Apostila 1 - Capitulo 3 - Controle de Documentos

r>.
r>;
r>.
r>.
r>.
a
r=>;
r<.
r=;
r>. Controle de documentos

r>.
~ Visão geral do capítulo
~
Objetivos do capítulo
r>.
No final deste capítulo, você deverá estar apto a:
r>.
Classificar documentos contábeis
r>. Exibir documentos contábeis
Descrever a estrutura de documentos contábeis
r>.
Abrir e fechar períodos contábeis
r>. Abrir e fechar períodos de forma diferente para diferentes tipo de conta
Definir os montantes que grupos específicos de responsáveis têm autorização
r>.
para lançar
r>. Atribuir usuários a um grupo de tolerância para montantes mais elevados
Lançar documentos simples na Contabilidade financeira
r>.
r>. Conteúdo do capítulo

rr<; Lição: Estrutura do documento 140
Exercício 8: Cabeçalho do documento 151
r>. Exercício 9: Partida individual 161
Lição: Períodos contábeis 169
r>.
Exercício 10: Períodos contábeis 175
Lição: Autorizações de lançamento 182
r>.
Exercício 11: Autorizações de lançamento 185
~ Lição: Documentos simples na Contabilidade financeira 189
Exercício 12: Documentos simples na Contabilidade financeira 193
r>.
rr<;
r>.
r>.
r>.
r>.
~
27-04-2010 © 2010 SAP AG. Todos os direitos reservados. 139~
r>.
r<;
~
r>;
r<,
Capítulo 3: Controle de documentos TFIN50 1
-=-;
~
Lição: Estrutura do documento ~
Visão geral da lição /\
/\
Objetivos da lição
/\
No final desta lição, você deverá estar apto a:
~
Exibir documentos contábeis /\

/\
Cenário de negócios /\
Diariamente são criadas, na sociedade, centenas de documentos financeiros. /\
Para simplificar o armazenamento dos documentos originais, tais documentos

necessitam ser divididos em diferentes categorias. Os auditores internos gostariam /\
que todos os documentos de despesas autorizados fossem identificados por um

/\
tipo de documento exclusivo e originados de um intervalo de numeração distinto.
As diversas transações comerciais exigem diferentes dados em um documento. /\
Alguns dados podem ser obrigatórios para lançamentos específicos.

/\
O cliente quer uma descrição detalhada da justificativa da despesa a ser inserida

para cada item na conta de despesas autorizadas. /\
/\
o
/\
r>.
r>:
/\
/\
r>.
/\
r>.
Figura 65: Documento no SAP ERP Financials /\
/\
/\
/\
/\
~140 © 2010 SAP AG. Todos os direitos reservados. 27-04-2010
~
/\
TFIN50 1 Lição: Estrutura do documento
o sistem da SAP funciona de acordo com o princípjp de documento: É gravado

um documento para cada lançamento. O documento permanece como uma
unidade completa no sistema até ser arquivado.
Ifodos os documentos são identificados de modo exclusivo pelos camoos a..se2:uir:]
'I~~ Número do docume~to '
E.1:1Jpresa
.
--..;" Exercício fiscal
Documentos, no SAP ERP Financials, contêm o seguinte:
Um cabeçalho do documento (informações que se aplicam ao documento
~?~
. ....". E~tr~a 999 partidas individuais (informações específicas de cada partida
7in8ividual). Se você lançar documentos por meio da interface AC (por
. \,\.. exemplo, a partir do Gerenciamento da ordem do cliente, da Administração
",.~y,1j> de compras ou de outras aplicações), isso produzirá itens no documento
~ contábil que são idênticos em quase todos os campos. Se quiser resumir os
documentos contábeis, leia a Nota SAP 36353 e consulte as outras Notas
SAP especificadas.
É possível exibir dados detalhados sobre o cabeçalho do documento e as partidas
individuais.
Duas chaves de controle importantes: (}.1\C-\JQ. ~ U?vv-rru~
Tipo d~ocumento ~ara o cabeçalho do documento

Chave
- -
de lançamento para os itens do documento
O sistema da SAP gera, pelo menos, um documento para cada transação comercial.
Cada documento recebe um número de documento exclusivo.
O sistema pode atribuir os números de documento (= atribuição interna de
números) ou o usuário pode atribuir o número durante a entrada do documento (=
atribuição externa de números).
Uma transação contábil pode criar mIl ou mais documentos. Por exemplo, quando
chegam mercadorias de um fornece ar, é crrado um documento de material
para registrar dados que são importantes para administração de inventário. Um
documento contábil é criado a fim de registrar informações financeiramente
relevantes, como contas do Razão e montantes.
N o sistema, são gerados documentos para as diversas transações comerciais, sem
a criação simultânea de um documento contábil, porque a contabilidade não é \""~-:>
afetada. Um exemplo disto seria um pedido na Administração de materiais. 'I-oI..\r,. 'iV'v'~
Documentos relacionados são vinculados no sistema para que você tenha uma
síntese de cada transação comercial no sistema.

Utilizando-se o programa RFBELJOO, pode-se criar no sistema um diário de

documentos compacto. Ele contém uma tabela com os dados mais importantes
dos documentos selecionados, extraídos dos cabeçalhos e das partidas individuais.
Pode-se utilizar os programas RFBUEBOO e RFBUEBOl para procurar
documentos no sistema.
Figura 66: Tipos de documento
o tipo de documento controla o cabeçalho do documento e é utilizado para

distinguir as transações comerciais a lançar; por exemplo, faturas de fornecedores,
1 \\-l::) \X) :Dc.40: t-.l~ ~"'D.t\"'~ pagamentos de clientes, etc. Os tipos de documento são definidos no nível do
mandante e, por isso, são válidos para todas as empresas. O sistema standard é
fornecido com tipos de documentos que podem ser modificados ou copiados.
Os tipos de documento definem o seguinte:
Intervalos de numeração para números de documentos

Tipos de conta autorizados para lançamentos
Os tipos de documento também definem o seguinte:
O status dos campos "Texto do cabeçalho" e "Número de referência" no

cabeçalho do documento
Se as faturas são lançadas com o processo de contabilização líquida

No procedimento recomendado pela SAP para armazenamento de documentos

originais, o tipo de documento controla o armazenamento do documento. Grave
sempre os documentos originais sob o número do documento de sistema. Caso o
documento original tenha um número externo:
Insira o número externo do documento original no campo "Número de

referência", no cabeçalho do documento
Anote o número do documento de sistema no documento original.
Figura 67: Importantes tipos de documentos standard
o tipo de deeumento AB permite lançamentos em todos os tipos de conta.

Todos os outros tipos de documento limitam os tipos de conta em que é possível
fazer lançamento. O tipo de documento DG, por exemplo, permite apenas fazer
lançamentos no cliente (D) e nas contas do Razão (S).
Para transferir documentos de faturamento do sistema de faturamento do SAP
ERP, é necessário um dos seguintes tipos de documento:
R\T.,o tipo de documento proposto para documentos de faturamento de

Gerenciamento da ordem do cliente (faturas de clientes).
RE, (\)tipo de documento proposto para documentos de faturamento de
Administração de materiais (faturas de fornecedores).

Quando a atribuição de números internos é utilizada, o sistema atribui um novo

número para cada documento no componente Contabilidade financeira. Na
atribuição de números externos, o sistema transfere o número do documento de
faturamento para o documento contábil, desde que esse número ainda não tenha
sido atribuído.
o programa de pagamento utiliza principalmente o tipo de documento ZP para
lançamentos automáticos.
9999999999
9000000000
Atribuição externa
8000000000 de números
7000000000
6000000000 Atribuição interna

B~ 5000000000
de números
definida para um
4000000000 '------------ exercício futuro
3000000000
2000000000 Atribuição interna

~ de números
1000000000
"1-" definida para cada
0000000000 exercício
2002 2003 2004 2005 ...
Figura 68: Intervalos de numeração de documentos
o intervalo de numeração de documentos define o intervalo dos números que

devem ser atribuídos como números de documento. Estes intervalos de numerãção
não podem ser sobrepostos.
Numeração interna: O sistema grava, no campo Número atual, o último

número de documento obtido do intervalo de numeração e atribui o número
seguinte como próximo número de documento (consulte a Figura "Intervalos
de numeração de documentos", exemplos 00 e 01).
Atribuição externa de números: O usuário insere o número do documento
original ou o número é transferido automaticamente de outro sistema.
Geralmente, os números não são utilizados em sequência, razão pela qual o
sistema não pode gravar um número atual (exemplo 02). Os números podem
ser alfanuméricos.
~144 © 2010 SAP AG. Todos os direitosreservados. 27-04-2010

o intervalo de numeração de documento deve ser definido para o exercício em

que é utilizado. Existem duas opções:
Para um exercício fiscal no futuro: No início de um novo exercício, o

sistema continua usando, como número seguinte, o número que se segue ao
número atual. Não recomeça no primeiro número do intervalo de numeração.
Para cada exercício: No início de um novo exercício, o sistema começa
novamente com o primeiro número do intervalo de numeração. Isto ajuda a
garantir que o intervalo de numeração é suficiente.
Adendo: Se a solução do ledger for mapeada na Contabilidade geral nova, ledgelis

