BAB 3 : Fungsi dan struktur organisasi TI

BAB 3 : Fungsi dan struktur organisasi TI Manajemen dan Organisasi Peran dan tanggung jawab Manajemen dalam mengatur Sistem Informasi, dapat digolongkan ke dalam 4 kategori (Ron Weber ) yaitu : 1. Planning: 2. Organizing 3. Actuating 4. Controlling www.themegallery.com  Planning: menentukan sasaran dari Sistem Informasi yang harus sejalan dengan sasaran bisnis dan dapat mendukung keberhasilan bisnis.  Bertanggungjawab dalam penyusunan rencana yang meliputi 3 hal : mengetahui kesempatan & masalah dalam organisasi mengidentifikasi sumberdaya yang diperlukan untuk menyediakan teknologi dan informasi membuat strategi dan taktik yang diperlukan untuk memperoleh sumberdaya tersebut www.themegallery.com Jenis perencanaan dibedakan menjadi : Strategic plan (bersifat jangka panjang) Operational plan (bersifat jangka pendek 1-3 tahun) Strategic plan berisi : 1. Penilaian terhadap kondisi teknologi saat ini 2. Tujuan dan arah jangka panjang 3. Strategi pengembangan, visi di bidang TI, aplikasi masa depan, kebutuhan dana Operational Plan berisi : 1. Progress report : keberhasilan dan kegagalan pencapaian rencana 2. Keterangan pengembangan & perubahan sistem, 3. Jadwal implementasi:keterangan mulai/selesai proyek utama, kejadian yang penting www.themegallery.com Komite Pengarah (steering committee) dibentuk untuk merencanakan dan mengembangkan sistem informasi dan men-set aplikasi yang harus didahulukan, menentukan sumber pendanaan www.themegallery.com Penilaian atas Sistem yang berjalan Sebelum mengembangkan atau mengubah strategi atau rencana IT jangka panjang, manajemen IT perlu menilai Sistem Informasi yang ada. www.themegallery.com Penilaian atas Sistem yang berjalan Penilai Sistem Informasi yang ada berkaitan dengan :  derajat tingkat dari otomasi bisnis,  kemampuan  stabilitas,  kompleksitas,  biaya-biaya,  kekuatan-kekuatan, dan  kelemahan-kelemahan, untuk menentukan tingkat derajat kepada yang mana sistem yang berjalan mendukung persyaratanpersyaratan organisasi bisnis. www.themegallery.com Peran Pengaudit di dalam Mengevaluasi Proses Perencanaan Auditor bertugas untuk mengumpulkan dan mengevaluasi bukti, untuk meyakinkan manajemen dalam proses perencanaan yang sedang berlangsung di dalam organisasi . www.themegallery.com Auditor harus dapat mengidentifikasi : Kegagalan-kegagalan IT yang menyebabkan tidak tercapainya misi dan sasaran organisasi. Kegagalan-kegagalan IT yang menyebabkan kehilangan biaya dan waktu Kehilangan peluang bisnis Kehilangan peluang IT Tidak cukup kontrol karena perencanaan yang lemah www.themegallery.com 2. Organizing : menemukan, alokasi, dan mendapatkan sumberdaya informasi yang diperlukan (hardware, software, jaringan, fasilitas, manusia dan data) untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan pada proses perencanaan. Pada tahap ini, top management perlu mendapatkan dan mengelola staff informasi dengan alasan : 1. Efektivitas fungsi sistem informasi tergantung pada kualitas staf 2. Jumlah teknisi sistem informasi yang bermutu tinggi masih terbatas 3. Manusia cenderung untuk melakukan kecurangan www.themegallery.com Lokasi atau penempatan fungsi /bagian sistem informasi pada struktur organisasi memiliki dampak yang cukup besar terhadap efektivitas kerja. Struktur organisasi pusat komputer terdiri dari : 1. Bagian Aplikasi : para programmer dan sistem analis 2. Bagian Produksi : para operator yang menjalankan operasional komputer 3. Bagian Dukungan Teknis : ahli database, operating system, komunikasi data www.themegallery.com Organizational Structure A. Small Firm Manager Analysts Programmers Data Entry Clerks Computer Operators www.themegallery.com Organizational Structure B. Organisasi Menengah