o Comunicai al

Encontro de

Empresar

e d a h l i t Car o a c i n Comu l a i r a s e r Emp

Apresentao
O Sindicato da Indstria do Acar e do lcool de Minas Gerais (SIAMIG/SINDACAR-MG/AIAA) elaborou esta Cartilha de Comunicao Empresarial, a fim de informar e incentivar o uso das vrias ferramentas existentes para uma comunicao mais efetiva, tanto com o pblico interno (funcionrios) quanto com os vrios segmentos de pblico externo de contato com a empresa. Entendemos que, se cada empresa fizer a sua parte no sentido de criar uma rede de comunicao mais efetiva do setor sucroenergtico, possvel gerar um conhecimento maior e fidedigno, que ir refletir na melhoria da imagem perante os vrios pblicos de atuao e em maior facilidade nos relacionamentos. J ficou comprovado que a ampliao do conhecimento sobre o setor proporciona um debate mais consistente e transparente em todos os nveis de relacionamento. Pretendemos, portanto, incentivar a utilizao das vrias ferramentas de comunicao disponveis, a fim de mostrar as realizaes do setor e sua grande contribuio no desenvolvimento das regies onde atua, com gerao de emprego, renda, impostos, de modo sustentvel e socialmente responsvel .

Comunicao Empresarial

A empresa no uma ilha

A comunicao empresarial tem um papel fundamental na construo de uma organizao de alta performance. Vrias ferramentas de comunicao social permitem ampliar o olhar corporativo, dentro de um modelo de gesto de negcio, com tica, sensibilidade para as questes ambientais e sociais, respeito e valorizao das pessoas e de seu conhecimento. Comunicar um processo de troca e de compartilhamento. A empresa, portanto, no pode ser passiva, mas sim tomar as rdeas da sua comunicao, da imagem que quer transmitir, do posicionamento que quer ocupar na mente das pessoas. Comunicar tambm ouvir, entender, perceber as pessoas. Estabelecer com os diversos pblicos um canal permanente de comunicao, onde a informao possa fluir entre a empresa e o pblico-alvo, ora como receptora, ora como emissora.

Pblicos de uma organizao

So vrios os pblicos de uma organizao, tanto internos quanto externos. Por isso importante ter ferramentas de comunicao adequadas para atingir os objetivos junto aos seus colaboradores, clientes, fornecedores, comunidades do entorno, autoridades municipais, estaduais e federais os chamados stakeholders.

Instituies financeiras Sindicatos Poderes pblicos

rgos governamentais Empregados e familiares Acionistas (proprietrios) Clientes Concorrentes

EMPRESA
Associaes e entidades de classe ONGs Imprensa Comunidades

Fornecedores

Basicamente, esses so os grupos com os quais as organizaes se relacionam no desempenho de seus negcios. Cada um deles tem graus de relacionamento e interesses diferentes, com sazonalidade, intensidade e necessidade prprias. Porm, a comunicao empresarial, embora segmentada, deve ser tratada de forma integrada.

Comunicao Empresarial

Comunicao Empresarial

Valores a serem repassados

COMPOSTO DE
Na comunicao, a empresa deve passar seus valores, como: tica Transparncia Responsabilidade social Responsabilidade ambiental

COMUNICAO

Neste sentido, cabem aos comunicadores, pelo menos, quatro atribuies especiais: Coordenar a formulao das mensagens que a corporao transmitir a todos os seus pblicos, especialmente quando se tratar dos temas sensveis. Desenvolver os canais mais adequados para cada tipo de mensagem e para cada pblico. Desenvolver mecanismos de feedback sobre a efetividade da comunicao. Construir relacionamentos leais e duradouros entre a organizao e os seus stakeholders, por meio de processos estruturados de dilogo.

COMUNICAO INSTITUCIONAL E MERCADOLGICA

Comunicao Institucional

COMUNICAO GERENCIAL

A comunicao institucional centrada no posicionamento de imagem da empresa e na divulgao da misso, valores, viso de futuro, crenas, objetivos, aes, resultados e valores associados ao negcio e marca. a identidade da organizao. Diz quem ela , em que acredita, como se comporta, o que considera importante, como foi o seu passado, como lida com o seu presente e o que espera do futuro. Esta comunicao deve ser universal e aberta a todos os seus stakeholders, sem distino.

Comunicao Mercadolgica
a comunicao voltada para a divulgao da marca, de produtos e servios no mercado. a que vende, que gera faturamento e, por fim, lucro. Representa-se pela propaganda, promoo de vendas, participao em feiras etc. Geralmente fica a cargo do setor de Marketing.

