RH - RM - FOP - Contabilização:

Parametrização Inicial
Dúvida
Como realizar a parametrização de eventos e/ou encargos de um colaborador
para contabilização?

Ambiente
TOTVS RH - TOTVS RH (Linha RM) - TOTVS Folha de Pagamento - Todas as
versões

Solução
O sistema Totvs Gestão Contábil (Saldus), não tem informações de eventos,
seções, encargos ou funcionários. Por isso, para que a contabilização seja
gerada corretamente é preciso fazer um relacionamento dos agrupamentos e
integrações da Folha de Pagamento, com a conta contábil (Saldus).

No sistema, a funcionalidade que faz este agrupamento é o Agrupamento de

Contas Contábeis, disponível em Encargos | Cadastros | Cadastros
Contábeis | Agrupamentos de Contas.

Veja abaixo informações sobre o agrupador e siga os passos sobre como

relacioná-los aos eventos e encargos a serem contabilizados:
01. Informe o Grupo Conta. Este campo é a referência do agrupamento
contábil. Este cadastro é informando no cadastro do evento ou encargo, na aba
Dados Contábeis. Tabela dinâmica: GRPCONT.

02. Agora deverá ser informado o Código de Integração (se houver). Este

campo também é informado no cadastro da seção ou centro de custo, aba
Dados Contábeis. Tabela dinâmica: CODINTCONT / CODINTGER.

03. Informe o Código de Integração Por Funcionário (se houver). Este

campo também é informado no cadastro do funcionário, em Base de Cálculo |
Dados contábeis. Tabela dinâmica: INTCONTFUN / INTGERFUN.

04. Informe a Conta Saldus. Esta é a conta de integração com o sistema

contábil. Os registros são ítens da tabela CCONTA, disponível em Cadastro |
Contabilização | Plano de contas contábeis (RM Saldus).

05. Informe o Código da Filial. Este cadastro está disponível em Cadastros |

Filiais. Tabela Dinâmica: GFILIAL.

06. Informe o Código do Departamento.

07. Informe o Centro de Custo. Este cadastro está disponível em Cadastro |

Centros de custos (RM Labore). Tabela Dinâmica: PCCUSTO.

Após realizar a parametrização do Agrupamento das Contas Contábeis, será

necessário parametrizar os eventos e/ou encargos para geração da
contabilização. Para que os eventos e/ou encargos de um colaborador sejam
enviados para a contabilização, é necessário seguir os passos abaixo:

• EVENTOS
01. Acesse Administração de Pessoal | Eventos, edite o evento que deseja
parametrizar e vá na aba Dados Contábeis;

02. Nos campos Conta para Crédito e Conta para Débito, será necessário

informar um agrupador de contas contábeis;

03. Informe se haverá integração contábil ou por funcionário. Quando o evento

e/ou encargo tem o campo Tem Integração Contábil marcado, o sistema
usará a informação para determinar o Agrupador de Contas correto a ser
utilizado. O mesmo acontece com o campo Tem integração por
funcionário. Isso ser dá, pois há casos em que o Grupo Conta será ser
utilizado em mais de um agrupador, dependendo da parametrização utilizada.
Normalmente o Grupo Conta é o mesmo, mas as parametrizações do
agrupador são divergentes.

04. Informe se a contabilização será parcial no campo Contabilização Parcial.

Neste tipo de parametrização o evento será responsável apenas por um das
contas (crédito ou débito) e outro evento ou encargo será o responsável pela
partilha contrária correspondente.

• ENCARGOS

01. Acesse Encargos | Cadastros | Encargos, edite o encargo que deseja

parametrizar e vá na aba Dados Contábeis;

02. Nos campos Conta para Crédito e Conta para Débito, será necessário

informar um agrupador de contas contábeis;

03. Informe se haverá integração contábil ou por funcionário. Quando o evento

e/ou encargo tem o campo Tem Integração Contábil marcado, o sistema
usará a informação para determinar o Agrupador de Contas correto a ser
utilizado. O mesmo acontece com o campo Tem integração por
funcionário. Isso ser dá, pois há casos em que o Grupo Conta será ser
utilizado em mais de um agrupador, dependendo da parametrização utilizada.
Normalmente o Grupo Conta é o mesmo, mas as parametrizações do
agrupador são divergentes.