9iferentes poderão usar variantes d€ exerCÍcÜ;>diferentes. \ Trata-se de um caso
muito raro. Em vista disso, é necessário fazer configurações especiais para esses
ledgers no Customizing:
Os intervalos de numeração de documentos são armazenados para a visão

do Razão.
Os intervalos de numeração são atribuídos aos tipos de documento da visão
do Razão.
Para esses intervalos de numeração, deve ser definida atribuição interna de número.
;Adendo: Se a solução do ledger for usada na Contabilidade geral nova, tipos de

documento que se destinam exclusivamente a lançamentos em um ledger não
principal deverão ser atribuídos intervalos de numeração distintos. Isso é feito para
assegurar que não haja lacunas na atribuição de documentos na visão principal.
""..DA t.D~-:: \~ ...• É possível atribuir um intervalo de numeração para vários tipos de documento.
v-- Pode-se copiar intervalos de numeração de documentos de uma empresa para
outra, ou copiar intervalos de numeração de um exercício para outro.
Pode-se utilizar o programa RFBNUMOO para procurar lacunas na atribuição de

números de documento.
Visão detalhada A chave de lançamento

tem funções de controle
dentro das partidas
Conta
individuais. Essas
Partlnd.11 funções controlam:
Mont. 2.déQito,
1. Em que tipo de conta é
Cód.irnp. crédito?
possível lançar a partida
individual
Divisão
2. Se o item é lançado como
débito ou crédito
Centr.o custo 3.
Texto 3. O status de campo de
detalhes adicionais
Figura 69: Funções das chaves de lançamento
~ ~ \J1\;!.s 'D'-Jos "?/1 I"'~V~

CU~::C(\f\(\fA""'Iv\:%Jk. Tal como os tipos de documentos, as chaves de lançamento também são definidas
<\1-' no nível do mandante.
Além das funções de controle acima mencionadas, a chave de lançamento também

especifica:
Se a partida individual está ligada a uma transação de pagamento. Essa

informação é necessária para a análise do histórico de pagamentos e a criação
de avisos de pagamento.
Se o lançamento é relevante para vendas e os volumes de vendas da conta
devem ser atualizados pela transação, por exemplo, pelo lançamento de uma
fatura de cliente.
As chaves de lançamento foram ampliadas para as funções de entrada de
documentos EnjoySAP. ~ as operações standard, as chaves de lançamento são
ideR1ificad~ascomo "dg1:lito" e "crédito". Os seguintes valores propostos são
fornecidos no Customizing do sistema SAP ERP:
Para lançamento em conta do Razão: "Débito" é a chave de lançamento 40,

"Crédito" é a chave de lançamento 50.
Para faturas de cliente: "Débito" é a chave de lançamento 01, "Crédito" é
a chave de lançamento 50. ,,)..' ....\"~
Para faturas de cl'f:iit~~.Qébito" é a chave de lançamento 31; :~;r.to"é
a chave de lançamento, ~:jJ-. )
I Campo
relevante pllançamentos. não. ocultar

em contas deste tipo?
~..1,k
\ ~ o<...l..1.:l.
~_---'-'''''''''';;,:!
Lançado com que
chave lçto.? .
1 Lançado em
que conta?
Conta
, slm-:....
T
_+
~ • ~~,'oi<l.
(> .()b~~~~
Figura 70: Status de campo de documento
Durante a entrada de documentos, são exibidos diferentes campos de acordo com

a operação e as contas utilizadas. Por exemplo, durante o lançamento de despesas,
o centro de custo e dados de imposto, normalmente, devem ser especificados. Em

contraste, essas informações não são necessárias para o lançamento de fundos

líquidos. s informações exibidas durante o processamento de um documento
são controladas pelo status do campo.
Como regra geral, Q status de campos dependentes de contas do Razão é definido
no Customizing, Para dados de clientes e fornecedores, o status de campos
dependentes de chave de lançamento é definido no Customizing, de acordo com
as suas necessidades.
Assim como no caso dos status definidos para campos nas contas do Razão, é
utilizado o status de campo de maior rioridàdel A prioridade é apresentada acima.
Exceções a esta regra:
Se são utilizadas divisões, o campo divisão deve estar pronto para receber
entradas. Você pode ativá-l o pela ativação de balanços financeiros por
divisão para a empresa. Apenas pode-se utilizar o status de campo para
definir se o campo é obrigatório ou opcional.
Só é possível efetuar entradas nos campos de imposto se a conta do Razão
for relevante para imposto.
'0 status de campo Ocultar não pode ser combinado com o stãtus de campo
Entrada obrigatória. Esta combinação gera erro. Ó?>-i,~·
t.p.JVJ\\.4 \l-ZI. R-L ~ 8"S...o··· .Ji.- v'V
•• p\)(,.~.
Status do campo Variante Empresa
Cnts-financeiras }
Texto: obrigatório GR01
GR02
.Cé
,_.··_"_tr_o,_C_U,s,_t_o_:
,,~Iocação:. _Su_p_
opc, .._ G001
GR03
=..
Conta despesas }
Texto: opcional
~Aloc'àção:opc:
U.S.,.t,o._.:,.o_b_ri
••, . G002
G003
GR04
GR05
Número de conta 1111

CtrLentrada documento ,---,
Grupo statuscampo
Figura 71: Grupos de status do campo
Para cada grupo de contas do Razão como, por exemplo, contas financeiras,
contas de despesas, é necessário definir o status de cada campo de entrada de
documento. Quando são inseridos documentos para essas contas do Razão, o

campo de texto deve ser obrigatório, opcional ou oculto? Quando são inseridos
documentos para essas contas do Razão, o campo de centro de custo deve ser
obrigatório, opcional ou oculto? E assim por diante.
Estas informações dividem-se em rupos de status de campo para cada grupo de
contas do Razão.
Grupos de status de campo são atribuídos às contas do Razão correspondentes nos
registros mestre de contas do Razão.
Os grupos de status de campo são resumidos em uma variante de status de
_ 1lc~\..j,\,.·.,f~\.()Q..ES
campo.
_ p.~;"h,\1 M <:J~\o/@«v;",~e/
A variante de status de campo é atribuída à(s) sua(s) empresa(s). Nenhum
lançamento pode ser feito até que esteja concluído. Geralmente, a mesma variante
de status de campo é atribuída a todas as empresas, de forma que as mesmas
informações de status de campo se apliquem a várias empresas.
Diversos grupos de status de campo estão disponíveis no sistema SAP ERP
standard. Recomenda-se copiar os grupos de status de campo standard e
modificá-Ias conforme a necessidade.
Se um documento é lançado em uma conta do livro auxiliar, utiliza-se o grupo de
status de campo da conta de conciliação.
Clientes Fornecedores Razão

01 11 21 31 40 50
02 12 22 32 80 90
03 1.3 23 33 81 91
04 14 24 34 1! 83 93
05 15 25 35 184 94
06
07
16
17
26
27
36
37
/8586 95
96
08 18 28 38
09 19 29 39
t
I
Para lançamentos da
administração de materiais
Ativo Materiais
para contas do Razão
Figura
70 75
T
72: Chaves de lançamento standard
A SAP recomenda a utilização das chaves de lançamento standard fornecidas.

Se você modificar as chaves existentes ou definir novas chaves de lançamento,
todas as tabelas que façam referência a essas chaves devem também ser
atualizadas.

