Ebook Cap3
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O processo contabilístico inicia-se com os factos patrimoniais que darão lugar a um registo contabilístico.
Geralmente, os documentos que suportam as operações são emitidos quando estas ocorrem e, assim, são coincidentes quanto ao momento.
Veremos mais à frente, porém, que nem sempre os documentos são emitidos quando as operações ocorrem. Poderão ser os documentos a
serem emitidos antes que as operações ocorram ou poderão as operações ocorrer antes da emissão dos documentos. Isto é importante na
medida em que se irão utilizar os acréscimos e os diferimentos para o cumprimento do pressuposto do regime do acréscimo (abordado no
ponto 5.5 deste E-Book).
O registo contabilístico iniciar-se-á com a etapa do reconhecimento (processo de incorporar nas demonstrações financeiras os itens que
satisfaçam a definição de um elemento e os critérios para o seu reconhecimento). A etapa do reconhecimento é muito importante por ser nesta
etapa que se irá identificar a qual a operação que ocorreu, recorrendo-se à obtenção de todas as informações necessárias para a sua correta
interpretação. Uma identificação incorreta da operação irá originar um erro nas demonstrações financeiras através de um reconhecimento
incorreto do património e/ou desempenho.
Dependente da etapa do reconhecimento está a etapa da mensuração (atribuição de valor), na medida em que as bases de mensuração
podem divergir consoante a operação ocorrida.
Por exemplo, se uma entidade que comercialize equipamentos informáticos, adquirir computadores, será necessário obter a confirmação
acerca da finalidade dos mesmos. Se forem adquiridos com a finalidade de serem vendidos, serão reconhecidos como inventários e a sua
base de mensuração será o custo ou o valor realizável líquido, dos dois o mais baixo. Caso algum computador adquirido seja para utilização
pela entidade, o mesmo será reconhecido como ativo fixo tangível e a sua base de mensuração será o modelo do custo ou o modelo de
revalorização.
Após a etapa do reconhecimento e da mensuração, para finalizar o registo será necessário atribuir uma conta contabilística (código) de modo a
que o reconhecimento (registo) das operações possa ser organizado. Será fundamental que as contas reflitam as operações em causa,
possibilitando uma melhor associação das mesmas às rubricas das demonstrações financeiras. Assim, uma conta representará um conjunto
de elementos patrimoniais com caraterísticas semelhantes, expresso em unidades monetárias. O nome da conta deverá representar o seu
conteúdo de modo a não ser confundido com o nome de outras contas.
O registo contabilístico das operações será efetuado num documento contabilístico, denominado de diário, por ordem cronológica.
Através dos diários, podemos depois obter, de forma sistemática, um respetivo extrato de cada conta, em que todos os movimentos efetuados,
a débito e a crédito, são indicados, bem como o saldo da respetiva conta.
Através do respetivo saldo de cada conta é possível construir um balancete, que consiste na apresentação de todas as contas que tenham sido
movimentadas, apresentando os montantes acumulados a débito e a crédito e também o saldo respetivo (devedor ou credor).
Com o balancete será possível a elaboração do Balanço e da Demonstração dos Resultados, visto que será a partir dos saldos das contas que
conseguimos efetuar essa elaboração.
De seguida serão abordadas algumas destas etapas com maior detalhe.
A movimentação das contas terá um efeito diferente consoante o elemento da conta que estiver a ser movimentado.
As contas do Ativo serão debitadas pela sua extensão inicial e pelos aumentos de extensão e creditadas pelas diminuições de extensão.
A nível gráfico, temos:
As contas do Capital Próprio e do Passivo serão debitadas pelas diminuições de extensão e creditadas pela sua extensão inicial e pelos
aumentos de extensão.
A nível gráfico, temos:
As contas de gastos são movimentadas a débito sempre que suportamos e incorremos num gasto.
A nível gráfico, temos:
11 – Caixa;
12 – Depósitos à ordem;
13 – Outros depósitos bancários;
14 – Outros instrumentos financeiros;
14 – Outros (para as ME).
A classe “2 – Contas a Receber e a Pagar” destina-se a registar as operações relacionadas com clientes, fornecedores, pessoal, Estado e
outros entes públicos, financiadores, acionistas, bem como outras operações com terceiros que não tenham cabimento nas contas anteriores
ou noutras classes específicas. Incluem-se, ainda, nesta classe, os acréscimos e os diferimentos (para permitir o registo dos gastos e dos
rendimentos nos períodos a que respeitam) e as provisões.
As contas que integram esta classe são:
21 – Clientes;
22 – Fornecedores;
23 – Pessoal;
24 – Estado e outros entes públicos;
25 – Financiamentos obtidos;
26 – Acionistas/Sócios;
26 – Fundadores/patrocinadores/associados/membros (para as ESNL);
27 – Outras contas a receber e a pagar;
28 – Diferimentos;
29 – Provisões.
A classe “3 – Inventários e Ativos Biológicos” inclui os inventários que são ativos detidos para venda no decurso da atividade empresarial, no
processo de produção para essa venda ou na forma de materiais consumíveis a serem aplicados no processo de produção ou na prestação de
serviços.