04. Informe se a contabilização será parcial no campo Contabilização Parcial.

Neste tipo de parametrização o evento será responsável apenas por um das
contas (crédito ou débito) e outro evento ou encargo será o responsável pela
partilha contrária correspondente.
Parametrização para Contabilização - 11.0
Avaliação
A principal finalidade da Contabilidade é fornecer informações sobre o Patrimônio de
ordem econômica e financeira, que facilitam assim as tomadas de decisões, tanto por parte
dos administradores ou proprietários, como também por parte daqueles que pretendem
investir na empresa.
Solução
Noções básicas de Contabilidade:

Conta:

As contas são utilizadas para se efetuar os registros contábeis e cada conta é distinguida
das demais pela sua denominação.

Convenções para registro: Débito e Crédito

As transações ocorridas numa empresa podem ocasionar aumentos ou diminuições nos

bens, direitos, obrigações e no resultado, que são verificados através de lançamentos
chamados de débito e crédito.

DÉBITOS = aplicações

CRÉDITOS = origem

Geralmente, os que desconhecem a matéria são levados a pensar que débito significa algo
desfavorável. Na realidade, isto não ocorre, pois débito e crédito são termos técnicos.

Ex. Debito: salários (+) aumento da conta salário

Crédito: Caixa (-) diminuição na conta caixa

Importante:

- Os valores de débitos sempre corresponderão a um crédito de igual valor.

- Não há débito sem crédito

Para identificar mais facilmente a conta a ser debitada e a conta a ser creditada, observe as
notas a seguir:

I- Para elementos Patrimoniais

a. Toda vez que aumentar o Ativo, DEBITAR a respectiva conta.

b. Toda vez que diminuir o Ativo, CREDITAR a respectiva conta.

c. Toda vez que aumentar o Passivo, CREDITAR a respectiva conta.

d. Toda vez que diminuir o Passivo, DEBITAR a respectiva conta.

II- Para os elementos de Resultado:

e. Toda vez que ocorrer uma Despesa, DEBITAR a respectiva conta.

f. Toda vez que se realizar uma Receita, CREDITAR a respectiva conta.

Ativo e Passivo:

Os capitais próprios e de terceiros, representado do lado do passivo, são aplicados na

empresa em Bens e Direitos, conforme demonstra o lado do ativo. Portanto os recursos que
a empresa utilizou.

Formas de contabilização

Existem 3 formas de contabilização no sistema TOTVS Folha de Pagamento.

Contabilização por seção:

A contabilização por seção é mais comum. Exige como condição que o nível de
detalhamento do plano de contas seja aplicável a todos os funcionários de uma mesma
seção.

Contabilização por funcionário:

A contabilização por funcionário é necessária quando o nível de detalhamento do plano de

contas exige uma distribuição dos valores que não pode ser determinada pela seção e
quando a empresa não usa a distribuição por centro de custos.

Contabilização por centro de custo:

Exige como condição que o nível de detalhamento do plano de contas seja aplicável a
todos os funcionários de um mesmo centro de custo. É necessário indicar na pasta rateio
fixo da base de cálculo na ficha individual de cada funcionário o percentual ou valor de
rateio para cada centro de custo, mesmo que o funcionário trabalhe 100% em um só centro
de custo.

Obs: Na contabilização por centro de custo, o sistema passa a enxergar os dados contábeis
registrados em Cadastros I Centros de custos (RM Labore), ignorando qualquer informação
registrada em Cadastros I Seções.

Dentre todas as formas de contabilização é possível utilizar Contabilização parcial:

O campo Contabilização Parcial(*) em Cadastros I Eventos I Dados contábeis, indica que é

desejada a contabilização de crédito OU a débito, a parte ausente será contabilizada
posteriormente de uma outra forma. Quando este campo não está marcado,
obrigatoriamente deve-se informar o grupo de crédito E de débito.

Módulos relacionados ao processo de contabilização

Opções | Parâmetros | RM Labore

Neste módulo as principais informações verificadas são as informações de utilização de

centro de custo “Utiliza cálculo por centro de custo”, na pasta “Param cálculo”. Na pasta
“Outros parâmetros | Parâmetros II” são verificados os parâmetros de contabilização.

Cadastros | Contabilização | Parâmetros do RM Saldus

Neste módulo são definidas as regras da contabilização, mesmo para quem não utiliza o
sistema Saldus (TOTVS Gestão Contábil).

Cadastros | Contabilização | Histórico Padrão

A implantação de históricos-padrões tem como finalidade a utilização de expressões iguais
para o registro de fatos semelhantes. Deverá atender a ambas as contas envolvidas no
lançamento, ou seja, conta devedora e conta credora.

Cadastros | Contabilização | Plano de contas contábeis (RM Saldus) e Cadastros |

Contabilização | Plano de contas Gerenciais (RM Saldus)

Neste módulo são cadastradas as contas que serão utilizadas pelo sistema. É importante
que as contas estejam agrupadas por natureza, para facilitar a identificação e geração de
relatórios.

