Orientação para Escrita de Email Corporativo

DICAS DE COMO ESCREVER E-MAILs
CORPORATIVOS DA MELHOR FORMA POSSÍVEL
O e-mail corporativo é uma ferramenta essencial na comunicação das empresas, tanto interna
quanto externamente.
Você sabia que a forma de redigir um e-mail corporativo é tão importante quanto seu
comportamento dentro do ambiente de trabalho? Pois é, ele é considerado um documento oficial
e, por isso, requer alguns cuidados na forma de escrevê-lo.
Dessa forma, o e-mail corporativo deve ser muito diferente daqueles que você envia aos seus
amigos, no qual a linguagem não é tão importante e não há tantas normas. Por isso, é importante
prestar atenção em algumas dicas:
Respeito
Coloque-se no lugar de quem receberá sua mensagem para verificar se a mesma está clara,
polida e assertiva.
Não escreva palavras em caixa alta, pois esta formatação pode dar impressão, em qualquer
idioma, de que o locutor está “gritando”. Caso queira destacar alguma ideia, use o negrito, uma
cor de destaque ou até mesmo um sublinhado, porém cuidado com exageros, ou seja, não é
recomendado que se use utilize estes recursos de destaque para todos os e-mails, para qualquer
informação, para qualquer destinatário, etc, pois também podem causar situações desconfortáveis
ou gerar diferentes possibilidades de interpretação sobre o motivo de tanto destaque.
A saudação é fundamental!
A primeira regra em todo e-mail corporativo é realizar uma saudação sempre educada e cordial
cumprimentando o destinatário independente de quem seja, desde um colega de trabalho até um
cliente.
Não precisa inovar, basta seguir as mais simples, como: “Cláudia, bom dia!”, “Caro Lucas, boa
tarde!”. O importante é que a primeira coisa que venha escrita no e-mail seja uma saudação.
Citar o nome do remetente também é recomendável, mesmo que já esteja indicado no campo
“Para” na janela de criação de e-mails.
Nada de linguagem informal

Para um e-mail corporativo, é essencial esquecer a informalidade, muito presente em nossa
comunicação diária, principalmente no WhatsApp, Instagram e Facebook. Por isso, aposte em
termos mais formais e deixe de lado as gírias, emojis ou abreviações.
Atente-se à ortografia
Em um e-mail corporativo, a ortografia merece uma atenção especial. É essencial reler o e-mail
antes de enviar para evitar erros como: nomes escritos com letras minúsculas, falta de pontuação,
vírgula em lugar errado, falta de concordância e erro na escrita.
Esteja sempre atento às novas regras. Caso haja alguma dúvida no momento de escrever o e-
mail, faça uma rápida busca no Google ou troque por um sinônimo. Com tantas informações à
disposição, cometer erros de ortografia é uma falha imperdoável.
Tenha uma linha de raciocínio

Assim como um texto acadêmico, um e-mail corporativo deve ter um começo, meio e fim, ou seja,
uma introdução ao assunto, desenvolvimento e uma conclusão. Dessa forma, será possível
entender melhor o assunto por completo.
Ao escrever um e-mail corporativo, distribua em tópicos tudo que você precisa comunicar. Em
seguida, vá desenvolvendo o parágrafo em torno de cada tópico, assim será mais fácil organizar
as ideias e ser conciso no que precisa ser tratado.
LEMBRE-SE: Um assunto que é de total domínio e conhecimento do remetente, ou seja, você,
pode não ser para o destinatário, portanto escreva o e-mail de tal forma que qualquer pessoa
possa entendê-lo.
Encerre de forma coerente

