TELETRABALHO NO

SETOR PÚBLICO
Guia de aprendizagem para
servidores e gestores
O que
encon-
tramos
neste
guia?

Apresentação | 03

Orientações para servidores(as) | 04

Orientações para gestores(as) | 09

Mapa de ferramentas | 15

Planejamento inicial do teletrabalho | 17

Contatos e suporte | 23
Apre Caros(as) servidor(a) e gestor(a),

sen
Com o avanço do novo coronavírus,
é fundamental reorganizarmos e adap-
tarmos nossas atividades. E apesar do
contexto emergencial e de gravidade, o

ta
momento é oportuno para explorarmos e
experimentarmos novas formas de orga-
nização das rotinas de trabalho no setor
público.

ção
A proposta deste Guia é de aprendi-
zagem e de cooperação. Ele se integra a
esse instante de aceleração da transfor-
mação digital e traz, de modo bem objeti-
vo, os seguintes pontos:

• Estrutura e ferramentas necessárias para o teletrabalho 03

• Ambiente para o teletrabalho
• Produtividade do teletrabalho

A primeira parte do Guia contém orientações gerais para to-

dos (as) os(as) servidores(as). Já a segunda parte é voltada para
auxiliar os gestores estaduais nessa nova modalidade de geren-
ciamento.

Também sugerimos um modelo básico de planejamento, vol-

tado para os(as) gestores(as) que precisam de ajuda para se adap-
tar ao teletrabalho.

Esperamos que o Guia seja útil e lembramos que ele está

aberto para receber melhorias e boas ideias.

Bom trabalho!

Íris – Laboratório de Inovação e Dados

Governo do Estado do Ceará
Orientações
para Sevidores
O que todo(a) servidor(a)
precisa saber para
trabalhar em casa
Como
preparar
o ambiente
para o
teletrabalho?
Orientações
para Servidores

1. Prepare seu espaço de trabalho

Separe um espaço adequado para trabalhar.

Pode ser um cômodo inteiro ou somente uma escri-

vaninha!

Lembre-se: trabalhar no sofá ou na cama diminui a

produtividade.

2. Crie um plano de trabalho

Estabeleça com seu gestor um plano de trabalho de
curto prazo (semanal ou quinzenal), baseado em
entregas, e não em horários de trabalho.

No teletrabalho mais importante que cumprir horá-

rios é garantir as entregas e o equilíbrio em casa e 05
com a família, sobretudo em tempos de quarentena.

Atividades Prazos
 Como
preparar
o ambiente
para o
teletrabalho?
Orientações
para Servidores

3. Faça pausas
Mantenha seu horário de almoço livre das interferên-
cias de trabalho e faça pequenos intervalos durante
o dia.

4. Faça combinados com a família

Peça a compreensão das pessoas para que não inter-
rompam o seu momento de produção.

Combine e vá ajustando com a família uma rotina

equilibrada e viável para as tarefas domésticas e
para os cuidados com os filhos.

5. Troque de roupa para trabalhar

Não trabalhe de pijama. Isso também pode diminuir
06 a produtividade.

Na rotina diária do teletrabalho, use roupas

adequadas.

6. Cuide da sua saúde!

Hidrate-se e se alimente de forma saudável e beba
bastante água.

Pratique, mesmo em casa: exercícios físicos e hobbies.

Em casa, busque o equilíbrio, através da compreensão

e de conversas francas.

Mantenha fortes seus laços sociais: faça chamadas de

vídeo com familiares e amigos.

E lembre-se: o isolamento social existe para o bem da

nossa saúde.
Qual a
estrutura
necessária
para o
teletrabalho?
Orientações
para Servidores

1. Cheque a disponibilidade de ferramentas

Você já tem as ferramentas essenciais para
trabalhar remotamente?

• computador
• teclado e mouse
• acesso à internet
• acesso a sistemas internos
• acesso a documentos para análise

Se você não tiver quaisquer dessas ferramentas,

ou qualquer outro item essencial, informe ao seu
gestor!
07

2. Aprenda a utilizar ferramentas on-line

Escolha as ferramentas de acordo com o tipo de
atividade a ser desenvolvida.

No final deste Guia, você encontra um mapa de

ferramentas e seus tutoriais para diferentes
ações comuns ao teletrabalho.
 Qual a
estrutura
necessária
para o
teletrabalho?
Orientações
para Servidores

3. Organize a comunicação
Combine com a equipe os meios de comunicação que
serão utilizados durante o teletrabalho, assim como
os prazos para resposta.

4. Construa junto
Considere a utilização de ferramentas de construção
conjunta, como o Google Docs, por exemplo.

Isso faz com que toda a equipe esteja

constantemente informada sobre o andamento
dos trabalhos.

08
Orientações
para Gestores
Orientações para
ajudar o(a) gestor(a)
na adaptação ao
teletrabalho
 Como
preparar
o ambiente
para o
teletrabalho?
Orientações
para Gestores

1. Cuide de sua equipe

Exercite o lado humano da gestão.

