較検証を徹底したうえで、より効果の高い内容や方法を選択していくことができます。

メール配信システム導入のメリット

メール配信システムの導入は、企業のマーケティング活動に多くのメリットをもたらします。

ここでは、以下の主な4つのメリットについて詳しく解説します。

到達率と配信の安定性を高める

メール配信システムの高度な配信技術により、迷惑メール判定を避け、メール到達率を高めることができます。

大量配信時でも安定した配信速度をキープできるため、重要なメールを迅速かつ確実に届けられます。

また、不達メールアドレスの自動検出と除外により、配信リストの品質の継続的な維持が可能です。

業務効率を大幅に改善する

メール配信システムの導入により、手作業での配信管理が自動化され、担当者の作業時間を大幅に短縮できます。

また、テンプレート機能やワークフロー管理により、配信業務の標準化を行えます。そのため、複数担当者での作業分担や承認フローの設定などに対しても、ミスのない効率的な運用が可能です。

セキュリティ対策を強化する

メール配信システムでは、個人情報や通信の暗号化や厳格なアクセス制御機能により、情報漏洩リスクを最小限に抑えることが可能です。

また、配信システムの中には、送信元が詐称されていないことや正しい送信元であることを証明する送信ドメイン認証を行えるものもあります。

他にも、誤送信防止機能や配信前確認機能によって、人的ミスによるトラブルを事前に防止できます。

マーケティング効果を最大化する

メール配信システムでの詳細な配信分析により、顧客の反応を正確に把握しながら、スムーズにPDCAサイクルを回すことができます。

セグメント配信やパーソナライズ機能により、顧客一人一人に沿った最適な情報を届けられます。

また、配信結果のデータを活用し、継続的なマーケティング施策の改善が可能です。

メール配信システムの選び方

メール配信システムの選定は、自社のニーズや課題に合ったサービスを見極めることが重要です。

以下で、メール配信システム選定時の重要ポイントについてそれぞれみていきましょう。

自社に必要なスペックと機能を見極める

メール配信システムの選定時には、自社の配信ニーズに合ったスペックと機能を備えたシステムを選びましょう。

そのために、まず自社の月間の配信予定数や同時配信数を明確にし、それぞれに対するシステムの処理能力が十分かを確認する必要があります。

また、HTMLメール作成機能やセグメント配信などの実際に活用する予定の機能についても考慮しておくことが大切です。

上記のような機能に加え、将来的な配信数の増加や新機能の追加にも対応できる拡張性についても検討しておくことで、スムーズな運用につながります。

料金体系を適切に比較する

メール配信システムの料金体系には、定額制と従量課金制の2つのタイプがあります。

それぞれの特徴としては、定額制が月額固定費用で制限なく配信できるのに対し、従量課金制は配信数に応じて料金が変動します。

これらを比較する際には、下記のようなコストを算出し、総合的に判断することが重要です。

自社の配信頻度や配信数の変動を考慮しつつ、最も費用対効果の高い料金プランを選択していきましょう。

セキュリティレベルを確認する

メール配信システムの選定では、システムのセキュリティレベルを確認しておくことが重要です。

例えば、以下のようなセキュリティ機能について事前にチェックしておきます。

また、システム障害時のバックアップ体制や復旧対策についても確認する必要があります。セキュリティ面での信頼性は、今後の事業運営や顧客信頼に直結するため、慎重に行っていきましょう。

サポート体制を重視して選ぶ

メール配信システムの選定では、サポート体制の充実度を確認しておくことが重要です。この際、導入時のサポートだけでなく運用開始後の技術支援まで、一貫したサポート体制があるかどうかを確認しましょう。

また、緊急時の対応窓口や休日サポートの有無など、具体的なサポート内容を把握しておくことも大切です。

さらに、導入実績や業界での評価などの現場の対応について参考にすることで、信頼できるベンダーを選択しやすくなります。

メール配信システム導入時の注意点

メール配信システムの導入によって得られるメリットは大きいですが、より効果的なシステム運用のためには、適切な準備と法的対応が不可欠です。

以下では、導入時の重要な注意点についてそれぞれ解説していきます。

特定電子メール法を遵守する

営利を目的とした広告・宣伝メールの配信の際は、特定電子メール法に遵守する必要があります。

例えば、送信者の連絡先や配信停止方法の明記など、法で定められた記載事項を必ず含めなければなりません。

もし違反してしまうと、最大1年以下の懲役または100万円以下の罰金が科されるため注意が必要です。

また、日々変化していく法改正への対応も必要となるため、システム提供元の法令対応状況を確認しておくことが重要です。

オプトイン・オプトアウトへの対応

特定電子メール法では、オプトイン・オプトアウトが義務付けられています。

そのため、メール配信の同意取得（オプトイン）と配信停止（オプトアウト）をメール経由で行えるようにし、配信停止要求には速やかに対応し、リストから確実に除外する体制の構築が必須です。

より確実な同意確認プロセスを導入したい場合は、申し込みの仮登録から、その登録先のアドレスに配信されたURLにアクセスすることで本登録できるダブルオプトインを導入するのもいいでしょう。

顧客の意思を尊重し、最初から最後まで丁寧に対応することで、信頼関係の構築につながります。

システム移行時の準備と確認事項

メール配信システムに移行する際には、既存の配信リストや配信履歴の移行計画を立て、データの欠損や重複がないようにすることが重要です。

そのためには、新システムでのテスト配信を十分に行い、各機能が正常に動作することを確認しておきましょう。

また、担当者向けの研修や運用マニュアルの整備など、スムーズな移行のための環境づくりも大切です。

自社に最適なメール配信システムを選んで導入しよう

メール配信システムは、企業のメールマーケティングを成功に導く重要なツールです。自社のニーズや予算、運用体制に合わせて最適なシステムを選択することで、より効果的なメール配信につなげましょう。

また、運用後も法令遵守やセキュリティ対策を徹底しながら、継続的な改善を行うことで、投資対効果の高いメールマーケティングが可能になります。

自社に最適なメール配信システムを見極め、新しいマーケティングの可能性を切り拓いていきましょう。