Pour garantir la conformité fiscale de votre entreprise, vous devez d’abord comprendre où vous avez l’obligation de prélever des taxes sur vos ventes et vous conformer aux lois sur les liens économiques. Ensuite, vous devez suivre le processus d’immatriculation à la taxe sur les ventes auprès de l’autorité fiscale compétente ; calculer et collecter le bon montant de taxe auprès de vos clients. Enfin, produisez votre déclaration et versez l’impôt perçu au gouvernement.
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Il peut être compliqué de préparer et de remplir correctement vos déclarations de revenus et de reverser les taxes perçues, car chaque État américain et les autres autorités fiscales locales ont des règles différentes, telles que la fréquence des déclarations, le type d’informations à fournir, le formulaire à utiliser, la manière de soumettre votre déclaration et votre paiement de revenus, ainsi que d’autres différences administratives.
Ce guide fournit des informations détaillées sur la façon de produire des déclarations de taxe sur les ventes aux États-Unis, notamment des instructions spécifiques sur la façon de produire une déclaration auprès d’un État américain avec une taxe sur les ventes d’État.
Les bases de la déclaration et du versement
La taxe sur les ventes est un type d’impôt indirect. Les impôts indirects s’appliquent aux ventes de biens ou de services payés par le client à une entreprise, qui doit à son tour payer la taxe perçue à l’État ou à une autre autorité fiscale locale. C’est pourquoi la taxe sur les ventes est souvent appelée "taxe de transfert ». La taxe est transférée du client ou de l’acheteur au vendeur, qui la reverse ensuite à l’autorité taxatrice. Il est important de se rappeler que vous, l’entreprise, agissez en tant que mandataire de l’État ou d’une autre autorité fiscale locale, ce qui signifie que vous détenez les fonds de l’impôt perçu pour le compte de l’autorité fiscale et que vous devez remettre ou payer le montant perçu lorsque vous produisez votre déclaration. Le dépôt consiste à soumettre une déclaration de taxe sur les ventes ou un rapport sur vos activités sur les ventes pour une période donnée, tandis que le versement consiste à soumettre la taxe perçue aux entités gouvernementales appropriées.
Dans la plupart des cas, votre paiement d’impôt (versement) est dû en même temps que vos déclarations et rapports de revenus. La déclaration et le versement sont souvent liés, mais il est important de garder à l’esprit qu’il s’agit de deux activités distinctes.
La fréquence de vos déclarations et versements est propre à votre entreprise et est fixée par l’État ou une autre autorité fiscale locale lors de votre inscription pour prélever des taxes. Les entreprises au volume de transactions élevé doivent produire des déclarations plus fréquemment que les petites entreprises, de sorte que la fréquence peut changer en fonction de la croissance de leur activité.
Remplir une déclaration de taxe sur les ventes
La production d’une déclaration implique la déclaration sommaire de vos transactions de vente pour la période de déclaration, y compris les montants que vous avez perçus auprès de vos clients. Selon les exigences du formulaire, une déclaration contient des renseignements précis, notamment vos ventes brutes, les déductions, y compris les ventes non taxables et exonérées, les ventes taxables et le montant de la taxe perçue. Les montants déclarés peuvent également devoir être détaillés par juridiction de niveau inférieur ou par lieu de déclaration.
Chaque autorité fiscale locale ou d’État détermine les détails, le format et la fréquence spécifiques requis pour déclarer et déposer les impôts. Par exemple, certains États américains exigent des entreprises qu’elles déclarent leurs ventes par ville, comté ou district fiscal spécial lors de la déclaration. D’autres États n’exigent des informations qu’au niveau consolidé ou au niveau de l’État. Disposer de registres exacts, détaillés et à jour est essentiel pour maintenir la conformité fiscale et sera utile au moment de produire une déclaration de revenus ou en cas d’audit.
Remarques clés sur la déclaration
- Fréquence de déclaration : La fréquence de déclaration est fixée par l’autorité fiscale et est communiquée aux entreprises lorsqu’elles s’immatriculent pour prélever des taxes. La fréquence de déclaration peut varier en fonction du chiffre d’affaires annuel et d’autres facteurs. Vous devrez peut-être verser des taxes tous les mois, tous les ans ou selon une autre fréquence fixe.
- Zéro retour : Même si vous n’avez pas perçu de taxes dans une région au cours d’une certaine période de déclaration, vous pouvez tout de même être tenu de remplir une déclaration de revenus. Soyez prêt à produire vos déclarations de revenus avant la date d’échéance pour chaque période de déclaration, quelles que soient les ventes réalisées au cours de la période. Si vous continuez à ne produire aucune déclaration, l’autorité fiscale pourrait vous informer que vous n’êtes plus tenu de produire une déclaration. Jusqu’à ce que vous receviez un avis de changement de fréquence, vous devez vous en tenir à votre calendrier de déclaration.