Chaves de lançamento para imobilizados e materiais só podem ser utilizadas se os

componentes correspondentes SAP estiverem instalados.
Modificando as definições de status de campo das chaves de lançamento e o grupo
de status de campo, é possível tornar o status de campo dependente da transação e
dependente da conta.f-2.:8 jr--;lq l',,<rt I?'~~.
Uma vez que as contas do livro auxiliar não têm um grupo de status de
campo, a distinção dos lançamentos é feita, principalmente, pela diferença
de chaves dé lançamento. Por esse motivo, êxistenr'inúmefãs chaves de
_A"t'~~r~. lançamento para contas de rvro auxiliar. <:l1!21//..A,O
~~~~J,v~(,~ançamentos em contas do Razão são distinguidos, principalmente, por meio
da distinção de grupos de status de campo. Portanto, apenas duas chaves de
lançamento (40 e 50) são necessárias para lançamentos no Razão.
Adendo: Além dos status de campos dependentes de conta e de chave de
lançamento para os lançamentos, campos obrigatórios também são controlados de
modo centralizado para objetos de repartição de documento (como o segmento ou o
centro de lucro), quando esta é utilizada. Uma explicação detalhada a esse respeito
encontra-se no capítulo "Repartição de documento" (controle de lançamento).
r>;


Exercício 8: Cabeçalho do documento

Objetivo dos exercícios
No final deste exercício, deverá estar apto a:
Verificar seu conhecimento de tipos de documentos e intervalos de numeração
Criar um tipo de documento e um intervalo de numeração.
Verificar as atribuições dos intervalos de numeração para tipos de
documentos.
Preparar um novo tipo de documento para a repartição de documento
Cenário de negócios
Diariamente, são criadas, na sociedade, centenas de documentos financeiros.
Para simplificar o armazenamento dos documentos originais, tais documentos
necessitam ser divididos em diferentes categorias.
Os auditores internos gostariam que todos os documentos de despesas autorizados
fossem identificados por um tipo de documento exclusivo e originados de um
intervalo de numeração distinto. O número da autorização do responsável pela
contabilidade deve ser inserido no cabeçalho do documento.
Tarefa 1:
Responda à questão a seguir:
1. Quais são as funções de controle mais importantes do tipo de documento?
Tarefa 2:
Complete a frase:
1. Se o usuário atribuir o número do documento manualm!;ute, essa será uma

atribuição ~.><TErr;;J;:) de números.
Preencha os espaços vazios para completar a frase.
Continua na próxima página

Tarefa 3:
Complete a frase:
1. Os números ~",,-rz:;:(rV'-n> podem sediFmW;lérjcoJ

Tarefa 4:
Verdadeiro ou falso?
N' 'Ú ",""",y"..rrt::

1. Toda-erapresa pode definir seus próprios tipos de documentos.
Indique se esta afirmação é veradeira oufalsa.
"R Verdadeiro
)( Falso
2. Toda empresa pode definir seus próprios intervalos de numeração de

documentos.
Indique se esta afirmação é veradeira ou falsa.
~ Verdadeiro
o Falso
3. No início de um novo exercício, o sistema sempre inicia novamente a

numeração de documentos no início do intervalo de numeração.
Indique se esta afirmação é veradeira ou falsa. r.
'- Verdadeiro Só ~ ~ ~URI'-'''''90 ':>'0'\,9..><.t-{t.r-V-<>
~ Falso
4. Intervalos de numeração de documento não devem ser sobrepostos.

1Sl. Verdadeiro
o Falso

Tarefa 5:
1. Quantos intervalos de numeração podem ser atribuídos a um tipo de

documento simultaneamente?
Tarefa 6:
Realize a seguinte tarefa:
1. O gerente de contabilidade de seu cliente quer:
- A utilização de tipos de documento para agrupar os documentos em
categorias no sistema
- A utilização de atribuição interna de números
- Que os números de documentos recaiam nos seguintes intervalos de
numeração:
SA Documento da conta do 01 0100000000-0199999999

Razão
DG Nota de crédito do cliente 16 1600000000-1699999999
KG Nota de crédito do 17 1700000000-1799999999
fornecedor
DR Fatura de cliente 18 1800000000-1899999999
KR Fatura de fornecedor 19 1900000000-1999999999
Verifique se o seguinte se aplica aos intervalos de numeração listados para

sua empresa:
- Foram criados
- Foram atribuídos aos tipos de documentos correspondentes
Se os intervalos de numeração de documento não existirem, copie-os da
empresa 1000 ou de sua empresa específica do país para o exercício de
destino.

â cWkv""Lo ~(:U...~ : 'fa'Z,-5.R. e"" \=>r~ü - ú'77(~ \lZ.MtiYC(~ ~~.
~
..
Tarefa 7:
1. Crie o tipo de documento ## para documentos de despesas autorizadas
(consulte o cenário empresarial, nome: Despesa autorizada ##). O tipo
de documento de estorno é AB. Deve ser possível fazer lançamentos nos
registros mestre de fornecedor e nas contas do Razão.
Atribua o intervalo de numeração de documento 85 (8500000000 -
8599999999) a esse tipo de documento, com atribuição interna de número
para o exercício fiscal atual. O campo de referência no cabeçalho do
documento deve ser um campo de entrada obrigatório.
Tarefa 8:
1. Para ser possível lançar com o novo tipo de documento posteriormente, será
necessária uma configuração adicional no Customizing na Contabilidade
geral nova. O tipo de documento deve estar preparado/classificado para
repartição de documento.
Para maiores informações sobre repartição de documento, consulte a lição
correspondente no capítulo Controle de lançamentos.

Solução 8: Cabeçalho do documento

Tarefa 1:
1. Quais são as funções de controle mais importantes do tipo de documento?
Resposta:
Intervalos de numeração para números de documentos
Tipos de conta autorizados para lançamentos
Tarefa 2:
Complete a frase:
1. Se o usuário atribuir o número do documento manualmente, essa será uma
atribuição externa de números.
Resposta: externa
Tarefa 3:
Complete a frase:
1. Os números externos podem ser alfanuméricos.
Resposta: externos
Tarefa 4:
1. Toda empresa pode definir seus próprios tipos de documentos.
Resposta: Falso
Uma vez que os tipos de documento são definidos no nível do mandante,
são válidos para todas as empresas.
2. Toda empresa pode definir seus próprios intervalos de numeração de
documentos.
Resposta: Verdadeiro
O número do documento identifica de modo unívoco cada documento em
uma empresa dentro de um exercício. Assim, os intervalos de numeração de
documentos são definidos como dependentes da empresa.

3. No início de um novo exercício, o sistema sempre inicia novamente a

numeração de documentos no início do intervalo de numeração.
Resposta: Falso
o sistema somente reinicia a numeração no início de um novo exercício se o
intervalo de numeração do documento for definido por cada exercício.
4. Intervalos de numeração de documento não devem ser sobrepostos.
Isto garante um número de documento unívoco em uma empresa dentro
de um exercício.
Tarefa 5:
1. Quantos intervalos de numeração podem ser atribuídos a um tipo de
documento simultaneamente?
Resposta: Indica-se um intervalo de numeração a cada tipo de documento.
No entanto, você pode utilizar um intervalo de numeração para vários tipos
de documento.
Tarefa 6:
1. O gerente de contabilidade de seu cliente quer:
- A utilização de tipos de documento para agrupar os documentos em
categorias no sistema
- A utilização de atribuição interna de números
- Que os números de documentos recaiam nos seguintes intervalos de
numeração:
SA Documento da conta do 01 0100000000-0199999999

Razão
DG Nota de crédito do cliente 16 1600000000-1699999999
KG Nota de crédito do 17 1700000000-1799999999
fornecedor
DR Fatura de cliente 18 1800000000-1899999999
KR Fatura de fornecedor 19 1900000000-1999999999

Verifique se o seguinte se aplica aos intervalos de numeração listados para

sua empresa:
- Foram criados
- Foram atribuídos aos tipos de documentos correspondentes
Se os intervalos de numeração de documento não existirem, copie-os da
empresa 1000 ou de sua empresa específica do país para o exercício de
destino.
a) Verifique a definição dos intervalos de numeração:
IMG: Contabilidade financeira (nv) --+ Configurações globais da
Contabilidade financeira (novo) --+ Documento --+ Tipos de documento
--+ Definir tipos de documentos da visão de entrada de dados
Nome do campo ou tipo de dados Valores

Empresa GR##
Intervalo --+ Modificar

Verifique se os intervalos de numeração estão definidos corretamente
(consulte o enunciado do exercício). Caso não estejam, copiar os
intervalos de numeração da empresa 0001.
(Copiar intervalos de numeração do exercício de origem para o
exercício de destino):
IMG: Contabilidade financeira (nv) --+ Configurações globais da
Contabilidade financeira (novo) --+ Documento --+ Intervalos de
numeração de documentos --+ Documentos na visão de entrada --+
Definir intervalos de numeração do documento da visão de entrada
