Boas práticas de rotinas de gestão

semanal que te ajudarão a ter um

controle efetivo do ponto dos seus
colaboradores.

Com o Pontomais você consegue

controlar a jornada dos seus
colaboradores e fazer a gestão de
forma completa, rápida e efetiva.

Com isso preparamos esse material

trazendo os principais recursos que
Manual Básico - Gestores
ajudarão no seu dia a dia, assim o
processo de fechamento de ponto
no final do mês será feito com
poucos cliques!

SUMÁRIO SUMÁRIO
Gestão de Jornada Gestão de Colaboradores
EQUIPE:

- Por que adicionar gestor à equipe? ............................................... 06

- Como adicionar um gestor à equipe? …………………..…….…………. 08
CADASTRO:
SOLICITAÇÕES:
- Como cadastrar novos colaboradores? ........................................ 42
- O que são solicitações de ajuste/abono? ……….……………………. 13
- Como aprovar/reprovar solicitações de ajuste/abono? … 15 - Como trocar o colaborador de turno? …………………..…….…………. 46
- Passo a passo em vídeo ………………………………………………….……………………… 19
- Como lançar a demissão do colaborador? ……………….…………. 51
AFASTAMENTO E FÉRIAS:
- Como lançar afastamento/férias? ………………………………..…………. 20
VÍDEOS:
RELATÓRIOS:
- Links extras ………….……………………………………….………………………..……………. 54
- Relatórios mais importantes …………………………………………..…………. 25
- Treinamento sistema Pontomais (ADMINISTRADOR)
- Como gerar um relatório? ………………………………………………..…………. 29
- Treinamento sistema Pontomais (GESTOR)
- Passo a passo em vídeo ………………………………………………….…………………… 31
- Como usar o sistema Pontomais / Tutorial completo

FECHAMENTO:

- O que é o fechamento? ……….………………………………………………………. 32

- Como fazer o fechamento? …………………………………………….…………. 34
- Passo a passo em vídeo ………………………………………………….…………………… 40

GESTÃO DE JORNADA Equipe

 ● Como adicionar um gestor à equipe?
Por que adicionar o gestor à equipe?
Acesse o menu “Configurações” ao lado esquerdo da tela e clique na opção “Equipes”;

O cadastro do gestor na equipe serve para que no menu de indicadores o

gestor consiga visualizar as equipes e também consiga aprovar/reprovar
solicitações dos colaboradores.

Lembrando que os administradores do sistema também precisam estar

como gestor das equipes para ter acesso à aprovação/reprovação de
solicitações.
Identifique qual das equipes você está buscando clicando no ícone da “seta” e
selecione a opção editar;

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Tem outra maneira?

Digite e selecione no campo “Gestores da equipe” o nome do gestor que deseja inserir; Sim, também é possível definir o colaborador como gestor diretamente pelo menu
“Colaboradores”.

Para isto basta selecionar ao lado esquerdo da tela o menu “Configurações” e depois em
“Meus Colaboradores” selecionar “Colaboradores”;

Após isso basta clicar no botão “Salvar” na parte inferior da tela.

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Busque entre os colaboradores o cadastro do gestor que gostaria de atribuir esta Após isso, dentro do campo “Equipes gerenciadas” basta adicionar as equipes que este
configuração; colaborador fará a gestão;

Ao lado direito do nome do gestor selecione o ícone da “seta” e a opção

“Gestor de equipe”;

Clique em salvar.
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 O que são solicitações de Ajuste / Abono?
Para facilitar as rotinas de gestão de ponto, o Sistema Pontomais permite
que o próprio colaborador faça solicitações de ajuste ou abono para o seu
gestor.

As solicitações recebidas poderão ser conferidas nos menus horizontais:

Minha equipe ou Solicitações.
Solicitações
Para visualizar as solicitações dos colaboradores, o primeiro passo é estar cadastrado como gestor da equipe.

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Menu lateral do sistema e clique na opção “Solicitações”

Identifique o colaborador no lado direito e clique no ícone do “olho” para abrir as

solicitações que estão pendentes.

Clique no ícone de “edição” :

No canto superior deste menu é possível realizar filtros por:
Nome, unidade de negócio, departamento ou equipe.

Basta procurar pelo colaborador usando a barra de pesquisa como na imagem

abaixo e clicar no ícone da lupa:

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Para aprovar a solicitação de ajuste ou abono,

no campo “Motivo” utilize a opção “Ajuste” ou ‘‘Aprovar’’ e clique em “Salvar”.

Mostrará como estavam os pontos do dia (no campo situação anterior)

e também a nova proposta de ajuste ou abono feita pelo colaborador
(no campo situação proposta).

Para reprovar a solicitação de ajuste ou abono,

no campo “Motivo” utilize a opção “Reprovada” e clique em “Salvar”.

Com este comparativo, o gestor consegue avaliar se faz sentido o que o colaborador propôs e se considera
como correto,antes de “Aprovar”.