Sebuah organisasi berukuran menengah dengan lebih banyak sumber daya untuk IS kantor mungkin perlu untuk mempekerjakan lebih banyak orang untuk menjaga tepi atas pesaingnya. Ideal IS kantor untuk menengah organisasi dapat dibentuk seperti yang ditunjukkan dalam bagan organisasi berikut: www.themegallery.com Organizational Structure Organisasi Menengah Manager System Development Supervisor Programming Supervisor Data Entry and Auzilliary Operations Supervisor Computer Operations Supervisor Analysts Programmers Data Entry Clerks and Auxilliary Personnel Computer Operators www.themegallery.com Organizational Structure C. Organization Besar • organisasi besar yang melayani kelompok besar dan lebih kompleks dari klien mungkin memerlukan layanan informasi yang lebih efisien yang memungkinkan untuk mengamankan informasi yang diperlukan pada waktu sesingkat mungkin Kebutuhan sistem informasi sumber daya yang efisien tersebut juga mungkin memerlukan pembentukan lebih rumit IS departemen seperti yang ditunjukkan oleh bagan organisasi berikut: www.themegallery.com Organizational Structure C. Large Organization Vice President for Information System (IS) Technical Services Director Quality Assurance Specialist Data Communication Specialist Operations Director Data Entry and Auxillary Operations Supervisor Data Entry Clerk Systems Development Director Computer Operations Supervisor Computer Operators Librarian Database Administrator Maintenance Personnel Systems and Programming Manager Analysts Programmers www.themegallery.com Sentralisasi - Desentralisasi Alasan Sentralisasi : Top management mengendalikan fungsi SI, penyediaan hardware, software, dan personil lebih ekonomis. Alasan Desentralisasi : peningkatan kapasitas organisasi untuk memanfaatkan kesempatan yang ada di bidang SI, mengurangi biaya yang berhubungan dengan aktivitas SI. www.themegallery.com 3. Actuating : Pimpinan memberikan pengarahan, perhatian, pembinaan, mendorong motivasi, memberi kesempatan pelatihan, sehingga personil dapat bekerja sebaik-baiknya. Personil komputer adalah knowledge worker, yaitu pegawai profesional yang mempunyai keahlian teknis, karena itu perlu mendapat perlakuan yang berbeda dalam hal karier, otoritas dan lingkungan kerja. Manajer di bidang SI harus memiliki karakter : sadar hasil yang timbul dari tindakannya, simpati, dapat menganalisa secara objektif, bertanggungjawab, pintar, kreatif, dan memiliki keinginan untuk pencapaian tertinggi. www.themegallery.com Kebijakan dan Prosedur SDM yang berhubungan dengan SI Personnel Recruitment and Promotion Promotion of personnel Personnel Training Cross-Training or staff Backup Employee Job Performance Evaluation Job Change and Termination Outsourcing Practices www.themegallery.com Mengapa perlu Outsourcing ?  Untuk mengurangi dan mengendalikan biaya operasi  Untuk memperbaiki fokus dari organisasi  Untuk mendapatkan akses kemampuan kelas dunia  Ketiadaan sumber daya internal  Untuk mempercepat manfaat dari rancangbangun ulang  Fungsi yang sulit untuk mengatur /kontrol ke luar  Untuk membuat dana investasi yang tersedia  Untuk berbagi resiko  Mengalihkan sumber daya untuk tujuantujuan yang lain www.themegallery.com Fungsi SI yang akan dioutsourced Data entry Design and development of new applications, Maintenance of new applications Conversion of legacy applications to new platforms Help desk or call center Data center operations www.themegallery.com 4. Controlling : pimpinan melakukan pengawasan apakah kinerja atau realisasi pelaksanaan kegiatan unit tersebut sudah sesuai rencana atau terjadi penyimpangan. (besarnya dana yang dikeluarkan dan manfaat yang diperoleh dari pelaksanaan SI) Evaluasi terhadap kontrol fungsi SI : 1. Evaluasi terhadap fungsi unit SI 2. Evaluasi penyebaran TI 3. Evaluasi aktivitas SI 4. Evaluasi yang diberikan SI kepada user 5. Evaluasi pemakai jasa SI www.themegallery.com Monitoring dan Mengevaluasi Perencanaan TI  Manajemen itu perlu menetapkan prosesproses untuk menangkap dan melaporkan umpan balik dari pemilik-pemilik proses bisnis dan para pemakai, mengenai mutu dan kegunaan dari rencana-rencana jangka panjang dan jangka pendek. Umpan balik diperoleh harus dievaluasi dan dipertimbangkan untuk perencanaan IT masa depan. www.themegallery.com Kendali Manajemen Pengembangan Sistem Tujuan Pengendalian Pengembangan Sistem adalah agar semua staf TI memahami pentingnya metodologi pengembangan sistem dan pengendalian, dan sistem dokumentasi.     Hal penting dalam kendali pengembangan sistem : Pengembangan sistem harus melibatkan pemakai, manajemen, dan auditor (quality assurance) Adanya standar, pedoman, prosedur Melaksanakan pengujian sistem dan konversi dengan cermat Penelaahan setelah pemasangan atau instalasi www.themegallery.com 1. 2. 3. 4. Manajemen pengembangan sistem mencakup halhal dan kebijakan mengenai : Analisa : Identifikasi masalah dengan mengevaluasi kerja sistem yang telah ada, agar dapat mengusulkan rancangan yang baru yang lebih baik. Desain : user interface, data-relasi, prosesprogram dan prosedur Testing & Implementasi : memastikan bahwa seluruh instruksi dalam program sudah sesuai dengan spesifikasi. Maintenance : Perubahan yang disebabkan oleh perubahan kebutuhan pemakai atau lingkungan eksternal. www.themegallery.com Pengujian keberhasilan Sistem 1. Pengujian program ; pengujian terhadap akurasi, kelengkapan dan efisiensi. 2. Pengujian sistem ; pengujian terhadap akurasi berbagai program, media, inteface dan subsistem . 3. Pengujian pengguna ; pengujian terhadap keseluruhan sistem, meliputi struktur organisasi, perancangan pekerjaan, system interface, program dan prosedur. 4. Pengujian jaminan kualitas ; pengujian untuk meyakinkan bahwa sistem telah sesuai dengan standar. www.themegallery.com Standar Kegiatan Pengembangan Aplikasi Jenis Standar Keterangan Standar Metode Pedoman atau prosedur yang harus diikuti : bagaimana melakukan analisa, desain, pemrograman dan bagaimana sistem dioperasikan Standar Kinerja Pedoman tentang sumberdaya dan hasil yang dicapai. Misal : Acuan response time suatu online systems, waktu untuk test Standar Dokumentasi Standar project-control Stándar post-audit Dokumentasi kegiatan system. Misal : format spesifikasi program, pedoman kerja operator Pedoman pengelolaan proyek/tim aplikasi. Misal : Monitor prosedur kerja proyek Pedoman ex post reviews terhadap kegiatan teknis yang dilakukan. www.themegallery.com PROFESI DI BIDANG TEKNOLOGI INFORMASI Sebelum kita melihat lebih jauh tentang profesi di bidang teknologi informasi, pertanyaan pertama yang harus dijawab pekerjaan di adalah bidang apakah teknologi informasi tersebut dapat dikatakan sebagai suatu profesi ? Gambaran Umum Pekerjaan di Bidang Teknologi Informasi Secara umum, pekerjaan di bidang teknologi informasi setidaknya terbagi dalam 3 kelompok sesuai bidangnya. a.Kelompok pertama, adalah mereka yang bergelut di dunia perangkat lunak (software), baik mereka yang merancang sistem operasi, database, maupun sistem aplikasi. Pada lingkungan kelompok ini, terdapat pekerjaan- pekerjaan seperti : Sistem analis, merupakan orang yang bertugas menganalisa sistem yang akan diimplementasikan, mulai dari menganalisa sistem yang ada, kelebihan dan kekurangannya, sampai studi kelayakan dan desain sistem yang akan dikembangkan. • Programer, merupakan orang yang bertugas mengimplementasikan rancangan sistem analis, yaitu membuat program (baik aplikasi maupun sistem operasi) sesuai sistem yang dianalisa sebelumnya  Web designer, merupakan orang yang melakukan kegiatan perencanaan, termasuk studi kelayakan, analisis dan desain terhadap suatu proyek pembuatan aplikasi berbasis web.  Web Programmer, merupakan orang yang bertugas mengimplementasikan rancangan web designer, yaitu membuat program berbasis web sesuai desain yang telah dirancang sebelumnya.  dan lain-lain b. Kelompok kedua, adalah mereka yang bergelut di bidang perangkat keras (hardware). Pada lingkungan kelompok ini, terdapat pekerjaanpekerjaan seperti:  Technical engineer, sering juga disebut teknisi, yaitu orang yang berkecimpung dalam bidang teknik, baik mengenai pemeliharaan maupun perbaikan perangkat sistem komputer  Networking Engineer, adalah orang yang berkecimpung dalam bidang teknis jaringan komputer  dari maintenance sampai pada troubleshooting-nya dan lain-lain c. Kelompok ketiga, adalah mereka yang berkecimpung dalam operasional sistem informasi. Pada lingkungan kelompok ini, terdapat pekerjaan- pekerjaan seperti :  EDP Operator, adalah orang yang bertugas mengoperasikan program-program yang berhubungan dengan electronic data processing dalam lingkungan sebuah perusahaan atau organisasi lainnya.  System Administrator, merupakan orang yang bertugas melakukan administrasi terhadap sistem, melakukan pemeliharaan sistem, memiliki kewenangan mengatur hak akses terhadap sistem, serta hal-hal lain yang berhubungan dengan pengaturan operasional sebuah sistem  MIS Director, merupakan orang yang memiliki wewenang paling tinggi terhadap sebuah sistem informasi, melakukan manajemen terhadap sistem tersebut secara keseluruhan baik perangkat keras, perangkat lunak maupun sumber daya manusianya. Profesi di Bidang TI Sebagai Profesi Untuk mengatakan apakah suatu pekerjaan termasuk profesi atau bukan, kriteria pekerjaan tersebut harus diuji. Sebagai contoh, Pekerjaan sebagai staf operator komputer (sekedar mengoperasikan), tidak masuk dalam golongan profesi jika untuk bekerja sebagai staf operator tersebut tidak membutuhkan latar belakang pendidikan, pengetahuan dan pengalaman tertentu. Adapun seorang software engineer dapat dikatakan sebagai sebuah profesi karena seseorang yang bekerja sebagai software engineer haruslah berpengetahuan dan memiliki pengalaman kerja di bidangnya. Julius Hermawan (2003), mencatat dua karakteristik yang dimiliki oleh software engineer sehingga pekerjaan tersebut layak disebut sebuah profesi, yaitu: 1. Kompetensi Kompetensi yang dimaksud yaitu sifat yang selalu menuntut profesional software engineer untuk memperdalam dan memperbaharui pengetahuan dan ketrampilannya sesuai tuntutan profesinya. 2. Tanggung jawab pribadi Yang dimaksud yaitu kesadaran untuk membebankan hasil pekerjaannya sebagai tanggung jawab pribadi.  Agar dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara baik dan benar, seorang software engineer perlu terus mengembangkan bidang ilmu dalam pengembangan perangkat lunak, seperti : a. Bidang ilmu metodologi pengembangan perangkat lunak b. Manajemen sumber daya c. Mengelola kelompok kerja d. Komunikasi Pekerjaan di Bidang TI Standar Pemerintah Mengingat pentingnya teknologi informasi bagi pembangunan bangsa maka pemerintah pun merasa perlu membuat standardisasi pekerjaan di bidang teknologi informasi bagi pegawainya. Institusi pemerintah telah mulai melakukan klasifikasi pekerjaan dalam bidang teknologi informasi sejak tahun 1992. a. Pengangkatan Pejabat Pranata Komputer Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam jabatan Pranata Komputer ditetapkan oleh Menteri, Jaksa Kesekretariatan Negara, Agung, Lembaga Pimpinan Pimpinan Tertinggi/Tinggi Lembaga Pemerintah Nondepartemen dan Gubernur Kepala Daerah Tingkat 1. b. Syarat-Syarat Jabatan Pranata Komputer  Bekerja pada satuan organisasi instansi pemerintah dan bertugas pokok membuat, memelihara dan mengembangkan sistem pengolahan dengan komputer. dan atau program  Berijazah serendah-rendahnya Sarjana Muda/D3 atau yang sederajat b. Syarat-Syarat Jabatan Pranata Komputer Memiliki pendidikan dan atau latihan dalam bidang komputer dan pengalaman melakukan kegiatan di bidang komputer Memiliki pengetahuan dan atau pengalaman dalam bidang tertentu yang berhubungan dengan bidang komputer Setiap unsur penilaian pelaksanaan pekerjaan sekurang-kurangnya bernilai baik c. NO Jenjang dan Pangkat Pranata Komputer Jabatan Pranata Komputer Pangkat Gol/ Ruang 1 Asisten Pranata Komputer Madya Pengatur Muda Tingkat I II/b 2 Asisten Pranata Komputer Pengatur II/c 3 Ajun Pranata Komputer Muda Pengatur Tingkat I II/d 4 Ajun Pranata Komputer Madya Penata Muda III/a 5 Ajun Pranata Komputer Penata Muda Tingkat I III/b 6 Ahli Pranata Komputer Pratama Penata III/c 7 Ahli Pranata Komputer Muda Penata Tingkat I III/d 8 Ahli Pranata Komputer Madya Pembina IV/a 9 Ahli Pranata Komputer Utama Pratama Pembina Tingkat I IV/b 10 Ahli Pranata Komputer Utama Muda Pembina Utama Muda IV/c 11 Ahli Pranata Komputer Utama Madya Pembina Utama IV/d Standarisasi Profesi TI menurut SRIG-PS SEARCC  Adalagi jenis pengelompokan lain untuk pekerja di kalangan teknologi informasi.  Yang sering digunakan adalah pengklasifikasian standarisasi profesi di bidang teknologi informasi menurut SRIG-PS SEARCC.  SEARCC (South East Asia Regional Computer Confideration) merupakan suatu forum atau badan yang beranggotakan himpunan profesional IT (Information Technology-Teknologi Informasi) yang terdiri dari 13 negara.  SEARCC dibentuk pada Februari 1978, di Singapura oleh 6 ikatan komputer dari negara-negara tetangga seperti Hongkong, Indonesia, Malaysia, Filiphina, Singapura dan Thailand.  Indonesia sebagai anggota SEARCC telah aktif turut serta dalam berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh SEARCC.  Salah satunya adalah SRIG-PS (Special Regional Interest Group on Professional Standarisation) yang mencoba merumuskan standarisasi pekerjaan dalam dunia teknologi informasi.  Model SEARCC untuk pembagian job dalam lingkungan TI merupakan model 2 dimensi yang mempertimbangkan jenis pekerjaan dan tingkat keahlian ataupun tingkat pengetahuan yang dibutuhkan. Beberapa kriteria menjadi pertimbangan dalam mengembangkan klasifikasi job ini, yaitu: a. Cross Country, cross-enterprise applicability Ini berarti bahwa job yang diidentifikasi tersebut harus relevan dengan kondisi region dan setiap negara pada region tersebut, serta memiliki kesamaan pemahaman atas setiap fungsi pekerjaan. b. Function Oriented bukan tittle oriented Klasifikasi pekerjaan berorientasi pada fungsi, yang berarti bahwa gelar atau titel yang diberikan dapat saja berbeda, tapi yang penting fungsi yang diberikan pada pekerjaan tersebut sama. Gelar atau titel dapat berbeda pada negara yang berbeda. c. Testable/certificable Klasifikasi pekerjaan harus bersifat testable, yaitu bahwa fungsi yang didefinisikan dapat diukur/diuji. d. Applicable fungsi yang didefinisikan harus dapat diterakan pada mayoritas Profesional TI pada region masing-masing. Model Klasifikasi yang direkomendasikan Setiap jenis pekerjaan dari skema di atas masing – masing memiliki 3 tingkatan, yaitu: 1.Supervised (terbimbing) Tingkatan awal dengan 0-2 tahun pengalaman, membutukan pengawasan dan petunjuk dalam pelaksanaan tugasnya. 2.Moderately supervised (madya) Tugas kecil dapat dikerjakan oleh mereka, tetapi tetap membutuhkan bimbingan untuk tugas yang lebih besar, 3-5 tahun pengalaman. 3.Independent/Managing (mandiri) Memulai tugas, tidak membutuhkan bimbingan dalam pelaksanaan tugas.