GUIA COMPLETO - 10 min de Leitura

GUIA COMPLETO PARA CRIAR DO 

ZERO UM EVENTO QUE GERA 
RESULTADOS PARA SUA EMPRESA 
 
Introdução 
Esse guia reúne tudo que você precisa saber para obter sucesso na organização 
de eventos para sua empresa. 
 
Para facilitar sua leitura, o guia foi dividido nos seguintes tópicos: 
- Por que realizar Eventos Corporativos? 
- Tipos de Eventos Corporativos; 
- Como planejar um Evento Corporativo de sucesso em 8 passos; 
- [CHECKLIST] Como organizar um evento do Zero. 
 
Boa leitura! ;)  
 

 
 
Por que realizar Eventos Corporativos? 
Através da realização de Eventos Corporativos as organizações conseguem 
mensurar a própria imagem diante dos S ​ takeholders​ (funcionários, clientes, 
potenciais clientes, acionistas, fornecedores, parceiros comerciais e a comunidade 
em sua volta), além de promover maior engajamento destes agentes ao objetivo 
proposto. 
 
Além disso, os eventos são ótimas oportunidades para: 
 
· Educar:​ a capacitação dos colaboradores, gestores e demais profissionais 
sobre novos temas, como o lançamento de novos produtos, serviços ou as metas 
da organização para o ano seguinte é uma estratégia positiva para estreitar os 
laços com quem faz parte do desenvolvimento da empresa; 
 
· Recompensar:​ demonstrar reconhecimento pelos desafios superados 
pelas equipes técnicas e de vendas durante o ano tende a fortalecer a parceria 
entre todos os envolvidos no processo. Os eventos conseguem destacar o papel 
de cada profissional de forma direta e impactante; 
 
· Celebrar:​ vibrar pelas conquistas profissionais dos colaboradores no 
percurso dos meses é uma atitude muito nobre por parte dos gestores e demais 
superiores. Homenagear os profissionais destacados durante a confraternização 
da empresa pode ser emocionante e marcar a vida do colaborador; 
 
· Ressaltar Conquistas:​ vale também enfatizar as conquistas da organização 
durante o ano de trabalho. Para ela, o progresso frente ao mercado concorrente é 
uma grande vitória e que impactará, positivamente, na vida profissional e pessoal 
de todos os colaboradores; 
 
· Mudanças Organizacionais: ​se a empresa está em processo de transição 
gerencial, com a mudança da diretoria executiva ou em busca de uma nova 
cultura organizacional, os eventos corporativos são ocasiões perfeitas para 
pontuar as estratégias da nova gestão além de possibilitar a comunicação entre 
todos os funcionários da empresa. 
 
· Incentivar:​ confraternizações e festas de fim de ano ajudam a promover 
maior interatividade entre os profissionais dos mais variados departamentos. Por 
isso, incentive-os a vestir a camisa, enaltecendo que a empresa está bem ao lado 
deles nas conquistas futuras e que o trabalho em equipe tende a contribuir para 
o bem comum de toda a organização. 
 
Ter em mente que os Eventos Corporativos podem transformar a visão e a 
postura de todos os agentes envolvidos no desenvolvimento organizacional, por 
se tratar de uma oportunidade de fomentação dos princípios da empresa, de seus 
valores, de suas metas e de suas conquistas, significa dar um passo largo no 
percurso do sucesso. 
 
Mas para aproveitar ao máximo o evento, de modo a absorver todos os 
acontecimentos e convertê-los em estratégias e em novas oportunidades de 
negócios, é fundamental saber distinguir cada formato de evento e qual a 
particularidade de cada um. 
 
Congressos, Conferências ou Confraternizações? Uma breve 
explicação sobre os principais tipos de Eventos Corporativos 
Sabendo que os eventos corporativos são ocasiões valiosas para as organizações, 
cabe agora saber diferenciá-los. 
 
Cada formato é direcionado a públicos diferentes, variando na linguagem, na 
abordagem e nos objetivos a serem alcançados. Portanto, antes de tudo, analise 
quais os temas a sua empresa pretende destacar. Seja para gratificar ou engajar 
os funcionários, promover discussões sobre temas específicos ou destacar o 
lançamento de novos produtos no mercado, esses eventos proporcionam 
possibilidades exponenciais: 
 
1. Conferências 
Realizadas para dar apoio educacional e motivacional, as conferências são usadas 
pelas empresas a fim de envolver o público-alvo ao tema abordado. 
 
A sua principal característica é tratar de assuntos sobre inovação e 
compartilhamento de informações entre especialistas de diferentes áreas. 
 
Ela pode ser tanto acadêmica - com a presença de cientistas, médicos, 
professores -, quanto de negócios, contando com os próprios funcionários da 
empresa, de um departamento específico, onde se discuta tendências de 
mercado e de tecnologia. 
 