- Exonérations : Les entreprises doivent tenir compte des déductions et des exonérations lorsqu’elles remplissent leurs déclarations de taxe sur les ventes. Celles-ci varient selon l’emplacement, mais certains types de déductions courants comprennent les exemptions de revente, les produits exonérés de taxes, les ventes pour lesquelles les taxes ont été perçues par les facilitateurs de la place de marché et les ventes à des organisations exemptées. Toutes les ventes ne vous obligent pas à prélever des taxes auprès d’un client, mais vous devez être au courant de ces exemptions avant de soumettre la déclaration de taxe sur les ventes.
- États autonomes : Les États autonomes permettent aux villes autonomes d’administrer leurs propres taxes sur les ventes et de définir leurs propres bases imposables. Ces villes peuvent définir leurs propres règles fiscales, et les vendeurs peuvent être tenus d’effectuer des enregistrements et des déclarations supplémentaires dans ces régions. Les États autonomes suivants sont les suivants : Alabama, Alaska, Arizona, Colorado et Louisiane.
Versement
Lorsque la déclaration consiste à déclarer l’impôt qui a été collecté, le versement consiste à transférer l’impôt collecté à l’État ou à une autre autorité fiscale locale. Comme pour la déclaration, chaque autorité fiscale impose sa propre méthode et son propre moment de versement, qui peuvent varier en fonction de votre volume de transactions dans cet endroit. Par exemple, dans le Connecticut, la fréquence peut être mensuelle, trimestrielle ou annuelle en fonction de l’impôt total à payer. À quelques exceptions près, l’impôt est généralement dû au moment de la déclaration.
- Dates d’échéance : Assurez-vous que vos paiements d’impôt sont soumis avant la date d’échéance pour éviter d’avoir à payer des pénalités et des intérêts.
- Moyens de paiement : Certaines autorités fiscales n’autorisent que les paiements électroniques comme les paiements ACH, les virements électroniques de fonds ou les paiements par carte de crédit ou de débit.
- Extensions et mesures d’allègement : Comme ce fut le cas pendant la pandémie de COVID-19, de nombreux États ont adopté des mesures d’allégement fiscal pour donner aux entreprises plus de temps pour déclarer et reverser la taxe sur les ventes. Lors de catastrophes naturelles ou d’autres perturbations majeures, il s’agit d’une pratique courante, et les détails de l’allègement sont publiés par l’autorité fiscale de l’État.
Comment remplir et reverser les déclarations de taxe sur les ventes par État
Pour déclarer et reverser les taxes, vous devez envoyer une déclaration à chaque autorité fiscale dans laquelle vous êtes immatriculé et avez perçu des taxes. La plupart des régions exigent la soumission en ligne des déclarations de revenus et des paiements électroniques, bien que certaines permettent aux entreprises d’envoyer leurs documents par la poste.
Alabama (États-Unis)
Le ministère du Revenu de l’Alabama exige que les vendeurs déclarent et reversent en ligne la taxe sur les ventes. Vous pouvez produire votre déclaration en ligne sur My Alabama Taxes (MAT). Toutefois, si vous versez plus de 750 $ en un seul paiement, l’Alabama exige que vous payiez par transfert électronique de fonds (TEF) via My Alabama Taxes ONE SPOT.
Alaska
La taxe sur les ventes peut être déclarée et versée en ligne sur le site de l'Alaska Remote Seller Sales Tax Commission.
Arizona
Les vendeurs disposent de deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes en Arizona (appelée taxe sur le privilège de transaction en Arizona) :
- Déposez votre déclaration en ligne auprès du Arizona Department of Revenue.
- Déposez votre déclaration par courrier en utilisant le formulaire TPT-EZ si vous vivez dans l’État, ou TPT-2 si vous vivez hors de l’État. Toutefois, les vendeurs sont tenus de déclarer et de payer en ligne si leur dette fiscale au cours de l’année précédente était supérieure ou égale à 1 000 000 $.
Arkansas
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes en Arkansas :
- Déposez votre déclaration en ligne au Point d’accès des contribuables de l’Arkansas (ATAP).
- Envoyez votre déclaration par la poste à l’aide du formulaire ET-1. Pour déposer votre déclaration de cette façon, vous devez contacter le ministère des Finances et de l’Administration de l’Arkansas au 501-682-7104 et un formulaire ET-1 vous sera envoyé par la poste. Voici les instructions pour remplir le formulaire ET-1 de la taxe sur les ventes de l’Arkansas.