Procure saber como está a saúde física e mental da sua

equipe.

Perguntas sobre bem-estar, família e, principalmente,

sobre a saúde são essenciais nesse momento de crise.

2. Seja paciente durante a adaptação

Não se preocupe com o possível início conturbado da
adequação ao teletrabalho.

Toda inovação envolve uma curva de aprendizado.

10

Quando a equipe se adaptar, o trabalho ficará mais

fluido.

3. Confie na equipe
O teletrabalho se baseia na confiança.

Respeite os cronogramas diários definidos pela equipe.

Não procure a equipe em horários além do expediente, a

não ser que seja urgente. Isso pode gerar estresse e
diminuir a produtividade.
Qual a
estrutura
necessária
para o
teletrabalho?
Orientações
para Gestores

1. Descubra as condições de trabalho da equipe

Procure saber quais ferramentas a sua equipe dis-
põe em casa, assim você define o que pode e o que
não pode ser executado remotamente.

Um modelo similar ao mostrado abaixo pode ser útil

para identificar a estrutura de cada membro:

Ferramenta
Colaborador(a) ou Sistema Disponibilidade

computador
pessoal

documento
para análise 11
Cristina
Coutinho acesso à
internet

acesso à
sistema interno

2. Distribua trabalhos corretamente

Distribua os trabalhos de acordo com a infraestru-
tura de cada membro da equipe.

Se algum membro não tem acesso de qualidade à

internet, faça com que ele foque em atividades de
análise de documentos e atividades operacionais e
gerenciais offline, por exemplo.
 Qual a
estrutura
necessária
para o
teletrabalho?
Orientações
para Gestores

3. Assegure a segurança das informações

Comunique-se com a TI do seu órgão.

Verifique a melhor maneira de permitir que os(as)

servidores(as) acessem os sistemas internos dos
órgãos em casa.

Garanta a segurança dos dados públicos.

4. Descubra e defina ferramentas

Defina as ferramentas utilizadas para as ações da
equipe.

Isso inclui execução conjunta de atividades, comuni-

cação, documentação e outras ações.

Consulte o Mapa de Ferramentas, na próxima parte

12 deste Guia.

5. Acrescente ferramentas aos poucos

Assegure-se de não inserir muitas ferramentas vir-
tuais de uma só vez.

Existe uma curva de aprendizado para que as pesso-

as utilizem novas tecnologias.

Prefira ferramentas que a equipe já utilize e insira

ferramentas novas gradualmente.

6. Facilite o trânsito de informações

Verifique se é possível os(as) servidores(as) levarem
documentos para casa. Veja também a possibilidade
de digitalizar e assinar virtualmente a maior quanti-
dade possível de documentos.
Como
garantir a
produtividade
do
teletrabalho?
Orientações
para Gestores

1. Trabalhe com foco em entregas

Defina quais as entregas essenciais para o período,
os responsáveis por elas e os prazos dessas entre-
gas.

O Mapa de Ferramentas deste Guia traz sugestões

de atividades e metas.

Além disso, no item Planejamento do TeleTrabalho,

há um modelo básico para inicialização do teletra-
balho, até que a adaptação às ferramentas virtuais
aconteça.

2. Valorize encontros diários

Faça reuniões virtuais diárias, objetivas e de prefe-
rência breves, para acompanhar o andamento dos
13
trabalhos e reforçar as entregas e os prazos da
equipe.

Caso algum dos projetos ou atividades exija uma

atenção maior, e mais tempo, marque um momento
posterior para falar sobre isso.

3. Ensine a equipe a usar novas ferramentas

Após decidir utilizar uma ferramenta virtual, certi-
fique-se de que toda a equipe esteja conseguindo
usá-la de maneira adequada.

Marque um momento para tirar dúvidas, se neces-

sário.
 Como
garantir a
produtividade
do
teletrabalho?
Orientações
para Gestores

4. Escolha a forma de comunicação mais adequada

Faça ligações em casos de questões urgentes.

Mensagens instantâneas podem ser compreendidas

de maneira inadequada ou errada, comprometendo o
trabalho.

5. Estruture as reuniões
Defina com clareza e previamente a pauta e o
responsável para anotar encaminhamentos.

Isso faz com que reuniões on-line se tornem mais

produtivas.