Comunicao Gerencial
So todos os processos de comunicao que fazem a empresa funcionar. D-se no ambiente interno da empresa, entre alta direo, gestores, equipes, colegas, departamentos.

Comunicao Empresarial

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Planejamento e gesto da comunicao

Para que a comunicao organizacional seja eficiente, coerente e assertiva, ela precisa ser orientada por um planejamento. Uma vez planejadas, com objetivos claros, estratgias de implementao, responsabilidades e recursos bem definidos, as aes so potencializadas e tm maior chance de serem bem sucedidas. Devem-se evitar as aes pontuais e sem sincronismo, nas quais dissipam-se esforos e muitas vezes no se tem o efeito esperado. Para se obter sucesso com o planejamento de comunicao, primeiramente, preciso ter o comprometimento da alta direo. A comunicao deve ser considerada como uma rea integrada aos processos internos de gesto estratgica, na busca de sinergia para a conquista dos objetivos globais, criao de valores, cumprimento da misso, melhoria de desempenho etc.

Aes especficas
So as aes de comunicao direcionadas. Deve-se definir: pblico-alvo, objetivo, justificativa, estratgia de implantao, providncias, oramentos, responsveis, cronograma, avaliao de resultados.

Controle e avaliao de resultados

Uma vez implementado o programa de comunicao, ele deve ter um acompanhamento sistemtico, por meio de cronogramas, fluxogramas, check-lists e outros instrumentos de controle. A avaliao faz parte de todo planejamento, permite uma viso crtica sobre as aes especficas e sobre toda a estratgia traada. Pode-se, enfim, verificar o positivo e o negativo e agir reativa ou prativamente sobre o resultado.

Briefing e diagnstico
a base para a elaborao do Planejamento de Aes. feito a partir de informaes sobre a empresa abrangendo dados gerais, caractersticas do negcio, misso, produtos e servios, polticas, valores, cultura, pontos fortes e fracos, pblicos etc. Tambm de dados extrados de pesquisas de opinio, entrevistas, grupos de discusso e anlise do funcionamento da comunicao, especialmente dos veculos e da comunicao face a face.

Filosofias e polticas
A filosofia da organizao ir nortear o trabalho de comunicao em todos os nveis. A cultura da empresa deve ser respeitada na elaborao das aes. As polticas so as orientaes segundo as quais se sustentaro as decises relacionadas comunicao. onde se definem a gesto da comunicao, os procedimentos, os porta-vozes, a gesto de crise, enfim, os macro comportamentos comunicacionais da empresa.

Objetivos e metas
quando se define os resultados a serem alcanados, de forma geral e tambm em planos especficos. o registro de onde a empresa est e onde quer chegar com a comunicao empresarial.

Estratgias gerais
Consiste em definir como fazer para tornar a comunicao o mais eficiente possvel. a segmentao dos pblicos e suas prioridades, os canais a serem usados, o teor da mensagem para cada pblico e canal, o tempo mais oportuno para cada ao, detectando as ameaas e as oportunidades do ambiente organizacional.

Comunicao Empresarial

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Um modelo bsico de planejamento de comunicao institucional

Na implantao de um planejamento de comunicao em empresas onde no h iniciativas ou programas de comunicao em andamento, pode-se seguir a seguinte estratgia:

Alguns exemplos de canais de comunicao:

Para pblico interno: A) Publicaes impressas e eletrnicas. Tm as mesmas caractersticas das publicaes externas, porm com contedo voltado para colaboradores e algumas vezes para seus familiares. Jornal interno base da comunicao interna, para onde se convergem as informaes veiculadas nos outros canais. O contedo da publicao interna sustenta-se no trip: informao, motivao e integrao. Mural o jornal mural o mais democrtico dos veculos internos de comunicao. acessvel a todos os funcionrios, independente do nvel hierrquico, e possui papel relevante para aqueles que no podem acessar os terminais eletrnicos, como os operrios nas fbricas. Permite a cobertura imediata dos acontecimentos, a custo baixo quando comparado a outras mdias. Boletim impresso ou eletrnico tem o papel de divulgar rapidamente informaes que depois sero aprofundadas no jornal ou revista. Para qualquer desses veculos de comunicao, as etapas de execuo precisam ser bem estabelecidas, visando uma boa pauta, uso de linguagem adequada, fidelidade ao cronograma e cuidados na distribuio.