de dados
Nome do campo ou tipo de Valores

dados
Número do intervalo de GR##
numeração
Exercício 9999
Empresa fonte 0001 ou sua empresa especifica do
país
Empresa de destino GR##
Selecione "Executar".

Verificar a atribuição dos intervalos de numeração a tipos de

documentos:
IMG: Contabilidade financeira (nv) ~ Configurações globais da
Contabilidade financeira (novo) ~ Documento ~ Tipos de documento
~ Definir tipos de documento da visão de entrada de dados
Clique duas vezes em cada tipo de documento para verificar se ele está
corretamente atribuído aos intervalos de numeração.
Tarefa 7:
1. Crie o tipo de documento ## para documentos de despesas autorizadas
(consulte o cenário empresarial, nome: Despesa autorizada ##). O tipo
de documento de estorno é AB. Deve ser possível fazer lançamentos nos
registros mestre de fornecedor e nas contas do Razão.
Atribua o intervalo de numeração de documento 85 (8500000000 -
8599999999) a esse tipo de documento, com atribuição interna de número
para o exercício fiscal atual. O campo de referência no cabeçalho do
documento deve ser um campo de entrada obrigatório.
a) Crie um intervalo de numeração.
IMG: Contabilidade financeira (nv) ~ Configurações globais da
Contabilidade financeira (novo) ~ Documento ~ Intervalos de
numeração de documentos ~ Documentos na visão de entrada ~
Definir intervalos de numeração do documento da visão de entrada
de dados

Empresa GR##
Intervalo ~ Modificar
Processar ~ Inserir intervalo

N° 85
Ano Ano atual
Do número 8500000000
Até o número 8599999999
Número atual O

I_E_x_t I_E_m_b_r_a_n_c_o _
Selecione "Enter".
Selecione "Gravar".
Confirme com "ENTER" a caixa de diálogo "Transportar intervalos

consecutivos de numeração".
Crie um tipo de documento: Crie um tipo de documento:

IMG: Contabilidade financeira (nova) -+ Configurações globais da
Contabilidade financeira (nova) -+ Documento -+ 'Tipos de documento
-+ Definir tipos de documentos para a visão de entrada
Processar -+ Entradas novas

Tipo de documento ##
Intervalo de numeração 85
Tipo de documento de estorno AB
Tipos de conta permitidos:
Imobilizado Não selecione
Cliente Não selecione

Fornecedor ~
Material Não selecione
Conta do Razão ~
Obrigatório durante a entrada de
documentos:
Número de referência ~
Selecione "Gravar".
Selecione a seta verde para retomar uma tela e inserir o nome:

Descrição Despesa autorizada ##
27-04-2010 © 2010 SAP AG, Todos os direitos reservados. 159~

Selecione "Gravar".
Dica: Acaba de ser criado um novo intervalo de numeração

de documento e tipo de documento. A seguir, foi atribuído o
intervalo de numeração ao tipo de documento.
Tarefa 8:
1. Para ser possível lançar com o novo tipo de documento posteriormente, será
necessária uma configuração adicional no Customizing na Contabilidade
geral nova. O tipo de documento deve estar preparado/classificado para
repartição de documento.
Para maiores informações sobre repartição de documento, consulte a lição
correspondente no capítulo Controle de lançamentos.
a) Prepare o tipo de documento ## para repartição de documento.
IMG: Contabilidade financeira (nv) ---+ Contabilidade geral (novo)
---+ Transações contábeis ---+ Estr.hierár docs. ---+ Classificar tipos de
documento para estrutura hierarquica de documentos.
Use o botão "Posição" para selecionar seu tipo de documento ##.
Insira os seguintes valores:

Transação 0300 (fatura defornecedor)
Variante 0001
"Grave" suas entradas.

Exercício 9: Partida individual

Verificar seu conhecimento sobre chaves de lançamento e status de campo do
documento.
Criar um grupo de status de campo e atribuí-lo a uma conta
Diferentes transações contábeis necessitam de diferentes dados nos documentos.
Alguns dados podem ser obrigatórios para lançamentos especiais.
Exemplo: O cliente quer uma descrição detalhada da justificativa da despesa a ser
inserida para cada item na conta de despesas autorizadas.
1. Quais são as principais funções de controle de uma chave de lançamento?
_-.l.Ü.LIy ~~ /rro l ~'" k
Tarefa 2:
1. Cite dois elementos que influenciam o status dos campos do documento.

Tarefa 3:
Nos cenários a seguir, declarar como o&ampo de~to será tratado na teJa ~
entrada do documento:
Chave de Grupo de status de Tela de entrada

lançamento campo do documento
1. Texto oculto Texto opcional a().J'-L~ J
2. Texto opcional Texto obrigatório -rE'f\"a Q ~\t\(x .
,.
D
3. Texto oorigaTório "fexto"ocuIto e'B..RC3 1>-'-
Tarefa 4:
1. Quais são as chaves de lançamento standard para contas do Razão e em que

lado da conta fazem lançamentos?
Tarefa 5:
1. As chaves de lançamento são definidas no nível do mandante.

~.
X Verdadeiro 'v--rP >O
o Falso / {
">' 'vQ

Tarefa 6:
Complete a frase:
1. O grupo S'tJ::>?Nj. l controla a exibição de campos

durante a entrada do documento.
Tarefa 7:
Complete a frase:
1. Cada '-X),J->; \4-- ~ tem um grupo de status de campo.

Tarefa 8:
Para rastrear os tipos de carros que são alugados, torne o campo "Texto"
obrigatório para itens do documento da conta de despesas de aluguel de carros
esportivos. Crie um novo grupo de status de campo, FS##, com a descrição
~ "Despesas autorizadas ##".
~,>\~S_l. Crie este grupo de status de campo F?~opiando o ~o de status de
campo GOOl na variante de status de campo 1000. l\
\
2. Torne o campo "Texto" uma entrada obrigatória.
3. Atribuir o grupo de status de campo a sua conta do Razão para despesas de
aluguel de carro esportivo AE02##:

Solução 9: Partida individual

Tarefa 1:
l. Quais são, as principais funções de controle de uma chave de lançamento?
Resposta:
Determinação dos tipos de contas que podem receber lançamentos,
Lado da conta (débito ou crédito)
Status do campo da classificação contábil adicional
Tarefa 2:
i. Cite dois elementos que influenciam o status dos campos do documento.
Resposta: Grupo de status de campo, chave lançamento.
Tarefa 3:
1. Nos cenários a seguir, declarar como o campo de texto será tratado na teia de
entrada do documento:
Chave de Grupo de status de Tela de entrada

lançamento campo do documento
1. Texto oculto Texto opcional
2. Texto opcional Texto obrigatório
3. Texto obrigatório Texto oculto
Resposta:
1. Oculto
2. Entrada obrigatória
3. Erro

Tarefa 4:
1. Quais são as chaves de lançamento standard para contas do Razão e em que
. lado da conta fazem lançamentos?
Resposta:
Débito, chave de lançamento 40
Crédito, chave de lançamento 50
Tarefa 5:
1. As chaves de lançamento são definidas no nível do mandante.
Assim como os tipos de documento, as chaves de lançamento também são
definidas no nível do mandante.
Tarefa 6:
Complete a frase:
1. O grupo status do campo controla a exibição de campos durante a entrada do
documento.
Resposta: status do campo
Tarefa 7:
Complete a frase:
1. Cada conta do Razão tem um grupo de status de campo.
Resposta: conta do Razão

Tarefa 8:
Para rastrear os tipos de carros que são alugados, tome o campo "Texto"
obrigatório para itens do documento da conta de despesas de aluguel de carros
esportivos. Crie um novo grupo de status de campo, FS##, com a descrição
"Despesas autorizadas ##".
1. Crie este grupo de status de campo FS## copiando o grupo de status de
campo GOOl na variante de status de campo 1000.
a) Determinar a variante de status de campo atribuída à empresa:
IMG: Contabilidade financeira ---+ Configuração contabilidade
financeira ---+ Empresa ---+ Verificar e completar parâmetros globais
(Alternativa: IMG: Contabilidade financeira (nova) ---+ Configurações
globais da Contabilidade financeira (nova) ---+ Livros ---+ Campos ---+
Atribuir variantes de status de campo à empresa)
Clique duas vezes em sua empresa.
Registre a variante de status de campo atribuída à empresa: _
Copiar um novo grupo de status de campo:
IMG: Contabilidade financeira (nova) ---+ Configurações globais da
Contabilidade financeira (nova) ---+ Livros ---+ Campos ---+ Definir
variantes de status de campo
Selecione a variante de status de campo atribuída a sua empresa.
Na estrutura de diálogo, dique duas vezes em "Grupos de status de
campos".
Marcar GOOl.
Processar ---+ Copiar como ...
Sobregravar os seguintes dados:

dados
Grupo de status de campo FS##
Texto Despesas autorizadas##
Selecione "Enter".
Selecione "Gravar".
Não saia ainda desta tela.

TFIN50 1 lição: Estrutura do documento
2. Tome o campo "Texto" uma entrada obrigatória.

a) Modifique o status do campo no grupo de status de campo:
Clique duas vezes em "FS##".
Clique duas vezes em "Dados gerais".

dados
Texto Entrada obrigatória
Selecione "Gravar".
3. Atribuir o grupo de status de campo a sua conta do Razão para despesas de