Em seguida, compartilhe com toda a equipe as

14 decisões e os direcionamentos tomados durante
a reunião.
Mapa de
Ferramentas:
as melhores
ferramentas
para usar em
cada ocasião

1. Quero definir metas e resultados para a equipe

• Trello
https://trello.com/b/8AygzjUA/tutorial-trello

• Google Keep
https://support.google.com/keep/?hl=pt-BR

• Microsoft to Do
https://support.office.com/pt-br/todo

• Todoist
https://todoist.com/guide/getting-started?lang=ptBR

• Luxteam
https://luxteams.com/pricing-2/

2. Quero marcar e realizar reuniões com a equipe 15

• Whereby
https://whereby.helpscoutdocs.com/article/314-quickstart-
-guide

• Skype
https://support.skype.com/pt-br/faq/FA11098/como-come-
car-a-usar-o-skype

• Zoom
https://support.zoom.us/hc/pt-br/articles/201362033-Intro-
du%C3%A7%C3%A3o-usando-PC-e-Mac

• Hangouts
https://support.google.com/hangouts/?hl=pt-BR#-
topic=6386410

• Google Meet
https://support.google.com/a/users/answer/9300131
 Mapa de
Ferramentas:
as melhores
ferramentas
para usar em
cada ocasião

3. Quero produzir em colaboração

• Google Docs (Gsuite em geral)
https://support.google.com/a/users/answer/9282664?hl=pt

• Shape (IDEO)
https://www.shape.space

• Confluence
https://confluence.atlassian.com/confbr1/tutorial-navegar-
-pelo-confluence-933709632.html

4. Quero compartilhar arquivos

• Google Drive
https://support.google.com/a/users/answer/9282664?hl=pt

• Dropbox
https://help.dropbox.com/pt-br/learn/video-tutorials
16

• Confluence
https://confluence.atlassian.com/confbr1/tutorial-navegar-
-pelo-confluence-933709632.html

• WeTransfer
https://wetransfer.zendesk.com/hc/en-us/arti-
cles/202702233

5. Quero me comunicar instantaneamente

• Slack
https://slack.com/intl/pt-br/resources/using-slack/slack-
-tutorials

• Telegram
https://telegram.org/faq

• Whatsapp
https://faq.whatsapp.com/
 Planejamento
inicial do
teletrabalho

A ideia do modelo básico a seguir

é auxiliar o planejamento do início
das atividades no teletrabalho.

Recomendamos os softwares
listados no Mapa de Ferramentas.

O modelo deve ser usado somente

durante a fase de adaptação da
equipe às novas ferramentas.

17
 Planejamento
inicial do
teletrabalho

PASSO 1: Descubra a estrutura física da equipe

Utilize o modelo abaixo para descobrir quais as condições de
trabalho da sua equipe.

• Preencha a coluna “Ferramentas ou Sistemas” com todas as

ferramentas essenciais para o trabalho de cada um dos servi-
dores.

• Permita que os servidores te informem de novas necessida-

des de trabalho.

• Peça para que cada um dos servidores te informe sua condi-

ção.

Ferramentas
Servidor(a) Disponibilidade
ou Sistemas

18
 Planejamento
inicial do
teletrabalho

PASSO 2: Monte os planos de trabalho da

equipe

Organize os planos de trabalhos de sua equipe com

base em entregas. É importante que eles sejam de
curto prazo, com metas diárias, semanais ou
quinzenais.

Envolva a equipe na montagem desses planos. Isso

permite que as pessoas se programem e se tornem
mais produtivas.

Nome do Servidor(a)

Atividades Prazos

19
 Planejamento
inicial do
teletrabalho

PASSO 3: Defina objetivos semanais

Defina os principais objetivos para a semana, com
visibilidade de tarefas e participantes;

Tarefas
Objetivo envolvidas Participantes Responsável

20
 Planejamento
inicial do
teletrabalho

PASSO 4: Defina prazos e acompanhe entregas

Recomendamos fortemente a utilização de alguma das
ferramentas de acompanhamento listadas no Mapa de
Ferramentas.

Caso não seja possível, utilize o modelo abaixo temporaria-

mente. É interessante que a tabela possa ser visualizada e
editada por todos os membros da equipe.

• Liste todas as tarefas que precisam ser realizadas pela

equipe na coluna “Tarefas não iniciadas”;

• Conforme as tarefas forem iniciadas, mova-as para a co-

luna “Tarefas iniciadas”;

• Conforme as tarefas e entregas forem postas em revisão

ou finalizadas, mova-as para a coluna correspondente.
21

Tarefas Tarefas Tarefas Tarefas

não iniciadas iniciadas sob revisão finalizadas
 Planejamento
inicial do
teletrabalho

PASSO 5: Estruture reuniões e encontros

• Defina claramente a pauta e a duração desejada da reunião.
Evite reuniões longas.

• Defina claramente o responsável por guiar a reunião e ano-

tar encaminhamentos.

Tarefas
Pautas envolvidas Participantes Encaminhamentos

22
 Contatos
e Suporte

O Íris - Laboratório de Inovação e Dados do

Governo do Estado do Ceará está à disposição
para orientar e auxiliar os órgãos que queiram:

• Construir seus planos de ação para o

teletrabalho

• Buscar alternativas de ferramentas

virtuais para quaisquer atividades diárias

• Buscar alternativas de ferramentas de

gestão para potencializar o teletrabalho

23
Nosso contato
E-mail:
iris.labgov@casacivil.ce.gov.br