1 - Aes estruturais
So as bases sobre as quais se erguer a comunicao da empresa. o passo inicial para a organizao da imagem institucional. Manual de aplicao da marca definio dos procedimentos para uso da marca, padronizao de utilizao nos diversos canais, na sinalizao interna e externa, nas obras, na frota etc. Mailing list listagem segmentada e atualizada sistematicamente, com nomes, endereos, telefone, e-mail, data de aniversrio dos pblicos alvos. Papelaria a empresa deve apresentar-se de forma organizada, padronizada e fiel sua imagem corporativa. A defesa da marca e a obedincia ao padro devem estar presentes em todos os impressos: cartes de apresentao, papel timbrado, pastas, envelopes, comunicados internos, todos devem ter um padro predeterminado.

2 - Habilitao de canais de comunicao:

Podem ser impressos, eletrnicos, verbais, visuais. Deve-se criar projetos com procedimentos especficos para estes veculos, estabelecer polticas prprias para cada um deles, aferir sua eficincia periodicamente. Ter um mix de canais formais, com pblico bem definido, formato adequado, periodicidade, fontes comprometidas e oramento aprovado favorecer a criao e a manuteno de vnculos com os pblicos-alvos aos quais se destina. Estes canais ou veculos devem ter padro visual coordenado, com elementos em comum e ter um discurso coerente, para dar unidade e fortalecer a imagem institucional.

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B) Intranet canal que vem crescendo muito nas empresas, a intranet geralmente mescla a utilidade para produtos e servios do departamento pessoal com a parte informativa e motivacional. mais acessada pelo pblico administrativo, porm em algumas empresas h computadores disponveis para o pessoal de produo. C) Face a face a estrela da comunicao interna, por meio da qual o colaborador recebe a informao e pode interagir com ela imediatamente. So reunies, encontros, dilogos etc, onde um gestor se rene com sua equipe para falar, ouvir, tirar dvidas. Deve ter procedimento e controles, para que seja eficiente e cumpra seu papel.

Folders tcnicos ou especficos apresentao de determinadas reas ou produtos, aspectos que a empresa quer destacar para um segmento de mercado etc. B) Assessoria de imprensa contato, produo de press releases e sugestes de pauta para a imprensa local e regional, geral e especializada. Deve-se posicionar a empresa de forma aberta e transparente junto aos formadores de opinio. C) Publicaes impressas e eletrnicas, reforam a imagem da empresa, geram divulgao, aproximao e empatia dos pblicos-alvos. Revistas geralmente mesclam contedo institucional e tcnico. Tm periodicidade definida e contedo mais analtico e de formao de opinio. Jornais com contedo mais noticioso, excelente veculo informativo. Deve ter periodicidade bem definida, assim como a revista, para criar vnculo com o leitor. Boletins mais objetivo e direcionado, o boletim traz poucos temas ou mesmo um s tema , geralmente com contedo informativo. dinmico, tem sada rpida, e pode ter periodicidade definida ou sair de acordo com a necessidade.

D) Outros canais e-mails, programas de encontro com chefias, intervenes teatrais, vdeos, TV, rdio. E tambm cartilhas, folders, flyers, cartazes, faixas, banners, painis indoor, mascotes, forro de bandeja, prisma de mesa, bons, camisetas etc. Para pblico externo: A) Apresentaes institucionais impressas e eletrnicas, representam a empresa: Presentation a apresentao institucional da empresa, usada em visitas, prospeco de negcios e clientes. Geralmente, traz misso, valores, viso, breve histrico, reas de atuao, produtos e servios, prticas ambiental, de segurana e medicina do trabalho, social, certificaes etc. Website contedo institucional (como no presentation) somado a uma rea mais dinmica, interativa e de prestao de servios. Pode ter mais espao para acessos restritos como para fornecedores, clientes e funcionrios. Por mais simples e sucinto que seja, imprescindvel nos dias atuais.

D) Publicidade institucional anncios, e-mail marketing, painis, banners, placas, sinalizao de obras etc; servem para fortalecer a imagem e divulgar a marca. Devem ser adotados em concordncia com o manual da marca e em sintonia com a linguagem corporativa da empresa.

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3 - Habilitao e preparo das pessoas para a comunicao

O contedo fundamental na comunicao. De nada adiantam veculos com projetos fantsticos se o contedo for fraco ou superficial, por isso o cuidado na habilitao e no preparo das pessoas que iro gerir a comunicao empresarial.