Jamais deixe um e-mail corporativo sem uma assinatura final. Da mesma forma que a saudação,
o encerramento deve continuar com uma forma moral de escrita, por isso, não é recomendado
dizer coisas como: beijos, abraços carinhosos ou beijocas.
Por isso, utilize algo como: “Qualquer dúvida, estou à disposição”, “Aguardo seu retorno” ou
“Cordialmente” e o clássico “Atenciosamente” escrito dessa forma e não abreviado para Att.
Também é essencial criar uma assinatura com seus dados pessoais como nome e sobrenome.
Além disso, é importante que a empresa tenha uma assinatura padrão com também os dados da
organização.
Entendeu como escrever um e-mail corporativo? Seguindo essas dicas simples, você pode redigir
um e-mail sem nenhum problema, passar uma imagem profissional e atingir o público de forma
adequada e coerente. Vale a pena ressaltar, porém, que existem exceções conforme o estilo e o
segmento de cada empresa, e você deve utilizar o bom senso para adequar as nossas dicas de
acordo com o contexto em que você se encontra!
O assunto
Com as caixas de e-mail cada dia mais lotadas, um assunto bem definido e objetivo, faz com que
o destinatário priorize sua mensagem. Portanto, dê uma atenção especial ao assunto informando
de forma clara e objetiva a informação do e-mail.
Uma dica do consultor Rafael Leandro é: “Escreva um assunto resumido, não muito longo (exceto
e-mails com detalhes que o receptor necessite) que contenha no máximo 100 palavras”.
Jamais deixe o “assunto” em branco. Em meio a tantos e-mails, muitos são apagados sem nem
serem lidos apenas por terem um assunto em branco ou inadequado, que muitas vezes fazem o
destinatário pensar que pode ser um vírus. Uma dica é escrever o assunto ao final, depois de
redigir seu e-mail.
Termos como “Urgência” ou “Alta Prioridade” devem ser evitados. Isto porque, depois de um
tempo as pessoas se dão conta que os e-mails não são tão urgentes quanto dizem e acabam
desconsiderando estes avisos. Só atribua importância ao que realmente for necessário.
Um assunto por e-mail
Não se deve misturar assuntos em um único e-mail, principalmente quando o mesmo for enviado
a mais de uma pessoa. Esta prática é desorganizada, pois dificulta o modo de resposta e
eventuais pesquisas por um determinado assunto.
Um e-mail para cada assunto!
Modo vai-e-vem de e-mails para alinhamento de

informações e discussões
O e-mail é utilizado para registrar uma informação, uma solicitação, uma resposta, entre outros.
Não se deve utilizar o e-mail para loops repetidos e infinitos onde haja a necessidade de
entendimento, alinhamento, questionamentos, etc do mesmo assunto, exemplo:
Email 1:
Fulano, bom dia!

Sua área precisará comprar o material A, até amanhã.
Atenciosamente,
Beltrano
Email 2:
Beltrano, bom dia!

Qual o motivo da compra do material A, até amanhã?
Atenciosamente,
Fulano
Email 3:
Fulano, boa tarde!

Foi uma solicitação da diretoria.
Email 4:
Beltrano, boa tarde!

O fornecedor não consegue entregar até amanhã. O prazo de entrega será daqui 3 dias.
Email 5:
Ok, vou avisar a diretoria.
Email 6:
Ok, obrigado!
Email 7:
Fulano, bom dia!

A diretoria disse para procurar outro fornecedor.
Obrigado!
Email 8:
Beltrano, boa tarde!

Este fornecedor possui o melhor prazo de entrega.
Para se evitar esta sequência desnecessária de e-mails, os envolvidos devem fazer este
alinhamento pessoalmente ou via telefone e apenas registrar a conclusão via e-mail.
Email x Whatsapp / Skype / telefonemas
Como toda nossa equipe está com escassez de tempo, lidando diariamente com diversas
atividades, devemos gerenciar nosso tempo da melhor forma possível. A comunicação prática, ou
seja, comunicação via telefone, rádio comunicador, whastapp, mensagens SMS e Skype podem e
devem ser utilizadas visando facilitar o dia-a-dia, porém devemos tomar bastante cuidado para
avaliar quando haverá necessidade de enviar um e-mail.
O e-mail deve ser utilizado para registrar o que foi combinado em uma conversa, registrar uma
solicitação, divulgar alguma informação importante, mesmo que ela já tenha sido repassada
pessoalmente, etc. Caso não haja uma forma prática de comunicação com o destinatário, neste
caso o e-mail deverá ser utilizado como único meio.

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Encerre de forma coerente

Um assunto por e-mail

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Fulano, bom dia!

Beltrano, bom dia!

Fulano, boa tarde!

Beltrano, boa tarde!

Ok, vou avisar a diretoria.

Fulano, bom dia!

Beltrano, boa tarde!

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