Escola Secundria Dr.

Laura Ayres
Apontamentos Excel

Ensino Secundrio Recorrente

Ano Lectivo 2001/02

Disciplina: Tecnologias de Informao e Comunicao Professor: Helder Coelho

1. Introduo folha de clculo Excel

No ambiente Windows existe a possibilidade de trabalhar com vrias folhas de clculo, entre as quais o Microsoft Excel

1.1 A folha de clculo

A folha de clculo neste caso o programa Excel tem todas as caractersticas necessrias para podermos efectuar: Operaes de clculo simples; Base dados; Tabelas; Criao de grfico e mapas; E tambm processar texto pequenos relatrios, menus entre outros.

1.2 Iniciar o Excel

Para iniciar o Excel: Clicar no boto Iniciar [Start]; Seleccionar a opo Programas [Programs]; Do sub-menu apresentado clicar na opo Microsoft Excel. OU

Clicar no boto Iniciar [Start]; Seleccionar a opo Executar [Run]; Na caixa de dilogo, escrever Excel. OU Na barra de atalhos Clicar no cone .

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1.3 A janela de trabalho

Aps ter iniciado o Excel, apresentada a seguinte janela:

1 2 4 5 6 3

8 10 7 9 11 12

Nesta janela podemos identificar os seguintes elementos: 1. Barra de ttulo composta pelo boto de controlo, ttulo da aplicao e botes de dimensionamento; 2. Boto de controlo permite efectuar operaes sobre a janela do Excel; 3. Barra de menus permite seleccionar um conjunto de operaes para manipulao da folha de clculo e do livro; 4. Barra de ferramentas conjunto de botes que permitem executar determinadas tarefas; 5. Caixa de nome identifica a clula seleccionada, a parte do grfico ou ainda o objecto. Para atribuir um nome a uma clula digite-o directamente nesta caixa; 6. Barra de frmulas permite visualizar o contedo da clula activa. A partir do boto existente nesta barra . Ou atravs do boto localizado na 7. 8. 9. 10. 11. Barra de Ferramentas Padro possvel aceder a um conjunto de funes; rea de edio zona onde se digita texto e se introduzem dados e frmulas para efectuar clculos; Clula activa; Barras de deslocamento barras que permitem o movimento da folha na vertical e na horizontal, para que se possam visualizar diferentes partes da folha; Cabealhos de linha e coluna quadrculas que identificam as linhas e as colunas; Contedo do livro nesta zona podemos encontrar quatro botes de movimento:
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Incio Esquerda Direita Fim A seleco de um destes botes permite o deslocamento entre os diversos separadores que identificam as folhas de clculo que constituem o livro de trabalho ; 12. Barra de estado informa o utilizador acerca da operao em curso assim como dos comandos seleccionados.

1.4 A estrutura de uma folha de clculo

A estrutura de uma folha de clculo funciona como matriz bidimensional constituda por: linhas na horizontal; colunas na vertical. A identificao das linhas e das colunas feita nos limites da folha numa zona sombreada existente esquerda e no topo da respectiva folha.

Cada linha identificada por um nmero entre 1 e 65536; Cada coluna identificada por letras: A...Z, AA...ZZ, etc.

Clula A cada unidade elementar que resulta da interseco de uma linha com uma coluna. identificada por um endereo formado pela letra da coluna e pelo nmero da linha que lhe do origem. A clula em destaque identificada como sendo A2 e quando se selecciona toma o nome de clula activa. Por sua vez, um bloco de clulas constitudo por um grupo contguo de clulas. A sua identificao feita a partir do endereo da clula localizada no canto superior esquerdo e da clula do canto inferior direito do bloco seleccionado. Assim o bloco em destaque representado por C3:D6. Conjunto de clulas = Folha de clculo Conjunto de folhas de clculo = Livro de trabalho

1.5 Configurar a janela de trabalho

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A rea de trabalho dever ser configurada de acordo com o tipo de utilizao que pretende fazer com o Excel. Existem dois pontos importantes a ter em considerao para uma configurao eficiente.

A barra de ferramentas
Seleccionando a opo Barras de Ferramentas do menu Ver podem ser seleccionadas diversas opes das quais se destacam a Padro e Formatao como base da manipulao dos livros e respectivas folhas de clculo.

Configuraes avanadas
Para outras configuraes de nvel mais avanado, seleccione no menu Ferramentas [Tools] o item Opes [Options]. Na janela Opes so identificados os seguintes separadores: Ver [View] configura a apresentao da janela de trabalho; Clculo [Calculation] - configura a forma como devem ser efectuados os clculos; Editar [Edit] define as opes para edio da folha de clculo; Geral [General] define as opes de configurao do livro; Listas personalizadas [Transition] permite criar uma sequncia de elementos; Grfico [Chart] - define as opes de configurao de grficos; Cor [Color] define as cores de preenchimento dos grficos e respectivas linhas.

1.6 O sistema de ajuda

Para aceder ao sistema de Ajuda, utilize uma das seguintes tcnicas: Pressionar a tecla F1; Clicar no cone Assistente do Office; Seleccionar uma das opes do menu Ajuda [Help].

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2. Operaes com livros de trabalho

Um livro de trabalho um ficheiro do Excel. Os livros podem se relacionados entre si e partilhar as suas informaes.

2.1 Criar um novo livro

Para criar um livro, utilize uma das seguintes tcnicas: No menu Ficheiro [File], seleccionar a opo Novo [New]. Na Barra de Ferramentas Padro, clicar no boto Novo . Pressionar as teclas Ctrl+O [Ctrl+N] Utilizando a primeira tcnica surge a janela Novo constituda por dois separadores Geral e Solues de folhas de clculo. A partir daqui podem se seleccionados vrios modelos para inmeras aplicaes.

2.2 Abrir um livro existente

Para abrir um livro, utilize uma das seguintes tcnicas: No menu Ficheiro [File], seleccionar a opo Abrir [Open].

Na Barra de Ferramentas Padro, clicar no boto Abrir Pressionar as teclas Ctrl+A [Ctrl+O].

Depois surge a janela Abrir, onde devemos especificar: a unidade ou pasta que contm o ficheiro que pretendemos abrir; assim como o nome do respectivo ficheiro.

2.3 Trabalhar com vrios livros abertos

Se pretendemos trabalhar com vrios livros (ficheiros) abertos ao mesmo tempo, existem diversas formas de dispor as vrias janelas na rea de trabalho. Para tal, devemos: No menu Janela [Window], seleccionar a opo Dispor... [Arrange...] Da janela apresentada, seleccionar a forma como pretendemos a apresentao da janela. So apresentadas quatro opes: Mosaico, Cascata, Horizontal, Vertical

2.4 Guardar um livro

Para guardar um livro, utilizamos uma das seguintes tcnicas: No menu Ficheiro [File], seleccionar a opo Guardar [Save].

Na Barra de Ferramentas Padro, clicar no boto Guardar Pressionar as teclas Ctrl+G [Ctrl+S].

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Quando se guarda um livro (ficheiro) pela primeira vez, apresentada a janela Guardar como, onde devemos especificar: a unidade ou pasta onde queremos guardar o ficheiro, assim como o nome do respectivo ficheiro.

2.4.1 Guardar um livro com palavra-passe

Esta opo til quando pretendemos restringir o acesso ao livro de trabalho de outros utilizadores. Para efectuar esta proteco ao livro devemos proceder da seguinte forma: 1. Na janela Guardar como [Save as], clicar no boto Ferramentas [Tools]; 2. Do sub-menu apresentado, escolher ao comando Opes gerais [General Options]; 3. Depois surge a janela Guardar Opes, onde temos que especificar a palavrapasse para abrir o ficheiro e/ou a palavra-passe para poder alterar o contedo do ficheiro.

Palavra-passe para abrir Palavra-passe para modificar

2.5 Fechar um livro

Para fechar um livro, utilizamos uma das seguintes tcnicas: No menu Ficheiro [File], seleccionar a opo Fechar [Close]; Na Barra de ttulo, clicar no boto Fechar .

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3. Operaes com folhas de clculo

Um livro de trabalho constitudo por um conjunto de folhas de clculo. assim possvel manipular as folhas de clculo de um livro como se fossem independentes umas das outras. Cada livro de trabalho contm por defeito 3 folhas de clculo.

3.1 Seleccionar uma folha de clculo

Cada executar qualquer operao com uma folha de clculo, necessrio seleccionla primeiro. Para tal devemos: Clicar sobre o respectivo separador de folhas.

Folha activa

3.2 Inserir folhas de clculo

Para adicionar apenas uma folha ao livro: Seleccionar a folha imediatamente a seguir quela onde pretendemos inserir a nova folha; De seguida, seleccionar a opo Folha de clculo [Worksheet] do menu Inserir [Insert]; Ou ento, clicar com o boto direito do rato, e do menu de contexto seleccionar a opo Inserir. Se pretendermos adicionar mltiplas folhas: Seleccionar tantos separadores de folha quantos aqueles que pretendemos inserir; Para isso, devemos premir a tecla Ctrl e seleccionar as folhas uma a uma.

3.3 Eliminar folhas de clculo

Para eliminar uma ou mais folhas: Seleccionar as folhas que pretendemos eliminar; De seguida, seleccionar a opo Eliminar Folha [Delete sheet] do menu Editar [Edit];
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Ou ento, clicar com o boto direito do rato, e do menu de contexto seleccione a opo Eliminar.

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3.3 Mudar o nome a uma folha de clculo

Para mudar o nome de uma folha: 1. Seleccionar a folha que pretendemos mudar o nome; 2. Clicar com o boto direito do rato, e do menu de contexto seleccione a opo Mudar nome [Rename].

3.4 Copiar e mover folhas de clculo

Para copiar uma ou mais folhas, e depois de seleccionadas, utilizamos uma das seguintes tcnicas: Pressionar a tecla Ctrl e com o rato arrastar as folhas para o local pretendido; Seleccionar a opo Mover ou Copiar... do menu rpido. Para mover uma ou mais folhas, e depois de seleccionadas, utilizamos um dos seguintes processos: Com o rato arrastar as folhas para o local pretendido; Seleccionar a opo Mover ou Copiar... do menu rpido.

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4. Operaes de edio 4.1 Introduzir dados

As clulas so o local da folha de clculo onde se introduz os dados. Para faz-lo, basta seleccionar a clula, escrever o valor e pressionar a tecla <Enter> para que os dados sejam armazenados na clula.

4.2 Tipos de dados

O Microsoft Excel 2000 aceita dois tipos de dados: Constantes: numrico, texto, data Frmulas Para alm desses tipos de dados o Excel tambm reconhece dois tipos especiais de constantes: os valores lgicos os valores que identificam erros.

4.2.1 Numrico e texto

Valores numricos: Dados que incluam apenas valores entre 0 e 9 e alguns caracteres especiais tais como + -E(). , $% / Valores alfanumricos (texto): Dados que incluam praticamente todos caracteres existentes.

4.2.2 Data/hora
Dados do tipo data e hora, ao serem introduzidos, so imediatamente reconhecidos e formatados como tal. Para inserir rapidamente a hora actual: Premir as teclas [Ctrl] + [Shift] + [:] Para inserir rapidamente a data actual: Premir as teclas [Ctrl] + [Shift] + [;]

4.3 Seleccionar clulas

importante salientar que quando se pretende agir sobre um bloco de clulas, deve proceder-se primeiro sua seleco. Para seleccionar um bloco de clulas: Clicar no incio do respectivo bloco e arrastar (mantendo o boto do rato premido) at ltima clula do bloco. Todo o bloco fica preenchido com um fundo preto.
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Para seleccionar um bloco de clulas muito extenso: Clicar na primeira clula do bloco e mantendo a tecla <Shift> pressionada clicar na ltima clula do bloco a seleccionar. Se pretendermos seleccionar clulas ou blocos de clulas no-contguos: Seleccionar o primeiro bloco, e de seguida, com a tecla <Ctrl> premida, seleccionar os restantes blocos.

4.4 Seleccionar colunas e linhas

Para seleccionar uma coluna ou linha: Clicar no cabealho da coluna ou da linha Para seleccionar colunas ou linhas adjacentes: Clicar no cabealho da respectiva coluna ou linha Mantendo o boto do rato premido arrastar. Para seleccionar colunas ou linhas no adjacentes: Premir a tecla <Ctrl> enquanto clicamos nos cabealhos das colunas ou linhas.