Inclui também os ativos biológicos (animais e plantas vivos), no âmbito da atividade agrícola, quer consumíveis no decurso do ciclo normal da
atividade, quer de produção ou regeneração. Os produtos agrícolas colhidos são incluídos nas apropriadas contas de inventários.
As contas que integram esta classe são:
31 – Compras;
32 – Mercadorias;
33 – Matérias -primas, subsidiárias e de consumo;
34 – Produtos acabados e intermédios;
35 – Subprodutos, desperdícios, resíduos e refugos;
36 – Produtos e trabalhos em curso;
37 – Ativos biológicos (conta inexistente para as ME);
38 – Reclassificação e regularização de inventários e ativos biológicos;
38 – Reclassificação e regularização de inventários (para as ME);
39 – Adiantamentos por conta de compras.
A classe “4 – Investimentos” inclui os bens detidos com continuidade ou permanência e que não se destinem a ser vendidos ou transformados
no decurso normal das operações da entidade, quer sejam de sua propriedade, quer estejam em regime de locação financeira.
As contas que integram esta classe são:
41 – Investimentos financeiros;
42 – Propriedades de Investimento;
42 – ……. (para as ME);
43 – Ativos fixos tangíveis;
44 – Ativos intangíveis;
45 – Investimentos em curso;
46 – Ativos não correntes detidos para venda (conta inexistente para as ME).
A classe “5 – Capital, Reservas e Resultados transitados” inclui o capital inicial e o capital adquirido pela entidade no desenvolvimento da sua
atividade, exceto o Resultado Líquido do Período (conta 818).
As contas que integram esta classe são:
51 – Capital subscrito;
51 – Fundos (para as ESNL);
52 – Ações (quotas) próprias;
52 – Excedentes técnicos (para as ESNL);
53 – Outros instrumentos de capital próprio;
54 – Prémios de emissão 65 Perdas por imparidade;
55 – Reservas;
56 – Resultados transitados;
57 – Ajustamentos em ativos financeiros (conta inexistente para as ME);
58 – Excedentes de revalorização de ativos fixos tangíveis e intangíveis;
59 – Outras variações no capital próprio;
59 – Outras variações nos fundos patrimoniais (para as ESNL).
71 – Vendas;
72 – Prestações de serviços;
73 – Variações nos inventários da produção;
74 – Trabalhos para a própria entidade;
75 – Subsídios à exploração;
75 – Subsídios, doações e legados à exploração (para as ESNL);
76 – Reversões;
77 – Ganhos por aumentos de justo valor (conta inexistente para as ME);
78 – Outros rendimentos;
79 – Juros e outros rendimentos similares.
A classe “8 – Resultados” destina-se a apurar o resultado líquido do período, podendo ser utilizada para auxiliar à determinação do resultado
integral tal como consta na Demonstração das Alterações no Capital Próprio.
As contas que integram esta classe são:
Cada lançamento terá uma ou mais contas movimentadas a débito e uma ou mais contas movimentadas a crédito, sendo que a soma de cada
uma das vertentes será igual à soma da outra.
Poderão acontecer as seguintes formas de lançamentos:
Exemplo da Forma 1
No dia 10 de janeiro de 200N foi efetuado um pagamento ao fornecedor ABC, Lda. através de transferência bancária s/ Banco XYZ, para
pagamento da s/ fatura n.º 456/2022, no montante de 1 000 €.
Dia Operação/Histórico Conta Descrição Débito Crédito
10-01-200N Pagamento de fatura 456/2022 ao ABC, Lda. 2211x Fornecedores gerais 1 000,00
12x Depósito à ordem 1 000,00
Total 1 000,00 1 000,00
f
Exemplo da Forma 2
No dia 10 de fevereiro de 200N foi efetuada uma prestação de serviço, no montante de 1 500 € + IVA à taxa normal, ao cliente CBA, Lda., tendo
sido emitida a fatura 654.
Dia Operação/Histórico Conta Descrição Débito Crédito
10-02-200N Prestação de serviço a CBA, Lda., com emissão de fatura n.º 654 2111x Clientes gerais 1 845,00
72x Prestação de serviço 1 500,00
2433 IVA Liquidado 1 345,00
Total 1 845,00 1 845,00
f
Exemplo da Forma 3
No dia 11 de fevereiro de 200N foi recebido o montante de 1 845 € do cliente CBA, Lda., referente à fatura 654. Do montante mencionado, 1 145
€ foram recebidos através de multibanco e o remanescente em dinheiro.
Dia Operação/Histórico Conta Descrição Débito Crédito
10-02-200N Recebimento de fatura-recibo 654 de CBA, Lda. 12x Depósito à ordem 1 145,00
11 Caixa 1 700,00
2111x Clientes gerais 1 845,00
Total 1 845,00 1 845,00
f
Exemplo da Forma 4
No dia 13 de março de 200N foi efetuada uma aquisição, de uma máquina industrial e de duas mesas para o escritório, ao fornecedor CDE, SA,
no montante total de 3 000 € e 500 €, respetivamente, mais IVA À taxa normal. O fornecedor emitiu a fatura n.º 789 no mesmo dia. No mesmo
dia ocorreu o pagamento de 20% do total em dívida, através de transferência bancária, e o remanescente será liquidado num prazo de 30 dias.
Dia Operação/Histórico Conta Descrição Débito Crédito
13-03-200N Recebimento de fatura 654 de CBA, Lda. 433 Equipamento básico 3 000,00
435 Equipamento administrativo 3 500,00
2432 IVA Dedutível 3 805,00
12x Depósito à ordem 3 861,00
2711x Fornecedor de investimento 3 444,00
Total 4 305,00 4 305,00
f
É importante voltar realçar que cada lançamento deverá estar balanceado. A soma dos montantes movimentados a débito (por uma ou mais
contas) deverá ser igual ao montante movimentado a crédito (por uma ou mais contas).
3.2.2. Tipos de lançamento contabilísticos
Existem diversos tipos de lançamentos contabilísticos, consoante a natureza dos movimentos que se pretende realizar.
Os lançamentos contabilísticos podem ser:
Lançamentos de abertura: respeitam ao registo dos valores iniciais das contas no início da escrita ou de cada período económico;
Lançamentos correntes: respeitam ao registo das operações realizadas e dos acontecimentos ocorridos durante cada período
económico;
Lançamentos de estorno: têm por finalidade retificar as omissões, duplicações e erros cometidos nos lançamentos efetuados.
Efetua o lançamento exatamente ao contrário ao lançamento que pretende estornar;
Lançamentos de regularização: visam retificar o saldo das contas que não correspondam à realidade. Normalmente, efetuam-se no
fim de cada período económico antes de se proceder ao apuramento de resultados e à elaboração do balanço;
Lançamentos de transferência: têm por objeto transferir o saldo de uma conta para outra conta;
Lançamentos de apuramento: têm por objeto transferir os saldos de algumas contas para outra conta que irá agregar o saldo final
das contas apuradas.
Lançamentos de encerramento ou fecho: são efetuados depois do apuramento dos resultados e da elaboração do Balanço e
permitem fechar as contas que apresentam saldos (devedores ou credores);
Lançamentos de reabertura: registam, no início de cada período económico, os valores iniciais das contas (saldos finais das contas
no período anterior).
Independentemente do seu formato, por não existir uma forma normalizada, o Diário deve conter, pelo menos, os seguintes elementos (alguns
são os mesmos referidos anteriormente nos lançamentos):
Exemplo de um Diário
Como referido anteriormente no processo contabilístico, após os lançamentos efetuados no Diário é possível obter um extrato de cada conta
que foi movimentada. O extrato de conta, também chamado de Razão, serve para fazer os registos das operações do Diário, por ordem de
contas, ordenadas a débito e crédito, em relação a cada uma das respetivas contas para se conhecer o estado e a situação de qualquer delas,
sem necessidade de recorrer ao exame e separação de todos os lançamentos cronologicamente escriturados no diário.
No extrato de conta, a diferença entre o total dos débitos e o total dos créditos representa o saldo da conta (devedor ou credor).
Através do extrato de conta é possível a analisar a conta de forma a confirmar que as operações reconhecidas nessa conta estão corretas, se
existem erros ou até se existem omissões de operações que deveriam estar reconhecidas e não estão. A análise da conta é importante para
ser possível confirmar e validar que o saldo final apresentado por essa conta está correto.
Independentemente do seu formato, por não existir uma forma normalizada, o extrato de conta deve conter, pelo menos, os seguintes
elementos:
Como referido anteriormente no processo contabilístico, após se obter o saldo de cada conta utilizada no período é possível construir um
balancete, que consiste na apresentação de todas as contas que tenham sido movimentadas, apresentando os montantes acumulados a
débito e a crédito e também o saldo respetivo (devedor ou credor).
O balancete é elaborado, normalmente, no final de cada período (mês, trimestre e ano).
Independentemente do seu formato, por não existir uma forma normalizada, o balancete deve conter, pelo menos, os seguintes elementos:
Exemplo de um Balancete
Fatura;
Recibo;
Fatura/Recibo
Fatura-Recibo;
Nota de crédito;
Nota de débito;
A Fatura irá descrever a operação que irá ocorrer entre duas partes, a indicação do que deve ser pago e quando será o momento do
pagamento. A sua emissão é, em regra, obrigatória sendo o Código do Imposto Sobre o Valor Acrescentado (CIVA) que determina as regras e
formalidades acerca dos elementos que compõem a fatura, nomeadamente. A fatura irá também ser um documento fundamental no que aos
impostos diz respeito. A emissão irá determinar acerca do momento em que os impostos sejam devidos ao Estado. Para o adquirente, será
um documento importante para conferir o direito à dedução de algum imposto contido na operação e, sem o documento, não será possível o
exercício desse direito.
Como referido, estão descritos no CIVA os prazos limites para a emissão da fatura e as respetivas formalidades nomeadamente, serem
datadas, numeradas sequencialmente e conterem:
Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário
ou adquirente, bem como os correspondentes números de identificação fiscal,
A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados;
O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;
As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido;
O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso;
A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram
efetuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da fatura.