Conferências são muito populares entre as organizações e podem ser adaptadas 
conforme o interesse estratégico, destinando-se a clientes, funcionários, 
revendedores, fornecedores, e etc. 
 
Mesmo diante da problemática e do aprofundamento do tema, as conferências 
têm um tempo de duração menor - geralmente iniciada e concluída em um 
único dia. 
 
2. Congressos 
Congresso é um evento corporativo de escala global, diferenciando-se das 
conferências. Especialistas e autoridades no campo proposto se reúnem a 
dialogam sobre assuntos específicos. 
 
Devido ao tamanho do evento e pela complexidade dos temas abordados, os 
congressos são divididos em dias para atender ao grande número de 
participantes inscritos. 
 
Estrategicamente, as empresas podem enviar seus funcionários e executivos para 
serem vistos como diferenciais, expondo opiniões formadas sobre a própria 
empresa e mercado. Além disso, os congressos são ferramentas promocionais de 
capital humano. As relações sociais são destacadas, ideais para criar networking e 
realização de workshops. 
 
3. Feiras e Exposições 
Esses eventos são destinados especificamente ao setor de negócios no qual a 
empresa faz parte. 
 
Produtos e serviços são apresentados nas férias e exposições. Empresas 
concorrentes também participam, mas em papéis de espectadores. Equipes de 
vendas, equipes técnicas e outras áreas estratégicas das organizações 
respondem pelos negócios frente ao público. 
 
Geralmente é aberto ao público, mas devendo pagar um valor para acessar o 
local. Ambos os eventos promovem engajamento da marca dentro do mercado. 
Para a realização destas ações, amplos espaços são alugados para que os stands 
das empresas sejam posicionados conforme a estrutura necessária. 
 
4. Lançamentos 
A fim de promover novos produtos no mercado, os eventos de lançamentos 
dizem respeito a praticamente todos os segmentos de negócio. 
 
A empresa que deseja se destacar ao público-alvo, como imprensa, clientes finais, 
funcionários e demais Stakeholders, vê neste tipo de evento novas oportunidades 
de negócios. 
 
Os lançamentos são apresentações prévias do produto ou serviço criado, 
marcando novas tendências de atuação. Durante a realização do evento, os 
responsáveis pelas estratégias da empresa podem criar vínculos comerciais com 
outros agentes, sejam eles formadores de opinião, parceiros ou consumidores. 
 
5. Assembleias Gerais e Reuniões 
Assembleias gerais são criadas para posicionar os acionistas sobre o percurso da 
empresa no mercado. 
 
Discussões sobre o desempenho da organização, mudanças gerenciais, 
atualizações dos negócios e demais assuntos corporativos são amplamente 
abordados contando com profissionais habilitados em desempenhar papéis de 
mediadores e conciliadores. 
 
Esse evento possui caráter formal e não menos importante, visto que a 
oportunidade de relacionamento direto com esse público tende a resultar em 
novos negócios e investimentos para a empresa. 
 
As assembleias costumam ser realizadas dentro da própria empresa, em salas de 
reuniões, auditórios ou em espaços projetados temporariamente. 
 
6. Jantares e Premiações 
Esses dois tipos de eventos são comuns em empresas. São semelhantes em 
muitos aspectos: 
 
Premiação: a ​ s premiações visam destacar o desempenho das equipes comerciais 
e de outras áreas através de prêmios, recompensas e Experiências. Após a 
conclusão das metas durante o período de trabalho, realizar esse tipo de evento 
promove maior engajamento dos funcionários, incentivos para desafios futuros e 
oportunidades de promover a imagem da empresa diante dos concorrentes, 
clientes e fornecedores. Em alguns casos, a própria organização pode ser 
premiada por entidades comerciais ou específicas pelo bom desempenho 
durante o ano. 
 
Jantar:​ assim que o evento de premiação é finalizado, os jantares são servidos. 
Podem permitir a participação do público, apenas participantes da premiação e 
convidados ilustres. 
 
Mesmo que os assuntos da noite tenham ficado em outro ambiente, os jantares 
são oportunidades de alinhar a marca com o público-alvo, garantindo novas 
possibilidades de comunicação. 
 
Embora a ocasião contribua para a realização dos dois eventos na mesma noite, 
nada impede de promover um coquetel corporativo após a premiação - mais 
descontraído -, ao invés de apostar em um jantar glamouroso e formal. 
 
7. Confraternização 
Sem dúvida alguma, as confraternizações são os eventos corporativos mais 
populares e com maior engajamento de pessoal em todas as esferas da 
organização. 
 
Através desse evento é possível explorar ao máximo a criatividade, impactando o 
público interno logo no início. 
 