4.5 Limpar o contedo de clulas

Enquanto a operao eliminar remove a clula da folha de clculo, a operao limpar remove o contedo, a formatao ou ambos. Para remover o contedo de uma clula, devemos utilizar uma das seguintes tcnicas : Pressionar a tecla <Delete>. Substituir os dados antigos por novos, escrevendo por cima. Aceder ao menu Editar[Edit] e seleccionar o comando Limpar [Clear]. Dentro deste, podemos optar por um dos seguintes subcomandos: Tudo [All] elimina todo o contedo da clula, isto , o formato, a informao e os comentrios. Formatos [Formats] elimina o formato da clula e no o seu contedo. Por exemplo, se uma clula com um determinado contedo estiver formatada a Negrito, esse formato seria eliminado, mas o seu contedo continuaria o mesmo. Contedo [Contents] retira toda a informao inserida numa clula excepto o seu formato. Equivale a pressionar a tecla <Delete>. Comentrios [Comments] remove apenas os comentrios da clula.

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4.6 Criao de sries

Uma srie um conjunto de dados que tem, de alguma forma relaes entre si. Por exemplo, se quisermos colocar na folha um calendrio, bastava para cada ms introduzir os dois primeiros dias dos meses. possvel criar sries atravs: Do menu Editar, comando Preencher, subcomando Sries; Do rato.

A janela Sries

1 2 3

1. Srie nas Linhas: o Excel usa o primeiro valor da linha para preencher as clulas direita; Colunas: o Excel usa o primeiro valor da coluna para preencher as clulas abaixo. Tipo: o Excel usa o tipo de srie em conjugao com o valor inicial digitado e o valor includo na caixa de texto Valor do incremento (3) para criar a srie Linear: soma o valor includo na caixa de texto Valor do incremento aos valores das clulas seleccionadas; (((1 valor + incremento) + incremento) + ...) Crescimento: multiplica o primeiro valor da seleco pelo valor includo na caixa de texto Valor do incremento. (((1 valor * incremento) * incremento) * ...); Data: permite criar sries de datas; Preenchimento automtico: cria sries usando como incremento a diferena entre os valores seleccionados. Por exemplo, se os valores seleccionados fossem A1=10 e B1=20, o valor a incrementar na srie seria 10; Valor do incremento: definir o valor de incremento utilizado na srie; Limite: permite definir o valor mximo para a srie; Unidade de data: para definir o tipo de srie para sries de datas.

2.

3. 4. 5.

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4.7 Sries numricas 4.7.1 Atravs do comando Sries

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Digitar os valores iniciais nas clulas; Seleccionar as clulas, at onde pretendemos fazer o preenchimento; Aceder ao menu Editar, comando Preencher, subcomando Sries; Na janela Sries definir se pretende criar a srie em linhas ou colunas; Definir o tipo de srie; Se necessrio, introduzir o valor do incremento; Introduzir o limite para a srie (opcional).

4.7.2 Com o rato

1. 2. 3. Introduzir o(s) valor(es) inicial(ais) na(s) clula(s); Seleccionar essas clulas; Arrastar a ala de preenchimento at onde pretendemos criar a srie.

Para arrastarmos a ala de preenchimento, devemos: 1. Colocar o cursor no canto inferior direito do bloco de clulas seleccionado; 2. Com o boto principal do rato pressionado, arrastar a ala de preenchimento.

4.8 Sries de datas 4.8.1 Atravs do comando Sries

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Digitar a data inicial na clula; Seleccionar as clulas, at onde pretendemos fazer o preenchimento; Aceder ao menu Editar, comando Preencher, sub comando Sries; Na janela Sries definir o tipo como Data; Definir o tipo de incremento na opo Unidade de data; Definir o valor de incremento. Colocar uma data mxima na opo Limite (opcional).

4.8.2 Com o rato

1. 2. 3. Introduzir a data inicial numa clula; Seleccionar essas clulas; Arrastar a ala de preenchimento at onde pretendemos criar a srie.

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4.9 Lista de dados

Listas de dados so teis quando h necessidade de introduzir repetidamente sequncias de dados, tais como listas de nomes. No Excel podemos criar facilmente listas personalizadas, que depois podem ser facilmente introduzidas na folha de trabalho, usando o rato. Para criar uma lista personalizada, devemos: 1. Aceder ao menu Ferramentas, comando Opes, separador Listas personalizadas; 2. Escolher Nova Lista na caixa de listas personalizadas; 3. Na caixa Entradas de listas, introduzir os dados para a lista na sequncia desejada; 4. Clicar no boto Adicionar para incluir a lista na caixa Listas personalizadas; 5. Clicar no boto OK para voltar folha de trabalho. Para usar uma lista personalizada, devemos: 1. Escrever numa clula um item qualquer da lista; 2. Preencher as restantes clulas, usando a ala de preenchimento.

4.10 Copiar clulas

Aps seleccionar o bloco de clulas a copiar, existem vrias formas de copiar clulas: Menu Editar [Edit]: seleccionar o comando Copiar [Copy], activar a clula de destino e seleccionar o comando Colar [Paste];

Barra de Ferramentas: Clicar no cone Copiar

, activar a clula de destino e

seleccionar o cone Colar ; Menu rpido: seleccionar a opo Copiar, activar a clula de destino e seleccionar a opo Colar; Rato: pressionar a tecla <Ctrl> e, sem largar, dar um clique e arrastar para o local de destino; Teclas de atalho: Pressionar as teclas Ctrl+C, activar a clula de destino e pressionar as teclas Ctrl+V.

4.11 Mover clulas

Mover uma clula significa retir-la do local onde se encontra para um outro local. Para efectuarmos esta operao temos de seleccionar as clulas a mover. Formas de mover clulas: Menu Editar [Edit]: seleccionar o comando Cortar [Cut], activar a clula de destino e seleccionar o comando Colar [Paste];

Barra de Ferramentas: Clicar no cone Cortar seleccionar o cone Colar ;

, activar a clula de destino e

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Menu rpido: seleccionar a opo Cortar, activar a clula de destino e seleccionar a opo Colar; Rato: pressionar o boto do rato e arrastar para o local de destino; Teclas de atalho: Pressionar as teclas Ctrl+X, activar a clula de destino e pressionar as teclas Ctrl+V. por vezes, necessrio mover ou copiar valores de clulas sem levar a frmula que lhe deu origem, ou podemos necessitar levar a frmula que lhe deu origem e no os formatos. Neste caso, devemos utilizar o comando Colar especial [Paste Special...] do menu Editar [Edit]. E na janela Colar especial devemos escolher o que queremos colar.

NOTA:

4.12 Eliminao de clulas

Para eliminar uma ou mais clulas, podemos utilizar uma das seguintes tcnicas: Seleccionar a opo Eliminar [Delete] do menu Editar [Edit]; Seleccionar a opo Eliminar do menu rpido. Na janela Eliminar seleccionamos como pretendemos ocupar o espao que ficou livre pelas clulas eliminadas.

4.13 Inserir colunas, linhas e clulas

Para inserir linhas ou colunas: Seleccionar uma clula; De seguida, no menu Inserir [Insert] escolher uma das opes Linhas [Rows] ou Colunas [Columns]. OU Seleccionar uma linha ou coluna; No menu rpido, escolher a opo Inserir. A insero da coluna ser feita esquerda da clula ou coluna seleccionada. A linha inserida por cima da clula ou linha seleccionada.

Para inserir clulas: Posicionar o cursor no local onde pretendemos inserir a clula; Clicar com o boto direito e do menu rpido, escolher a opo Inserir. OU

Posicionar o cursor no local onde pretendemos inserir a clula; De seguida, no menu Inserir [Insert] escolher a opo Clulas [Cells].

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Em ambos os casos surge a janela Inserir, onde temos de seleccionar a opo desejada.

4.14 Eliminar colunas, linhas e clulas

Para eliminar linhas ou colunas: Seleccionar a(s) linha(s) ou coluna(s) que se pretende eliminar; De seguida, no menu Editar [Edit] escolher a opo Eliminar [Delete]; Ou ento, no menu rpido escolher a opo Eliminar. Para eliminar clulas: Seleccionar a(s) clula(s) a eliminar; De seguida, no menu Editar escolher a opo Eliminar; Ou ento, no menu rpido escolher a opo Eliminar. Depois surge a janela Eliminar onde temos que especificar como pretendemos ocupar o espao que ficou livre pelas clulas eliminadas.

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