Por exemplo: as contas do ativo começam com 1, as do passivo com 2 e assim por diante.
Existem algumas definições dos conselhos de contabilidade sobre a estruturação das
contas.

Cadastros | Tabelas dinâmicas

Neste módulo estão cadastradas as tabelas dinâmicas utilizadas na contabilização. Para

inserir itens clique na aba “Itens da tabela”. Abaixo está a definição de cada tabela utilizada.

INT01 -  Diversos Usos Internos (não permite inclusão de itens)

Tipos possíveis de encargos

INTCONTFUN - Uso interno do sistema (permite inclusão de itens)

Códigos Para Integração Contábil de Funcionários

INTGERFUN - Uso interno do sistema (permite inclusão de itens)

Códigos Para Integração Gerencial de Funcionários

PCODATIVO - Uso interno do sistema (permite inclusão de itens)

Códigos Encargos Ativos

CODINTCONT - Uso interno do sistema (permite inclusão de itens)

Códigos Para a Integração Contábil

CODINTGER - Uso interno do sistema (permite inclusão de itens)

Códigos Para a Integração Gerencial

GRPCONT - Uso interno do sistema (permite inclusão de itens)

Grupos de Contas Contábeis

GRPGER - Uso interno do sistema (permite inclusão de itens)

Grupos de Contas Gerenciais

Cadastros | Contabilização | Agrupamento de contas contábeis (RM Labore) e

Cadastros | Contabilização | Agrupamento de contas gerenciais (RM Labore)

O sistema contábil não tem informações de eventos, seções, encargos e funcionários. Para
que a contabilização seja gerada corretamente é preciso fazer um relacionamento dos
dados da Folha de Pagamento, agrupamentos e integrações, com a conta contábil.
Grupo Conta - Refere-se a um item da tabela dinâmica GRPCONT. É informando no
cadastro do evento ou encargo, aba Dados Contábeis.

Código de Integração - Refere-se a um item da tabela dinâmica CODINTCONT ou

CODINTGER para contabilização gerencial. É informado no cadastro da Seção ou Centro de
Custo, aba Dados Contábeis.

Código de Integração Por Funcionário - Refere-se a um item da tabela dinâmica

INTCONTFUN ou INTGERFUN para contabilização gerencial. É informado no cadastro do
funcionário, aba Base de Cálculo | Dados contábeis.

Conta contábil – Saldus - Item da tabela CCONTA, cadastrado em Cadastro |

Contabilização | Plano de contas contábeis (RM Saldus).

Filial - Item da tabela GFILIAL, cadastrado em Cadastros I Filiais.

Centro de Custo - Item da tabela PCCUSTO, cadastrado em Cadastro | Centros de custos

(RM Labore).

Obs :

- No processo de criação dos agrupamentos deve-se definir a utilização de integração,

poderão ser criados diversos agrupamentos para um mesmo grupo de conta, desde que a
integração seja diferente.

- A integração é utilizada quando um mesmo evento, ou encargo, deve ser lançado em

contas diferentes, dependendo da seção ou centro de custo utilizado. Agrupa informações
de uma mesma natureza ou procedência.

São três tipos de integração:

- Por seção: para quem não trabalha com cálculo por centro de custo relacionado ao
funcionário;

- Por Centro de custo: para quem tem o centro de custo relacionado ao funcionário;

- Por funcionário: Cada funcionário tem sua integração.

Cadastros | Eventos

No cadastro de eventos a serem contabilizados, devem ser informados os dados contábeis

necessários.

Os campos de conta para débito e conta para crédito devem ser preenchidos com os
grupos já existentes na base de dados, tabela dinâmica GRPCONT. Se for utilizar integração
contábil é preciso marcar a opção de integração contábil ou por funcionário.

Definir qual histórico será utilizado no lançamento em questão (os itens desta tabela são
cadastrados em Cadastros | Contabilização | Histórico Padrão – tabela CHISTP).

O complemento do histórico é um campo texto com até 60 caracteres que pode ser
informado para complementar o campo anterior.

Cadastros | Contabilização | Encargos

De acordo com a legislação tributária brasileira, encargos são aquelas despesas do exercício
que normalmente devem ser contabilizadas, sem estarem com os valores totalmente
definidos em termos monetários (somente quando pagas ou creditadas na forma da lei é
que esse fato se dará, o que deve ocorrer total ou parcialmente em períodos subsequentes
ao da competência ou do mês em que ela se iniciou).

Para parametrização dos encargos acesse o módulo e crie quantos encargos forem
necessários informando os dados contábeis. Cada encargo deve ter um código e um título
que o identifique.