Há empresas que preferem direcionar as confraternizações ao próprio público, 
limitando o acesso de parceiros, clientes ou fornecedores. Dependendo do 
número de colaboradores, as confraternizações podem ser feitas dentro da 
própria empresa. Tematizar o evento, oferecer experiências originais, comida e 
bebida de qualidade, premiações e interatividade são exemplos das estratégias 
mais adotadas. 
 
Nos tópicos seguintes veremos como planejar um evento de confraternização 
singular. 
 
Como planejar um Evento Corporativo de sucesso em 8 
passos 
Se você já reconheceu o tipo de evento corporativo que mais atenda às 
necessidades da sua empresa, agora é hora do planejamento! 
 
Dependendo do objetivo da ação, será preciso a participação de toda a empresa, 
envolvendo áreas distintas em prol do sucesso de todos. Mesmo que eventos de 
grande porte - como os congressos - demandam tempo e estratégia, comum em 
todos os casos, planejar um evento corporativo não é um bicho de sete cabeças. 
Até mesmo no exemplo anterior. Pelo contrário: o escopo de planejamento segue 
uma linha de raciocínio que dependerá exclusivamente de comunicação e boa 
vontade. 
 
Também é comum que as confraternizações sejam realizadas no último mês do 
ano. Mas se você ainda não sabe por onde começar, não tem problema. O 
planejamento de um evento destinado aos funcionários necessita de, no máximo, 
um mês de antecedência. 
 
Vamos lá? 
 
1. Defina o objetivo do evento 
O que a empresa pretende alcançar com a realização do Evento Corporativo? 
Engajar os atuais funcionários? Promover a marca aos Stakeholders da 
organização? Informar ao público sobre os novos produtos e serviços lançados no 
mercado? 
 
Saber o real propósito do evento é essencial para elaborar estratégias ajustadas e 
de acordo com os interesses da organização. 
 
2. Defina o orçamento a ser investido 
Com os objetivos ajustados, é hora de definir o orçamento. Dentro do orçamento 
estarão os custos com o espaço destinado à realização da ação, divulgação e 
promoção do evento, equipamentos técnicos - som, projeção e decoração -, 
contratação de fornecedores de alimentação, serviços de transporte - caso seja 
necessário -, seguro dos equipamentos, empresas de entretenimento, brindes e 
prêmios e capital de emergência para imprevistos. 
 
É importante que seja feito um detalhamento de cada parte. Uma planilha de 
custos é o mais indicado. 
 
3. Lista de convidados 
Esse item está relacionado aos objetivos do Evento Corporativo. 
 
A empresa quer atingir, reter ou entreter o público-alvo?​ Através de uma lista 
de convidados, torna-se muito mais fácil o trabalho de separar os participantes de 
acordo as estratégias da organização. 
 
Muitas empresas desejam a participação de determinados convidados por uma 
questão de proximidade comercial, por exemplo. Assim, planejar um Evento 
Corporativo sabendo qual o perfil do público participante tende a facilitar a 
contratação de palestrantes, da comida que será servida, da música e da 
ambientação. 
 
4. Escolha o local de acordo com o tipo de evento 
Se o evento for uma confraternização empresarial, contando com um número 
baixo de participantes, vale repensar em usar a própria estrutura da empresa para 
sediar o evento. Dependerá, é claro, da disponibilidade de espaço e demais 
acessos que não impliquem no conforto dos participantes. 
 
Agora, se a organização conta com um número elevado de funcionários e a 
empresa não comporta um evento desta magnitude, é interessante pesquisar 
clubes, buffets, galpões, estabelecimentos de entretenimento e demais espaços 
viáveis que consigam suportar grande fluxo de pessoas.  
 
Recomendamos acessar o site da E ​ ventispace (​ www.eventispace.com) , a 
plataforma número um do Brasil em conectar organizadores e proprietários de 
espaços, para ganhar tempo e acertar na escolha do local do evento. 
 
Lembre-se que, além dos funcionários, deve-se levar em consideração a presença 
dos prestadores de serviços, disposição dos espaços de descanso, como lounges e 
sofás, cabines, mesas, cadeiras e etc. 
 
5. Defina o dia e o horário 
Como o título já diz, definir uma data e horário para a realização do evento é 
imprescindível. 
 
Embora estejamos lidando com empresas e funcionários comprometidos, 
imprevistos podem comprometer a realização da festa. 
 
Por isso, defina uma data reserva, caso a atenção de toda a organização esteja 
voltada para uma situação emergencial. Com isso, evita-se perder dinheiro com 
cancelamentos e demonstra-se seriedade com o funcionário e com o evento. 
 
6. Publicidade 
Com os objetivos, orçamento e local definidos para a realização do evento é hora 
de iniciar a ação de marketing e de publicidade. 
 