aluguel de carro esportivo AE02##:
a) Menu SAP Easy Access: Contabilidade ~ Contabilidade financeira
~ Razão ~ Dados mestre ~ Contas do Razão ~ Processamento
individual ~ Na empresa
Ou o código de transação: FSOO

dados
Conta do Razão AE02##
Empresa GR##
Conta do Razão ~ Modificar

Selecione a ficha de registro "Criarlbanco/juros".

dados
Grupo de status de campo FS##
Selecione "Gravar".
Dica: Você criou um novo grupo de status de campo e o

atribuiu a sua conta "Despesas de aluguel de carro".

Resumo da lição
Você agora deve estar apto a:
Exibir documentos contábeis

TFIN50 1 Lição: Períodos contábeis
Lição: Períodos contábeis
Visão geral da lição

Esta lição descreve a função da tabela de períodos contábeis.
Abrir e fechar períodos de forma diferente para diferentes tipo de conta
o departamento de contabilidade determina que, no final de um período contábil,
os livros auxiliares sejam encerrados; porém, também quer que as contas do Razão
permaneçam abertas por mais tempo, para que haja tempo para reconciliar os
Razões da Contabilidade financeira e do Controlling do último período.
Períodos contábeis em aberto Períodos contábeis em aberto

durante o exercício durante o encerramento
Figura 73: Períodos contábeis ~~.

y,.[;~R
JPeríodos contábeis são definidos na variante do exercício.!>.--n:.>W\
Para evitar que documentos sejam lançados em um período contábil errado,

pode-se encerrar determinados períodos contábeis.

Geralmente, o período contábil atual está em aberto e todos os outros estão

fechados. No final de um período, ele é, em geral, fechado e o período seguinte é
aberto. Um período é aberto pela entrada de um intervalo na variante do período
contábil que abrange esse período. Você pode ter a quantidade de períodos que
quiser.
Durante o encerramento do período, abrem-se períodos especiais para
lançamentos de encerramento.
urante o encerramento, devem estar abertos simultaneamente dois intervalos de
eríodo. Portanto, podem ser inseridos dois intervalos de período na tabela de
período contábil.
Empresa Empresa Empresa Empresa

1000 2000 3000 4000
Figura 74: Variante do período contábil
Várias empresas podem utilizar a mesma variante de período contábil. Para

todas as empresas atribuídas, os períodos contábeis são abertos e fechados \
simultaneamente. Isto simplifica a atualização de períodos. "I ---
~ ~ 1"1 Qj) ~ ttl')\J J
~ lok. '>-t'-'""A-f 1'\ Woo ~ """,",,,w '0\."'''\.0 2CCQ ( ~ Kl(L \J'~ 1 ")
\y

Documento FI Da conta Para a conta
Cabe9alho --
do documento
f-....o.----H<> $, D, K, A, Vou M
~ .....;.~'" S, D, K, A, V ou M
Contas do Razão
Figura 75. Verificações de período por tipo de conta
No cabeçalho do documento, são verificados os períodos atribuídos ao tipo de

conta "+". Esta é a primeira verificação. Portanto, o tipo de conta "+" deve ser
aberto para todos os períodos que devem estar abertos para qualquer outro tipo
de conta. ~ variante de período contábil tem de conter pelo menos o tipo de
conta "+". Se os períodos contábeis dos diferentes tipos de conta forem, todos,
processados do mesmo modo, será suficiente efetuar o controle com a entrada "+".
Os períodos contábeis podem ser tratados de forma distinta para os diferentes
tipos de conta; ou seja, para determinado período contábil, podem ser permitidos
lançamentos em contas de cliente, e não permitidos em contas de fornecedor.
No nível da partida individual, o sistema verifica o tipo de conta da chave de
lançamento para garantir que o período está em aberto para o tipo de conta
atribuído.
O intervalo de conta tem sempre contas do Razão. Ao entrar determinadas contas
de conciliação que estão por trás de tipos de conta do livro auxiliar, essas contas
do livro auxiliar podem ser tratadas diferentemente das contas com conta de
conciliação diferente.

Períodos contábeis em aberto durante

o procedimento de encerramento
Intervalo 1 •.....
~- ..•. Intervalo 2
Figura 76: Os dois primeiros intervalos de períodos
Dica: A partir do ERP 6.0 EhP4, existe um terceiro intervalo para a

integração em tempo real do Controlling à Contabilidade (que será tratado
em maior detalhe mais adiante, neste curso). Esse intervalo pode ser
usado apenas para o tipo de conta "+".
Durante o encerramento, devem estar abertos simultaneamente dois intervalos de

período. Portanto, podem ser inseridos dois intervalos de período na tabela de
período contábil.
Um grupo de autorizações pode ser atribuído ao primeiro intervalo de período.
Então, apenas os usuários que pertencem a esse grupo estão autorizados a
lançar no primeiro intervalo do período. É razoável utilizar o primeiro intervalo
para períodos extraordinários e autorizar apenas os contadores envolvidos no
encerramento para fazer lançamentos nesses períodos extraordinários.
O usuário deve possuir autorização para o objeto de autorização F_BK.PF_BUP
(documento contábil: autorização para períodos contábeis) com o mesmo valor no
campo "grupo de autorizações" que se encontra na tabela de períodos contábeis.
Com a Contabilidade geral nova, um terceiro intervalo de períodos é exibido. Nele,
os períodos são armazenados para a integração em tempo real do CO -+ FI. A
integração em tempo real será tratada em maior detalhe em um capítulo posterior.
O terceiro intervalo é usado para controlar se os lançamentos no FI acionados pelo
CO realmente devem poder ser lançados nesses períodos. Se o terceiro intervalo
não for preenchido, as entradas nos intervalos I e 2 também serão válidas para
esses lançamentos.

Com a Contabilidade geral nova, existe, ainda, a opção de controlar com maior
precisão quais valores de quais objetos individuais de classificação contábil podem
ser lançados, e quando. Exemplo: deve ser possível lançar no centro de lucro
1000, embora o responsável pelo centro de lucro 2000 não queira permitir mais
lançamentos. Um nova seção no Customizing cuida disso.
Transação Saldo
Entrada
For'neêêdor : Fornecedor##
Data da fatura Tipo de documento r co
Data lançto.
Referência
~ $Q..,~~k .G:S?ec\í-túO ck ",..,.,0
'D\ L \0 i ~ O' sistema
6:õ~~ determina
ExibiçàÓde
movimentações no
p'eríodó.plcta.separad
cta.prperlodos 1G . Q,QQ.: •.. jl,OQ
U&Uíb6iIiA;Qrill
12 Q,QQ Q,QQ
Figura 77: Determinação de períodos contábeis durante o lançamento
Ao inserir um documento, entre outros itens, insira a data de lançamento - o

sistema determina automaticamente o período contábil e o exercício baseado na
data de lançamento inseri da.
Na síntese de documentos, são exibidos a data de lançamento, o período contábil e
o exercício. O período contábil determinado é inserido no documento e os valores
da transação para este período contábil são atualizados.
Se for exibido o saldo de uma conta, são exibidos os valores da transação para
os períodos contábeis.

r'\
r'\
r'\
r'\
r'\
r'\
r>;
r'\
r'\
r'\
r'\
r'\
r'\
r'\
r'\
r'\
r'\
r'\

r'\
r'\
Exercício 10: Períodos contábeis

Verificar seus conhecimentos sobre variantes do período contábil
Criar uma variante do período contábil e atribuí-Ia a sua empresa
o departamento de contabilidade determina que, no final de um período contábil,
os livros auxiliares sejam encerrados; porém, também quer que as contas do
Razão permaneçam abertas por mais tempo, para permitir que os Razões da
Contabilidade financeira e do Controlling do último período sejam reconciliados.
Tarefa 1:
1. Crie uma variante de período contábi1 "PP##"com o nome "Períodos
contábeis GR##". Isto preenche os requisitos do departamento de
contabilidade, ou seja, que os livros auxiliares somente estejam abertos
para o mês atual, enquanto o Razão esteja aberto para o mês atual e para o
anterior. Atribuir esta variante de período contábil à empresa.
Tarefa 2:
Complete a frase:
1. A variante de período contábi1 é atribuída a ;)oto.'íW!. ~

'=-'--'-'--'-----
Preencha os espaços vazios para completar afrase.
2. Uma variante de período contábil tem de conter pelo menos uma linha com a
entrada ~\ s !!J.~9>.S \J~\""'~ ?\
~~s lV7 ú:k>'\r>.S V
,,~~GoV~ ~W\~
3. O íírterVãIôde conta na variante de período contábi1 compõe-se de

~NIn>~~~;~~~L- _

Tarefa 3:
1. Os períodos contábeis são abertos e fechados de forma automática.

o Verdadeiro
o Falso
2. No máximo dois períodos podem ser abertos ao mesmo tempo.

o Verdadeiro ~
EI Falso
3. O grupo de autorizações na variante de período contábil aplica-se somente à

autorização para lançamento em períodos extraordinários.
o Verdadeiro
5J Falso

Solução 10: Períodos contábeis

Tarefa 1:
1. Crie uma variante de periodo contábil "PP##"com o nome "Períodos
contábeis GR##". Isto preenche os requisitos do departamento de
contabilidade, ou seja, que os livros auxiliares somente estejam abertos
para o mês atual, enquanto o Razão esteja aberto para o mês atual e para o
anterior. Atribuir esta variante de período contábil à emI;'resa.
a) Crie uma variante para períodos contábeis em aberto.
IMG: Contabilidadefinanceira (nova) ~ Configurações globais
da Contabilidade financeira (nova) ~ Livros ~ Exercício fiscal e
períodos contábeis ~ Períodos contábeis ~ Definir variantes p/
períodos de lançamento abertos
Selecionar Processar ~ Entradas novas.

Variante PP##
Denominação Períodos contábeis GR##
Selecione "Gravar".
Definir os períodos na variante.
IMG: Contabilidade financeira (nova) ~ Configurações globais da
Contabilidade financeira (nova) ~ Livros ~ Exercício fiscal e períodos
contábeis ~ Períodos contábeis ~ Abrir e fechar períodos contábeis
Nesta etapa, é possível criar ou copiar a partir de intervalos existentes.
Para criar: Processar ~ Entradas novas

1 item
0
Variante PP##
C + válido para todas as contas
Da conta Em branco
Até a conta Em branco
Do período 1 Mês anterior
Ano Ano do mês anterior

I:: o período I I Mês atual

2° item
Variante pp##
C D
Da conta Vazia
Até a conta ZZZZZZZZZZ
Do período 1 Mês atual
Ano Ano corrente
Até o período 1 Mês atual
Ano Ano corrente

3° item
Variante pp##
C K
Da conta Vazia
Até a conta ZZZZZZZZZZ
Do período 1 Mês atual
Ano Exercício corrente
Até o período 1 Mês atual
Ano Ano corrente
Selecione "Gravar".
Para copiar um intervalo existente:
Contabilidade financeira (nova) ~ Livros ~ Exercício fiscal e períodos
contábeis ~ Períodos contábeis ~ Abrir e fechar períodos contábeis
Selecionar os tipos de conta D, K e S para a variante de lançamento
0001.
Selecione Processar ~ Copiar como ...
Sobregravar a seguinte informação para cada tipo de conta:

TFIN50 1 Lição: Períodos contábeís

Variante pp##
Verificar se os dados estão corretos utilizando as informações acima.

Selecione "Gravar".
Atribuir variante de período contábil em aberto à empresa:
Contabilidade financeira (nova) ~ Livros ~ Exercício fiscal eperíodos
contábeis ~ Períodos contábeis ~ Atribuir variantes para empresa

Empresa GR##
Variante pp##
Selecione "Gravar".
Observação: Você acaba de ...
Criar uma variante para períodos contábeis em aberto

Definir as datas dos períodos em aberto
Atribuir a variante de período contábil à sua empresa
Este é um exemplo do princípio da variante.
Tarefa 2:
Complete a frase:
1. A variante de período contábil é atribuída a empresa.
Resposta: empresa
2. Uma variante de período contábil tem de conter pelo menos uma linha com a
entrada Válido para todas as contas.
Resposta: Válido para todas as contas
3. O intervalo de conta na variante de período contábil compõe-se de contas
do Razão.
Resposta: contas do Razão

Tarefa 3:
1. Os períodos contábeis são abertos e fechados de forma automática.
Resposta: Falso
A variante de período contábil, que contém os períodos em aberto, tem de
ser atualizada manualmente.
2. No máximo dois períodos podem ser abertos ao mesmo tempo.
Resposta: Falso
Falso. Podem estar abertos simultaneamente todos os períodos que se
desejar. No entanto, apenas dois intervalos de período podem estar abertos
simultaneamente.
3. O grupo de autorizações na variante de período contábil aplica-se somente à
autorização para lançamento em períodos extraordinários.
Resposta: Falso
Falso. O grupo de autorizações se aplica ao primeiro intervalo do período.
Este também pode ser um intervalo dos períodos contábeis normais.

Resumo da lição

Lição: Autorizações de lançamento

Esta lição apresenta a determinação de montantes máximos durante o lançamento
de documentos.
para lançar
Atribuir usuários a um grupo de tolerância para montantes mais elevados
o gerente da contabilidade quer definir diversas autorizações para lançamento de
montantes elevados para os responsáveis e para si próprio.
Os montantes máximos são êlefinidos por

empresa em "wruposde tolerância". Aqui tambem
econtrolado o processamento das diferenças de
pagamento.
Grupo
Empresa
Moeda
superiores ploperaç6:es
Montante pôr documento
Montante por item conta de partida em aberto
Descontepor partida indiVidual
Figura 78: Montantes máximos
Nesta seção, o destaque vai para os limites superiores para operações de

lançamento dentro dos grupos de tolerância.

TFIN50 1 Lição: Autorizações de lançamento
Nos grupos de tolerância, pode-se inserir limites superiores para o seguinte:
Montante total por documento

Montante por item de cliente/fornecedor
Desconto que um usuário pode conceder nesse grupo de tolerância
A moeda é a moeda interna da empresa.
to fJo''''-''YL~le. &tu s(
Grupo
Empresa
- Moeda
Limítéssu}'leriores l>IóperElçôes IÇtCL
Limites baixos
Responsáveis
Grupo,
Empr~sa
Moeda
Contador chefe
Figura 79: Atribuição de autorizações de lançamento
É possível criar um número ilimitado de grupos de tolerância. É possível atribuir

explicitamente cada usuário a um grupo de tolerância.
Se os usuários não forem atribuídos a um grupo de tolerância específico, as
entradas no grupo de tolerância "__ " serão válidas para eles.
Este é o grupo de tolerância proposto.
Geralmente, o grupo de tolerância "__ " contém valores que devem ser válidos
para a maioria dos empregados.
Para funcionários com limites muito altos ou baixos, deve ser criado e atribuído
um grupo de tolerância especial para seu ID de acesso de usuário.


Exercício 11: Autorizações de lançamento

Criar grupos de tolerância.
Atribuir um grupo de tolerância ao usuário.
Os auditores internos solicitaram a definição das seguintes autorizações máximas
para o departamento de contabilidade:
Responsáveis
500.000 unidades de moeda interna por documento
lOO.OOOunidades de moeda interna por partida em aberto
5% de desconto
Gerente da contabilidade
5.000.000 unidades de moeda interna por documento
800.000 unidades de moeda interna por partida em aberto
10% de desconto
Tarefa:
1. O grupo de tolerância para responsáveis é o grupo de tolerância "em branco".
É preciso criar um novo grupo de tolerância, SUPV, para o gerente da
contabilidade financeira, levando-se em consideração os dados no cenário
empresarial mencionado anteriormente.
2. Atribuir o grupo de tolerância do gerente da contabilidade a seu próprio
usuário.

Solução 11: Autorizações de lançamento

Tarefa:
1. O grupo de tolerância para responsáveis é o grupo de tolerância "em branco".
É preciso criar um novo grupo de tolerância, SUPV, para o gerente da
contabilidade financeira, levando-se em consideração os dados no cenário
empresarial mencionado anteriormente.
a) Modifique o grupo de tolerância "em branco":
IMG: Contabilidade financeira (nova) -> Configurações globais
da Contabilidade financeira (nova) -> Documento -> Grupos de
tolerância -> Definir grupos de tolerância parafuncionários
Clique duas vezes em sua empresa, GR##.

Montante por documento 500000
Montante por partida em aberto 100000
Desconto por item do documento 5%
Selecione "Gravar". Use a seta verde para retomar à tela de síntese.

Criar grupo de tolerância "SUPV":
Para tanto, selecione o grupo de tolerância que você acabou de
modificar.
Processar -> Copiar como ...
Sobregravar os seguintes dados:

Grupo SUPV
Empresa GR##
Montante por documento 5000000
Montante por item de conta de 800000
partida em aberto
Desconto por partida individual 10%
Selecione "Enter".
Selecione "Gravar".

2. Atribuir o grupo de tolerância do gerente da contabilidade a seu próprio

usuário.
a) Atribua um grupo de tolerância ao usuário.
IMG: Contabilidade financeira (nova) ~ Configurações globais
da Contabilidade financeira (nova) ~ Documento ~ Grupos de
tolerância ~ Atribuir usuários/tolerância
Processar ~ Entradas novas

Nome do usuário Seu nome de usuárioíç;\~so_\.3
Grupo de tolerância SUPV
Selecione "Gravar".
~ Observação: você acaba de...
Criar um novo grupo de tolerância para supervisores

Adicionar novos limites de tolerância a seu supervisor
Atribuir o grupo de tolerância do gerente ao seu próprio
usuário
Este é um exemplo do princípio da variante.

Resumo da lição
para lançar

TFIN50 1 Lição: Documentos simples na Contabilidade financeira
Lição: Documentos simples na Contabilidade

financeira

Esta lição explica como se lançam documentos simples com a transação Enjoy.
o cliente ouviu falar da facilidade de utilização das transações ENJOY e quer
vê-las e experimentá-Ias.
11 Lançamentos conta Razão

'f13.'50 11=-:.0'-\
11 Faturas de fornecedor
e lançamentos
de notas de crédito IVAsuportado
~ ~x ~r-0Çm
~~~-:v
11 Fatura~ de cliente
e lançamentos
de notas de crédito
Figura 80: Lançamentos simples no SAP ERP Financials

o componente Contabilidade financeira da SAP utiliza uma transação de

lançamento para vários lançamentos diferentes, por exemplo:
Lançamentos na conta do Razão

Lançamentos de faturas de cliente
Lançamentos de notas de crédito do cliente
Lançamentos de faturas de fornecedor
Lançamentos de notas de crédito do fornecedor
Operação
Figura 81: Tela de lançamento Enjoy: Cabeçalho e 1a partida individual
Insira os dados gerais para o documento de lançamento na tela no cabeçalho

do documento, por exemplo, data de fatura e de lançamento, texto, etc. Para
inserir faturas e notas de crédito recebidas, pode-se definir um tipo de documento
para cada transação, que depois aparece como valor proposto geral. Pode-se
sobregravar este tipo de documento proposto a qualquer momento, desde que o
campo do tipo de documento esteja pronto para receber entradas durante a entrada
do documento. Se não definir um tipo de documento, o sistema propõe tipos de
documentos standard; por exemplo, KR para a entrada de faturas de fornecedor.
Os campos de entrada importantes estão em primeiro plano em uma ficha de
registro e os campos utilizados com menos freqüência estão nas fichas de registro
subsequentes.
Com as faturas de cliente e fornecedor, os dados mestre do parceiro de negócios
são inseridos nesta seção, juntamente com o montante da fatura ou da nota de
crédito. Ao selecionar Enter, os dados mestre do parceiro de negócios também são
exibidos junto ao nome da conta, endereço e dados bancários. Pode-se exibir uma
lista de partidas em aberto pressionando o botão "Partidas em aberto".
Além dos dados do cabeçalho e do item (ver gráfico a seguir), a tela de entrada
também contém uma área informativa onde se pode ver o saldo.

Com o botão "Árvore", pode-se acessar variantes de tela, modelos de classificação

contábil e documentos memorizados, que podem ser usados como modelos. Os
usuários podem navegar de uma estrutura em árvore no lado esquerdo da tela.
Operação
Figura 82: Tela de lançamento Enjoy: Partidas individuais adicionais
Insira as partidas individuais adicionais para o documento na tabela que se

encontra na seção inferior da tela. O nome da conta aparece depois de ter efetuado
e confirmado suas entradas.
Pode-se selecionar diversos campos ou colunas e modificar seu tamanho e
sequência. Também é possível copiar partidas individuais.
Na parte superior da tela, você pode selecionar Pré-editar, Lançar ou Manter para
concluir a transação de entrada do documento quando o saldo for zero.
Ainda é possível utilizar a transação standard para inserir lançamentos.
Para lançamentos complexos, pode-se acessar a operação de lançamentos
complexos, por meio do menu. Desta operação de lançamento complexo, não é
possível voltar à primeira tela.
Pode-se inserir um texto explicativo para a partida individual. Este texto pode ser
utilizado interna ou externamente. Se for pretendida a utilização dos texto para
fins externos, por exemplo, em correspondência, cartas de advertência, avisos de
pagamento, etc., insira um "*,, a seguir ao texto (o "*,, é retirado da impressão).
No Customizing, pode-se definir modelos de texto com uma chave de quatro
dígitos - estes modelos de texto são copiados para a partida individual quando se
insere a chave relevante no campo de texto durante a entrada do documento.


Exercício 12: Documentos simples na

Contabilidade financeira
Agora que concluiu a configuração do controle de documentos, de acordo com as
necessidades do cliente, este último pediu para testar as configurações que definiu.
Por isso, você deve lançar alguns documentos simples no sistema da SAPo
Tarefa:
Atenção: Lembre-se de que, no último exercício, você atribuiu o grupo
de tolerância do gerente da contabilidade a seu próprio usuário. Isto
significa que os limiares de montante definidos no grupo de tolerância
SUPV agora também se aplicam a si.
Se for necessário, altere novamente seu grupo de tolerância para EM
BRANCO.
Execute as seguintes tarefas:

1. Lançamento em conta do Razão (..'>
5.000 unidades em dinheiro de moeda interna são sacadas da conta do banco
da empresa e colocadas no fundo de caixa. Lançar esta transação. (conta
financeira: 100000; posição de conta bancária: 113100, cada com centro
de lucro: 1000).
Registre o número do documento.
Dica: Selecione o botão "Desativar árvore" para que a janela de

entrada do documento ocupe toda a tela.
2. Fatura de fornecedor
Seu gerente da contabilidade alugou um carro para uma conferência fora da
cidade. Lance uma fatura de fornecedor de 110.000 unidades da moeda
interna na conta de fornecedor criada anteriormente (fornec##). Selecione a
opção "Calcular IVA". Utilize o código de imposto 11(10% IVA suportado
(curso)). Insira no campo de referência o número de autorização A## que
recebeu do gerente da contabilidade. Lance a despesa na conta AE02##,

, Capítulo 3: Controle de documentos TFIN50 1
"Despesa de aluguel de carro esportivo", que você criou, e no centro de lucro

PR##. Utilize o tipo de documento ## e insira uma descrição ("Conferência
##") no campo obrigatório "Texto" da partida individual.
Anote o número do documento.

entrada do documento preencha toda a tela.
Se você não conseguir inserir o tipo de documento no cabeçalho do
documento: Utilize o botão "Opções de processamento" e, embaixo
de Opção de tipo de documento, selecione "Entrada com nome
abreviado" na lista drop-down.
3. Fatura do fornecedor
Durante a conferência, o gerente da contabilidade leva clientes para jantar
fora. Lance uma fatura adicional de 330.000 unidades de moeda interna
na "conta Despesas de representação", AEOl##, com os mesmos critérios
do exercício anterior.
Registre seu número de documento.
4. Fatura de cliente
Lance uma fatura de cliente de 220.000 unidades de moeda interna em sua
conta do cliente. Selecione a opção "Calcular IVA". Utilize o código de
imposto 10 (10% IVA liquidado (curso)). Lance na conta de receitas 800200.

5. Nota de crédito de cliente

Lance uma nota de crédito de cliente de 5.500 unidades da moeda interna
na conta de cliente criada anteriormente. Use o código de imposto 10 (IVA
liquidado 10%) e a conta de receitas 800200.

6. Exiba suas partidas individuais do cliente e/ou fornecedor para verificar

os lançamentos que efetuou.

Solução 12: Documentos simples na

Contabilidade financeira
Tarefa:
Atenção: Lembre-se de que, no último exercício, você atribuiu o grupo
de tolerância do gerente da contabilidade a seu próprio usuário. Isto
significa que os limiares de montante definidos no grupo de tolerância
SUPV agora também se aplicam a si.
Se for necessário, altere novamente seu grupo de tolerância para EM
BRANCO.
Execute as seguintes tarefas:

1. Lançamento em conta do Razão
5.000 unidades em dinheiro de moeda interna são sacadas da conta do banco
da empresa e colocadas no fundo de caixa. Lançar esta transação. (conta
financeira: 100000; posição de conta bancária: 1l3100, cada com centro
de lucro: 1000).
Registre o número do documento.

a) Lançamento em conta do Razão ÍL ~

I-~
Menu SAP Easy Access: Contabilidad; --t Contabilidade financeira
--t Razão --t Lançamento --t Entrar documento de conta do Razão
Se solicitado, insira sua empresa, GR## e, em seguida, selecione

"Enter".
Dica: Selecione o botão "Desativar árvore" para que a janela

de entrada do documento ocupe toda a tela.