Californie
Les vendeurs ont deux options pour déclarer leur taxe sur les ventes en Californie :
- Déposez votre déclaration en ligne auprès du California Department of Tax and Fee Administration.
- Transmettez votre déclaration par courrier à l’aide du Formulaire abrégé de la Californie – Déclaration de taxe sur les ventes et l’usage. Vous devez payer en ligne si votre impôt mensuel estimé est supérieur ou égal à 10 000 $.
Colorado (États-Unis)
Les vendeurs ont deux options pour déclarer leur taxe sur les ventes au Colorado :
- Déposez votre déclaration en ligne auprès du Colorado Department of Revenue.
- Envoyez votre déclaration par courrier à l’aide du formulaire DR-0100 et envoyez-le par la poste au Colorado Department of Revenue.
Connecticut (États-Unis)
La taxe sur les ventes doit être déclarée et versée en ligne au Connecticut Department of Revenue Services.
District de Columbia
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes à Washington, DC :
- Déposez votre déclaration en ligne auprès de MyTax DC.
- Envoyez votre déclaration par la poste à l’aide de l’un des trois formulaires suivants :
- Formulaire pour déclarants annuels : Formulaire FR-800A
- Formulaire pour déclarants trimestriels : FR-800Q
- Formulaire pour déclarants mensuels : FR-800M
- Formulaire pour déclarants annuels : Formulaire FR-800A
Floride
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes en Floride :
- Déposez votre déclaration en ligne auprès du Florida Department of Revenue.
- Transmettez votre déclaration par la poste à l’aide du formulaire DR-15.
Géorgie
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes en Géorgie :
- Déposez votre déclaration en ligne auprès du Georgia Department of Revenue.
- Envoyez votre déclaration par la poste à l’aide du formulaire ST-3.
Hawaï
Hawaï n’a pas de taxe sur les ventes traditionnelle. Il existe à la place une taxe d’accise générale (GET). Plutôt qu’une taxe sur une vente payée par l’acheteur, la GET est une taxe pour "le privilège de faire des affaires » dans l’État d’Hawaï et prélevée auprès du vendeur. À Hawaï, un vendeur est responsable du versement des GET, qu’il les perçoive ou non sur une transaction. Cependant, les vendeurs sont autorisés à transmettre des GET aux clients, et c’est pourquoi si vous effectuez un achat à Hawaï, vous noterez probablement qu’un petit pourcentage de la vente a été ajouté sur votre reçu pour couvrir les GET. Vous trouverez plus d’informations ici. Les vendeurs peuvent déclarer et verser leurs GET d’Hawaï en ligne sur le site Hawaii Tax Online.
Idaho (États-Unis)
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes dans l’Idaho :
- Déposez votre déclaration en ligne au Point d’accès aux contribuables (TAP) de la Commission fiscale de l’État de l’Idaho.
- Envoyez votre déclaration par la poste au moyen du formulaire 850. Le commissaire aux impôts de l’État doit vous envoyer par la poste un formulaire 850 personnalisé.
Illinois (États-Unis)
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes dans l’Illinois :
- Déposez votre déclaration en ligne sur MyTax Illinois.
- Transmettez votre déclaration par la poste à l’aide du formulaire ST-1.
Indiana (États-Unis)
Les vendeurs peuvent déclarer et reverser leur taxe sur les ventes de l’Indiana en ligne sur le site du Indiana Department of Revenue.
Iowa
Les vendeurs peuvent déclarer et reverser en ligne leur taxe sur les ventes dans l’Iowa sur le site du Iowa Department of Revenue.
Kansas (États-Unis)
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes dans le Kansas :
- Déposez votre déclaration en ligne auprès du Kansas Department of Revenue. Si vous n’avez jamais utilisé ce système auparavant, vous devrez peut-être contacter le ministère du Revenu du Kansas pour obtenir votre code d’accès.
- Les déclarants d’une seule juridiction doivent utiliser le formulaire ST-16 pour déposer leur déclaration par la poste. Le formulaire ST-36 doit être utilisé par la poste pour les déclarants ayant plus d’un territoire. Le formulaire CT-9U peut également être utilisé.
Kentucky (États-Unis)
Les vendeurs peuvent déclarer et reverser en ligne leur taxe sur les ventes dans le Kentucky auprès du Kentucky Department of Revenue.
Louisiane
Selon le type de licence dont dispose un vendeur et s’il s’agit d’un vendeur à distance ou d’un vendeur basé en Louisiane, il fera sa déclaration via l’une des trois méthodes suivantes :
- En ligne via E-Parish.
- En ligne via Remote Sellers Filing.
- En ligne au Louisiana Taxable Access Point.
Maine (États-Unis)
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes dans le Maine :
- Déposez votre déclaration en ligne sur le Portail fiscal du Maine.
- Envoyez votre déclaration par la poste à l’aide du formulaire ST-7.
Maryland (États-Unis)
Les vendeurs peuvent déclarer et reverser en ligne leur taxe sur les ventes dans le Maryland auprès du Maryland Department of Revenue.
Massachusetts (États-Unis)
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes dans le Massachusetts :
- Déposez votre déclaration en ligne auprès du Massachusetts Department of Revenue. Les entreprises dont l’impôt est supérieur à 5 000 $ doivent utiliser cette méthode pour déposer leur déclaration.
- Envoyez votre déclaration par la poste à l’aide du formulaire ST-9.
Michigan (États-Unis)
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes dans le Michigan :
- Déposez votre déclaration en ligne sur le site Michigan Treasury Online.
- Envoyez votre déclaration par la poste à l’aide du formulaire 5080. Ce formulaire ne s’applique qu’aux déclarants mensuels ou trimestriels.
Minnesota (États-Unis)
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes dans le Minnesota :
- Déposez votre déclaration en ligne auprès du Minnesota Department of Revenue.
- Déposez votre déclaration par téléphone en appelant le service du revenu au 1-800-570-3329. Toutefois, si vous avez une taxe sur les ventes et l’usage supérieure ou égale à 10 000 $ au cours de l’année fiscale de l’État (du 1er juillet au 30 juin), vous devez payer toutes les taxes par voie électronique à compter de l’année civile suivante.
Mississippi
Les vendeurs peuvent déclarer et reverser en ligne leur taxe sur les ventes dans le Mississippi auprès du Mississippi Department of Revenue.
Missouri (États-Unis)
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes dans le Missouri :
- Déposez votre déclaration en ligne auprès du Missouri Department of Revenue. Si vous déclarez depuis l’extérieur de l’État, choisissez "Taxe sur l’usage du vendeur ». Les vendeurs à volume élevé de transactions qui ont effectué des paiements d’une valeur supérieure ou égale à 8 000 $ au cours de l’année d’imposition précédente doivent déposer leur déclaration en ligne. Dans certains cas, les déclarants trimestriels peuvent également être tenus de payer en ligne.
- Envoyez votre déclaration par la poste en utilisant le formulaire 53-1. Le ministère du Revenu du Missouri vous enverra ce formulaire. Vous ne recevrez pas de déclarations papier par la poste si vous avez déjà effectué votre déclaration par voie électronique, à moins que vous ne communiquiez avec le ministère et que vous ne demandiez des déclarations papier ultérieures.
Nebraska (États-Unis)
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes dans le Nebraska :
- Déposez votre déclaration en ligne auprès du Nebraska Department of Revenue. Vous verserez votre paiement via Nebraska E-Pay.
- Envoyez votre déclaration par la poste à l’aide du Formulaire 10.
Nevada
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes dans le Nevada :
- Déposez votre déclaration en ligne auprès du Nevada Department of Taxation.
- Envoyez votre déclaration par la poste à l’aide du formulaire TXR-01.01c.
New Jersey (États-Unis)
Les vendeurs disposent de deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes dans le New Jersey :
- Déposez votre déclaration en ligne auprès de la New Jersey Division of Taxation.
- Envoyez votre déclaration par la poste à l’aide du formulaire ST-50.
Nouveau-Mexique
Il est important de noter que le Nouveau-Mexique n’a pas de taxe sur les ventes. Il existe à la place une taxe sur les recettes brutes. Cette taxe est imposée à toute personne faisant des affaires au Nouveau-Mexique. Dans presque tous les cas, la personne qui exerce une activité commerciale transfère la taxe au consommateur, soit séparément, soit en l’intégrant au prix de vente. Vous trouverez plus d’informations ici. Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les recettes brutes au Nouveau-Mexique :
- Déposez votre déclaration en ligne à l’aide du ficher électronique.
- Envoyez votre déclaration par la poste via la Déclaration de taxe sur les recettes brutes.
New York (États-Unis)
Les vendeurs peuvent déclarer et reverser en ligne leur taxe sur les ventes dans l’État de New York auprès du New York Department of Taxation and Finance.
Caroline du Nord
Les vendeurs disposent de deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes en Caroline du Nord :
- Déposez votre déclaration en ligne auprès du North Carolina Department of Revenue.
- Envoyez votre déclaration par la poste à l’aide du présent formulaire de déclaration de revenus.