Tipo de encargo

Selecione o tipo de encargo. Trata-se de tabela dinâmica (INT01) que já tem tipos pré-
definidos.

Observação:

Em conformidade com o disposto no artigo 2º da Lei 10.097/00, onde altera o artigo 15º da
Lei 8036/90, que determina que os contratos de aprendizagem com admissão a partir de
20/12/2000 tenham sua alíquota do FGTS reduzida de oito por cento para dois por cento.
Fique atendo a criar os encargos de FGTS de menores aprendizes separadamente do
restante dos demais funcionários.

Porcentagem

Alguns encargos são gerados com valores fixos ou podem ter percentuais definidos. Os
tipos que permitem a informação de percentuais permitem que o campo fique habilitado.

Fórmula de seleção

Informe a fórmula para selecionar os funcionários que participarão do cálculo do encargo.

Exemplo de utilização: Para que os funcionários aprendizes não entrem no cálculo do FGTS

8%.

Fórmula de valor

Este campo ficará habilitado apenas para os encargos do tipo “A” (calculados por fórmula).

Aplicar arredondamento sobre o valor total do encargo

Com este parâmetro, o cálculo do encargo para cada funcionário é realizado sem
arredondamento, para que seja aplicado o arredondamento sobre o valor total.

Este parâmetro garante, por exemplo, que os valores gerados na GPS sejam idênticos
àqueles gerados na contabilização, desde que as quebras entre os lançamentos contábeis
sejam os mesmos da Guia de INSS.

Provisão Acumulada

Selecione esta opção se pretender gerar a contabilização da provisão acumulada para os

encargos do tipo "4" (Provisão de Férias), "5" (Provisão de FGTS de Férias), "6" (Provisão de
Encargo de Férias), "7"(Provisão de 13º Salário"), "8" (Provisão de FGTS de 13º salário) e "9"
(Provisão de encargos 13º salário). Não selecionando, será gerada a provisão mensal.

Acumulado x Mensal

Provisão acumulada é o valor que deveria ser pago na data atual e provisão mensal é o
valor da provisão acumulada atual menos o valor da provisão acumulada do mês anterior.
Exemplo:

Provisão acumulada mês 08/2010: R$ 1.100,00

Provisão acumulada mês 09/2010: R$ 1.200,00

Valor da provisão mensal do mês 10/2010: R$ 100,00

Considera Centro de Custo da Seção Anterior

Este parâmetro permite o estorno das provisões de férias e 13º salário. O estorno de
provisão é geralmente aplicado na situação em que funcionário estava em centro de custo
diferente do atual no mês anterior. Sendo assim, o funcionário que foi transferido de seção
(não mudou de CGC) e mudou do centro de custo X para Y, ao gerar a contabilização do
encargo de provisão ocorrerá o estorno da provisão do mês anterior.

Para que seja efetuado o estorno deverão ser criados dois encargos. O primeiro encargo,
com a opção "Considera Centro de Custo da Seção Anterior" marcada e efetuando o débito
(estorno) no centro de custo ligado à seção onde o funcionário estava lotado
anteriormente. O segundo encargo, com a opção "Considera Centro de Custo da Seção
Anterior" desmarcada e efetuando o crédito no centro de custo ligado à seção atual do
funcionário.

Estes encargos deverão utilizar fórmula de seleção para filtrar funcionários que tenham
mudança de centro de custo, e ambos utilizarão a fórmula de cálculo que retorne o valor da
provisão acumulada da competência anterior.

Atenção:

Este parâmetro só será habilitado para o encargo do tipo A – Valor calculado através de
fórmula e se o parâmetro "Utiliza Cálculo por Centro de Custo" (Opções | Parâmetros | RM
Labore, pasta “Param. Cálculo”) estiver desmarcado. Essa opção só considera alterações
onde o centro de custo é informado na seção e não no cadastro do funcionário.

Códigos ativos

Permite o agrupamento de encargos com mesmas finalidades ou tipos. Dessa forma, no

momento da geração do encargo ou da contabilização, é possível selecionar quais tipos de
encargos serão processados. Para criar um novo tipo, acesse as tabelas dinâmicas e localize
a tabela com código PCODATIVO.

Dados contábeis

Dados a serem utilizados no momento da contabilização.

Atribuir um dos itens da tabela GRPCONT ou GRPGER (esta última para contabilização
gerencial)

Se for utilizar integração contábil é preciso marcar a opção de integração contábil ou por
funcionário.

Definir qual histórico será utilizado no lançamento em questão (os itens desta tabela são
cadastrados em Cadastros | Contabilização | Histórico Padrão – tabela CHISTP).