Dados básicos
Data do documento Data atual
Data de lançamento Data atual
Primeiro item

Conta do Razão 100000

D/C Débito
Montante em moeda do documento 5000
Centro de lucro 1000
Segundo item
D/C Crédito
Montante em moeda do documento 5000
Centro de lucro 1000
Documento ---+ Simular
Verifique o documento. Clique duas vezes em uma partida individual

para exibir ou modificar dados.
Selecione "Lançar" para gravar o documento. Anote o número do
documento.
2. Fatura de fornecedor
Seu gerente da contabilidade alugou um carro para uma conferência fora da
cidade. Lance uma fatura de fornecedor de 110.000 unidades da moeda
interna na conta de fornecedor criada anteriormente (fornec##). Selecione a r=>,
opção "Calcular IVA". Utilize o código de imposto 11(10% IVA suportado

(curso)). Insira no campo de referência o número de autorização A## que
recebeu do gerente da contabilidade. Lance a despesa na conta AE02##,
"Despesa de aluguel de carro esportivo", que você criou, e no centro de lucro
PR##. Utilize o tipo de documento ## e insira uma descrição ("Conferência
##") no campo obrigatório "Texto" da partida individual.

entrada do documento preencha toda a tela.
Se você não conseguir inserir o tipo de documento no cabeçalho do
documento: Utilize o botão "Opções de processamento" e, embaixo
de Opção de tipo de documento, selecione "Entrada com nome
abreviado" na lista drop-down.
a) Fatura do fornecedor
Menu SAP Easy Access: Contabilidade ---+ Contabilidade financeira
---+ Fornecedores ---+ Lançamento ---+ Fatura


"Enter".

Nome do campo ou categoria Valores

de dados
Dados básicos
Fornecedor Fornec##
Data da fatura Data atual
Referência A##
Tipo de documento Despesas autorizadas ## (se o
tipo de documento não estiver
preparado para entrada: Selecione
o botão "Opções de edição"
e marque "Entrada com nome
breve" na opção Tipo doe.).
Montante 110 000
Moeda Moeda da empresa
Calcular IVA #
Cód.imposto 11(IVA suportado - curso 10%)
Itens
Conta do Razão AE02##
D/C Débito
Montante em moeda do 110000
documento
Cód.imposto 11(IVA suportado - curso 10%)
Texto Conferência ##
Centro de lucro PR##
Documento -+ Simular


documento.
Dica: Se nenhum centro de lucro for especificado ou derivado

por um objeto de controlling para uma conta afetada, no
sistema da IDES o centro de lucro proposto NGL _4020 REWE
Treinamento será definido automaticamente, em substituição.
3. Fatura do fornecedor
Durante a conferência, o gerente da contabilidade leva clientes para jantar
fora. Lance uma fatura adicional de 330.000 unidades de moeda interna
na "conta Despesas de representação", AEOI##, com os mesmos critérios
do exercício anterior.
Registre seu número de documento.
a) Repita as etapas acima para lançar uma fatura adicional de fornecedor
relativa a 330.000 unidades de moeda interna na conta "Custos de
representação", AEOl##. Registre seu número de documento.
4. Fatura de cliente
Lance uma fatura de cliente de 220.000 unidades de moeda interna em sua
conta do cliente. Selecione a opção "Calcular IVA". Utilize o código de
imposto 10 (10% IVA liquidado (curso)). Lance na conta de receitas 800200.


a) Fatura de cliente
Menu SAP Easy Access: Contabilidade -----t Contabilidade financeira
-----t Clientes -----t Lançamento -----t Fatura
Se solicitado, insira sua empresa, GR##, usando o botão "Empresa",

e, em seguida, selecione "Enter". '

Nome do campo ou categoria Valores

de dados
Dados básicos
Cliente Seu cliente
Data da fatura Data atual
Montante 220000
Calcular IVA 'fi
Cód.imposto 10 (10 % IVA liquidado (curso»
Itens
D/C Crédito
documento
Código de imposto 10 (IVA liquidado 10%)
Documento -----t Simular Verifique seu documento. Clique duas vezes

em uma partida individual para exibir ou modificar dados.
Selecione "Lançar" para gravar o documento. Registre seu número
de documento.

5. Nota de crédito de cliente

Lance uma nota de crédito de cliente de 5.500 unidades da moeda interna
na conta de cliente criada anteriormente. Use o código de imposto 10 (IVA
liquidado 10%) e a conta de receitas 800200.

a) Nota de crédito de cliente

~7t5
Menu SAP Easy Access: Contabilidade - Contabilidade financeira
- Clientes - Lançamento - Crédito
"Enter".

Nome do campo ou Valores

categoria de dados
Dados básicos
Cliente Seu cliente
Data do documento Data atual
Montante 5500
Calcular IVA ~
Cód.imposto 10 10 (IVA liquidado 10%)
Itens
Db/Cr Débito
documento
Cód.imposto 10 (IVA liquidado 10%)

Documento ---4 Simular

documento.
6. Exiba suas partidas individuais do cliente e/ou fornecedor para verificar
a) Exiba suas partidas individuais do cliente e/ou fornecedor para verificar
Exibir partidas individuais de cliente/fornecedor:
Menu SAP Easy Access: Contabilidade Contabilidade financeira
---4
Clientes/Fornecedores
---4 Conta ---4Exibir/modificar partidas
---4

Conta de cliente ou de fornecedor Inserir o número do cliente ou
do fornecedor
Empresa GR##
Selecione "Executar".
Observação: Você acabou de lançar duas faturas de fornecedor,

um crédito de cliente e uma fatura de cliente. Depois, exibiu
as partidas individuais para verificar seus lançamentos das
partidas individuais.

Resumo da lição

TFIN50 1 Resumo do capítulo
Resumo do capítulo
Exibir documentos contábeis
para lançar

Resumo do capítulo TFIN50 1

Apostila 1 - Capitulo 3 - Controle de Documentos

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Apostila 1 - Capitulo 3 - Controle de Documentos

Enviado por

Dados do documento

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Apostila 1 - Capitulo 3 - Controle de Documentos

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

r>.

r>. Controle de documentos

~ Visão geral do capítulo

r>. Conteúdo do capítulo

Visão geral da lição /\

Descrever a estrutura de documentos contábeis

Diariamente são criadas, na sociedade, centenas de documentos financeiros. /\

Para simplificar o armazenamento dos documentos originais, tais documentos

que todos os documentos de despesas autorizados fossem identificados por um

Alguns dados podem ser obrigatórios para lançamentos específicos.

O cliente quer uma descrição detalhada da justificativa da despesa a ser inserida

Figura 65: Documento no SAP ERP Financials /\

o sistem da SAP funciona de acordo com o princípjp de documento: É gravado

Um cabeçalho do documento (informações que se aplicam ao documento

Tipo d~ocumento ~ara o cabeçalho do documento

27-04-2010 © 2010 SAP AG. Todos os direitos reservados. 141~

Utilizando-se o programa RFBELJOO, pode-se criar no sistema um diário de

Figura 66: Tipos de documento

o tipo de documento controla o cabeçalho do documento e é utilizado para

Intervalos de numeração para números de documentos

O status dos campos "Texto do cabeçalho" e "Número de referência" no

~142 © 2010 SAP AG. Todos os direitos reservados. 27-04-2010

No procedimento recomendado pela SAP para armazenamento de documentos

Insira o número externo do documento original no campo "Número de

Figura 67: Importantes tipos de documentos standard

o tipo de deeumento AB permite lançamentos em todos os tipos de conta.

R\T.,o tipo de documento proposto para documentos de faturamento de

27-04-2010 © 2010 SAP AG. Todos os direitos reservados. 143~

Quando a atribuição de números internos é utilizada, o sistema atribui um novo

6000000000 Atribuição interna

2000000000 Atribuição interna

Figura 68: Intervalos de numeração de documentos

o intervalo de numeração de documentos define o intervalo dos números que

Numeração interna: O sistema grava, no campo Número atual, o último

~144 © 2010 SAP AG. Todos os direitosreservados. 27-04-2010

o intervalo de numeração de documento deve ser definido para o exercício em

Para um exercício fiscal no futuro: No início de um novo exercício, o

Adendo: Se a solução do ledger for mapeada na Contabilidade geral nova, ledgelis

Os intervalos de numeração de documentos são armazenados para a visão

;Adendo: Se a solução do ledger for usada na Contabilidade geral nova, tipos de

Pode-se utilizar o programa RFBNUMOO para procurar lacunas na atribuição de

Visão detalhada A chave de lançamento

Figura 69: Funções das chaves de lançamento

~ ~ \J1\;!.s 'D'-Jos "?/1 I"'~V~

Além das funções de controle acima mencionadas, a chave de lançamento também

Se a partida individual está ligada a uma transação de pagamento. Essa

Para lançamento em conta do Razão: "Débito" é a chave de lançamento 40,

relevante pllançamentos. não. ocultar

Figura 70: Status de campo de documento

Durante a entrada de documentos, são exibidos diferentes campos de acordo com

~146 © 2010 SAP AG. Todos os direitos reservados. 27-04-2010

contraste, essas informações não são necessárias para o lançamento de fundos

Status do campo Variante Empresa

Número de conta 1111

Figura 71: Grupos de status do campo

27-04-2010 © 2010 SAP AG. Todos os direitos reservados. 147~

Clientes Fornecedores Razão

A SAP recomenda a utilização das chaves de lançamento standard fornecidas.

~148 © 2010 SAP AG. Todos os direitos reservados. 27-04-2010

Chaves de lançamento para imobilizados e materiais só podem ser utilizadas se os