Dakota du Nord
Les vendeurs peuvent déclarer et reverser en ligne leur taxe sur les ventes dans le Dakota du Nord au Point d’accès aux contribuables du Dakota du Nord (TAP).
Ohio (États-Unis)
Les vendeurs peuvent déclarer et reverser en ligne leur taxe sur les ventes dans l’Ohio auprès du Ohio Department of Taxation.
Oklahoma (États-Unis)
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes dans l’Oklahoma :
- Déposez votre dossier en ligne sur OK Tap.
- Utilisez le formulaire STS-20002 pour transmettre votre déclaration par la poste. Gardez à l’esprit que les déclarants qui paient plus de 2 500 $ par mois sont tenus par l’Oklahoma d’effectuer leur déclaration en ligne.
Pennsylvanie
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes en Pennsylvanie :
- Déposez votre déclaration en ligne auprès du Pennsylvania Department of Revenue.
- Téléphonez au 1-800-748-8299.
Rhode Island (États-Unis)
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les dans le Rhode Island :
- Déposez votre déclaration en ligne auprès de la Rhode Island Division of Taxation.
- Payez par la poste en utilisant la Déclaration simplifiée de taxe sur les ventes dans le Rhode Island. Les vendeurs doivent effectuer leur déclaration et s’en acquitter du montant en ligne si la taxe à payer était supérieure ou égale à 200 $ l’année précédente.
Caroline du Sud
Les vendeurs peuvent déclarer et reverser en ligne leur taxe sur les ventes en Caroline du Sud sur le South Carolina Department of Revenue.
Dakota du Sud
Les vendeurs peuvent déclarer et reverser en ligne leur taxe sur les ventes dans le Dakota du Sud sur le site du South Dakota Department of Revenue.
Tennessee (États-Unis)
Les vendeurs disposent de deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes dans le Tennessee :
- Déposez votre déclaration en ligne auprès du Tennessee Department of Revenue.
- Envoyez votre déclaration par la poste à l’aide du formulaire SLS-450.
Texas (États-Unis)
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes au Texas :
- Déposez votre dossier en ligne sur le site TxComptroller eSystems.
- Envoyez votre déclaration par la poste via une déclaration de taxe sur les ventes et l’usage du Texas.
Utah (États-Unis)
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes dans l’Utah :
- Déposez votre déclaration en ligne au Point d’accès aux contribuables de l’Utah (TAP).
- Les vendeurs peuvent également choisir de transmettre leur déclaration par la poste. Une fois qu’une licence de taxe sur les ventes a été délivrée, la Commission fiscale enverra par la poste une déclaration personnalisée à chaque vendeur, à moins que le vendeur n’ait choisi de ne pas recevoir de déclarations papier. Si un vendeur ne reçoit pas de déclaration papier, il lui incombe d’obtenir des formulaires vierges, de remplir tous les formulaires de déclaration appropriés et de verser les taxes avant la date d’échéance. Tous les formulaires pertinents sont répertoriés sur le site Web de l’État.
Vermont
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes dans le Vermont :
- Déposez votre déclaration en ligne à l’aide du portail myVTax.
- Envoyez votre déclaration par la poste et effectuez le paiement à l’adresse suivante : Vermont Department of Taxes PO Box 1779, Montpelier, VT 05601-1779.
Virginie
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes en Virginie :
- Effectuez votre déclaration et votre versement via le service en ligne VATAX pour les entreprises du Virginia Department of Taxation.
- Envoyez votre déclaration par courrier via le formulaire ST-8 (pour les vendeurs résidant hors de l’État) ou le formulaire ST-9 (pour les vendeurs de l’État ayant un seul emplacement).
Washington (États-Unis)
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes dans l’État de Washington :
- Déposez votre déclaration en ligne auprès du Washington Department of Revenue.
- Vous pouvez utiliser divers formulaires pour effectuer votre déclaration et votre versement par la poste.
Virginie-Occidentale
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes en Virginie-Occidentale :
- Déposez votre déclaration en ligne sur MyTaxes.
- Envoyez votre déclaration par la poste via le formulaire CST200CU.
Wisconsin (États-Unis)
Les vendeurs ont deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes dans le Wisconsin :
- Déposez votre déclaration en ligne auprès du Wisconsin Department of Revenue.
- Envoyez votre déclaration par la poste via le formulaire ST-12.
Wyoming (États-Unis)
Les vendeurs disposent de deux options pour déclarer et reverser leur taxe sur les ventes dans le Wyoming :
- Déposez votre déclaration en ligne à l’aide du Wyoming Internet Filing System for Businesses (WYIFS).
- Envoyez votre déclaration par la poste via le formulaire 41-1.
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