O complemento do histórico é um campo texto com até 60 caracteres que pode ser
informado para complementar o campo anterior.
Cadastros | Centros de Custo

Neste módulo deverão ser informados os Centros de custos globais. Esses são utilizados na
integração com outros sistemas da TOTVS.

Cadastros | Centros de Custo (RM Labore)

Neste módulo devem ser informados os centros de custo que serão utilizados no TOTVS
folha de pagamento. A cada centro de custo RM Labore criado deverá ser associado o
centro de custo Global.

Rotinas | Geração de Encargos

Os encargos podem ser gerados por esse módulo ou no momento da

contabilização. Informe as opções de seleção e os dados para realização dos cálculos.

Competência

Informe o mês, ano e período de geração do encargo.

Permite valores negativos para fórmulas

Marque esta opção caso algum encargo seja calculado por fórmula e queira considerar o
valor mesmo que seja negativo.

Códigos de encargos ativos

Informe os tipos de encargos que serão gerados.

Consulta dos valores

Acesse o menu Cadastros | Contabilização | Histórico de Encargos, para visualizar, alterar ou

excluir os encargos.

Rotinas | Contabilização

Neste módulo deverão ser feitas as seleções de funcionários, mês e ano de competência
dos dados a serem contabilizados e o período da folha a ser contabilizado.

Lote e Descrição

Informe o número do lote contábil que será gerado e sua descrição. Caso seja informado
um lote já existente o sistema emitirá uma mensagem para sobrescrevê-lo ou não.

Contabilizar eventos

Marque esta opção para contabilizar os eventos que tem informações contábeis.

Contabilizar encargos

Marque esta opção para contabilizar os encargos que tem parametrizações contábeis.

Marcando este parâmetro o sistema abrirá uma tela para seleção dos tipos de encargos
ativos a serem contabilizados.

Usa encargos já calculados

Esta opção estará disponível apenas para contabilização de encargos. Caso a contabilização
seja de meses anteriores, onde os encargos já foram calculados, é recomendável que este
campo esteja marcado, pois se existirem encargos calculados por fórmula o valor
contabilizado será o resultado da fórmula atual.
Permite valores negativos para fórmulas

Este parâmetro não permite que o sistema envie à contabilização valores negativos. Isto é
válido somente para os encargos tipo “A” (valor calculado através de fórmula).

Para eventos e encargos, se o resultado for negativo o sistema inverte as contas de

crédito/débito informadas nos eventos ou nos encargos. Além disto, se o resultado for zero
não é gerado nenhum lançamento para a contabilização.

Data contabilização

O sistema traz a data corrente. Você pode alterá-la, se necessário.

Observação:

Caso utilize a integração com o sistema contábil da TOTVS, o sistema apresentará uma
mensagem alertando o usuário caso a data de contabilização esteja fora do “Período
Contábil” do sistema TOTVS Gestão Contábil.

Tipo de documento no lançamento

Neste campo, o usuário poderá selecionar qual o tipo de informação será enviada para o
campo "Documento" do lançamento contábil: Competência ou Nº do Lote.

Cadastros | Contabilização | Lançamentos Contábeis

Nesta tela são apresentados os dados dos lotes gerados, como total de débitos e créditos.

Na parte inferior da tela são apresentados os detalhes de cada lote. Os valores

apresentados são agrupados por conta débito/crédito, centro de custo, histórico padrão e
departamento.

IMPORTANTE: A forma de parametrização da contabilização gerencial é idêntica a

parametrização contábil da folha, porém voltada para uma visão gerencial.

Exemplo da parametrização da contabilização de um evento por centro de custo: (O

mesmo tratamento pode ser feito ao contabilizar por seção, verificar a integração no
cadastro de seção ao invés do centro de custo)

Os funcionários associados ao centro de custo 01.1 terão o valor de salário contabilizado na

conta contábil 1.1.1.1.001, porém os funcionários que estão associados ao centro de custo
01.2 terão o mesmo evento contabilizado na conta contábil 1.1.1.1.002. Como se trata do
mesmo evento em contas diferentes a parametrização do agrupamento seria:

Obs :  A demonstração abaixo é sobre os campos de grupo de conta, integração e conta

contábil. Os outros campos devem ser preenchidos de acordo com a regra da empresa.

No evento de salário, informar o grupo da conta e marcar a opção “Tem integração

contábil”.
Informar no centro de custo 01.1 um código de integração diferente do informado no
centro de custo 01.2.

Cadastrar dois agrupamentos em Cadastros I Contabilização I Agrupamentos de contas

contábeis, da seguinte forma: