NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

Noções Básicas De Arquivos

Para que você possa entender como organizar e como escolher o melhor método ou sistema de or-
ganização que atenda a instituição que você trabalha, é necessário que se entenda o que são AR-
QUIVOS e DOCUMENTOS

O Que É Arquivo?

Você já sabe mas, vamos tentar dar mais valor a essa palavra?

A Associação de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de docu-

mentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo
das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”.

Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatórios de atividades,

mais os conjuntos de prontuários médicos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem-se o
Arquivo de uma Unidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades.

Arquivo também pode ser definido como a entidade ou órgão administrativo responsável pela custó-
dia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição.

Ex. Arquivo Central da Unicamp Ex.DAME do Hospital de Clínicas

E tem mais: ARQUIVO também é conhecido como móvel ou armário que guarda documentos (mas
não vamos considerar essa definição nesse texto).

Tipos de Arquivos

Baseados nas primeiras definições podemos dizer que existem vários tipos de Arquivos, tudo depen-
de dos objetivos e competências das entidades que os produzem.

Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os Arquivos podem ser classificados em:

Públicos (federal, estadual, municipal); Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associa-
ções); Comerciais (empresas, corporações, companhias) ;e Pessoais (fotos de família, cartas, origi-
nais de trabalhos etc)

Temos também os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações são registra-
das em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de Especiais. Estes podem
fazer parte de um Arquivo mais completo

Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os
Arquivos Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários e que muitas vezes precisam ser organiza-
dos com técnicas e com materiais específicos. São conhecidos como Arquivos Especializados

Sistema de Arquivos

Sistema é um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entida-
de, pública ou privada, que independentemente da posição. que ocupam nas respectivas estruturas
administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos co-
muns Exemplo: Sistema de Arquivos da Unicamp

E Documento?

É a unidade constituída pela INFORMAÇÃO (elemento referencial ou dado) e seu SUPORTE (materi-
al, base), produzida em decorrência do cumprimento de uma ATIVIDADE.

O documento pode ser Simples (ofício, relatório, ficha de atendimento) ou Composto (Processo)

Natureza dos Documentos

Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições e
os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portan-

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to, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são diferentes os for-
matos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhecê-los:

1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi
confeccionado:

Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme,
mapa

2. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza

das informações nesse contidas.

Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma)

3. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na
comunicação de seu conteúdo.

Exemplos: audiovisual (filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico (obras de arte, fotografias,
negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais
(esculturas, objetos, roupas); magnéticos/informáticos (disquetes, cd-rom,)

4.Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a
gerou.

Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento de Departamento,

Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salari-
al.

Idade dos Arquivos

Você sabia que os Arquivos também tem ciclo de vida?

É, e este é contado a partir da produção do documento e do encerramento do ato, ação ou fato que
motivou a sua produção e da sua frequência de uso. Essa fase se diz na Arquivística que tem relação
com a VIGÊNCIA do documento (a razão de ser do documento). Depois de destituído dessa vigência
o documento pode ser guardado em função da importância das informações nele contidas, para a
história da administração ou mesmo para tomadas de decisões pautadas nas ações do passado.

Então o ciclo pode ser categorizado em três fases ou arquivos:

Arquivo Corrente ou de Gestão – também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. São conjuntos
de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e
que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. São
muito usados pela administração.

Arquivo Intermediário – também conhecido como de Segunda Idade ou Semi- Ativo. São Arquivos
que aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. Apresenta pequena
frequência de uso pela administração.

Arquivo Permanente – também conhecido como de Terceira Idade ou Histórico. São os conjuntos
documentais custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor. O acesso é público.

Atenção: Por descuido e desinformação, muitas vezes o Arquivo é considerado “morto” ou “inativo”.

Lembre-se “É importante saber estes conceitos porque os métodos de organização em cada fase do
ciclo poderá sofrer algumas diferenças, devido a frequência de uso e mesmo pelo perfil do usuário.”

Roteiro Para se Organizar Arquivos Correntes e Intermediários

“Nessa apostila não trataremos da organização de Arquivo Permanente, muito embora a organização
deste seja uma consequência natural da gestão dos Arquivos anteriores”.

Estrutura Básica Necessária

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Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funções, o Arquivo necessita de uma estrutura
básica que pode ser composto dos seguintes elementos:

• Recursos Humanos

• Instalações

• Recursos Materiais

Recursos Humanos

A responsabilidade da execução das operações de arquivo dever ser confiada a pessoal competente
e responsável para executar as operações de:

a) Selecionar documentos

b) Registrar documentos

c) Estabelecer o método de classificação adequado

d) Codificar documentos

e) Ordenar documentos

f) Arquivar documentos de acordo com o método adotado

g) Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado

h) Localizar documentos

i) Controlar a saída de documentos do arquivo

j) Transferir e descartar documentos

k) Orientar e treinar usuários

Para desenvolver estas atividades, o técnico em arquivos deve possuir alguns requisitos indispensá-
veis, dentre os quais destacamos:

a) Estar ao par de todas as atividades e interesses da Instituição e da sua

Área de atuação; b) Conhecer as principais regras para classificar documentos; c) Conhecer abrevia-
turas importantes; d) Possuir habilidade para ler e destacar as funções (ações) principais dos docu-
mentos; e) Ser leal e discreto; f) Ser metódico; g) Possuir boa memória

Instalações

A instalação dos arquivos requer análise do seguintes aspectos:

Localização: acessível (se for volumoso é preferível que seja no andar térreo devido ao peso) e que
tenha capacidade de expandir-se;

Iluminação: ampla, mas, difusa, isto é, sem que tenha incidência direta do sol; Arejamento: ventilação
natural, constante e regulável; Higienização: limpo, bem cuidado. Com dedetização periódica;

Disposição: (lay out): espaço livre para locomoção; fácil consulta e conservação do acervo;

Segurança: contra incêndio, roubo, infiltrações etc.

Recursos Materiais

Mobiliário: ideal para os formatos e gêneros dos documentos produzidos que economize espaço, que
permita arrumação racional dos documentos e que apresente capacidade de expansão, seguro e
resistente;

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Acessórios: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras. As
caixas devem ser resistentes e específicas para cada tipo de arquivo, dependendo do formato/gênero
dos documentos. Observar também as etiquetas e projeções para que sejam ideais.

Obs.: para os Arquivos Intermediários que são instalados em depósitos centralizados, o ideal é o uso
de Caixas para o armazenamento de documentos.

Como Organizar Um Arquivo?

É interessante que a sua Unidade ou Área de trabalho tenha um plano de classificação para que você
possa guardar os documentos dentro dos dossiês ou pastas certas.

Classificação é, portanto, a sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas e

atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um Arquivo.

Plano de Classificação

Todas as Unidades possuem planos de classificação de documentos. Cada Área identifica as suas
Pastas, Caixas e etc. do modo como conhecem. Mas, é interessante entender como é a sistemática
para se montar um Plano que facilite o trabalho de arquivamento, acesso e destinação dos documen-
tos. Vamos apresentar um modelo denominado estrutural/funcional que se baseia nas estruturas e
funções da instituição, pode ser utilizado por qualquer Unidade da Unicamp. Siga as etapas abaixo
sugeridas:

a) Identifique as Atribuições e Atividades da Instituição e da Área em que você trabalha

Você poderá encontrar essas informações pesquisando nos atos legais que vezes são Portarias,
Deliberações, Estatuto, outras vezes, você encontra essas informações nas primeiras Atas e Relató-
rios da sua Área. Em último caso, analise as atividades desenvolvidas e descreva-as.

b) Relacione e organize o que você levantou.

Dica: aproveite e organize uma Pasta com os atos relativos a implantação de sua Área/Órgão e/ou o
que você conseguiu descrever.

c) Identifique os tipos de documentos que “nascem” a partir do cumprimento das atividades identifica-
das Relacione-os abaixo das suas respectivas atividades foram levantadas

Obs.: uma atividade pode gerar vários documentos e um tipo de documento pode ser produzido em
grande escala.

Montagem do Plano de Classificação

1. Relacione as atividades da sua área Exemplos:

Agendar pacientes para atendimento odontológico agendar pacientes para atendimento médico as-
sessorar reuniões da Diretoria Preparar minutas de correspondências para Diretoria Controlar o in-
ventário patrimonial do órgão Registrar frequencia de funcionários Proceder ao cadastro de funcioná-
rios

Controlar férias

Solicitar materiais de consumo/almoxarifado solicitar aquisição de materiais permanentes Administrar

convênios e contratos

Você pode usar o Modelo de Levantamento documental em anexo

2. Classifique as atividades de acordo com as atribuições afins ou maiores (classes) ordenando-as

em sub-classes:

Você pode dar uma numeração sequencial às classes e subclasses: Veja os Exemplos:

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At. 1. Assessorar Diretoria

1.1 Assessorar Reuniões da Diretoria (pautas, atas) 1.2 Elaborar/Minutas de Correspondências

Notação/Pastas - 1. Asses.Diretoria 1.1Reuniões/Diretoria 1.2Correspond/Convocações

At..2. Inventariar Bens Patrimoniais 2.1 Inventariar Móveis (inventários, correspondências)) 2.2 Inven-
tariar Equipamentos (inventários, manuais)) 2.3 Inventariar Instalações/Prédio (codificação e plantas)

At..3 Administrar Recursos Humanos 3.1 Cadastrar Pessoal (lista de necessidades, concursos) 3.2
Controlar Férias (escala, avisos de férias e recibos de férias

Controlar Frequência de Pessoal (Papeletas, Atestados)

At..4 Administrar Material/Suprimentos 4.1 Comprar Material/Consumo (solicitação de compra...) 4.2

Comprar Material/Permanente (solicitação de compra...) 4.3 Controlar Almoxarifado (lista de materi-
ais...)

At.5 Atender Pacientes

5.2 Agendar Pacientes/ Atendimento Médico (agendas)

5.1 Agendar Pacientes/Atendimento Odontológico (agendas...).

At.6 Administrar Convênio 6.1 Convênio/SUS (contratos, projeto, relatórios...)

At.7 Controlar Manutenção do Prédio (solicitação de pintura

Atenção: “O ideal é que esse Plano seja elaborado em conjunto com todas as pessoas que vão utili-
zar e manter o Arquivo. É importante que todos saibam como é que o arquivo esta organizado, para
que o acesso seja facilitado.

Codificação:

As Pastas, caixas ou qualquer unidade de arquivamento que você adotou poderão ser identificadas
com códigos correspondentes da classificação:

Número (ou código da Classificação), ou Número e o Nome da Atividade, ou Nome da Atividade (po-
de ser abreviada)

Ex.1 . MATERIAL/SUPRIMENTOS Compra/Consumo

Ex.2 Projeção 1 4.SUPRIMENTOS/MATERIAL 4.1 Compra/M.Consumo

Você poderá ainda, além desses elementos, escolher CORES para identificar as Classes: Ex. Ama-
relo para as Classes que representam as Atividades Administrativas; Azul para as Atividades Fim
(como Agendamento)

ATENÇÃO, ATENÇÃO: Sempre identifique a Pasta ou a Caixa com a Sigla da Unidade e da Área ou
Sub-Área que os documentos pertencem, no canto superior esquerdo.

Ex. CSS/CECOMCSS/CECOM

Serv.Odontologia Serv.Atend./Médico

Agora o critério a ser adotado para a identificação das Pastas deve levar em conta os usuários do
Arquivo. Quanto mais simples mais fácil de ser mantido e utilizado.

Rotinas De Arquivamento:

Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossiês e móveis correspondentes, os funcionários

de arquivo deverão obedecer a uma sequência de etapas:

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1. Inspeção: consiste na verificação de cada documento quanto ao seu destino, pois este pode che-
gar ao Arquivo por diversos motivos:

a) para arquivamento

b) para solicitar informação

c) para verificar a existência de antecedentes, ser anexado a outro etc.

d) em obediência a uma rotina

É importante que o funcionário ao fazer esta inspeção, verifique se os documentos possuem autori-
zação para serem arquivados (OK, arquivese) e se a ação nele contida já foi cumprida e encerrada.
Verificar o último despacho. . Nesta inspeção também será examinado se os documentos possuem
anexos e se esses estão no documento. Aqueles que se encontrarem irregulares deverão retornar ao
setor de origem, ou se for do seu conhecimento completá-lo.

2. Leitura – cada documento deve ser lido cuidadosamente afim de verificar o seu conteúdo e sob
que classificação deverá ser arquivado. (se já existe pasta ou se há necessidade de abrir nova).

3. Seleção – selecionar o material que será realmente arquivado, daquele que poderá ser descartado
imediatamente, sem prejuízo para a instituição (como cópias, comunicados passageiros).

“A manutenção de um arquivo é dispendiosa e ocupa muito espaço, portanto este trabalho de seleção
requer conhecimento, critério e cuidado, para não deixar de arquivar o que é necessário, nem entu-
lhar o arquivo de papéis desnecessários”.

Atenção: o responsável pela seleção deve conhecer as exigências que determinam a conservação de
documentos, tanto por lei como por necessidade de serviço. Exemplos:

1. A sua Área assessora administrativamente a Diretoria do Órgão e recebeu do: IMECC – Cartazes,
folders e convite ao Diretor para participar de um evento. Destinação possível dos documentos:

Afixar os cartazes e distribuir os folders – Eliminar quando tiver ocorrido o evento.

Convite ao Diretor – Arquivar juntamente com a resposta do

Diretor na Pasta – Participação/Eventos/Convites (em ordem cronológica).

Caso o Diretor faça parte do Evento como organizador ou conferencista arquivar em Pasta: Direto-
ria/Participação/Eventos juntamente com o folder e texto apresentado. Isso se tiver relação com a
Unidade. (Se for particular do Diretor, sem que haja ligação com o órgão, você poderá ser gentil e
arquivar numa Pasta individual devolvendo ao mesmo)

4 Marcar a hora e a data de entrada do documento no arquivo, a fim de anular todas as possíveis
controvérsias sobre a chegada do documento no arquivo;

5 Registro: Registrar diariamente, em um livro (ou outro sistema) os documentos que darão entrada
no Arquivo ou no Expediente. Colocar a data, procedência, breve descrição de conteúdo, número da
R/Procedência e o código de localização (de encaminhamento ou arquivamento). Isso possibilitará
estabelecer uma estatística diária de arquivamentos efetuados, e facilitará a busca.

OBS: Se o seu setor também cuidar do Expediente da Área fazer esse Registro quando o documento
entrar na Área ou quando se é expedido. Assim sendo, coloque todos as informações necessárias e
no campo de localização preencha para onde ele foi encaminhado.

Modelo De Registro De Entrada

Nº Descrição Destinatário Data R Arquivo

Modelo de Registro de Saída

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6 Classificação: Determinar como será arquivado o documento, de acordo com o método e a classifi-
cação adotados pela organização. Escrever à lapis no documento onde deverá ser arquivado.

Lembre-se: analisar o tipo do documento, a atividade que o gerou, a sua procedência e a data.

Ex.1 Procedência: Gabinete do Reitor. Comunicado com Normas para Contratação de Funcionários,
em um Arquivo da Direção Pasta: Diretoria - RH-ATOS/GR (poderão entrar Portarias e demais atos
do Reitor relativos a RH).

Ex.2 Procedência: SUS. - Ofício ao Diretor solicitando reunião para tratar de assuntos relativo a Con-
vênio. (já despachado pelo Diretor) Pasta: Diretoria - CONVÊNIOS/SUS/CONTRATO

Ex.3. Procedência: SUS. - Cópia do Termo Aditivo de Convênio firmado (já despachado pelo Diretor e
Original no Processo) Pasta: Diretoria. CONVÊNIO/SUS/CONTRATO (entra contrato, termos e todos
os documentos relativos ao Contrato inclusive os Termos de Encerramento)

Ex.4 Procedência: a própria Diretoria. Cópia do Ofício do Diretor solicitando auxílio da Área X para
elaborar o Projeto A que está em anexo. Pasta: Diretoria: PROJETO A (acondicionar as cópias do
Ofício e do Projeto, depois arquivar tudo o que estiver relacionado ao Projeto nesta Pasta. Se neces-
sário abrir outra subclasse dentro dessa. Ex. Pasta Diretoria – PROJETO A/PRESTAÇÃO DE CON-
TAS

Dica: Caso você tenha um “Caderno” para registrar o Ofícios expedidos, indique em um campo espe-
cífico a Pasta em que foi arquivada a cópia. (é preferível que ele faça parte do conjunto de outros
documentos gerados pela mesma função).

Ex.5 Memorando ao ESTEC solicitando conserto de torneira. O que é o conserto de torneira senão
uma das atividades de Manutenção do Prédio. Então você poderá arquivar em uma Pasta: MANU-
TENÇÃO do PRÉDIO (ai dentro você poderá arquivar todos os documentos que “nascerem” em fun-
ção da Manutenção, independente do assunto: conserto de torneira, pintura, telhado). Outra pasta
pode ter relação com a MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS e assim por diante.

Se houver necessidade, dado o volume de documentos acumulados, pode-se abrir sub-classe (nova
Pasta) para a Atividade.

Ex: Manutenção De Equipamentos/Microcomputadores.

7. Ordenação: É a disposição dos documentos dentro das Pastas e destas dentro do Arquivo. A esco-
lha da forma de ordenação depende muito da natureza dos documentos. Vejam os métodos básicos:

Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras
do alfabeto. Pode ser classificada em enciclopedico e dicionário quando se trata de assuntos.

Ordenação Cronológica: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal

Ordenação Geográfica: disposição de acordo com as unidades territoriais (países, estados, municí-
pios, distritos, bairros e outras)

Ordenação Temática: disposição de acordo com temas ou assuntos

Ordenação Numérica: disposição de acordo com a sequência numérica atribuída aos documentos.
Depende de um índice auxiliar para busca de dados.

Ex. Na Pasta MANUTENÇÃO/PRÉDIO você poderá arquivar os documentos em ordem cronológica,

assim sendo teríamos: primeiro o Memorando pedindo o conserto, depois a resposta do ESTEC soli-
citando a compra de torneira nova, em seguida a Informação de que já foi adquirida a torneira, e por
último a Informação do ESTEC que o serviço foi concluído.

É importante no Arquivo que os documentos de uma mesma função sejam guardados juntos, para
que se perceba como começou a ação e como terminou, formando assim os dossiês de fácil compre-
ensão para quem pesquisa.

Arquivamento

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Guarde os documentos dentro das Pastas e das Caixas já contidas no arquivo ou monte-as de acor-
do com o plano de classificação. Nesse último caso faça as etiquetas indicando o código da atividade
correspondente. Não se esqueça de anotar no canto superior esquerdo da Pasta o código do Ór-
gão/Área respectivos.

Dica: Se o seu arquivo for constituido por Pastas Suspensas você pode montar a pasta suspensa
com o código da atividade na Projeção e guardar os documentos em pastas lisa (ou intercaladora) ou
mesmo em papel almaço sem pauta. Repete-se o código nessa última, juntamente com o período
que se refere a documentação.. Isso facilita as transferências dos documentos semi-ativos para ou-
tros arquivos ou para a eliminação, porque você poderá mandar apenas o. miolo, deixando a pasta
suspensa pronta para o período seguinte.

Guarde finalmente no móvel respectivo que também deverá estar identificado.

Empréstimo de Documentos

Para se controlar melhor os documentos que saem do arquivo e para garantir a integridade do mes-
mo, é interessante que se adote um sistema de controle de empréstimo de documentos. Você pode
criar um formulário de Requisição de documentos com os seguintes dados:

Identificação do Documento; Classificação ou Pasta a qual ele pertence .O nome do requisitante e o

Setor .Assinatura e datas de empréstimo e devolução

Ou ainda

Se o Empréstimo for da Pasta inteira sugerimos que se crie uma

Guia Fora, que poderá ser uma Pasta (suspensa por exemplo) e que ocupará o lugar da que saiu,
colocando a requisição dentro dela. A Projeção da Pasta pode ser de cor diferente: vermelha que
chama a atenção, por exemplo

Plano de Destinação de Documentos

É o conjunto de instrumentos que permite que, em decorrência da avaliação, se encaminhe os docu-

mentos à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou à reprodução.

O mais importante desses instrumentos é a Tabela de Temporalidade que apresenta a identificação

dos documentos, os seus prazos de guarda e a sua destinação para eliminação ou guarda permanen-
te.

Na Unicamp essa Tabela deve ser elaborada por Comissão constituída nas

Unidades e consolidada e aprovada pela Comissão Central de Avaliação de Documentos que avalia
aspectos legais, jurídicos e histórico dos documentos. Essas Normas são publicadas em DOE.

O Arquivo Central da Unicamp é o órgão que tem a atribuição de assessorar a elaboração dessas
tabelas e se utiliza dos formulários em Anexo.

Eliminação de Documentos

Ao eliminar conjuntos de documentos a Unidade deve entrar em contato com o Arquivo Central para,
conjuntamente, avaliar os aspectos jurídicos, legais e administrativos que envolvem a documentação
e definir se deve proceder a eliminação. Havendo aprovação para a eliminação é obrigatório a elabo-
ração do Termo de Descarte (formulário em Anexo) com todas as assinaturas exigidas. Os documen-
tos devem ser destruídos por incineração ou fragmentação.

Transferência de Documentos

a) À guarda permanente

O Arquivo Central tem a responsabilidade de custodiar a documentação de caráter histórico da Uni-

versidade, portanto, os documentos decorrentes da avaliação promovida nas Unidades, devem ser
transferidos ao Arquivo Central através do Formulário Relação de

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Destinação de Documentos (Anexo). Este deve ser preenchido em duas vias: sendo que uma perma-
necerá no Arquivo Central e a outra será arquivada na Órgão/Área produtor.

b) À guarda temporária

As Unidades geralmente possuem depósitos que centralizam o armazenamento de documentos das

suas várias Áreas. Para o Arquivo Corrente encaminhar os documentos que já estão destituídos de
valor administrativo ou cujas ações já se encerraram, poderá utilizar o

Formulário Relação de Destinação de Documentos. Este deve ser preenchido em duas vias: sendo
uma entregue para o responsável pelo depósito e a outra deverá ficar arquivada no Área produtora
dos documentos e que servirá como instrumento de busca.

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