Se o evento será realizado no último mês do ano, vale promover ações que 
comecem a engajar os funcionários um mês antes. Parece pouco tempo, mas 
não é. 
 
Utilize a intranet da organização para divulgar a primeira chamada da festa. Em 
parceria com a equipe de marketing, busque desenvolver um tema condizente 
com o evento para motivar toda a empresa. Semanalmente, divulgue as possíveis 
atrações da festa. Crie nos funcionários expectativas relacionadas com o que se 
aproxima. Personalizar canecas, canetas, crachás e demais acessórios com o tema 
do evento é interessante. 
 
Se a sua empresa ainda não realizou uma ação destinada exclusivamente aos 
colaboradores, tenha certeza de que, após o evento, eles irão ver a organização 
com outros olhos. 
 
7. Relacionamentos 
Mesmo que o evento seja destinado aos funcionários, a organização pode usufruir 
da oportunidade e convidar clientes em potencial para participarem da festa. 
 
Obviamente o intuito é comercial. Festividades e ambientes descontraídos 
ajudam a criar conexões estratégicas. Os próprios funcionários da empresa 
podem conduzir o convidado a conhecer os responsáveis pelo gerenciamento da 
organização. Gestores, equipes de vendas, equipes técnicas e demais 
colaboradores devidamente orientados podem contribuir para o fortalecimento 
dos negócios durante e após o evento. 
 
8. Mensuração pós-evento 
Utilizando os próprios canais de comunicação interna, você pode criar 
questionários destinados aos colaboradores para saber a opinião geral do evento 
realizado. Os dados contidos neste questionário trarão maior visibilidade sobre a 
ação, antes, durante e após a festa. 
 
Com base na média das respostas apresentadas, os dados podem ser usados em 
eventos futuros. Diante de respostas positivas, significa que tudo correu como 
desejado. Com as respostas negativas, vale refletir a respeito do problema 
apresentado e propor melhorias para eventos futuros. 
 
Mesmo que as festas de confraternização sejam diferentes de outros formatos 
apresentados acima, o que vale é a experiência. 
 
 
 
 
 
 
 
 
[CHECKLIST] Como organizar um evento do zero 
PRÉ-EVENTO  DURANTE O EVENTO  PÓS-EVENTO 

Principal objetivo do  Definir responsáveis pela  Mensuração dos 

evento  gestão de problemas  Resultados(Feedbacks e 
  NPS) 
 

Montar um time/staff  Credenciamento  Balanço Financeiro 

Definição da persona  Garantir que os   

certa para seu evento e o  colaboradores do evento 
tipo de inscrição  estão presentes 

Escolha do tema central  Confira se todos os   

expositores estão com 
tudo que precisam 

Data do evento  Tenha a equipe para o   

pós-evento 
(desmontagem e/ou 
limpeza) 

Local do evento     

Som     

Microfones     

Iluminação     

Montagem de estandes     

Decoração     

Transporte de     
convidados/palestrantes 

Alimentação     

Criação da identidade     
visual 

Organização da     
comunicação interna 

Definição de     
patrocinadores 

Definição da     
programação 

Criação da grade de     

horários 

Definição das salas que     

serão utilizadas 

Definição dos temas das     

palestras 

Criação do site do     

evento 

Escolha dos     
fornecedores 

Definição dos valores     

Data para iniciar as     

vendas 

Escolha das datas e     

valores de viradas de lote 

Definição dos tipos de     

ingressos que serão 
vendidos 

Definição e distribuição     
de entradas gratuitas 

Definição de cupons de     

descontos 

Canais de venda     

Definição das mídias     

sociais para divulgação 
do evento 

Definição das métricas     

que serão 
acompanhadas 

Produção de conteúdo     
para divulgação 

Definição de verba e     
campanhas nas redes 
sociais 

Definição do calendário     
de postagens 

Criação do evento no     

 Facebook 
 
 
 
Conclusão 
Se você já reconheceu o tipo de evento corporativo que mais atenda às 
necessidades da sua empresa, agora é hora do planejamento! 
 
Dependendo do objetivo da ação, será preciso a participação de toda a empresa, 
envolvendo áreas distintas em prol do sucesso de todos. Mesmo que eventos de 
grande porte - como os congressos - demandam tempo e estratégia, comum em 
todos os casos, planejar um evento corporativo não é um bicho de sete cabeças. 
Até mesmo no exemplo anterior. Pelo contrário: o escopo de planejamento segue 
uma linha de raciocínio que dependerá exclusivamente de comunicação e boa 
vontade. 
 
 
Créditos: 
O “Guia Completo para criar do zero um evento que gera resultados para sua empresa” 
é um compilado de conteúdos publicados pela Carpediemxp.com e de autores 
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