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 Você também pode assistir esse passo a passo em vídeo
Copie o link abaixo e cole na barra de busca do seu navegador

Link: https://www.youtube.com/watch?v=IP9Q_lsY3zM

Férias e Afastamentos

Como lançar férias e afastamentos? Acesse o menu “Configurações” ao lado esquerdo da tela e no menu “Meus Colaboradores”
selecione “Colaboradores”;

Através de nosso sistema, é possível deixar cadastrado o tempo de

afastamento de um colaborador ou mesmo cadastrar seu período de férias.

A configuração permite que possa fazer este lançamento no cadastro de

cada colaborador.

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Utilize a pesquisa para localizar o colaborador e clique no ícone da “seta” opção Editar;
O colaborador não poderá ter pontos registrados para o período que irá cadastrar como afastamento ou férias.

Para cadastrar, deve-se preencher os dados como informados na imagem abaixo;

Será aberto o cadastro do colaborador, selecione no menu a opção “Afastamento e férias”.;

No campo ‘‘Tipo’’ é onde você seleciona se o lançamento é referente a férias ou afastamento

23 24 Para finalizar clique em “Salvar’’

 Relatórios
Um dos recursos que mais te ajudarão na gestão do ponto são os relatórios,

Gerando-os semanalmente você conseguirá ter uma visão do que precisa

ser ajustado ou alterado,

Assim no fechamento você não terá nenhuma “surpresa” de última hora,

Relatórios seguem dois relatórios que são essenciais para esse controle.

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Relatório de Jornada (espelho ponto)

Relatório de Ocorrências
Esse relatório trará de forma rápida (seguindo o filtro aplicado) todas as
Esse relatório trará de forma rápida (seguindo o filtro aplicado) todas as informação de ocorrências no ponto dos seus colaboradores, informações
informação de ocorrências no ponto dos seus colaboradores, informações como:
como:
Registros de ponto: São todas as marcações de ponto feitas pelo
Número errado de pontos: Quando o colaborador fez uma marcação ímpar colaborador no período selecionado.
(registrou entrada, mas não registrou a saída)
Horas Faltantes (Débito): São todas as horas que o colaborador deixou de
Número de pontos menor do que o previsto: Quando o colaborador fazer de acordo com a carga horária prevista, como atrasos e faltas.
esqueceu de registrar algum ponto do dia.
Horas Extras (Crédito): São todas as horas trabalhadas além do previsto,
Pontos durante afastamento ou férias: Quando existe um afastamento ou como entradas antecipadas e saídas após o horário.
férias lançado para o colaborador, mas ele registrou o ponto nesse mesmo
período, gerando uma inconsistência no ponto. A coluna crédito e débito só será demonstrada quando
existir uma jornada flexível, pois o sistema realiza a
compensação, caso contrário não será demonstrada, por
esse motivo existe uma variação.
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Como gerar relatórios? Selecione em “Tipo do relatório” o relatório que deseja emitir;

Menu lateral do sistema e clique na opção “Relatórios”

Informe os filtros de período (data inicial e data final) e agrupamento que deseja
visualizar no relatório;

Em Lista de Opções e Colunas temos algumas informações que podem ser adicionadas às
informações do relatório.
Para concluir clique em Gerar Relatório.
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 Você também pode assistir esse passo a passo em vídeo
Copie o link abaixo e cole na barra de busca do seu navegador

Link: https://www.youtube.com/watch?v=hNjkYhq5f6c

Fechamento

Fechamento de ponto Como fazer o fechamento?

No menu lateral do sistema clique na opção “Controle de ponto”, aba Fechamento;

Ao concluir as tratativas de ponto dos colaboradores, é hora de realizar o
fechamento de ponto.

Após concluído, o fechamento gera arquivos fiscais como o espelho ponto,

que é a base para o pagamento do colaborador.

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Configurando o fechamento

Data de início e data de término: Aqui você seleciona o período que vai fechar;
Clique em +Novo pré-fechamento para iniciar um novo fechamento;
Realizar fechamento por: Define se o fechamento será através da unidade de
negócio, equipe ou centro de custo;

Clique em “Gerar pré-fechamento”;

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 Selecione os colaboradores que deseja incluir no fechamento Após finalizar o processo de definição dos colaboradores que serão fechados e que
(clicando no quadrado ao lado de onde diz colaborador seleciona todos de uma só vez); terão ou não a quitação do banco aplicada, temos 3 opções ao final da tela.

Opção 1 – Cancelar: significa que ao optar por cancelar você perde os dados obtidos no
pré-fechamento.

Opção 2 – Concluir fechamento: significa que ao optar por concluir o seu

pré-fechamento se torna um fechamento oficial. Estará disponível na aba Concluídos.

Opção 3 – Salvar pré-fechamento: significa que ao salvar você poderá realizar ajustes e
validar informações sempre que for necessário, dentro do período determinado na
criação. Para isso clique em “Salvar pré-fechamento” e depois clique em “Confirmar”.