Exemplos
Formao e treinamento de grupos de comunicao na empresa: facilitadores para a comunicao interna, que tm a misso de levar e trazer informaes e sugestes. Sensibilizao dos gestores para a importncia da comunicao estratgica, formando e fidelizando fontes importantes de informao sobre a empresa, os setores, as reas. Media training, que o treinamento de executivos e diretores para o tratamento com os pblicos, especialmente a mdia e a comunidade.

10 aes do setor que merecem um maior trabalho da comunicao junto ao pblico externo
1 - Esclarecimento de mitos 2 - Levantamento de dados e divulgao sobre o desenvolvimento das cidades e regio onde o setor atua 3 - Maior divulgao do valor do etanol 4 - Divulgao dos projetos ambientais

4 - Aes de relacionamento para pblico interno e para pblico externo

So as aes especficas, com esforo concentrado e dirigido para um determinado pblico. Devem fazer parte do planejamento macro, mas podem ser inseridas de acordo com a necessidade do momento.

Exemplos:
Externas Campanhas institucionais para consolidao de imagem. Campanhas informativas e de sensibilizao com comunidade, ongs, sindicatos etc. Assessoria de imprensa. Programas de reconhecimento ao cliente. Participao em eventos como feiras e exposies. Internas Campanhas de divulgao e motivao para eventos internos como aniversrio da empresa, Sipat, Semana da Qualidade, Voluntariado, festas etc. Campanhas de divulgao de benefcios, de programas internos, sensibilizao para temas como valores da empresa, segurana do trabalho, reduo de absentesmo, informao sobre PLR etc. Programas de mudanas ou apoio em perodos de crise. Aniversariantes, pratas da casa, acolhida de novatos, datas comemorativas.

5 - Divulgao dos Projetos Sociais 6 - Divulgao dos compromissos assumidos (Protocolo agroambiental de eliminao da queima da cana, compromisso trabalhista) 7 - Divulgao dos projetos de bioeletricidade e seus benefcios em relao s outras fontes de energia eltrica 8 - Promoo de visitas s usinas, ampliando o conhecimento sobre o setor 9- Maior interao e divulgao do setor junto s escolas - do ensino fundamental s universidades 10- Participao em eventos que possam ser um canal de divulgao do setor

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Usinas associados: Conhea o SIAMIG/SINDACAR-MG/AIAA

O Sindicato da Indstria do Acar de Minas Gerais (SINDACAR-MG), o Sindicato da Indstria da Fabricao do lcool de Minas Gerais (SIAMIG) e a Associao das Indstrias de Acar e lcool (AIAA) realizam aes que se traduzem no apoio para modernizao e suporte do crescimento do setor sucroenergtico no Estado, em acordo com as exigncias de uma produo sustentvel de cana-de-acar, acar, etanol e energia eltrica. Os Associados, situados no Tringulo Mineiro/Alto Paranaba, Zona da Mata, Noroeste de Minas, Oeste de Minas, Central, Vale do Mucuri e Sul de Minas, podem contar com assessorias nas reas jurdica, meio ambiente, econmica, capacitao, comunicao e marketing. Destaque para o trabalho institucional nas esferas federal e estadual e unio com outras entidades empresariais, a fim de fortalecer os pleitos do setor e da agroindstria nacional. A Associao da Indstria de Acar e lcool (AIAA) conta com um Conselho Deliberativo de 12 conselheiros, com renovao no perodo de trs anos, alm de um Conselho Fiscal para averiguao das contas das trs entidades. A sede situa-se em Belo Horizonte e possui toda infraestrutura para atender os associados.

Para saber mais sobre as entidades e o setor em Minas Gerais, acesse o site www.siamig.com.br

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Bibliografia
1) KUNSCH, Margarida (organizadora). Obtendo resultados com relaes pblicas. So Paulo: Pioneira, 1997. 2) _______. Poltica de Comunicao da Embrapa (www.embrapa.br/publicacoes/institucionais/ polcomembrapa.pdf). 3) _______. Metodologia de trabalho da Prefcio Comunicao.

Expediente
Esta uma publicao do Sindicato da Indstria do Acar e do lcool de Minas Gerais (SIAMIG/ SINDACAR-MG/AIAA) encomendada Prefcio Comunicao www.prefacio.com.br.

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Sindicato da Indstria do Acar no Estado de Minas Gerais Sindicato da Indstria da Fabricao do lcool no Estado de Minas Gerais Associao das Indstrias de Acar e lcool
Av. do Contorno, 4480 - Conj. 1308 - 13 andar - Funcionrios - 30110-028 - Belo Horizonte - MG Fone: (31) 3228-5544 - Fax: 3228-5513 - siamig@siamig.com.br - www.siamig.com.br