Caso não seja possível selecionar o colaborador para concluir o fechamento e o nome dele estiver em
Ao utilizar a opção “Concluir fechamento” o sistema vai trazer um alerta e questionar
vermelho, isso mostra que há ajustes a serem realizados a este colaborador, se deseja ou não continuar o fechamento.

Clique em cima do nome dele e o sistema vai te mostrar qual é o dia que ainda precisa ser ajustado Clique em “Confirmar”;
para poder concluir o fechamento.

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Fechamento concluído!

Agora com o fechamento concluído já é possível imprimir/gerar o espelho ponto

Nessa mesma tela selecione os colaboradores que quer visualizar o espelho
Você também pode assistir esse passo a passo em vídeo
ponto e após no botão “Visualizar espelho ponto”
Copie o link abaixo e cole na barra de busca do seu navegador

Link: https://www.youtube.com/watch?v=KS-4B_SytAo

Agora é só escolher se precisa ‘‘Imprimir’’, ‘‘Baixar em PDF’’ ou ‘‘Gerar espelho ponto’’ na tela.

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Cadastro de Colaboradores

Para iniciar a utilização do sistema, é fundamental que tenha seus

colaboradores cadastrados, desta forma, após o cadastro eles poderão
começar a utilizar o registro de pontos fornecidos pela Pontomais.

O processo de inclusão de colaboradores é bem simples, mostraremos na

GESTÃO DE COLABORADORES sequência como fazer.

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 Como cadastrar um novo colaborador? Na tela abaixo, preencha os dados do colaborador e qual será o tipo de registro de ponto que utilizará:

Clique no menu “Configurações” e depois na opção “Colaboradores”;

Preencha ainda os dados abaixo, onde definirá como será o acesso do colaborador ao sistema
No canto superior esquerdo, clique em “+Novo colaborador”; Pontomais:

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Acesso ao sistema
Alterar o colaborador de turno
Quando cadastrar os dados acima, vale sempre lembrar destas regras:

– O colaborador só poderá registrar o ponto através de um único método de registro de Para realizar a alteração do turno do colaborador (retroativa ou atual)
ponto pelo Pontomais por vez; ou já parametrizar uma alteração de turno futura poderá seguir o caminho
abaixo:
– Somente os responsáveis (gestores e administradores com permissões neste menu),
podem alterar o tipo de registro do colaborador;

– Se cadastrar campo “Acesso ao sistema” como “NÃO” para o colaborador, ele não
poderá utilizar o sistema para bater ponto.

Por fim, para manter as informações cadastradas, é preciso clicar em “Salvar”.

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Como trocar o colaborador de turno? No cadastro do colaborador seleciona a opção “Turno”

Acesse o menu “Configurações” ao lado esquerdo da tela;

No menu “Meus Colaboradores” selecione a opção “Colaboradores”;

Escolha o colaborador e clique no ícone da “seta” ao lado direito da tela para editar;

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 Turnos cíclicos
Em casos de turnos cíclicos (turnos que ignoram dias da semana
Inclua o novo turno do colaborador e a partir de qual data respeitando somente o ciclo de dias trabalhados e de descanso),
(retroativa, presente ou futura) realizará esta jornada;
Poderá definir em qual dia do ciclo o colaborador deverá iniciar nesta data
(dia de trabalho ou folga) para que o ciclo seja calculado corretamente.

Para isso basta utilizar a opção “Início do turno” e preencher com o dia de
jornada que o colaborador se encontra de seu turno cíclico.

Após finalizar o preenchimento basta clicar no botão “Salvar”.

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Como lançar a demissão do colaborador?

Como desligar um colaborador
Acesse o menu “Configurações” ao lado esquerdo da tela;
No sistema Pontomais, o termo desligar ou demitir é utilizado como No menu “Meus Colaboradores” selecione a opção “Colaboradores”;
“inativar” um colaborador, de forma que se você desligar um colaborador,
você está inativando ele do sistema.

Antes inativar/desligar o colaborador, certifique-se de ter realizado o procedimento de

fechamento de ponto do colaborador, somente com esta ação, poderá gerar os arquivos
fiscais e arquivos de espelho ponto.

Escolha o colaborador e clique no ícone da “seta” ao lado direito da tela para editar e
selecione a opção ‘‘Demitir’’;

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Insira a data de demissão (data em que o colaborador será inativado no sistema Pontomais)
e a data efetiva (data do último dia trabalhado); VÍDEOS
Links extras

- Treinamento Sistema Pontomais ( ADMINISTRADOR ): https://www.youtube.com/watch?v=VxJNrucx0j0

- Treinamento Sistema Pontomais ( GESTOR ): https://www.youtube.com/watch?v=xcNzg5HVGc0&t=3s

- Como usar o sistema Pontomais / Tutorial completo : https://www.youtube.com/watch?v=8ULHCvtP68c&t=32s

Para finalizar o processo clique no botão ‘‘Demitir’’.

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